TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG
Chức năng của văn phòng các cơ quan, tổ chức
Tại Việt Nam, các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp nhà nước, tổ chức chính trị và xã hội đều có bộ phận văn phòng để thực hiện công tác quản lý Mỗi cơ quan có chức năng, nhiệm vụ và khối lượng công việc khác nhau, dẫn đến sự đa dạng trong tên gọi và cách hiểu về khái niệm văn phòng Điều này tạo ra sự phong phú trong cách thức tổ chức và vận hành công tác văn phòng trong các đơn vị.
Văn phòng đóng vai trò quan trọng trong cơ quan, chịu trách nhiệm thu thập, tổ chức và phân phối thông tin Đồng thời, văn phòng còn bảo quản và lưu trữ hồ sơ tài liệu, hỗ trợ và tư vấn cho lãnh đạo trong các hoạt động quản lý và điều hành.
Văn phòng đóng vai trò quan trọng là trụ sở làm việc và thực hiện các giao dịch của cơ quan, đơn vị Chẳng hạn, các văn phòng như Văn phòng Sở hay Văn phòng Ủy ban nhân dân đều là những địa điểm chính để tiến hành các hoạt động hành chính và giao tiếp.
Văn phòng là phòng làm việc cụ thể của lãnh đạo có vị trí cao như: Văn phòng Giám đốc, Văn phòng Hiệu trưởng, Văn phòng Trưởng phòng…
Văn phòng, thường được gọi là Phòng Hành chính, là một trong những phòng chức năng quan trọng thuộc cơ quan Mặc dù quy mô có thể khác nhau, nhưng hầu hết các văn phòng đều thực hiện những chức năng chính như quản lý, tổ chức và hỗ trợ hoạt động của cơ quan.
Văn phòng có chức năng tham mưu cho lãnh đạo cơ quan, tổng hợp và điều phối các hoạt động theo chương trình kế hoạch công tác Đồng thời, văn phòng tổ chức thực hiện các công tác hành chính, văn thư, lưu trữ và quản lý cán bộ, nhân viên Hoạt động giúp việc điều hành là hỗ trợ đề xuất ý kiến và quyết định kịp thời, nhằm tối ưu hóa hiệu quả trong quản lý và thực thi công việc.
Chức năng tham mưu và tổng hợp đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ thủ trưởng cơ quan Hai công việc này không chỉ có tính chất khác nhau mà còn hướng đến mục tiêu chung là cung cấp cơ sở khoa học, giúp lãnh đạo đưa ra quyết định quản lý tối ưu nhất, phục vụ cho hoạt động hiệu quả của cơ quan.
Chức năng hậu cần và quản trị của văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp dịch vụ hỗ trợ cho các phòng, ban chức năng, đảm bảo thực hiện các hoạt động thường xuyên và đột xuất Để hoạt động hiệu quả, cơ quan cần các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ và tài chính, và những yêu cầu này cần được phân phối và cung cấp kịp thời Văn phòng cũng là bộ phận phục vụ trực tiếp cho các hoạt động hàng ngày, bao gồm tổ chức phiên làm việc của lãnh đạo, hội nghị và các chuyến công tác theo kế hoạch.
Văn phòng đóng vai trò là trung tâm cung cấp dịch vụ hỗ trợ cho các phòng ban chức năng khác, giúp cơ quan hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả.
Nhiệm vụ của văn phòng các cơ quan, tổ chức
Mỗi cơ quan có những đặc điểm riêng, do đó văn phòng của từng cơ quan sẽ được giao những nhiệm vụ cụ thể khác nhau Tuy nhiên, hầu hết các văn phòng đều có những nhiệm vụ chủ yếu như sau:
Xây dựng và triển khai chương trình, kế hoạch công tác dài hạn và ngắn hạn là nhiệm vụ quan trọng của cơ quan, tổ chức, cũng như văn phòng hành chính Việc báo cáo thực hiện các chương trình và kế hoạch này giúp đánh giá hiệu quả công việc và đảm bảo sự minh bạch trong quản lý.
- Tổ chức họp giao ban và xếp lịch công tác tuần của cơ quan
- Thu nhập thông tin, xử lý và cung cấp thông tin kịp thời đáp ứng nhu cầu quản lý, chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan
- Thẩm tra các đề án, các công việc trước khi thủ trưởng của cơ quan ra quyết định ban hành
- Theo dõi tiến độ thực hiện các đề án, các công việc, thu thập thông tin, báo cáo thủtrưởng cơ quan
Kiểm tra thủ tục hành chính và cơ sở pháp lý là cần thiết để đảm bảo rằng các văn bản do cơ quan ban hành hoặc trình cấp trên đều thống nhất và phù hợp với quy định của pháp luật.
Chủ trì việc duy trì mối quan hệ làm việc giữa lãnh đạo cơ quan với các cơ quan khác và công dân, đồng thời hỗ trợ thủ trưởng trong việc điều hòa, phối hợp các đơn vị trong cơ quan nhằm thực hiện hiệu quả chương trình công tác.
Chủ trì và phối hợp với các đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo và cuộc họp của lãnh đạo cơ quan Đồng thời, ghi biên bản cho các cuộc họp và đối thoại công việc của đơn vị, cơ quan.
Tham mưu cho thủ trưởng cơ quan quản lý trong việc chỉ đạo công tác văn thư và lưu trữ tại cơ quan cùng các đơn vị trực thuộc Đồng thời, thực hiện trực tiếp các nhiệm vụ liên quan đến văn thư và lưu trữ của cơ quan và các đơn vị này.
Quản lý tài sản và kinh phí văn phòng là nhiệm vụ quan trọng nhằm bảo đảm cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật và phương tiện làm việc luôn trong tình trạng tốt nhất.
- Quản lý tổ chức, biên chế cán bộ, nhân viên thuộc biên chếvăn phòng.
Cơ cấu tổ chức của văn phòng các cơ quan, đơn vị
3.1 Mục tiêu của việc tổ chức bộ máy văn phòng
Nhà quản trị hành chính quan tâm đến một cơ cấu tổ chức hành chính được hoạch định khoa học nhằm đạt được các mục tiêu sau đây:
- Cung cấp các dịch vụ hành chính cho các bộ phận khác của cơ quan một cách hiệu quả và ít tốn kém nhất
- Tổ chức phân công nhân sự đảm nhiệm hành chính sao cho mỗi thành viên hiểu rõ và hiểu đúng trách nhiệm của mình
Hiểu rõ vị trí của bản thân và mối quan hệ với các cấp quản trị cũng như các phòng chức năng khác trong tổ chức là rất quan trọng.
Cần truyền đạt đến các cấp quản trị của các bộ phận khác hiểu rằng bộ phận hành chính văn phòng được tổ chức một cách khoa học, nhằm phục vụ hiệu quả cho cơ quan trong những công việc cụ thể.
- Mục đích chính của chức năng tổ chức là phối hợp các mối liên hệ nhằm thực hiện một công việc nào đó có hiệu quả nhất
3.2 Hình thức tổ chức bộ máy hành chính
Có hai hình thức tổ chức bộ máy hành chính: tập trung vào một địa điểm và tập trung theo chức năng
Tập trung vào một địa điểm giúp tối ưu hóa mọi hoạt động hồ sơ văn thư Ưu điểm của phương pháp này bao gồm việc dễ dàng huy động nhân sự, thuận tiện trong việc kiểm tra và đào tạo, đơn giản hóa việc sử dụng trang thiết bị, cũng như tạo điều kiện thuận lợi cho việc nghiên cứu và cải tiến thủ tục.
Nhược điểm của việc không chuyên môn hóa là dẫn đến công việc thiếu chính xác do sự chủ quan, không chú trọng đến tầm quan trọng của từng loại công việc, và gây ra tình trạng trì trệ trong việc chuyển giao công việc.
Hình thức tổ chức bộ máy hành chính này phù hợp với loại hình cơ quan, doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc cá thể.
Hình thức tập trung theo chức năng cho phép các hoạt động hành chính được thực hiện tại địa điểm của các bộ phận chuyên môn, nhưng dưới sự phối hợp, tiêu chuẩn hóa và giám sát của nhà quản trị hành chính.
Tập trung theo chức năng trong quản lý hành chính mang lại ưu điểm nổi bật là thu hút nhiều chuyên viên có chuyên môn Những chuyên viên này sẽ hỗ trợ nhà quản trị hành chính trong việc quản lý các hoạt động văn phòng, đảm bảo hiệu quả cho từng bộ phận chuyên môn.
Hình thức này có nhược điểm là dễ dẫn đến vi phạm chế độ một thủ trưởng, gây ra tình trạng lấn quyền đối với các cấp quản trị chuyên môn của từng bộ phận.
Hình thức tổ chức bộ máy hành chính này phù hợp với loại hình tổ cơ quan, doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc đa ngành nghề.
Theo đặc điểm phân công công tác, mỗi cơ quan có thể có tên gọi khác nhau cho các đơn vị và văn phòng, nhưng nhìn chung, trong văn phòng thường bao gồm các đơn vị cơ quan sau đây.
Phòng hoặc tổ, bộ phận hoặc ban tổng hợp có nhiệm vụ hỗ trợ trưởng văn phòng trong công tác thông tin tổng hợp Cụ thể, đơn vị này thực hiện việc xây dựng chương trình công tác, báo cáo định kỳ của cơ quan, tổ chức và soạn thảo các văn bản khác khi được giao.
Phòng tổ, bộ phận hoặc ban hành chính có vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ trưởng văn phòng thực hiện các nhiệm vụ như văn thư, đánh máy, lễ tân, khánh tiết và quản lý tổng đài điện thoại Đơn vị này cũng thường trực trong việc đón tiếp và tiễn khách ra vào cơ quan.
Phòng hành chính tổng hợp
Bộ phận A Công việc hành chính
Bộ phận B Công việc hành chính
Bộ phận CCông việc hành chính
Phòng tổ, bộ phận hoặc ban quản trị có vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ trưởng văn phòng đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện kỹ thuật cho cơ quan Nhiệm vụ của đơn vị này bao gồm quản lý hoạt động của trụ sở, bảo trì máy móc, xe ô tô và các loại trang thiết bị khác nhau.
