HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG ISO 9001:2008 SỔ TAY CHẤT LƯỢNG

SỞ TƯ PHÁP TỈNH VĨNH LONG SỔ TAY CHẤT LƯỢNG Ký hiệu: STCL Lần ban hành: 03 Ngày ban hành: 30/11/2017 ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH VĨNH LONG SỞ TƯ PHÁP -* - HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG ISO 9001:2008 SỔ TAY CHẤT LƯỢNG Họ tên Chức danh Soạn thảo Trần Quốc Thiện Thư ký Ban ISO Sốt xét Đỗ Đình Gần Đại diện chất lượng Phê duyệt Hồ Thanh Tuấn Giám đốc Trang 1/20 Chữ ký SỞ TƯ PHÁP TỈNH VĨNH LONG SỔ TAY CHẤT LƯỢNG Ký hiệu: STCL Lần ban hành: 03 Ngày ban hành: 30/11/2017 TÌNH TRẠNG SỬA ĐỔI / BỔ SUNG Yêu cầu sửa đổi/ bổ sung Trang / Phần liên quan việc sửa đổi Mô tả nội dung sửa đổi Trang 2/20 Lần ban hành / Lần sửa đổi Ngày ban hành SỞ TƯ PHÁP TỈNH VĨNH LONG SỔ TAY CHẤT LƯỢNG Ký hiệu: STCL Lần ban hành: 03 Ngày ban hành: 30/11/2017 PHẦN 1: GIỚI THIỆU CHUNG Là tài liệu tổng quát, xác định phạm vi áp dụng; sách mục tiêu chất lượng; giới thiệu hoạt động cấu tổ chức, chức nhiệm vụ quan; yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng; danh mục quy trình, thủ tục ban hành để Ban Giám đốc Sở Tư pháp làm sở điều hành hệ thống quản lý chất lượng I Lịch sử hình thành Trong trình xây dựng trưởng thành, Ngành Tư pháp nước ta nói chung Tư pháp tỉnh Vĩnh Long nói riêng phát triển khơng ngừng vượt qua khó khăn thử thách, nổ lực phấn đấu để hoàn thành nhiệm vụ giao giai đoạn cách mạng có đóng góp quan trọng vào thắng lợi chung nghiệp xây dựng bảo vệ tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa.Cùng nước thực Nghị định 143/HĐBT ngày 22/11/1981 Hội đồng Bộ trưởng (nay Chính phủ) việc thành lập Bộ Tư pháp Sở Tư pháp tỉnh Cửu Long (nay Vĩnh Long) thành lập theo Quyết định số 101/QĐ-UBND ngày 05/02/1982 Uỷ ban nhân dân tỉnh Qua thời gian dài nổ lưc, gặp nhiều khó khăn, đến Ngành Tư pháp tỉnh Vĩnh Long có bước trưởng thành mặt, có hệ thống tổ chức chặt chẽ từ tỉnh đến sở với đội ngũ đông đảo số lượng, trình độ chun mơn, nghiệp vụ công chức, viên chức ngành ngày nâng cao, có trọng đến cơng tác trọng tâm, trọng điểm, bảo đảm thực có kết nhiệm vụ trị ngành, góp phần tăng cường hiệu lực quản lý Nhà nước địa phương Năm 1992, Sau tách tỉnh Cửu Long thành tỉnh Vĩnh Long Trà Vinh Ngày 09/5/1992, Uỷ ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long ban hành Quyết định số 45/QĐ.UBT việc thành lập Sở Tư Pháp Vĩnh Long Sở nhanh chóng xây dựng, hình thành hệ thống tổ chức từ tỉnh đến tận sở Bộ máy bước kiện toàn củng cố đủ sức thực có hiệu chức năng, nhiệm vụ giao Hiện nay, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức Sở thực theo Quyết định số 13/2015/QĐ-UBND, ngày 06/7/2015 UBND tỉnh Vĩnh Long II Giới thiệu tổ chức: - Tên quan: Sở Tư Pháp Tỉnh Vĩnh Long - Địa chỉ: Số 08 đường 30/4, phường 1, Thành phố Vĩnh Long, tỉnh Vĩnh Long Điện thoại: 02703.823248 Fax: 02703.823248 Email: stuphap@vinhlong.gov.vn - Tổng số CCVC đơn vị: 35 người - Năng lực thiết bị, phương tiện phục vụ công tác: + Xe phục vụ công tác: 02 Trang 3/20 SỞ TƯ PHÁP TỈNH VĨNH LONG SỔ TAY CHẤT LƯỢNG Ký hiệu: STCL Lần ban hành: 03 Ngày ban hành: 30/11/2017 + Phịng Ban giám đốc 07 phịng chun mơn, nghiệp vụ (trong đó: Văn phịng Sở, Thanh tra Sở, Phịng Xây dựng kiểm tra văn quy phạm pháp luật, Phịng quản lý xử lý vi phạm hành theo dõi thi hành pháp luật, Phòng Phổ biến giáo dục pháp luật, Phịng Hành tư pháp, Phịng Bổ trợ Tư Pháp) tất Phịng chun mơn, nghiệp vụ trang bị đầy đủ trang thiết bị phục vụ cơng tác chun mơn Phịng + Thiết bị tin học phục vụ công tác Ban Giám đốc, phòng, đáp ứng yêu cầu làm việc (hiện đạt tiêu người/máy) - Trang thiết bị khác: Phòng làm việc trang bị đầy đủ bàn ghế, tủ, kệ đựng hồ sơ; Văn phòng cung cấp văn phòng phẩm cho Ban giám đốc, phòng theo yêu cầu công việc Chức năng: Sở Tư pháp quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thực chức tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về: công tác xây dựng thi hành pháp luật; theo dõi thi hành pháp luật; kiểm tra, xử lý văn quy phạm pháp luậ; pháp chế; phổ biến, giáo dục pháp luật; hòa giải sở; hộ tịch; quốc tịch; chứng thực; nuôi nuôi; lý lịch tư pháp; bồi thường nhà nước; trợ giúp pháp lý; luật sư; tư vấn pháp luật; công chứng; giám định tư pháp; bán đấu giá tài sản; trọng tài thương mại; quản lý công tác thi hành pháp luật xử lý vi phạm hành cơng tác tư pháp khác theo quy định pháp luật Nhiệm vụ quyền hạn: Trình Ủy ban nhân dân tỉnh a) Dự thảo định, thị văn khác thuộc phạm vi thẩm quyền ban hành Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân tỉnh lĩnh vực tư pháp; b) Dự thảo kế hoạch dài hạn, 05 năm, hàng năm đề án, dự án, chương trình, biện pháp tổ chức thực nhiệm vụ cải cách hành