QUY TRÌNH NGHỈ VIỆC

I.MỤC ĐÍCH Xây dựng các bước hướng dẫn thủ tục nghỉ việc của Cán bộ nhân viên công ty.Đảm bảo quyền lợi hợp pháp của công ty và của người nghỉ việc.II.PHẠM VI ÁP DỤNGÁp dụng đối với tất cả vị trí làm việc tại Công ty theo bất cứ hình thức hợp đồng lao động.III.ĐỊNH NGHĨA CHỮ VIẾT TẮT1.Định nghĩa:Trưởng đơn vị: Được hiểu là người được giao trách nhiệm đứng đầu một tổ, nhóm, phòng ban, chi nhánh tùy theo hệ thống phân cấp vị trí.Người quản lý tuyển dụng: Được hiểu là những người chịu trách nhiệm tham gia trực tiếp quá trình tuyển dụng ở mỗi vị trí bao gồm: Tổng Giám đốc Giám đốc điều hành Trưởng Phòng HCNS các Trưởng đơn vị Chuyên viên Nhân sự Định biên nhân sự: Là kế hoạch tổng thể về chức danh công việc, số lượng nhân sự (người) của mỗi vị trí cần đáp ứng để đơn vị hoàn thành các mục tiêu công việc, ngân sách quỹ lương theo từng Quý, từng Năm tùy theo tình hình hoạt động của Công ty. Định biên nhân sự được lập và trình phê duyệt bởi Giám đốc điều hành và Tổng Giám đốc.Cấu trúc phỏng vấn: Là quá trình đánh giá năng lựckhả năng của mỗi ứng viên được thực hiện qua các vòng nhằm so sánh, đánh giá mức độ thực hiện công việc của ứng viên đối với vị trí công việc. Các vòng phỏng vấn được thiết kế để tìm hiểu các kỹ năng, kiến thức, mức độ hiểu biết, thái độ, các trải nghiệm, giá trị của các ứng viên theo các tiêu chuẩn chung được xác định bởi Bản mô tả công việc yêu cầu.Đơn vị: Được hiểu trong quy trình là các tổ, nhóm, phòng ban, chi nhánh.2.Chữ viết tắt:TGĐ: Tổng Giám ĐốcGĐĐH: Giám đốc điều hànhTP.HCNS: Trưởng phòng hành chính nhân sự.TBP: Trưởng các đơn vịCBNV: Tất cả Cán Bộ Nhân viên (bao gồm cả những Nhân sự đang trong giai đoạn học việc và thử việc) không bao gồm Ban giám đốc.IV.TRÁCH NHIỆM TRONG CÔNG TÁC GIẢI QUYẾT NGHỈ VIỆCTBP có trách nhiệm tiếp nhận, tìm hiểu lí do, đánh giá lí do xin nghỉ việc và thông báo ngay cho Phòng Hành chính nhân sự ngay sau khi nhận đơn.TP.HCNS phối hợp cùng TBP thống nhất quyết định trình Ban giám đốc ký duyệt đơn xin nghỉ việc; đồng thời phải chuẩn bị công tác tuyển dụng thay thế hoặc phân công người nhận trách nhiệm bàn giao với CBNV nghỉ việc.TP.HCNS phối hợp cùng Phòng Kế toán, Phòng IT để soát xét các khoản tạm ứng, công nợ, thu hồi trang thiết bị, công cụ, user đã bàn giaoV.NỘI DUNG QUY TRÌNH NGHỈ VIỆC1.Bước 1. Viết đơn xin nghỉ việcCBNV xin nghỉ việc viết đơn theo mẫu. Sau khi viết đơn xong, chuyển đơn cho TBP xem xét theo bước 2.Mẫu được lấy trực tiếp tại Server Public của Công ty hoặc Phòng HCNSNgười xin nghỉ việc phải đảm bảo đúng thời hạn báo trước. Nếu không đảm bảo đúng thời hạn báo trước, người xin nghỉ việc phải bồi thường tiền lương cho những ngày không báo trước và không được thưởng năng suất và các khoản thưởng cho những thời gian chưa được tính lương.