Phòng tổ, bộ phận hoặc ban lưu trữ có trách nhiệm hỗ trợ trưởng văn phòng và thủ trưởng cơ quan trong việc quản lý và chỉ đạo công tác lưu trữ thông tin, tài liệu của các đơn vị thuộc thẩm quyền Đơn vị này trực tiếp thực hiện công tác lưu trữ và quản lý kho lưu trữ của cơ quan.
Đối với văn phòng Uỷ ban Nhân dân Tỉnh và Thành phố trực thuộc Trung ương, đơn vị lưu trữ thông tin được gọi là Trung tâm Lưu trữ, thay vì sử dụng các thuật ngữ như phòng, tổ, bộ phận hay ban lưu trữ.
3.3 Mối quan hệ công tác của văn phòng
Công tác văn phòng tồn tại ở tất cả các cơ quan, đơn vị từ địa phương đến trung ương Tuy nhiên, về tổ chức bộ máy chung, Văn phòng không có hệ thống ngành dọc từ địa phương lên trung ương.
Trong cơ quan, lãnh đạo trực tiếp chỉ đạo mọi hoạt động của văn phòng thuộc quyền quản lý của mình Các văn phòng trong cùng một cơ quan không có quan hệ cấp trên hay cấp dưới với nhau, mà hoạt động với vai trò đồng cấp, phối hợp công tác một cách hiệu quả.
Câu h ỏ i ôn t ậ p
Câu 1: Văn phòng được hiểu như thế nào?
Câu 2: Phân biệt chức năng, nhiệm vụ của văn phòng với các đơn vị khác trong cùng một cơ quan
Câu 3: Vị trí của Văn phòng trong cơ quan
Câu 4: Hình thức tổ chức bộ máy hành chính?
Câu 5: Nêu mối quan hệ công tác của Văn phòng.
MỘT SỐ NGHIỆP VỤ CƠ BẢN CỦA VĂN PHÒNG
Hoạch định tổ chức các cuộc hội họp
Hội họp là phương thức quan trọng để thúc đẩy tính dân chủ và sự tham gia tập thể của người lao động trong quản lý Qua các cuộc họp, người lao động có cơ hội thể hiện ý kiến, góp phần vào quyết định và nâng cao tinh thần tự giác trong công việc.
Hội họp là quá trình tập hợp và thảo luận của những người có trách nhiệm nhằm giải quyết các vấn đề quản lý Qua đó, hội họp giúp xác định các hoạt động cần thực hiện trong cơ quan Các hình thức hội họp phổ biến bao gồm hội nghị, hội thảo và các cuộc họp khác.
Cuộc họp chính thống có mục đích rõ ràng, kèm theo bảng tóm tắt chương trình và nội dung cuộc họp Danh sách các vấn đề sẽ được thảo luận được gửi trước cho những người tham dự, đảm bảo sự chuẩn bị và hiệu quả trong quá trình họp.
1.1 Những vấn đề cần lưu ý khi tổ chức cuộc họp
Một cuộc họp hiệu quả cần đạt được mục tiêu đã đề ra và khuyến khích sự tham gia ý kiến của tất cả mọi người Nếu không, cuộc họp sẽ gây lãng phí thời gian quý báu của các thành viên, cũng như tài nguyên và chi phí liên quan đến tổ chức cuộc họp.
Không nên tổ chức cuộc họp nếu không có mục đích rõ ràng, không cần ý kiến tập thể, không tìm kiếm giải pháp tốt hơn và không nhất thiết phải họp định kỳ Để đảm bảo hiệu quả, các cuộc họp cần chú ý đến những vấn đề quan trọng sau đây.
Lập kế hoạch hội họp là bước quan trọng để đảm bảo mọi khâu đều được chuẩn bị chu đáo, từ nội dung cuộc họp đến việc chiêu đãi, tặng quà và tiễn khách sau khi kết thúc.
Chỉ tổ chức họp khi thật sự cần thiết để hỗ trợ công tác chỉ đạo và điều hành của các cấp quản lý trong việc thực hiện nhiệm vụ của cơ quan Cuộc họp không nên được sử dụng như một phương tiện thay thế cho việc ra quyết định quản lý và điều hành.
- Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự
- Quy định và thực hiện nghiêm túc chế độ trách nhiệm cá nhân trong phân công và xử lý công việc.
- Đảm bảo tăng cường hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành tập trung thống nhất theo chiều ngang và chiều dọc
Cần thiết lập hồ sơ cho các cuộc họp, chương trình và kế hoạch nhằm thực hiện cải tiến và đơn giản hóa quy định thủ tục Việc bố trí phải hợp lý, đảm bảo chất lượng, thiết thực và tiết kiệm, tránh hình thức phô trương.
Để tổ chức họp một cách hợp lý, cần lồng ghép các nội dung, vấn đề và công việc cần xử lý, đồng thời kết hợp các loại cuộc họp với nhau.
Nội dung phải phù hợp với tính chất và yêu cầu cụ thể của vấn đề, đồng thời phản ánh đúng đặc điểm tổ chức và hoạt động của từng loại cơ quan, đơn vị.
- Quy định tất cả thành phần tham gia họp phải có sổ ghi chép những nội dung quan trọng trong cuộc họp để tiến hành thực hiện
Trong mỗi cuộc họp quản lý, việc chỉ định thư ký và đoàn thư ký là rất quan trọng Họ có trách nhiệm ghi chép đầy đủ các nội dung của cuộc họp, bao gồm ngày giờ tổ chức, thành phần tham gia, nội dung triển khai và ý kiến của các thành viên tham dự.
1.2 Phân loại các cuộc họp
Họp giao ban là cuộc họp định kỳ của lãnh đạo với các cấp quản lý trực thuộc hàng tuần hoặc hàng tháng của cơ quan
Cuộc họp giao ban thường tập trung vào việc giải quyết các vấn đề như thông tin và chủ trương mới từ quản lý, các vấn đề liên bộ phận, nội dung công việc trọng tâm cho tuần tới, và báo cáo các công việc tồn đọng trước đó Tất cả thành viên tham gia có trách nhiệm ghi chép vào sổ họp nội bộ và triển khai ngay cho nhân viên trong bộ phận của mình.
1.2.2 Họp của quản lý cấp trên và các quản lý hoặc nhân viên cấp dưới
Cuộc họp giữa quản lý cấp trên và nhân viên cấp dưới là dịp để thảo luận và giải quyết các công việc định kỳ hoặc đột xuất Trong các cuộc họp này, các quản lý sẽ phân công nhiệm vụ, triển khai kế hoạch và đánh giá các hoạt động nhằm đảm bảo công việc chuyên môn của cơ quan được thực hiện hiệu quả.
1.2.3 Họp của lãnh đạo với toàn thể nhân viên
Cuộc họp giữa lãnh đạo và toàn thể nhân viên nhằm thông báo các chiến lược và kế hoạch tương lai, đồng thời báo cáo và tổng kết các thành tích cũng như khen thưởng của cơ quan Ngoài ra, đây cũng là dịp để ghi nhận những phản ánh và tâm tư nguyện vọng của nhân viên.
1.2.4 Họp tham mưu, tư vấn
Cuộc họp được tổ chức nhằm cung cấp cho nhà quản lý cấp trên những ý kiến đề xuất và tư vấn từ các quản lý cấp dưới, chuyên gia và nhà khoa học Điều này giúp đảm bảo rằng nhà quản lý có đủ thông tin, cơ sở pháp lý và căn cứ khoa học cần thiết trước khi đưa ra quyết định theo chức năng và thẩm quyền của mình.
Lập chương trình công tác
Chương trình công tác là bản dự thảo phương hướng, chủ trương trong một giai đoạn hoặc thời gian dài hạn, nhiều năm của cơ quan, tổ chức
Chương trình công tác thường có nội dung là mục tiêu chung, mục đích mà cơ quan hướng đến
Cách hiểu cơ bản chương trình công tác là cương lĩnh hành động chung của từng thành viên trong cơ quan, tổ chức
2.2 Căn cứ lập chương trình công tác
- Căn cứ pháp lý về chủ trương, đường lối, chính sách, pháp luật.
- Căn cứ khoa học về chuyên môn, kỹ thuật, nghiệp vụ.
- Căn cứ tình hình thực tiễn của cơ quan: nhân lực, tài lực, vật lực
2.3 Nguyên tắc lập chương trình công tác
- Đảm bảo tính khách quan.
- Đảm bảo tính khoa học.
- Đảm bảo tính quản lý tập trung.
2.4 Yêu cầu lập chương trình công tác
2.5 Tiến hành lập chương trình công tác
- Thu thập dữ liệu thứ cấp, sơ cấp, thông tin phù hợp với mục đích của cơ quan hướng tới
- Thảo luận, xin ý kiến để soạn thảo kế hoạch, xác định mục tiêu, các vấn đề cần thực hiện, phương án hành động cụ thể.
- Sửa bản thảo, trình ký, triển khai kế hoạch đến từng bộ phận, từng cá nhân
- Đề ra nguồn lực (tài lực, nhân lực, vật lực), chỉ tiêu, chuẩn cần đạt.
- Phân công nhân sự đảm trách nhiệm vụ
- Triển khai hành động cụ thể
- Báo cáo kết quả thực hiện.
Lập kế hoạch công tác
Kế hoạch công tác là tài liệu phác thảo mục tiêu và yêu cầu, đồng thời chỉ rõ cách thức tổ chức thực hiện các hoạt động nhằm đạt được những mục tiêu đã đề ra của cơ quan hoặc tổ chức trong một khoảng thời gian cụ thể.
Kế hoạch công tác thường có nội dung là hoạt động thường xuyên, mục tiêu cụ thể mà cơ quan cần đạt trong thời gian ngắn hạn.
Cách hiểu cơ bản kế hoạch công tác là hoạt động cụ thể của từng thành viên trong cơ quan thực hiện hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng
3.2 Căn cứ lập kế hoạch công tác
- Căn cứ pháp lý về chủ trương, đường lối, chính sách, pháp luật
- Căn cứ khoa học về chuyên môn, kỹ thuật, nghiệp vụ
Dựa trên tình hình thực tiễn của cơ quan, cần xem xét các yếu tố như nhân lực, tài lực, vật lực, cũng như những tác động từ chính trị, kinh tế và xã hội có ảnh hưởng đến hoạt động của cơ quan.
3.3 Nguyên tắc lập kế hoạch công tác
- Đảm bảo tính khách quan
- Đảm bảo tính khoa học.
