Hệ thống hỗ trợ các tác vụ văn phòng

Đồ án tốt nghiệp Hệ thống hộ trợ tác vụ văn phòng LỜI CẢM ƠN Trong suốt trình thực tập hoàn thiện đồ án tốt nghiệp, em nhận nhiều giúp đỡ nhiệt tình gia đình, thầy cô, bạn bè Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến thầy giáo – Ths Trần Xuân Trường, người hướng dẫn, giúp đỡ em tận tình trình thực đồ án Nhân dịp em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến thầy cô giáo trường ĐH Vinh nói chung, khoa công nghệ thông tin, môn kỹ thuật máy tính nói riêng, người tận tình giảng dạy, truyền đạt cho em kiến thức quý báu năm học vừa qua Cuối em xin cảm ơn gia đình, bạn bè, người bên em cho em động viên lớn lao trng thời gian thực đồ án Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên thực hiện: Trần Quốc Hà – 46k3 CNTT Trang Đồ án tốt nghiệp Hệ thống hộ trợ tác vụ văn phòng MỤC LỤC CHƯƠNG 1: MỞ ĐẦU 1.1 Tổng quan hệ thống 1.1.1.Nhu cầu thực tế 1.1.2.Giới thiệu tổng quan đề tài .5 1.1 Yêu cầu nghiệp vụ 1.2.1.Giải thích số từ ngữ 1.2.2.Tìm hiểu số tác vụ văn phòng CHƯƠNG 2: PHÂN TICH THIẾT KẾ HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG .8 2.1.Các tác nhân 2.1.1 Lãnh đạo .9 2.1.2 Văn thư 2.1.3 Nhân viên 2.1.4 Người quản trị (Admintrator) .9 2.2 Biểu đồ phân cấp chức tổng quát 2.2.1 Quản lý văn 10 2.2.1.1 Soạn thảo văn 11 2.2.1.2 Luân chuyển dự thảo văn 11 2.2.1.3.Cập nhật thông tin xử lý văn 11 2.2.1.4 Phát hành văn 12 2.2.1.5 Tìm kiếm văn 12 2.2.2 Quản lý văn đến 12 2.2.2.1 Số hóa văn đến 12 2.2.2.2 Phát hành văn đến 13 2.2.2.3 Cập nhật thông tin xử lý văn đến 13 2.2.2.4 Tìm kiếm văn đến 13 2.2.3 Nhắc việc 13 2.2.3.1 Lên lịch làm việc cá nhân 13 2.2.3.2 Tìm kiếm công viêc, thời gian để xử lý .13 2.2.4 Quản lý tin nhắn cá nhân 14 2.2.4.1 Tạo lâp tin nhắn đến 14 2.2.4.2 Tạo lâp tin nhắn 14 2.2.4.3 Tìm kiếm tin nhắn 14 2.2.5 Quản trị hệ thống 14 2.2.5.1 Tạo lập danh sách nhóm người sử dụng 15 2.2.5.2 Tạo lập danh sách chức danh người sử dụng .15 2.2.6 Quản lý sổ địa .15 Sinh viên thực hiện: Trần Quốc Hà – 46k3 CNTT Trang Đồ án tốt nghiệp Hệ thống hộ trợ tác vụ văn phòng 2.2.6.1 Tạo lập thông tin cá nhân 15 2.2.6.2 Tìm kiếm thông tin .15 2.3 Biểu đồ luồng liệu 16 2.3.1 Biểu đồ luồng liệu mức khung cảnh 16 2.3.2 Biểu đồ luồng liệu mức đỉnh 17 2.3.3 Biểu đồ luồng liệu mức đỉnh 19 2.3.3.1 Quản lý văn .19 2.3.3.2 Biểu đồ luồng liệu văn đến 20 2.3.3.3 Biểu đồ luồng liệu quản trị hệ thống 21 2.3.3.4 Biểu đồ luồng liệu quản lý tin nhắn 22 2.3.3.5 Biểu đồ luồng liệu quản lý nhắc việc .23 2.3.3.6 Biểu đồ luồng liệu quản lý sổ địa .23 2.5 Văn đến (tbl_vanbanden) 25 2.6 Nhắc việc 26 2.7 Sổ địa (tbl_contact) .27 2.8 Tin nhắn cá nhân (tbl_msg) .28 2.9 Người dùng (tbl_login) 28 CHƯƠNG 3: CÀI ĐẶT HỆ THỐNG 29 3.1 Giới thiệu công nghệ công cụ cài đặt .29 3.1.1 Cơ sở liệu SQLServer 29 3.1.2 Công nghệ NET để phát triển ứng dụng 30 3.1.3 Sử dụng kiến trúc ứng dụng lớp .32 3.2 Giao diện chương trình 34 CHƯƠNG :ĐÁNH GIÁ VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN 39 4.1 Đánh giá .39 4.2 Hướng phát triển 40 KẾT