nhà nước, cải cách tư pháp, xây dựng, hoàn thiện pháp luật thuộc thẩm quyền định Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tỉnh lĩnh vực tư pháp; c) Dự thảo quy hoạch phát triển nghề luật sư, công chứng, bán đấu giá tài sản nghề tư pháp khác địa phương thuộc phạm vi quản lý nhà nước Ủy ban nhân dân tỉnh; d) Dự thảo văn quy định cụ thể điều kiện, tiêu chuẩn chức danh cấp Trưởng, Phó đơn vị thuộc Sở Tư pháp; Trưởng, Phó trưởng phịng Phịng Tư pháp thuộc Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau gọi chung Ủy ban nhân dân cấp huyện) Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Trang 4/20 SỞ TƯ PHÁP TỈNH VĨNH LONG SỔ TAY CHẤT LƯỢNG Ký hiệu: STCL Lần ban hành: 03 Ngày ban hành: 30/11/2017 a) Dự thảo định thành lập, sáp nhập, chia tách, giải thể tổ chức, đơn vị thuộc Sở Tư pháp theo quy định pháp luật; b) Dự thảo định, thị cá biệt thuộc thẩm quyền ban hành Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh công tác tư pháp địa phương Tổ chức thực văn quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch, chương trình, đề án, dự án lĩnh vực tư pháp cấp có thẩm quyền định, phê duyệt Về xây dựng văn quy phạm pháp luật a) Phối hợp với Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt, điều chỉnh chương trình xây dựng văn quy phạm pháp luật Ủy ban nhân dân tỉnh; phối hợp với Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh lập dự thảo Dự kiến chương trình xây dựng nghị Hội đồng nhân dân tỉnh để Ủy ban nhân dân tỉnh trình Hội đồng nhân dân theo quy định pháp luật; b) Tham gia xây dựng dự thảo văn quy phạm pháp luật thuộc thẩm quyền ban hành Ủy ban nhân dân tỉnh quan chuyên môn khác Ủy ban nhân dân tỉnh chủ trì soạn thảo; c) Thẩm định dự thảo văn quy phạm pháp luật thuộc thẩm quyền ban hành Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân tỉnh theo quy định pháp luật; d) Tổ chức lấy ý kiến nhân dân dự án, dự thảo văn quy phạm pháp luật theo đạo Ủy ban nhân dân tỉnh Bộ Tư pháp Về theo dõi thi hành pháp luật a) Xây dựng, trình Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành tổ chức thực kế hoạch theo dõi tình hình thi hành pháp luật địa bàn; b) Hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện việc thực công tác theo dõi tình hình thi hành pháp luật địa phương; đề xuất với Ủy ban nhân dân tỉnh việc xử lý kết theo dõi tình hình thi hành pháp luật; c) Tổng hợp, xây dựng báo cáo tình hình thi hành pháp luật địa phương kiến nghị biện pháp giải khó khăn, vướng mắc thi hành pháp luật với Ủy ban nhân dân tỉnh Bộ Tư pháp; d) Theo dõi tình hình thi hành pháp luật lĩnh vực tư pháp thuộc phạm vi quản lý nhà nước Ủy ban nhân dân tỉnh Về kiểm tra, xử lý văn quy phạm pháp luật a) Giúp Ủy ban nhân dân tỉnh tự kiểm tra văn Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành; b) Kiểm tra văn quy phạm pháp luật Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân cấp huyện; hướng dẫn quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện tự Trang 5/20 SỞ TƯ PHÁP TỈNH VĨNH LONG SỔ TAY CHẤT LƯỢNG Ký hiệu: STCL Lần ban hành: 03 Ngày ban hành: 30/11/2017 kiểm tra văn quy phạm pháp luật kiểm tra văn quy phạm pháp luật Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau gọi chung Ủy ban nhân dân cấp xã) theo quy định pháp luật; c) Tham mưu với Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xử lý văn trái pháp luật phát hiện; kiểm tra, đôn đốc việc thực biện pháp xử lý văn trái pháp luật theo quy định pháp luật Tổ chức thực việc rà soát, hệ thống hoá văn quy phạm pháp luật Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân tỉnh theo quy định pháp luật; đơn đốc, hướng dẫn, tổng hợp kết rà sốt, hệ thống hóa chung quan chun mơn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh Ủy ban nhân dân cấp huyện Về phổ biến, giáo dục pháp luật hòa giải sở a) Xây dựng, trình Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành chương trình, kế hoạch phổ biến, giáo dục pháp luật tổ chức thực sau chương trình, kế hoạch ban hành; b) Theo dõi, hướng dẫn công tác phổ biến, giáo dục pháp luật địa phương; đôn đốc, kiểm tra quan chuyên môn trực thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, quan, tổ chức có liên quan Ủy ban nhân dân cấp huyện việc tổ chức Ngày Pháp luật nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam địa bàn; c) Thực nhiệm vụ quan thường trực Hội đồng phối hợp phổ biến, giáo dục pháp luật tỉnh; d) Xây dựng, quản lý đội ngũ báo cáo viên pháp luật, tuyên truyền viên pháp luật; tham gia với quan có liên quan thực chuẩn hóa đội ngũ giáo viên dạy môn giáo dục công dân, giáo viên, giảng viên dạy pháp luật theo quy định pháp luật; đ) Hướng dẫn việc xây dựng, quản lý, khai thác tủ sách pháp luật cấp xã quan, đơn vị