Giáo trình được thiết kế gồm 5 chương như sau: Chương 1: Tổ chức dữ liệu; Chương 2: Lập sổ nhật ký; Chương 3: Sổ cái và Sổ chi tiết; Chương 4: Lập bảng cân đối số phát sinh; Chương 5: Lập báo cáo tài chính. Mời các bạn cùng tham khảo nội dung phần 1 giáo trình!
UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG THÁP TRƯỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG ĐỒNG THÁP GIÁO TRÌNH MƠN HỌC: TIN HỌC KẾ TỐN NGÀNH, NGHỀ: KẾ TỐN TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG (Ban hành kèm theo Quyết định Số:…./QĐ-CĐCĐ-ĐT ngày… tháng… năm 2017 Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp) Đồng Tháp, năm 2017 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng ngun trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm i LỜI GIỚI THIỆU Kế tốn cơng cụ quan trọng khơng thể thiếu trình quản lý hoạt động tổ chức Với mong muốn cung cấp đầy đủ kiến thức vấn đề xử lý thơng tin kế tốn, tổ chức, đánh giá hệ thống thông tin kế tốn hai mơi trường xử lý tay xử lý máy, môn học Ứng dụng phần mềm kế toán thiết kế giảng dạy cho sinh viên chuyên ngành kế toán bao gồm chương trình bày kiến thức cách xử lý thơng tin kế tốn phần mềm MS Excel điều kiện áp dụng hình thức kế tốn Nhật ký chung Tài liệu biên soạn nhằm phục vụ cho công tác giảng dạy nghiên cứu Đồng thời cịn có ý nghĩa: -Giúp sinh viên làm quen với q trình xử lý kế tốn thơng qua việc sử dụng phần mềm Excel -Cung cấp kiến thức giúp sinh viên tổ chức cơng tác kế tốn điều kiện tin học hóa -Giúp sinh viên tiếp cận cơng tác kế toán thực tế điều kiện giả định doanh nghiệp tin học hóa cơng tác kế toán Để đáp ứng yêu cầu giảng dạy, học tập nghiên cứu, yêu cầu thực tiển trang bị kiến thức thống kê doanh nghiệp cho học sinh, sinh viên khối ngành kinh tế đáp ứng chương trình khung Bộ Lao động – Thương binh Xã hội, Khoa Kinh tế - Xã hội Nhân văn trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp biên soạn Giáo trình Thống kê doanh nghiệp (dùng cho trình độ trung cấp cao đẳng) Giáo trình thiết kế gồm chương sau: Chương 1: Tổ chức liệu Chương 2: Lập sổ nhật ký ii Chương 3: Sổ Sổ chi tiêt Chương 4: Lập bảng cân đối số phát sinh Chương 5: Lập báo cáo tài Trong q trình biên soạn, tác giả đả tham khảo nhiều tài liệu liên quan trường Đại học, Cao đẳng, Trung cấp cập nhật nhửng kiến thức `Tác giả chân thành cảm ơn đồng nghiệp giúp đỡ trình biên soạn giáo trình Mặc dù có nhiều cố gắng, song lần đầu biên soạn nguồn tài liệu tham khảo có hạn nên khó tránh khỏi thiếu sót Tác giả mong nhận đóng góp ý kiến đồng nghiệp bạn đọc để lần tái sau giáo