LUẬN 41 Sinh viên thực hiện: Trần Quốc Hà – 46k3 CNTT Trang Đồ án tốt nghiệp Hệ thống hộ trợ tác vụ văn phòng CHƯƠNG 1: MỞ ĐẦU 1.1 Tổng quan hệ thống 1.1.1.Nhu cầu thực tế Hiện nay, trình tin học hóa Việt Nam diễn sâu rộng Tuy nhiên, kết thu khiêm tốn Đặc biệt mức độ ứng dụng tin học văn phòng, quan hành dừng lại mức sọan thảo văn Như gây lãng phí lớn tài nguyên, thời gian tiền của, đồng thời hiệu công việc không cao Ở Việt Nam có số phần mềm ứng dụng cho công tác văn phòng gắn với tên tuổi như: Trung tâm an ninh mạng BKIS Đại Học Bách Khoa Hà Nội, công ty Giải Pháp CNTT DASIS hay công ty Giải pháp phần mềm Việt(VSSViệt Software Solution) Sản phẩm trung tâm an ninh mạng BKIS Đại học Bách Khoa Hà Nội với tên gọi eoffice nghiên cứu, thiết kế xây dựng vòng năm với hệ thống chức đồ sộ, gồm 16 chức như: - Quản lý lịch làm việc, nhắc việc, giao việc qua mạng - Quản lý thông báo chung - Duyệt viết cho tòa báo, đài truyền hình, đài tiếng nói - Quản lý gửi nhận mail, chia sẻ file - Video conference, chatting - Trưng cầu ý kiến - Quản lý tin nhắn di động - Hệ thống phân quyền - Quản lý, trình duyệt văn đến Sinh viên thực hiện: Trần Quốc Hà – 46k3 CNTT Trang Đồ án tốt nghiệp Hệ thống hộ trợ tác vụ văn phòng - Quản lý, trình duyệt văn - Quản lý hồ sơ công việc - Công cụ định nghĩa luồng công việc - Khai thác thông tin - Quản lý hệ thống Với phần mềm S-Office công ty Giải Pháp Phần Mềm Việt(VSS) đưa vào sử dụng số công ty lớn như: Công ty Cổ Phần Công Nghệ Viễn Thông VITECO (VNTP), công ty Xổ Số Bình Dương… Tuy nhiên, sản phẩm phù hợp với công ty, tổ chức, đơn vị hành nghiệp thường xuyên phải xử lý, phê duyệt khối lượng văn bản, giấy tờ lớn Với công ty, đơn vị có quy mô vừa nhỏ việc áp dụng hệ thống lãng phí tốn kém, thêm vào chi phí mua quyền sản phầm không nhỏ 1.1.2.Giới thiệu tổng quan đề tài Trước nhu cầu thực tế cần phải xây dựng hệ thống hỗ trợ tác vụ văn phòng cho đơn vị, tổ chức có quy mô vừa nhỏ văn phòng ủy ban nhân dân xã, huyện… Vì vậy, em hi vọng với đề tài: “Hệ thống hỗ trợ tác vụ văn phòng” giảm thiểu thao tác thủ công, tăng hiểu công việc với chi phí lắp đặt thấp Hệ thống hỗ trợ tác vụ văn phòng giải pháp phần mềm giúp quản lý văn đến quản lý văn đi, lưu trữ tìm kiếm văn Hệ thống thay đổi cách phân phối văn cách giao việc truyền thống giải pháp đại: Từ máy tính mình, văn thư cập nhật phân phối văn đến phận Tìm kiếm tổng hợp văn cách nhanh chóng theo loại, theo nhóm… Hệ thống thiết kế thân thiện với người sử dụng, giao diện hoàn toàn tiếng việt Tiêu chí đưa cho người dùng sử dụng phần lớn tiện ích Sinh viên thực hiện: Trần Quốc Hà – 46k3 CNTT Trang Đồ án tốt nghiệp Hệ thống hộ trợ tác vụ văn phòng mạng máy tính với cách tiếp cận tự nhiên nhất, giúp người dần có tác phong làm việc đại, hiểu quả, dễ dàng tiếp cận với ứng dụng công nghệ thông tin Hệ thống hy vọng mang đến cho người nhận thức mẻ tích cực thủ tục hành vốn vấn đề xúc tồn từ trước đến 1.1 Yêu cầu nghiệp vụ 1.2.1.Giải thích số từ ngữ - Văn thư người thực công việc như: soạn thảo, quản lý văn tài lệu khác hình