theo quy định pháp luật; e) Hướng dẫn tổ chức hoạt động hòa giải sở theo quy định pháp luật; hướng dẫn nghiệp vụ kỹ hòa giải sở cho hòa giải viên theo Quy chế phối hợp Chính phủ Ủy ban Trung ương Mặt trận tổ quốc Việt Nam hướng dẫn Bộ Tư pháp Chủ trì, phối hợp với Sở Văn hoá, Thể thao Du lịch Sở có liên quan giúp Ủy ban nhân dân tỉnh hướng dẫn việc xây dựng hương ước, quy ước ấp; tổ dân phố, khóm số hình thức khác (gọi chung tổ dân phố) phù hợp với quy định pháp luật 10 Giúp Ủy ban nhân dân tỉnh thực nhiệm vụ xây dựng xã, phường, thị trấn tiếp cận pháp luật theo quy định 11 Về hộ tịch, quốc tịch, chứng thực nuôi nuôi Trang 6/20 SỞ TƯ PHÁP TỈNH VĨNH LONG SỔ TAY CHẤT LƯỢNG Ký hiệu: STCL Lần ban hành: 03 Ngày ban hành: 30/11/2017 a) Chỉ đạo, hướng dẫn việc tổ chức thực công tác đăng ký quản lý hộ tịch, quốc tịch địa phương; hướng dẫn nghiệp vụ cho quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện công chức Tư pháp – Hộ tịch thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã việc cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký; b) Xây dựng hệ thống tổ chức đăng ký quản lý hộ tịch; quản lý, cập nhật, khai thác Cơ sở liệu hộ tịch điện tử theo quy định; thực nhiệm vụ đăng ký hộ tịch theo quy định pháp luật; c) Giải việc ni ni có yếu tố nước ngồi thuộc thẩm quyền theo quy định pháp luật đạo Ủy ban nhân dân tỉnh; d) Thẩm định hồ sơ, trình Ủy ban nhân dân tỉnh giải việc nuôi nuôi thuộc thẩm quyền Ủy ban nhân dân tỉnh theo quy định pháp luật; đề nghị Ủy ban dân nhân tỉnh định thu hồi, hủy bỏ giấy tờ hộ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện cấp trái với quy định pháp luật (trừ trường hợp kết hôn trái pháp luật); đ) Thực nhiệm vụ để giải hồ sơ xin nhập, xin thôi, xin trở lại quốc tịch Việt Nam; xác nhận có quốc tịch Việt Nam; xin cấp giấy xác nhận người có quốc tịch Việt Nam; thơng báo có quốc tịch Việt Nam; quản lý lưu trữ hồ sơ quốc tịch theo quy định pháp luật 12 Về lý lịch tư pháp: a) Xây dựng, quản lý, khai thác, bảo vệ sử dụng sở liệu lý lịch tư pháp địa phương theo quy định pháp luật; b) Tiếp nhận, xử lý thông tin lý lịch tư pháp Tòa án, quan Thi hành án dân sự, quan, tổ chức có liên quan Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia cung cấp; cung cấp Lý lịch tư pháp, thông tin bổ sung cho Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia; cung cấp thông tin lý lịch tư pháp cho Sở Tư pháp khác; c) Lập Lý lịch tư pháp, cập nhật thông tin lý lịch tư pháp bổ sung theo quy định; d) Cấp Phiếu lý lịch tư pháp theo thẩm quyền 13 Về bồi thường nhà nước a) Hướng dẫn kỹ năng, nghiệp vụ công tác bồi thường nhà nước cho công chức thực công tác bồi thường nhà nước quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh Ủy ban nhân dân cấp huyện; b) Đề xuất, trình Ủy ban nhân dân tỉnh xác định quan có trách nhiệm bồi thường nhà nước trường hợp người bị thiệt hại yêu cầu chưa có thống việc xác định quan có trách nhiệm bồi thường nhà nước theo quy định pháp luật; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc giải bồi thường, chi trả tiền bồi thường thực trách nhiệm hoàn trả theo quy định pháp luật; c) Cung cấp thông tin, hướng dẫn thủ tục hỗ trợ người bị thiệt hại thực quyền yêu cầu bồi thường hoạt động quản lý hành Trang 7/20 SỞ TƯ PHÁP TỈNH VĨNH LONG SỔ TAY CHẤT LƯỢNG Ký hiệu: STCL Lần ban hành: 03 Ngày ban hành: 30/11/2017 14 Về trợ giúp pháp lý a) Quản lý, hướng dẫn tổ chức hoạt động Trung tâm Chi nhánh Trung tâm trợ giúp pháp lý nhà nước; hoạt động tham gia trợ giúp pháp lý Văn phòng luật sư, Công ty luật, Trung tâm tư vấn pháp luật theo quy định pháp luật; b) Thực nhiệm vụ quan thường trực Hội đồng phối hợp liên ngành trợ giúp pháp lý hoạt động tố tụng; c) Đề nghị Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh bổ nhiệm, miễn nhiệm Trợ giúp viên pháp lý; định công nhận, cấp thu hồi thẻ Cộng tác viên trợ giúp pháp lý; cấp, thay đổi, thu hồi Giấy đăng ký tham gia trợ giúp pháp lý Văn phịng luật sư, Cơng ty luật Trung tâm tư vấn pháp luật 15 Về luật sư tư vấn pháp luật a) Tham mưu, đề xuất với Ủy ban nhân dân tỉnh thực biện pháp hỗ trợ phát triển tổ chức hành nghề luật sư, tổ chức hoạt động tư vấn pháp luật địa phương; b) Thẩm định hồ sơ, trình Ủy ban nhân dân tỉnh định cho phép thành lập, phê chuẩn kết Đại hội Đoàn luật sư, giải thể Đồn luật sư; chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ thẩm định, trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, phê duyệt Đề án tổ chức Đại hội nhiệm kỳ, phương án xây dựng Ban Chủ nhiệm, Hội đồng khen thưởng, kỷ luật nhiệm kỳ mới; c) Cấp, thu hồi Giấy đăng ký hoạt động tổ chức hành nghề luật sư Việt Nam, tổ chức hành nghề luật sư nước Việt Nam, Trung tâm tư vấn pháp