(Nguồn: Tài liệu nội bộ Phòng giáo dục huyện Mộc Hóa)
Việc lập dự tốn trên đây chỉ là dự toán trong ngắn hạn, đối với các đơn vị này, cũng giống như các doanh nghiệp, ngoài lập dự tốn năm cịn phải lập dự tốn dài hạn, chính là dự tốn về tài sản cố định và đầu tư dài hạn. Dự tốn này
có đặc điểm là dự kiến một khoản lợi ích mang lại từ dự án là tương đối lớn trong tương lại và rủi ro khá cao, thời gian hồn vốn dài. Do đó, khi lập dự tốn cần phải phân tích thật kỹ hiệu quả tài chính của dự án. Trong phạm vi luận văn này, ta không đi vào nội dung chi tiết của dự tốn tài hạn.
Trình tự lập dự tốn ngắn hạn như sau:
1. Cuối học kỳ một năm học trước sẽ có một cuộc họp giữa lãnh đạo các trường với chuyên viên, lãnh đạo Phòng Giáo dục họp bàn và đưa ra kế hoạch chung về đạo tạo và đầu tư xây dựng cơ bản cho năm học sau, từ kế hoạch chung đó, các chuyên viên sẽ tiến hành lập kế hoạch đào tạo và dự tốn chi phí. Kế hoạch này sẽ đưa về các phịng ban, tổ chun mơn để làm căn cứ lập dự toán chi phí cho đơn vị mình và đưa cho các chun viên. Dự kiến thời gian thực hiện là 2 tháng.
2. Sau khi nhận được dự tốn chi phí từ các phịng ban, tổ chun mơn gửi về, các chuyên viên sẽ tổng hợp lại, đồng thời với kế hoạch về đầu tư xây dựng cơ bản và điều chỉnh một số chỉ tiêu sẽ tiến hành lập dự toán tổng hợp gồm dự tốn thu nhập, chi phí; dự tốn luồng thu, chi tiền mặt, lượng tiền dự trữ, sau đó trình ủy ban ngân sách xem xét và phê duyệt. Thời gian thực hiện là 1 tháng.
3. Dự toán sau khi được ủy ban ngân sách phê duyệt sẽ triển khai và đưa về các phòng ban, tổ chuyên môn trước khi năm học kế thúc để các phòng ban định hướng hoạt động trong năm học mới.
4. Cuối học kỳ một của năm học mới, các báo cáo thực hiện của các phòng ban sẽ được xem xét, đối chiếu dự tốn và tình hình thực tế để bổ sung, điều chỉnh những vấn đề cần thiết cho học kỳ hai trình ủy ban ngân sách phê duyệt. Kết thúc năm học, toàn bộ báo cáo thực hiện của các bộ phận sẽ được tổng hợp lại và tiến hành phân tích, đánh giá để lập dự tốn cho năm sau.
Ghi chú:
Dự thảo ngân sách được đề xuất (từ trên xuống) Đề xuất khả năng thực hiện dự thảo (từ dưới lên) Dự toán ngân sách đã được phê duyệt (từ trên xuống)
Sơ đồ 3.1: Trình tự lập dự tốn ngân sách
Như vậy, theo mơ hình này, dự tốn được lập từ cấp quản lý cấp thấp đến cấp quản lý cao nhất. Dự tốn của cấp nào do chính người quản lý của cấp đó đệ trình lên cấp trên. Hàng năm, tại các bộ phận đào tạo, căn cứ vào khả năng, điều kiện, nhiệm vụ được giao tiến hành lập dự toán chi tiết chuyển cho cấp trung gian (các bộ phận quản lý chức năng). Trên cơ sở tổng hợp các chỉ tiêu dự tốn, các bộ phận chức năng trình lên lãnh đạo. Lãnh đạo xem xét các chỉ tiêu dự toán, cùng với sự tham mưu của các bộ phận chức năng, kết hợp với tầm nhìn tổng qt về tồn bộ hoạt động của đơn vị sẽ xem xét và phê duyệt dự tốn. Trong q trình xây dựng dự tốn, u cầu các bộ phận cần có sự phối hợp nhịp nhàng với nhau. Như vậy tất cả các cấp đều cùng tham gia vào q trình lập dự tốn, thu hút được trí tuệ, kinh nghiệm của các cấp tham gia vào q trình lập dự tốn tạo ra dự tốn có tính chính xác, có tính khả thi cao.