thành trình hoạt động quan, tổ chức - “Bản thảo văn bản” viết đánh máy,hình thành trình soạn thảo văn quan, tổ chức - “ Bản văn bản” hoàn chỉnh nội dung thể thức văn quan, tổ chức ban hành Bản làm nhiều có giá trị khác - Lưu ý kiến: lưu ý kiến đạo lãnh đạo quan đơn vị 1.2.2.Tìm hiểu số tác vụ văn phòng - Soạn thảo băn bản: Văn thư có nhiệm vụ soạn thảo văn theo yêu cầu lãnh đạo Tùy thuộc vào yêu cầu lãnh đạo văn thư chọn mẫu văn theo mẫu pháp luật quy định mẫu văn riêng thông báo, giấy mời - Xin ý kiến: Sau soạn “ thảo văn bản” văn thư phải đưa cho lãnh đạo phê duyệt Nếu văn đảm bảo tính xác lãnh đạo phê duyệt, ngược lại văn thư phải dựa vào ý kiến lãnh đạo để sửa lại Các “bản thảo văn bản” văn thư phải lưu lại Sinh viên thực hiện: Trần Quốc Hà – 46k3 CNTT Trang Đồ án tốt nghiệp Hệ thống hộ trợ tác vụ văn phòng - Phát hành văn bản: Sau văn phê duyệt văn thư có nhiệm vụ phát hành “ văn bản” đến phận phòng ban, nhân viên đơn vị - Quá trình xử lý văn đến: Văn đến Văn thư ghi vào sổ lưu trữ Lãnh đạo, phòng ban, nhân viên Giải thích: + Bước 1: Khi có văn đến (bằng giấy…) văn thư có nhiệm vụ ghi thông tin trích yếu vào sổ lưu trữ + Bước 2: Phát hành văn đến lãnh đạo, phòng ban, đơn vị, nhân viên -Quá trình xử lý văn đi: Chỉ thị cấp Văn thư soạn thảo văn Lãnh đạo phê duyệt Phát hành văn Giải thích: + Bước 1: Theo đạo cấp Văn thư soạn thảo “bản thảo văn bản” Sinh viên thực hiện: Trần Quốc Hà – 46k3 CNTT Trang Đồ án tốt nghiệp Hệ thống hộ trợ tác vụ văn phòng + Bước 2: Sau soạn thảo “ thảo văn bản” xong, Văn thư chuyển lên cho lãnh đạo phê duyệt + Bước 3: Lãnh đạo phản hổi lại cho văn thư biết “bản thảo văn bản” xác chưa: - Nếu “bản thảo văn bản” lãnh đạo chấp nhận ký lãnh đạo chuyển lại cho văn thư để thực phát hành văn bản(bước 4) - Nếu “bản thảo văn bản” chưa xác lãnh đạo phản hồi lại ý kiến với văn thư, thực lại bước bước “bản thảo văn bản” thành “bản văn bản” + Bước 4: Văn thư thực phát hành văn đến phòng ban, đơn vị, nhân viên CHƯƠNG 2: PHÂN TICH THIẾT KẾ HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG 2.1.Các tác nhân Sinh viên thực hiện: Trần Quốc Hà – 46k3 CNTT Trang Đồ án tốt nghiệp Hệ thống hộ trợ tác vụ văn phòng Để tiện cho việc hiểu rõ hệ thống,ta phân tích tác nhân nhiệm vụ họ hệ thống Hệ thống có tác nhân sau: lãnh đạo, văn thư nhân viên 2.1.1 Lãnh đạo Lãnh đạo người nhận phiên chưa thức văn văn thư soạn thảo gửi lên Sau đó, phê duyệt có ý kiến đồng ý gửi lại văn thư để phát hành văn bản, không, lãnh đạo cho ý kiến đạo gửi lại văn thư Tóm lại, lãnh đạo người đưa định cuối cho việc phát hành văn 2.1.2 Văn thư Văn thư tác nhân quan trọng hệ thống Văn thư người có tác vụ trực tiếp lên văn soạn văn bản, phát hành văn bản,gửi văn cho lãnh đạo phê duyệt v.v… Văn thư mắt xích mắt xích cuối trước văn đến với người xem 2.1.3 Nhân viên Nhân viên thông thường người xem nội dung văn Nhân viên có quyền đưa ý kiến đóng góp Nhân viên quyền can thiệp vào nội dung văn 2.1.4 Người quản trị (Admintrator) Admintrator người có quyền cao hệ thống Có quyền tạo mới, sửa hay