Đề tài thực trạng và giải pháp về kỹ năng giao tiếp ứng xử, nghiệp vụ văn phòng của nhân viên ubnd xã hòa quang bắc huyện phú hòa

1 ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÌNH DƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT KHOA KINH TẾ ¯ BÀI TIỂU LUẬN MƠN QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG ĐỀ TÀI THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP - ỨNG XỬ, NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG CỦA NHÂN VIÊN UBND XÃ HÒA QUANG BẮC – HUYỆN PHÚ HÒA GVHD: HỒ THỊ HÀ BÌNH DƯƠNG 11/2021 BẢNG GHI ĐIỂM TIỂU LUẬN Sinh viên thực hiện: Nhóm 0 Phiếu chấm điểm tiểu luận MỤC LỤC NỘI DUNG ĐIỂM SỐ A Phần mở đầu - Phần mở đầu …… / 0.50 đ - Chương …… / 1.50 đ 2.1 Thực trạng vấn đề B Phần nội dung …… / 2.00 đ - Chương 2.2 Đánh giá ưu khuyết điểm nguyên nhân …… / 1.50 đ - Chương …… / 1.50 đ C Phần kết luận - Kết luận + Tài liệu tham khảo …… / 1.00 đ D Hình thức trình bày - Trình bày …… / 1.00 đ E Chỉnh sửa đề cương - Chỉnh sửa đề cương …… / 1.00 đ TỔNG CỘNG: ……/ 10.00 đ Người chấm tiểu luận RUBRICS TIỂU LUẬN MÔN QUẢN TRỊ HCVP Tên mục Trung bình Khá Giỏi A.Phần mở khơng có có đến hai đầu: (0,50 điểm) mục: - Lý chọn đề tài tiểu luận; - Mục tiêu nghiên cứu; - Đối tương nghiên cứu; - Phạm vi nghiên cứu; - Phương pháp nghiên cứu; - Ý nghĩa đề tài; Kết cấu tiểu luận (0,0 – 0.1) điểm) B Phần nội Có khơng đầy đủ mục: - Lý chọn đề tài tiểu luận; - Mục tiêu nghiên cứu; - Đối tương nghiên cứu; - Phạm vi nghiên cứu; - Phương pháp nghiên cứu; - Ý nghĩa đề tài; Kết cấu tiểu luận (0,15 - 0,3 điểm) Có đầy đủ mục: - Lý chọn đề tài tiểu luận; - Mục tiêu nghiên cứu; - Đối tương nghiên cứu; - Phạm vi nghiên cứu; - Phương pháp nghiên cứu; - Ý nghĩa đề tài; - Kết cấu tiểu luận (0,35 04 điểm) Có đầy đủ, hay mục: - Lý chọn đề tài tiểu luận; - Mục tiêu nghiên cứu; - Đối tương nghiên cứu; - Phạm vi nghiên cứu; - Phương pháp nghiên cứu; - Ý nghĩa đề tài; Kết cấu tiểu luận (0.45 - 0,5 điểm) Chỉ trình bày sở lý thuyết trình bày liệu khác liên quan với đề tài tiểu luận ( 0,1 - 0,5 điểm) Trình bày sở lý thuyết liệu khác liên quan chưa đầy đủ với đề tài tiểu luận (0,6 - 1,0 điểm) Trình bày đầy đủ sở lý thuyết liệu khác liên quan phù hợp với đề tài tiểu luận (1,1 - 1,5 điểm) dung: (6,5 điểm) Chương 1: Khơng Trình bày Các lý sở lý thuyết khơng trình bày thuyết liên liệu khác quan đến đề liên quan với đề tài tiểu luận (0,0 tài điểm) (1,5 điểm) chương 2: (3,5điểm) 2.1 Thực trạng vấn đề nêu tiểu luận (2,0 điểm) Khơng trình bày, mơ tả thực trạng vấn đề nêu tiểu luận (0,0 điểm) Trình bày, mơ tả Trình bày, mơ tả chưa đầy đủ , số trung thực, thực liệu chưa đáng tin trạng vấn đề cậy thực trạng nêu vấn đề tiểu nêu luận nhóm tiểu thực nghiên cứu, luận nhóm thực tìm nghiên cứu, tìmhiểu chưa đầy hiểu (0,1 - 1,0 điểm) đủ (1,1 - 1,5 điểm) Trình bày, mơ tả đầy đủ, trung thực, thực trạng vấn đề nêu tiểu luận nhóm thực nghiên cứu, tìm hiểu (1,6 2,0 điểm) iv E Điểm hoạt động, chuyên cần: (1,00 điểm ) Số trang Tiểu Tiểu luận < 15 Tiểu luận tối trang thiẻu15 trang Tối luận < 15 trang Khơng có minh họa đa 25 trang Có Khơng có minh biển, bảng, minh họa hình ảnh biển, bảng, hình họa biển, ảnh không (0,3 - 0,5 điểm) bảng, hình ảnh nhiều, khơng sắc nét (0, - 0,75 (0,1 - 0,25 điểm) điểm) Có minh họa biển, bảng, hình ảnh rõ ràng, sắc nét (0,8 - 1,0 điểm) Sinh viên khơng trình cho giảng viên chỉnh sữa duyệt đề cương (0.0 điểm) Sinh viên trình cho giảng viên chỉnh sữa duyệt đề cương tối thiểu lần nộp thời hạn Sinh viên trình cho giảng viên chỉnh sữa duyệt đề cương tối thiểu lần