trình hoàn thiện Xin trân trọng cám ơn Đồng Tháp, ngày tháng Chủ biên PHAN VĂN ĐẠT iii năm 2017 MỤC LỤC Trang TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN i LỜI GIỚI THIỆU .ii MỤC LỤC .iv GIÁO TRÌNH MƠN HỌC viii CHƯƠNG TỔ CHỨC DỮ LIỆU 1 Ôn tập bổ sung số kiến thức Execl: 1.1 Nhóm hàm số học: 1.2 Nhóm hàm logic: 1.3 Nhóm hàm thống kê: 1.4 Nhóm hàm xử lý chuỗi: 1.5 Nhóm hàm tìm kiếm: 1.6 Nhóm hàm thời gian: 1.7 Nhóm hàm khác: Hình thức kế toán: 2.1 Đặc trưng hình thức kế tốn Nhật ký chung Bảng 1.3: Danh mục sổ kế tốn theo hình thức nhật ký chung 2.2 Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật ký chung 11 Tổ chức liệu kế toán: 13 3.1 Tổ chức tập tin liệu: 13 3.2 Tổ chức bảng tính: 14 HỆ THỐNG TÀI KHOẢN CẤP 15 HỆ THỐNG TÀI KHOẢN CẤP 15 HỆ THỐNG TÀI KHOẢN CẤP CHI TIẾT VÀ SỐ DƯ ĐẦU KỲ 17 CHƯƠNG 32 iv LẬP SỔ NHẬT KÝ 32 Lập sổ nhật ký chung: 32 1.1 Mẫu báo biểu: 32 Bảng 2.1: Bảng nhật ký chung 32 NHẬT KÝ CHUNG 32 1.2 Sơ đồ lập: 34 NHẬT KÝ CHUNG 34 1.4 Thao tác số ô CB hiển thị màu đỏ: 37 1.5 Thay đổi thời gian khác: 37 Lập sổ nhật ký thu tiền: 37 2.1 Mẫu báo cáo: 37 NHẬT KÝ THU TIỀN 38 2.2 Sơ đồ lập: 38 NHẬT KÝ THU TIỀN 39 2.3 Cách lập: 39 2.4 Thao tác số ô CB hiển thị màu đỏ: 42 Lập sổ nhật ký chi tiền 43 3.1 Mẫu báo cáo 43 Bảng 2.3: Nhật ký chi tiền 43 NHẬT KÝ CHI TIỀN 43 3.2 Sơ đồ lập 44 NHẬT KÝ CHI TIỀN 44 3.3 Cách lập 44 3.4 Thao tác số ô CB hiển thị màu đỏ: 47 3.5 Thay đổi tài khoản, thời gian khác: 48 CHƯƠNG 50 LẬP SỔ SỔ CÁI, CHI TIẾT 50 v Lập sổ Cái 50 1.1 Mẫu báo cáo 50 Bảng 3.1: Sổ 51 SỔ CÁI 51 1.2 Sơ đồ lập 51 SỔ CÁI 52 1.3 Cách lập 52 1.4 Thao tác số ô CB hiển thị màu đỏ: 56 1.5 Thay đổi tài khoản, thời gian khác: 56 Lập sổ chi tiết 57 2.1 Mẫu báo biểu 57 SỔ CHI TIẾT 57 2.2 Sơ đồ lập 58 SỔ CHI TIẾT 58 2.3 Cách lập 59 2.4 Thao tác số ô CB hiển thị màu đỏ: 62 2.5 Thay đổi tài khoản, thời gian khác: 63 SỔ TIỀN GỬI NGẦN HÀNG 64 SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, DỤNG CỤ 65 CHƯƠNG 66 LẬP BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH 66 Lập bảng cân đối số phát sinh 66 1.1 Mẫu báo biểu 66 BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH 66 1.2 Sơ đồ lập 67 BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH 67 1.3 Cách lập 67 vi 1.4 Thao tác số ô CB hiển thị màu đỏ: 70 Lập bảng tổng hợp chi tiết 70 2.1 Mẫu báo biểu 70 BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT 70 2.2 Sơ đồ lập 71 BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT 71 2.3 Cách lập 72 2.4 Thao tác số ô CB hiển thị màu đỏ: 74 BẢO CÁO NHẬP XUẤT TỒN 76 CHƯƠNG 77 LẬP