Giáo trình Tin học kế toán (Nghề Kế toán doanh nghiệp - Trình độ Trung cấp) gồm có các phần sau: Bài 1 mở đầu, Bài 2 cơ sở dữ liệu, bài 3 ứng dụng kế toán trên các phần mềm kế toán doanh nghiệp. Nội dung giáo trình được biên soạn theo hình thức tích hợp giữa lý thuyết và thực hành. Mời các bạn cùng tham khảo.
Trang 1BOQ GIAO THONG VAN TAI
TRUONG CAO DANG GIAO THONG VAN TAI TRUNG UONG I
GIAO TRINH
Mơ đun: Tin học kế tốn
NGHẺ: KÉ TỐN DOANH NGHIỆP
TRÌNH ĐỘ: TRUNG CÁP
Trang 2MUC LUC Lời nĩi đầu Bài 1: Mớ đầu A Lập trang tính đơn giản
1 Những khái niệm chung
2 Các thao tác trên trang tính B Các hàm thơng dụng 1 Các hàm tốn học 2 Các hàm logic 3 Các hàm xử lý ngày tháng 4 Các hàm tài chính Bài 2: Cơ sở dữ liệu 1 Khái niệm 2 Sắp xếp trên cơ sở đữ liệu 3 Tính tổng các nhĩm
4 Các hàm trên cơ sở dữ liệu đảng 8240202209 384030 SiWã 26
Bài 3: Ứng dụng kế tốn trên các phần mềm kế tốn doanh nghiệp
Trang 3LOI NOI DAU
Tin học kế tốn là mơn học sử dụng bảng tính Excel và ứng dụng các phần mềm kế tốn
vào thực hành cơng tác kế tốn
Với mục tiêu trang bị cho học sinh, sinh viên các kiến thức cơ bản về các hàm Excel và
kỹ năng sử dụng được một số phần mềm kế tốn vào cơng tác kế tốn, đặc biệt là phần
mềm kế tốn MISA nhằm đáp ứng yêu cầu về giáo trình giảng day hoc tập và nghiên cứu
của học sinh, sinh viên, đồng thời đáp ứng được chương trình khung của Bộ Lao động -
Thương binh và Xã hội, Khoa Cơ Bản trường Cao đẳng GTVTTWI biên soạn Giáo trình
Tin học kế tốn gồm cĩ các phần Sau:
Bai 1: Mở đầu
Bài 2: Cơ sở dữ liệu
Bài 3: Ứng dụng kế tốn trên các phần mềm kế tốn doanh nghiệp
Nội dung biên soạn theo hình thức tích hợp giữa lý thuyết và thực hành Trong quá trình
biên soạn, nhĩm tác giả đã tham khảo nhiều tài liệu liên quan của các trường Đại học,
Cao đẳng, Trung cấp chuyên nghiệp, dạy nghề và cập nhật những kiến thức mới nhất
Mặc dù đã cĩ nhiều cố gắng nhưng khơng tránh khỏi những thiếu sĩt Nhĩm tác giả rất
Trang 4BÀI 1: MỞ ĐẦU
A LẬP TRANG TÍNH ĐƠN GIẢN
1 NHỮNG KHÁI NIỆM CHUNG
1.1 GIỚI THIỆU CH ƠNG TRÌNH EXCEL
Microsoft Excel là một ch-ơng trình phân mềm nằm trong bộ phần mềm Microsoft Office với chức năng chính là để tạo các bảng tính, biểu đồ và quản trị cơ sở dữ liệu
Microsoft Excel là một ch- ong trình chỉ cĩ thể chạy d- gc trong mơi tr-ờng Windows 95, 98, 2000, XP Biểu t- ợng của ch- ơng trình cĩ dạng nh- sau: b3 BỊ -II:#IWls|i=I|S| Microsoft Excel
Biểu tˆ ợng trong nhĩm Biéu t- ong trén Microsoft Office Shortcut Bar
Biéu t-ong th-dng đ-ợc đặt trong nhĩm cĩ tên Microsoft Office hoặc đặt trên thanh Microsoft Office Shortcut Bar ở gĩc trên bên phải của màn hình làm việc của Windows hoặc cĩ biểu t- ợng tạo ra ngay trên Desktop
1.2 GIAO DIỆN CỦA EXCEL
a Khởi động ch- ơng trình Excel
Nhấn đơn vào nút lệnh ch- ơng trình trên thanh cơng cụ Microsoft Office ở gĩc bên phải màn hình làm việc của Windows
Kích chuột vào nút Start 3 Programs ® Microsoft Excel (Thơng fh- ờng ch- ơng trình
Excel nằm trong nhĩm Programs, nếu ch- ơng trình nằm trong nhĩm khác thì ta phải vào
Trang 5Khi chạy màn hình làm việc của ch- ơng trình cĩ dạng nh- sau: E Microsoft Excel - Book1 Bese Ela BI E5 : ¥
> »i\Sheef1 { Sheet2 { Sheet I< a
- Thanh tiêu đề (Tifle Bar): trên cùng hiển thị tên của ch-ơng trình Microsoft Excel và
tên của tệp bảng tính đang mở Khi mới khởi động, Excel tự gán cho tên bảng tính là Bookl, tiếp theo nếu ta mở bảng tính mới thì máy sẽ tự đặt là Book2, Book3, khi ng-ời sử dụng đặt tên cho bảng tính (bằng lệnh Save hoặc Saye As) thì tên này sẽ thay thế tên BookX Ệ i - Thanh thực đơn (Menu Bar): chứa các lệnh sử dụng trong ch- ơng trình ta cĩ thể lựa chọn chúng bằng chuột hoặc bàn phím - Các thanh cơng cụ (ToolBars): chứa các biểu t-ợng của các lệnh th-ờng dùng d-ới đạng các nút lệnh và đ- ợc chọn bằng chuột
- Thanh cơng thức (Eormula bar): hiển thị cơng thức tính tốn trong ơ hiện hành ~ Vùng làm việc: nơi nhập, sửa, trình bày các bản tính
Con trỏ chuột (gọi tắt là con chuột) của Excel th- ờng cĩ hình dấu cộng rộng màu trắng
Trang 6+ Mỗi bảng tính đ-ợc gọi là một WorkSheet bao gồm các hàng (Row) va cột
(Columns) Giao diện của hàng và cột đ-ợc gọi là ơ (Cells) là nơi để nhập dữ liệu, tính tốn, Tên bảng tính dat tén tir Sheet 1 cho dén Sheet N
Bang tinh (WorkSheet) bao gồm 256 ct (Column) dat tên bằng các chữ cái từ A đến IV và 65536 hàng (Row) đặt tên bằng các chữ số từ 1 đến 65536 Tên ơ đ- ợc gọi theo tên cột và tên hàng, Ví dụ: A2:B12 Một vùng các ơ đ-ợc ký hiệu bằng ơ đầu tiên bên trái: và cuối cùng bên phải, Ví dụ: A3: B6 là một vùng bao gồm các ơ từ A3 - BO
Tại một ơ nào đĩ cĩ một khung đen thì ơ đĩ đ- ợc gọi là ơ hiện thời (khi nhập dữ liệu sẽ
đ-ợc gọi là mốc điền
Với mỗi tệp dữ liệu (WorkBook) trong Excel th- ờng cĩ nhiều bảng tính đặt tên từ Sheet 1 đến Sheet X (X là số bảng tính cĩ trong tệp dữ liệu)
+ Để làm việc với Sheet nao ta kích chuột vào tên của bảng tính đĩ
+ Để đổi tên một bảng tính ta kích đúp chuột tại tên của bảng tính đĩ hoặc nhấn nút phải chuột tại đĩ sau đĩ kích chuột tại lệnh Renarme, khi đĩ ta chỉ cần đổi tên của bảng tính đĩ sau đĩ nhấn phím Enter hoặc nếu ta khơng muốn đổi tên thì nhấn vào phím ESC
+ Để chèn thêm một bảng tính ta kích chuột tại vị trí chứa bảng tính cần thêm sau đĩ kích chuột tại lệnh Insert
+ Để xố bớt một bảng tính trong danh sách ta kích phải chuột tại vị trí chứa bản tính cần xố sau đĩ kích chuột tại lệnh Đelete
+ Để thay đổi vị trí của bảng tính trong danh sách ta nhấn chuột và kéo rê tên bảng tính đĩ tới vị trí cần di chuyển tới
1.3 CÁC THAO TÁC NHẬP, SỬA DỮ LIỆU TRONG EXCEL
a Nhập, sửa dữ liệu trong ơ:
D-a con trỏ tới ơ cần nhập rồi nhập dữ liệu vào trong ơ, nhập xong ta cĩ thể nhấn Enter
hoặc các phím mũi tên để di chuyển sang ơ khác và kết thúc nhập trong ơ đĩ, hoặc nhấn
nút trên thanh cơng cụ để chấp nhận dữ liệu trong ơ đĩ, hoặc nhấn phím ESC hoặc
nhấn nút LÊ] để huỷ dữ liệu vừa nhập trong ơ đĩ
Nếu dữ liệu dài quá độ rộng của ơ thì nĩ sẽ tràn sang ơ bên cạnh "nằm kể" nh- ng dữ liệu đĩ vẫn thuộc về ơ ban đầu
Trang 7Nếu khơng may nhập nhầm dữ liệu lên một ơ đã nhập đúng ta cĩ thể nhấn phím ESC hoặc
