BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ GIỚI NINH BÌNH GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN TIN HỌC KẾ TOÁN NGHỀ KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP TRÌNH ĐỘ CAO ĐẲNG Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ TCGNB ngày th[.]
BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ GIỚI NINH BÌNH GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN: TIN HỌC KẾ TỐN NGHỀ: KẾ TỐN DOANH NGHIỆP TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐ-TCGNB ngày…….tháng….năm 2021 Trường Cao đẳng Cơ giới Ninh Bình Ninh Bình, năm 2021 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng ngun trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI NÓI ĐẦU Trong bối cảnh hội nhập sâu rộng, phát triển mạnh mẽ Cách mạng công nghiệp 4.0, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hệ thống thông tin kế tốn ngày cần thiết Cơng nghệ thơng tin có ảnh hưởng tác động mạnh mẽ đến cơng tác tổ chức kế tốn nói chung, chất lượng thơng tin kế tốn nói riêng, thể rõ phương thức xử lý liệu cung cấp thông tin kế tốn có bước nhảy vọt so với quy trình xử lý kế tốn thủ cơng trước Tất giai đoạn quy trình kế tốn từ thu thập, xử lý, phân tích cung cấp thơng tin máy móc, cơng nghệ thay Các công việc đơn giản nhập liệu, xử lý bút toán tự động, ghi sổ kế tốn, lập báo cáo tài thay tự động công nghệ phần mềm Điều dẫn đến thay đổi thói quen, quy trình kế tốn, số lượng nhân viên kế toán, nhà quản trị lãnh đạo DN chuyên nghiệp hơn, giảm bớt áp lực chi phí, nhân lực, sở hạ tầng Khi sử dụng phần mềm kế tốn hay ứng dụng Excel cơng tác ghi chép kế toán cho thấy hiệu giảm lỗi liệu, giảm chi phí cải thiện hiệu suất lao động nhân viên kế toán Giáo trình Tin học kế tốn biên soạn nhằm hướng đến cho sinh viên ngành kế tốn ứng dụng công nghệ thông tin để giải vấn đề kế tốn nhanh chóng hiệu Giáo trình tập thể giảng viên tổ kế toán – Khoa Kinh tế - Du lịch biên soạn, hội đồng thẩm định Trường Cao đẳng Cơ giới Ninh Bình xét duyệt Giáo trình gồm bài: Bài 1: Bài mở đầu Bài 2: Cơ sở liệu Bài 3: Ứng dụng kế toán phần mềm kế toán MISA Mặc dù tập thể nhóm biên soạn có nhiều cố gắng trình biên soạn, song khơng thể tránh khỏi khiếm khuyết Nhóm biên soạn mong nhận đóng góp ý kiến đóng góp chân thành bạn đọc NHĨM BIÊN SOẠN ĐỖ QUANG KHẢI CAO THỊ KIM CÚC NGUYỄN THỊ NHUNG MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU BÀI 1: MỞ ĐẦU .6 A Lập trang bảng tính đơn giản Những khái niệm chung 1.1 Giới thiệu Microsoft Excel .6 1.2 Một số khái niệm Excel .8 Các thao tác trang tính 2.1 Làm việc với tập trang tính 2.2 Làm việc với trang tính 11 2.3 Định dạng trang tính .17 2.4 Xử lý liệu trang tính 26 Đồ thị 34 3.1 Vẽ biểu đồ Excel 35 3.2 Chỉnh sửa biểu đồ Excel 37 3.3 Di chuyển đồ thị Excel 40 3.4 Thay đổi kích thước đồ thị Excel 41 3.5 In đồ thị Excel 41 B Các hàm thông dụng 