nộp thời hạn (0,1 điểm) - 0,50(0,6 - 0,75 điểm) TỔNG CỘNG 10 ĐIỂM Sinh viên trình cho giảng viên chỉnh sữa duyệt đề cương tối thiểu lần nộp thời hạn (0,8 - 1,00 điểm) v KẾ HOẠCH THỰC HIỆN TIỂU LUẬN Thời gian Dự kiến Mơ tả cơng việc hồn thành -Tìm kiếm ý tưởng liên hệ giảng viên đăng ký 28/08/2021 đề tài 1/9/2021 30/08/2021 -Viết mở đầu 7/9/2021 -Liên hệ giảng viên sửa lời mở đầu 10/9/2021 8/9/2021 -Viết chương (tìm kiếm thơng tin tình hình 11/9/2021 cơng ty, sở lý thuyết liên quan đề tài) 20/9/2021 21/9/2021 -Liên hệ giảng viên sửa chương 23/9/2021 -Viết chương (tìm kiếm thực trạng mà cơng 24/9/2021 ty gặp phải liên quan đến vấn đề nghiên cứu tìm nguyên nhân, đánh giá việc 5/10/2021 -Liên hệ giảng viên sửa chương 5/10/2021 7/10/2021 -Viết chương ( đề xuất kiến nghị giải 8/10/2021 pháp phù hợp cho vấn để nhắc đến 17/10/2021 chương 2) 18/10/2021 -Liên hệ giảng viên sửa chương 0 20/10/2021 vi MỤC LỤC Table of Contents A PHẦN MỞ ĐẦU 1 LỜI NÓI ĐẦU TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU .3 4.1 Đối tượng nghiên cứu: .3 4.2 Phạm vi nghiên cứu: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ NGUỒN DỮ LIỆU .3 5.1 Phương pháp thu nhập xử lí liệu: 5.1.1 Dữ liệu thứ cấp: 5.1.2 Dữ liệu sơ cấp: 5.2 Phương pháp phân tích, tổng hợp liệu: .4 Ý NGHĨA ĐỀ TÀI 6.1 Ý nghĩa khoa học: 6.2 Ý nghĩa thực tiễn: .5 KẾT CẤU CỦA ĐỀ TÀI B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÍ THUYẾT LIÊN QUAN ĐẾN ĐỀ TÀI 1.1 Khái niệm hành văn phịng: .6 1.1.1 Khái niệm hành 1.1.2 Văn phòng 1.1.2.1 Khái niệm văn phòng: 1.1.2.2 Vai trò văn phòng: 1.1.3 Hành văn phịng doanh nghiệp: 1.1.4 Chức nhiệm vụ hành văn phịng: 1.1.4.1 Chức 1.2 1.2.1 Một vài khái niệm liên quan đến đề tài: Kỹ giao tiếp, ứng xử: 1.2.1.1 Khái niệm kỹ giao tiếp: .8 1.2.1.2 Khái niệm ứng xử: .8 0 vii 1.2.1.3 Các kỹ giao tiếp bản: .9 1.2.1.4 Vai trị kỹ giao tiếp cơng việc: 10  Kỹ giao tiếp thúc đẩy hiệu suất công việc tạo đội nhóm mạnh .10  Kỹ giao tiếp tốt gia tăng hội thăng tiến công việc 11 1.2.2 Nghiệp vụ văn phòng nhân viên: 11 1.2.2.1 Điều hành công việc: 11 1.2.2.2 Xây dựng quy chế làm việc: .11 1.2.2.3 Nghiệp vụ văn thư lưu trữ: 11 1.2.2.4 Thu nhận xử lý thông tin: 12 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP - ỨNG XỬ CỦA NHÂN VIÊN UBND XÃ HÒA QUANG BẮC, HUYỆN PHÚ HÒA .13 2.1 Tổng quan UBND xã Hòa Quang Bắc, huyện Phú Hòa .13 2.2 Thực trạng kỹ giao tiếp - ứng xử, nghiệp vụ văn phòng nhân viên UBND xã Hòa Quang Bắc, huyện Phú Hòa 14 2.2.1 Thực trạng kỹ giao tiếp - ứng xử: .14 Hình 2.1 Kỹ giao tiếp - ứng xử nơi công sở 14 (Nguồn: N.T.M.D) 14 2.2.2.1 Kỹ tạo ấn tượng ban đầu 14 2.2.2.2 Kỹ lắng nghe tích cực 14 Hình 2.2 Nhân viên lắng nghe ý kiến từ đồng nghiệp 15 2.2.2.3 Kỹ sử dụng có hiệu phương tiện giao tiếp 15 2.2.2.4 Kỹ điều khiển cảm xúc 15 2.2.2 Thực trạng nghiệp vụ văn phòng: .16 2.3 Tổng quan đánh giá ưu, khuyết điểm kĩ giao tiếp ứng xử, nghiệp vụ văn phòng cán ủy ban nhân dân xã Hòa Quang Bắc .17 2.3.1 Ưu điểm: .17 2.3.1.1 Ưu điểm kĩ giao tiếp ứng xử: .17 2.3.1.2 Ưu điểm nghiệp vụ văn phòng: 18 2.3.2 Khuyết điểm: 18 2.3.2.1 Khuyết điểm kỹ giao tiếp: 18 2.3.2.2 Khuyết điểm nghiệp vụ văn phòng: .19 2.3.3 Nguyên nhân: 19 2.3.3.1 Nguyên nhân ưu điểm: 19 0 viii 2.3.3.2 Nguyên nhân khuyết điểm: .20 2.4 Tổng quan chương 2: 20 CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NÂNG CAO KỸ NĂNG GIAO TIẾP - ỨNG XỬ CỦA NHÂN VIÊN UBND XÃ HÒA QUANG BẮC – HUYỆN PHÚ HÒA 22 3.1 Giải pháp: .22 3.1.1 Giải pháp nâng cao kỹ giao tiếp - ứng xử: 22 3.1.1.1 Xây dựng hình ảnh tạo ấn tượng ban đầu giao tiếp: 