Đối với các quy định về nghỉ việc không có trong quy trình này hoặc các quy định khác của công ty thì thực hiện theo Bộ luật lao động và các văn bản pháp luật lao động liên quan.Thời hạn báo trước cụ thể:•Đối với hợp đồng thử việc 1 tháng là 3 ngày, 2 tháng là 7 ngày•Hợp đồng có thời hạn 1 – 3 năm là 30 ngày.•Hợp đồng vô thời hạn là 45 ngày.2.Xem xét của TBP.TBP có thẩm quyền và trách nhiệm xem xét đơn xin nghỉ việc của nhân viên trực thuộc. Đối với nhân viên các bộ phận có cấp tổ trường thì trước khi chuyển cho TBP thì phải chuyển qua cấp tổ trưởng xác nhận.Đối với các TBP, nhân viên do Giám đốc trực tiếp quản lý thì sau khi viết đơn, người xin nghỉ việc chuyển trực tiếp cho Phòng HCNS theo bước 3.TBP có thẩm quyền xem xét, phải xác định các tâm tư nguyện vọng của nhân viên. Nếu vượt ra ngoài khả năng, thì TBP phối hợp với Phòng Hành chính nhân sự để xem xét giải quyết. Trường hợp không thể giải quyết được thì ký xác nhận vào đơn xin nghỉ việc và chuyển trả lại đơn cho người xin nghỉ việc.TBP có trách nhiệm xem xét và trả lời đơn cho người xin nghỉ việc không quá 02 ngày làm việc.3.Xác nhận phòng nhân sự:Người xin nghỉ việc chuyển lại đơn cho Phòng Hành chính nhân sự.Phòng Hành chính nhân sự có trách nhiệm trao đổi với TBP để xác định tâm tư nguyện vọng của CBNV.Thời gian giải quyết không quá 03 ngày kể từ ngày nhận đơn.4.Duyệt cho nghỉ việc:Với trường hợp xác định cho nghỉ việc, Hành chính nhân sự trình đơn xin nghỉ việc cho Ban Giám đốc duyệt kèm theo phương án thay thế.Thời gian chuyển đơn cho Ban Giám đốc không quá 03 ngày kể từ khi nhận được đơn.5.Bàn giao Quyết định cho nghỉ việc:Phòng Hành chính nhân sự chịu trách nhiệm tổ chức việc bàn giao thanh lý hợp đồng với CBNV xin nghỉ. Việc bàn giao thanh lý hợp đồng gồm các nội dung: •Hoàn thành các công việc đang phụ trách, ghi chú các công việc còn đang theo dõi kết quả một cách chi tiết và đầy đủ trước khi nghỉ việc.•Bàn giao các trang thiết bị, công cụ dụng cụ, email, user, hồ sơ đã được cấp phát cho Trưởng bộ phận.•TBP, Phòng Hành chính nhân sự, Phòng IT, Phòng Kế toán và các phòng ban có liên quan phối hợp rà soát công nợ, tạm ứng trước khi ký xác nhận vào biên bản bàn giao cho nhân viên nghỉ việc.Sau khi hoàn thành việc bàn giao thanh lý hợp đồng, Phòng Hành chính nhân sự soạn thảo quyết định cho nghỉ việc trình Ban Giám đốc ký duyệt; đồng thời thực hiện thủ tục báo giảm BHXH, chốt và trả sổ BHXH cho CBNV, thông báo cho bộ phận bảo vệ và các cá nhân có liên quan để nắm thông tin.Quyết định nghỉ việc được chuyển cho người xin nghỉ việc 01 bản, Phòng Hành chính nhân sự lưu 01 bản kèm theo các chứng từ gốc biên bản bàn giao.6.Thanh toán các chế độ còn lại.Phòng Kế toán có trách nhiệm phối hợp Phòng Hành chính nhân sự để lập bảng thanh toán lương, tiền ngày phép chưa sử dụng, phụ cấp cho nghỉ việc và trình Ban Giám đốc duyệt. Phòng Kế toán chỉ thanh toán cho người nghỉ việc khi đã có đầy đủ hồ sơ xác nhận từ Phòng Hành chính nhân sự chuyển sang và không còn vướng bất kỳ khoản công nợ hay tạm ứng nào khác.