- Đảm bảo tính quản lý tập trung
3.4 Yêu cầu lập kế hoạch công tác
3.5 Tiến hành lập kế hoạch công tác
Quy trình tổng thể như sau:
- Thu thập dữ liệu, thông tin phù hợp với công việc dự định thực thi trong hoạt động cưa cơ quan
- Thảo luận, xin ý kiến để soạn thảo kế hoạch, xác định mục tiêu, các vấn đề cần thực hiện, phương án hành động cụ thể.
- Sửa bản thảo, trình ký, triển khai kế hoạchđến từng bộ phận, từng cá
Quy trình cụ thể như sau:
Phân tích tình hình dựa trên dữ liệu và thông tin thu thập được là rất quan trọng để dự phòng rủi ro Cần xem xét các tác động có thể xảy ra do nguyên nhân từ cả bên trong và bên ngoài, nhằm đưa ra những biện pháp ứng phó hiệu quả.
- Đề ra nguồn lực (tài lực, nhân lực, vật lực), chỉ tiêu, chuẩn cần đạt
- Phân công nhân sự đảm trách nhiệm vụ
- Triển khai hành động cụ thể, hoàn tất thủ tục thanh toán (tiếp khách hoặc đi công tác) theo quy định
- Báo cáo kết quả thực hiện Đề xuất kiến nghị nếu có.
Tiếp khách
Hoạt động giao tiếp đối nội và đối ngoại là phần quan trọng trong lễ tân nhà nước, được quy định bởi các nghi thức và thủ tục trong Hiến pháp Giáo trình này tập trung vào việc tiếp khách thông thường tại các cơ quan, tổ chức Việc đón tiếp khách diễn ra thường xuyên, góp phần đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh và chuyên môn nghiệp vụ, từ đó hỗ trợ cho công tác quản lý và đáp ứng nhu cầu giao tiếp xã hội.
Cơ quan nên phân công nhân sự chuyên trách để đảm bảo việc tiếp khách diễn ra lịch sự và chu đáo Đồng thời, cần bố trí phòng tiếp khách thuận tiện và niêm yết rõ ràng ngày, giờ, nội quy cùng hướng dẫn để mọi người dễ dàng nắm bắt và thực hiện.
4.1 Vai trò của việc đón tiếp khách.
Nghiên cứu cho thấy lãnh đạo các cơ quan dành khoảng 20% thời gian làm việc chính thức cho việc tiếp khách và bàn bạc trực tiếp Do đó, tổ chức việc đón tiếp khách một cách tiết kiệm, hợp lý và hiệu quả sẽ giúp lãnh đạo tiết kiệm thời gian, từ đó tập trung vào những công việc quan trọng hơn, góp phần phát triển mối quan hệ giao dịch cho doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức.
4.2 Trình tự tiếp khách bình thường
Tiếp khách bình thường là quá trình tiếp nhận khách đến làm việc tại cơ quan, tổ chức Khi có hẹn trước, bộ phận liên quan cần thông báo cho nhân viên lễ tân về thông tin khách, bao gồm tên, đơn vị công tác, người cần gặp và giờ hẹn Nhân viên lễ tân sẽ ghi nhận thông tin vào sổ và thông báo cho bảo vệ để đảm bảo sự tiếp đón chu đáo.
Khi khách đến cơ quan để làm việc, nhân viên bảo vệ sẽ hướng dẫn họ đến bộ phận lễ tân Tại đây, nhân viên lễ tân sẽ lắng nghe yêu cầu của khách và tiến hành xử lý theo quy trình.
Khi khách hàng đã có lịch hẹn trước, nhân viên lễ tân cần lịch sự hỏi tên, thẻ căn cước hoặc giấy tờ pháp lý và xác nhận lịch hẹn Nhân viên nên xem trước lịch hẹn và thông báo cho khách về việc đã sắp xếp Sau đó, họ hướng dẫn khách ngồi chờ tại khu vực phòng chờ, mời nước và liên hệ với bộ phận cần gặp.
Khi khách không hẹn trước, nhân viên lễ tân cần nhanh chóng liên hệ với phòng Hành chính để phối hợp với bộ phận liên quan nhằm sắp xếp cuộc gặp Nếu không thể liên lạc với người cần gặp hoặc họ từ chối, nhân viên sẽ thông báo cho khách rằng không thể kết nối và yêu cầu khách ghi nhận thông tin để liên hệ sau.
Họ và tên:……….……… Nghề nghiệp:……….………. Nơi làm việc:……….……….Điện thoại:……… Vấn đề cần liên lạc:……… ………
……….……… Ngày giờ hẹn:……… ……… Người cần gặp:………. Chữ ký của người hẹn
4.3 Trình tự tiếp khách quan trọng Đề xuất yêu cầu: Yêu cầu tiếp khách quan trọng có thể do các bộ phận đề xuất hoặc do lãnh đạochỉ định Khi phát sinh yêu cầu tiếp khách đặc biệt thì người yêu cầu phải thực hiện giấy đề xuất tiếp khách trình lãnh đạo phê duyệt Sau khi lãnh đạo duyệt thì người đề xuất chuyển qua phòng hành chính lập kế hoạch tổ chức đón tiếp khách
Phòng hành chính cần lập kế hoạch tiếp khách theo mẫu quy định, sau đó trao đổi và thống nhất với người đề nghị trước khi gửi lãnh đạo phê duyệt Kế hoạch này phải được thông báo đến các bộ phận liên quan, người tiếp khách và lưu trữ tại phòng Hành chính để đảm bảo tổ chức thực hiện hiệu quả.
Chuẩn bị cho sự kiện là nhiệm vụ chính của phòng hành chính, tuy nhiên, cần phối hợp với các bộ phận chuyên môn cho những công việc đặc thù Trưởng phòng hành chính có trách nhiệm kiểm soát tiến độ và thực hiện các công việc theo kế hoạch đã đề ra Trước khi đón tiếp, trưởng phòng hành chính phải kiểm tra kỹ lưỡng các công việc chuẩn bị Trong suốt quá trình đón tiếp, trưởng phòng cần phân công nhân viên túc trực để đảm bảo công việc diễn ra suôn sẻ và xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh.
Phòng hành chính có trách nhiệm thực hiện thủ tục quyết toán chi phí theo quy định tài chính Cơ quan cần tuân thủ mức khoán tối đa và tối thiểu cho chi phí chiêu đãi và tiếp khách.
4.4 Tổ chức tiếp đón khách nước ngoài.
Tiếp đón khách nước ngoài đòi hỏi sự chú ý đặc biệt từ các cơ quan, bao gồm việc chuẩn bị kỹ lưỡng về văn hóa, ngôn ngữ và ngoại giao Quá trình này thường được lên lịch trước, với việc khách có thể liên hệ từ xa để hẹn gặp Để đảm bảo cuộc tiếp khách diễn ra suôn sẻ, cần chuẩn bị một số vấn đề quan trọng.
- Lên lịch buổi làm việc cho phù hợp: Hai bên liên lạc qua điện thoại, email, fax để xác định giờ chính thức buổi làm việc
Để đảm bảo sự thành công của sự kiện, cần chuẩn bị nội dung một cách chu đáo Các phòng, ban liên quan cần nhanh chóng huy động nguồn lực và thực hiện theo kế hoạch đã đề ra Nếu khách mời thuộc đơn vị, kế hoạch sẽ cần bao quát nhiều khía cạnh hơn, đồng thời nhiệm vụ của thư ký cũng sẽ trở nên đa dạng hơn.
+ Xác minh thông tin toàn đoàn, bao gồm số lượng các thành viên đoàn công tác, tên, chức vụ của từng người
+ Chuẩn bị thành phần nhân sự có liên quan để làm việc hoặc đón tiếp
+ Liên hệ những cơ quan chức năng cần thiết
+ Chọn nơi ăn nghỉ, xe đưa đón
+ Chọn nơi tiếp kiến, nơi làm việc, nơi chiêu đãi, nơi tham quan
+ Tìm hiểu tập quán của khách
+ Tổ chức đón khách, tặng hoa…
Khách nước ngoài rất coi trọng việc tuân thủ giờ giấc đã định, do đó việc triển khai chính xác lịch trình là vô cùng quan trọng Nếu có bất kỳ sự thay đổi nào, cần thông báo trước để các bên liên quan kịp thời điều chỉnh Trong trường hợp chuyến bay bị trễ, cần nhanh chóng thay đổi lịch trình và thông báo cho các bộ phận liên quan để đảm bảo sự thuận lợi cho khách hàng.
Thư ký đóng vai trò quan trọng trong việc ghi chép và lập biên bản, cần tập trung vào việc ghi tốc ký và có thể nhờ người khác sử dụng máy ghi âm Tuy nhiên, không nên phụ thuộc hoàn toàn vào máy ghi âm mà phải nhanh chóng dịch bản tốc ký để hoàn thành biên bản cuộc họp kịp thời và hiệu quả.
Tiếp chuyện qua điện thoại
Khi nghe chuông điện thoại, nhân viên văn phòng nên trả lời ngay lập tức, không để chuông reo quá ba hồi Để điện thoại reo đến hồi chuông thứ năm sẽ khiến văn phòng bị đánh giá là thiếu chuyên nghiệp Do đó, cần tránh tình trạng khách gọi điện trong giờ hành chính mà không có ai nhấc máy.
Cách xưng hô trong giao tiếp cần phù hợp với đối tượng và truyền thống văn hóa Việt Nam Nhân viên văn phòng nên bắt đầu cuộc gọi bằng cách thông báo tên đơn vị đang nhận điện thoại, giúp khách gọi không phải hỏi lại Khi nhận cuộc gọi, cần xưng rõ tên công ty, tên đơn vị hoặc cá nhân Đồng thời, nhân viên cũng nên tìm hiểu thông tin về người gọi, cơ quan họ đại diện và mục đích của cuộc gọi để có thể hỗ trợ hiệu quả hơn.
- Xin chào! Phòng tiếp tân cơ quan A xin nghe
- Alô! Phòng hành chính cơ quan B nghe ạ
Khi nhận điện thoại nội bộ, nhân viên văn phòng không phải chú ý nhiều đến nghi thức mà chỉ cần giới thiệu ngắn gọn
- Alô! (nhân viên văn phòng) dạ A nghe đây ạ
- Alô! (nhân viên văn phòng) dạ B đang nghe ạ.
