Nghiệp vụ văn phòng đối ngoại

HỌC VIỆN BÁO CHÍ VÀ TUYÊN TRUYỀN KHOA QUAN HỆ QUỐC TẾ ĐỀ TÀI KHOA HỌC CẤP CƠ SỞ NĂM 2017 NGHIỆP VỤ VĂN PHỊNG ĐỐI NGOẠI (GIÁO TRÌNH NỘI BỘ) Chủ nhiệm đề tài : PGS, TS Nguyễn Ngọc Oanh Tham gia đề tài : Ths Nguyễn Thị Thu Hà HÀ NỘI – 2017 ĐỀ CƢƠNG HỌC PHẦN THƠNG TIN VỀ HỌC PHẦN 1.1 Tên mơn học: NGHIỆP VỤ VĂN PHÕNG ĐỐI NGOẠI Mã môn học:QT03584 1.2 Khoa phụ trách: Quan hệ Quốc tê 1.3 Số tín chỉ: 02 MÔ TẢ HỌC PHẦN Học phần cung cấp kiến thức chức năng, nhiệm vụ văn phòng đối ngoại nghiệp vụ hành mà nhân viên, cán văn phịng cần thực để hồn thành chức trách đƣợc giao Môn học khái quát nghiệp vụ hành bản, đồng thời tập trung vào kỹ năng, nghiệp vụ nhƣ : thu thập, xử lý, cung cấp thông tin tham mƣu; soạn thảo, ban hành văn lƣu trữ hồ sơ; tổ chức công việc hoạt động chung; giao tiếp hành Ngồi ra, học phần phân tích lực phẩm chất cần thiết ngƣời thƣ ký làm việc văn phòng đối ngoại nguyên tắc ứng xử với lãnh đạo đồng nghiệp MỤC TIÊU HỌC PHẦN 3.1 Mục tiêu chung Trang bị cho sinh viên kiến thức, kỹ chức nhiệm vụ văn phịng đối ngoại nghiệp vụ hành để điều hành hoạt động văn phịng nói chung, tham gia trực tiếp gián tiếp vào việc điều hành văn phòng đối ngoại Rèn luyện phẩm chất cần thiết ngƣời thƣ ký văn phòng đối ngoại 3.2 Mục tiêu cụ thể Sau học xong mơn học, ngƣời học có khả năng: - Kiến thức: Trang bị cho sinh viên kiến thức chức năng, nhiệm vụ văn phịng đối ngoại nghiệp vụ hành để điều hành hoạt động văn phịng nói chung, văn phịng đối ngoại nói riêng Mơn học trang bị cho sinh viên kiến thức nhiệm vụ, vai trị, vị trí kỹ hành ngƣời thƣ ký (cán bộ) làm việc văn phòng đối ngoại - Kỹ năng: Nắm vững kiến thức môn học, sinh viên có khả tham gia trực tiếp gián tiếp vào việc điều hành hoạt động văn phòng đối ngoại; thực tốt kỹ hành cần thiết ngƣời thƣ ký văn phịng nhƣ: thu thập, xử lý thơng tin tham mƣu, tổ chức triển khai công việc, giao tiếp hành chính, soạn thảo văn lƣu trữ hồ sơ Kiến thức môn học giúp sinh viên sau trƣờng đảm nhận vị trí thƣ ký, trợ lý, nhân viên, chuyên viên lĩnh vực hành văn phịng quan, tổ chức, doanh nghiệp phận có chức đối ngoại - Thái độ: Sinh viên cần nhận thức đƣợc chức năng, vị trí, tính chất đặc điểm hoạt động văn phòng đối ngoại; đồng thời nhận thức đƣợc vị trí, vai trị ngƣời cán bộ, nhân viên, thƣ ký, trợ lý văn phòng Sau nghiên cứu mơn học, sinh viên xác định rèn luyện để có đƣợc lực phẩm chất cần thiết ngƣời thƣ ký văn phòng đối ngoại, nâng cao ý thức trách nhiệm với nghề nghiệp tƣơng lai Nội dung TT Tổng Phân bổ thời gian thời Lên Bài Thực gian lớp tập/ hành thảo luận Chƣơng 1.Những vấn đề chung văn phòng văn phòng đối ngoại 1.1 Khái niệm văn phòng 1.1.1 Nghĩa rộng 1.1.2 Nghĩa hẹp 1.2 Chức năng, nhiệm vụ văn phòng đối ngoại 1.2.1 Chức 1.2.2 Nhiệm vụ Chƣơng Chuyên viên văn phòng đối ngoại 2.1 Khái niệm vị trí 2.2.1 Khái niệm 2.2.2 Vị trí 2.2 Những lực cần thiết 2.1.1 Năng lực chuyên môn 2.1.2 Hiểu biết xã hội rộng 2.1.3 Năng lực quản lý thời gian 2.1.4 Trình độ ngơn ngữ 2.3 Những phẩm chất cần thiết 2.3.1 