luật; cấp, thu hồi Thẻ tư vấn viên pháp luật; d) Cung cấp thông tin việc đăng ký hoạt động tổ chức hành nghề luật sư Việt Nam, tổ chức hành nghề luật sư nước cho quan nhà nước, tổ chức cá nhân có yêu cầu theo quy định pháp luật; đề nghị Đồn luật sư cung cấp thơng tin tổ chức hoạt động luật sư, yêu cầu tổ chức hành nghề luật sư báo cáo tình hình tổ chức hoạt động cần thiết; đ) Lập danh sách, theo dõi người đăng ký hành nghề Đồn luật sư địa phương 16 Về cơng chứng a) Tổ chức thực Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng Thủ tướng Chính phủ phê duyệt địa phương; b) Đề nghị Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm, miễn nhiệm Cơng chứng viên; định tạm đình hành nghề cơng chứng cơng chứng viên; c) Trình Ủy ban nhân dân tỉnh định thành lập, chuyển đổi, giải thể Phịng Cơng chứng cho phép thành lập, thay đổi, hợp nhất, sáp nhập, chuyển nhượng thu hồi định thành lập Văn phịng cơng chứng theo quy định; Trang 8/20 SỞ TƯ PHÁP TỈNH VĨNH LONG SỔ TAY CHẤT LƯỢNG Ký hiệu: STCL Lần ban hành: 03 Ngày ban hành: 30/11/2017 d) Cấp, thu hồi Giấy đăng ký hoạt động Văn phịng cơng chứng; ghi nhận thay đổi danh sách công chứng viên thành viên hợp danh Văn phịng cơng chứng; xem xét, thơng báo văn cho Văn phịng cơng chứng việc đăng ký danh sách công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng; đ) Xây dựng, khai thác sử dụng sở liệu công chứng theo quy định 17 Về giám định tư pháp a) Trình Ủy ban nhân dân tỉnh định cho phép thành lập Văn phòng giám định tư pháp; chuyển đổi loại hình hoạt động, thay đổi, bổ sung lĩnh vực giám định Văn phòng giám định tư pháp; b) Cấp Giấy đăng ký hoạt động cho Văn phòng giám định tư pháp; phối hợp với quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh việc bổ nhiệm, miễn nhiệm giám định viên tư pháp địa phương; c) Đánh giá tổ chức, chất lượng hoạt động giám định tư pháp địa phương; đề xuất giải pháp bảo đảm số lượng, chất lượng đội ngũ người giám định tư pháp theo yêu cầu hoạt động tố tụng địa phương; d) Chủ trì, phối hợp với quan chun mơn giúp Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước hoạt động Văn phòng giám định tư pháp theo quy định pháp luật 18 Về bán đấu giá tài sản a) Tổ chức thực Quy hoạch phát triển tổ chức bán đấu giá địa phương sau Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt; tham mưu, đề xuất với Ủy ban nhân dân tỉnh thực biện pháp hỗ trợ phát triển tổ chức đội ngũ người bán đấu giá địa phương; b) Hướng dẫn nghiệp vụ bán đấu giá tài sản cho tổ chức bán đấu giá tài sản địa bàn 19 Giúp Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước công tác trọng tài thương mại theo quy định pháp luật 20 Về đăng ký giao dịch bảo đảm a) Thực kiểm tra định kỳ Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất địa phương theo quy định pháp luật; b) Định kỳ báo cáo Bộ Tư pháp việc đăng ký giao dịch bảo đảm quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất địa phương 21 Về công tác pháp chế a) Xây dựng, trình Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành chương trình, kế hoạch công tác pháp chế hàng năm địa phương tổ chức thực sau chương trình, kế hoạch ban hành; Trang 9/20 SỞ TƯ PHÁP TỈNH VĨNH LONG SỔ TAY CHẤT LƯỢNG Ký hiệu: STCL Lần ban hành: 03 Ngày ban hành: 30/11/2017 b) Quản lý, kiểm tra công tác pháp chế công chức pháp chế chuyên trách Phòng Pháp chế cấu tổ chức quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; c) Giúp Ủy ban nhân dân tỉnh chủ trì phối hợp với bộ, ngành việc hướng dẫn, tổ chức bồi dưỡng kỹ năng, chuyên môn, nghiệp vụ công tác pháp chế công chức pháp chế chuyên trách Phòng Pháp chế cấu tổ chức quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; d) Quản lý, kiểm tra, hướng dẫn, tổ chức bồi dưỡng kỹ năng, chuyên môn, nghiệp vụ công tác pháp chế tổ chức pháp chế doanh nghiệp nhà nước địa phương; đ) Tham mưu, đề xuất với Ủy ban nhân dân tỉnh việc xây dựng, củng cố tổ chức pháp chế, thực giải pháp nâng cao hiệu công tác pháp chế địa phương 22 Tổ chức thực phối hợp với quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh thực hoạt động hỗ trợ pháp lý cho doanh nghiệp theo quy định pháp luật 23 Về quản lý công tác thi hành pháp luật xử lý vi phạm hành a) Giúp Ủy ban nhân dân tỉnh theo dõi, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra báo cáo công tác thi hành pháp luật xử lý vi phạm hành địa phương; đề xuất việc nghiên cứu, xử lý quy định xử lý vi phạm hành khơng khả thi, không phù hợp với thực tiễn chồng chéo, mâu thuẫn với theo quy định pháp luật; b) Phổ biến, tập huấn nghiệp vụ áp dụng pháp luật xử lý vi phạm hành thuộc phạm vi quản lý địa phương; c) Thực thống kê xử lý vi phạm hành phạm vi quản lý địa phương; xây dựng, quản lý sở liệu xử lý vi phạm hành tích hợp vào sở liệu quốc gia xử lý vi phạm hành Bộ Tư pháp 24 Giúp Ủy ban nhân dân tỉnh thực nhiệm vụ, quyền hạn thi hành án dân sự, hành theo quy định pháp luật quy chế phối hợp công tác quan tư pháp quan thi hành án dân địa phương Bộ Tư pháp ban hành 25 Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ công tác tư pháp, pháp luật Phòng Tư pháp cấp huyện, công chức Tư pháp - Hộ tịch cấp xã, tổ chức cá nhân khác có liên quan theo quy định pháp luật 26 Kiểm tra, tra quan, tổ chức, cá nhân việc thi hành pháp luật thuộc phạm vi quản lý Sở Tư pháp; giải khiếu nại, tố cáo, phòng chống tham nhũng theo quy định pháp luật theo phân cấp, ủy quyền Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Trang 10/20 SỞ TƯ PHÁP TỈNH VĨNH LONG SỔ TAY CHẤT LƯỢNG Ký hiệu: STCL Lần ban hành: 03 Ngày ban hành: 30/11/2017 27 Thực hợp tác quốc tế pháp luật công tác tư pháp theo quy định pháp luật theo phân công ủy quyền Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh 28 Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ thông tin lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước Sở Tư pháp 29 Quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, mối quan hệ công tác Văn phịng, phịng chun mơn nghiệp vụ đơn vị nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp; quản lý tổ chức máy, biên chế công chức, cấu ngạch cơng chức, vị trí việc làm, cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp số lượng người làm việc đơn vị nghiệp cơng lập; thực chế độ tiền lương sách, chế độ đãi ngộ, đào tạo, bồi dưỡng, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức, viên chức người lao động thuộc phạm vi quản lý Sở Tư pháp theo quy định pháp luật theo phân công ủy quyền Ủy ban nhân dân tỉnh 30 Quản lý chịu trách nhiệm tài chính, tài sản giao theo quy định pháp luật theo phân công, phân cấp uỷ quyền Ủy ban nhân dân tỉnh 31 Thực công tác thông tin, thống kê, tổng hợp, báo cáo định kỳ đột xuất tình hình thực nhiệm vụ lĩnh vực công tác giao với Ủy ban nhân dân tỉnh Bộ Tư pháp 32 Hướng dẫn, kiểm tra việc thực chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm tổ chức nghiệp trực thuộc Sở Tư pháp theo quy định pháp luật 33 Thực nhiệm vụ khác Ủy ban nhân dân tỉnh giao theo quy định pháp luật Trang 11/20 SỞ TƯ PHÁP TỈNH VĨNH LONG SỔ TAY CHẤT LƯỢNG Ký hiệu: STCL Lần ban hành: 03 Ngày ban hành: 30/11/2017 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐÓC PHÓ GIÁM ĐỐC Phòng XD&KT VBQPPL Văn phòng Phòng Bổ trợ tư pháp Thanh tra Các đơn vị nghiệp trực thuộc Sở Phịng QLXLVPHCTDTHPL Phịng Hành tư pháp PHĨ GIÁM ĐỐC Phòng phổ biến giáo dục pháp luật PHẦN II PHẠM VI ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG Trang 12/20 SỞ TƯ PHÁP TỈNH VĨNH LONG SỔ TAY CHẤT LƯỢNG Ký hiệu: STCL Lần ban hành: 03 Ngày ban hành: 30/11/2017 Phạm vi áp dụng Sổ tay chất lượng Sở Tư pháp tỉnh Vĩnh Long sau: Hệ thống quản lý chất lượng trình bày Sổ tay chất lượng áp dụng lĩnh vực Quản lý Nhà nước Sở Tư pháp có liên quan đến hoạt động giải TTHC cho cá nhân, tổ chức đơn vị sau: Văn phòng Sở; Thanh Tra Sở; Phòng Hành Tư pháp; Phịng Phổ biến giáo dục pháp luật; Phòng Bổ trợ tư pháp PHẦN III NGOẠI LỆ ÁP DỤNG VÀ LÝ GIẢI Hệ thống quản lý chất lượng xây dựng thích hợp với đặc thù hoạt động quản lý nhà nước dịch vụ hành cơng Sở Tư pháp, u cầu khách hàng quy định pháp luật Do đó, yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 không áp dụng loại trừ khỏi phạm vi Hệ thống quản lý chất lượng Sở Tư pháp Việc loại trừ theo quy tắc yêu cầu ISO 9001: 2008 khơng áp dụng đáp ứng hai điều kiện sau: - Yêu cầu phải nằm Điều - ISO 9001: 2008: Tạo sản phẩm - Việc loại trừ không gây ảnh hưởng đến khả trách nhiệm Sở Tư pháp, việc đảm bảo chất lượng hoạt động quản lý nhà nước cung cấp dịch vụ hành công đáp ứng yêu cầu khách hàng yêu cầu luật định - Loại trừ: Sở Tư pháp loại trừ Điều khoản 7.3 (Thiết kế phát triển) đặc thù hoạt động Sở Tư pháp quan hành nhà nước, 7.6 (kiểm sốt phương tiện theo dõi đo lường) hoạt động Sở Tư pháp không sử dụng phương tiện theo kiểm tra, đo lường để thực công việc - Lý do: Hoạt động Sở Tư pháp tiến hành công việc theo qui định pháp luật cấp giao công việc phải tuân theo quy định Văn quy phạm pháp luật, khơng sử dụng việc kiểm sốt phương tiện theo dõi lường PHẦN 4: MÔ TẢ SỰ TƯƠNG TÁC GIỮA CÁC QUÁ TRÌNH (kèm theo phụ lục 1) PHẦN 5: DANH MỤC TÀI LIỆU TRONG HTQLCL TƯƠNG ỨNG VỚI TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN ISO 9001:2008 (Danh mục tài liệu nội bộ)c tài liệu nội bộ)i liệu nội bộ)u nội bộ)i bội bộ)) STT TÊN TÀI LIỆU KÝ HIỆU Điều khoản TCVN ISO 9001:2008 Sổ tay chất lượng STCL 4.2.2 Quy trình kiểm soát tài liệu QT 01 4.2.3 Trang 13/20 SỞ TƯ PHÁP TỈNH VĨNH LONG