xóa tài khoản đăng nhập người dùng phân quyền tài khoản đó, tức cho phép hay không cho phép tài khoản truy nhập vào chức hệ thống 2.2 Biểu đồ phân cấp chức tổng quát Sinh viên thực hiện: Trần Quốc Hà – 46k3 CNTT Trang Đồ án tốt nghiệp Hệ thống hộ trợ tác vụ văn phòng Từ thông tin thu nhập được, ta lập biểu đồ phân cấp chức sau: Hệ thống hỗ trợ tác vụ văn phòng Quản lý văn Quản lý văn đến Quản lý nhắc việc Quản lý sổ địa Quản lý tin nhắn cá nhân Quản trị hệ thống Trong đó: - Quản trị hệ thống: Tạo lập danh sách người sử dụng, nhóm người sử dụng tạo lập danh mục chức danh người sử dụng - Quản lý văn đến:Cho phép thao tác, xử lý đối tượng văn đến - Quản lý văn đi: Cho phép thao tác,xử lý đối tượng văn - Nhắc việc: nhắc nhở đến thời điểm diễn công việc cần làm cá nhân - Quản lý tin nhắn cá nhân: Cho phép nhận gửi tin nhắn cá nhân người đơn vị quan - Quản lý sổ địa chỉ: Cho phép lưu thông tin cá nhân địa bạn bè,đồng nghiệp người thân 2.2.1 Quản lý văn Sinh viên thực hiện: Trần Quốc Hà – 46k3 CNTT Trang 10 Đồ án tốt nghiệp Hệ thống hộ trợ tác vụ văn phòng tên thuộc tính username Kiểu liệu nvarchar(90) Ràng buộc Khóa NULL Not NULL Miêu tả Tên truy nhập password nvarchar(90) Mật fullname nvarchar(90) Tên đầy đủ người dùng chucdanh permission nvarchar(90) Chức danh nvarchar(50) người dùng Quyềntruynhập CHƯƠNG 3: CÀI ĐẶT HỆ THỐNG Hệ thống cài đặt công cụ sau: - Hệ quản trị CSDL: hệ thống dùng hệ quản trị CSDL Microsoft SQL Server kích thước sở liệu không lớn Hệ thống sử dụng điều khiển SQlClient để giao tiếp với DBMS - File CSDL OTSS.mdf - Ngôn ngữ lập trình :.Net (VB) - Môi trường thực thi : Hệ thống hoạt động tốt hệ điều hành, Windown XP/2003/Vista - Hệ thống hoạt động NET Framework Về phần mềm CSDL công cụ sử dụng, em lựa chọn CSDL SQL Server phiên 2005, công cụ Visual Studio.Net 2005 để phát triển ứng dụng Về mô hình kiến trúc ứng dụng, em lựa chọn mô hình lớp để phát triển ứng dụng 3.1 Giới thiệu công nghệ công cụ cài đặt 3.1.1 Cơ sở liệu SQLServer Sinh viên thực hiện: Trần Quốc Hà – 46k3 CNTT Trang 29 Đồ án tốt nghiệp Hệ thống hộ trợ tác vụ văn phòng Theo phần phân tích hệ thống CSDL thấy cần có phần mềm quản trị CSDL mạnh, đảm bảo tính an toàn CSDL cao, để lưu trữ liệu với lượng liệu lớn đảm bảo thông tin quản lý văn trình làm việc an toàn Em lựa chọn sử dụng phần mềm quản trị CSDL SQL Server phiên 2005 SQL Server 2005 hỗ trợ hoàn toàn việc xử lý văn tiếng việt theo chuẩn Unicode TCVN 6909 Đối với máy trạm có cấu hình yếu, Microsoft có đưa phiên MSDE( Microft Data Engine) miễn phí, hoàn toàn tương thích SQL Server 2005, chạy máy Window 98, phù hợp với sở hạ tầng tuyến huyện xã 3.1.2 Công nghệ NET để phát triển ứng dụng Công cụ để phát triển ứng dụng CSDL lựa chọn hỗ trợ tiếng việt theo chuẩn Unicode TCVN 6909 Visual Studio.NET 2005 công cụ phát triển phầm mềm mạnh xây dựng trọn vẹn giải pháp tổng thể cho ngành Đây số công cụ sẵn có hỗ trợ hoàn toàn mã Unicode Visual studio.NET 2005 dựa tảng NET framework với mục tiêu ứng dụng viết NET chạy nơi độc lập với platform phần