Hệ thống hỗ trợ các tác vụ văn phòng

Đồ án tốt nghiệp Hệ thống hộ trợ tác vụ văn phịng LỜI CẢM ƠN Trong suốt q trình thực tập hoàn thiện đồ án tốt nghiệp, em nhận đƣợc nhiều giúp đỡ nhiệt tình gia đình, thầy cơ, bạn bè Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến thầy giáo – Ths Trần Xuân Trƣờng, ngƣời hƣớng dẫn, giúp đỡ em tận tình trình thực đồ án Nhân dịp em xin đƣợc bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến thầy giáo trƣờng ĐH Vinh nói chung, khoa cơng nghệ thơng tin, mơn kỹ thuật máy tính nói riêng, ngƣời tận tình giảng dạy, truyền đạt cho em kiến thức quý báu năm học vừa qua Cuối em xin cảm ơn gia đình, bạn bè, ngƣời ln bên em cho em động viên lớn lao trng thời gian thực đồ án Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên thực hiện: Trần Quốc Hà – 46k3 CNTT Trang Đồ án tốt nghiệp Hệ thống hộ trợ tác vụ văn phòng MỤC LỤC CHƢƠNG 1: MỞ ĐẦU 1.1 Tổng quan hệ thống 1.1.1.Nhu cầu thực tế 1.1.2.Giới thiệu tổng quan đề tài 1.1 Yêu cầu nghiệp vụ 1.2.1.Giải thích số từ ngữ 1.2.2.Tìm hiểu số tác vụ văn phòng CHƢƠNG 2: PHÂN TICH THIẾT KẾ HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG 2.1.Các tác nhân 2.1.1 Lãnh đạo 2.1.2 Văn thƣ 2.1.3 Nhân viên 2.1.4 Ngƣời quản trị (Admintrator) 2.2 Biểu đồ phân cấp chức tổng quát 10 2.2.1 Quản lý văn 11 2.2.1.1 Soạn thảo văn 11 2.2.1.2 Luân chuyển dự thảo văn 11 2.2.1.3.Cập nhật thông tin xử lý văn 12 2.2.1.4 Phát hành văn 12 2.2.1.5 Tìm kiếm văn 12 2.2.2 Quản lý văn đến 12 2.2.2.1 Số hóa văn đến 13 2.2.2.2 Phát hành văn đến 13 2.2.2.3 Cập nhật thông tin xử lý văn đến 13 2.2.2.4 Tìm kiếm văn đến 13 2.2.3 Nhắc việc 13 2.2.3.1 Lên lịch làm việc cá nhân 14 2.2.3.2 Tìm kiếm cơng viêc, thời gian để xử lý 14 2.2.4 Quản lý tin nhắn cá nhân 14 2.2.4.1 Tạo lâp tin nhắn đến 14 2.2.4.2 Tạo lâp tin nhắn 14 2.2.4.3 Tìm kiếm tin nhắn 14 2.2.5 Quản trị hệ thống 15 2.2.5.1 Tạo lập danh sách nhóm ngƣời sử dụng 15 2.2.5.2 Tạo lập danh sách chức danh ngƣời sử dụng 15 2.2.6 Quản lý sổ địa 15 Sinh viên thực hiện: Trần Quốc Hà – 46k3 CNTT Trang Đồ án tốt nghiệp Hệ thống hộ trợ tác vụ văn phịng 2.2.6.1 Tạo lập thơng tin cá nhân 16 2.2.6.2 Tìm kiếm thơng tin 16 2.3 Biểu đồ luồng liệu 16 2.3.1 Biểu đồ luồng liệu mức khung cảnh 16 2.3.2 Biểu đồ luồng liệu mức đỉnh 17 2.3.3 Biểu đồ luồng liệu mức dƣới đỉnh 18 2.3.3.1 Quản lý văn 19 2.3.3.2 Biểu đồ luồng liệu văn đến 19 2.3.3.3 Biểu đồ luồng liệu quản trị hệ thống 20 2.3.3.4 Biểu đồ luồng liệu quản lý tin nhắn 21 2.3.3.5 Biểu đồ luồng liệu quản lý nhắc