CÔNG TY CỔ PHẦN KHƠ THỊ SKINCARE & CLINIC 222 – 224 Trần Hưng Đạo, Phường Nguyễn Cư Trinh, Quận 1, Tp Hồ Chí Minh QUY TRÌNH NGHỈ VIỆC Ký hiệu Phiên Ngày ban hành Soạn thảo : Xem xét : : S&C_QT03.NS : 02 : Phê duyệt : CÔNG TY CỔ PHẦN KHƠ THỊ SKINCARE & CLINIC Quy trình nghỉ việc Ký hiệu: S&C_QT03.NS Bảng theo dõi sửa đổi tài liệu Ngày sửa đổi Vị trí Nội dung sửa đổi Lần sửa Ghi I MỤC ĐÍCH - Xây dựng bước hướng dẫn thủ tục nghỉ việc Cán nhân viên công ty - Đảm bảo quyền lợi hợp pháp công ty người nghỉ việc II PHẠM VI ÁP DỤNG Áp dụng tất vị trí làm việc Cơng ty theo hình thức hợp đồng lao động CÔNG TY CỔ PHẦN KHƠ THỊ SKINCARE & CLINIC Quy trình nghỉ việc Ký hiệu: S&C_QT03.NS III ĐỊNH NGHĨA & CHỮ VIẾT TẮT Định nghĩa: - Trưởng đơn vị: Được hiểu người giao trách nhiệm đứng đầu tổ, nhóm, phịng ban, chi nhánh tùy theo hệ thống phân cấp vị trí - Người quản lý tuyển dụng: Được hiểu người chịu trách nhiệm tham gia trực tiếp trình tuyển dụng vị trí bao gồm: Tổng Giám đốc/ Giám đốc điều hành/ Trưởng Phòng HCNS/ Trưởng đơn vị/ Chuyên viên Nhân - Định biên nhân sự: Là kế hoạch tổng thể chức danh công việc, số lượng nhân (người) vị trí cần đáp ứng để đơn vị hồn thành mục tiêu cơng việc, ngân sách quỹ lương theo Quý, Năm tùy theo tình hình hoạt động Cơng ty Định biên nhân lập trình phê duyệt Giám đốc điều hành Tổng Giám đốc - Cấu trúc vấn: Là trình đánh giá lực/khả ứng viên thực qua vòng nhằm so sánh, đánh giá mức độ thực công việc ứng viên vị trí cơng việc Các vịng vấn thiết kế để tìm hiểu kỹ năng, kiến thức, mức độ hiểu biết, thái độ, trải nghiệm, giá trị ứng viên theo tiêu chuẩn chung xác định Bản mô tả công việc yêu cầu - Đơn vị: Được hiểu quy trình tổ, nhóm, phịng ban, chi nhánh Chữ viết tắt: - TGĐ : Tổng Giám Đốc - GĐĐH : Giám đốc điều hành - TP.HCNS: Trưởng phịng hành nhân - TBP: Trưởng đơn vị - CBNV: Tất Cán Bộ Nhân viên (bao gồm Nhân giai đoạn học việc thử việc) không bao gồm Ban giám đốc IV TRÁCH NHIỆM TRONG CÔNG TÁC GIẢI QUYẾT NGHỈ VIỆC - TBP có trách nhiệm tiếp nhận, tìm hiểu lí do, đánh giá lí xin nghỉ việc thơng báo cho Phịng Hành nhân sau nhận đơn - TP.HCNS phối hợp TBP thống định trình Ban giám đốc ký duyệt đơn xin nghỉ việc; đồng thời phải chuẩn bị công tác tuyển dụng thay phân công người nhận trách nhiệm bàn giao với CBNV nghỉ việc - TP.HCNS phối hợp Phịng Kế tốn, Phịng IT để sốt xét khoản tạm ứng, công nợ, thu hồi trang thiết bị, công cụ, user bàn giao V NỘI DUNG QUY TRÌNH NGHỈ VIỆC Bước Viết đơn xin nghỉ việc - CBNV xin nghỉ việc viết đơn theo mẫu Sau viết đơn xong, chuyển đơn cho TBP xem xét theo bước - Mẫu lấy trực tiếp Server Public Cơng ty Phịng HCNS CÔNG TY CỔ PHẦN KHƠ THỊ SKINCARE & CLINIC Quy trình nghỉ việc Ký hiệu: S&C_QT03.NS - Người xin nghỉ việc phải đảm bảo thời hạn báo trước Nếu không đảm bảo thời hạn báo trước, người xin nghỉ việc phải bồi thường tiền lương cho ngày không báo trước không thưởng suất khoản thưởng cho thời gian chưa tính lương - Đối với quy định nghỉ việc khơng có quy trình quy định khác cơng ty thực theo Bộ luật lao động văn pháp luật lao động liên quan - Thời hạn báo trước cụ thể:  Đối với