cứng, hệ điều hành Các máy tính thiết bị cần có NET framework chạy ứng dụng mà dịch lại Ứng dụng NET viết ngôn ngữ VB.NET,VC hay C# cách dễ dàng ứng dụng Hạt nhân NET framework Common Language Runtime (CLR) có đặc điểm sau: - Việc triển khai đơn giản nhanh hơn, cài đặt đơn giản an toàn, DLL cần coppy chạy,không cần register COM DLL, tránh tình Sinh viên thực hiện: Trần Quốc Hà – 46k3 CNTT Trang 30 Đồ án tốt nghiệp Hệ thống hộ trợ tác vụ văn phòng trạng chương trình tương tranh ứng dụng dùng chung ứng dụng phát triển COM - Các công việc thíết yếu quản lý nhớ, liên lạc tiến trình thực tự động - Các công cụ hỗ trợ đầy đủ: Net framework Base Class cấp tiện ích phong phú cho file, network, serialization, mã hóa, XML, database…,không cần dùng thêm hàm API - Dùng chung cho từ Win CE Destop,Web : dễdàng cho việc mở rộng hệ thống platform khác Visual Basic.NET (VB.NET) ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng Microsoft thiết kế lại từ số không Visual Basic.NET (VB.NET) không kế thừa VB6 hay bổ sung, phát triển từ VB6 mà ngôn ngữ lập trình hòan toàn Microsoft.NET framework Do đó,nó VB7 Thật sự,đây ngôn ngữ lập trình lợi hại, lập tảng vững theo kiểu mẫu đối tượng ngôn ngữ lập trình hùng mạnh khác vang danh C++, Java mà dễ học,dễ phát triển tạo hội hoàn hảo để giúp ta giải đáp vấn đề khúc mắc lập trình Hơn nữa, không khó khăn cần tham khảo, học hỏi hay đào sâu xảy bên Visual Basic.NET (VB.NET) giúp ta giải với phức tạp lập trình trền Windows đó, ta tập trung công sức vào vấn đề lien quán đến dự án, công việc hay doanh nghiệp mà Nếu ta để ý tên Visual Basic.NET (VB.NET), ta thấy ngôn ngữ lập trình chuyên tạo ứng dụng (appliacation) dùng mạng, liên mạng hay internet Sinh viên thực hiện: Trần Quốc Hà – 46k3 CNTT Trang 31 Đồ án tốt nghiệp Hệ thống hộ trợ tác vụ văn phòng 3.1.3 Sử dụng kiến trúc ứng dụng lớp User Interface Win Form/Web Form Application Layer Bussiness Objects Bussines Layer Data Layer Oracle SQL Server My SQL Các thành phần ứng dụng tách thành phần: - Application Layer: Phần trình bày liệu giao tiếp với người dùng, lớp không làm việc trực tiếp với CSDL mà phải thông qua tầng trung gian Business Object Sinh viên thực hiện: Trần Quốc Hà – 46k3 CNTT Trang 32 Đồ án tốt nghiệp Hệ thống hộ trợ tác vụ văn phòng - Business Layer: Phần trình xử lý liệu, lớp nhận yêu cầu từ Application Layer, xử lý gửi yêu cầu đến Data Layer nhận kết liệu từ tầng này, xử lý trả lại kết cho tầng - Data Layer: Là sở liệu Ưu điểm kiến trúc ứng dụng lớp: - Dễ triển khai: Với ứng dụng mạng, lớp Business Data Layer cài trê máy chủ nên máy trạm cần cài Application Layer, thường gọn nhẹ đơn giản Hơn có thay đổi thay đổi CSDL, thay đổi phần mềm hệ thống hay mở rộng thêm máy chủ, việc thực không ảnh hưởng đến ứng dụng máy trạm - Dễ mở rộng: lớp giao tiếp với người dùng không thao tác trực tiếp với CSDL nên phần thay đổi có thay đổi CSDL hay phần cứng, phần mềm hệ thống Giả sử sử dụng SQL Server, có nhu cầu mở rộng cho quan hệ CSDL Oracle ta viết thêm phần Business Layer làm việc với Oracle mà