SỔ TAY CHẤT LƯỢNG Ký hiệu: STCL Lần ban hành: 03 Ngày ban hành: 30/11/2017 Quy trình kiểm sốt hồ sơ QT 02 4.2.4 Quy trình đánh giá nội QT 03 8.2.2 Quy trình kiểm sốt sản phẩm khơng phù hợp QT 04 8.3 Quy trình hành động khắc phục QT 05 8.5.2 Quy trình hành động phịng ngừa QT 06 8.5.3 Quy trình cải tiến QT 8.5 8.5 PHẦN 6: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN ISO 9001:2008 Bảng mô tả hệ thống quản lý chất lượng Sở Tư Pháp ứng với yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Điều khoản ISO Tài liệu viện dẫn Hệ thống quản lý chất lượng 4.1 Yêu cầu chung - Bảng mô tả hệ thống mối tương tác trình thuộc hệ thống quản lý chất lượng (Phụ lục đính kèm) - Tài liệu hệ thống quản lý chất lượng Sở Tư Pháp (Danh mục tài liệu nội bộ) 4.2 Yêu cầu hệ thống tài liệu  Toàn tài liệu thuộc Hệ thống quản lý chất lượng Sở Tư Pháp (Danh mục tài liệu nội bộ) 4.2.1 Khái quát  Các hồ sơ phát sinh để cung cấp chứng phù hợp với yêu cầu hoạt động tác nghiệp có hiệu lực hệ thống quản lý chất lượng 4.2.2 Sổ tay chất Sổ tay chất lượng - STCL lượng  Nhằm đảm bảo kiểm soát đầy hệ thống tài liệu bao gồm: Tài liệu nội (do Sở Tư Pháp ban hành) Tài liệu có nguồn gốc từ bên ngồi (các văn 4.2.3 Kiểm sốt tài pháp quy tài liệu khơng Sở Tư Pháp ban liệu hành áp dụng cho trình nghiệp vụ Sở Tư Pháp)  Tài liệu liên quan: Quy trình kiểm sốt tài liệu (QT 01) 4.2.4 Kiểm soát hồ  Nhằm đảm bảo kiểm sơ soát đầy đủ hồ sơ phát sinh để cung cấp chứng phù hợp với yêu cầu hoạt động tác nghiệp có hiệu lực hệ thống quản lý chất lượng Trang 14/20 SỞ TƯ PHÁP TỈNH VĨNH LONG SỔ TAY CHẤT LƯỢNG Ký hiệu: STCL Lần ban hành: 03 Ngày ban hành: 30/11/2017 Tài liệu liên quan:  Quy trình kiểm soát tài liệu (QT 02) Trách nhiệm Lãnh đạo Lãnh đạo Sở Tư Pháp cam kết việc thực hệ thống quản lý chất lượng cải tiến thường xuyên hiệu lực hệ thống như: Truyền đạt cho người tầm quan trọng việc đáp ứng yêu cầu khách hàng yêu cầu pháp luật chế định Xây dựng phổ biến Chính sách 5.1 Cam kết chất lượng cho tồn thể cơng chức, viên chức (Phụ lục 2) Lãnh đạo Xây dựng Mục tiêu chất lượng Sở Tư Pháp phòng ban (Phụ lục 3) Định kỳ tiến hành họp xem xét Lãnh đạo (Quy trình đánh giá chất lượng nội họp xem xét Lãnh đạo Đảm bảo cung cấp đầy đủ nguồn lực Lãnh đạo Sở Tư Pháp đảm bảo yêu cầu khách hàng xác định đáp ứng nhằm nâng cao thỏa mãn 5.2 Hướng vào khách hàng khách hàng Xem phần 7.2.1 Xác định yêu cầu liên quan đến sản phẩm Xem phần 8.2.1 Đo lường thỏa mãn khách hàng 5.3 Chính sách chất Chính sách chất lượng Sở Tư Pháp (Phụ lục 2) lượng 5.4 Hoạch định  Mục tiêu chất lượng Sở Tư Pháp Phòng ban 5.4.1 Mục tiêu chất đảm bảo đo lường phù hợp với Chính sách chất lượng lượng Sở Tư Pháp (Phụ lục 3, 4)  Báo cáo thực Mục tiêu chất lượng (Phụ lục 5)  Bảng mô tả hệ thống mối tương tác trình thuộc hệ thống quản lý chất 5.4.2 Hoạch định hệ lượng (Phụ lục 1) thống quản lý chất  Hệ thống tài liệu nội lượng Sở Tư Pháp (Danh mục tài liệu nội bộ) Khi hệ thống tài liệu có thay đổi ln đảm bảo tính qn hoạch định 5.5 Trách nhiệm, quyền hạn trao đổi thông tin  Sơ đồ Tổ chức Sở Tư Pháp 5.5.1 Trách nhiệm  Quy định trách nhiệm, quyền hạn công chức, quyền hạn viên chức 5.5.2 Đại diện Quyết định phân công nhiệm vụ cho Đại diện chất lượng (Quyết Lãnh đạo định thành lập Ban ISO) Sở Tư Pháp cam kết thực trì họp nội 5.5.3 Trao đổi phương tiện điện tử để trao đổi thông tin nội thông tin nội ban thông tin hiệu lực hệ thống quản lý chất lượng Trang 15/20 SỞ TƯ PHÁP TỈNH VĨNH LONG SỔ TAY CHẤT LƯỢNG Ký hiệu: STCL Lần ban hành: 03 Ngày ban hành: 30/11/2017 Lãnh đạo Sở Tư Pháp cam kết định kỳ tổ chức họp xem xét hệ thống quản lý chất lượng để đảm bảo hệ thống ln thích hợp, thỏa đáng có hiệu lực qua đánh giá hội cải tiến nhu cầu thay đổi hệ thống quản lý chất lượng (bao gồm thay đổi Chính sách Mục tiêu chất lượng)  Tài liệu liên quan: Quy trình đánh giá chất lượng nội họp xem xét Lãnh đạo  5.6 Xem xét Lãnh đạo Quản lý nguồn lực Lãnh đạo Sở Tư Pháp đảm bảo đáp ứng ngày tốt yêu cầu tổ chức/cá nhân thông qua việc cung cấp nguồn lực cần thiết để xây dựng, thực hiện, trì thường xuyên cải 6.1 Cung cấp nguồn tiến HTQLCL như: lực - Nguồn nhân lực - Cơ sở vật chất - Môi trường làm việc Lãnh đạo Sở Tư Pháp đảm bảo người thực công việc ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm phải có lực 6.2 Nguồn nhân lực sở giáo dục, đào tạo có kỹ kinh nghiệm thích hợp 6.2.1 Năng lực nhận Công tác đào tạo hàng năm Sở Tư pháp liên quan đến kế thức đào tạo hoạch hàng năm Sở Nội vụ UBND cấp tỉnh 6.3 Cơ sở hạ tầng Sở Tư Pháp đảm bảo cung cấp trì sở vật chất cần thiết để đạt phù hợp với yêu cầu dịch vụ hành Cơ sở vật chất bao gồm: - Nhà cửa, không gian làm việc phương tiện kèm theo - Trang thiết bị (phần