việc 22 2.3.3.6 Biểu đồ luồng liệu quản lý sổ địa 23 Phần sở liệu 24 2.4 Văn (tbl_vanbandi 24 2.5 Văn đến (tbl_vanbanden) 25 2.6 Nhắc việc 26 2.7 Sổ địa (tbl_contact) 27 2.8 Tin nhắn cá nhân (tbl_msg) 28 2.9 Ngƣời dùng (tbl_login) 28 CHƢƠNG 3: C I Đ T HỆ THỐNG 29 3.1 Giới thiệu công nghệ công cụ cài đặt 29 3.1.1 Cơ sở liệu SQLServer 29 3.1.2 Công nghệ NET để phát triển ứng dụng 30 3.1.3 Sử dụng kiến trúc ứng dụng lớp 32 3.2 Giao diện chƣơng trình 34 CHƢƠNG :Đ NH GI V HƢ NG PH T TRIỂN 39 4.1 Đánh giá 39 4.2 Hƣớng phát triển 39 KẾT LUẬN 41 Sinh viên thực hiện: Trần Quốc Hà – 46k3 CNTT Trang Đồ án tốt nghiệp Hệ thống hộ trợ tác vụ văn phòng CHƢƠNG 1: MỞ ĐẦU 1.1 Tổng quan hệ thống 1.1.1.Nhu cầu thực tế Hiện nay, q trình tin học hóa Việt Nam diễn sâu rộng Tuy nhiên, kết thu đƣợc khiêm tốn Đặc biệt mức độ ứng dụng tin học văn phịng, quan hành dừng lại mức sọan thảo văn Nhƣ gây lãng phí lớn tài nguyên, thời gian tiền của, đồng thời hiệu công việc không cao Ở Việt Nam có số phần mềm ứng dụng cho cơng tác văn phòng gắn với tên tuổi nhƣ: Trung tâm an ninh mạng BKIS Đại Học Bách Khoa Hà Nội, công ty Giải Pháp CNTT DASIS hay công ty Giải pháp phần mềm Việt(VSSViệt Software Solution) Sản phẩm trung tâm an ninh mạng BKIS Đại học Bách Khoa Hà Nội với tên gọi eoffice đƣợc nghiên cứu, thiết kế xây dựng vòng năm với hệ thống chức đồ sộ, gồm 16 chức nhƣ: - Quản lý lịch làm việc, nhắc việc, giao việc qua mạng - Quản lý thông báo chung - Duyệt viết cho tòa báo, đài truyền hình, đài tiếng nói - Quản lý gửi nhận mail, chia sẻ file - Video conference, chatting - Trƣng cầu ý kiến Sinh viên thực hiện: Trần Quốc Hà – 46k3 CNTT Trang Đồ án tốt nghiệp Hệ thống hộ trợ tác vụ văn phòng - Quản lý tin nhắn di động - Hệ thống phân quyền - Quản lý, trình duyệt văn đến - Quản lý, trình duyệt văn - Quản lý hồ sơ công việc - Công cụ định nghĩa luồng công việc - Khai thác thông tin - Quản lý hệ thống Với phần mềm S-Office công ty Giải Pháp Phần Mềm Việt(VSS) đƣợc đƣa vào sử dụng số công ty lớn nhƣ: Công ty Cổ Phần Công Nghệ Viễn Thông VITECO (VNTP), công ty Xổ Số Bình Dƣơng… Tuy nhiên, sản phẩm phù hợp với công ty, tổ chức, đơn vị hành nghiệp thƣờng xuyên phải xử lý, phê duyệt khối lƣợng văn bản, giấy tờ lớn Với cơng ty, đơn vị có quy mơ vừa nhỏ việc áp dụng hệ thống nhƣ lãng phí tốn kém, thêm vào chi phí mua quyền sản phầm không nhỏ 1.1.2.Giới thiệu tổng quan đề tài Trƣớc nhu cầu thực tế nhƣ cần phải xây dựng hệ thống hỗ trợ tác vụ văn phòng cho đơn vị, tổ chức có quy mơ vừa nhỏ nhƣ văn