tận dụng Application Layer - Giảm lưu lượng liệu truyền mạng: hầu hết xử lý lớn liệu thực Data Layer Business Layer hai phần cài đặt máy chủ, phần liệu gửi đến Application Layer thông qua tinh chế nên thường không lớn Sinh viên thực hiện: Trần Quốc Hà – 46k3 CNTT Trang 33 Đồ án tốt nghiệp Hệ thống hộ trợ tác vụ văn phòng 3.2 Giao diện chương trình Hình 3.2.1: Màn hình đăng nhập Sinh viên thực hiện: Trần Quốc Hà – 46k3 CNTT Trang 34 Đồ án tốt nghiệp Hệ thống hộ trợ tác vụ văn phòng Hình 3.2.2: Giao diện quản lý văn đến Hình 3.2.3: Giao điện quản lý văn Sinh viên thực hiện: Trần Quốc Hà – 46k3 CNTT Trang 35 Đồ án tốt nghiệp Hệ thống hộ trợ tác vụ văn phòng Hình 3.2.4 : Giao diện quản lý nhắc việc Hình 3.2.5: Giao diện tin nhắn cá nhân Sinh viên thực hiện: Trần Quốc Hà – 46k3 CNTT Trang 36 Đồ án tốt nghiệp Hệ thống hộ trợ tác vụ văn phòng Hình 3.2.6: Giao diện quản trị hệ thống Hình 3.2.7: Người quản trị tạo tài khoản Sinh viên thực hiện: Trần Quốc Hà – 46k3 CNTT Trang 37 Đồ án tốt nghiệp Hệ thống hộ trợ tác vụ văn phòng Hình 3.2.8: Giao diện thay đổi mật người dùng Hình 3.2.9: Giao diện viết tin nhắn Sinh viên thực hiện: Trần Quốc Hà – 46k3 CNTT Trang 38 Đồ án tốt nghiệp Hệ thống hộ trợ tác vụ văn phòng Hình 3.2.10: Đọc tin nhắn CHƯƠNG :ĐÁNH GIÁ VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN 4.1 Đánh giá Ưu điểm: - Chương trình nhỏ gọn, họat động nhanh, tiêu tốn tài nguyên hệ thống - Giao diện tiếng việt, dễ sử dụng - Chương trình thự hiên phân quyền cách dựa bốn nhóm người dùng: văn thư, giám đốc, nhân viên quản trị viên - Chương trình thực số tác vụ tác vụ thiết yếu văn phòng vừa nhỏ - Đối với người dùng nhân viên, họ xem văn bản, gởi tin nhắn… - Đối vời người dùng giám đốc, họ xem văn bản, đưa ý kiến đạo Sinh viên thực hiện: Trần Quốc Hà – 46k3 CNTT Trang 39 Đồ án tốt nghiệp Hệ thống hộ trợ tác vụ văn phòng - Đối với người dùng văn thư, họ xem, sửa, xóa, thay đổi nội dung văn Soạn văn mới, luân chuyển văn bản… - Ngoài ra, tất người sử dụng chức khác gửi tin nhắn, nhắc việc, lưu sổ địa Nhược điểm: - Vẫn thiếu nhiều tác vụ, tiên ích ví dụ như: voice chat, video conference… 4.2 Hướng phát triển Mặc dù thân em muốn có hệ thống có đầy đủ tất chức thỏa mãn yêu cầu hỗ trợ đắc lực cho người sử dụng, song với sức lực thời gian không cho phép nên e đáp ứng đươc điều Do vậy, em chọn module đễ triển khai Hơn trình phân tích thiết kế hệ thống em hướng tới việc xây dựng hệ thống có khả mở rộng sau Sau số hướng phát triển hệ thống: - Xây dựng định nghĩa chức luồng công việc: Xử lý văn bản, giấy tờ việc lãnh đạo quan, quan có chu trình xử lý văn riêng, loại văn có quy trình xử lý khác nhau…Hệ thống hỗ trợ khả định nghĩa luồng công việc cho quan - Khai thác thông tin + Lập báo cáo thông kê văn đến, văn + Lập báo cáo tổng hợp tình hình xử lý công việc - Quản lý hồ sơ công việc: + Tạo lập hồ sơ văn bản: Khi giải công việc chuyên viên có nhu cầu lập hồ sơ chứa, tài liệu liên quan đến trình xử lý công việc giúp Sinh viên thực hiện: Trần Quốc Hà – 46k3 CNTT Trang 40 Đồ án tốt