43 Các hàm toán học 43 Các hàm logic 45 Các hàm xử lý ngày tháng 46 Các hàm tài (PV, FV, PMT, DB, VDB) 49 BÀI 2: CƠ SỞ DỮ LIỆU 51 Khái niệm 51 Sắp xếp sở liệu 51 2.1 Sắp xếp liệu 51 2.2 Trích lọc 52 Tính tổng nhóm 65 Các hàm sở liệu 67 4.1 Cú pháp chung 67 4.2 Các hàm sở liệu 67 BÀI 3: ỨNG DỤNG KẾ TOÁN TRÊN PHẦN MỀM KẾ TOÁN MISA 70 Giới thiệu phần mềm kế toán Misa 70 1.1 Mơ hình hoạt động phần mềm kế toán 71 1.2 Tính ưu việt phần mềm kế tốn so với kế tốn thủ cơng 72 1.3 Lợi ích việc ứng dụng phần mềm kế toán 73 Cài đặt hệ thống 74 Xây dựng sở liệu .78 Khai báo ban đầu .83 4.1 Khai báo tài khoản 83 4.2 Khai báo khách hàng 84 4.3 Khai báo nhà cung cấp 86 4.4 Khai báo cấu tổ chức 87 4.5 Khai báo nhân viên 90 4.6 Khai báo kho 93 4.7 Khai báo vật tư, hàng hóa .93 4.8 Khai báo ngân hàng 96 4.9 Khai báo số dư ban đầu 96 Nhập liệu chứng từ vào phần mềm kế toán theo phân hệ nghiệp vụ 110 5.1 Nhập liệu phân hệ Quỹ 110 5.2 Nhập liệu phân hệ Ngân hàng 115 5.3 Nhập chứng từ phân hệ mua hàng 119 5.4 Nhập chứng từ phân hệ bán hàng 120 5.5 Nhập chứng từ phân hệ Kho 123 5.6 Nhập chứng từ tài sản cố định 125 5.7 Nhập chứng từ phân hệ tiền lương 129 5.8 Nhập chứng từ phân hệ Chứng từ nghiệp vụ khác 136 Thực bút toán tổng hợp cuối kỳ .137 6.1 Tính giá xuất kho 137 6.2 Tính khấu hao tài sản cố định .139 6.3 Khấu trừ thuế GTGT 140 6.4 Kết chuyển lãi lỗ kỳ 142 GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN Tên mơ đun: Tin học kế tốn Mã mơ đun: MĐ35 I Vị trí, tính chất mơ đun: - Vị trí: Mơ đun bố trí giảng dạy sau học xong môn sở - Tính chất: Là mơ đun chun mơn nghề - Ý nghĩa vai trị mơ đun: Trong thời đại công nghệ số nay, việc thành thạo kỹ tin học nước ta ngày trọng nhằm nâng cao hội học hỏi hội nhập với giới Mức độ cần thiết Tin học kế toán doanh nghiệp cao, dễ dàng nhận thấy điều qua mối liên hệ mật thiết Tin học kế tốn với cơng việc và đời sống Mơ đun cung cấp kiến thức tin học mang tính thực tiễn cao thơng qua phần mềm ứng dụng EXCEL, phần mềm kế tốn II Mục tiêu mơ đun: - Về kiến thức: + Trình bày khái niệm hàm Excel; + Trình bày hàm Excel - Về kỹ năng: + Sử dụng phần mềm kế toán; + Sử dụng thành thạo phần mềm Excel máy tính; + Ứng dụng phần mềm kế tốn vào cơng tác kế tốn - Về lực tự chủ trách nhiệm: Tự giác, tích cực, tham gia học tập đầy đủ thời gian III Nội dung mô đun: BÀI 1: MỞ ĐẦU Mã : THKT01 Giới thiệu: Trang bị cho người học kiến thức chung khái niệm, thao tác tính tốn, nhập liệu bảng tính Mục tiêu bài: - Trình bày số khái niệm Excel; - Trình bày bước định dạng trang bảng tính; - Trình bày cấu trúc cách dùng hàm excel; - Xử lý liệu trang tính; - Xác định hàm thông dụng Excel; - Thao tác thành thạo máy tính; - Ứng dụng vào cơng tác kế toán; - Nghiêm túc, cẩn thận học tập; - Có ý thức bảo đảm an tồn người trang thiết bị phòng thực hành Nội dung bài: A Lập trang bảng tính đơn giản Những khái