phịng ủy ban nhân dân xã, huyện… Vì vậy, em hi vọng với đề tài: “Hệ thống hỗ trợ tác vụ văn phòng” giảm thiểu đƣợc thao tác thủ công, tăng hiểu công việc với chi phí lắp đặt thấp Hệ thống hỗ trợ tác vụ văn phòng giải pháp phần mềm giúp quản lý văn đến quản lý văn đi, lƣu trữ tìm kiếm văn Hệ thống thay đổi cách phân phối văn cách giao việc truyền thống giải pháp Sinh viên thực hiện: Trần Quốc Hà – 46k3 CNTT Trang Đồ án tốt nghiệp Hệ thống hộ trợ tác vụ văn phịng đại: Từ máy tính mình, văn thƣ cập nhật phân phối văn đến phận Tìm kiếm tổng hợp văn cách nhanh chóng theo loại, theo nhóm… Hệ thống đƣợc thiết kế thân thiện với ngƣời sử dụng, giao diện hoàn tồn tiếng việt Tiêu chí đƣa cho ngƣời dùng sử dụng phần lớn tiện ích mạng máy tính nhƣng với cách tiếp cận tự nhiên nhất, giúp ngƣời dần có tác phong làm việc đại, hiểu quả, dễ dàng tiếp cận với ứng dụng công nghệ thông tin Hệ thống hy vọng mang đến cho ngƣời nhận thức mẻ tích cực thủ tục hành vốn vấn đề xúc tồn từ trƣớc đến 1.1 Yêu cầu nghiệp vụ 1.2.1.Giải thích số từ ngữ - Văn thƣ ngƣời thực công việc nhƣ: soạn thảo, quản lý văn tài lệu khác hình thành trình hoạt động quan, tổ chức - “Bản thảo văn bản” đƣợc viết đánh máy,hình thành trình soạn thảo văn quan, tổ chức - “ Bản văn bản” hồn chỉnh nội dung thể thức văn đƣợc quan, tổ chức ban hành Bản đƣợc làm nhiều có giá trị khác - Lƣu ý kiến: lƣu ý kiến đạo lãnh đạo quan đơn vị 1.2.2.Tìm hiểu số tác vụ văn phịng - Soạn thảo băn bản: Văn thƣ có nhiệm vụ soạn thảo văn theo yêu cầu lãnh đạo Tùy thuộc vào yêu cầu lãnh đạo văn thƣ chọn mẫu văn theo mẫu pháp luật quy định mẫu văn riêng nhƣ thông báo, giấy mời Sinh viên thực hiện: Trần Quốc Hà – 46k3 CNTT Trang Đồ án tốt nghiệp Hệ thống hộ trợ tác vụ văn phòng - Xin ý kiến: Sau soạn “ thảo văn bản” văn thƣ phải đƣa cho lãnh đạo phê duyệt Nếu văn đảm bảo tính xác lãnh đạo phê duyệt, ngƣợc lại văn thƣ phải dựa vào ý kiến lãnh đạo để sửa lại Các “bản thảo văn bản” văn thƣ phải lƣu lại - Phát hành văn bản: Sau văn đƣợc phê duyệt văn thƣ có nhiệm vụ phát hành “ văn bản” đến phận phịng ban, nhân viên đơn vị - Quá trình xử lý văn đến: Văn đến Văn thƣ ghi vào sổ lƣu trữ Lãnh đạo, phòng ban, nhân viên Giải thích: + Bƣớc 1: Khi có văn đến (bằng giấy…) văn thƣ có nhiệm vụ ghi thơng tin trích yếu vào sổ lƣu trữ + Bƣớc 2: Phát hành văn đến lãnh đạo, phòng ban, đơn vị, nhân viên -Quá trình xử lý văn đi: Chỉ thị cấp Văn thƣ soạn thảo văn Lãnh đạo phê duyệt Phát hành văn Sinh viên thực hiện: Trần Quốc Hà – 46k3 CNTT Trang Đồ án tốt nghiệp Hệ thống hộ trợ tác vụ văn phòng Giải thích: + Bƣớc 1: Theo đạo cấp Văn thƣ soạn thảo “bản thảo văn bản” + Bƣớc 2: Sau soạn thảo “ thảo văn bản” xong, Văn thƣ chuyển lên cho lãnh đạo phê duyệt + Bƣớc 3: Lãnh đạo phản hổi lại cho văn thƣ biết “bản thảo văn bản” xác chƣa: - Nếu “bản thảo văn bản” đƣợc lãnh đạo chấp nhận ký lãnh đạo chuyển lại cho văn thƣ để thực phát hành văn bản(bƣớc 4) - Nếu “bản thảo văn bản” chƣa xác lãnh đạo phản hồi lại ý kiến với văn thƣ, thực lại bƣớc bƣớc “bản thảo văn bản” thành “bản văn bản” + Bƣớc 4: Văn thƣ thực phát hành văn đến phòng ban, đơn vị, nhân viên Sinh viên thực hiện: Trần Quốc Hà – 46k3 CNTT Trang Đồ án tốt nghiệp Hệ thống hộ trợ tác vụ văn phòng CHƢƠNG 2: PHÂN TICH THIẾT KẾ HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG 2.1.Các tác nhân Để tiện cho việc hiểu rõ hệ thống,ta phân tích tác nhân nhiệm vụ họ hệ thống Hệ thống có tác nhân sau: lãnh đạo, văn thƣ nhân viên 2.1.1 Lãnh đạo Lãnh đạo ngƣời nhận phiên chƣa thức văn đƣợc văn thƣ soạn thảo gửi lên Sau đó, phê duyệt có ý kiến đồng ý gửi lại văn thƣ để phát hành văn bản, không, lãnh đạo cho ý kiến đạo gửi lại văn thƣ Tóm lại, lãnh đạo ngƣời đƣa định cuối cho việc phát hành văn 2.1.2 Văn thư Văn thƣ tác nhân quan trọng hệ thống Văn thƣ ngƣời có tác vụ trực tiếp lên văn nhƣ soạn văn bản, phát hành văn bản,gửi văn cho lãnh đạo phê duyệt v.v… Văn thƣ mắt xích mắt xích cuối trƣớc văn đến với ngƣời xem 2.1.3 Nhân viên Nhân viên thông thƣờng ngƣời xem nội dung văn Nhân viên có quyền đƣa ý kiến đóng góp Nhân viên khơng có quyền can thiệp vào nội dung văn 2.1.4 Người quản trị (Admintrator) Sinh viên thực hiện: Trần Quốc Hà – 46k3 CNTT Trang Đồ án tốt nghiệp Hệ thống hộ trợ tác vụ văn phịng Admintrator ngƣời có quyền cao hệ thống Có quyền tạo mới, sửa hay xóa tài khoản đăng nhập ngƣời dùng phân quyền tài khoản đó, tức cho phép hay không cho phép tài khoản đƣợc truy nhập vào chức hệ thống 2.2 Biểu đồ phân cấp chức tổng quát Từ thông tin thu nhập đƣợc, ta lập đƣợc biểu đồ phân cấp chức nhƣ sau: Hệ thống hỗ trợ tác vụ văn phòng Quản lý văn Quản lý văn đến Quản lý nhắc việc Quản lý sổ địa Quản lý tin nhắn cá nhân Quản trị hệ thống Trong đó: - Quản trị hệ thống: Tạo lập danh sách ngƣời sử dụng, nhóm ngƣời sử dụng tạo lập danh mục chức danh ngƣời sử dụng - Quản lý văn đến:Cho phép thao tác, xử lý đối tƣợng văn đến - Quản lý văn đi: Cho phép thao tác,xử lý đối tƣợng văn - Nhắc việc: nhắc nhở đến thời điểm diễn công việc cần làm cá nhân - Quản lý tin