nghiệp Hệ thống hộ trợ tác vụ văn phòng cho việc phân loại tìm kiếm quản lý văn bản, giấy tờ theo công việc, vụ việc định dễ dàng + Câp nhật kết xử lý công việc: sau kết thúc giải vụ việc, công việc, hệ thống cập nhật kết giải công việc KẾT LUẬN Những kết mà em thực sau hoàn thành đồ án tốt nghiệp là:  Phân tích thiết kế hệ thống chức  Phân tích thiết kế hệ thống CSDL  Cài đặt thành công chức thiết kế Tuy nhiên, thời gian nhiều nên trình bày em tránh khỏi thiếu sót Em kính mong nhận bảo, giúp đỡ thầy cô Sinh viên thực hiện: Trần Quốc Hà – 46k3 CNTT Trang 41 Đồ án tốt nghiệp Hệ thống hộ trợ tác vụ văn phòng Cuối em xin chân thành cảm ơn thầy cô giáo, người tận tình em đường học tập lập nghiệp Vinh,ngày 10 tháng 05 năm 2010 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Nguyễn Văn Ba, “ Phân tích thiết kế hệ thống thông tin”, nhà xuất Đại học Quốc Gia Hà Nội,2003 [2] TS.Nguyễn Tiến Dũng,” Kỹ thuật lập trình Visual Basic.NET”, nhà xuất Thống Kê [3] Phạm Hữu Khang” Lập trình ứng dụng SQL Server 2000”, nhà xuất Giáo Dục Sinh viên thực hiện: Trần Quốc Hà – 46k3 CNTT Trang 42 Đồ án tốt nghiệp Hệ thống hộ trợ tác vụ văn phòng [4] Trang Web : http://www.planet-source-code.com/ [5] Trang Web: http://eoffice.com.vn/ Sinh viên thực hiện: Trần Quốc Hà – 46k3 CNTT Trang 43 [...]... nghiệp Hệ thống hộ trợ các tác vụ văn phòng 3.2 Giao diện chương trình Hình 3.2.1: Màn hình đăng nhập Sinh viên thực hiện: Trần Quốc Hà – 46k3 CNTT Trang 34 Đồ án tốt nghiệp Hệ thống hộ trợ các tác vụ văn phòng Hình 3.2.2: Giao diện quản lý văn bản đến Hình 3.2.3: Giao điện quản lý văn bản đi Sinh viên thực hiện: Trần Quốc Hà – 46k3 CNTT Trang 35 Đồ án tốt nghiệp Hệ thống hộ trợ các tác vụ văn phòng. .. nghiệp Hệ thống hộ trợ các tác vụ văn phòng Quản lý văn bản đi Luận chuyển dự thảo văn bản đi Soạn thảo văn bản Cập nhật thông tin xử lý văn bản đi Phát hành văn bản Tìm kiếm văn bản 2.2.1.1 Soạn thảo văn bản đi - Soạn thảo văn bản đi: Văn thư có thể soạn thảo văn bản theo 2 cách: + Soạn thảo “bản thảo văn bản” trên trình soạn thảo thông dụng như (MS Word,Excel…) sau đó gắn kèm file này vào văn bản... nghiệp Hệ thống hộ trợ các tác vụ văn phòng 2.3.3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu văn bản đến kết quả tìm kiếm văn bản văn bản đến Kết quả tìm kiếm Luận chuyển văn bản Văn bản đến Ý kiến chỉ đạo Lãnh đạo Kết quả tìm kiếm Cập nhật thông tin Nhân viên Thông tin tìm kiếm Thông tin ìm kiếm Tìm kiếm Văn bản giải quyết Thông tin tìm kiếm văn bản Văn bản đến Văn thư Thông tin cập nhật Dữ liệu Văn bản đến Số hóa văn. .. yêu cầu Lãnh đạo Quản trị hệ thống Nội dung yêu cầu Thông tin trả về Nội dung yêu cầu Nội dung yêu cầu Quản lý nhắc việc Người quản trị Thông tin yêu cầu Thong tin trả về Văn thư Nội dung yêu cầu Lãnh đạo Thông tin trả về Thông tin trả về Hệ thống hộ trợ các tác vụ văn phòng Thông tin trả về Nội dung yêu cầu Đồ án tốt nghiệp Đồ án tốt nghiệp Hệ thống hộ trợ các tác vụ văn phòng 2.3.3 Biểu đồ luồng... xử lý văn bản đến Tìm kiếm văn bản đến 2.2.2.1 Số hóa văn bản đến - Nhập văn