22 3.1.1.2 Giải pháp nâng cao kỹ lắng nghe giao tiếp - ứng xử: 22 3.1.1.3 Giải pháp nâng cao kĩ sử dụng phương tiện ngôn ngữ giao tiếp - ứng xử: 23 3.1.1.4 Giải pháp điều khiển cảm xúc thân giao tiếp - ứng xử: 23 3.1.2 Giải pháp nâng cao kỹ nghiệp vụ văn phịng: .23 Hình 2.3 Chương trình tập huấn kỹ giao tiếp ứng xử nhân viên nơi công sở 26 (Nguồn: N.T.M.D) 26 3.2 Một số kiến nghị (nếu có) .26 3.3 Rút học: 27 PHẦN KẾT LUẬN 28 TÀI LIỆU THAM KHẢO 29 0 ix DANH SÁCH HÌNH ẢNH Hình 2.1 Kỹ giao tiếp - ứng xử nơi cơng sở Hình 2.2 Nhân viên lắng nghe ý kiến từ đồng nghiệp Hình 2.3 Chương trình tập huấn kỹ giao tiếp ứng xử nhân viên nơi công sở 0 A PHẦN MỞ ĐẦU LỜI NĨI ĐẦU Q trình thực tiểu luận giai đoạn quan trọng sinh viên Mỗi tiểu luận tiền đề trang bị cho chúng em kỹ nghiên cứu, kiến thức quý báu trước trường Bài tiểu luận mơn Quản trị hành văn phịng với Đề tài: “Thực trạng giải pháp về, kỹ giao tiếp - ứng xử, nghiệp vụ văn phòng nhân viên nguyên tắc thủ tục UBND xã Hoà Quang Bắc – huyện Phú Hoà” kết trình cố gắng thành viên nhóm giúp đỡ tận tình bạn bè thầy cô Đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn chân thành với Ban giám hiệu Trường Đại học Thủ Dầu Một thầy cô khoa Quản trị kinh doanh giúp đỡ nhóm em thời gian học tập vừa qua Đặc biệt, nhóm em xin tỏ lịng biết ơn sâu sắc tới giáo Hồ Thị Hà trực tiếp giứp đỡ hướng dẫn chúng em hoàn thành tiểu luận Nhân đây, chúng em xin chân thành cảm ơn đến anh (chị), cô (chú) công tác UBND xã Hoà Quang Bắc – huyện Phú Hoà cho chúng em hội để tiếp xúc thực tế, giải đáp thắc mắc giúp nhóm có thêm hiểu biết tạo điều kiện thuận lợi cho nhóm em suốt q trình nghiên cứu thực đề tài Với vốn kiến thức hạn hẹp, thời gian nghiên cứu hạn chế, tiểu luận khơng thể tránh khỏi thiếu sót Nhóm em mong nhận ý kiến đóng góp, phê bình cán UB để tiểu luận nhóm em hồn thiện Đó hành trang quý giá để chúng em hồn thiện thân sau Nhóm em xin chân thành cảm ơn! Nhóm sinh viên thực TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI 0 18 Nhìn chung cán xã thực tốt kĩ nghiệp vụ văn phòng Tuy đơi lúc cịn có sai sót q trình lưu trữ, xử lí thơng tin cán xã luôn trau dồi bổ sung kiến thức để hoàn thành tốt 2.3 Tổng quan đánh giá ưu, khuyết điểm kĩ giao tiếp ứng xử, nghiệp vụ văn phòng cán ủy ban nhân dân xã Hòa Quang Bắc 2.3.1 Ưu điểm: 2.3.1.1 Ưu điểm kĩ giao tiếp ứng xử:  Kỹ tạo ấn tượng ban đầu: Qua quan sát nhận thấy, kỹ đạt u cầu cán cơng chức cần có Họ biết vận dụng tri thức thực kỹ năng, đa phần cán chỉnh chu ăn mặt biết cách tạo ấn tượng tốt lòng người dân đến làm việc song thiếu tính linh hoạt, phổ quát, chi tiết hay tình cụ thể  Kỹ lắng nghe tích cực: Thế mạnh kỹ lắng nghe tích cực cán họ biết vận dụng kỹ thành phần tập trung ý, phối hợp giác quan để nắm bắt thơng tin, biết phân tích tóm lược vấn đề nghe Sẵn sàng lắng nghe ý kiến từ người dân, sau tiếp thu sửa đổi Tuy rằng, mức độ đạt chưa hoàn toàn thục  Kỹ sử dụng hiệu phương tiện giao tiếp: Các phần mà cán UBND xã Hòa Quang Bắc tỏ thành thạo kỹ như: kiểm sốt tốc độ nói, âm lượng hợp lý, sử dụng giọng nói dễ nghe phát âm dùng từ ngữ xác, trình bày vấn đề ngắn gọn rõ ràng, lơgíc viết, soạn thảo văn thể thức Việc vận dụng thành thạo kỹ hỗ trợ hiệu cho công tác nghiệp vụ thường xuyên cán UBND xã Hịa Quang Bắc Từ khiến cho người dân cảm thấy hài lòng đến làm việc  Kỹ điều khiển cảm xúc: Qua quan sát chúng tơi nhận thấy, cán có bước đầu thể hài hước trình giao tiếp với việc nhận biết cảm xúc thân người khác, tính hợp lý thao tác kỹ thuật cịn nhiều sai sót Họ có cải thiện tích cực khơng bị