niệm chung 1.1 Giới thiệu Microsoft Excel 1.1.1 Màn hình làm việc Hình 1.1: Màn hình làm việc Microsoft excel 2013 1.1.2 Cấu trúc bảng tính Hình 1.2: Dao diện Microsoft excel 2013 Dưới thành phần hình (1): Thanh công cụ nhanh: Chứa lệnh thao tác nhanh (2): Office button: Chứa lệnh thao tác với tệp (3): Thanh cơng cụ Ribbon: Chứa gần tồn lệnh thao tác với chương trình, chúng phân chia thành nhóm khác (4): Name box: Vùng địa vị trí trỏ thời (5): Fomula bar: Thanh cơng thức (6): Màn hình nhập liệu: Là phần lớn hình chương trình, vùng chứa liệu bảng tính (WorkSheet) (7): Tiêu đề cột, hàng WorkSheet: Gồm cột hàng tiêu đề, cột thường đánh dấu theo ký tự bảng chữ cái, hàng dược đánh dấu theo dãy số liên tiếp (trong thực tế thay đổi ký hiệu này) (8): Thanh cuộn: Dùng để di chuyển văn lên xuống, sang trái sang phải (9): Thanh Sheet tab: Liệt kê danh sách bảng tính có tệp Excel (WorkBook), ngồi cịn chứa điều khiển để di chuyển qua lại Sheet (10): Thanh trạng thái: Chứa số thông tin thời văn chế độ hiển thị, phần trăm hiển thị, trang tại,… 1.2 Một số khái niệm Excel Hình 1.3: Bảng tính Excel Một bảng tính bao gồm nhiều WorkSheet (Sheet) Sheet chứa hàng (Row) cột (Column) tạo thành ô (Cell) - Sheet: Là với thành phần nói phần trước Bạn có thêm mới, tùy chỉnh hay xóa bỏ Sheet WorkBook Các Sheet một, nhiều WorkBook liên kết lấy liệu qua lại với - Column: Cột nằm Sheet đánh dấu, xác định tiêu đề (địa chỉ) cột, ví dụ nói cột A, cột B hay cột XA, Bạn chèn, xóa, di chuyển,… cột Sheet - Row: Hàng nằm Sheet đánh dấu, xác định tiêu đề (địa chỉ) hàng, ví dụ nói hàng 1, hàng hay hàng 1000,… Bạn chèn, xóa, di chuyển,… hàng Sheet - Cell: Là ô giao hàng cột xác định đó, vị trí Cell hay cịn gọi địa Cell xác định tên cột hàng giao chứa Giả sử A5 hiểu ô giao cột A hàng 5, thứ tự viết địa Cell “Tên cột” + “Tên hàng” Mở rộng Cell có nhóm Cell, nhóm Cell xác định cuối nhóm Như địa nhóm Cell viết sau: “Tên Cell đầu tiền”: “Tên Cell cuối cùng” Giải sử nhóm Cell từ hàng thứ cột A tới hàng thứ cột E có địa là: A1:E5 - Vùng làm việc thời: Là nhóm Cell chọn thời điểm xác định bao quanh khung mầu đen Hình 1.4: Vùng làm việc thời Như địa vùng làm việc thời địa nhóm Cell chọn Các thao tác trang tính 2.1 Làm việc với tập trang tính Mặc định khởi Microsoft Excel 2013 chương trình tự động tạo WorkBook mới, nhiên trường hợp khác bạn mở WorkBook cách sau đây: Cách 1: Nhấp chọn biểu tượng New công cụ Quick Access Toolbar (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + N) Hình 1.5: Biểu tượng chức thêm bảng tính Cách 2: Nhấp chọn biểu tượng Office Button Hình 1.6: Chức Office Button Hộp thoại Office Button xuất nhấp chọn New chọn biểu tượng Blank WorkBook hộp thoại bên tay phải Hình 1.7: Thêm bảng tính hộp thoại Office Button Cuối nhấp nút Create Lưu ý: Với hai cách tạo WorkBook trắng nhiên Microsoft Excel 2013 cung cấp