nút x để huỷ nhập dữ liệu, giữ nguyên dữ liệu cũ
Để sửa dữ liệu trong ơ nào đĩ ta bấm đúp chuột vào ơ đĩ rồi sửa hoặc đặt con trỏ tới ơ đĩ rồi bấm phím F2 b Lựa chọn vùng dữ liệu: - Lựa chọn 1 ơ: đặt con trỏ tới ơ cần lựa chọn - Lua chọn một nhĩm ơ liên tục: + Bằng chuột: kích chuột vào ơ đầu tiên cần lựa chọn sau đĩ kéo chuột tới cuối cùng cần lựa chọn
+ Bằng bàn phím: đặt con trỏ tới ơ đầu tiên cần chọn sau đĩ giữ phím SHIFT rồi sử
dụng các phím di chuyển (4 phím mũi tên <— † —> }) để lựa chọn
Phần ơ đ- ợc lựa chọn sẽ cĩ màu đen (frờ ơ đầu fiên) nên thao tác này gọi là thao tác bơi
đen
- Lựa chọn một nhĩm 6 khơng liên tục: kích chuột vào ơ đầu tiên sau đĩ giữ phím CTRL rồi kích chuột vào các ơ kế tiếp cần chọn Phần ơ đ- ợc chọn sẽ cĩ màu đen trừ ơ cuối cùng
- Lựa chọn cả một hàng hay một cột: kích chuột vào tiêu đề hàng hoặc cột cần chọn
Muốn chọn nhiều hàng hay nhiều cột, ta kích chuột vào tiêu đề hàng hoặc cột rồi kéo rê chuột để lựa chọn
- Lựa chọn tồn bộ bảng tính: ta kích chuột vào ơ giao của tiêu đề hàng và cột
Để huỷ lựa chọn ta kích chuột ra ngồi vùng đĩ, hoặc nhấn vào các phím mũi tên Các lệnh định dạng, sao chép, xố chỉ cĩ hiệu lực với vùng dữ liệu đã đ- ợc bơi đen
c Thao tác sao chép nội dung, di chuyển dữ liệu trong Excel * Sao chép nội dung một vùng dữ liệu:
- Chon vùng cần sao chép (bơi đen) sau đĩ nhấn CTRL+C hoặc ra lệnh Edit Copy
hoặc nhấn nút lệnh Copy (®) trên thanh cơng cụ, nội dung đĩ sẽ đ-ợc đ-a vào trong vùng đệm
- Đ-a con trỏ soạn thảo tới ơ đầu tiên của vùng cần sao chép tới Sau đĩ nhấn CTRL+V
Trang 8- Ta cĩ thể sao chép nhanh bằng chuột nh- sau: chọn vùng dữ liệu cần sao chép sau đĩ đ-a con trỏ chuột xuống d- ới vùng đang chọn sao cho cĩ dạng mũi tên, giữ phím CTRL kéo rê tới vị trí cần sao chép tới
* Di chuyển nội dung một vùng dữ liệu:
- Chọn vùng cần di chuyển (bơi đen) sau đĩ nhấn CTRL+X hoặc ra lénh Edit > Cut hoặc nhấn nút lệnh Cut @ trên thanh cơng cụ, nội dung đĩ sẽ đ-ợc cắt d-a vào trong vùng đệm
- Đ-a con trỏ soạn thảo tới ơ đầu tiên trong vùng cần di chuyển tới Sau đĩ nhấn CTRL+V hoặc ra lệnh Edit ® Paste hoặc nút lệnh Paste đ®|) trên thanh cơng cụ, nội dung của vùng dữ liệu đĩ sẽ đ- ợc dán vào vị trí chỉ định
- Ta cĩ thể di chuyển nhanh bằng chuột nh- sau: chọn vùng dữ liệu cần di chuyển sau đĩ
đ-a con trỏ chuột xuống d-ới vùng đang chọn sao cho cĩ dạng mũi tên, kéo rê tới vị trí cần sao chép tới
* Xố nhanh một vùng dữ liệu:
Khi cần xố nhanh một vùng dữ liệu nào đĩ ta cĩ thể lựa chọn (bơi đen) cả vùng đĩ sau đĩ nhấn phím Delete hoac ra lénh Edit > Clear > All
d Thao tác điền dữ liệu tự động vào các ơ
Để điển dữ liệu theo hàng hoặc cột mà dữ liệu thay đổi theo một quy luật nhất định, Ví
dụ: nh- 1, 2, 3, Ta nhập đữ liệu cho ít nhất hai ơ đầu tiên của vùng đĩ, lựa chọn hai ơ đã nhập dữ liệu, đ-a con chuột mốc điền ở gĩc d-ới bên phải của ơ sao cho cĩ dạng +, nhấn chuột kéo rê đến cuối của vùng dữ liệu cần điền
Ta cĩ thể nhập giá trị đầu của chuỗi dữ liệu, sau đĩ dùng lệnh Edit > Fill > Series, man
hình xuất hiện hộp thoại Series, trong đĩ:
- Series in: kiểu điền dữ liệu bu &
; điền di li ị Series in Type Date unit
+ Rows: điền dữ liệu theo dịng Son ee
+ Columns: dién dit liéu theo cét © Columns O Growth
O Date
- Type: quy luật biến đổi của dữ liệu []Trend O Autofill
+ Linear: thay déi tuyến tính Sep vole: a amr vone |
+ Growth: thay đổi theo bội số Cx)
+ Date: thay đổi theo quy luat ngay thang (Sunday, Monday, .)
- Step Value: b- dc biến đổi
- Stop Value: giá trị kết thúc của chuỗi điền
Trang 9Nhấn nút lệnh OK để bắt đâu điền dữ liệu
e Các thao tác xử lý bảng tính * Thay đổi kích th- ĩc hàng, cột - Thay đổi chiêu rộng của các cột:
D-a con trỏ chuột vào đ-ờng giới hạn bên phải tên cột cần thay đổi độ rộng sao cho cĩ
dạng “+ Nhấn chuột, kéo rê để thay đổi độ rộng
Dé thay đổi độ rộng của một ơ hoặc một nhĩm ơ sao cho dữ liệu khơng v- ợt quá ra ngồi ơ đĩ ta chọn nhĩm cac 6 dé sau dé kich chu6t tai lenh Format > Column > Auto Fit Selection
- Thay đổi chiêu cao của các hàng:
Đ-a con trỏ chuột vào đ- ờng giới hạn bên d-ới tên hàng cần thay đổi độ rộng sao cho cĩ
dang + Nhấn chuột, kéo rê để thay đổi chiều cao
Để chiều cao của một ơ tự động thay đổi phù hợp với cỡ chữ trong các ơ đĩ ta chọn nhĩm
các ơ đĩ sau đĩ kích chuột tại lénh Format > Row > Auto Fit
* Chèn thêm một hàng, một cột, một ơ:
Để chèn thêm một ơ hoặc một vùng ta chọn ơ hoặc vùng đĩ sau đĩ ra lénh Insert > Cells Màn hình xuất hiện hộp thoại:
- Shift Cells Right: cdc 6 cũ sẽ bị đẩy sang bên phải Jnsert
- Shữt Cells Down: các ơ cũ sẽ bị đẩy xuống d- di
- Enfire Row: chèn thêm một hàng vào vị trí lựa chọn O Entire row © Entire column - Entire Column: chén thém mot cét vao vi tri lựa chọn Lựa chọn ph- ơng thức chèn thêm một hàng, một cột hoặc một ơ rồi nhấn nút lệnh OK Để chèn thêm một hàng ta cĩ thể chọn cả hàng đĩ bằng cách kích chuột tại tên hàng sau đĩ ra lénh Insert > Row Để chèn thêm một cột ta cĩ thể chọn cả cột đĩ bằng cách kích chuột tại tên cột sau đĩ ra lệnh Insert > Column * Xod một hàng, một cột, một ơ trong bảng tính:
Để xố bớt một ơ hoặc một vùng ta chọn ơ hoặc vùng đĩ sau đĩ ra lénh Edit > Delete Màn hình xuất hiện hộp thoại:
Trang 10- Shift Cells Left: cc 6 con lai sé bị day về bên trái Delete - Shift Cells Up: cdc ơ cịn lại sẽ bị đẩy lên trên
~ Entire Row: Xố bớt một hàng ở vị trí lựa chọn
- Emtire Column: Xố bớt một cột ở vị trí lựa chọn O Entire row O Entire column Lựa chọn ph-ơng thức xố bớt hàng, một cột hoặc một ơ rồi [Ts—][ sa] * * Cancel nhấn nút lệnh OK
1.4 CÁC THAO TÁC VỚI TỆP TRONG EXCEL
a Mở các tệp bảng tính mới và cũ đã cĩ trên đĩa
Trong Excel cho phép mở đồng thời nhiều tệp đữ liệu cùng một lúc (khơng hạn chế số l-ơng) Các tệp bảng tính ch- a đ- ợc I-u cất trên đĩa sẽ cĩ tên là BookX ác tệp đữ liệu đã 1-u trên đĩa sẽ cĩ tên với cả phần mở rộng *.XLS
- Để mở một tệp bảng tính mới ra để nhập dữ liệu ta nhấn phím CTRL+N hoặc ra nút
lệnh New @Bl trên thanh cơng cụ hoặc ra lénh File > New
- Để mở một tệp dữ liệu đã đ- ợc l-u cất trên đĩa ta nhấn phím CTRL+O hoặc nút