cảm xúc chi phối, 0 19 không để cảm xúc chi phối gây ảnh hưởng đến công việc chung Cũng có đón nhận, tiếp thu ý kiến đóng góp người dân cách tích cực khác 2.3.1.2 Ưu điểm nghiệp vụ văn phòng: Cán xã có trình độ chun mơn định để thực công việc giao Điều hành công việc: Tổ chức động viên, đôn đốc thúc đẩy nhân viên thực có hiệu mục tiêu công việc giao, áp dụng phương pháp, cách thức huy, trì tính kỉ luật nhằm đảm bảo thực mục tiêu nhiệm vụ mà Uỷ ban đề Xây dựng quy chế làm việc: Tổ chức làm việc công khai, minh bạch, thẩm quyền có kiểm tra, giám sát Đảm bảo tính hệ thống, thống nhất, liên tục, thông suốt, hiệu từ cán xã người dân Nghiệp vụ văn thư lưu trữ thu nhận xử lý thông tin: Uỷ ban thực công tác lưu trữ văn thư cách khoa học văn bản, giấy tờ có giá trị hình thành trình hoạt động quan, cá nhân để làm chứng tra cứu cần thiết Tổ chức phân tích, phân loại thơng tin theo nguyên tắc phương pháp định, sở đưa biện pháp giải cơng việc 2.3.2 Khuyết điểm: 2.3.2.1 Khuyết điểm kỹ giao tiếp: Những hạn chế tập trung vào kỹ thể tôn trọng người dân chủ động chào hỏi, chủ động đặt câu hỏi nhằm thăm dò nhu cầu khách, phát tín hiệu để đối tượng giao tiếp cảm nhận quan tâm, ý dừng công việc riêng khách xuất Mặc dù cán công chức cảm thấy hồn thành tốt kỹ có đa phần người dân chưa đồng ý Người dân nhìn nhận cán ủy ban hoàn toàn chưa có kỹ tạo ấn tượng ban đầu, đó, cán cho đạt tốt kĩ Có thực tế phổ biến thực kỹ năng, cán có xu hướng ý đến việc giảm nhẹ nguy gây liên đới trách nhiệm cho thân cách nghe để áp dụng luật mà coi nhẹ thái độ biểu 0 20 kỹ thuật biểu kỹ nhằm làm cho đối tượng giao tiếp cảm nhận họ thực lắng nghe, chia sẻ Chẳng hạn, thể tôn trọng, đưa phản hồi hay đồng cảm với vấn đề người khác Những hạn chế làm giảm hài lòng người dân giao tiếp với cán ủy ban Các cán hạn chế thực kỹ thể quan tâm đồng cảm, tiếp nhận phê bình từ người khác, tự chủ cảm xúc thân Cán người dân có nhận xét vậy.Từ khiến cho người dân khơng hài lòng với cán xã gây ảnh hưởng tới hình tượng cán cơng chức Theo đánh giá chung người dân, Cán ủy ban chưa có kỹ sử dụng có hiệu phương tiện giao tiếp Những kỹ mà cán bộ, công chức chưa thực thường tập trung vào kỹ thể quan tâm đến người dân bộc lộ thái độ thân thiện, cởi mở, đặt câu hỏi ngắn gọn, tế nhị, tư vấn thuyết phục, Những tồn nhận thấy kỹ thuật thực nội dung thực Thực trạng làm cho người dân hiểu khơng xác chất hành nhà nước phục vụ người dân 2.3.2.2 Khuyết điểm nghiệp vụ văn phịng: Tổng quan nghiệp vụ văn phòng cán ủy ban nhân dân xã Hòa Quang Bắc tương đối đầy đủ, nhân viên thực hiên tương đối tốt, bên cạnh tồn số vấn đề khách quan trang thiết bị văn phòng chưa tốt , chưa hội nhập tốt với thời đại 4.0.Các nhân viên ngại trao đổi với dồng nghiệp kiến thức chưa nắm rõ, kiến thức Về số nghiệp vụ văn phịng lưu trữ xử lí thơng tin cịn nhiều hạn chế tính bảo mật chưa tốt, thơng tin xử lí khơng kịp thời.Thỉnh thoảng sảy sai sót gây ảnh hưởng đến tiến độ công việc chung Lạm dụng nhiều vào phần mềm để quản lí văn đến văn dễ xảy sai sót 2.3.3 Nguyên nhân: 2.3.3.1 Nguyên nhân ưu điểm: Ưu điểm: Các cán Uỷ ban xã trau dồi kiến thức đầy đủ từ trường lớp Hơn 95% nhân viên Uỷ ban có trình độ Cao đẳng, Đại học 0 21 Công nghệ 4.0 ngày tiên tiến giúp cán nhân dân kết nối với dễ dàng thông qua cổng thông tin UBND Xã Cán xã tham gia lớp tập huấn, khóa học kĩ năng, khóa học tâm lí nhằm trau dồi khả hồn thành cơng việc cách tốt Phần đông cán xã người dân địa phương, từ phần thấu hiểu người dân giúp công tác trao đổi làm việc dễ dàng 2.3.3.2 Nguyên nhân khuyết điểm: Điều lý