bvthointt edu vn bvthointt edu vn CHƯƠNG 9 CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT bvthointt edu vn Sau khi học chương này, người học có thể 1 Trình bày mối quan hệ giữa kiểm soát và ba chức năng khác của quản trị; 2.Sau khi học chương này, người học có thể: 1. Trình bày mối quan hệ giữa kiểm soát và ba chức năng khác của quản trị; 2. Trình bày quy trình kiểm soát và mô tả bốn bước trong quy trình kiểm soát; 3. Phân tích các loại kiểm soát và hệ thống kiểm soát; 4. Trình bày các công cụ chủ yếu để kiểm soát. M
bvthoi@ntt.edu.vn CHƯƠNG CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT bvthoi@ntt.edu.vn Mục tiêu Sau học chương này, người học có thể: Trình bày mối quan hệ kiểm sốt ba chức khác quản trị; Trình bày quy trình kiểm sốt mơ tả bốn bước quy trình kiểm sốt; Phân tích loại kiểm sốt hệ thống kiểm sốt; Trình bày cơng cụ chủ yếu để kiểm soát bvthoi@ntt.edu.vn Nội dung Kiểm soát chức QT khác Qui trình kiểm sốt Các loại & hệ thống kiểm soát Đặc trưng kiểm soát hiệu Sự giám sát kiểm soát ( Tự đọc) Kiểm soát hệ thống phụ ( Tự đọc ) bvthoi@ntt.edu.vn Kiểm soát chức quản trị khác (Controlling and the Other Management Functions) Khái niệm kiểm soát Là trình theo dõi, so sánh, điều chỉnh thành cơng việc Tầm quan trọng “Kiểm sốt chức giúp hình thành chu trình quản trị khép kín” H Định & K Sốt T Chức & K Sốt Khơng thể hành động hợp lý mà khơng có ý kiến phản hồi đầy đủ từ bên liên quan Cơ cấu tổ chức có hiệu khơng? bvthoi@ntt.edu.vn L Đạo & K sốt việc đo lường đánh giá kết cơng việc giup có cải tiến phù hợp để nâng cao qui trình làm việc Quy trình kiểm sốt (control process) hành động so sánh Đo lường kết Thiết lập tiêu chuẩn bvthoi@ntt.edu.vn Quy trình kiểm sốt (control process) Bước Thiết lập tiêu chuẩn kết Đầu vào Tuyên bố sứ mệnh Kế hoạch chiến lược Bước Đo lường kết Kế hoạch tác nghiệp Kinh nghiệm trước Bước So sánh thành với tiêu chuẩn Bước Đưa hành động khắc phục Phản hồi từ mơi trường bên ngồi Thiết lập hệ thống kiểm soát bvthoi@ntt.edu.vn Phản hồi/điều chỉnh Các loại kiểm soát hệ thống kiểm soát (type of controls control systems) K Soát lường trước K Soát đồng thời K Soát phản hồi Kiểm soát lường trước, kiểm soát đồng thời kiểm soát phản hồi xem phần hệ thống kiểm sốt tồn diện bvthoi@ntt.edu.vn Các loại hình kiểm tra Bao gồm loại hình sau: Thực kế hoạch Lập kế hoạch Kiểm tra lường trước Kết đạt Kiểm tra sau thực Kiểm tra thực bvthoi@ntt.edu.vn Kiểm tra lường trước ( Dự phòng ) Thực trước hoạt động xảy ra, tiên liệu vấn đề phát sinh để tìm cách ngăn ngừa Mục đích kiểm sốt lường trước tránh sai lầm từ đầu Đây loại hình quan trọng, tốn chi phí hiệu cao bvthoi@ntt.edu.vn Kiểm tra thực ( hành) Kiểm soát cách theo dõi trực tiếp diễn biến trình thực Mục đích tháo gỡ vướng mắc, trở ngại, sai lệch trình thực nhằm đảm bảo doanh nghiệp đạt mục tiêu kế hoạch Việc giám sát, theo dõi, đánh giá, hướng dẫn người lao động trình thực nhằm nâng cao hiệu thực công việc bvthoi@ntt.edu.vn Kiểm tra sau thực ( Phản hồi) Đo lường kết thực tế đối chiếu với chuẩn mực đặt ban đầu Mục đích đánh giá lại tồn q trình thực hiện, rút học thành công hay thất bại công việc quản