hợp đồng thử việc tháng ngày, tháng ngày  Hợp đồng có thời hạn – năm 30 ngày  Hợp đồng vô thời hạn 45 ngày Xem xét TBP - TBP có thẩm quyền trách nhiệm xem xét đơn xin nghỉ việc nhân viên trực thuộc Đối với nhân viên phận có cấp tổ trường trước chuyển cho TBP phải chuyển qua cấp tổ trưởng xác nhận - Đối với TBP, nhân viên Giám đốc trực tiếp quản lý sau viết đơn, người xin nghỉ việc chuyển trực tiếp cho Phòng HCNS theo bước - TBP có thẩm quyền xem xét, phải xác định tâm tư nguyện vọng nhân viên Nếu vượt ngồi khả năng, TBP phối hợp với Phịng Hành nhân để xem xét giải Trường hợp khơng thể giải ký xác nhận vào đơn xin nghỉ việc chuyển trả lại đơn cho người xin nghỉ việc - TBP có trách nhiệm xem xét trả lời đơn cho người xin nghỉ việc không 02 ngày làm việc Xác nhận phòng nhân sự: - Người xin nghỉ việc chuyển lại đơn cho Phịng Hành nhân - Phịng Hành nhân có trách nhiệm trao đổi với TBP để xác định tâm tư nguyện vọng CBNV - Thời gian giải không 03 ngày kể từ ngày nhận đơn Duyệt cho nghỉ việc: - Với trường hợp xác định cho nghỉ việc, Hành nhân trình đơn xin nghỉ việc cho Ban Giám đốc duyệt kèm theo phương án thay - Thời gian chuyển đơn cho Ban Giám đốc không 03 ngày kể từ nhận đơn Bàn giao & Quyết định cho nghỉ việc: - Phịng Hành nhân chịu trách nhiệm tổ chức việc bàn giao & lý hợp đồng với CBNV xin nghỉ Việc bàn giao & lý hợp đồng gồm nội dung: CÔNG TY CỔ PHẦN KHƠ THỊ SKINCARE & CLINIC Quy trình nghỉ việc Ký hiệu: S&C_QT03.NS  Hồn thành công việc phụ trách, ghi cơng việc cịn theo dõi kết cách chi tiết đầy đủ trước nghỉ việc  Bàn giao trang thiết bị, công cụ dụng cụ, email, user, hồ sơ cấp phát cho Trưởng phận  TBP, Phịng Hành nhân sự, Phịng IT, Phịng Kế tốn phịng ban có liên quan phối hợp rà sốt cơng nợ, tạm ứng trước ký xác nhận vào biên bàn giao cho nhân viên nghỉ việc - Sau hoàn thành việc bàn giao & lý hợp đồng, Phịng Hành nhân soạn thảo định cho nghỉ việc trình Ban Giám đốc ký duyệt; đồng thời thực thủ tục báo giảm BHXH, chốt trả sổ BHXH cho CBNV, thông báo cho phận bảo vệ cá nhân có liên quan để nắm thơng tin - Quyết định nghỉ việc chuyển cho người xin nghỉ việc 01 bản, Phịng Hành nhân lưu 01 kèm theo chứng từ gốc biên bàn giao Thanh tốn chế độ cịn lại - Phịng Kế tốn có trách nhiệm phối hợp Phịng Hành nhân để lập bảng tốn lương, tiền ngày phép chưa sử dụng, phụ cấp cho nghỉ việc trình Ban Giám đốc duyệt - Phịng Kế tốn tốn cho người nghỉ việc có đầy đủ hồ sơ xác nhận từ Phịng Hành nhân chuyển sang khơng cịn vướng khoản công nợ hay tạm ứng khác ... xin nghỉ việc chuyển trả lại đơn cho người xin nghỉ việc - TBP có trách nhiệm xem xét trả lời đơn cho người xin nghỉ việc không 02 ngày làm việc Xác nhận phòng nhân sự: - Người xin nghỉ việc. .. công nợ, thu hồi trang thiết bị, công cụ, user bàn giao V NỘI DUNG QUY TRÌNH NGHỈ VIỆC Bước Viết đơn xin nghỉ việc - CBNV xin nghỉ việc viết đơn theo mẫu Sau viết đơn xong, chuyển đơn cho TBP xem... THỊ SKINCARE & CLINIC Quy trình nghỉ việc Ký hiệu: S&C_QT03.NS - Người xin nghỉ việc phải đảm bảo thời hạn báo trước Nếu không đảm bảo thời hạn báo trước, người xin nghỉ việc phải bồi thường tiền