Sau khi tiếp nhận yêu cầu từ người gọi, cần nhanh chóng trả lời hoặc hướng dẫn chi tiết Nếu người gọi cần thông tin, hãy tìm kiếm và cung cấp ngay lập tức để không làm khách chờ đợi lâu Sau khi đã cung cấp thông tin, hãy hỏi xem khách có cần thêm gì khác không và luôn thể hiện thái độ sẵn sàng hợp tác.
Nhân viên văn phòng cần nhanh chóng xác định tính cấp bách của cuộc gọi từ đơn vị hoặc cá nhân để có phương án giải quyết hợp lý Kỹ năng nhận diện mục đích của người gọi là rất quan trọng, giúp cung cấp thông tin đầy đủ và chính xác.
Khi người gọi có vấn đề cần giải quyết thuộc thẩm quyền của các phòng ban chức năng khác, nhân viên văn phòng nên chuyển số máy cho người có khả năng trả lời tốt hơn Trong quá trình chuyển, nhân viên cần giải thích rõ ràng và hỏi ý kiến của khách hàng để đảm bảo sự hài lòng.
- Hiện giờ, anh X ở phòng A đang phụ trách vấn đề này
Tôi có thể chuyển máy để chị trao đổi trực tiếp với anh X được không? Nếu cuộc gọi liên quan đến vấn đề mà chỉ thủ trưởng mới có quyền giải quyết nhưng không gấp, nhân viên văn phòng nên hỏi lại người gọi để đảm bảo không làm gián đoạn công việc của thủ trưởng.
“Thưa ông, hiện giờ thủ trưởng đang bận họp Ông có thể gọi lại sau được không ạ?”
Người quản lý đang bận và không nên bị quấy rầy cho đến khi có thời gian gọi lại Nhân viên văn phòng cần nhận biết rằng vấn đề của bên gọi có thể quan trọng hơn công việc hiện tại của quản lý Trong trường hợp này, nhân viên có thể giữ người gọi ở đầu dây bằng cách thông báo về tình hình.
“Xin ông vui lòng chờ trong giây lát, tôi sẽ kiểm tra xem có thể liên lạc với ông ấy hay không,” và tôi mong nhận được phản hồi ngắn gọn từ thủ trưởng của mình để làm hài lòng người gọi.
Trong môi trường làm việc, có những cuộc gọi khẩn cấp từ cấp trên mà nhân viên văn phòng cần ưu tiên xử lý ngay lập tức Khi nhận được cuộc gọi này, nếu không chắc chắn có nên chuyển thẳng cho thủ trưởng hay không, nhân viên nên cân nhắc kỹ lưỡng và xử lý một cách nhanh chóng để đảm bảo công việc không bị gián đoạn.
Nhân viên văn phòng nên hỏi lại người gọi:
“Dạ thủ trưởng đang bận Ông thấy có thật cần thiết để tôi đi gọi ông ta ngay bây giờ không ạ?”
5.1.3 Nhận và chuyển tin nhắn
Trong trường hợp người mà khách cần gặp không có mặt ở phòng, nhân viên văn phòng nên chủ động đề nghị khách nhắn lại
- Thưa ông, hiện giờ ông A không có mặt ở văn phòng, ông có điều gì cần tôi nhắn lại không?
Hình 2.2: Mẫu phiếu tin nhắn
Nhân viên văn phòng cần luôn chuẩn bị sẵn tập phiếu nhắn tin và bút viết bên cạnh điện thoại để ghi lại thông tin quan trọng khi tiếp nhận cuộc gọi Đối với các tin nhắn dành cho lãnh đạo, việc ghi chép chính xác giúp lãnh đạo dễ dàng xem và phản hồi sau này Nhân viên cần đảm bảo nội dung được ghi lại đầy đủ để lãnh đạo có thể nắm bắt và xử lý nhanh chóng Trong quá trình ghi chép, nếu có điều gì không rõ, nhân viên nên hỏi lại ngay lập tức Đối với những thông tin quan trọng, cần đọc lại cho người nhắn để xác nhận tính chính xác.
Khi gửi tin nhắn cho cá nhân, cần chuyển tiếp ngay cho người nhận trong thời gian sớm nhất Đối với cấp quản lý, việc kiểm tra thực hiện yêu cầu của khách hàng trong tin nhắn là rất quan trọng.
Sau khi hoàn tất cuộc trò chuyện, nhân viên văn phòng nên kết thúc cuộc gọi một cách lịch sự, tránh cúp máy đột ngột Việc sử dụng các câu kết thúc phù hợp sẽ giúp tạo ấn tượng tốt cho người gọi và duy trì mối quan hệ tích cực.
- Cảm ơn anh đã gọi điện cho chúng tôi Xin chào anh!
- Cảm ơn ông đã có lời nhắn Tôi sẽ báo lại với lãnh đạo ngay khi ông ấy có mặt ở cơ quan Xin chào ông!
Sau khi kết thúc cuộc gọi, nhân viên văn phòng nên nhẹ nhàng đặt ống nghe xuống Người nhận cuộc gọi cần chờ cho đến khi người gọi đặt ống nghe xuống trước, nhằm thể hiện sự tôn trọng và quan tâm đến cuộc trò chuyện Hành động này không chỉ để lại ấn tượng tốt về công ty mà còn phản ánh nét đẹp văn hóa của nhân viên văn phòng.
Họ và tên người nhắn:……….……… Nghề nghiệp:……… ……….……… Nơi làm việc:……… ……….……….Điện thoại:……… Người cần nhận tin:……….……… Vấn đề cần nhắn tin:……… ………
……… ………….……… Hạn phản hồi thông tin:……… ……… Chữ ký của người chuyển tin
5.2 Thực hiện cuộc gọi điện thoại đi
Nhân viên văn phòng cần giữ một cuốn danh bạ điện thoại bên cạnh máy điện thoại, đồng thời cũng nên có sổ ghi chép số điện thoại của các cơ quan đối tác, khách hàng, cán bộ nhân viên, cơ quan chính quyền và các tổ chức xã hội Việc cập nhật kịp thời khi có sự thay đổi số điện thoại là rất quan trọng.
Khi thực hiện cuộc gọi điện thoại, nên tránh gọi trong giờ nghỉ trưa và cuối giờ làm việc tại cơ quan Đối với cuộc gọi quốc tế, cần chú ý đến sự chênh lệch múi giờ Khi gọi đến nhà riêng, hãy tránh gọi quá sớm hoặc quá muộn, cũng như trong các bữa ăn và giờ nghỉ trưa Trước khi gọi, hãy kiểm tra kỹ số điện thoại, và nếu gọi nhầm, hãy xin lỗi nhẹ nhàng trước khi gác máy.
Câu hỏi ôn tập
Câu 1: Hãy nêu và phân tích chương trình công tác
Câu 2: Hãy nêu và phân tích kế hoạch công tác
Câu 3: Hãy nêu cách thức tiếp nhận điện thoại gọi đến.
Câu 4: Hãy nêu cách thức thực hiện điện thoại gọi đi.
Câu 5: Viết biên bản một cuộc họp.
SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN
Khái niệm, chức năng, vai trò của văn bản trong hoạt động của cơ quan, tổ chức 28 Khái niệm văn bản
Văn bản là các quyết định và thông tin chính thức được ban hành bởi cá nhân hoặc cơ quan có thẩm quyền, nhằm điều chỉnh mối quan hệ quản lý giữa các cơ quan, giữa các cơ quan với nhau và giữa cơ quan với cá nhân, theo đúng trình tự, thủ tục và hình thức quy định.
Hay nói cách khác, văn bản là vật chứa tin, được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ
Theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ
Văn bản là thông tin được trình bày bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, phản ánh hoạt động của các cơ quan và tổ chức, và cần tuân thủ các quy định về thể thức và kỹ thuật.
- Chức năng văn hoá –xã hội
1.3 Vai trò của văn bản
- Văn bản quản lý nhà nước đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý nhà nước
- Văn bản là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý
- Văn bản là phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý
- Văn bản là công cụ xây dựng hệ thống pháp luật
Phân loại văn bản
Theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ, văn bản được chia thành hai hệ thống chính: văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính Văn bản hành chính thường hình thành trong quá trình chỉ đạo và điều hành của các cơ quan, tổ chức Đặc biệt, văn bản điện tử là loại văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu, được tạo lập hoặc số hóa từ văn bản giấy, và phải tuân thủ đúng các thể thức, kỹ thuật và định dạng theo quy định Hình thức văn bản điện tử đang ngày càng trở nên phổ biến trong các cơ quan và tổ chức.
2.1 Văn bản quy phạm pháp luật
Văn bản pháp luật được ban hành bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy trình luật định, chứa đựng các quy tắc xử sự chung nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa Các loại văn bản này bao gồm văn bản luật và văn bản dưới luật.
- Văn bản luật: Hiến pháp, Bộ luật, Luật do Quốc hội ban hành
+ Ủy ban Thường vụ Quốc hội ban hành: Pháp lệnh, Nghị quyết
+ Chủ tịch nước: Lệnh, Quyết định
+ Chính phủ: Nghị định, Nghị quyết
+ Thủ tướng Chính phủ: Chỉ thị, Quyết định
+ Bộ trưởng, cơ quan ngang Bộ: Thông tư, Quyết định, Chỉ thị
+ Các Bộ Thông tư liên tịch
+ UBND các cấp Chỉ thị, Quyết định
Là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức
Hệ thống văn bản hành chính bao gồm bốn loại chính: văn bản hành chính cá biệt, văn bản hành chính thông thường có tên loại, văn bản hành chính thông thường không có tên loại và văn bản điện tử.
2.2.1 Văn bản áp dụng quy phạm pháp luật (văn bản hành chính cá biệt):
Văn bản hành chính cá biệt là những quyết định quản lý được ban hành bởi cơ quan, công chức nhà nước có thẩm quyền, theo quy trình thủ tục nhất định Những văn bản này nhằm thiết lập các quy tắc xử sự cụ thể, áp dụng một lần cho một hoặc một nhóm đối tượng được chỉ định rõ ràng.