BÁO CÁO TÀI CHÍNH 77 Lập bảng cân đối kế toán 77 1.1 Mẫu báo biểu 77 1.3 Cách lập 78 1.4 Tạo sheet đặt tên BCDKT 79 Lập báo cáo kết hoạt động kinh doanh 82 2.1 Mẩu báo biểu 82 2.2 Sơ đồ lập 83 2.3 Cách lập 83 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ 86 3.1 Mẫu báo biểu 86 3.2 Sơ đồ lập 88 Mở sổ cho kỳ kế toán sau: 92 4.1 Đối với Bảng cân đối kế toán 92 4.2 Đối với Báo cáo kết hoạt động kinh doanh 92 4.3 Đối với Báo cáo lưu chuyển tiền tệ 93 TÀI LIỆU THAM KHẢO 94 vii GIÁO TRÌNH MƠN HỌC Tên mơn học: TIN HỌC KẾ TỐN Mã mơn học: MH25KX6340301 Thời gian thực môn học: 45 giờ; (Lý thuyết: 15 giờ; Thực hành, thí nghiệm,thảo luận, tập: 25 giờ; Thi/kiểm tra kết thúc mơn học: giờ, hình thức: thực hành) I Vị trí, tính chất mơn học: - Vị trí: Mơn học Tin học kế tốn thuộc nhóm mơn chun mơn bố trí giảng dạy sau học xong môn chuyên môn nghề - Tính chất: Mơn học Tin học kế tốn mơn học sử dụng bảng tính Exel ứng dụng vào thực hành cơng tác kế tốn II Mục tiêu mơn học: - Về kiến thức: + Trình bày hàm phần mềm Excel có lien quan đến mơn học + Trình bày bước ln chuyển chứng từ kế toán, tạo lập báo cáo tài phần mềm Excel - Về kỹ năng: + Vận dụng phần mềm Excel vào công tác kế toán - Về lực tự chủ trách nhiệm: + Nghiêm túc nghiên cứu + Có tinh thần làm việc hợp tác, có thái độ làm việc tích cực, chủ động sáng tạo, có kỷ luật tác phong công nghiệp III Nội dung môn học: Nội dung tổng quát phân bổ thời gian: Stt Nội dung Chương 1: TỔ CHỨC DỮ LIỆU viii Tổng số Lý thuyết 3 Thực hành, thí nghiệm, thảo luận, tập Kiểm tra Ôn tập Bổ sung số kiến thức Excel Hình thức kế tốn Tổ chức liệu kế toán Chương 2: LẬP SỔ NHẬT KÝ Lập sổ nhật ký chung Lập sổ nhật ký thu tiền Lập sổ nhật ký chi tiền Chương 3: SỔ CÁI – SỔ CHI TIẾT 10 10 5 Sổ Sổ chi tiết Chương 4: LẬP BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH Lập bảng cân đối số phát sinh Lập bảng tổng hợp chi tiết Kiểm tra Chương 5: LẬP BÁO CÁO TÀI CHÍNH Lập bảng cân đối kế tốn Lập báo cáo kết kinh doanh Lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ Ôn tập Thi/kiểm tra Cộng ix 10 45 15 25 Tại ô E5: =NGAYC 1.3.2 Nhập chuỗi NKC theo vị trí sơ đồ phục vụ cho việc lập công thức sau Tại ô A7: nhập vào NKC 1.3.3 Cơng thức cho A: vị trí dòng mẫu tin đầu sheet CT trừ Tại ô A8: =CT_DAU – 1.3.4 Công thức cho dịng chi tiết đầu tiên: Ơ VITRI: vị trí dòng mẫu tin tương ứng cần lấy liệu sheet CT =Match(ô NKC, Indirect(“CT!”&Address(ô A +1, 9)&“:“&Address(CT_CUOI, 9)),0) + ôA Số công thức số thứ tự cột NK sheet CT Tại ô A9: =MATCH($A$7,INDIRECT("CT!"