nhắn cá nhân: Cho phép nhận gửi tin nhắn cá nhân ngƣời đơn vị quan Sinh viên thực hiện: Trần Quốc Hà – 46k3 CNTT Trang 10 Đồ án tốt nghiệp Hệ thống hộ trợ tác vụ văn phòng CHƢƠNG 3: C I Đ T HỆ THỐNG Hệ thống đƣợc cài đặt công cụ sau: - Hệ quản trị CSDL: hệ thống dùng hệ quản trị CSDL Microsoft SQL Server kích thƣớc sở liệu khơng q lớn Hệ thống sử dụng điều khiển SQlClient để giao tiếp với DBMS - File CSDL OTSS.mdf - Ngôn ngữ lập trình :.Net (VB) - Mơi trƣờng thực thi : Hệ thống hoạt động tốt hệ điều hành, Windown XP/2003/Vista - Hệ thống hoạt động NET Framework Về phần mềm CSDL công cụ đƣợc sử dụng, em lựa chọn CSDL SQL Server phiên 2005, công cụ Visual Studio.Net 2005 để phát triển ứng dụng Về mơ hình kiến trúc ứng dụng, em lựa chọn mơ hình lớp để phát triển ứng dụng 3.1 Giới thiệu công nghệ công cụ cài đặt 3.1.1 Cơ sở liệu SQLServer Theo phần phân tích hệ thống CSDL thấy cần có phần mềm quản trị CSDL mạnh, đảm bảo tính an tồn CSDL cao, để lƣu trữ liệu với lƣợng liệu lớn đảm bảo thông tin quản lý văn q trình làm việc đƣợc an tồn Em lựa chọn sử dụng phần mềm quản trị CSDL SQL Server phiên 2005 SQL Server 2005 hỗ trợ hoàn toàn việc xử lý văn tiếng việt theo chuẩn Unicode TCVN 6909 Sinh viên thực hiện: Trần Quốc Hà – 46k3 CNTT Trang 29 Đồ án tốt nghiệp Hệ thống hộ trợ tác vụ văn phòng Đối với máy trạm có cấu hình yếu, Microsoft có đƣa phiên MSDE( Microft Data Engine) miễn phí, hồn tồn tƣơng thích SQL Server 2005, chạy đƣợc máy Window 98, phù hợp với sở hạ tầng tuyến huyện xã 3.1.2 Công nghệ NET để phát triển ứng dụng Công cụ để phát triển ứng dụng CSDL đƣợc lựa chọn hỗ trợ tiếng việt theo chuẩn Unicode TCVN 6909 Visual Studio.NET 2005 cơng cụ phát triển phầm mềm mạnh xây dựng trọn vẹn giải pháp tổng thể cho ngành Đây số cơng cụ sẵn có hỗ trợ hồn tồn mã Unicode Visual studio.NET 2005 dựa tảng NET framework với mục tiêu ứng dụng viết NET chạy đƣợc nơi độc lập với platform nhƣ phần cứng, hệ điều hành Các máy tính thiết bị cần có NET framework chạy đƣợc ứng dụng mà khơng phải dịch lại Ứng dụng NET viết ngôn ngữ nhƣ VB.NET,VC hay C# cách dễ dàng ứng dụng Hạt nhân NET framework Common Language Runtime (CLR) có đặc điểm sau: - Việc triển khai đơn giản nhanh hơn, cài đặt đơn giản an toàn, DLL cần coppy chạy,khơng cần register nhƣ COM DLL, tránh đƣợc tình trạng chƣơng trình tƣơng tranh ứng dụng dùng chung nhƣ ứng dụng phát triển COM - Các cơng việc thíết yếu nhƣ quản lý nhớ, liên lạc tiến trình đƣợc thực tự động Sinh viên thực hiện: Trần Quốc Hà – 46k3 CNTT