lệnh Open hoặc ra lệnh File Ề Open Khi đĩ trên màn hình xuất hiện hộp thoại
Open nh- sau:
+ Look in: ổ đĩa, th- mục chứa file cân mở |“ BE
+ File Name: nhập tên file cân mở oo gece:
+ Files of Type: danh sach cdc kiểu file cần 3 ae màn
thở (hầu TRỢ Wing) =
Lựa chọn ổ đĩa, th- mục chứa tệp tin cần mở, ” nse
kích chuột chọn tệp tin cần mở, rồi nhấn nút recom (GREETS
lenh OK
b L- u cat mét tép dit liéu
Một bảng tính sau khi nhập, trình bày xong ta phải I-u lên đĩa để cĩ thể sử dụng cho lần sau đĩ Khi sửa đổi nội dung của một bảng tính
nào đĩ ta cũng phải I-u lên đĩa các sửa đổi đĩ [Xe BFWILEEEES
Spice: saw
* Để Lu một bằng tính ch-ø đ- œ cĩ ten (ch-a ee sponse tes =
đ-ợc I-u lén dia lan nao) hoac dé đổi tên bảng ` bong Hee) ao, tính đang soạn thao ta ra lénh File > Save As, Khc
11
Henme Bạn
Trang 11khi đĩ trên màn hình xuất hiện hộp thoại Save As nh- sau:
+ Sawe in: ổ đĩa, th- mục chứa tệp tin cần I-u
+ File Name: nhập tên tệp tin cần I- u
+ Save as Type: các kiểu tệp tin cần l-u cất, th-ờng chon là Microsoft Excel WorkBook
Chọn ổ đĩa, th- mục chứa tệp tin cần I-u, sau đĩ gõ tên tệp cần l-u vào hộp File Name (Chú ý: Khơng gõ tên trùng với một tệp đã cĩ trong danh sách) rồi nhấn nút lệnh OK
* Để l-u các sửa đổi của một tệp dữ liệu trên đĩa ta chỉ cần nhấn phím CTRL.+S hoặc nút
lệnh Save trên thanh cơng cụ hoặc ra lệnh Eile > Save
c Đĩng tệp (in đang mở
Để đĩng một tệp bảng tính đang làm việc lại thì tr- ớc hết cần thiết ta phải l-u cất tệp đĩ
lên đĩa rồi ra lệnh Eile Close Tr-ờng hợp ch-a l-u cất nội dung bảng tính đĩ thì trên
màn hình hộp thoại:
Dé ]-u cất nội dung tệp tin đĩ lên đĩa ta nhấn nút
Yes, khi đĩ sẽ xuất hiện hộp thoại Save As, nếu khơng muốn I- u nội dung đĩ ta nhấn nút No hoặc nhấn nút lệnh Cancel hoặc phím ESC để tiếp tục soạn thảo
Microsoft Excel
A Do you want to save the changes you made to BookZ?
d Thốt ra khỏi ch- ơng trình Excel
Tr- ớc khi thốt ra khỏi ch- ơng trình ta phải l-u cất các bảng tính cần I-u, sau đĩ ra lệnh
File > Exit hoặc nhấn phim ALT+F4
2 CÁC THAO TÁC TRÊN TRANG TÍNH
2.1 BINH DANG BANG TINH EXCEL
2.1.1 Định dạng đơn giản bằng thanh cơng cụ:
Chọn vùng đữ liệu cần định dạng
[omy ele ae x, wale A T
Hộp nt Hop ont Size Các nút lệnh canh lẻ Nit leah Border
Thay đổi nên
Nút lệnh thay đổi kiểu Font Các nút định dạng số
Thay đổi màu chữ
a Thay đổi Font chữ:
Trang 12Ta mở hộp Font (kích chuột vào hộp mũi tên bên cạnh hộp Font) chọn Font chữ thích hợp
b Thay đổi cỡ chữ:
Ta mở hộp Font Size chọn cỡ chữ phù hợp (th- ờng chọn cỡ từ 12 - 14)
e thay đổi dạng chữ:
+ Chữ đậm ta nhấn phím CTRL+B hoặc ấn chuột vào nút lệnh trên thanh cơng cụ
+ Chữ nghiêng ta nhấn phím CTRL.+I hoặc ấn chuột vào nút lệnh LỄ trên thanh cơng cụ + Chữ gạch chân ta nhấn phím CTRL+U hoặc ấn chuột vào nút lệnh II trên thanh cơng
cụ
d Điều chỉnh cột, hàng, căn dữ liệu trong ơ:
+ Căn dữ liệu thẳng đều về bên trái ấn chuột vào nút lệnh [Ẹ tren thanh cơng cụ + Căn dữ liệu thẳng đều về bên phải ấn chuột vào nút lệnh Ez trên thanh cơng cụ
+ Căn đữ liệu vào chính giữa ấn chuột vào nút lệnh =] trên thanh cơng cụ
+ Căn dữ liệu ra giữa nhiều ơ: ta nhập đữ liệu cần căn vào ơ đầu tiên của vùng cần căn,
sau đĩ nhấn nút lệnh [ml Thao tác này t-ợng tự nh- thao tác (Merge Cells) trong Microsoft Word
2.1.2 Định dạng thay đổi Font chữ bằng hộp thoại
Lựa chọn nội dung vùng dữ liệu cần thay đổi Font chữ, sau đĩ ra lệnh Format Cells > Font Khi đĩ trên màn hình xuất hiện hộp thoại Font:
~ Font: lựa chọn Font chữ Format Cells
Border | Patterns | Protection
- Font Style: dang chit: i _~ Regular + Regular: dang chit thong th- 6ng ES Bold ii + Bold: dang chit dam aa | ome Automatic vị L]Nemafent
+ Italic: dang chit nghiéng Preview
+ Bold Italic: dang chtt vita dam vừa | 52°" |— AsBbCeYyZz —
nghiêng This is a TrueType font The same font will be used on both your printer
and your screen,
- Size: cỡ chữ
Ca Cae)
- Underline: kiéu d- ng gach chân:
+ None: khơng cĩ gạch chân
Trang 13+ Single: gach chan nét don + Double: gạch chân nét đơi - Color: dat mau chit
- Effec(s: các dạng chữ đặc biệt khác
+ Strikethrough: chữ cĩ đ- ờng kẻ gạch ngang chữ
+ Superscript: chữ kiểu chỉ số trên + Subscript: chữ kiểu chỉ số d- ới
- Preview: hién thi dang chữ sẽ đ- ợc định dạng Nếu muốn định dạng chữ nh- dạng trong khung Preview ta nhấn nút lệnh OK, ng- ợc lại nếu khơng Pe
[NGE Ì Mạmen | Fone | order | Patterns | Protection muốn định dang theo mau đĩ ta nhấn nút lệnh | ccc: —
Cancel hoac phim ESC
General format cell have na spedfic number Format
2.1.3 Định dạng dữ liệu kiểu số hiển thị
Lua chon ving dữ liệu cần thay đổi dạng chữ số cần
hiển thị, sau đĩ ra lệnh Format >Cells >
Number, màn hình xuất hiện hộp thoại: - Categories: chọn dạng dữ liệu cần định dạng
+ General: Dữ liệu dạng mặc định + Number: đữ liệu dạng số
+ Currency: đữ liệu số dạng tiền tệ
+ Accounting: đữ liệu số dạng số kế tốn + Date: dữ liệu số cĩ dạng ngày tháng + Time: dữ liệu số cĩ dạng giờ phút
+ Percentage: đữ liệu số cĩ dạng phần trăm + Eraction: đữ liệu số dạng phân số
Trang 14Để định dạng nhanh ta cĩ thể sử dụng các nút lệnh trên thanh cơng cụ định dang:
- Chuyển sang dạng số cĩ dấu phẩy phân cách giữa mỗi 3 chữ số ta nhấn nút lệnh
Comma Style L:]
- Chuyển sang dạng số kiểu tiền tệ ta nhấn nút lénh Currency Style - Chuyển sang dạng số % ta nhấn nút lệnh Percentage Style [%] - Để tăng chữ số phần thập phân ta nhan nut Increase Decimal - Dé giảm chữ số phần thập phân ta nhấn nút Decrease Decimal
2.1.4 Tạo khung và nền cho bảng tính Format Cells
Number | Algwent |_Font_|[ Border || Patterns | Protection | —_
a Tạo khung cho một vùng của bảng tinh:
Chỉ khi nào vùng đ- ợc tạo khung thì mới in đ- ợc ra các đ-ờng kẻ Ta lựa chọn vùng cần kẻ khung sau
đĩ ra lệnh FormatCellsBorder, màn hình
xuất hiện hộp thoại: on
—_
- Preset: chon dang d- ng bao cho khung: 68 @ B
The selected border style can be applied by clicking the presets, preview
diagram or the buttons above + None: khơng định dạng - — Cele + Outline: dang d- dng kẻ xung quanh vùng lựa chon + Inside: dạng đ-ờng dọc và ngang trong vùng - Style: chọn các dạng của đ- ờng kẻ