&ADDRESS(A8+1,9)&":"&ADDRESS(CT_ CUOI,9)),0) + A8 Ô NGAY: lấy ngày tương ứng sheet CT =Index(CT, ô VITRI, 1) Tại ô B9: =INDEX(CT,$A9,1) Ô SOCT: lấy số chứng từ tương ứng sheet CT =Index(CT, ô VITRI, 2) Số công thức số thứ tự cột SOCT sheet CT Tại C9: =INDEX(CT,$A9,2) Ơ DIENGIAI: lấy diễn giải tương ứng sheet CT =Index(CT, ô VITRI, 3) Số công thức số thứ tự cột DIENGIAI sheet CT Tại D9: =INDEX(CT,$A9,3) Ơ TKN: lấy số hiệu tài khoản nợ (TKN) tương ứng sheet CT =Left(Index(CT, ô VITRI, 4),3) Số công thức số thứ tự cột TKN sheet CT 35 Tại E9: =LEFT(INDEX(CT,$A9, 4),3) Ơ TKC: lấy số hiệu tài khoản có (TKC) tương ứng sheet CT =Left(Index(CT, ô VITRI, 5),3) Số công thức số thứ tự cột TKC sheet CT Tại F9: =LEFT(INDEX(CT,$A9, 5),3) Ơ ST: lấy số tiền tương ứng sheet CT =Index(CT, ô VITRI, 7) Số công thức số thứ tự cột ST sheet CT Tại ô G9: =INDEX(CT,$A9, 7) 1.3.5 Sao chép công thức vừa lập xuống vài dịng để kiểm tra kết 1.3.6 Thiết lập cơng thức cho CB: Xác định vị trí dịng phải đặt dịng “Tổng cộng” Cơng thức: =Countif(Indirect(CT! DC_NK2), NKC) + Row(ô VITRI) Tại ô B18: =COUNTIF(INDIRECT(CT!$I$5),$A$7) + ROW($A$9) Định dạng chữ ô màu trắng (tiệp với màu nền) để đừng thấy số hiển thị lúc bình thường Chọn lệnh: Format \ Conditional Formating để định dạng chữ màu đỏ với điều kiện: Cell Value Is Not equal to =Row() (Con số ô hiển thị màu đỏ dịng “Cộng” khơng đặt vị trí dịng) Sau thiết lập điều kiện xong ấn nút Format …, chọn tiếp tab Font/Color để chọn màu đỏ cho ô CB 36 1.3.7 Thiết lập công thức tính tổng cho dịng “Cộng”: Sử dụng hàm Sum đặt địa hổn hợp cho địa ô đầu khối =Sum (ô đầu : ô cuối) Cố định dịng: $dịng 1.3.8 Trang trí bảng biểu: o Nhập tiêu đề thực cho báo biểu cột o Giấu cột, dịng chứa cơng thức trung gian o Định dạng liệu số kẻ khung 1.4 Thao tác số ô CB hiển thị màu đỏ: 1.4.1 Nếu số ô CB lớn vị trí dịng “Tổng cộng”: Sao chép dịng “Tổng cộng” đến vị trí dịng theo số CB Sao chép dịng chi tiết đến dòng “Tổng cộng” 1.4.2 Nếu số CB nhỏ vị trí dịng “Tổng cộng”: Xóa bỏ tất dịng bao gồm dịng có vị trí theo số CB đến dòng sát dòng “Tổng cộng” (Nếu thao tác đúng, số ô CB biến mất) 1.5 Thay đổi thời gian khác: Thay đổi thời gian khai thác sổ sheet KT Thao tác theo hướng dẫn số ô CB hiển thị màu đỏ Lập sổ nhật ký thu tiền: 2.1 Mẫu báo cáo: Sổ Nhật ký thu tiền sổ Nhật ký đặc biệt dùng để ghi chép nghiệp vụ thu tiền doanh nghiệp (Phát sinh bên Nợ tài khoản tiền) Sổ mở riêng cho thu tiền mặt, thu qua ngân hàng, cho loại tiền cho nơi thu tiền (Ngân hàng A, Ngân hàng B, …) Kết cấu sổ Nhật ký thu tiền tương tự sổ Nhật ký chung Cột B, C: Ghi ngày số