Trang 30 Đồ án tốt nghiệp Hệ thống hộ trợ tác vụ văn phịng - Các cơng cụ đƣợc hỗ trợ đầy đủ: Net framework Base Class cấp tiện ích phong phú cho file, network, serialization, mã hóa, XML, database…,khơng cần dùng thêm hàm API - Dùng chung cho từ Win CE Destop,Web : dễdàng cho việc mở rộng hệ thống platform khác Visual Basic.NET (VB.NET) ngôn ngữ lập trình hƣớng đối tƣợng Microsoft thiết kế lại từ số không Visual Basic.NET (VB.NET) không kế thừa VB6 hay bổ sung, phát triển từ VB6 mà ngơn ngữ lập trình hịan tồn Microsoft.NET framework Do đó,nó khơng phải VB7 Thật sự,đây ngơn ngữ lập trình lợi hại, lập tảng vững theo kiểu mẫu đối tƣợng nhƣ ngơn ngữ lập trình hùng mạnh khác vang danh C++, Java mà dễ học,dễ phát triển cịn tạo hội hồn hảo để giúp ta giải đáp vấn đề khúc mắc lập trình Hơn nữa, khơng khó khăn cần tham khảo, học hỏi hay đào sâu xảy bên Visual Basic.NET (VB.NET) giúp ta giải với phức tạp lập trình trền Windows đó, ta tập trung cơng sức vào vấn đề lien quán đến dự án, công việc hay doanh nghiệp mà Nếu ta để ý tên Visual Basic.NET (VB.NET), ta thấy ngôn ngữ lập trình chuyên tạo ứng dụng (appliacation) dùng mạng, liên mạng hay internet Sinh viên thực hiện: Trần Quốc Hà – 46k3 CNTT Trang 31 Đồ án tốt nghiệp Hệ thống hộ trợ tác vụ văn phòng 3.1.3 Sử dụng kiến trúc ứng dụng lớp User Interface Win Form/Web Form Application Layer Bussiness Objects Bussines Layer Data Layer Oracle SQL Server My SQL Các thành phần ứng dụng đƣợc tách thành phần: - Application Layer: Phần trình bày liệu giao tiếp với ngƣời dùng, lớp không làm việc trực tiếp với CSDL mà phải thông qua tầng trung gian Business Object - Business Layer: Phần trình xử lý liệu, lớp nhận yêu cầu từ Application Layer, xử lý gửi yêu cầu đến Data Layer nhận kết liệu từ tầng này, xử lý trả lại kết cho tầng - Data Layer: Là sở liệu Ƣu điểm kiến trúc ứng dụng lớp: Sinh viên thực hiện: Trần Quốc Hà – 46k3 CNTT Trang 32 Đồ án tốt nghiệp Hệ thống hộ trợ tác vụ văn phòng - Dễ triển khai: Với ứng dụng mạng, lớp Business Data Layer đƣợc cài trê máy chủ nên máy trạm cần cài Application Layer, thƣờng gọn nhẹ đơn giản Hơn có thay đổi nhƣ thay đổi CSDL, thay đổi phần mềm hệ thống hay mở rộng thêm máy chủ, việc thực không ảnh hƣởng đến ứng dụng máy trạm - Dễ mở rộng: lớp giao tiếp với ngƣời dùng không thao tác trực tiếp với CSDL nên phần khơng phải thay đổi có thay đổi CSDL hay phần cứng, phần mềm hệ thống Giả sử sử dụng SQL Server, có nhu cầu mở rộng cho quan hệ CSDL Oracle ta viết thêm phần Business Layer làm