Ủy ban ngân sách
Chuyên viên chuyên trách
Xây dựng dự tốn chi phí phân bổ theo thời gian
Đơn vị cần lập dự toán chi phân bổ theo thời gian (tháng hoặc quý) giúp cho đơn vị chủ động trong quá trình chi tiêu và có những hướng điều chỉnh kịp thời với những khoản chi nào vượt mức so với dự toán đã được xây dựng, tránh tình trạng những tháng (quý) đầu năm chi tiêu nhiều và những tháng (quý) cuối năm thì hết kinh phí và ngược lại.
Xây dựng dự tốn linh hoạt
Đối với các hoạt động khơng có trong kế hoạch hàng năm như: chi cho cán bộ tham gia khóa huấn luyện, đào tạo nghiệp vụ bên ngồi… thì đơn vị nên xây dựng dự tốn linh hoạt theo từng phạm vi hoạt động, nó giúp cho đơn vị xác định các chi hoạt động tương ứng với các mức độ phạm vi khác nhau.
3.2.2 Vấn đề đo lường thành quả
Để đánh giá chính xác thành quả của đơn vị không chỉ đánh giá kết quả chung của toàn đơn vị mà phải thực hiện đo lường ở từng bộ phận của đơn vị. Vì có như vậy mới đánh giá được bộ phận hoạt động có hiệu quả với khoản chi hoạt động đã thực hiện trong năm từ đó đưa ra kế hoạch tăng giảm các khoản chi hoạt động chính xác hơn trong lập dự tốn bộ phận và của cả đơn vị.
Theo quy định nếu thực chi của đơn vị thấp hơn so với dự tốn chi, thì phần tiền dư sẽ bị cắt giảm trong năm ngân sách kế tiếp. Vì vậy ta nên so sánh giữa mức thực chi và kế hoạch chi tiêu của từng bộ phận để đưa ra đánh giá về mức độ hiệu quả của việc sử dụng kinh phí. Từ đó sẽ lập dự tốn chi hoạt động tăng hoặc giảm sẽ hạn chế được việc thừa hay thâm hụt ngân sách đã đề ra.
3.2.3.1 Đo lường chỉ tiêu tiết kiệm
Cần thực hiện đánh giá mức độ tiết kiệm của từng bộ phận trong chi hoạt động vì chỉ tiêu này đánh giá được thành quả của bộ phận cũng như toàn đơn vị.
Để đánh giá được tính tiết kiệm của từng bộ phận ta sẽ căn cứ vào khoản chi hoạt động của dự toán với thực chi.
- Khoản chi hoạt động thực chi >Khoản chi hoạt động dự toán: bộ phận đang sử dụng phí phạm các khoản chi hoạt động.
-Khoản chi hoạt động thực chi< khoản chi hoạt động dự toán: bộ phận sử dụng đúng tinh thần của chỉ tiêu tiết kiệm.
3.2.3.1 Đo lường chỉ tiêu hữu hiệu
Để đo lường chỉ tiêu này sẽ dựa vào đánh giá khách quan của trưởng phòng và quản lý các bộ phận. Dựa vào kết quả cơng việc hồn thành trong năm của từng bộ phận so với chỉ tiêu đầu năm đã quy định trưởng phòng và quản lý các bộ phận sẽ có cuộc họp đánh giá cuối năm. Nếu kết quả công việc đảm bảo đáp ứng yêu cầu của chỉ tiêu sẽ được đánh giá bộ phận hoạt động hữu hiệu với khoản chi hoạt động đã thực hiện.
Việc đánh giá này phải được đánh giá khách quan thông qua ý kiến chung của cả đơn vị: tổ chức họp vào cuối năm và tiến hành bỏ phiếu về đánh giá hiệu quả của từng bộ phận.
3.2.3.1 Đo lường chỉ tiêu hiệu quả
Do hiệu quả có thể được cải thiện theo 4 cách, nếu vận dụng cả 4 cách sẽ làm tốn thời gian và chi phí cho việc đo lường. Nên tác giả chọn cách để cải thiện chỉ tiêu hiệu quả là “Giảm đầu vào theo tỷ lệ lớn hơn so với giảm đầu ra”.
Đối với chỉ tiêu này ta sẽ lập bảng so sánh các khoản chi hoạt động giữa dự toán và thực chi:
Nội dung
Năm trước Năm nay Chênh lệch Thực hiện Thực hiện Số thay
đổi
Tỷ lệ (%)
Tổng chi hoạt động(Đồng) Kết quả cơng việc theo mục tiêu (%hồn thành)