giải cách đánh giá người dân có phần khắt khe nhiều bị lệ thuộc vào cảm tính Đây thực tế địi hịi cán cơng chức cần suy ngẫm điều chỉnh Một phần cán công chức chưa hiểu toàn ý kiến cuả người dân đồng cảm với họ trải qua Mặt khác, cán chưa năm bắt ngôn từ thể ủng hộ ngơn ngữ giao tiếp mắt, hình thể cịn chưa tốt dẫn tới tình trạng người dân cảm thấy khơng cán lắng nghe cách tích cực.Thực trạng giải thích số nguyên nhân khách quan chất giọng nói, chữ viết cán dẫn tới khơng hài lịng người dân Mặt khác khơng hài long người dân đến từ yếu tố như: thái độ nói chuyện khơng thân thiện, cử điệu chưa xác, tư vấn chưa thuyết phục người dân.Những hạn chế xuất phát từ kỹ tương tác mặt cảm xúc với người dân chưa cán nhận thức coi trọng thực hiện, từ dẫn đến bất bình người dân với cn cơng chức xã Ngồi nghiệp vụ văn phịng sảy sai sót lí giải số nguyên nhân khách quan thiết bị kĩ thuật đại hóa thiết bị văn nghệ Bên cạnh phần nguyên nhân cán ủy ban chưa theo dõi kiểm tra kĩ nội dung trước làm viên Tổ chức lưu trữ văn cịn chưa hợp lí thiếu logic dẫn đến việc sai sót 0 22 2.4 Tổng quan chương 2: Qua phân tích kết nghiên cứu bốn nhóm kĩ giáo tiếp - ứng xử nghiệp vụ văn phịng Cán UBND Hịa Quang Bắc, nhận thấy, cán thực mức độ chưa hồn tồn thành thạo, tình trạng phổ biến nhiều kỹ thành phần không cán vận dụng cách đầy đủ, tính linh hoạt, phổ quát nhiều hạn chế, chí có kỹ bị bỏ qua tình giao tiếp cần thực Những hạn chế thường có khuynh hướng tập trung vào kỹ liên quan đến thái độ tôn trọng, mong muốn xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với người dân.Những kỹ CBCC thực thành thạo thường kỹ có liên quan đến trách nhiệm công chức nhằm thực tốt mặt kỹ thuật hoạt động Cơng vụ thường xun.Nhóm kỹ điều khiển cảm xúc hạn chế lớn cán thiếu hụt cách hệ thống từ mức độ biết, hiếu vận dụng 0 23 CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NÂNG CAO KỸ NĂNG GIAO TIẾP - ỨNG XỬ CỦA NHÂN VIÊN UBND XÃ HÒA QUANG BẮC – HUYỆN PHÚ HÒA 1.1 Giải pháp: 3.1.1 Giải pháp nâng cao kỹ giao tiếp - ứng xử: 3.1.1.1 Xây dựng hình ảnh tạo ấn tượng ban đầu giao tiếp: Nhân viên UBND thực giao tiếp với nhân dân đại diện cho UBND, cho nhà nước để giao tiếp với nhân dân Hình ảnh ban đầu người công chức giao tiếp phải thể hình ảnh uy tín quyền, nhà nước Chính vậy, việc xây dựng ấn tượng ban đầu người công chức giao tiếp quan trọng  Hình dáng bên ngồi: Vẻ bên quan trọng giao tiếp, tiếp xúc lần đầu Để có dáng vẻ bên chỉnh chu, bạn cần ý đầu tóc gọn gàng, nam giới khơng để tóc q dài, vệ sinh thể sẽ, khơng có mùi lạ, móng tay, móng chân sẽ, quần áo, trang sức không nên phô trương, loè loẹt, đặc biệt quan tâm tới bối cảnh, môi trường giao tiếp  Động tác, cử chỉ: Cử hoà nhã, văn minh loại động tác, cử tự nhiên quen thuộc sở tràn đầy tự tin, có nội hàm văn hoá tốt đẹp Đặc biệt nơi đông người, cần phải xây dựng quan niệm cá nhân đại diện cho tập thể  Xây dựng niềm tin tôn trọng lẫn nhau: Nếu giao tiếp với tinh thần tin tưởng, trao đổi cởi mở, hoạt bát, thẳng thắn ln tơn trọng lời nói đối phương mang lại hiệu giao tiếp cao 3.1.1.2 Giải pháp nâng cao kỹ lắng nghe giao tiếp - ứng xử: Để lắng nghe tốt cần có thái độ khách quan, cởi mở, tơn trọng ý kiến, quan điểm người nói Giữ thái độ tơn trọng, bình thản, biểu tồn tâm tồn ý, tránh tỏ bất an, lo lắng không bị chi phối việc khác Đồng thời kết hợp với quan sát giúp ta nhận cảm xúc người nói bộc lộ qua ngơn ngữ thể ( ánh mắt, nét mặt, tư thế, cử chỉ,…) tìm điểm chung hai bên quan điểm, 0 24 cách nhìn nhận, hiểu biết kinh nghiệm Điều khiến cho giao tiếp đơi bên khơng bị