hiệu chứng từ kế toán dùng làm ghi sổ Cột D: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ phát sinh chứng từ 37 Cột 1: Ghi số tiền thu vào bên Nợ tài khoản tiền theo dõi sổ như: tiền mặt, tiền gửi ngân hàng … Cột 2, 3, … : Ghi số tiền phát sinh bên có tài khoản đối ứng Cột E: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng bên Có khác, ngồi tài khoản liệt kê ( TK 511, TK 131) Dữ liệu dùng để lập sổ lấy từ sheet CT Chú ý: Khi lập phải quan tâm đến trường hợp liệu biến động sheet CT Mẫu sỗ Nhật ký thu tiền xây dựng sau: Bảng 2.2: Nhật ký thư tiền NHẬT KÝ THU TIỀN Tài khoản: 111 Tên tài khoản: Tiền mặt Từ ngày: Đến ngày: Chứng từ Ngày B Số C Diễn giải Ghi nợ TK 111 D Ghi có tài khoản 511 131 Tài khoản khác SHTK E Số tiền 2.2 Sơ đồ lập: Dưới sơ đồ vị trí tương đối cần nhập liệu thiết lập công thức lúc ban đầu Các ô thuộc dòng chi tiết chép xuống dịng bên sau Các cịn lại có (khơng phải chép) Các ô tô màu ô cần lập cơng thức Ơ in đậm có gạch cưa dùng để nhập giá trị 38 NHẬT KÝ THU TIỀN Chứng từ A NKTT VITRI TKC … … Ngày Số Tài khoản: SHTK Tên TK: TENTK Từ ngày: NGAY1 Đến ngày: NGAY2 Ghi Nợ TK 111 Diễn Giải NGAY SOCT … … … CB Cộng … Ghi có tài khoản Tài khoản khác TKC1 TKC2 SHTK STC1 … STC2 … TKK … 2.3 Cách lập: Tạo sheet đặt tên NKTT 2.3.1 Nhập số hiệu tài khoản tiền vào SHTK Ví dụ: 2.3.2 Cơng thức lấy tên tài khoản : ‘111 ô TENTK =Vlookup(ô SHTK, Indirect(HTTK1! Ô DC_HTKK1), , 0) 39 Số tiền STK … Tại ô G5: =VLOOKUP(G4,INDIRECT(HTTK1!D2),2,0) 2.3.3 Công thức lấy ngày xác định khoảng thời gian báo cáo: Tại ô G6: =NGAYD Tại ô G7: =NGAYC 2.3.4 Công thức cho ô NKTT, tạo giá trị phục vụ cho việc lập công thức sau =”N” & ô SHTK Tại ô B11: =”N”&$G$4 2.3.5 Công thức cho ô A: vị trí dịng mẫu tin sheet CT trừ Tại ô A11: =CT_DAU – 2.3.6 Nhập số hiệu tài khoản cho ô TKC1, TKC2 Ví dụ: TK 511, 131 Tại G10: Nhập vào chuỗi ‘511 Tại ô H10: Nhập vào chuỗi ‘131 2.3.7 Cơng thức cho dịng chi tiết đầu tiên: Ơ VITRI: vị trí dịng mẫu tin tương ứng cần lấy liệu sheet CT =Match ( ô NKTT, Indirect(“CT!” & Address(ô A +1, 9) & “ : “ & Address(ô CT_CUOI, 9)) , ) + ô A Số công thức số thứ tự cột NK sheet CT Ô TKC: Lấy số hiệu tài khoản bên có tương ứng sheet CT =Index(CT, ô VITRI, 5) Số công thức số thứ tự cột TKC sheet CT Ô NGAY: lấy ngày tương ứng sheet CT =Index(CT, ô VITRI, 1) Số công thức số thứ tự cột NGAY sheet CT Ô SOCT: lấy số chứng từ tương ứng sheet CT =Index(CT, ô VITRI, 2) Số công thức số thứ tự cột SOCT sheet CT Ô DIENGIAI: lấy diễn giải tương ứng sheet CT 40 =Index(CT, ô VITRI, 3) Số công thức số thứ tự cột