7. Kết cấu luận văn
2.2 Thực trạng cơng tác kế tốn để phục vụ cho công tác kiểm soát các
2.2.2 Đo lường thành quả thực hiện kiểm soát các khoản chi hoạt
Trong Phịng Giáo dục huyện Mộc Hóa khi kết thúc một năm học phải tiến hành đo lường kết quả hoạt động trong thời gian qua. Cũng như các doanh nghiệp, Phòng Giáo dục cũng được phân chia thành các phòng ban và các tổ, điều này giúp cho việc quản lý dễ dàng và hiệu quả hơn và người quản lý ở các bộ phận cũng quan tâm đến kết quả hoạt động của bộ phận mình. Các bộ phận
không thể tồn tại và hoạt động một cách độc lập mà còn phụ thuộc vào sự cung cấp dịch vụ qua lại giữa các bộ phận với nhau. Vậy làm sao để đánh giá tốt nhất kết quả của từng bộ phận dựa trên trách nhiệm được giao cho từng bộ phận.
Để đánh giá kết quả hoạt động của các bộ phận, trưởng phịng có trách nhiệm kiểm sốt chi phí thực tế phát sinh sao cho phù hợp với chi phí dự tốn đồng thời đảm bảo thực hiện được mục tiêu đề ra. Trình tự thực hiện như sau:
- Trưởng phịng sẽ đề ra mục tiêu chung của Phòng trong năm học và những mục tiêu cần đạt được của từng tổ. Trên cơ sở đó lập dự tốn chi phí và thống nhất giữa nhà quản lý cấp đơn vị và nhà quản lý cấp trung tâm.
* Đầu mỗi năm phịng Giáo dục và đào tạo huyện Mộc Hóa sẽ căn cứ vào “Báo cáo chi tiết hoạt động “ của năm trước để đánh giá về mức độ phát sinh chi phí của từng tổ có biến động nhiều hay ít so với dự tốn từ đầu năm. Căn cứ vào biến động này sẽ giúp cho trưởng phòng đưa ra dự tốn chi phí thích hợp với mục tiêu yêu cầu và nhu cầu của từng tổ.
Ví dụ:
Theo dự tóan đầu năm 2012 khoản dự toán cho khoản mục Cơng tác phí dành cho tổ Thanh tra-kế hoạch là 15.000.000đ với mục tiêu đầu năm là lên kế hoạch về tỷ lệ học sinh nhập học, lên lớp, tốt nghiệp của từng trường trong địa bàn huyện. Và tổ dùng chi phí dự tóan được giao thực hiện công tác kiểm tra mục tiêu đưa ra cùng với kiểm sóat lại cơ sở hạ tầng theo tiêu chuẩn quy định của Bộ Giáo Dục với quy mô của từng trường. Cuối năm theo báo cáo thực hiện dự toán tổ Thanh tra-kế hoạch đã tập hợp tổng chi phí cơng tác phí là 17.253.600đ. Nguyên nhân của việc thực hiện cơng việc với mức chi phí cao hơn dự tóan là để hồn thành các mục tiêu của Trưởng phịng đưa ra đầu năm, nhưng do địa bàn đang trong quá trình sửa chửa một số tuyến đường ngoại ô không thể di chuyển bằng đường bộ làm chi phí phát sinh thêm. Ngoài ra do Huyện đang trong giai đoạn chia tách giữa các khu vực trong địa bàn nên nảy sinh thêm việc
thuyên chuyển một số giáo viên có kinh nghiệm về các trường vùng sâu để quản lý, nên tổ thường xuyên về kiểm tra kết quả đạt được cho việc thuyên chuyển này làm tăng thêm chi phí. Và từ phát sinh này Trưởng phòng sẽ xem xét lại tình hình thực tế trong năm 2012 để đánh giá hoạt động của tổ Thanh tra-kế hoạch và đưa rat hay đổi cho dự tóan khoản Cơng tác phí của tổ.
Bên cạnh đó các khoản chi cơng tác phí hiện tại của Phịng giáo dục chỉ quyết tốn theo kế hoạch hoặc theo báo cáo cơng tác của nhân viên, thiếu nhiều chứng từ kế tốn như hóa đơn hay hợp đồng vận chuyển. Do thiếu nhiều chứng từ kế toán nên các khỏan chi này chưa có tính chính xác cao và có thể gây ra tình trạng khơng trung thực trong các chuyến kiểm tra của tổ cũng như của các nhân viên trong phịng. Ngun nhân là do vị trí cơng tác để kiểm tra giám sát phần lớn là ở vùng sâu, vùng xa không thể cung cấp đầy đủ chứng từ theo quy định.
- Kết thúc năm hoặc quý Trưởng phòng và quản lý từng tổ sẽ phối hợp đánh giá tình hình thực hiện dự tốn dựa trên báo cáo thực hiện dự toán ngân sách của từng tổ và “Bảng đối chiếu dự tóan kinh phí ngân sách cấp theo hình thức rút dự toán tại kho bạc nhà nước”.
- Tuy nhiên tại Phịng Giáo Dục huyện Mộc Hóa việc đánh giá tình hình thực hiện dự tốn khơng chỉ căn cứ vào tình hình thực hiện dự tốn mà còn phải xem xét các mục tiêu của bộ phận có hồn thành hay khơng và hồn thành với mức độ bao nhiêu.
- Nếu các bộ phận hoàn thành mục tiêu được giao nhưng chi phí thực tế phát sinh vượt quá chi phí dự tốn thì kế tốn quản trị sẽ thực hiện phân tích biến động chi phí.
Việc phân tích căn cứ vào bảng sau:
Yếu tố chi phí Năm học 2010- 2011 Năm học 2011- 2012 Chênh lệch Số tiền Tỷ lệ (%) Tiền lương Thanh tốn dịch vụ cơng cộng
Chi phí thuê mướn Chi khác 526.968.493 31.990.712 9.910.000 20.027.000 521.968.493 32.890.712 10.220.000 19.527.000 5.000.000 - 900.000 - 310.000 - 500.000 -0.95 -23,07 - 5,84 - 11,11 Cộng 588.896.205 582.196.205 6.700.000 -1.14
Bảng 2.1: Phân tích biến động chi phí của đơn vị
(Nguồn: Tài liệu nội bộ Phịng giáo dục và đào tạo huyện Mộc Hóa)
Như vậy trong năm đơn vị đã tiết kiệm chi phí thanh tốn dịch vụ cơng cộng được 23,07%; chi phí thuê mướn là 5,84%; chi khác là 11,11%.