việc với Oracle mà tận dụng đƣợc Application Layer - Giảm lƣu lƣợng liệu truyền mạng: hầu hết xử lý lớn liệu đƣợc thực Data Layer Business Layer hai phần đƣợc cài đặt máy chủ, phần liệu đƣợc gửi đến Application Layer thông qua đƣợc tinh chế nên thƣờng không lớn Sinh viên thực hiện: Trần Quốc Hà – 46k3 CNTT Trang 33 Đồ án tốt nghiệp Hệ thống hộ trợ tác vụ văn phòng 3.2 Giao diện chƣơng trình Hình 3.2.1: Màn hình đăng nhập Hình 3.2.2: Giao diện quản lý văn đến Sinh viên thực hiện: Trần Quốc Hà – 46k3 CNTT Trang 34 Đồ án tốt nghiệp Hệ thống hộ trợ tác vụ văn phịng Hình 3.2.3: Giao điện quản lý văn Hình 3.2.4 : Giao diện quản lý nhắc việc Sinh viên thực hiện: Trần Quốc Hà – 46k3 CNTT Trang 35 Đồ án tốt nghiệp Hệ thống hộ trợ tác vụ văn phịng Hình 3.2.5: Giao diện tin nhắn cá nhân Hình 3.2.6: Giao diện quản trị hệ thống Sinh viên thực hiện: Trần Quốc Hà – 46k3 CNTT Trang 36 Đồ án tốt nghiệp Hệ thống hộ trợ tác vụ văn phịng Hình 3.2.7: Ngƣời quản trị tạo tài khoản Hình 3.2.8: Giao diện thay đổi mật ngƣời dùng Sinh viên thực hiện: Trần Quốc Hà – 46k3 CNTT Trang 37 Đồ án tốt nghiệp Hệ thống hộ trợ tác vụ văn phịng Hình 3.2.9: Giao diện viết tin nhắn Hình 3.2.10: Đọc tin nhắn Sinh viên thực hiện: Trần Quốc Hà – 46k3 CNTT Trang 38 Đồ án tốt nghiệp Hệ thống hộ trợ tác vụ văn phòng CHƢƠNG :Đ NH GI V HƢ NG PH T T IỂN 4.1 Đánh giá Ƣu điểm: - Chƣơng trình nhỏ gọn, họat động nhanh, tiêu tốn tài nguyên hệ thống - Giao diện tiếng việt, dễ sử dụng - Chƣơng trình thự hiên phân quyền cách dựa bốn nhóm ngƣời dùng: văn thƣ, giám đốc, nhân viên quản trị viên - Chƣơng trình thực số tác vụ tác vụ thiết yếu văn phòng vừa nhỏ - Đối với ngƣời dùng nhân viên, họ xem văn bản, gởi tin nhắn… - Đối vời ngƣời dùng giám đốc, họ xem văn bản, đƣa ý kiến đạo - Đối với ngƣời dùng văn thƣ, họ xem, sửa, xóa, thay đổi nội dung văn Soạn văn mới, luân chuyển văn bản… - Ngoài ra, tất ngƣời đƣợc sử dụng chức khác nhƣ gửi tin nhắn, nhắc việc, lƣu sổ địa Nhƣợc điểm: - Vẫn thiếu nhiều tác vụ, tiên ích ví dụ nhƣ: voice chat, video conference… 4.2 Hƣớng phát triển Mặc dù thân em muốn có đƣợc hệ thống có đầy đủ tất chức thỏa mãn yêu cầu hỗ trợ đắc lực cho ngƣời sử dụng, song với sức lực thời gian không cho phép nên e khơng thể đáp ứng đƣơc điều Do vậy, em chọn nhƣng module đễ triển khai Hơn q trình phân tích thiết Sinh viên thực hiện: Trần Quốc Hà – 46k3 CNTT Trang 39 Đồ án tốt nghiệp Hệ thống hộ trợ tác vụ văn phòng kế hệ thống em ln hƣớng tới việc xây dựng hệ thống có khả mở rộng sau Sau số hƣớng