trị tương lai đạt hiệu Nhược điểm lớn kiểm soát độ trễ thời gian bvthoi@ntt.edu.vn Những nét đặc trưng kiểm soát hiệu (Characteristics of effective controls) Tính khả thi phương diện kinh tế Sự hòa hợp Tập trung vào điểm then chốt Sự lúc bvthoi@ntt.edu.vn Sự xác V Các công cụ chủ yếu để kiểm tra Ngân quỹ Kỹ thuật phân tích thống kê Các báo cáo phân tích chun mơn Kiểm tra hành vi bvthoi@ntt.edu.vn Ngân quỹ Việc lập kế hoạch ngân quỹ cho phép nhà quản lý thấy cách rõ ràng tiền vốn chi tiêu & chi tiêu đâu kế hoạch bao gồm khoản chi phí, nguồn thu & nguồn chi Mục đích lập ngân quỹ phân quyền, tăng quyền hạn cho cấp bvthoi@ntt.edu.vn Các dạng ngân quỹ Ngân quỹ thu chi gồm thu bán hàng hay cung cấp dịch vụ, chi cho lao động, vật liệu, thuê mướn, … Ngân quỹ thời gian, khơng gian, vật liệu sản phẩm (có thể quy đổi sang tiền tệ) Ngân quỹ biểu dạng vật lý: số lao động trực tiếp, số đơn vị diện dích phân bố, số đơn vị sản phẩm sản xuất Ngân quỹ tiền mặt: thu chi tiền mặt, số tiền tồn quỹ bvthoi@ntt.edu.vn Kỹ thuật phân tích thống kê Kỹ thuật thực sở dựa vào liệu khứ, tổng hợp thành biểu đồ, đồ thị nhằm giúp nhà quản trị đưa nhận xét: Xu phát triển doanh nghiệp khứ, dự báo thời gian tới Về mối liên hệ yếu tố trình phát triển Độ sai lệch so với tiêu chuẩn đặt kế hoạch bvthoi@ntt.edu.vn Các báo cáo phân tích chun mơn Cách thức kiểm soát thực cách sử dụng chuyên gia nghiên cứu lĩnh vực chuyên sâu (chuyên gia kế tốn kiểm tốn, tài chính, dự án, kỹ thuật, công nghệ, …) nhằm phát vấn đề mà doanh nghiệp gặp phải Phân tích chun mơn có lợi ích thiết thực có nhiều lĩnh vực nhà quản trị bao quát bvthoi@ntt.edu.vn Kiểm tra hành vi Quan sát cá nhân: theo dõi, quan sát trực tiếp người lao động để phát sai lệch điều chỉnh kịp thời Quản trị mục tiêu (MBO): kiểm soát thực việc đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu mà người lao động cam kết Kiểm soát quan liêu: kỹ thuật kiểm soát thực thông qua hệ thống nguyên tắc thủ tục vận hành chuẩn SOPs (Standard Operating Procedures) để định hướng hành vi phận, chức cá nhân Ví dụ: để hướng dẫn nhân viên phục vụ nhà hàng lớn, người ta đưa quy trình chuẩn buộc nhân viên học thuộc & tuân theo bvthoi@ntt.edu.vn CÂU HỎI ÔN TẬP 1/Hãy phân tích vai trị chức kiểm sốt công tác quản trị tổ chức ? Tại nói kiểm sốt hệ thống thơng tin phản hồi ? 2/Hãy trình bày loại hình kiểm sốt tác dụng cơng tác quản trị Tại nói kiểm sốt lường trước loại hình kiểm sốt tốn có hiệu cao ? Hãy lấy ví dụ thực tế để minh họa cho luận điểm ? bvthoi@ntt.edu.vn ...CHƯƠNG CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT bvthoi@ntt.edu.vn Mục tiêu Sau học chương này, người học có thể: Trình bày mối quan hệ kiểm soát ba chức khác quản trị; Trình bày quy trình kiểm sốt mơ tả bốn... trưng kiểm soát hiệu Sự giám sát kiểm soát ( Tự đọc) Kiểm soát hệ thống phụ ( Tự đọc ) bvthoi@ntt.edu.vn Kiểm soát chức quản trị khác (Controlling and the Other Management Functions) Khái niệm kiểm. .. trình kiểm sốt; Phân tích loại kiểm sốt hệ thống kiểm sốt; Trình bày cơng cụ chủ yếu để kiểm soát bvthoi@ntt.edu.vn Nội dung Kiểm sốt chức QT khác Qui trình kiểm soát Các loại & hệ thống kiểm soát