nhiều mẫu (Template) xây dựng sẵn mà bạn kế thừa sử dụng lại Việc sử dụng mẫu (Template) xây dựng sẵn giúp bạn tiết kiệm thời gian tiếp cận với cách trình bày, bố trí bảng tính đại, khoa học Microsoft Bạn chọn Templates mà bạn muốn thực Hình 1.8: Các Templates Và sau Click chuột vào nút Creat Hình 1.9: Lựa chọn Templates theo yêu cầu 10 2.2 Làm việc với trang tính a Thêm bảng tính (Sheet) Từ cửa sổ WorkBook bạn thêm Sheet cách sau đây: Cách 1: Nhấp chọn biểu tượng Insert WorkSheet Sheet tab Hình 1.10: Biểu tượng Insert WorkSheet Sheet tab Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Shift + F11 Bằng hai cách Sheet tạo có tên mặc định Sheet + Số thứ tự Sheet tạo WorkBook b Chọn bảng tính thao tác Để chọn Sheet cần thao tác bạn nhấp trái chuột vào tên Sheet cơng cụ Sheet tab Sheet chọn có mầu sáng Sheet cịn lại Hình 1.11: Thao tác chọn bảng tính thao tác c Chèn bảng tính (Sheet) Ngồi việc thêm Sheet vào vị trí cuối bạn chèn sheet vào vị trị Sheet Tab, cách thực sau: - Nhấp phải chuột vào Sheet cần chèn Sheet mới, chọn Insert… Hình 1.12: Thao tác chèn bảng tính Hộp thoại Insert xuất hình đây: Hình 1.13: Hộp thoại Insert 11 - Nhấp chọn WorkSheet Tab General sau nhấp Ok Một Sheet chèn vào trước vị trí Sheet vừa chọn d Đổi tên cho bảng tính (Sheet) Tên mà chương trình mặc định đặt cho Sheet thường không gợi mở phản ánh nội dung Vì WorkBook bạn có nhiều Sheet bạn nên đặt lại tên cho chúng Cách thực sau: - Nhấp phải chuột vào tên Sheet cần đổi tên Sheet Tab, chọn Rename Sheet (hoặc nhấp đúp chuột vào tên Sheet cần đổi Sheet Tab) Hình 1.14: Thao tác đổi tên Sheet lệnh - Con trỏ chuột nhấp nháy vị trí tên Sheet cần đổi, bạn xóa tên cũ nhập tên cho Sheet Hình 1.15: Thao tác đổi tên Sheet cách chuột Lưu ý: Tên Sheet bạn nên đặt ngắn gợi mở, tên Tab không nên sử dụng ký tự đặc biệt (?!@#, ) dấu khoảng trắng Để tường sử dụng dấu _ để phân biệt chữ tên Sheet Hình 1.16: Cách đặt tên cho Sheet e Xóa bảng tính (Sheet) Để xóa Sheet bạn thực sau: 12 - Nhấp phải chuột vào tên Sheet cần xóa trênh Sheet tab chọn Delete sheet Hình 1.17: Thao tác xóa Sheet - Hộp thoại xác nhận thao tác xuất hiện, đồng ý xóa bạn chọn Delete, ngược lại chọn Cancel Hình 1.18: Hộp thoại xác nhận thao tác xóa xuất f Di chuyển qua lại bảng tính (Sheet) Ngồi cánh nhấp chọn tới Sheet cần thao tác bạn cịn sử dụng công cụ Sheet Tab để di chuyển qua lại Sheet : Di chuyển tới Sheet WorkBook : Di chuyển Sheet phía trước Sheet thời : Di chuyển Sheet phía sau Sheet thời g Thay đổi vị trí bảng tính (Sheet) Để thay đổi hay di chuyển Sheet từ vị tới vị trí khác Sheet Tab bạn thực theo cách sau đây: Cách 1: Nhấp giữ chuột vào Sheet cần di chuyển, kéo thả tới vị trị Sheet Tab Cách 2: Nhấp phải chuột vào Sheet cần di chuyển Sheet tab chọn Move or Copy Sheet… Hình 1.19: Thao tác di chuyển Sheet 13 Hộp thoại Move or Copy xuất hình đây: Hình 1.20: Hộp thoại Move or Copy xuất Trong mục To Book bạn chọn File Excel cần di chuyển Sheet tới (có thể khơng phải File thời chứa Sheet, hộp chọn To book chưa danh sách File Excel mở) Tương ứng với File Excel cần di chuyển tới bạn chọn vị trí cho Sheet mục Before Sheet (đứng trước Sheet nào) Cuối nhấp Ok để di chuyển Sheet tới vị trí Lưu ý: Nếu bạn muốn Copy Sheet nhấp chọn mục Create a copy cửa sổ h Bảo mật cho bảng tính (Sheet) Để ngăn người khác tác động vào Sheet bạn sử dụng phương pháp phân quyền đặt mặt cho Sheet Cách thực sau: - Nhấp phải chuột vào tên Sheet cần bảo mật thành Sheet tab chọn Protect Sheet… Hình 1.21: Thao tác bảo mật cho bảng tính Hoặc nhấp chọn Tab Review cơng cụ Ribbon tìm tới nhóm lệnh Changes chọn Protect Sheet 14 - Bằng hai cách hình Protect Sheet xuất hình đây: Hình 1.22: Hộp thoại Protect Sheet xuất - Trong mục Password to unprotect sheet bạn nhập vào mật kiểm tra người dùng tác động lên Sheet Trong danh sách Allow all users of this worksheet to bạn tích chọn chức cho phép người dùng sử dụng Hình 1.23: Hộp thoại Password Cuối nhấp Ok để hoàn tất Như người dùng (hay thân người đặt mật khẩu) truy cập vào chức không phép Sheet chương trình xuất hộp thoại cảnh báo hình đây: Hình 1.24: Hộp thoại cảnh báo Để thao tác trở lại với Sheet bạn nhấp phải chuột vào tên Sheet Sheet tab chọn Unprotect sheet 15 Hình 1.25: Thao tác hủy bỏ mật Một hộp thoại xuất yêu cầu nhập mật khẩu, bạn nhập vào mật thiết lập lúc trước cho Sheet nhấp Ok Hình 1.26: Hộp thoại yêu cầu nhập mật i Lưu bảng tính (Sheet) Sau kết thúc làm việc với File Excel bạn cần lưu lại ổ đĩa cứng để sử dụng lần Với Microsoft Excel 2013 bạn lưu WorkBook cách sau đây: Cách 1: Nhấp chọn biểu tượng Save thành cơng cụ Quick Access Hình 1.27: Nút lệnh Save Cách 2: Nhấp chọn nút Save cửa sổ Office Button Hình 1.28: Lựa chọn lệnh Save Office Button 16 Nếu WorkBook tạo lưu lần đầu tiên, hai cách hộp thoại Save As xuất hình đây: Hình 1.29: Hộp thoại Save As xuất Bạn chọn đường dẫn lưu File ổ đĩa cứng nhập tên cho cho File vào mục File Name, cuối nhấp nút Save để lưu lại văn Lưu ý: Để lưu lại File Excel với tên khác bạn chọn nút Save As cửa sổ Office Button Hình 1.30: Chức lưu tên khác cho Sheet Các thao tác lại giống chọn nút Save 2.3 Định dạng trang tính 2.3.1 Định dạng a Chọn Cell - Chọn Cell Đưa chuyển chuột đến vị trí Cell muốn chọn sau nhấp chuột trái Bạn chọn từ bàn phím, dùng phím mũi tên để di chuyển Cell chọn đến 17 nơi cần chọn Cell chọn gọi Cell hành, Cell hành tô viền đậm - Chọn khối Cell Bạn sử dụng chuột bàn phím để thực việc chọn khối ô + Sử dụng chuột: Đưa chuột vào Cell đầu vùng muốn chọn sau nhấp chuột trái vào Cell đầu kéo đến Cell cuối vùng chọn + Sử dụng bàn phím để chọn: Đưa trỏ chuột vào Cell đầu vùng muốn chọn, nhấn giữ phím Shift + phím mũi tên để di chuyển đến cuối vùng chọn Cell hay nhóm Cell