DIENGIAI sheet CT Ô STN: lấy số tiền tương ứng sheet CT =Index(CT, ô VITRI, 7) Số công thức số thứ tự cột ST sheet CT Ơ STC1: lập cơng thức xét số tiền có đưa vào cột số tiền ghi Có hay khơng =If(LEFT( TKC, LEN(Ơ TKC1))= ô TKC1, ô STN , 0) Ô STC2: lập công thức xét số tiền có đưa vào cột số tiền ghi Có hay khơng =If(LEFT( TKC, LEN(Ơ TKC2))= ô TKC2, ô STN , 0) Ô TKK: lập công thức xét SHTK Có có đưa vào cột số hiệu khác hay không =If(Sum(ô STC1 : ô STC2) = 0, LEFT(ơ TKC, 3), 0) Ơ STK: lập cơng thức xét số tiền có đưa vào cột số tiền khác hay không =If(Sum(ô STC1 : ô STC2) = 0, ô STN, 0) =If(ô TKK , ô STN , 0) 2.3.8 Sao chép công thức vừa lập xuống vài dịng để kiểm tra kết 2.3.9 Cơng thức cho CB: vị trí dịng phải đặt dịng “Cộng” =Countif(Indirect(CT! ô DC_NK2), ô NKTT) + Row(ô VITRI) Định dạng chữ ô màu trắng (tiệp với màu nền) để đừng thấy số hiển thị lúc bình thường Chọn lệnh: Format\Conditional Formating để định dạng chữ màu đỏ với điều kiện: Cell Value Is Not equal to =Row() (Con số ô hiển thị màu đỏ dịng “Cộng” khơng đặt vị trí dịng) 41 Sau thiết lập điều kiện xong ấn nút Format …, chọn tiếp tab Font/Color để chọn màu đỏ cho ô CB 2.3.10 Thiết lập công thức tính tổng cho dòng “Cộng”: Sử dụng hàm Sum đặt địa hổn hợp cho địa ô đầu khối =Sum (ơ đầu: cuối) Cố định dịng: $dịng 2.3.11 Trang trí bảng biểu: o Nhập tiêu đề thực cho báo biểu cột o Giấu cột, dòng chứa công thức trung gian o Định dạng liệu số kẻ khung 2.4 Thao tác số ô CB hiển thị màu đỏ: 2.4.1 Nếu số CB lớn vị trí dịng “Cộng”: Sao chép dịng “Cộng” đến vị trí dịng theo số CB Sao chép dòng chi tiết đến dòng “Cộng” 2.4.2 Nếu số ô CB nhỏ vị trí dịng “Cộng”: Xóa bỏ tất dịng bao gồm dịng có vị trí theo số ô CB đến dòng sát dòng “Cộng” (Nếu thao tác đúng, số ô CB biến mất) 2.5 Thay đổi tài khoản, thời gian khác: Thay đổi thời gian khai thác sổ sheet KT Thao tác theo hướng dẫn số ô CB hiển thị màu đỏ 42 Lập sổ nhật ký chi tiền 3.1 Mẫu báo cáo Sổ Nhật ký chi tiền sổ Nhật ký đặc biệt dùng để ghi chép nghiệp vụ chi tiền doanh nghiệp (Phát sinh bên Có tài khoản tiền) Sổ mở riêng cho chi tiền mặt, chi qua ngân hàng, cho loại tiền cho nơi chi tiền (Ngân hàng A, Ngân hàng B, …) Kết cấu sổ Nhật ký chi tiền tương tự sổ Nhật ký chung Cột B, C: Ghi ngày số hiệu chứng từ kế toán dùng làm ghi sổ Cột D: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ phát sinh chứng từ Cột 1: Ghi số tiền chi vào bên Có tài khoản tiền theo dõi sổ như: tiền mặt, tiền gửi ngân hàng … Cột 2, 3, … : Ghi số tiền phát sinh bên Nợ tài khoản đối ứng Cột E: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng bên Nợ khác, tài khoản liệt kê ( TK 331, TK 133) Dữ liệu dùng để lập sổ lấy từ sheet CT Chú ý: Khi lập phải quan tâm đến trường hợp liệu biến động sheet CT Mẫu sỗ Nhật ký chi tiền xây dựng sau: Bảng 2.3: Nhật ký chi tiền NHẬT KÝ CHI TIỀN Tài khoản: 111 Tên tài khoản: Tiền mặt Từ ngày: Đến ngày: Chứng từ Ngày B Số C Diễn giải Ghi có TK 111 D 43 Ghi nợ tài khoản 331 133 Tài khoản khác SHTK E Số tiền 3.2 Sơ đồ lập Dưới sơ đồ vị trí tương đối ô cần nhập liệu thiết lập công thức lúc ban đầu Các thuộc dịng chi tiết chép xuống dòng bên sau Các cịn lại có (không phải chép) Các ô tô màu cần lập cơng thức Ơ in đậm có gạch cưa dùng để nhập giá trị NHẬT KÝ CHI TIỀN Tài khoản: SHTK Tên TK: TEMTK Từ ngày: NGAY1 Đến ngày: NGAY2 Tài khoản Ghi Ghi có tài khoản khác Có Diễn Giải TK Số A NKCT Ngày Số TKN1 TKN2 SHTK 111 tiền VITRI TKN NGAY SOCT DIENGIAI STC STN1 STN2 TKK STK … … … … … … … … … … CB Cộng Chứng từ 3.3 Cách lập Tạo sheet đặt tên NKCT 44 Nhập số hiệu tài khoản tiền vào SHTK Ví dụ: Tại ô G4: 111 Nhập vào chuỗi “111” Thiết lập công thức lấy tên tài khoản : ô TENTK =Vlookup(ô SHTK, Indirect(HTTK1! Ơ DC_HTKK1), , 0) Tại G5: =VLOOKUP(G4,INDIRECT(HTTK1!D2),2,0) 3.3.1 Xác định khoảng thời gian báo cáo: Tại ô G6: =NGAYD Tại ô G7: =NGAYC 3.3.2 Công thức cho ô NKCT, tạo giá trị phục vụ cho việc lập c/thức sau =”C”&$G$4 3.3.3 Công thức cho A: vị trí dịng mẫu tin sheet CT trừ Tại ô A11: =CT_DAU – 3.3.4 Nhập số hiệu tài khoản cho TKC1, TKC2 Ví dụ: TK 331, 133 Tại ô G10: Nhập chuỗi ‘331 Tại ô H10: Nhập chuỗi ‘133 3.3.5 Cơng thức cho dịng chi tiết đầu tiên: 45 Ơ VITRI: vị trí dịng mẫu tin tương ứng cần lấy liệu sheet CT =Match ( ô NKCT, Indirect(“CT!” & Address(ô A +1, 9) & “ : “ & Address(ô CT_CUOI, 9)) , ) + ô A Số công thức số thứ tự cột NK sheet CT Ô TKN: lấy số hiệu tài khoản bên nợ tương ứng sheet CT =Index(CT, ô VITRI, 4) Số công thức số thứ tự cột TKN sheet CT Ô NGAY: lấy ngày tương ứng sheet CT =Index(CT, ô VITRI, 1) Số công thức số thứ tự cột NGAY sheet CT Ô SOCT: lấy số chứng từ tương ứng sheet CT =Index(CT, ô VITRI, 2) Số công thức số thứ tự cột SOCT sheet CT Ô DIENGIAI: lấy diễn giải tương ứng sheet CT =Index(CT, ô VITRI, 3) Số công thức số thứ tự cột DIENGIAI sheet CT Ô STC: lấy số tiền tương ứng sheet CT đưa vào cộtsố tiền ghi Có =Index(CT, VITRI, 7) Số công thức số thứ tự cột ST sheet CT Ơ STN1: lập cơng thức xét số tiền có đưa vào cột số tiền ghi Nợ hay không =If(LEFT(ô TKN, LEN(ô TKN1) = ô TKN1, ô STC , 0) Ơ STN2: lập cơng thức xét số tiền có đưa vào cột số tiền ghi Nợ hay không =If(LEFT(ô