Phẩm chất chung ngƣời lao động tích cực 2.2.2 Các phẩm chất ngƣời thƣ ký văn phòng đối ngoại a Yêu nghề có ý thức cầu tiến b Quảng giao, cởi mở biết tự kiềm chế cần thiết c Kín đáo, tế nhị d Có ý thức kỷ luật, tự giác triệt để công việc e Cẩn thận, tỉ mỉ, chu đáo công việc f Quyết đốn g Chủ động, động, linh hoạt, thích nghi nhanh với hoàn cảnh h Khả làm việc nhóm 1 2.4 Quan hệ ứng xử với lãnh đạo đồng nghiệp 2.4.1 Quan hệ ứng xử với lãnh đạo 2.4.2 Quan hệ ứng xử với đồng nghiệp Chƣơng Kỹ giao tiếp 10 15 nghiệp vụ chuẩn bị thông tin 3.1 Kỹ giao tiếp đối ngoại 3.1.1 Xác định hoàn cảnh giao tiếp 3.1.2 Các nguyên tắc giao tiếp đối ngoại 3.1.3 Kỹ giao tiếp 3.1.4 Kỹ giao tiếp cụ thể thƣ ký văn phòng 3.2 Kỹ thu thập, khai thác xử lý thơng tin 3.2.1 Tìm hiểu nhu cầu thông tin quan ngƣời lãnh đạo 3.2.2 Xác định nguồn thông tin 3.2.3 Phƣơng pháp thu thập thông tin 3.2.4 Phƣơng pháp xử lý thông tin 3.2.5 Phƣơng pháp cung cấp thông tin Chƣơng Kỹ tham mƣu nghiệp vụ tổ chức hoạt động hành 4.1 Kỹ tham mƣu 4.1.1 Cách thức quy trình tham mƣu 4.1.2 Yêu cầu nguyên tắc tham mƣu 4.1.3 Nội dung, phƣơng pháp tham mƣu 4.2 Tổ chức triển khai công việc 4.2.1 Tổ chức triển khai công việc 4.2.2 Lập chƣơng trình, kế hoạch cơng tác 4.3 Tổ chức kiện 4.3.1 Hình thành chủ đề, lập chƣơng trình dự toán ngân sách kiện 4.3.2 Lập kế hoạch tổ chức kiện 4.3.3 Chuẩn bị thủ tục hành 4.3.3 Nhóm cơng việc liên quan đến khách mời tham dự kiện 4.3.4 Chuẩn bị địa điểm tổ chức kiện 4.3.5 Chuẩn bị văn bản, tài liệu phục vụ cho kiện 4.3.6 Chuẩn bị văn bản, tài liệu phục vụ cho kiện 4.3.7 Kiểm tra lại công việc giai đoạn chuẩn bị 4.4 Tổ chức chuyến công tác 4.4.1 Xác định phạm vi mục đích chuyến 4.4.2 Xếp lịch cho chuyến công tác 4.4.3 Xây dựng kế hoạch cho chuyến 4.4.4 Giải công việc cụ thể chuẩn bị cho chuyến Chƣơng Soạn thảo, quản lý văn 10 3 45 15 15 15 thƣ điện tử 5.1 Soạn thảo văn thƣ điện tử 5.1.1 Soạn thảo biên tập văn hành 5.1.2 Soạn thảo quản lý thƣ điện tử 5.2 Quản lý văn hành 5.2.1 Văn đến 5.2.2 Văn Tổng số Buổi PHƢƠNG PHÁP GIẢNG DẠY VÀ TỔ CHỨC LỚP HỌC Nội dung Hoạt động Yêu cầu đối Bài tập với sinh viên nhà Buổi Bài mở đầu - Giảng đọc Sinh viên đọc Giới thiệu đề viên giảng lý TLTK cƣơng môn học, tài thuyết liệu môn học - SV trƣớc đọc trang 11-12 theo Quy định cần có Sinh Mối liên hệ viên thảo luận SV học ngành Bài tập Quan hệ quốc tế lớp: Theo học môn Nghiệp vụ bạn, tố chất văn phòng đối ngoại chuyên viên văn phòng Bài Chƣơng Giảng SV đọc giáo Sinh viên đọc viên giảng lý trình thuyết 24-135 trang trƣớc đọc theo quy định Sinh viên thảo luận để nắm đƣợc: - Hiểu rõ nơi làm việc - Hiểu rõ tính chất cơng việc - Hiểu rõ nhiệm vụ cần làm Bài Chƣơng 3,4 Sinh viên thực Sinh viên Sinh viên đọc hành tập mang theo trƣớc đọc cho kỹ laptop làm theo quy định năng: tập tình - Thu thập xử lý thơng tin theo nhóm - Kỹ giao tiếp Bài Chƣơng 5,6 Sinh viên thực Sinh viên Sinh viên đọc hành tập mang theo trƣớc đọc cho năng: kỹ laptop làm theo quy định tập tình theo nhóm Bài 7,8 Chƣơng Sinh viên thực Sinh