Quyết định (QĐ) là văn bản quy định các vấn đề về chế độ, chính sách, tổ chức bộ máy, và nhân sự, đồng thời giải quyết các vấn đề khác thông qua việc áp dụng các văn bản quy phạm pháp luật Mỗi quyết định chỉ được áp dụng một lần cho một cá nhân, sự việc hoặc vấn đề cụ thể Chủ thể ban hành quyết định thường là Thủ trưởng các cơ quan quản lý nhà nước, bao gồm Thủ tướng, Bộ trưởng và Thủ trưởng các doanh nghiệp nhà nước cũng như tư nhân Quyết định có thể được trình bày theo mẫu 1.2 cho quyết định cá biệt và mẫu 1.3 cho quyết định quy định gián tiếp, kèm theo các mẫu văn bản phê duyệt đối với cả văn bản giấy và điện tử.
Nghị quyết (NQ) là văn bản quy phạm pháp luật được ban hành bởi tập thể cơ quan hoặc tổ chức, nhằm quy định các vấn đề cụ thể Nghị quyết được trình bày theo mẫu 1.1, thể hiện tính chất cá biệt trong việc áp dụng và thực thi các quy định pháp luật.
2.2.2 Văn bản hành chính (thông thường)
Văn bản hành chính là công cụ quan trọng trong quản lý nhà nước, được sử dụng để công bố, thông báo các chủ trương, quyết định, cũng như nội dung và kết quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức Nó ghi chép lại các ý kiến kết luận từ hội nghị và thông tin giao dịch chính thức giữa các cơ quan, tổ chức, cũng như giữa nhà nước với tổ chức và công dân Các loại văn bản hành chính thường gặp bao gồm nhiều dạng khác nhau.
Thông cáo (TC) là văn bản được các cơ quan quản lý nhà nước trung ương sử dụng để thông báo cho nhân dân về các quyết định hoặc sự kiện quan trọng liên quan đến đối nội và đối ngoại của quốc gia Những thông cáo này thường được ban hành bởi Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Chính phủ, và Ban chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam Văn bản thông cáo cần được trình bày theo mẫu 1.4 và có tên loại rõ ràng.
Thông báo (TB) là văn bản được sử dụng để truyền đạt thông tin về các vấn đề liên quan đến hoạt động của cơ quan, đơn vị, tổ chức hoặc cá nhân, nhằm giúp các đối tượng liên quan nắm bắt và thực hiện Văn bản này cần được trình bày theo mẫu 1.4 và có tên loại rõ ràng.
Chương trình (CTr) là văn bản thiết yếu để tổ chức và sắp xếp nội dung công việc, cũng như lịch làm việc theo một trình tự và thời gian cụ thể Văn bản này cần được trình bày theo mẫu 1.4, với tiêu đề rõ ràng để dễ dàng nhận diện loại văn bản.
Kế hoạch (KH) là một loại văn bản quan trọng dùng để xác định mục tiêu, yêu cầu, và chi tiêu cho nhiệm vụ cần hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định Văn bản này cũng nêu rõ các biện pháp tổ chức, nhân sự, và cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện nhiệm vụ Kế hoạch thường được trình bày theo mẫu 1.4 với tên loại văn bản rõ ràng.
Phương án (PA) là văn bản dự kiến mô tả cách thức và trình tự thực hiện công việc trong các điều kiện cụ thể Văn bản này cần được trình bày theo mẫu 1.4 và phải có tên loại rõ ràng.
Đề án (ĐA) là văn bản thể hiện dự định, mục tiêu và kế hoạch thực hiện công tác trong một khoảng thời gian nhất định, dựa trên các đặc điểm và tình hình thực tiễn của cơ quan, đơn vị hoặc tổ chức Văn bản này cần được trình bày theo mẫu 1.4 và có tên loại rõ ràng.
Báo cáo (BC) là văn bản phản ánh tình hình, sự việc và hoạt động của các cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân trong một khoảng thời gian cụ thể Mục đích của báo cáo là kiến nghị giải pháp hoặc đề xuất phương hướng xử lý cho cấp trên Nội dung báo cáo cần được trình bày theo mẫu 1.4, với tên loại văn bản rõ ràng.
Tờ trình (TTr) là văn bản được sử dụng để đề xuất ý kiến hoặc xin phê duyệt từ cấp trên về một vấn đề mới hoặc đã có trong kế hoạch, mà cấp dưới không thể tự quyết định Văn bản này cần được trình bày theo mẫu 1.4 và phải có tên loại rõ ràng.
Kỹ thuật soạn thảo văn bản
Văn phòng hành chính sử dụng một hệ thống ngôn ngữ tiếng Việt khép kín, hoàn chỉnh, với các phương tiện ngôn ngữ viết đặc thù nhằm phục vụ cho mục đích giao tiếp bằng văn bản của các cơ quan.
Văn phong hành chính có các đặc điểm sau:
- Tính chính xác rõ ràng
- Tính phổ thông đại chúng
- Tính trang trọng, lịch sự
Sử dụng từ đúng nghĩa, đúng văn phong hành chính, đúng chính tả tiếng Việt, đúng quan hệ kết hợp
3.2 Kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính
Thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và bản sao văn bản trình bày theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ
Văn bản hành chính thường được in trên giấy A4 (210 mm x 297 mm), trong khi các loại văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, giấy chứng nhận, phiếu gửi và phiếu chuyển có thể được trình bày trên giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn khổ A5.
Văn bản hành chính phải được trình bày trên giấy A4 theo chiều dài, tuy nhiên nếu có bảng, biểu mà không làm phụ lục riêng, văn bản có thể trình bày theo chiều rộng của trang giấy.
3.2.3 Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)
Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm;
Lề dưới: cách mép dưới từ 20 - 25 mm;
Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm;
Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm
3.2.4 Phông chữ trình bày văn bản
Phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt
Times New Roman của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen
3.2.5 Nội dung thể thức văn bản
Quốc hiệu "CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM" được thể hiện bằng chữ in hoa, kích thước từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng và đậm, vị trí nằm ở góc trên bên phải của trang đầu tiên của văn bản.
Tiêu ngữ “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và canh giữa dưới Quốc hiệu Các chữ cái đầu của mỗi cụm từ được viết hoa, có gạch nối (-) và cách chữ giữa các cụm từ Phía dưới tiêu ngữ có đường kẻ ngang, nét liền, dài bằng độ dài của dòng chữ, sử dụng lệnh Draw thay vì lệnh Underline.
Quốc hiệu và Tiêu ngữ được thể hiện trong ô số 1 theo sơ đồ số 1, với hai dòng chữ được trình bày cách nhau bằng một dòng đơn.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải là tên chính thức và đầy đủ của cơ quan hoặc chức danh nhà nước có thẩm quyền Tên này bao gồm cả tên của cơ quan ban hành và tên của cơ quan chủ quản trực tiếp, nếu có Đối với các cơ quan địa phương, tên chủ quản cần kèm theo tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương hoặc các đơn vị hành chính như huyện, quận, thị xã, và xã, phường, thị trấn nơi cơ quan đóng trụ sở Các cụm từ thông dụng trong tên cơ quan chủ quản có thể được viết tắt.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản cần được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng và đậm Tên này được căn giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp, và phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài từ 1/3 đến 1/2 chiều dài của dòng chữ, được đặt cân đối so với dòng chữ.
Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng.
Tên của cơ quan hoặc tổ chức ban hành văn bản và tên của cơ quan hoặc tổ chức chủ quản trực tiếp cần được trình bày cách nhau một dòng đơn Nếu tên của các cơ quan, tổ chức này quá dài, có thể chia thành nhiều dòng để đảm bảo tính rõ ràng và dễ đọc.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2 theo sơ đồ số
BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM
TỈNH NGHỆ AN ỦY BAN NHÂN DÂN
SỞ NỘI VỤ VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI VN
CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ
- Số, ký hiệu của văn bản
Số văn bản là số thứ tự do các cơ quan, tổ chức ban hành trong năm và được đăng ký tại Văn thư cơ quan theo quy định Số này được ghi bằng chữ số Ả Rập.
Các Hội đồng, Ban, Tổ của cơ quan, tổ chức (gọi chung là tổ chức tư vấn) nếu được ghi là “cơ quan ban hành văn bản” và sử dụng con dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức để phát hành văn bản thì cần phải lấy hệ thống số riêng.
Ký hiệu văn bản bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước có thẩm quyền ban hành Đối với công văn, ký hiệu này còn bao gồm chữ viết tắt của cơ quan ban hành và tên đơn vị soạn thảo hoặc lĩnh vực được giải quyết.
Chữ viết tắt của tên các cơ quan, tổ chức và đơn vị thuộc mỗi cơ quan, tổ chức phải được quy định cụ thể bởi người đứng đầu, đảm bảo tính ngắn gọn và dễ hiểu.
Số và ký hiệu của văn bản được căn giữa dưới tên cơ quan hoặc tổ chức phát hành Từ "Số" được viết bằng chữ thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng.
Số được ghi với dấu hai chấm (:) và các số nhỏ hơn 10 cần có số 0 đứng trước Ký hiệu văn bản phải được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng Giữa số và ký hiệu văn bản sử dụng dấu gạch chéo (/), trong khi giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản sử dụng dấu gạch nối (-) mà không có khoảng cách.
Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3 sơ đồ 1 Ví dụ:
Nghị quyết của Chính phủ ban hành được ghi như sau: Số: …/NQ-CP
Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ ban hành được ghi như sau: Số: …/CT-TTg
Quyết định của Thường trực Hội đồng nhân dân ban hành được ghi như sau: Số: …/QĐ-HĐND
Báo cáo của các ban của Hội đồng nhân dân được ghi như sau: Số: …/BC- HĐND
Công văn của Chính phủ do Vụ Hành chính Văn phòng Chính phủ soạn thảo: Số: …/CP-HC
Công văn của Bộ Nội vụ do Vụ Tổ chức Cán bộ Bộ Nội vụ soạn thảo: Số:
Công văn của Hội đồng nhân dân tỉnh do Ban Kinh tế Ngân sách soạn thảo: Số:
Công văn của Ủy ban nhân dân tỉnh do tổ chuyên viên (hoặc thư ký) theo dõi lĩnh vực văn hóa - xã hội soạn thảo: Số: …/UBND-VX
Công văn của Sở Nội vụ tỉnh do Văn phòng Sở soạn thảo: Số: …/SNV-VP
HỘI ĐỒNG THI TUYỂN CÔNG CHỨC
Số: 01/QĐ-HĐTTCC Số: 15/QĐ-HĐND (Quyết định của Thường trực Hội đồng nhân dân);
Số: 19/HĐND-KTNS (Công văn của Thường trực Hội đồng nhân dân do Ban Kinh tế ngân sách soạn thảo);
Số: 23/BC-BNV (Báo cáo của Bộ Nội vụ);
Số: 234/SYT-VP (Công văn của Sở Y tế do Văn phòng soạn thảo)
Những yêu cầu cơ bản của việc soạn thảo văn bản
Yêu cầu phải xác định mục tiêu và giới hạn điều chỉnh của văn bản Nghĩa là trả lời cho các câu hỏi:
- Văn bản này ban hành để làm gì?