- Color: chọn màu của các đ- ờng kẻ
- Border: lựa chọn các vị trí đặt các đ- ờng kẻ xung quanh một ơ Sau khi chọn xong các ơ dạng khung của bảng ta nhấn nút lệnh OK
b Tạo nên cho một vùng của bảng tính Format Cells
Ta chọn vùng đĩ sau đĩ ra lệnh Eormat > Cells
>> Pat(erns, màn hình xuất hiện hộp thoại:
- Cell Shading: chọn kiểu nền trong các ơ
+ Color: chọn màu nền phía d- ới trong ơ + Patterns: chọn kiểu màu nền và màu nền phía
Trang 15- Sample: kiểu nền cần định dang
Nhấn nút lệnh OK thì trong vùng lựa chọn sẽ cĩ màu nền trong khung Sample 2.1.5 Dĩng hàng và căn dữ liệu
Để điều chỉnh dĩng hàng, căn dữ liệu trong các ơ ta lựa chọn vùng đĩ sau đĩ ra lệnh
Format > Cells > Alignment, man hinh xuat hién hộp thoại:
- Horizoltal: can dit liéu theo chiéu ngang trong 6:
“Font | Border | Patterns || Protection |
+ General: can dit liéu theo kiểu thơng th- dng: | entation
số căn thẳng đều về bên phải ơ, text căn thẳng về Tủ £ tet —+ bên trái ơ, thơng báo lỗi căn ra giữa ơ
+ Left (indent): can thẳng đều về bên trái của
+ Center: căn vào giữa ơ
+ Right: căn thẳng đều về bên phải của ơ
+ Fill: tu dién đây trong ơ
+ Justify: căn dữ liệu thẳng đều ở cả hai lề của ơ
+ Center across selection: can giữa nhiều ơ - Vertical: can dé liéu theo chiéu doc trong 6
+ Top: căn đữ liệu về phía đỉnh của ơ
+ Cenfer: căn dữ liệu vào giữa của ơ
+ Bottom: căn dữ liệu về phía đáy của ơ
- Orientation: h- ớng của dịng chữ trình bày trong ơ + Degrees: gĩc nghiêng của dịng chữ trong ơ - Text Control:
+ Wrap Text: dat ché độ tự động xuống dịng nếu dữ liệu v- ot qua chiéu ngang cua 6
+ Shrink to fit: thu nhé cé chit sao cho toan bộ dữ liệu nam tron trong 6
+ Merge Cells: tron cdc 6 thanh mét 6 chung
Nhấn nút lệnh OK để chấp nhận định dạng hoặc nhấn Cancel (hoặc phím ESC) để huỷ
bỏ
3 BIỂU ĐỒ
Trang 163.1 CACH TAO BIEU DO TRONG BANG TINH
Lựa chọn vùng dữ liệu cần vẽ biểu đồ, sau đĩ ra lénh Insert > Chart hoac kích chuột
vào nút lệnh Chart Wizard, khi đĩ màn hình hộp thoại Chart Wizard * Step 1 of 4 - Chart Type
- Standard Types: các dạng biểu đồ chuẩn “li 4 [lEEmsdGinng, Corpzsz vdbez sương EBtegxes
+ Chart Type: các kiểu biểu đồ chính
+ Chart Sub-Type: các dạng khác nhau của cùng một
kiểu
- Custom Types: các kiểu đặc biệt khác
Chọn một trong các kiểu biểu đồ trong danh sách Chart
* Step 2 of 4: Chart Source Data
- Data Range: vùng dữ liệu dùng để vẽ biểu đồ Nếu ban đầu ta ch- a chọn vùng dữ liệu để vẽ biểu đồ ta cĩ thể đ- a
con trỏ vào trong ơ đĩ sau đĩ nhấn chuột kéo rê trong bảng tính trên vùng dữ liệu cần chọn để chọn vùng đĩ
- Series in: kiểu liên hệ dữ liệu liên hệ
+ Rows: di liệu đ- ợc nhập vào theo hàng + Columns: dit liéu d- oc nhap vao theo cét
Sau khi điều chỉnh hoặc nhập vùng dữ liệu vẽ biểu
đồ ta nhấn nút lệnh Next để sang b- ớc 3
* Step 3 of 4: Chart Options
- Title: nhap các tiêu đề trong biểu đồ
+ Chart title: nhập tiêu đề cho biểu đồ ] ae Cee)
+Categories (X) axis: nhap tiéu dé cho truc x (nam ngang) + Value (Z) axis: nhập tiêu đề cho trục z (thẳng đứng)
+ Series (Y) axis: nhập tiêu để cho trục y ( từ trong ra ngồi, chỉ cĩ tác dụng với biểu
đồ dạng so sánh 3 trục) - Axis: lựa chọn trục biểu đồ
+ Primary Axis: lựa chọn hiển thị các trục chính
Trang 17~ Gridline: lựa chọn dạng các đ- ờng ]- ới
+ Cafegories A axis: hiện các đ- ờng l- ới dọc + Value Z axis: hiện các đ- ờng ]- ới ngang
+ Series Y axis: hiện các đ- ờng l- ới từ trong ra ngồi - Legend: Chon vi tri của khung chú giải
+ Show Legend: đặt chế độ cĩ chú giải + Placement: lua chon vi tri đặt chú giải
- Data Label: tiéu dé dữ liệu
+ Show Label: đặt chế độ hiển thi tiêu để các mục dữ liệu trong biểu đồ (dịng đầu tiên của vùng dữ liệu vẽ biểu đồ)
+ Show Value: dat chế độ hiển thị giá trị của từng mục dữ liệu trong biểu đồ
~ Data Table: bảng dữ liệu
+ Show Data Table: dat ché độ hiện bảng dữ liệu cùng với biểu đồ + Show Legend Keys: đặt chế độ hiển thị bảng chú giải
Sau khi chọn từng thẻ và lựa chọn các mục trong đĩ, quan sát mẫu biểu đồ, nếu thấy phù
hợp ta sẽ nhấn nút lệnh Next để sang b- ớc 4
* Step 4 of 4: Chart Location
- Place Chart: chon vi tri đặt biểu đồ
+ As New Sheet: tao trong mot bang tinh mdi + As Object in: tao trong bang tinh chi dinh
Ca] Cae Nhấn nút lệnh Back để quay trở lại các b- ớc tr- ớc
Nếu thấy biểu đồ đã phù hợp nhấn nút Einish
Kéo rê khung chứa biểu đồ để thay đổi vị trí của biểu đồ, kích th- ớc của biểu đồ (rong tr- ờng hợp tạo biểu đơ ngay trong bảng tính)
3.2 CHỈNH SỬA THAY DOI DANG BIEU DO
Nhấn đơn trong khung biểu đồ sao cho trên khung biểu đồ xuất hiện các dấu chấm đen Khi đĩ sẽ xuất hiện thanh cơng cụ để thay đổi dạng biểu đồ
Để thay đổi dạng của biểu đồ ta mở nút lệnh Chart Type trên thanh cơng cụ Chart
Trang 18
Chọn các mục cần thay đổi sau đĩ nhấn vào nút lệnh thay đổi để thay đổi trong mục vừa
chọn
Để xố mục nào trong biểu đồ ta chọn mục đĩ nhấn phím Delete Kết thúc việc sửa biểu đồ ta kích chuột ra ngồi vùng biểu đồ
B CÁC HÀM THƠNG DỤNG 1 CÁC HÀM TỐN HỌC
- PIQ: Trả về giá trị sO m = 3.14159 - ABS(x): Lấy giá trị tuyệt đối của x
Ví dụ: trong một ơ A3 ta nhập cơng thức =ABS(-3.4) thì ơ đĩ sẽ nhận giá trị 3.4
- CEILING(, tỉ lệ làm trịn): Lầm trịn giá trị x tới tỉ lệ chỉ định
Ví dụ: CEILING(1.25347,0.001)=1.254 CEILING(1.25347,0.01)=1.25
- MOD(n,m): Hàm lấy phần d- của phép chia n cho m Ví dụ: MOD(5,2) = 1 - ROUND(x,n): Hàm trịn giá trị x với n giá trị phần thập phân
Trang 19- AND@k _Logicl, Dk_Logic2, .): nhan gid tri TRUE khi tat cd cdc diéu kién nhan gid trị TRUE, nhận giá trị FALSE khi ít nhất một trong các điều kiện nhận giá trị FALSE
Ví du: Lập điều kiện tính L- ơng cho những ng- ời cĩ chức vụ là NV và ngày cơng
>»35: AND(Chức_vụ="NV",Ngày cơng>25)
- OR(@k_Logicl, Dk_Logic2, .): nhan gid tri TRUE khi ít nhất một trong các điều kién nhan gid tri TRUE, nhan gid tri FALSE khi tat ca cdc diéu kién nhan gia tri FALSE
Vi dụ: Lập điêu kiện tính PC chức vụ cho những ng-ời cĩ chức vụ là NV hoặc
ngày cơng > 2Š: > OR(Chức_vụ="NV",Ngày_cơng>25)
- NOT(Dk_Logic): Ham cho gia tri ding (TRUE) néu Đk_Logic sai và ng- ợc lại