viên Sinh viên đọc hành tập mang theo trƣớc đọc cho năng: kỹ laptop làm theo quy định tập tình - Thu thập theo xử lý thơng tin nhóm - Kỹ giao tiếp Buổi Ơn tập, tổng kết Sv trình bày tập nhóm TÀI LIỆU THAM KHẢO * Tài liệu bắt buộc - Vũ Thị Phụng: Nghiệp vụ thư ký văn phịng (Giáo trình) Nhà xuất (NXB) Đại học Quốc gia Hà Nội, 2000, tái 2003, 2007 - Khoa Văn Cơng nghệ hành (Học viện Hành Quốc gia): Nghiệp vụ thư ký văn phịng tổ chức Hà Nội, 2002 - Viện Nghiên cứu Đào tạo Quản lý: Phương pháp kỹ tổ chức Hội nghị, hội thảo NXB Lao động Xã hội, H, 2005 - GS Mai Hữu Khuê (chủ biên): Kỹ giao tiếp hành NXB Lao động, H, 1997 - Vƣơng Hoàng Tuấn : Kỹ nghiệp vụ văn phịng NXB Trẻ, TP Hồ Chí Minh, 2000 * Tài liệu tham khảo - Chu Tơn- Hồng Quý: Cách cư xử thủ trưởng với nhân viên (bản dịch) NXB Thanh niên, H, 2000 - Chu Tôn- Hoàng Quý: Cách cư xử nhân viênvới thủ trưởng (bản dịch) NXB Thanh niên, H, 2000 - Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn: Quản trị văn phòngLý luận thực tiễn (Kỷ yếu hội thảo khoa học) NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, 2005 - Học viện hành quốc gia: Thuật ngữ hành Hà Nội, 2002 PHƢƠNG PHÁP ĐÁNH GIÁ Loại hình Hình thức Trọng số điểm Đánh giá ý thức Bài kiểm tra ngắn, thảo luận lớp… 0,1 Đánh giá định kỳ Bài tập, kiểm tra… 0,3 Thi hết học phần 0,6 Viết theo Đối với văn quy phạm pháp luật phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn o Chuyển giao trực tiếp cho đơn vị, cá nhân quan, tổ chức - Trƣờng hợp quan, tổ chức có số lƣợng văn đƣợc chuyển giao nội nhiều việc chuyển giao văn đƣợc thực tập trung Văn thƣ phải lập Sổ chuyển giao riêng - Trƣờng hợp quan, tổ chức có số lƣợng văn đƣợc chuyển giao việc chuyển giao văn Văn thƣ trực tiếp thực sử dụng Sổ đăng ký văn để chuyển giao văn sử dụng cột “Đơn vị, ngƣời nhận lƣu” để ký nhận văn bản; ngƣời nhận văn phải ký nhận vào sổ o Chuyển giao trực tiếp cho quan, tổ chức khác - Tất văn Văn thƣ ngƣời làm giao liên quan, tổ chức chuyển trực tiếp cho quan, tổ chức khác phải đƣợc đăng ký vào Sổ chuyển giao văn - Khi chuyển giao văn bản, ngƣời nhận văn phải ký nhận vào sổ o Chuyển phát văn qua Bƣu điện - Tất văn đƣợc chuyển phát qua Bƣu điện phải đăng ký vào sổ Mẫu Sổ gửi văn bƣu điện cách ghi sổ thực theo hƣớng dẫn Phụ lục X - Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bƣu điện kiểm tra, ký nhận đóng dấu vào sổ (nếu có) o Chuyển phát văn máy Fax, qua mạng Trong trƣờng hợp cần chuyển phát nhanh, văn đƣợc chuyển cho nơi nhận máy Fax qua mạng, sau phải gửi o Chuyển phát văn mật Việc chuyển phải văn mật đƣợc thực theo quy định Điều 10 Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP quy định Khoản Thông tƣ số 12/2002/TT-BCA(A11) 126  Theo dõi việc chuyển phát văn Văn thƣ có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn đi, cụ thể nhƣ sau:  Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn theo yêu cầu ngƣời ký văn Việc xác định văn cần lập Phiếu gửi đơn vị cá nhân soạn thảo văn đề xuất, trình ngƣời ký văn định  Đối với văn