CHƯƠNG 4 : CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ
1. Công tác lập hồ sơ
1.1. Khái niệm hồ sơ
Hồ sơ là một tập hợp văn bản, tài liệu liên quan với nhau phản ánh một vấn đề, sự việc hoặc về một đối tượng cụ thể được hình thành trong q trình giải quyết cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức hay cá nhân.
Các loại hồ sơ:
- Hồ sơ cơng việc hay cịn gọi là hồ sơ công vụ là tập hợp các văn bản, tài liệu hình thành trong q trình giải quyết cơng việc cụ thể. Sau khi công việc kết thúc hoặc
theo quy định pháp luật đến thời hạn nhất định hồ sơ này phải được nộp lưu.
- Hồ sơ nguyên tắc là tập hợp các bản sao các văn bản quản lý nhà nước (chủ
yếu là văn bản quy phạm pháp luật về mặt công tác nghiệp vụ nhất định, dùng làm căn cứ tra cứu, giải quyết công việc hàng ngày.
- Hồ sơ nhân sự là tập các văn bản phản ánh thân thế, q trình trưởng thành và
cơng tác của mỗi cán bộ, công chức của cơ quan. Hồ sơ nhân sự được bảo quản trong các túi theo mẫu do Bộ Nội vụ quy định. Loại hồ sơ này thuộc dạng tài liệu mật.
- Hồ sơ trình duyệt là các văn bản dự thảo và các văn bản có liên quan dùng để
trình lãnh đạo nghiên cứu, xem xét duyệt và phê chuẩn.
Sự cần thiết của công tác lập hồ sơ:
- Giúp cho cán bộ, nhân viên sắp xếp văn bản có khoa học, thuận tiện cho việc
nghiên cứu, đề xuất, giải quyết cơng việc, dễ dàng tìm kiếm, quản lý chặt chẽ, giữ gìn bí mật cơng văn, giấy tờ.
- Nâng cao hiệu suất công tác, chuẩn bị tốt cho việc lưu trữ hồ sơ tài liệu - Tạo điều kiện cho lãnh đạo cơ quan quản lý tồn bộ cơng việc của cơ quan
- Hồ sơ phải phản ảnh đúng chức năng nhiệm vụ chủ yếu của cơ quan đơn vị,
phản ánh được hoạt động chính yếu hoạt động cơ quan, đơn vị qua các thời kỳ
- Các văn bản tài liệu đưa vào hồ sơ phải có giá trị tương đối đồng đều
- Các văn bản trong từng loại hồ sơ phải có mối liên hệ với nhau về một vấn đề, một sự việc, một người.
- Hồsơ phải được biên mục đầy đủ, chính xác
- Hồ sơ phải thuận lợi cho việc sử dụng và bảo quản.