- Giải quyết công việc gì?
- Mức độ giải quyết công việc đến đâu?
-Kết quả của việc thực hiện văn bản là gì?
Tính khoa học của văn bản được thể hiện qua việc cung cấp đầy đủ thông tin quy phạm và thông tin thực tế, điều này là cần thiết cho hiệu quả trong quá trình quản lý.
Tính khoa học của văn bản được thể hiện rõ ràng từ đầu đến cuối, bao gồm không chỉ hình thức và cách diễn đạt nội dung, mà còn cả cách sắp xếp và bố trí các vấn đề cũng như nội dung nhỏ trong toàn bộ bài viết.
4.3 Tính đại chúng Đối tượng thi hành văn bản chủ yếu là nhân dân vì vậy văn bản phải gắn bó chặt chẽ với đời sống nhân dân để nhân dân dễ hiểu và thực hiện
Tính đại chúng thể hiện sự trong sáng và dễ hiểu của ngôn ngữ, giúp người dân tiếp cận, hiểu rõ và thực hiện các nội dung của văn bản một cách hiệu quả.
Văn bản hành chính nhà nước đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và pháp lý, vì vậy nó cần phải thể hiện quyền lực của nhà nước và truyền đạt ý chí của các cơ quan nhà nước đến mọi tầng lớp nhân dân.
Văn bản hành chính nhà nước cần thiết phải xác định rõ trách nhiệm thi hành, đảm bảo phù hợp với nguyện vọng của đa số người dân và tình hình kinh tế quốc dân, từ đó xác lập trách nhiệm cụ thể của mỗi công dân.
Nội dung văn bản cần phải phù hợp với điều kiện kinh tế xã hội hiện tại để có thể thực hiện hiệu quả Cần căn cứ vào đặc điểm của từng đối tượng quản lý, từng địa phương và từng ngành để đưa ra các yêu cầu hợp lý, phù hợp với khả năng thực tế của những người phải thi hành.
Hai là, khi soạn thảo văn bản, chúng ta phải luôn luôn tự đặt mình vào địa vị, hoàn cảnh của đối tượng nhận văn bản.
Quy trình soạn thảo văn bản hành chính
5.1 Xác định tính chất của vấn đề cần ra văn bản
Việc ban hành văn bản cần được xác định rõ ràng nhằm giải quyết vấn đề cụ thể nào, như quy định chế độ, chính sách, báo cáo cấp trên hay trả lời yêu cầu Mục đích này phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan thực hiện việc ban hành văn bản.
Việc xác định đúng tên thể loại văn bản dựa trên mục đích và thẩm quyền ban hành là rất quan trọng Nếu tên thể loại văn bản không được xác định chính xác, điều này có thể ảnh hưởng tiêu cực đến giá trị pháp lý và hiệu quả thực hiện của văn bản đó.
5.2 Chuẩn bị tư liệu (Thu thập và xử lý thông tin)
Thông tin pháp lý: Cơ sở pháp lý để ban hành văn bản Những quy định về lĩnh vực hoạt động
Thông tin thực tế là những dữ liệu phản ánh tình hình cụ thể về vấn đề được đề cập, đóng vai trò quan trọng trong việc tổng hợp và rút ra các nhận xét có cơ sở khoa học Nó bao gồm số liệu và thông tin liên quan đến các lĩnh vực như giáo dục, y tế, công nghiệp, nông nghiệp, thương mại, tài chính và lao động Để đảm bảo tính chính xác, thông tin thu thập cần được xử lý và phân loại thành các nhóm như thông tin chính thức, thông tin trùng lặp và thông tin phụ.
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền sẽ giao nhiệm vụ cho đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản dựa trên chức năng, nhiệm vụ và mục đích của văn bản Đơn vị hoặc cá nhân được giao cần xác định loại, nội dung, độ mật và mức độ khẩn của văn bản, thu thập và xử lý thông tin liên quan, đồng thời soạn thảo văn bản đúng hình thức và kỹ thuật trình bày Đối với văn bản điện tử, ngoài việc thực hiện các yêu cầu trên, cá nhân soạn thảo còn phải chuyển bản thảo và tài liệu kèm theo vào hệ thống và cập nhật thông tin cần thiết.
Khi cần sửa đổi hoặc bổ sung bản thảo văn bản, người có thẩm quyền sẽ đưa ra ý kiến trên bản thảo hoặc qua Hệ thống Sau đó, bản thảo sẽ được chuyển lại cho lãnh đạo đơn vị chủ trì để giao cho cá nhân có nhiệm vụ soạn thảo văn bản.
Cá nhân được phân công soạn thảo văn bản có trách nhiệm báo cáo với người đứng đầu đơn vị và phải tuân thủ quy định của pháp luật liên quan đến bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách và nhiệm vụ được giao.
5.4 Trình duyệt bản thảo và sửa chữa.
- Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt
- Trường hợp bản thảo văn bản đã được phê duyệt nhưng cần sửa chữa, bổ sung thì phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, quyết định.
5.5 Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản có trách nhiệm kiểm tra và đảm bảo nội dung văn bản đúng quy định, đồng thời phải chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và pháp luật.
Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản phải đảm bảo rằng văn bản đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về hình thức và nội dung Họ có trách nhiệm báo cáo và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức cũng như trước pháp luật về việc tuân thủ các quy định liên quan đến thể thức văn bản.
5.6 Ký ban hành văn bản
Cơ quan, tổ chức hoạt động theo chế độ thủ trưởng, trong đó người đứng đầu có quyền ký tất cả các văn bản do cơ quan phát hành Người đứng đầu có thể ủy quyền cho cấp phó ký các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công và một số văn bản khác trong thẩm quyền của mình Khi cấp phó được giao phụ trách và điều hành, họ sẽ ký thay cho cấp trưởng.
Cơ quan và tổ chức hoạt động theo chế độ tập thể, trong đó người đứng đầu đại diện cho tập thể lãnh đạo và ký các văn bản Cấp phó của người đứng đầu có quyền ký thay trong những trường hợp được ủy quyền và đối với các văn bản thuộc lĩnh vực mà họ phụ trách.
Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho lãnh đạo của các đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức ký thừa ủy quyền một số văn bản cần thiết Việc ủy quyền này phải được thực hiện bằng văn bản, xác định rõ thời gian và nội dung ủy quyền Người được ủy quyền không được phép ủy quyền lại cho người khác Văn bản ký thừa ủy quyền cần tuân thủ thể thức và có dấu hoặc chữ ký số của cơ quan, tổ chức ủy quyền.
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có quyền ủy quyền cho người đứng đầu đơn vị ký thừa lệnh một số loại văn bản Người được ủy quyền có thể tiếp tục giao cho cấp phó ký thay Quy trình giao ký thừa lệnh cần phải được quy định rõ ràng trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.
Người ký văn bản có trách nhiệm pháp lý đối với nội dung văn bản mà mình đã ký Đồng thời, người đứng đầu cơ quan hoặc tổ chức cũng phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tất cả các văn bản được ban hành bởi cơ quan hoặc tổ chức đó.
- Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai
- Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số
Mẫu 1.1 –Nghị quyết (cá biệt)
TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN 1
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC 2
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
(Chữ ký của người có thẩm quyền, dấu/chữ ký số của cơ quan, tổ chức)
1 Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có)
2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành Nghị quyết
3 Chữ viết tắt của cơ quan, tổ chức ban hành nghị quyết
5 Trích yếu nội dung Nghị quyết
7 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (nếu cần)
8 Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần)
Mẫu 1.2 –Quyết định (cá biệt) quy định trực tiếp
TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN 1
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC 2
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
QUYỀNHẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ
(Chữ ký của người có thẩm quyền, dấu/chữ ký số của cơ quan, tổ chức)
1 Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có)
2 Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành Quyết định
3 Chữ viết tắt của cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành Quyết định
5 Trích yếu nội dung quyết định
Khi thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về người đứng đầu cơ quan hoặc tổ chức, cần ghi rõ chức vụ của người đó Ngược lại, nếu thẩm quyền thuộc về tập thể lãnh đạo hoặc cơ quan, tổ chức, thì cần ghi tên của tập thể hoặc tên của cơ quan, tổ chức đó.
7 Các căn cứ để ban hành quyết định
9 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần)
10 Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần)
Mẫu 1.3 –Quyết định (quy định gián tiếp) (*)
TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN 1
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC 2
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
QUYẾT ĐỊNH Ban hành (Phê duyệt) ……… 5 ……….
QUYẾT ĐỊNH: Điều 1 Ban hành (Phê duyệt) kèmtheo Quyết định này ……… ………… 5 Điều
QUYỀNHẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ
(Chữ ký của người có thẩm quyền, dấu/chữ ký số của cơ quan, tổ chức)
(*) Mẫu này áp dụng đối với các quyết định (cá biệt) ban hành hay phê duyệt một văn bản khác
1 Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có)
2 Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành Quyết định
3 Chữ viết tắt của cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành Quyết định
5 Trích yếu nội dung quyết định
Khi quyết định được ban hành, nếu thẩm quyền thuộc về người đứng đầu cơ quan, tổ chức, cần ghi rõ chức vụ của người đó Ngược lại, nếu thẩm quyền thuộc về tập thể lãnh đạo hoặc cơ quan, tổ chức, thì cần ghi tên của tập thể hoặc tên cơ quan, tổ chức tương ứng.