có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi thời hạn; nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn khơng bị thiếu thất lạc  Đối với bì văn gửi nhƣng lý mà Bƣu điện trả lại phải chuyển cho đơn vị cá nhân soạn thảo văn đó; đồng thời, ghi vào Sổ gửi văn bƣu điện để kiểm tra, xác minh cần thiết  Trƣờng hợp phát văn bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo ngƣời có trách nhiệm xem xét, giải Bƣớc 5: Lƣu văn  Việc lƣu văn đƣợc thực nhƣ sau: o Mỗi văn phải lƣu hai bản: gốc lƣu Văn thƣ lƣu hồ sơ theo dõi, giải công việc o Bản gốc lƣu Văn thƣ phải đƣợc đóng dấu xếp theo thứ tự đăng ký  Trƣờng hợp văn đƣợc dịch tiếng nƣớc tiếng dân tộc thiểu số, lƣu tiếng Việt phải ln kèm theo dịch xác nội dung bảng tiếng nƣớc tiếng dân tộc thiểu số  Việc lƣu giữ, bảo quản sử dụng lƣu văn có đóng dấu mức độ mật đƣợc thực theo quy định hành bảo vệ bí mật nhà nƣớc 127  Văn thƣ có trách nhiệm lập sổ theo dõi phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng lƣu Văn thƣ theo quy định pháp luật quy định cụ thể quan, tổ chức Tóm lại: Nghiệp vụ quản lý văn đến nghiệp vụ quan trọng mà thƣ ký văn phòng nói chung thƣ ký văn phịng đối ngoại nói riêng cần biết Tuy thƣ ký văn phòng đối ngoại ngƣời văn thƣ quan trực tiếp làm công việc liên quan đến quản lý văn nhƣng thƣ ký ngƣời chịu trách nhiệm trình soạn thảo ban hành văn Do đó, nắm nghiệp vụ quản lý văn đến quan giúp ngƣời thƣ ký tiết kiệm thời gian hiểu rõ quy trình vận hành xử lý công việc văn quan, từ có chế phối hợp tốt với phận bên nhƣ bên ngồi tổ chức CÂU HỎI ƠN TẬP Bài tập Sửa lỗi văn sau: HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH HỌC VIỆN BÁO CHÍ VÀ TUYÊN TRUYỀN Số: CV - QHQT V/v đề nghị cho phép đoàn CB, GV SV khoa QHQT kiến tập Thái Lan CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Hà Nội, ngày tháng năm 2017 Kính gửi: Ơng Giám đốc Học viện Báo chí Tuyên truyền Căn chƣơng trình đào tạo dành cho sinh viên hệ đại học quy trƣờng; Căn vào đặc thù chuyên ngành đào tạo khoa điều kiện thực tế sinh viên Khoa Quan hệ Quốc tế xin đề xuất với Ban Giám đốc Chƣơng trình kiến tập sinh viên năm thứ ba chuyên ngành Thông tin đối ngoại Quan hệ trị truyền thơng quốc tế (K34) Vƣơng quốc Thái Lan với thông tin cụ thể kế hoạch gửi kèm Rất mong ủng hộ tạo điều kiện lãnh đạo nhà trƣờng./ Trân trọng cảm ơn! TRƢỞNG KHOA 128 Bài tập Sửa lỗi sai điền nội dung văn HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH HỌC VIỆN BÁO CHÍ VÀ TUYÊN TRUYỀN Số: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hà Nội, ngày /CV-HVBC&TT tháng năm Kính gửi: Đại sứ quán nƣớc CHXHCN Việt Nam Vƣơng quốc Thái Lan Học viện Báo chí Tuyên truyền trung tâm đào tạo, bồi dƣỡng cán cho Đảng Nhà nƣớc; đƣợc thành lập ngày 16 tháng 01 năm 1962 Đến sau 55 năm xây dựng trƣởng thành, Học viện đào tạo 29 chuyên ngành đại học 14 chuyên ngành sau đại học Chúng mong đƣợc Đại sứ quán Việt Nam Thái Lan giúp đỡ, tạo điều kiện để chuyến thực tập nghiệp vụ đoàn Vƣơng quốc Thái Lan thành công tốt đẹp Trân trọng cảm ơn! Nơi nhận: GIÁM ĐỐC - Như kính gửi; - Ban Giám đốc Học viện; - Ban QLĐT, Phòng Hợp tác quốc tế; - Lưu: VT, Khoa Quan hệ quốc tế Bài tập Sửa văn HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH HỌC VIỆN BÁO CHÍ VÀ TUN TRUYỀN CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Số:……/QĐ-HVBC&TT Hà Nội, ngày ….tháng….năm 2017 QUYẾT ĐỊNH CỦA GIÁM ĐỐC 129 - V/v cử sinh viên kiến tập Căn chƣơng trình, kế hoạch đào tạo năm học 2016-2017 Xét đề nghị Trƣởng khoa Quan hệ quốc tế QUYẾT ĐỊNH Điều 1: Cử 03 đoàn sinh viên lớp Quan hệ trị Truyền thơng quốc tế K34A1, K34A2 Thơng tin đối ngoại K34 (có danh sách kèm theo) kiến tập Vƣơng quốc Thái Lan Thời gian: Từ ngày 26/3/2017 đến ngày 31/3/2017 Điều 2: Sinh viên chịu trách nhiệm thực nội dung kế hoạch kiến tập thực tập Khoa Quan hệ quốc tế Chế độ kinh phí sinh viên thực tập thực hiên theo Quy chế chi tiêu nội Học viện Báo chí Tuyên truyền ban hành kèm theo Quyết định số 28/QĐ-HVBC&TT ngày 24.09.2016 Phó Giám đốc Học viện Báo chí Tun truyền Điều 3: Ban Quản lý đào tạo, Khoa Quan hệ quốc tế, Phịng Tài vụ, phận có liên quan sinh viên có tên danh sách kèm theo chịu trách nhiệm thi hành định Nơi nhận: GIÁM ĐỐC - Nhƣ điều (đã ký) - Lƣu: VT, QHQT Bài tập Soạn thảo email Soạn email (bằng tiếng Việt) tiếng Anh gửi cho đối tác nƣớc nội dung sau: - Đề nghị hợp tác lĩnh vực giáo dục y tế - Đề nghị mời chuyên gia sang thăm làm việc với đơn vị - Đồng ý tiếp đoàn khách sang thăm làm việc với đơn vị - Đề nghị viết hội thảo khoa học quốc tế 130 TÀI LIỆU THAM KHẢO Tài liệu tiếng Việt Chu Tơn- Hồng Q (2000), Cách cư xử thủ trưởng với nhân viên (bản dịch) NXB Thanh niên, Hà Nội Chu Tơn- Hồng Q (2000): Cách cư xử nhân viênvới thủ trưởng (bản dịch) NXB Thanh niên, Hà Nội Dƣơng Văn Quảng (2000), Giáo trình số vấn đề nghiệp vụ ngoại giao, tập II, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội Đỗ Thị Hùng Thúy (2013), Giáo trình nội “Giao tiếp Đàm phán quốc tế”, Học viện Báo chí Tuyên truyền Học viện hành quốc gia (2002), Thuật ngữ hành NXB Hành quốc gia, Hà Nội Khoa Thƣ viện- Văn phịng, Giáo trình Quản trị hành văn phịng, Phần Tổng quan quản trị văn phòng (2014), Lƣu hành nội Trƣờng Đại học Sài Gòn Khoa Văn Cơng nghệ hành (Học viện Hành Quốc gia),Nghiệp vụ thư ký văn phịng tổ chức Hà Nội, 2002 Mai Thị Phịng, Nguyễn Đình Sơn (2005), Giáo trình nghiệp vụ thư ký văn phịng đối ngoại, Học viện Quan hệ quốc tế Mai Hữu Khuê (chủ biên), Kỹ giao tiếp hành NXB Lao động, Hà Nội, 1997 10 Nguyễn Thị Ngọc An (2012), Giáo trình Quản trị Hành văn phịng, Chƣơng trình đào tạo từ xa qua truyền hình, truyền mạng Internet, Đại học Mở TP Hồ Chí Minh 11 Nguyễn Tiến Cƣờng (2015), FOSET, Học viện Ngoại giao, Tài liệu soạn thảo cho việc giảng dạy khóa học tiền cơng vụ Bộ Ngoại giao 12 Quản lý hộp thư điện tử,http://cafebiz.vn/quan-tri/8-meo-quan-ly-hopthu-dien-tu-ai-cung-nen-biet-20141114143132378.chn 131 13 Quy trình, hợp tác quốc tế số Phòng, Ban Hợp tác quốc tế Sở ngoại vụ 14 Sổ tay công tác ngoại giao phục vụ phát triển kinh tế (2015), NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội 15 Sở Giáo dục Đào tạo Hà Nội (2011), Giáo trình nghiệp vụ thư ký văn phòng thương mại, NXB Hà Nội 16 Trƣơng Hoàng Hoa Duyên (2014), Khoa Quản trị Kinh doanh, Đại học Duy Tân, dẫn theo đƣờng link: http://kqtkd.duytan.edu.vn/Home/ArticleDetail/vn/88/1792/nhungyeu-to-quyet-dinh-mot-van-phong-hien-dai 17 Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn: Quản trị văn phòng- Lý luận thực tiễn (Kỷ yếu hội thảo khoa học) NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, 2005 18 Thông tƣ số 01/2011/TT-BNV ban hành ngày 19/01/2011 hƣớng dẫn kỹ thuật soạn thảo thể thức văn 19 Thông tƣ số 02/2012/TT-BNV ban hành ngày 22 tháng 11 năm 2012 hƣớng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lƣu trữ tài liệu vào lƣu trữ quan 20 Viện Nghiên cứu Đào tạo Quản lý: Phương pháp kỹ tổ chức Hội nghị, hội thảo NXB Lao động Xã hội, Hà Nội, 2005 21 Vũ Thị Phụng, Nghiệp vụ thư ký văn phịng (Giáo trình) Nhà xuất (NXB) Đại học Quốc gia Hà Nội, 2000, tái 2003, 2007 22 Vũ Văn Thái (2015), Tiếp cận kỹ tham mwuu hoạt động cải cách công vụ, Thông tin cải cách hành 9/2015, tr.12 23 Vƣơng Hồng Tuấn (2000), Kỹ nghiệp vụ văn phòng NXB Trẻ, TP Hồ Chí Minh Tài liệu tiếng Anh 132 24 Cathy Key (2015), The keynote guide to Planning a successful conference, Keynote network Ltd 25 Guidelines for Hosting APEC meetings (2016), Asia-Pacific Economic Cooperation Website: www.apec.org 26 James Stroman, Kevin Wilson and Jenifer Wauson, American Management Association (2012), Administrative Assistant’s and Secretary’s Handbook, Fourth Edition, AMACOM publisher Website: www.moit.gov.vn/ www.mofahcm.gov.vn www.quochoi.vn/vanphongquochoi www.omard.gov.vn vpcp.chinhphu.vn/ PHỤ LỤC HƢỚNG DẪN THAM KHẢO BÀI TẬP THỰC HÀNH Nội dung Lập kế hoạch tổ chức chuyến cơng tác nƣớc ngồi A THƠNG TIN VỀ CHUYẾN ĐI: Mục đích: Gặp gỡ đối tác ký kết hợp đồng với Tập đoàn POSCO, Hàn Quốc Thời gian: 15 – 20/12/2017 Thành phần tham dự: ngƣời: Thứ trƣởng Bộ Thƣơng mại, Tổng Giám đốc Công ty ABC 06 thành viên lãnh đạo Phịng/Ban nhân viên cơng ty ABC B TĨM TẮT CÁC NỘI DUNG CẦN THIẾT MÀ NGƢỜI THƢ KÝ PHẢI SẮP XẾP ĐỂ CHUẨN BỊ CHO CHUYẾN ĐI: Giải thủ tục hành cần thiết cho đoàn: 133 - Các giấy tờ cần thiết cho chuyến đi: Hộ chiếu, visa, giấy tờ khác chức danh, vé máy bay a) Thủ tục cấp visa: * Hồ sơ xin visa gồm: - 01 Đơn xin visa, có dán 01 ảnh 3.5 x 4.5cm, chụp vịng tháng tính đến ngày nộp xin visa (Phải khai đơn tiếng Hàn tiếng Anh) - Hộ chiếu gốc (còn hạn tháng loại Visa dƣới 90 ngày hạn năm loại Visa năm tính từ ngày cấp Visa) * Thời hạn xét cấp visa: - Thời gian nhận hồ sơ: 30 ngày trƣớc ngày khởi hành - Tất hồ sơ phải y - Lệ phí visa + chi phí dịch thuật: 3,000,000 VNĐ - Thời hạn xét duyệt visa: 10-14 ngày (khơng tính thứ Chủ nhật) *Chứng minh tài sản: - Giấy tờ nhà giấy tờ đất – (Bản có & cơng chứng) - Giấy tờ xe (nếu có)- (Bản có & cơng chứng) *Chứng minh tài chính: - Xác nhận số dƣ tài khoản cá nhân tháng gấn có dấu Ngân Hàng 100.000.000-150.000.000vnd -(Gốc) - Số tiết kiệm (Gốc) trình lãnh quán nộp visa * Liên hệ: ĐẠI SỨ QUÁN ĐẠI HÀN DÂN QUỐC TẠI VIỆT NAM - Phòng lãnh (VISA, Thủ tục nhập cảnh, hơ ̣p pháp hóa lañ h sƣ̣) (Số điện thoại: 84-24-3771-0404 / Fax : 84-24-3831-6834) - Địa : Tầng 7, Tòa nhà Charmvit, 117, Trần Duy Hƣng, Quận Cầu Giấy, Hà Nội, Việt Nam b) Vé máy bay: Vé máy bay khứ hồi: 134 Ngày 15/12/2017: Giờ bay 10:35 – 16:30 Giá vé: 10.556.000 VND/vé Ngày 20/12/2017: Giờ bay 18:05 – 20:45 Giá vé: 10.362.000 VND/vé Chuẩn bị phƣơng tiện lại cho đồn: - Ơ tơ đƣa đón sân bay Nội Bài, Hà Nội: + Tên đơn vị: Công ty TNHH Thƣơng mại Vận tải Du lịch Việt Anh, sđt 096 454 8898 – 086 8888 690 Địa chỉ: số 5, ngách 72, ngõ 23 Đức Diễn, Phúc Diễn, Bắc Từ Liêm, Hà Nội + Giá thuê: 1.800.000đ ( Đƣa đón đồn vào ngày 15 20) - Ơ tơ đƣa đón Hàn Quốc: Trong trƣờng hợp bên POSCO khơng cho xe đƣa đón, thƣ ký phải tự liên hệ nhờ bạn th xe + Tìm hiểu thơng tin hãng thuê xe uy tín: Lotte Rent-a-Car: Liên ̣ và đă ̣t trƣớc qua điê ̣n thoa ̣i: +82-1588-1230 (tiế ng Hàn , tiế ng Anh) ấn phím để sử dụng tiếng Anh Liên ̣ và đă ̣t xe online : www.lotterentacar net (tiế ng Hàn , tiế ng Anh) Điạ bàn: Hầ u hế t các thành phố lớn của Hàn Qu ốc Giá thuê: 1.500.000đ/ ngày, ngày 7.500.000đ Liên hệ với nơi đoàn đến để chuẩn bị điều kiện ăn, nghỉ, lại làm việc cho đoàn: - Cần trao đổi với đối tác thông tin sau:  Mục đích nội dung làm việc đoàn  Thành phần đoàn  Thoả thuận phƣơng tiện lại - Liên hệ với công ty POSCO để xác nhận lịch làm việc ngày 15 – 20/12 THÔNG TIN LIÊN HỆ CTY POSCO:  Email: helloposco@gmail.com  Địa chỉ: Trung tâm POSCO, phố Tehran, Seoul  Số điện thoại: +54 220 011-4023 - Liên hệ Đại sứ quán Việt Nam để đƣợc hỗ trợ cần thiết 135 - Khách sạn ngày: Lotte Hotel Seoul  Địa chỉ: (1 Sogong-dong) 30 Eulji-ro, Jung-gu, Myeong-dong, Seoul, Hàn Quốc  Phịng Superior có Giƣờng đơn - Cánh Chính Số lƣợng: phịng Giá: 6.405.000đ/ phịng có kèm bữa sáng  Phịng Đơi Superior - Cánh Chính Số lƣợng: phịng Giá: 6.405.000đ/ phịng có kèm bữa sáng - Nhà hàng ăn: bữa trƣa, giá 800.000 VND/ ngƣời/ bữa bữa tối Khoảng 1.000.000 VND/ ngƣời/ bữa  Trong trƣờng hợp đối tác mời ăn bữa thƣ ký hồn lại tiền bữa ăn cho đồn Chuẩn bị nội dung cho chuyến công tác: - Do chuyến ký kết hợp đồng kinh tế, cần có dự thảo hợp đồng - Bố trí phiên dịch Hàn – Việt Anh – Việt; giá thuê: triệu/ ngày Chuẩn bị tài liệu nghiên cứu, tham khảo: - Các tài liệu pháp quy, pháp luật hành thuộc lĩnh vực kinh tế, hợp tác nƣớc ngoài:  Luật Thƣơng mại;  Luật Quản lý Ngoại thƣơng;  Kế hoạch triển khai Luật QL Ngoại thƣơng;  Luật Thuế XK, Thuế NK;  Luật Cạnh tranh; - Chuẩn bị thêm báo cáo tổng kết, biên thoả thuận, tƣ liệu số liệu tổng hợp Chuẩn bị quà lƣu niệm: - Đĩa đồng đồ Việt Nam 136  Giá tiền: 850.000đ/  Cửa hàng: Đồ đồng truyền thống - số 136 Cầu Bƣơu, Thanh Trì, Hà Nội  Tặng: Ơng Chung Joon Yang - Giám Đốc Điều Hành Tập Đồn Posco Ơng Yoon Dong-Jun - Tổng Giám Đốc Cơng Ty Posco Energy Ơng Chan-Geon Han - Giám đốc điều hành công ty Posco E & C  Số lƣợng: đĩa - Bộ ấm trà cao cấp gốm sứ Bát