chọn bao quanh khung mầu đen hình đây: Hình 1.31: Chức chọn khối Cell b Nhập, chỉnh sửa nội dung cho Cell Để nhập nội dung cho Cell nhấp chuột vào tiến hành nhập nội dung công thức hiển thị nội dung ô Có thể thêm bớt nội dung cho chọn cách nhấp chuột để đặt điểm chèn vào nơi cần thêm, bớt cơng thức từ bạn thêm bớt nội dung cho hành - Soạn thảo cho Cell + Chọn Cell cần soạn thảo + Soạn thảo trực tiếp Cell hành nhấp đúp vào Cell hành hay nhấp chuột vào cơng thức để soạn thảo chọn Cell hành nhập liệu vào, Excel tự động chèn liệu tạo vị trí Cell hành - Nhập liệu vào từ bàn phím + Excel tự động che lấp Cell khác bạn thực việc nhập ký tự q + Nhấn tổ hợp phím Alt + Enter để ngắt dòng Cell + Để chuyển sang nhập liệu cho Cell khác Nhấp chuột vào Cell muốn soạn thảo tiếp theo, nhấn phím Enter để nhập Cell kế dưới, hay nhấp phím mũi tên để di chuyển qua lại lên xuống 18 - Chỉnh sửa nội dung Cell + Để thay đổi hay chỉnh sửa nội dung ô đó, chọn cần chỉnh sửa nháy kép chuột vào Sử dụng phím mũi tên để di chuyển qua lại, đến chỗ cần thay đổi + Nếu khơng chèn nháy, bạn gõ nhập liệu vào nội dung cũ bị hoàn toàn thay vào nội dung + Bạn thực theo cách khác, chọn Cell cần chỉnh sửa nội dụng nhấp F2 - Thay đổi nội dung Cell + Nhấp chọn Cell cần thay đổi + Nhập thêm hay nhấn Delete để xoá ký tự đứng sau nháy, nhấn phím BackSpace có hình mũi tên () nằm phím Enter để xố ký tự đứng trước nháy + Thay đổi toàn nội dung Cell nội dung mới, bơi đen tồn nội dung Cell nhập nội dung khác, tự động nội dung cũ bị xoá - Xoá nội dung Cell + Chọn nhiều Cell cần xoá + Nhấn phím Delete bàn phím để xố tất nội dung Cell chọn Các tính định dạng Excel bố trí tương tự Ms Word 2013 Khi cần định dạng, ta việc chọn liệu cần định dạng nhấn vào biểu tượng tương ứng Nhóm định dạng font chữ Nhóm canh lề/gióng hàng Định dạng số Hình 1.32: Các nhóm lệnh định dạng 2.3.2 Định dạng cột hàng a Hiệu chỉnh độ rộng cột Để hiệu chỉnh độ rộng cột bạn thực theo cách sau đây: Cách 1: Sử dụng chuột - Di chuyển chuột đến phần tiêu đề cột cần thay đổi độ rộng - Khi trỏ chuột có dạng mũi tên hai chiều, nhấp giữ chuột trái kéo qua phải để tăng kích thước cột kéo qua trái để giảm kích thước cột Khi đạt độ rộng vừa ý thả chuột Trong kéo chuột, giá trị độ rộng cột xuất khung hình chữ nhật phía 19 ... dụng phần mềm kế toán hay ứng dụng Excel công tác ghi chép kế toán cho thấy hiệu giảm lỗi liệu, giảm chi phí cải thiện hiệu suất lao động nhân viên kế tốn Giáo trình Tin học kế toán biên soạn... 3: ỨNG DỤNG KẾ TOÁN TRÊN PHẦN MỀM KẾ TOÁN MISA 70 Giới thiệu phần mềm kế toán Misa 70 1.1 Mơ hình hoạt động phần mềm kế toán 71 1.2 Tính ưu việt phần mềm kế tốn so với kế tốn thủ... thạo kỹ tin học nước ta ngày trọng nhằm nâng cao hội học hỏi hội nhập với giới Mức độ cần thiết Tin học kế toán doanh nghiệp cao, dễ dàng nhận thấy điều qua mối liên hệ mật thiết Tin học kế tốn