7 Các căn cứ để ban hành quyết định
8 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần)
Mẫu văn bản (được ban hành, phê duyệt kèm theo quyết định) đối với văn bản giấy
TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
(Kèm theo Quyết định số /QĐ- ngày tháng năm của ) 2
1 Trích yếu nội dung của văn bản
2 Số, ký hiệu, thời gian ban hành và tên cơ quan ban hành của Quyết định
3 Nội dung văn bản kèm theo
Mẫu văn bản (được ban hành, phê duyệt kèm theo quyết định) đối với văn bản điện tử (*)
Số: 4 …, ngày/tháng/năm; giờ: phút: giây 5 TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
(Kèm theo Quyết định số /QĐ- ngày tháng năm của ) 2
(*) Mẫu này áp dụng với văn bản điện tử kèm theo không cùng tệp tin với nội dung quyết định ban hành hay phê duyệt
1 Trích yếu nội dung của văn bản
2 Đối với văn bản điện tử, không phải điền thông tin vào các vị trí này
3 Nội dung văn bản kèm theo
4 Số và ký hiệu Quyết định ban hay phê duyệt
5 Thời gian ký số của cơ quan, tổ chức (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt
Mẫu 1.4 –Văn bản có tên loại
TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN 1
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC 2
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
QUYỀNHẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ
(Chữ ký của người có thẩm quyền, dấu/chữ ký số của cơ quan, tổ chức)
1 Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có)
2 Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn
3 Chữ viết tắt tên loại văn bản
4 Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản
Công tác giải quyết và quản lý văn bản
Văn bản cần phải được đánh giá như sau:
-Tính phù hợp với nhiệm vụ chính trị và các yêu cầu cần đảm bảo của quá trình quản lý nhà nước.
-Tính toàn diện và tổng hợp mọi giá trị của văn bản
Các tiêu chuẩn đánh giá văn bản:
Nội dung thông tin trong văn bản đóng vai trò quan trọng đối với hoạt động của cơ quan nhà nước, giúp đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý Việc lặp lại thông tin trong các văn bản của cùng một hệ thống nhà nước không chỉ tạo sự đồng nhất mà còn tăng cường khả năng tiếp cận và hiểu biết cho công chúng Điều này góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ công và xây dựng niềm tin giữa cơ quan nhà nước và người dân.
-Ý nghĩa của cơ quan sản sinh ra văn bản
-Đặc điểm pháp lý của cán bộ
-Ý nghĩa ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác văn bản
6.2 Văn bản quản lý theo nguyên tắc cụ thể
6.3 Quản lý văn bản đến
Tất cả văn bản, tài liệu, thư từ do cơ quan nhận được từ bên ngoài gửi đến gọi chung là văn bản đến.
Trình tự quản lý văn bản đến
Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến
-Đối với văn bản giấy
Văn thư cơ quan cần kiểm tra số lượng và tình trạng của bì, bao gồm dấu niêm phong (nếu có) và nơi gửi Đồng thời, cần đối chiếu số và ký hiệu ghi ngoài bì với số và ký hiệu của văn bản bên trong Nếu phát hiện sai sót hoặc dấu hiệu bất thường, Văn thư phải thông báo ngay cho người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản.
Tất cả văn bản giấy gửi đến cơ quan, tổ chức phải được bóc bì và đóng dấu “ĐẾN” Đối với văn bản gửi đến cá nhân hoặc tổ chức đoàn thể, Văn thư cơ quan sẽ chuyển trực tiếp mà không cần bóc bì Nếu văn bản gửi đến cá nhân liên quan đến công việc chung của cơ quan, cá nhân đó có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký.
Mẫu dấu “ĐẾN” được khắc sẳn, hình chữ nhật, kích thước 35mm x50mmm, thực hiện theo quy định tại Nghị định số 30
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC ĐẾN
Số và ký hiệu HS:………
Hình 3.2 Đóng dấu văn bản đến
-Đối với văn bản điện tử
Văn thư cơ quan phải kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử và thực hiện tiếp nhận trên Hệ thống
Nếu văn bản điện tử không tuân thủ quy định hoặc gửi sai địa chỉ, cơ quan nhận phải trả lại văn bản cho cơ quan gửi Trong trường hợp phát hiện sai sót hoặc dấu hiệu bất thường, Văn thư cần thông báo ngay cho người có trách nhiệm và cơ quan gửi văn bản.
Các cơ quan, tổ chức nhận văn bản cần thông báo ngay trong ngày cho cơ quan, tổ chức gửi về việc đã tiếp nhận văn bản thông qua chức năng của Hệ thống.
Bước 2: Đăng ký văn bản đến
Việc đăng ký văn bản đến cần đảm bảo đầy đủ, rõ ràng và chính xác các thông tin theo mẫu sổ đăng ký hoặc dữ liệu quản lý Những văn bản không được đăng ký tại Văn thư cơ quan sẽ không được các đơn vị, cá nhân giải quyết, trừ các loại văn bản được quy định đăng ký riêng theo pháp luật.
Số đến của văn bản được ghi nhận theo thứ tự liên tiếp và thời gian nhận văn bản trong năm, đảm bảo sự nhất quán giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.
Văn bản được đăng ký bằng sổ hoặc bằng Hệ thống
Để đăng ký văn bản đến, cơ quan cần thực hiện việc ghi chép vào sổ đăng ký văn bản đến Mẫu sổ này được quy định rõ ràng trong Nghị định 30.
Văn thư cơ quan tiếp nhận và đăng ký văn bản đến qua Hệ thống, thực hiện số hóa văn bản khi cần thiết theo quy định tại Phụ lục I Nghị định Các thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến sẽ được cập nhật vào Hệ thống theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định Sau khi đăng ký, văn bản đến cần được in ra giấy với đầy đủ thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến, ký nhận và đóng sổ để đảm bảo quản lý hiệu quả.
Văn bản mật được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TRỰC TIẾP
TÊN CƠ QUAN/ĐƠN VỊ
SỔ THEO DÕI GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN
Hình 3.3 trang bìa mẫu sổ đăng ký văn bản đến Bước 3: Trình, chuyển giao văn bản đến
Văn bản cần được Văn thư cơ quan trình trong ngày hoặc chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo cho người có thẩm quyền để giải quyết và chuyển giao cho đơn vị hoặc cá nhân được phân công xử lý Nếu đã xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân, Văn thư cơ quan sẽ chuyển văn bản theo quy chế công tác văn thư Đối với văn bản đến có dấu chỉ mức độ khẩn, việc trình và chuyển giao phải diễn ra ngay sau khi nhận Quá trình chuyển giao văn bản cần đảm bảo tính chính xác và bảo mật nội dung.
Dựa trên nội dung văn bản, quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức, cùng với chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao, người có thẩm quyền sẽ ghi ý kiến chỉ đạo để giải quyết Đối với các văn bản liên quan đến nhiều đơn vị hoặc cá nhân, cần xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, phối hợp và thời hạn giải quyết cụ thể.
Trình, chuyển giao văn bản giấy: Ý kiến chỉ đạo giải quyết được ghi vào mục
“Chuyển” trong dấu “ĐẾN” hoặc Phiếu giải quyết văn bản đến theo mẫu tại Phụ lục
Sau khi nhận được chỉ đạo từ người có thẩm quyền, văn bản sẽ được chuyển lại cho Văn thư cơ quan để đăng ký bổ sung thông tin Tiếp theo, văn bản sẽ được chuyển đến đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết Khi nhận văn bản giấy, đơn vị hoặc cá nhân phải ký nhận để xác nhận.
Trình văn bản điện tử trên Hệ thống cho phép Văn thư cơ quan gửi tài liệu đến người có thẩm quyền để chỉ đạo và giải quyết.
Người có thẩm quyền sẽ ghi nhận ý kiến chỉ đạo và cập nhật các thông tin cần thiết vào Hệ thống, bao gồm đơn vị hoặc cá nhân nhận, nội dung chỉ đạo, trạng thái xử lý văn bản, thời hạn giải quyết, và việc chuyển giao văn bản cho đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ Nếu văn bản điện tử đi kèm với văn bản giấy, Văn thư cơ quan sẽ trình bày văn bản điện tử trên Hệ thống và chuyển văn bản giấy đến đơn vị hoặc cá nhân được chỉ định để giải quyết.
Bước 4: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải chỉ đạo việc giải quyết kịp thời các văn bản đến và phân công người có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc quá trình xử lý những văn bản này.
CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ
Công tác lập hồ sơ
Đây là khâu quan trọng, khâu cuối cùng của công tác văn thư đồng thời là khâu then chốt của công tác lưu trữ
Hồ sơ là tập hợp các văn bản và tài liệu liên quan, phản ánh một vấn đề, sự việc hoặc đối tượng cụ thể, được hình thành trong quá trình thực hiện công việc thuộc chức năng và nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân.
Hồ sơ công việc, hay còn gọi là hồ sơ công vụ, là tập hợp các văn bản và tài liệu được hình thành trong quá trình thực hiện một công việc cụ thể Sau khi công việc hoàn tất hoặc theo quy định của pháp luật, hồ sơ này cần được nộp lưu trong thời hạn nhất định.
Hồ sơ nguyên tắc là bộ sưu tập các bản sao văn bản quản lý nhà nước, chủ yếu bao gồm văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến công tác nghiệp vụ cụ thể Những tài liệu này được sử dụng làm căn cứ để tra cứu và giải quyết công việc hàng ngày một cách hiệu quả.
Hồ sơ nhân sự là bộ tài liệu ghi chép về lý lịch, quá trình phát triển và công tác của cán bộ, công chức tại cơ quan Các hồ sơ này được lưu trữ trong túi theo mẫu quy định của Bộ Nội vụ và được phân loại là tài liệu mật.
Hồ sơ trình duyệt bao gồm các văn bản dự thảo và tài liệu liên quan, được sử dụng để trình bày trước lãnh đạo nhằm mục đích nghiên cứu, xem xét và phê duyệt.
Sự cần thiết của công tác lập hồ sơ :
Giúp cán bộ, nhân viên tổ chức và sắp xếp văn bản một cách khoa học, thuận tiện cho việc nghiên cứu, đề xuất và giải quyết công việc Việc này không chỉ dễ dàng tìm kiếm mà còn quản lý chặt chẽ, bảo vệ bí mật công văn và giấy tờ hiệu quả.