Ví du: Lập điều kiện tính PC chức vụ cho mọi ng- ời trừ giám đốc
> NOT(Chitc_vu="GD")
- IF@®K_Ktra, Gia tri 1, Giá trị 2): Nếu điều kiện đúng thì hàm nhận Giá trị 1 và nếu điều kiện sai thì hàm nhận Giá trị 2
Trang 20- YEAR(Date): Tra vé giá trị của năm trong biến Date Vi du: YEAR("15/12/2000")= 2000 - TODAYO: Trả về giá trị ngày tháng hiện tại (Phụ thuộc vào ngày tháng trong hệ thống máy tính) - NOWO: Trả về giá trị ngày tháng và thời gian hiện tại (Phụ thuộc vào ngày tháng trong hệ thống máy tính) 4 CÁC HÀM THỐNG KÊ
Hàm thống kê là hàm cĩ đối số là một tập hợp giá trị Tập hợp giá trị n cĩ thể đ- ợc thay
bằng một vùng chứa các giá trị cần tính tốn
- SUM(nI, n2, .): Hàm tính tổng của các giá trị n1,n2,
- MIN(al, n2, .): Ham cho gid tri nhỏ nhất của các giá trị n1, n2, - MAX(n1, n2, .): Hàm cho giá trị lớn nhất của các giá trị n1, n2,
- AVERAGE(nI, n2, .): Hàm cho giá trị TB của các giá trị n1, n2,
- COUNT(vùng): Đếm các ơ chứa dữ liệu kiểu số trong vùng - COUNTA(vùng): Đếm các ơ chứa dữ liệu trong vùng
5 CÁC HẦM VỀ CHUỖI KÝ TỰ
- LEN(S): Tra về độ dài (số ký tự) của xâu ký tự (chuỗi ký tự) S
Ví du: LEN("Ha Noi") = 6
- UPPER(S): Hàm chuyển xâu S từ chữ th- ờng thành chữ hoa
Ví du: UPPER(“ha noi") = "HA NOI"
- LOWER(S): Hàm chuyển xâu S từ chữ hoa thành chữ th- ờng
Vidu: LOWER("HA NOI") = "ha noi"
- PROPER(S): Hàm chuyển các ký tự đầu của mỗi tir trong xau S tit chit hoa thanh chit th- ờng
Ví du: PROPER( "ha noi") = "Ha Noi"
- TRIM(S): Xố bỏ dấu cách ở hai đầu xâu S
Ví du: TRIM(” Ha Noi ") = "Ha Noi"
- LEFT(S,N): Hàm lấy N ký tự bên trái của xâu S
Trang 21Vi du: LEFT("Viet Nam" 4) = "Viet"
- RIGHT(S,N): Ham lấy N ký tự bên phải của xâu S Ví dụ: RIGHT( "Viet Nam"”.3) = "Nam"
6 CÁC HÀM THAM CHIẾU TÌM KIẾM
6.1 Tìm kiếm theo cột:
= VLOOKUP(x, Vùng tìm kiếm, Chỉ số cột tham chiếu, Ph- ơng thức tìm kiếm) Trong đĩ: Ph- ơng thức tìm kiếm chỉ nhận 1 trong 2 giá trị: 0 hoặc 1
- Néu 1a 0 hoặc khơng cĩ tức là tìm kiếm giá trị chính xác
- Nếu là 1 tức là tìm kiếm giá trị gân đúng (Giá trị nhỏ hơn gần nhất)
Thực hiện tìm kiếm giá trị x trong cột đầu tiên của vùng tìm kiếm Khi tìm thì giá trị đúng
bằng giá trị cần tim thi con trỏ sẽ dừng ở dịng đĩ và hàm sẽ trả về giá trị ở cột chỉ định trên dịng t- ơng ứng của vùng tìm kiếm và khi khơng tìm thấy thì sẽ trả về giá trị #N/A
(với ph- ơng thức 0) Cịn với ph- ơng thức 1 thì khi tìm theo giá trị lớn hơn giá trị cần tìm đầu tiên con trỏ sẽ nhẩy ng- ợc trở lại dừng ở ngang dịng phía trên giá trị đĩ hàm sẽ trả về giá trị t- ơng ứng với dịng đĩ trong cột chỉ định của vùng tìm kiếm
Giải thích các tham số:
- x: cĩ thể là 1 giá trị cụ thể hoặc địa chỉ tham chiếu hoặc giá trị trả về của một hàm khác - Ving tim kiém (Vùng tham chiếu): cấu trúc của vùng gồm: cột chỉ mục(cột đầu tiên trong vùng) chứa các giá trị để so sánh với x (cùng kiểu giá trị với vùng tìm kiếm) Các
giá trị trong cột này phải đ- ợc sắp xếp theo thứ tự tăng dần Các cột cịn lại của vùng là các cột tham chiếu
~ Chỉ số cột tham chiếu: Là thứ tự của cột trong vùng tham chiếu chứa các giá trị cần trả về Chỉ số cột chứa giá trị trả về phải lớn hơn giá trị cần tìm kiếm
Chú ý: vùng tìm kiếm phải đ- ợc biểu diễn theo dạng địa chỉ tuyệt đối
6.2 Tìm kiếm theo hàng:
= HLOOKUP(x, Vùng tìm kiếm, Chỉ số dịng tham chiếu, Ph- ơng thức tìm kiếm) Thực hiện tìm kiếm giá trị x trong hàng đầu tiên của vùng tìm kiếm Giá trị trả về của hàm là giá trị lấy ra ở hàng chỉ định trong vùng tham chiếu trên cột t- ong ứng với giá trị tìm đ- ợc
Giải thích các tham số:
Trang 22- x: nh- trong ham VLOOKUP
- Vùng tham chiếu t-ơng tự nh- hàm VLUOOKUP nh-ng thay đổi lại hàng chỉ mục và các hàng tham chiếu thay vì cột chỉ mục và các cột tham chiếu
- Chỉ số dịng tham chiếu: Là thứ tự của dịng trong vùng tham chiếu chứa các giá trị cần trả về
7 CÁC HÀM ĐIỀU KIỆN
7.1 Hàm tính tổng cĩ điêu kiện:
Dang 1:
- SUMIF(Ving tham chiếu ĐK, ĐK, Vùng tính tốn)
Ví dụ: Tính tổng l- ơng của những ng- ời cĩ chức vụ là NV
=SUMIF(Vùng chức vụ, "NV", Vùng _l- ơng) Dang 2:
- SUMIF(Vùng tính tốn, ĐK)
Ví dụ: Tính tổng l- ơng của những ng- ời cé mitc I- ong >1000000
=SUMIF(Ving _I- ong, ">1000000")
7.2 Ham đếm cĩ điều kiện:
- COUNTIF(Vùng tính tốn, ĐK)
Ví dụ: Tính đếm số ng- ời cĩ ch- vs vụ là NV
=COUNTIF(Vùng chức_vụ, "NV")
Trang 23BAI 2: CO SO DU LIEU TRONG EXEL 1 KHÁI NIỆM CƠ SỞ DỮ LIỆU
Cơ sở dữ liệu (DataBase) là một vùng dữ liệu liên tục trong bảng tính cĩ các đặc điểm
sau:
- Cĩ dịng đầu tiên chứa tiêu để cho các cột, mỗi cột đ-ợc gọi là một tr-ờng (Eield)
Trong mỗi cột phải cĩ cùng một kiểu dữ liệu
- Cĩ từ dịng thứ hai trở đi mỗi dịng chứa một đối t- ợng cần quản lý và đ-ợc gọi là bản ghi (Record) Ban ghi phải chứa dữ liệu thuộc tất cả các tr- dng
Cơ sở dữ liệu mà khơng cĩ dịng tiêu đề tr- ờng đ- ợc gọi là danh sách dữ liệu (Data List) 2 SẮP XẾP CƠ SỞ DỮ LIỆU
Lựa chọn vùng cơ sở dữ liệu cần sắp xếp sau đĩ ra lệnh Data > Sort, man hình xuất hiện hộp thoại
Sort: 5 oa)
- Sort By: lua chọn tr- ờng (cột) cần sắp xếp Otani
+ Ascending: sap xép theo chiều tăng dân “ng
+ Descending: sắp xếp theo chiều giảm dần = Bas
- Then By: lua chon các tr- ờng (cột) cần sắp xếp (-u Oni beter tow
tién 2,3)
Cz
- My data Has:
+ Header Row: ving can sap xép cĩ cả tiêu đề các tr- ng
+ No Header Row: vùng cần sắp xếp khơng cĩ tiêu đề các tr- ờng
Nhấn nút lệnh OK để bắt đầu sắp xếp
3 LỌC VÀ KẾT XUẤT CƠ SỞ DỮ LIỆU
Lọc đữ liệu là quá trình chỉ giữ lại những bản ghi thoả mãn một số điều kiện nào đĩ
Kết xuất (trích) dữ liệu là đ-a các bản ghi thoả mãn các điều kiện nào đĩ sang một vùng khác trong bảng tính
1 LOC TU DONG (Auto Filter)
Đặt con trỏ trong cơ sở dữ liệu, ra lệnh Data > Fillter > Auto Fillter Khi đĩ tại tiêu để mỗi tr-ờng đều xuất hiện một hộp [Ï chứa các giá trị của tr- ờng đĩ
Trang 24- Dé lọc theo điều kiện bằng một giá trị nào đĩ ta mở hộp đĩ và kích chuột chọn giá trị
đĩ
- Để lọc theo điều kiện tổ hợp ta mở hộp đĩ và ElliANiiế
kích chuột chọn mục Custom, màn hình sẽ xuất
hién hop thoai Custom AutoFilter: `
* Mở hộp sáng thứ nhất kích chuột chọn tốn tử Use ? to represent any single character