cứng phần mềm) - Dịch vụ hỗ trợ (vận chuyển trao đổi thông tin) - Xác định quản lý môi trường làm việc cần thiết để đạt 6.4 Môi trường làm phù hợp với yêu cầu sản phẩm việc Cung cấp dịch vụ (tạo sản phẩm)  Sở Tư Pháp triển khai trình cần thiết việc thực cơng việc q trình đảm bảo có quán Bảng mô tả hệ thống mối tương tác trình 7.1 Hoạch định việc  cung cấp dịch vụ thuộc hệ thống quản lý chất lượng (Phụ lục đính kèm) (tạo sản phẩm)  Các văn pháp quy có liên quan đến hoạt động Sở Tư Pháp (Danh mục tài liệu bên ngoài)  Tài liệu hệ thống quản lý chất lượng Sở Tư Pháp (Danh mục tài liệu nội bộ) 7.2 Các trình liên quan đến Tổ chức, người dân 7.2.1 Xác định Sở Tư pháp xác định: yêu cầu liên quan - Yêu cầu hồ sơ đầu vào khách hàng nộp (bao gồm hoạt động đến sản phẩm trả kết sau trả kết quả) - Yêu cầu không khách hàng công bố cần thiết cho việc sử dụng cụ thể sử dụng dự kiến biết Trang 16/20 SỞ TƯ PHÁP TỈNH VĨNH LONG 7.2.2 Xem xét yêu cầu liên quan đến sản phẩm 7.2.3 Trao đổi thông tin với khách hàng 7.3 Thiết kế phát triển 7.4 Mua hàng 7.5 Cung cấp dịch vụ 7.5.1 Kiểm sốt q trình thực cung cấp dịch vụ công SỔ TAY CHẤT LƯỢNG Ký hiệu: STCL Lần ban hành: 03 Ngày ban hành: 30/11/2017 - Yêu cầu chế định pháp luật liên quan đến sản phẩm/ dịch vụ Sở Tư pháp xem xét đầy đủ yêu cầu liên quan đến hồ sơ đầu vào để đảm bảo hồ sơ phù hợp trước cam kết việc xử lý, thẩm định hồ sơ trả kết cho khách hàng đảm bảo rằng: - Yêu cầu sản phẩm định rõ - Yêu cầu khác với quy định văn pháp quy phải xử lý, giải - Sở Tư pháp có khả đáp ứng yêu cầu định - Hồ sơ việc xem xét phải lưu giữ Tài liệu liên quan: Các hướng dẫn thủ tục phịng chun mơn văn pháp quy liên quan Sở Tư Pháp đảm bảo xếp có hiệu việc trao đổi thơng tin khách hàng liên quan đến: - Thông tin dịch vụ (được niêm yết Văn phịng cơng bố website Sở Tư Pháp: www.stp.vinhlong.gov.vn) - Xử lý yêu cầu khách hàng có thay đổi - Phản hồi khách hàng (kể khiếu nại) Tài liệu liên quan: Các hướng dẫn thủ tục đơn vị chuyên môn văn pháp quy liên quan Phần lớn Cơ quan hành nhà nước tiến hành cơng việc phải theo chức năng, nhiệm vụ cấp giao cơng việc phải theo quy định hệ thống văn pháp quy, nên không thực việc thiết kế - phát triển Sở Tư pháp mua hàng theo quy định pháp luật - Sở Tư pháp đảm bảo kiểm soát việc mua hàng dịch vụ quan trọng bên phục vụ cho giải cơng việc mình; đảm bảo hàng hóa dịch vụ quan trọng mua phù hợp với yêu cầu đề - Sở Tư pháp tìm hiểu, chọn lựa nguồn cung cấp hàng hóa dịch vụ quan trọng từ bên ngồi chấp nhận hàng hóadịch vụ sau kiểm tra, xác nhận đạt yêu cầu Hàng hóa hay dịch vụ quan trọng phát có sai lỗi phải xử lý theo hình thức thích hợp Các kết theo dõi, đánh giá nguồn cung cấp hàng hóa, dịch vụ mua vào lưu giữ hồ sơ - Sở Tư pháp đảm bảo lập kế hoạch, tiến hành thực cung cấp dịch vụ công điều kiện kiểm sốt cở sở: + Có sẵn thơng tin đặc điểm, yêu cầu công việc; + Có sẵn Quy trình, Hướng dẫn cơng việc ứng với trình nơi cần thiết; + Việc sử dụng bảo dưỡng thiết bị, phương tiện kỹ thuật; + Việc thực hoạt động theo dõi, kiểm tra, đánh giá; + Thực việc chuyển giao kết công việc cho khách hàng Trang 17/20 SỞ TƯ PHÁP TỈNH VĨNH LONG SỔ TAY CHẤT LƯỢNG Ký hiệu: STCL Lần ban hành: 03 Ngày ban hành: 30/11/2017 việc tiếp tục xem xét, giải vấn đề phát sinh sau (nếu có) - Tài liệu hệ thống quản lý chất lượng Sở Tư pháp (Danh mục tài liệu nội bộ) 7.5.2 Xác nhận giá trị sử dụng Hoạt động Sở Tư Pháp khơng có q trình khơng thể q trình cung cấp kiểm sốt nên Sở Tư Pháp không áp dụng điều khoản dịch vụ Sở Tư Pháp đảm bảo yêu cầu sau: - Khi cần thiết, nhận biết văn bản/hồ sơ suốt trình thực - Nội dung nhận biết trạng thái trình xử lý văn (như ký tắt, v.v.) tương ứng với yêu cầu theo dõi đo 7.5.3 Nhận biết lường xác định nguồn gốc - Khi có yêu cầu, xác định nguồn gốc văn bản/ hồ sơ thực thông qua việc lưu trữ đầy đủ hồ sơ công việc - Tài liệu liên quan: Tài liệu hệ thống quản lý chất lượng Sở Tư Pháp (Danh mục tài liệu nội bộ) - Trong trình tiếp nhận xử lý văn bản/hồ sơ tổ chức/công dân, Sở Tư pháp đảm bảo, đơn vị phải nhận biết, lưu giữ, bảo quản, bảo mật thông tin văn bản/hồ sơ tổ chức/công dân cung cấp Nếu xảy trường hợp hồ sơ 7.5.4 Tài sản bị mất, bị hư hỏng Sở Tư pháp phải thơng báo cho tổ khách hàng chức/cơng dân biết có cách khắc phục Đồng thời, lập lưu hồ sơ trường hợp xảy - Tài liệu liên quan: Tài liệu hệ thống quản lý chất lượng Sở Tư pháp (Danh mục tài liệu nội bộ) Hồ sơ phải bảo quản từ tiếp nhận, trình xử lý lưu trữ 7.5.5 Bảo tồn sản Trong q trình tiến hành giải công việc sau giải phẩm xong công việc, hồ sơ, văn … phải xếp, lưu giữ bảo quản đầy đủ an tồn Tài liệu liên quan: Quy trình kiểm soát tài liệu hồ sơ Do đặc thù hoạt động Sở Tư pháp cung cấp