nhàm chán, tạo thích thú tơn trọng 3.1.1.3 Giải pháp nâng cao kĩ sử dụng phương tiện ngôn ngữ giao tiếp - ứng xử: Khi nói, khơng nói lời mà cần kết hợp với giao tiếp không lời ánh mắt, khuôn mặt, động tác, cử thể,… Âm lượng, tốc độ giọng nói ảnh hưởng đến phần nhỏ giao tiếp nên cần phải nói với mức độ âm vừa phải, rõ ràng, ý âm lượng nội dung mấu chốt, khơng nói q nhỏ q to Uyển chuyển âm điệu, tránh nói giọng đều, buồn tẻ, gây cảm giác nhàm chán cho người nghe Quan tâm đến ý kiến tư vấn nhiệt tình cho mắc thắc người dân Trao đổi thông tin cần thiết, phải đảm bảo xác, sử dụng cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu có tính thuyết phục để người nghe dễ dàng nắm bắt nội dung thơng tin cách nhanh chóng Nếu bạn sử dụng từ ngữ lạ, chuyên biệt lối nói khách sáo làm tăng thêm khoảng cách bạn người đối thoại khó đạt hiệu giao tiếp, ứng xử Ngồi ra, nói cần tránh yếu tố gây khó chịu cho người nghe, tránh lặp lại từ nhiều, nói sai văn phạm, phát âm không chuẩn, chuyên môn, cử chỉ, động tác khơng phù hợp với lời nói, khơng ý tôn trọng người nghe 3.1.1.4 Giải pháp điều khiển cảm xúc thân giao tiếp - ứng xử: Trong giao tiếp, cần điều chỉnh cảm xúc thân cách thân thiện, hoạt bát vui vẻ, không nên giả tạo, thể tính chân thật, khơng thù địch Lời lẽ, thái độ nói chuyện cần phải nhẹ nhàng, khơng qt to, ngơn từ mực, tránh cáu gắt Điều lấy điểm mắt người đối phương Khiến họ cảm thấy hài lịng khơng phải khó chịu biểu cảm Đồng thời biểu mang tính giáo dục cao 3.1.2 Giải pháp nâng cao kỹ nghiệp vụ văn phòng:  Nghiệp vụ hiểu kỹ năng, trình độ chuyên môn định mà nhân vị trí cần phải trang bị để hồn thành tốt cơng việc giao 0 25 phó Vì vậy, để có trình độ chun mơn đạt cơng sức làm việc hiệu cao ta có giải pháp sau: Cung cấp trang thiết bị máy móc, phương tiện đại ứng dụng  CNTT Các trang thiết bị đóng vai trị quan trọng việc nâng cao hiệu hoạt động quan nhà nước công cụ hỗ trợ đắc lực cho cán bộ, cơng chức, nhân viên để hồn thành nhiệm vụ giao Chính vậy, quan cần trang bị phần mềm, công cụ giao tiếp thời 4.0 bảo đảm xử lý liệu lớn giao tiếp với vạn vật Công nghệ giúp việc giao tiếp nội quan, tổ chức với công dân thuận lợi đạt hiệu Điều quan trọng phải nâng cấp hệ điều hành phần mềm bảo vệ máy tính phận nhân viên văn phịng UBND để bảo vệ an tồn sở liệu máy, tránh làm văn để lộ thơng tin bên ngồi  Học hỏi từ đồng nghiệp Để nâng cao trình độ chun môn nghiệp vụ, phương pháp hay khả tiếp cận học hỏi từ cấp đồng nghiệp Đừng ngần ngại hỏi cấp hay đồng nghiệp người người thầy tốt giúp bạn ôn tập lại kiến thức chuyên môn tiếp thu thêm kiến thức Đồng thời, bạn biết kiến thức hay tìm phương pháp để hồn thành nhiệm vụ nhanh đừng quên chia sẻ cho bạn bè đồng nghiệp biết điều này, khơng giúp bạn ơn tập lại mà cịn học hỏi nhiều sáng kiến nâng cao hiệu suất công việc  Tự tìm hiểu thơng qua internet Sự phát triển mạnh mẽ internet mang đến hàng ngàn hội tất lĩnh vực Hiện internet có nhiều kênh học tập hữu ích đến từ nhiều quốc gia giới bạn tìm kiếm khóa học online tất chủ đề mà bạn quan tâm Các nhân viên cần trang bị cho kiến thức lĩnh vực để đáp ứng tốt cho nhu cầu công việc  Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng 0 26 Cơng tác quản trị hành văn phịng giúp quan giảm làm, chi phí vận hành tăng suất hiệu công việc Vì việc xây dựng chương trình đào tạo, bồi dưỡng nhằm giúp lãnh đạo, nhân viên văn phòng nâng cao nghiệp vụ đáp ứng yêu cầu CMCN 4.0 vấn đề cấp thiết Các chương trình đào tạo, bồi dưỡng cần tập trung vào nội dung nghiệp vụ cụ thể soạn thảo văn điện tử, quản lý hồ sơ, kỹ thuật tổ chức, điều hành họp, tổ chức hoạt động giao tiếp trực tuyến qua môi trường mạng,…  Giải pháp nâng cao việc thu nhập thông tin Xác định xác thơng tin muốn thu nhập: cần xác định nội dung thơng tin nguồn cung cấp thông tin Đánh giá ý nghĩa thông tin mà thu nhập xử lý: Bên cạnh số lượng thông tin thu thập được, cần đánh giá ý nghĩa thơng tin mà thu thậpxử lý thơng qua phân tích thơng tin, so sánh thơng tin, số liệu liên quan với Nắm vững, tìm tịi phát lựa chọn thông tin cần thiết: Có số phương pháp thu thập thơng tin sau đọc ghi chép thông tin, chụp tài liệu, nghe báo cáo, tra cứu qua mạng phương pháp điều tra, khảo sát thực tế,… Cung cấp thông tin cách thức đưa thông tin đến với người sử dụng Vì vậy, cung cấp thơng tin cần ý thức rõ lựa chọn hình thức đó, cân nhắc đảm bảo yếu tố: tính hợp lý, lúc, mục đích phù hợp với quy định pháp luật  Giải pháp vấn đề thực nghiệp vụ văn thư Thứ nhất, cần phải thắt chặt khâu kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày trước trình lãnh đạo ký văn để khơng cịn sai sót mặt thể thức kỹ thuật trình bày, Thứ hai, quản lý văn văn đến phần mềm quản lý văn nên quản lý văn hệ thống số theo cách truyền thống Việc quản lý song song hai phương pháp giúp hạn chế nhược điểm 0 27 Thứ ba, phận văn thư cần phải thực việc biên hồ sơ ghi chung văn viết chứng từ kết thúc theo quy định nhà nước để thuận lợi cho công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu sau  Ngoài ra, để đào tạo phát triển kỹ nghiệp vụ đội ngũ nhân viên thơng qua biện pháp như: - Thường xuyên tiến hàng buổi nói chuyện, trao đổi kinh nghiệm thành viên quan - Tiến hành kiểm tra lại trình độ nghiệp vụ nhân viên, đảm bảo ln có tiến triển tốt nhân viên cũ nhân viên mới, kiến thức kinh nghiệm ngày phải nâng cao - Mỗi nhân viên phải có ý thức tự giác liên tục trau dồi kiến thức mặt lĩnh vực sống xã hội, dành thời gian học hỏi để gia tăng kinh nghiệm - Tạo lập mối quan hệ tốt đẹp, vui vẻ, hoà đồng, giúp đỡ lẫn nhân viên khác quan, góp phần tạo nên nét văn hố hoạt động UBND Hình 2.3 Chương trình tập huấn kỹ giao tiếp ứng xử nhân viên nơi công sở (Nguồn: N.T.M.D) 1.2 Một số kiến nghị (nếu có) 0 28 Giao tiếp - ứng xử vấn đề người quan tâm đến nơi đâu, ngành nghề Giao tiếp - ứng xử tốt đưa người tới gần nhau, kiến tạo mối quan hệ người với người, giúp họ cảm thông hiểu biết lẫn cịn yếu tố định thành bại kinh doanh doanh nghiệp hay mối quan hệ Tuy nhiên để đạt hiệu giao tiếp thật việc không dễ dàng Một giao tiếp bị chi phối nhiều yếu tố khác nhau, đặc biệt yếu tố chủ quan từ hai phía Quan trọng hết dành cho vấn đề quan tâm tìm hiểu mức hay chưa ln cố gắng hoàn thiện tri thức nhân cách, phẩm chất thân Đó bí tốt để đạt thành công giao tiếp, ứng xử xã hội Ngoài ra, nâng cao kỹ nghiệp vụ văn phòng kỹ quan trọng cần thiết nhân viên Mỗi nhân viên cần phải trang bị cho kỹ annwg có phương pháp làm việc khoa học, biết phát hiện, đánh giá, phân tích xử lý vấn đề phát sinh thực tiễn Phải biết tìm kiếm, thu thập, phân tích đánh giá chọn lựa sử dụng loại thông tin nhằm hỗ trợ cho cơng việc Qua có hội để phát triển hài hịa mặt Đồng thời nâng cao chất lượng hoạt động sở làm việc, chất lượng nguồn nhân lực góp phần vào phát triển chung UBND 1.3 Rút học: Để trở thành nhân viên xuất sắc cần phải trau dồi, học hỏi thêm kiến thức phải biết giao tiếp, ứng xử tình có kỹ nghiệp vụ văn phịng Đồng thời phải nâng cao kỹ tin học, ngoại ngữ làm việc phải cẩn thận, có trách nhiệm với công việc Những kỹ tinh tế dễ dàng thể qua giao tiếp, cách lắng nghe, cách làm việc nhóm thuyết trình, cách