Tràng  Giá tiền: 1.500.000đ/bộ  Cửa hàng: Gốm sứ Bát Tràng - số 10, số ngõ 45 Nguyên Hồng, Láng Hạ, Hà Nội  Tặng ông Kwon Oh Joon - Chủ tịch tập đoàn Posco  Số lƣợng: Chuẩn bị kinh phí: Lập dự trù kinh phí: TT - Tiền vé máy bay, tiền thuê ô tô - Tiền ăn, nghỉ - Tiền chụp tài liệu - Lệ phí giải thủ tục hành - Tiền mua q - Chi phí dự phịng - Chi phí khác ( thuốc, tƣ trang,…) Danh mục Đơn 137 Số ĐƠN GIÁ Thành tiền Visa + Chi phí dịch thuật Vé máy bay Thuê ô tô chiều Hà Nội - Nội Bài Thuê ô tô lại thành phố (xa 16 chỗ) Tiền phòng ( phịng đơi ngày đêm) Th phiên dịch vị lƣợng 1.500.000 12.000.000 20.918.000 167.344.000 1.800.000 1.800.000 phòng ngày Chi phí khác (Thuốc men, vật dụng, tƣ trang) Tiền ăn trƣa (theo đầu ngƣời) Tiền ăn tối bữa bữa 10 Chi phí dự phịng 11 12 Mua quà cho chủ tịch (ấm trà) Mua quà cho giám đốc (Đĩa đồng) 1.500.000*5 (ngày) 6.500.000*4 (đêm) 7.500.000 130.000.000 1.000.000*1 5.000.000 1.000.000 1.000.000 800.000*8 (ngƣời) 1.000.000*8 (ngƣời) 32.000.000 40.000.000 10.000.000 10.000.000 1.500.000 1.500.000 850.000 2.550.000 TỔNG: 410.694.000 (VNĐ) Chuẩn bị thuốc men, tƣ trang: - Mang loại thuốc chữa bệnh thông thƣờng nhƣ cảm cúm, ngoài, nhức đầu,… - Nếu đoàn có ngƣời mắc bệnh khác nhƣ tim, phổi cần mang theo thuốc riêng - Chuẩn bị đồ dùng cá nhân Thơng báo cho đồn: 138 - Tổ chức gặp mặt đồn để phổ biến thơng tin phong tục, thời tiết, pháp luật, địa phƣơng, quyền nghĩa vụ thành viên đoàn, thời gian cụ thể chuyến - Nhắc nhở ngƣời mang đủ đồ dùng cá nhân giấy tờ tuỳ thân ( hộ chiếu ) C.THỜI GIAN BIỂU: Chuẩn bị từ ngày 15/09/2017 Công việc Ngày 15/09 – 22/09 Liên hệ, trao đổi với POSCO để xác nhận lịch trình cơng việc cụ thể 23/09 – 24/09 Tiến hành đặt vé máy bay cho đoàn 25/09 – 28/09 Liên hệ thuê xe đƣa đón sân bay Nội Bài xe đƣa đón thời gian Hàn Quốc 29/09 Liên hệ Đại sứ quán Việt Nam, thông báo thông tin cụ thể 30/09 – 07/10 Tiến hành đặt phòng khách sạn, nhà hàng cho đoàn 08/10 – 9/10 Thuê phiên dịch 10/10 – 17/10 Nhắc nhở phận chuyên môn soạn thảo nội dung công tác: dự thảo hợp đồng, tƣ liệu, báo cáo tổng kết,… tài liệu tham khảo 18/10 – 21/10 Mua quà lƣu niệm 22/10 – 29/10 Tiến hành thu giấy tờ để làm hồ sơ xin visa cho đoàn 15/11 Nộp hồ sơ xin visa cho Đại sứ quán Hàn Quốc 16/11 – 21/11 Lập dự trù kinh phí 3/12 Nhận visa 4/12 Tiến hành gặp mặt đồn để phổ biến thơng tin 5/12 – 13/12 Chuẩn bị vật dụng cá nhân, tƣ trang, thuốc men cho đoàn 139 140 ... văn phòng văn phòng đối ngoại 1.1 Khái niệm văn phòng 1.1.1 Nghĩa rộng 1.1.2 Nghĩa hẹp 1.2 Chức năng, nhiệm vụ văn phòng đối ngoại 1.2.1 Chức 1.2.2 Nhiệm vụ Chƣơng Chuyên viên văn phòng đối ngoại. .. năng, nhiệm vụ văn phòng đối ngoại Phân biệt văn phòng đối ngoại với văn phịng hành thơng thƣờng 22 CHƢƠNG CHUYÊN VIÊN VĂN PHÒNG ĐỐI NGOẠI 2.1 Khái niệm vị trí chun viên văn phịng đối ngoại 2.1.1... năng, nhiệm vụ văn phòng đối ngoại 1.2.1 Chức Với văn phòng đối ngoại mang nghĩa hẹp, chức văn phịng thể số khía cạnh sau: - Chức tổng hợp - tham mƣu Văn phòng đối ngoại mang chức văn phòng đặc