- Nâng cao hiệu suất công tác, chuẩn bị tốt cho việc lưu trữ hồ sơ tài liệu
- Tạo điều kiện cho lãnh đạo cơ quan quản lý toàn bộ công việc của cơ quan
Yêu cầu đối với công tác lập hồ sơ:
Hồ sơ cần phải thể hiện chính xác chức năng và nhiệm vụ chủ yếu của cơ quan, đơn vị, đồng thời phản ánh những hoạt động chính yếu của cơ quan, đơn vị qua từng giai đoạn.
- Các văn bản tài liệu đưa vào hồ sơ phải có giá trị tương đối đồng đều
- Các văn bản trong từng loại hồ sơ phải có mối liên hệ với nhau về một vấn đề, một sự việc, một người.
- Hồsơ phải được biên mục đầy đủ, chính xác
- Hồ sơ phải thuận lợi cho việc sử dụng và bảo quản
1.2 Công tác lập danh mục hồ sơ
Danh mục hồ sơ được phê duyệt bởi người đứng đầu cơ quan, tổ chức sẽ được ban hành vào đầu năm và gửi đến các đơn vị, cá nhân liên quan để làm cơ sở lập hồ sơ.
Danh mục hồ sơ bao gồm các thành phần quan trọng như đề mục, số và ký hiệu của hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản và người lập hồ sơ.
Danh mục hồ sơ được tổ chức theo cơ cấu tổ chức hoặc lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức Mỗi đề mục lớn sẽ được phân thành các đề mục nhỏ tương ứng với tên đơn vị hoặc các mặt hoạt động chính Trong các đề mục nhỏ, hồ sơ được sắp xếp theo nguyên tắc từ tổng quát đến cụ thể, đảm bảo tính hệ thống và dễ tra cứu.
Các đề mục lớn trong bài viết được đánh số liên tục bằng chữ số La Mã, trong khi các đề mục nhỏ sẽ được đánh số riêng bằng chữ số Ả Rập Việc sử dụng chữ viết tắt cho các đề mục lớn trong Danh mục hồ sơ phải tuân theo quy định của cơ quan, tổ chức, đồng thời cần đảm bảo tính ngắn gọn và dễ hiểu.
-Số, ký hiệu của hồ sơ bao gồm: số thứ tự (được đánh bằng chữ số Ả Rập) và ký hiệu (bằng các chữ viết tắt) của đề mục lớn
Việc đánh số hồ sơ có thể thực hiện theo hai phương pháp: một là đánh số liên tục trong toàn bộ Danh mục, bắt đầu từ số 01; hai là đánh số liên tục trong từng đề mục lớn, cũng bắt đầu từ số 01.
Tiêu đề hồ sơ cần ngắn gọn và rõ ràng, đồng thời phải phản ánh đầy đủ nội dung của các văn bản và tài liệu được hình thành trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc.
-Thời hạn bảo quản của hồ sơ được xác định theo quy định hiện hành: Vĩnh viễn hoặc thời hạn bằng số năm cụ thể.
-Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cơ quan, tổ chức
-Các văn bản, tài liệu trong một hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và
-Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc có trách nhiệm mở hồ sơ theo Danh mục hồ sơ hoặc theo kế hoạch công tác.
-Cập nhật những thông tin ban đầu về hồ sơ theo Danh mục hồ sơ đã ban hành.
Trong trường hợp hồ sơ không có trong Danh mục hồ sơ, cá nhân được giao nhiệm vụ cần tự xác định các thông tin quan trọng như tiêu đề hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ, thời hạn bảo quản, người lập hồ sơ và thời gian bắt đầu.
Cá nhân được giao nhiệm vụ có trách nhiệm thu thập và cập nhật tất cả văn bản, tài liệu liên quan đến quá trình theo dõi và giải quyết công việc vào hồ sơ đã mở Điều này bao gồm cả tài liệu phim, ảnh và ghi âm (nếu có), nhằm đảm bảo tính toàn vẹn và đầy đủ của hồ sơ, đồng thời tránh tình trạng thất lạc tài liệu.
- Hồ sơ được kết thúc khi công việc đã giải quyết xong
Công tác lưu trữ
Lưu trữ là quá trình chọn lọc, bảo quản và tổ chức một cách khoa học các văn bản, giấy tờ có giá trị được tạo ra trong hoạt động của cơ quan hoặc cá nhân, nhằm mục đích làm bằng chứng và phục vụ cho việc tra cứu khi cần thiết.
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực quan trọng trong hoạt động của nhà nước, bao gồm các khía cạnh chính trị, khoa học, pháp lý và thực tiễn Nó liên quan đến việc tổ chức, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ một cách hiệu quả.
Các vật mang tin như giấy, vải, vỏ cây, da thú, hình ảnh và âm thanh được hình thành từ hoạt động của các cơ quan và cá nhân tiêu biểu, mang ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử và nhiều ý nghĩa khác Những tài liệu này được bảo quản trong kho lưu trữ để phục vụ cho các mục đích nhất định.
Tài liệu lưu trữ là bản gốc và chính thức của các tài liệu giá trị, được chọn lọc từ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân Những tài liệu này được bảo quản trong các kho lưu trữ, phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học và lịch sử của xã hội.
2.3 Đặc điểm của tài liệu lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin quý giá về quá khứ, ghi lại các sự kiện lịch sử và hiện tượng tự nhiên, xã hội Nó phản ánh quá trình lao động sáng tạo của nhân dân qua các thời kỳ khác nhau trong lịch sử.
Tài liệu lưu trữ có độ chính xác cao, bao gồm bản gốc hoặc bản chính, và trong trường hợp không có bản gốc, bản sao có giá trị tương đương sẽ được sử dụng Điều này đảm bảo rằng tài liệu lưu trữ luôn đáp ứng đầy đủ các yếu tố về thể thức văn bản, từ đó nâng cao độ tin cậy và chính xác của thông tin.
Tài liệu lưu trữ do nhà nước thống nhất quản lý được đăng ký và bảo quản, đồng thời tổ chức nghiên cứu và sử dụng theo các quy định chung của nhà nước.
2.4 Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ. Ý nghĩa về chính trị
- Các giai cấp trong xã hội đều sử dụng tài liệu lưu trữ để bảo vệ quyền lợi của giai cấp mình.
- Các quốc gia đều sử dụng tài liệu lưu trữ để bảo vệ quyền lợi của quốc gia, của dân tộc.
Đảng và Nhà nước sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm nghiên cứu và xây dựng các đường lối, chủ trương, chính sách, kế hoạch phát triển đất nước Việc này không chỉ giúp bảo vệ chủ quyền lãnh thổ và lãnh hải của đất nước, mà còn hỗ trợ trong cuộc đấu tranh chống lại các luận điệu tuyên truyền và xuyên tạc từ các thế lực đối lập thù địch Thêm vào đó, tài liệu lưu trữ còn góp phần bảo vệ an ninh chính trị và trật tự an toàn xã hội.
Tài liệu lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong việc tuyên truyền và giáo dục quần chúng về lòng yêu nước, cũng như các chủ trương và chính sách của Đảng và Nhà nước qua từng giai đoạn lịch sử Điều này không chỉ góp phần nâng cao nhận thức cộng đồng mà còn thúc đẩy sự phát triển kinh tế, tạo nền tảng vững chắc cho sự ổn định và tiến bộ xã hội.
Tài liệu lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong việc điều tra tài nguyên thiên nhiên, hỗ trợ nghiên cứu để xây dựng quy hoạch và kế hoạch phát triển kinh tế, đồng thời giúp rút ra kinh nghiệm trong công tác quản lý kinh tế.
Sử dụng tài liệu lưu trữ là phương pháp hiệu quả để tăng tốc thiết kế và thi công các công trình xây dựng cơ bản như nhà ga, đường sắt và công trình thủy lợi Điều này không chỉ giúp quản lý và sửa chữa các công trình một cách hiệu quả mà còn mang lại ý nghĩa quan trọng trong lĩnh vực khoa học, nâng cao chất lượng và tiến độ thực hiện dự án.
- Tài liệu lưu trữ được sử dụng để nghiên cứu tổng kết các quy luật vận động và phát triển của tự nhiên và xã hội
- Tài liệu lưu trữ là nguồn tư liệu chính xác, tin cậy để nghiên cứu khoa học.
- Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa đặc biệt trong nghiên cứu lịch sử.
- Sử dụng tài liệu lưu trữ để quản lý khoa học, tránh được sự nghiên cứu đường vòng hay nghiên cứu lại.
Tài liệu lưu trữ là di sản văn hóa đặc biệt của dân tộc
Di sản văn hóa của nhân loại và mỗi quốc gia, dân tộc bao gồm nhiều loại hình phong phú như di chỉ khảo cổ, hiện vật bảo tàng, công trình kiến trúc, tác phẩm điêu khắc, hội họa và tài liệu lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ được coi là di sản văn hóa đặc biệt, vì chúng phản ánh đầy đủ và khách quan mọi khía cạnh của đời sống xã hội loài người, cũng như của từng quốc gia và dân tộc qua các thời kỳ lịch sử khác nhau.
- Tài liệu lưu trữ là tiêu chí đánh giá trình độ văn minh của mỗi quốc gia (sự xuất hiện của chữ viết)
Thông qua việc khai thác tài liệu lưu trữ, chúng ta có thể kế thừa và phát huy những truyền thống quý báu của dân tộc, từ đó tuyên truyền và giáo dục bản sắc văn hóa dân tộc cho thế hệ trẻ Điều này giúp chống lại các yếu tố văn hóa ngoại lai không phù hợp với truyền thống văn hóa Việt Nam.
Tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu chính đáng của công dân
2.5 Các loại tài liệu lưu trữ
Nhóm tài liệu về quản lý Nhà nước, hay còn gọi là tài liệu hành chính, bao gồm các văn bản phản ánh hoạt động quản lý nhà nước trong các lĩnh vực như chính trị, kinh tế, văn hóa và quân sự Các loại văn bản này đa dạng và phụ thuộc vào từng giai đoạn lịch sử cũng như quốc gia cụ thể Trong thời phong kiến, các văn bản như sắc, dụ, chiếu, tấu, sớ được sử dụng, trong khi hiện nay, các tài liệu bao gồm hiến pháp, luật, pháp lệnh, nghị định, thông tư, chỉ thị, quyết định và nhiều loại văn bản khác.
Câu hỏi ôn tập
Câu 1: Trình bày công tác lập hồ sơ
Câu 2: Trình bày công tác lưu trữ