dịch vụ hành 7.6 Kiểm sốt thiết cơng nên khơng sử dụng phương tiện theo kiểm bị theo dõi đo tra, đo lường để thực công việc, khơng thực lường việc kiểm sốt phương tiện theo dõi đo lường Đo lường, phân tích cải tiến Sở Tư Pháp đảm bảo hoạch định triển khai trình theo dõi, đo lường, phân tích cải tiến cần thiết để: - Chứng tỏ công việc phù hợp với yêu cầu quy định 8.1 Khái quát - Đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng phù hợp - Thường xuyên nâng cao tính hiệu lực hệ thống quản lý chất lượng 8.2 Theo dõi đo lường Trang 18/20 SỞ TƯ PHÁP TỈNH VĨNH LONG 8.2.1 Sự thỏa mản tổ chức/ người dân 8.2.2 Đánh giá nội 8.2.3 Theo dõi đo lường trình 8.2.4 Theo dõi đo lường kết cơng việc 8.3 Kiểm sốt vấn đề khơng phù hợp SỔ TAY CHẤT LƯỢNG Ký hiệu: STCL Lần ban hành: 03 Ngày ban hành: 30/11/2017 Sở Tư Pháp áp dụng biện pháp thích hợp để theo dõi thỏa mãn tổ chức/cá nhân dịch vụ Sở Tư Pháp có biện pháp phù hợp để ln ln có thỏa mãn từ phía tổ chức/cá nhân Sở Tư pháp xây dựng trì việc thực trình nhằm thu thập phản hồi tổ chức/cơng dân (Hài lịng chưa hài lòng) theo định kỳ năm lần việc lập Kế hoạch thực (Phụ lục 6) bảng câu hỏi (Phụ lục 7) hình thức phù hợp khác Định kỳ, Sở Tư pháp tổ chức đánh giá chất lượng nội theo kế hoạch để đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng: - Phù hợp với nội dung hoạch định (xem phần 7.1) đối với: yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001:2008, pháp luật Sở Tư pháp quy định - Hệ thống áp dụng có hiệu lực trì - Tài liệu liên quan: Đánh giá nội  Sở Tư Pháp thực việc theo dõi trình thực hiện, đo lường thời gian thực công việc công việc không đạt kết theo hoạch định, Sở Tư Pháp tiến hành việc khắc phục hành động khắc phục để đảm bảo công việc phù hợp  Tài liệu liên quan: + Các hướng dẫn thủ tục thực đơn vị chuyên môn + Các sổ theo dõi hồ sơ, kết xử lý công việc đơn vị chuyên môn (theo mẫu Phụ lục 11) - Sở Tư pháp thực việc xem xét, thẩm định thông qua hồ sơ đáp ứng đầy đủ yêu cầu pháp luật - Phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ đơn vị có yêu cầu thành phần hồ sơ (theo mẫu Phụ lục 13) - Phiếu tiếp nhận hồ sơ hẹn trả kết (theo mẫu Phụ lục 14) - Tài liệu liên quan: Tài liệu hệ thống quản lý chất lượng Sở Tư pháp (Danh mục tài liệu nội bộ) - Phiếu theo dõi trình xử lý cơng việc đơn vị chun môn (theo mẫu Phụ lục 12) Sở Tư Pháp đảm bảo tài liệu/hồ sơ không phù hợp, không hợp lệ (các hồ sơ không đầy đủ số lượng, chủng loại, nội dung không đảm bảo quy định) nhận biết kiểm soát việc khắc phục điều chỉnh, bổ sung, nhân nhượng trả lại kiểm tra sau để đảm bảo tài liệu/hồ sơ đáp ứng yêu cầu quy định pháp luật Việc thông báo cho tổ chức/cá nhân vấn đề phải văn để minh bạch hóa thơng tin làm chứng việc kiểm sốt hồ sơ khơng hợp lệ Trường hợp vấn đề không phù hợp phát sau chuyển giao kết cho khách hàng (quyết định, giấy chứng nhận, kết thẩm định ) khách hàng sử dụng kết Sở Tư Pháp có hành động thích hợp để tránh gây Trang 19/20 SỞ TƯ PHÁP TỈNH VĨNH LONG 8.4 Phân tích liệu SỔ TAY CHẤT LƯỢNG Ký hiệu: STCL Lần ban hành: 03 Ngày ban hành: 30/11/2017 tác động hậu tiềm ẩn không phù hợp phát Tài liệu liên quan: Quy trình cải tiến Sở Tư Pháp đảm bảo xác định, thu thập phân tích liệu tương ứng để chứng tỏ thích hợp tính hiệu lực hệ thống quản lý chất lượng đánh giá xem xét cải tiến thường xuyên hiệu lực hệ thống quản lý chất lượng Việc lập báo cáo thực định kỳ tháng/lần 8.5 Cải tiến 8.5.1 Cải tiến thường xuyên 8.5.2 Hành động khắc phục 8.5.3 Hành động phòng ngừa Sở Tư Pháp thường xuyên nâng cao hiệu lực hệ thống quản lý chất lượng thơng qua việc sử dụng Chính sách chất lượng, Mục tiêu chất lượng, kết đánh giá, phân tích liệu, hành động khắc phục, phòng ngừa kết họp xem xét lãnh đạo Tài liệu liên quan: Quy trình cải tiến QT 8.5 -SO Sở Tư Pháp đảm bảo thực hành động nhằm loại bỏ nguyên nhân không phù hợp để ngăn ngừa tái diễn lặp lại Tài liệu liên quan: Quy trình cải tiến QT 8.5 -SO Sở Tư Pháp đảm bảo thực hành động nhằm loại bỏ nguyên nhân không phù hợp tiềm ẩn để ngăn chặn xuất Tài liệu liên quan: Quy trình cải tiến QT 8.5 -SO Trang 20/20 ... viện dẫn Hệ thống quản lý chất lượng 4.1 Yêu cầu chung - Bảng mô tả hệ thống mối tương tác trình thuộc hệ thống quản lý chất lượng (Phụ lục đính kèm) - Tài liệu hệ thống quản lý chất lượng Sở... Mục tiêu chất lượng (Phụ lục 5)  Bảng mô tả hệ thống mối tương tác trình thuộc hệ thống quản lý chất 5.4.2 Hoạch định hệ lượng (Phụ lục 1) thống quản lý chất  Hệ thống tài liệu nội lượng Sở... KHÁI QUÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN ISO 9001:2008 Bảng mô tả hệ thống quản lý chất lượng Sở Tư Pháp ứng với yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Điều khoản ISO Tài liệu