bản đến trực tiếp: văn thư có thể nhập văn bản đến trực tiếp, lưu giữ những thông tin chính Sinh viên thực hiện: Trần Quốc Hà – 46k3 CNTT Trang 12 Đồ án tốt nghiệp Hệ thống hộ trợ các tác vụ văn phòng - Nhập văn bản đến qua máy scanner: văn thư có thể dùng scanner để lưu văn bản đến dưới dạng hình ảnh 2.2.2.2 Phát hành văn bản... 46k3 CNTT Trang 20 Đồ án tốt nghiệp Hệ thống hộ trợ các tác vụ văn phòng Người quản trị Chức danh sử dụng Quyền sử dụng 2.3.3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu quản trị hệ thống Tạo lập danh sách danh mục chức năng người dùng Tạo lập danh sách nhóm người dùng Người dùng Sinh viên thực hiện: Trần Quốc Hà – 46k3 CNTT Trang 21 Đồ án tốt nghiệp Hệ thống hộ trợ các tác vụ văn phòng Kết quả tìm kiếm Nội dung tin nhắn... Các văn bản được chuyển cho văn thư để đưa vào sổ, phát hành văn bản đi, các văn bản chưa được lãnh đạo chấp nhận thì văn thư phải chỉnh sửa lại theo ý kiến lãnh đạo 2.2.1.3.Cập nhật thông tin xử lý văn bản đi Sinh viên thực hiện: Trần Quốc Hà – 46k3 CNTT Trang 11 Đồ án tốt nghiệp Hệ thống hộ trợ các tác vụ văn phòng - Lãnh đạo và bộ phận liên quan có thể cập nhật các thông tin, ý kiến về dự thảo văn. .. bản - Lưu các ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo 2.2.1.4 Phát hành văn bản đi Phát hành văn bản đến các phòng ban, nhân viên sử dụng hệ thống sau khi đã hoàn thiện văn bản theo đúng chỉ đạo của cấp trên 2.2.1.5 Tìm kiếm văn bản đi Cho phép tìm kiếm căn bản đi theo các tiêu chí khác nhau như mã văn bản, nội dung văn bản… 2.2.2 Quản lý văn bản đến Quản lý văn bản đến Số hóa văn bản đến Phát hành văn bản đến... hoặc tiêu đề tin nhắn 2.2.5 Quản trị hệ thống Sinh viên thực hiện: Trần Quốc Hà – 46k3 CNTT Trang 14 Đồ án tốt nghiệp Hệ thống hộ trợ các tác vụ văn phòng Quản trị hệ thống Tạo lập danh sách nhóm người sử dụng Tạo lập danh sách danh mục các chức danh người dùng 2.2.5.1 Tạo lập danh sách nhóm người sử dụng Tạo lập danh sách nhóm người sử dụng hệ thống trong cơ quan : văn thư, nhân viên, lãnh đạo… 2.2.5.2... nvarchar(50) Khóa Not NULL Mã văn bản sohieu nvarchar(50)` Not NULL Số hiệu văn bản tenvbden nvarchar(50) Not NULL Tên văn bản đến nguoisoan nvarchar(50) Người soạn văn bản Sinh viên thực hiện: Trần Quốc Hà – 46k3 CNTT Trang 25 Đồ án tốt nghiệp ngaysoan Hệ thống hộ trợ các tác vụ văn phòng smalldate Ngày soạn văn bản ngayphanphoi date Ngày phân phối văn bản loaivbdi nvarchar(10) Loại văn bản attachfile binary ... hệ thống hỗ trợ tác vụ văn phòng cho đơn vị, tổ chức có quy mô vừa nhỏ văn phòng ủy ban nhân dân xã, huyện… Vì vậy, em hi vọng với đề tài: Hệ thống hỗ trợ tác vụ văn phòng giảm thiểu thao tác. .. lắp đặt thấp Hệ thống hỗ trợ tác vụ văn phòng giải pháp phần mềm giúp quản lý văn đến quản lý văn đi, lưu trữ tìm kiếm văn Hệ thống thay đổi cách phân phối văn cách giao việc truyền thống giải... Trang Đồ án tốt nghiệp Hệ thống hộ trợ tác vụ văn phòng Để tiện cho việc hiểu rõ hệ thống, ta phân tích tác nhân nhiệm vụ họ hệ thống Hệ thống có tác nhân sau: lãnh đạo, văn thư nhân viên 2.1.1