4 se *to represent any sre of characters
so sánh: a
- Equals: tốn tử =
- Does not Equals: todn tir <> - Greater than: todn tt > - Greater or Equals: tốn tử >= - Less than: tốn tử <
- Less than or Equals: tốn tử <=
+ Mở hộp sáng thứ hai kích chuột chọn giá trị điều kiện trong tốn tử so sánh
+ Chọn điều kiện tổ hợp AND (và); OR (hoặc)
+ Chọn tiếp điều kiện thứ hai (nếu cần)
Kích chuột tại nút lệnh OK
- Các tr- ờng đã lọc sẽ cĩ màu xanh Các bản ghi thoả mãn điều kiện cũng cĩ màu xanh,
các bản ghi khơng thoả mãn điều kiện bị ẩn đi
- Mở hộp điều kiện kích chuột chọn All để hiện tất cả các bản ghi - Blank: lọc ra các bản ghi khơng chứa giá trị trong tr- ờng đĩ - None Blank: lọc ra các bản ghi chứa giá trị trong tr- ờng đĩ
Để thốt khỏi chế độ lọc tự động (loại bỏ hộp chứa giá trị điều kiện) ta ra lại lệnh Data
Filter > Auto Filter
2 LOC DU LIEU NANG CAO (Advance Filter) * Tạo vùng điều kiện lọc
Vùng điều kiện phải nằm ngồi cơ sở dữ liệu và cĩ dịng đầu tiên chứa các tên tr- ờng cần
lọc, từ dịng thứ hai trở đi chứa các biểu thức điều kiện lọc
Trang 25Với điều kiện tổ hợp và (AND) các biểu thức điều kiện nằm trên cùng một hàng với điều kiện tổ hợp hoặc (OR) các biểu thức điều kiện nằm trên khơng cùng một hàng
* Lọc và trích dữ liệu
Ädvanced Filter
Chon vùng dữ liệu cần lọc sau đĩ ra lệnh Data > Filter Action
> Advance Filter, man hinh xuat hién hop thoai | ©iterthe list in-place
` © Copy to another location
Advanced Filter: List range:
~ Action: chọn ph- ơng thức cần loc:
+ Filter the List in Place: lọc đữ liệu tại chỗ, ẩn các bản ghi khơng thoả mãn điều kiện
+ Copy to Another Location: Kết xuất (trích) dữ liệu,
sao chép các bản ghi thoả mãn điều kiện sang vùng khác chỉ định trong hộp Copy to - List Range: chon ving co sé dit liéu cần lọc Ta cĩ thể đặt con trỏ trong hộp này rồi nhấn chuột, kéo rê trong bảng tính trên vùng cơ sở dữ liệu
- Criteria Range: chọn vùng chứa điều kiện lọc Ta cĩ thể đặt con trỏ trong hộp này rồi nhấn chuột, kéo rê trong bảng tính trên vùng chứa điều kiện lọc
- Copy to: chỉ định vùng chứa kết quả lọc
- Unique Record Only: đặt chế độ chỉ hiển thị một bản ghi đầu tiên thoả mãn điều kiện trong trừng hợp cĩ nhiều bản ghi thoả mãn điều kiện
Nhấn nút lệnh OK để bắt đầu lọc hoặc trích dữ liệu
Tr- ờng hợp lọc tại chỗ để hiển thị tất cả các bản ghi ta ra lệnh Data > Filter > Show
All
4 CAC HAM LAM VIEC VOI CO SO DU LIEU:
Trang 265 | Tu lanh | Hai Phong 5 40 6 |Xemáy | Hà Nội 3 30 7 | Tủlạnh | Hải Phịng 1 20 8 |Xemáy | Hà Nội 4 40 DSUM(Vùng CSDL, n, Vùng tiêu chuẩn): Hàm tính tổng các giá trị ở cột thứ n thoả mãn ĐK tiêu chuẩn Ví dụ: Tính tổng các mặt hàng là Xe máy bán ở Hà Nội DSUM(A1:D8,4,E2:G3)= 70
DPRODUCT(Vùng CSDL, n, Vùng tiêu chuẩn): Hàm cho tích các giá trị ở cột thứ n
thoả mãn ĐK tiêu chuẩn
DCOUNT(Vùng CSDL, n, Vùng tiêu chuẩn): Hàm đến các giá trị số ở cột thứ n thoả
mãn ĐK tiêu chuẩn
Ví dụ: Đếm tổng số các mặt hàng Xe máy bán ở Hà Nội
DCOUNT(A1:D8,4,E2:G3)= 2
DCOUNTA(Vùng CSDL, n, Vùng tiêu chuẩn): Hàm đếm số ơ chứa DL ở cột thứ n
thoả mãn ĐK tiêu chuẩn Ví dụ: Đếm tổng số các mặt hàng là Xe máy bán ở Hà Nội DCOUNTA(A1:D8,1,E2:G3)= 2 DMAX(Vùng CSDL, n, Vùng tiêu chuẩn): Hàm cho giá trị lớn nhất ở cột thứ n thoả mãn ĐK tiêu chuẩn Ví dụ: Tìm số l- ợng bán cao nhất của mặt hàng Xe máy DMAX(A1:D8,4,E2:G3)= 50 DMIN(Vùng CSDL, n, Vùng tiêu chuẩn): Hàm cho giá trị nhỏ nhất ở cột thứ n thoả mãn ĐK tiêu chuẩn Ví dụ: Tìm số l- ợng bán thấp nhất của mặt hàng Xe máy DMIN(A1:D8,4,E2:G3)= 30
DAVERAGE(Vùng CSDL, n, Vùng tiêu chuẩn): Hàm cho giá trị trung bình ở cột thứ n
thoả mãn ĐK tiêu chuẩn
Trang 27PHAN II: UNG DUNG KE OAN DOANH NGHIEP TREN PHAN MEN KE TOAN Giới thiệu về phần mềm kế tốn
- Phần mềm kế tốn là hệ thống các chương trình máy tính dùng để tự động xử lý các thơng tin ké tốn trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu lập chứng từ gốc, phân loại chứng từ,
ghi chép số sách, xử lý thơng tin trên các chứng từ, số sách theo quy trình của chế độ kế
tốn đến khâu in ra số kế tốn và báo cáo tài chính, báo cáo kế tốn quản trị và các báo
cáo thống kê phân tích tài chính khác
- Ứng dụng kế tốn trên phầm mềm kế tốn MISA SME.NET 2012
Phần mềm kế tốn MISA là phần mềm ứng dụng Cơng nghệ thơng tin trong lĩnh vực quan lý Tài chính — Kế tốn, Phần mềm này được sử dụng cho các doanh nghiệp vừa và
nhỏ Phần mềm được thiết kế từ nhiều phân hệ độc lập, tích hợp với nhau tạo thành một hệ thống quản trị tài chính chặt chẽ Khi sử dụng người ding cần phải biết định hướng
các cơng việc phải làm, quy trình và các thao tác thực hiện để đạt được mục đích của việc
làm kế tốn máy
Thực chất với phần mém MISA người sử dụng chỉ cần khai báo và nhập các thơng tin
của nghiệp vụ kế tốn, hệ thống sẽ tổng hợp lên các báo cáo kế tốn cĩ liên quan Để cĩ thể sử dụng được hệ thống phần mềm kế tốn MISA người sử dụng cần phải trải qua một số tính năng sau:
1 Tạo cơ sở dữ liệu
Chức năng: Cho phép người sử dụng tạo cơ sở dữ liệu kế tốn mới đề chứa thơng tin, dit
liệu của doanh nghiệp hoặc cho phép tạo một dữ liệu kế tốn từ đữ liệu kế tốn của năm
trước
Cách thao tác: Đây là thao tác thường xuyên mà người sử dụng phải thực hiện hàng
ngày khi bật máy tính và làm việc với MISA SME.NET 2012
- Vao menu Start\Programs\MISA SME.NET 2012\MISA SME.NET 2012
Tools\Company Setup
- Tai màn hình Bắt dau MISA SME.NET 2012 (man hình gồm 3 chức năng: Xem dữ liệu kế tốn mẫu , Tạo dữ liệu kế tốn mới và Mở dữ liệu kế tốn):
Trang 28SME.NET 2012 PHAN MEM KE TOAN DOANH NGHIEP VUA VA NHO Í {2 Xem dũ liêu kỡ tốn mẫu | s8 Tao dữliệu kế tốn mới | 2 Mơ dữliệu kẽ tốn |
Việc tạo tạo mới dữ liệu kế tốn phải trải qua 11 bước tạo mới
Nhắn nút <<Tạo dữ liệu kế tốn mới>> Xuất hiện hộp hội thoại Tạo mới dữ liệu kế
[GRGT.TT.T””
Tao mdi di liéu kế tốn
Chao mừng bạn đốn với tính năng tạo dữ liệu kế tốn Tied reg ny sẽ g:ỏo bạn từng buớc đuếtlậo và tạo éỠ bu kế ốn cho doanlh nghiệp
'Quá trình tạo đã liệu kế tốn trên phân mềm MISA SME NET 2012 gồm 11 bước, 1 Chọn máy chủ 2 Chọn lo đồ bệu kế bán 3 Chọn nế lu 6 liệu kế tốn 4 Thiết lập thơng tin doanh nghiệp 5 Ngati ky Š Thuếtláp năm kế ốn T Chọn đồng giền bạch noần 8 Chọn chế đề kế trần 9 Tửy chọn lập hĩa dom