xử lý vấn đề, cách tư để đưa định nhanh hiệu quả, Muốn biết thêm công việc tạo dựng nhìn thiện cảm phải ln người chủ động Chủ động mở lời, chào hỏi, làm quen, chủ động đề xuất làm việc người, chủ động tìm người hướng dẫn đặt câu hỏi Khi chủ động khắc phục 0 29 hạn chế tự tin nâng lên Đồng thời phải tạo nhiều mối quan hệ từ người bạn người đồng nghiệp họ người nhiều liên quan đến ngành học cơng việc sau Có thể người đem lại hội cho thể thân phát triển công việc PHẦN KẾT LUẬN Đề tài tập trung nghiên cứu “thực trạng giải pháp nâng cao kỹ giao tiếp - ứng xử nghiệp vụ văn phòng nhân viên UBND xã Hòa Quang Bắc, huyện Phú Hịa Đề tài sâu vào phân tích sở lí luận liên quan đến hành văn phòng, kỹ giao tiếp - ứng xử nghiệp vụ văn phịng nhân viên Thơng qua nghiên cứu sở lý luận ta hiểu rõ khái niệm, vị trí, vai trị yếu tố Từ làm sở để phân tích thực trạng vấn đề nghiên cứu chương Trong chương 2, đề tài phân tích thực trạng, ưu nhược điểm nguyên nhân kỹ giao tiếp - ứng xử nghiệp vụ văn phòng nhân viên UBND Từ thực trạng vấn đề, đề tài đưa giải pháp kiến nghị rút học giải pháp xây dựng hình ảnh giao tiếp, nâng cao kỹ lắng nghe, kỹ đọc,… Một giải pháp không phần quan trọng nâng cao kỹ nghiệp vụ văn phòng, kỹ mềm cần thiết nhân viên Các giải pháp thực tốt góp phần nâng cao chất lượng hồn thiện công việc nhân viên UBND, nhằm đáp ứng yêu cầu phát triển không ngừng UBND xu hướng phát triển chung đất nước ngày tiến triển 0 30 TÀI LIỆU THAM KHẢO Bùi Xuân Lự (2002) Nghiệp vụ thư ký văn phòng tổ chức, Nhà xuất thống kê Hà Nội Chu Văn Đức (2005) Giáo trình kỹ giao tiếp, Nhà xuất Hà Nội Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Phạm Hưng (2009) Nghiệp vụ thư ký văn phòng đại, Nhà xuất Lao Động Nguyễn Thị Hiền (2016) Khóa luận tốt nghiệp: Tổ chức công tác Văn thư, lưu trữ UBND huyện Thiệu Hóa, Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội Nguyễn Thị Ngọc An (2006) Quản trị hành văn phịng, Tài liệu đào tạo từ xa qua truyền hình Trần Hồng, Trần Việt Hoa (2005) Văn hóa ứng xử nơi cơng sở, Nhà xuất Văn hóa -Thơng tin Trường bồi dưỡng cán trị (2013), Chuyên đề 16 – Kỹ thu nhập xử lý thông tin Tài liệu bồi dưỡng cấp phòng tương đương Vũ Thị Phượng (2004) Giao tiếp kinh doanh, NXB Khoa học kỹ thuật Hà Nội Một số link trang web sau: 0 31 PHIẾU ĐÁNH GIÁ MỨC ĐỘ ĐÓNG GÓP STT Họ tên thành Nội dung Mức viên Nguyễn cơng việc Phan độ Ký tên đóng góp Nhật Tổng hợp 100% Linh chỉnh sửa ( Trưởng nhóm ) Mở đầu, Sdt :0818420644 Email Chương : 2023401010668@stud ent.tdmu.edu.vn Chỉnh sửa 100% tiểu luận Chương Ngô Thị Mỹ Duyên 70% Nguyễn Đình Đại PHẦN MINH CHỨNG SỬA BÀI CỦA GIÁO VIÊN 0 Điểm giáo viên chấm 32 1.THỰC TRẠNG QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN SỮA VINAMIL THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP - ỨNG XỬ, NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG CỦA NHÂN VIÊN UBND XÃ HÒA QUANG BẮC – HUYỆN PHÚ HÒA 0 ... 2: THỰC TRẠNG VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP - ỨNG XỬ CỦA NHÂN VIÊN UBND XÃ HÒA QUANG BẮC, HUYỆN PHÚ HÒA .13 2.1 Tổng quan UBND xã Hòa Quang Bắc, huyện Phú Hòa .13 2.2 Thực trạng kỹ giao tiếp - ứng xử,. .. cao kỹ giao tiếp - ứng xử nghiệp vụ văn phòng nhân viên UBND xã Hòa Quang Bắc, huyện Phú Hòa Đề tài sâu vào phân tích sở lí luận liên quan đến hành văn phịng, kỹ giao tiếp - ứng xử nghiệp vụ văn. .. để xem xét, giải vấn đề 0 14 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP - ỨNG XỬ CỦA NHÂN VIÊN UBND XÃ HÒA QUANG BẮC, HUYỆN PHÚ HỊA 2.1 Tổng quan UBND xã Hịa Quang Bắc, huyện Phú Hòa Vài nét lịch