TKN, LEN(ô TKN2) = ô TKN2, ô STC , 0) Ơ TKK: lập cơng thức xét SHTK Nợ có đưa vào cột số hiệu khác hay khơng =If(Sum(ơ STN1 : STN2) = 0, LEFT(ơ TKN,3), 0) Ơ STK: lập cơng thức xét số tiền nợ có đưa vào cột số tiền khác hay không =If(Sum(ô STN1 : ô STN2) = 0, ô STC, 0) =If(ô TKK , ô STC , 0) 46 3.3.6 Sao chép công thức vừa lập xuống xuống vài dịng để kiểm tra kết 3.3.7 Thiết lập cơng thức cho CB: Xác định vị trí dịng phải đặt dịng “Cộng” Cơng thức: =Countif ( Indirect (CT! DC_NK2), ô NKCT) + Row(ô VITRI) Tại ô D15: =COUNTIF(INDIRECT(CT!$I$5),$B$11)+ROW($A$12) Định dạng chữ ô màu trắng (tiệp với màu nền) để đừng thấy số hiển thị lúc bình thường Chọn lệnh: Format\Conditional Formating để định dạng chữ màu đỏ với điều kiện: Cell Value Is Not equal to =Row() (Con số ô hiển thị màu đỏ dịng “Cộng” khơng đặt vị trí dịng) Sau thiết lập điều kiện xong ấn nút Format …, chọn tiếp tab Font/Color để chọn màu đỏ cho ô CB 3.3.8 Thiết lập công thức tính tổng cho dòng “Cộng”: Sử dụng hàm Sum đặt địa hổn hợp cho địa ô đầu khối =Sum (ơ đầu: cuối) Cố định dịng: $dịng 3.3.9 Trang trí bảng biểu: o Nhập tiêu đề thực cho báo biểu cột o Giấu cột, dòng chứa công thức trung gian o Định dạng liệu số kẻ khung 3.4 Thao tác số ô CB hiển thị màu đỏ: 3.4.1 Nếu số CB lớn vị trí dòng “Cộng”: 47 Sao chép dòng “Cộng” đến vị trí dịng theo số CB Sao chép dòng chi tiết đến dòng “Cộng” 3.4.2 Nếu số ô CB nhỏ vị trí dịng “Cộng”: Xóa bỏ tất dịng bao gồm dịng có vị trí theo số CB đến dịng sát dịng “Cộng” (Nếu thao tác đúng, số ô CB biến mất) 3.5 Thay đổi tài khoản, thời gian khác: Thay đổi thời gian khai thác sổ sheet KT Thao tác theo hướng dẫn số ô CB hiển thị màu đỏ 48 Bài tập: 1/ Sửa đổi Nhật ký thu tiền lập theo hướng dẫn để sử dụng cho trường hợp ô TKC1, TKC2 tài khoản cấp 2/ Sửa đổi Nhật ký chi tiền lập theo hướng dẫn để sử dụng cho trường hợp ô TKN1, TKN2 tài khoản cấp 3/ Lập Nhật ký bán hàng 4/ Lập Nhật ký mua hàng 49 ... Bảng 1. 5: Hệ thống tài khoản cấp HỆ THỐNG TÀI KHOẢN CẤP TK2 TENTK2 11 11 Tiền Việt Nam 11 12 Ngoại tệ 11 13 Vàng tiền tệ 11 21 Tiền Việt Nam 11 22 Ngoại tệ 15 11 23 Vàng tiền tệ 11 31 Tiền Việt Nam 11 32... sinh I G H 15 2 14 1 5,400,000 13 3 14 1 500,000 Số trang trước chuyển sang 01/ 01/ 2 017 PNK/ 01 Nhập kho VL phụ 01/ 01/ 2 017 GK 01/ 112 Thuế GTGT đầu 04/ 01/ 2 017 PXK/ 01 Xuất kho M1 cho SP A 6 21 152 15 ,000,000... kỳ kế tốn (khơng phải thiết lập lại sổ, báo cáo) 3.2 Tổ chức bảng tính: Sheet KT: KỲ 1/ 2 017 Sổ; Báo cáo Từ ngày 01/ 01/ 2 017 đến ngày 31/ 01/ 2 017 Đơn vị: Nhật ký đặc biệt 11 1 11 1 11 2 11 2 13 1 331