1Ơ Phương phác tinh oh waht
1 Thực hiện tạo đi fe
1} Các thơng in sau chỉ được khai báo một lẫn đuy nhớt kh tạo đi biểu kế tốn:
~ Tên đồ liệu kế bén
- Ngày tất đâu hạch tốn
Pale et rd ex ot se rn
www.misa.com.vn <Gubasha ae
'Do vậy, ben cần khai béo cấn thần, chính xác
|S Gump | EP Tepe) |v ihesee | [Ơ Hạbẻ |
Trang 29
| |
ay lai Cho phép quay man hinh dau tién |
- _ Nhấn nút <<Tiếp theo>> để bắt đầu bước 1 chọn máy chủ
li bỏ 'Đĩng hộp hội thoại, khơng thực hiện việc tạo dữ liệu kế tốn |
Việc chọn máy chủ đề cho phép việc lưu dữ liệu kế tốn của doanh nghiệp Cách thao tác
Tai màn hình đầu tiên của hộp hội thoại Tạo mới dữ liệu kế tốn, nhắn nút <<Tiếp
theo>>, xuất hiện trang Chọn máy chủ
J —=
(© Tạo mới dữ liệu kế tốn
1, Chọn máy chủ 1 Chọn máy chủ
2 Chọnbạ đu kệ tốn Nhậo tên máy chủ để kh đồ lêu kế loặn của doach rg”iệp, MISA ngào đạp lên máy chủ là “NHVEM”
3 Chọn nĩ khi đ) ấêu kế tốn Tên máychù — NHYEN v.( Tứghmn»>
4 Thing tin doxh nghiệp: 5B Ngai hy § Thiết lập năe kế lốn, 7 Chọn đồng tên hạch tốn 8 hẹn chế độ kế tốn $ Tứy chọn lập hĩa đĩn,
10) Phuêng pháo tính gá suất
11 Thức hiện tạo đồ liệu
© tuy | (CĐ Bofeo | x/ © Hyp
Trang 30
Thơng tin chỉ tiết trên hộp hội thoại
'Tên máy chủ Chọn máy chủ để lưu DLKT của doanh nghiệp
Quay lại Quay lại màn hình đầu tiên
- Chọn máy chủ cần tạo dữ liệu kế tốn Tên máy chủ cĩ dạng: TênMáyTính (VD: NHYEN)
- Nhấn nút <<Tiếp theo>> đề sang bước 2 Chọn loại dữ liệu kế tốn
Cho phép chọn kiểu tạo dữ liệu kế tốn được sử dụng để hạch tốn cho doanh nghiệp Người sử dụng cĩ thể chọn kiểu Tạo mới từ đầu đề làm việc hoặc Tạo dữ liệu từ năm
trước để lấy tồn bộ danh mục và số dư từ đữ liệu của năm trước chuyển sang
Cách 1: Tạo mới từ đầu: Cho phép người sử dụng tạo một đữ liệu kế tốn mới hồn tồn, khơng cĩ cĩ số liệu mag chỉ cĩ một số danh mục đã được thiết lập sẵn như doanh mục hệ
thống tài khoản, tài khoản kết chuyển
Cách 2: Tạo mới dữ liệu từ năm trước: Cho phép tạo mới một dữ liệu kế tốn từ dữ liệu
kế tốn của năm trước, người sử dụng sẽ tận dụng được các danh mục như: Khách hàng,
nhà cung cấp, nhân viên, vật tư, hàng hĩa.và số dư đầu kỳ Cách thao tác
Tại trang Chọn máy chủ, nhắn nút <<Tiếp theo>>, xuất hiện trang Chọn loại dữ liệu kế
tốn
{ý Tạo mới dữ liệu kế tốn
# 1 On chủ 2 Chọn loại dữ liệu kế tốn
Trang 31Thơng tin chỉ tiết trên hộp hội thoại
Tạo mới từ đầu ‘Tao dữ liệu kế tốn mới hồn tốn mới hồn tồn, khơng cĩ số
liệu mà chỉ cĩ một số đanh mục được thiết lập sẵn
Tạo mới từ dữ liệu năm Tạo đữ liệu kế tốn mới trong đĩ chuyển tồn bộ danh mục và trước số dư của dữ liệu kế tốn năm trước sang
(Chọn cơ sở dữ liệu Cho phép chọn dữ liệu năm trước cần kết chuyển số dự sang
năm sau
Trang 32- Trường hợp lấy danh mục và số dư của dữ liệu năm trước sang đữ liệu mới, NSD sé: + Tích chọn Tạo mới từ dữ liệu năm trước
+ Sau đĩ chọn dữ liệu năm trước từ bằng cách tích vào nút số xuống ở mục Chọn
cơ sở dữ liệu và chọn dữ liệu kế tốn
- Sau khi lựa chọn xong cách tạo đữ liệu kế tốn mới, NSD nhắn nút <<Tiếp theo>> để
sang bước 3 Chọn nơi lưu dữ liệu kế tốn
Cho phép đặt tên DLKT và chọn đường dẫn tới vị trí lưu DLKT mới đĩ trên máy chủ
Cách thao tác
- Tai trang Chọn loại dữ liệu kế tốn, nhắn nút <<Tiếp theo>>, xuất hiện trang Chọn nơi
lưu dữ liệu kế tốn
Tạo mới di liệu kế tốn
CN 3 Chọn nơi lưu dữliêu kế tốn
ý 2 Chọn loại đồ bệu kế tốn (Bide tke wt chon inch hats Ibs be tốn
3 Chom ni fuk dO Higa hE ts TOORNO non
Nei ie (CMSA GroupiMISA SME NET 2012MISA SME NET 2012 Server Deta | = |
+ Thơng §n doanh nghiệp, image277 Ì 5 Ng# ký 6 Th.êtlác căn kế tác 7 Chen ing tin hach ốn “Đàn chỉ Email ki quản một khấu đáng nhập Email .8 Chọc chế độ kế ốn be J $ Tủy chọn lập bĩa đĩn 10 Phương pháo Snh gi it
11, Thực hiện teo đồ hệu
l& Gowrie || Hee | [v teesee| |@ words |
Trang 33
Thơng tin chỉ tiết trên hộp hội thoại
Tên dữ liệu Tên của DLKT sẽ được tạo mới (bắt buộc nhập)
Nơi lưu Đường dẫn tới nơi lưu DLKT mới (bắt buộc chọn)
Email Địa chỉ Email để hệ thống gửi lại mật khâu khi quên mật khẩu
đăng nhập
- Đặt tên dữ liệu kế tốn mới tại ơ tên Dữ liệu kế tốn
- Chon noi lưu dữ liệu kế tốn mới bằng cách nhấn nút bên phải của ơ Nơi lưu
- Nhập địa chỉ Email
- Nhấn nút <<Tiếp theo>> để sang bước 4 Thơng tin doanh nghiệp
Tên dữ liệu kế tốn nên viết liền khơng dấu, đồng thời khơng được phép chứa các ký tự đặc biệt như /\ * ? : và dấu chấm, độ dài khơng quá 256 ký tự
Cho phép khai báo một số thơng tin về doanh nghiệp như: tên doanh nghiệp, địa chỉ, mã
số thuế, điện thoại, tài khoản ngân hàng,
Cách thao tác
- Tai trang Chon nơi lưu dữ liệu kế tốn, nhấn nút <<Tiếp theo>>, xuất hiện trang Thơng
tin doanh nghiệp
5 Tạo mới dữ liệu kế tốn
Ý 1 Dhơn my chủ 4 Thơngtin doanh nghiệp
Tháng tn chung
2 Chon esi B itu ké ton, Tên cơng ty
J 3 Chon nh hs itu ké tose deci
Trang 34Thơng tin chỉ tiết trên hộp hội thoại
Thơng tin chung Nhập các thơng tin chung về doanh nghiệp như: tên doanh
nghiệp sử dụng, địa chỉ, mã số thué,
Tài khoản ngân hàng Nhập số tài khoản và nơi mở tài khoản ngân hàng của doanh
nghiệp
Cĩ chi nhánh hạch tốn Tích vào trong trường hợp doanh nghiệp cĩ các chỉ nhánh con
phụ thuộc hạch tốn phụ thuộc
Nhập khẩu Nhập khẩu chỉ nhánh hạch tốn phụ thuộc cơng ty trong trường
hợp đã đăng ký giấy phép sử dụng cho các chỉ nhánh
Thêm Thêm dữ liệu cần khai báo
Sua Sửa chỉ nhánh
Xĩa Xĩa chỉ nhánh
- Nhập các thơng tin về doanh nghiệp
Trang 35- Trườnng hợp doanh nghiệp cĩ các chỉ nhánh hạch tốn phục thuộc, ng]ời sử dụng tích vào “Cĩ chỉ nhánh hạch tốn phụ thuộc” Tại đây, người sử dụng cĩ thể:
+ Thực hiện, Sửa hoặc Xĩa các chi nhánh hoặc cĩ thể khai báo chỉ nhánh khi mở
dữ liệu kế tốn bằng cách vào Danh mục\Chi nhánh
+ Ngồi ra người sử dụng cĩ thể thực hiện nhập khẩu danh sách các chỉ nhánh
bằng cách kích chuột vào nút <<Nhập khâu>> (Chức năng này chỉ được thực hiện khi NSD da dang ky Giấy phép sử dụng cho các chỉ nhánh khi vào Start\Programs\MISA SME.NET 2012\MISA SME.NET 2012 Tools\License Manage)