phát triển hệ thống: - Xây dựng định nghĩa chức luồng công việc: Xử lý văn bản, giấy tờ việc lãnh đạo quan, quan có chu trình xử lý văn riêng, loại văn có quy trình xử lý khác nhau…Hệ thống hỗ trợ khả định nghĩa luồng công việc cho quan - Khai thác thông tin + Lập báo cáo thông kê văn đến, văn + Lập báo cáo tổng hợp tình hình xử lý công việc - Quản lý hồ sơ công việc: + Tạo lập hồ sơ văn bản: Khi giải cơng việc chun viên có nhu cầu lập hồ sơ chứa, tài liệu liên quan đến trình xử lý cơng việc giúp cho việc phân loại tìm kiếm quản lý văn bản, giấy tờ theo công việc, vụ việc định dễ dàng + Câp nhật kết xử lý công việc: sau kết thúc giải vụ việc, công việc, hệ thống cập nhật kết giải công việc Sinh viên thực hiện: Trần Quốc Hà – 46k3 CNTT Trang 40 Đồ án tốt nghiệp Hệ thống hộ trợ tác vụ văn phòng KẾT LUẬN Những kết mà em thực đƣợc sau hoàn thành đồ án tốt nghiệp là:  Phân tích thiết kế hệ thống chức  Phân tích thiết kế hệ thống CSDL  Cài đặt thành công chức thiết kế Tuy nhiên, thời gian khơng có nhiều nên trình bày em khơng thể tránh khỏi thiếu sót Em kính mong nhận đƣợc bảo, giúp đỡ thầy cô Cuối em xin chân thành cảm ơn thầy cô giáo, ngƣời tận tình em đƣờng học tập lập nghiệp Vinh,ngày 10 tháng 05 năm 2010 Sinh viên thực hiện: Trần Quốc Hà – 46k3 CNTT Trang 41 Đồ án tốt nghiệp Hệ thống hộ trợ tác vụ văn phòng T I LIỆU THAM KHẢO [1] Nguyễn Văn Ba, “ Phân tích thiết kế hệ thống thông tin”, nhà xuất Đại học Quốc Gia Hà Nội,2003 [2] TS.Nguyễn Tiến Dũng,” Kỹ thuật lập trình Visual Basic.NET”, nhà xuất Thống Kê [3] Phạm Hữu Khang” Lập trình ứng dụng SQL Server 2000”, nhà xuất Giáo Dục [4] Trang Web : http://www.planet-source-code.com/ [5] Trang Web: http://eoffice.com.vn/ Sinh viên thực hiện: Trần Quốc Hà – 46k3 CNTT Trang 42 Đồ án tốt nghiệp Hệ thống hộ trợ tác vụ văn phòng Sinh viên thực hiện: Trần Quốc Hà – 46k3 CNTT Trang 43 ... Hệ thống hộ trợ tác vụ văn phòng CHƢƠNG 2: PHÂN TICH THIẾT KẾ HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG 2.1 .Các tác nhân Để tiện cho việc hiểu rõ hệ thống, ta phân tích tác nhân nhiệm vụ họ hệ thống Hệ thống có tác. .. phải xây dựng hệ thống hỗ trợ tác vụ văn phòng cho đơn vị, tổ chức có quy mơ vừa nhỏ nhƣ văn phòng ủy ban nhân dân xã, huyện… Vì vậy, em hi vọng với đề tài: ? ?Hệ thống hỗ trợ tác vụ văn phòng? ?? giảm... thao tác thủ công, tăng hiểu cơng việc với chi phí lắp đặt thấp Hệ thống hỗ trợ tác vụ văn phòng giải pháp phần mềm giúp quản lý văn đến quản lý văn đi, lƣu trữ tìm kiếm văn Hệ thống thay đổi cách