- Nhắn nút <<Tiếp theo>> để sang bước 5 Người ký
Cho phép khai báo tên của giám đốc, kế tốn trưởng, thủ kho, thủ quỹ, thuận tiện khi
1n các chứng từ, số sách, báo cáo tài chính Cách thao tác
- Tai trang Chon noi lưu dữ liệu kế tốn, nhấn nút <<Tiếp theo>>, xuất hiện trang Người
ký
rs gSIE3
1 Tùy chọn sêng Giám đốc Duáng Meh Độ
Kế tốn tường — VũThHịa
2Từchọchmg Thi qu Nguyễn Th Liêu
Thú kho Trần Ngọc Sĩn
Trang 36- Nhập tên của Giám đốc, Kế tốn trưởng, Thủ quỹ, Thủ kho và Người lập báo cáo
- Tích vào “In tên lên báo cáo” trong trường hợp NSD muốn lấy thơng tin đã nhập lên chứng từ, số sách, báo cáo
- Nhấn nút <<Tiếp theo>> để sang bước 6 Thiết lập năm kế tốn
Tạo mới dữ liệu kế tốn
⁄ 1 Cơn mwy chủ 6 Thiết lập năm kế tốn
2 Chọn boy d9 lêu kế tốn Năn tà chínhbŠt đu [DO EM v
“3 Chọn nđ khu 6 Bo kế tốn Thêm đh to của ăn là chán Đứm tường 8 túng Vũ nhỊng doanh nghệo năm từ chính khơng ` 4 Thơng t donnh nghệ in tna Kho nga KH nh bà th Nhờ: Ï tăng bắt đầu s0 đợc chờởng tính MISA"
Ching chi bừng rhờu khí bạn đứa chuảng bình MISA vào sÙ đựng đứng vào thất điểm bất đầu năm tài chính #5 Ngiấký
đài 0101/2010 ở
6 Thiết lập năm kế lốn acho vy
DR Edu hach tốn là Ching 8 dau ttn ob kệ sẽ rào đồ liêu Now b&
7 Chon ing ie hach ốn hoch inn oo sm hoe mae hon roly sa eg ching WAMEA NOW
8 Chon ché 6 kể tốn, $3 Tửy chon lip hĩa đến 1Ơ Phuơng pháp tinh oS uit
11 Thức hiện tạo đồ lêu jmaocseL
Trang 37Chức năng Cho phép NSD chọn ngày bắt đầu hạch tốn và tháng đầu tiên của năm tài chính Cách thao tác - _ Tại trang Thơng tin doanh nghiệp, nhấn nút <<Tiếp theo>>, xuất hiện trang Thiết lập năm kế tố
Thơng tin chỉ tiết trên hộp hơi thoại
Năm tài chính bắt đầu từ Là tháng đầu tiên của năm tài chính
Ngày bắt đầu hạch tốn Thơng tin về ngày bắt đầu hạch tốn (ngày tối thiêu trên chứng từ kế tốn sẽ nhập vào chương trình)
- Chọn ngày bắt đầu hạch tốn
- Nhấn nút <<Tiếp theo>> để sang bước 7 Chọn đồng tiền hạch tốn
Cho phép lựa chọn đồng tiền dùng để hạch tốn chứng từ Phần mềm đã thiết lập sẵn một
số đồng tiền như: VNĐ, USD, EUR NSD cho thể lựa chọn bằng cách nhắn vào nút
mũi tên số xuống và chọn đồng tiền hạch tốn từ đanh sách sẵn cĩ
Cách thao tác
- Tại trang Thiết lập năm kế tốn, nhắn nút <<Tiếp theo>>, xuất hiện trang Chọn đồng tiền hạch tốn
Trang 38(Ca «| lý Tạo mới dữ liệu kế tốn
ý 1 ơn này chủ 7 Chọn đồng tiền hạch tốn
42 Dieebt sho phép 4 đựng rhiều bom lên, đĩ mới lop lên ph là làn bạch thản Các lop lên khác
S⁄22°t¿gz.-oVoez-U đt qợ đề và đứng tàn ch tức — o of 2 Dron eh tau Shu hd tote: wth es 3
ý 4 Thing tn doar rete Swpiý ý É Thi lục căn bd tote:
? Chọn đăng trên bạch keản
É Chọn chế độ kế tốn
'3 Ty chọn láo hĩa đĩn,
TƠ Phhêng gháo tich gá ale
TY Trade Pai lạo đồ liêu
©] Gavin ^ O wars
Thơng tin chỉ tiết trên hộp hội thoai
Đồng tiền hạch tốn 'Thơng tin về đồng tiền sẽ được sử dụng để hạch tốn
- Chọn đồng tiền hạch tốn, bằng cách nhấn vào nút _ bên phải mục “Đồng tiền hạch tốn”
- Nhắn nút <<Tiếp tue>> dé sang bước 8 Chọn chế đơ kế tốn
Cho phép NSD lưa chọn Hệ thống tài khoản được sử dụng đề hạch tốn Cĩ thể là hệ
thống tài khoản theo QÐ 15 cho các doanh nghiệp hoặc hệ thống tài khoản theo QD 48
cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa Cách thao tác
- Tai trang Chọn đồng tiền hạch tốn, nhắn nút <<Tiếp theo>>, xuất hiện trang Chọn chế độ kế tốn
Trang 39= Tao mdi di liéu ké toan
1 Chon may ch 8 Chọn chế độ kế tốn
Ý 2 On loy độ kêu kế lốn D444h4cá6o,
(©\ Chế độ kế tốn doanh ngưệp bạn hành theo quyết địch 15/20/09 81C
Ý 3 Dong 8 Ruki todn © Che do ks ton nhỏ và va bạn hành theo quyết địch 49/2006/0Đ.8TC
+Ý 4 Thơng tn đoạnh ngưệp
⁄ Lĩnh vĩc hoạt động
5 NgJA ký ÿ' Thường mã
Ý E Thiết lập năm kể ốn, v Dhw
xÝ 7 Chơn đồng tên hạch tốn Sàn
X&y lo 9 Chọn chế độ kế tốn
$ Tửy chọn lậo hĩa đến
36 Phuếng pháo tính gá xuất 11 Thức hiện tạo đ) liêu
€ tuyyy | <Ð 1#oweo | |v @ Hubà
Thơng tin chỉ tiết trên hộp hội thoại
'Chế độ kế tốn Doanh nghiệp lựa chọn hạch tốn theo quyết định 15 hoặc
quyết định 48
Linh vực hoạt động Tích chọn lĩnh vực hoạt động mà doanh nghiệp đang kinh
doanh: thương mại, dịch vụ, sản xuất hay xây lắp
- Chọn hệ thống tài khoản sử dụng
- Nhắn nút <<Tiếp theo>> để sang bước 9 Tùy chọn lập hĩa đơn
Cho phép NSD cĩ thể lựa chọn hình thức Hĩa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho hoặc
Hĩa đơn bán hàng khơng kiêm phiếu xuất kho Cách thao tác
- Tai trang Chọn chế độ kế tốn, nhấn nút <<Tiếp theo>>, xuất hiện trang Tùy chọn lập hĩa đơn
Trang 40(= Tao mới dữ liệu kế tốn
V 1 Chon mớy chỉ 9 Tùy chọn lập hĩa đơn
J 2 Chon by đ) khu kế tốn, © (H&sđ&nEinhlonkHưepheo s02
*ý 3 Chọn nĩi lu đ) liêu kế tốn Khi lào hĩa đến bán hàng đồng thất sẽ gx gâm số lhệng hàng hĩa trọng kho Chế độ này khơng căn hie
lào phiếu nuơi kho nềng
l0 lh enticed © Héa den ban hing khéng kiếm phiêu xuất kho
Ý 5 Naiãký Khi lập hĩa đền bắn hàng khơng đồng thi đhị gầm số phiếu buổi Kio hang Che Gb rip cho pop des hấu gìn kế adn banisng vs hd toe ho hĩa tong kho mà 20) dung phi lip .Ý § Thất lặp năm kể tốn, `Ý 7 hơn đồng Rền hạch tốn, J 8 Chợn chế đồ kế tồn, ‘8 Tay chọn lập hĩa đến 10 Phưếng pháp lính gi xu8t 11 Thục hiện tạo đ) lậu © 0uyb | |D totes |v @ Hprd
Thơng tin chỉ tiết trên hộp hội thoại
(Hĩa đơn bán hàng kiêm Lựa chọn này được tích khi lập hĩa đơn bán hàng phần mềm sẽ
phiếu xuất kho đồng thời lập phiếu xuất kho, nghĩa là cho phép phản ánh đồng
thời bút tốn doanh thu và giá vốn NSD cĩ thể in ngay phiếu
xuất kho và hĩa đơn bán hàng
[Hĩa đơn bán hàng khơng Lựa chọn này được tích khi lập hĩa đơn bán hàng phần mềm
kiêm phiếu xuất kho khơng đồng thời lập phiếu xuất kho, nghĩa là chỉ phản ánh bút
tốn doanh thu NSD khơng in được phiếu xuất kho - Chon ché độ kế tốn phù hợp với yêu cầu quản lý kho của doanh nghiệp
- Nhắn nút <<Tiếp theo>> để sang bước chọn 10 Phương pháp tính giá
Cho phép NSD lựa chọn các phương pháp tính giá xuất kho cho vật tư, hàng hĩa bán ra
như: Bình quân cuối kỳ, Bình quân tức thời, Nhập trước, xuất trước va Dich danh
Cách thao tác
- Tai trang Chọn chế độ kế tốn, nhấn nút <<Tiếp theo>>, xuất hiện trang Phương pháp
tính giá xuất