Giáo trình Nghiệp vụ văn phòng (Nghề Kế toán, Tài chính ngân hàng)

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ KỸ THUẬT THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH  GIÁO TRÌNH MƠN HỌC: NGHIỆP VỤ VĂN PHỊNG NGÀNH: KẾ TỐN-TCNH TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG Thành phố Hồ Chí Minh, năm 2020 ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ KỸ THUẬT THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH  GIÁO TRÌNH MƠN HỌC: NGHIỆP VỤ VĂN PHỊNG NGHỀ: KẾ TỐN-TCNH TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG THÔNG TIN CHỦ NHIỆM ĐỀ TÀI Họ tên: HUỲNH THỊ TUYẾT HỒNG Học vị: THẠC SĨ Đơn vị: KHOA KẾ TỐN-TÀI CHÍNH Email: httuyethong@gmail.com TRƯỞNG KHOA TỔ TRƯỞNG BỘ MÔN CHỦ NHIỆM ĐỀ TÀI HIỆU TRƯỞNG DUYỆT Thành phố Hồ Chí Minh, năm 2020 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng ngun trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm KHOA KẾ TỐN TÀI CHÍNH LỜI GIỚI THIỆU Mơn học Nghiệp vụ văn phịng môn học cung cấp kiến thức văn phòng, làm sở cho học sinh nhận thức môn học chuyên môn nghề Hơn nữa, kiến thức vấn đề thường gặp thực tiễn hoạt động công việc sống hàng ngày Giáo trình mơn học biên soạn theo chương trình mơn học Nghiệp vụ văn phịng dùng cho sinh viên cao đẳng thuộc ngành chuyên kinh tế quản trị kinh doanh, gồm chương: Chương 1: Tổng quan văn phòng Chương 2: Một số nghiệp vụ văn phòng Chương 3: Soạn thảo quản lý văn Chương 4: Công tác lập hồ sơ công tác lưu trữ Môn học Nghiệp vụ văn phịng đúc kết cơng việc thực văn phòng, soạn thảo quản lý văn bản, lập hồ sơ, lưu trữ, tổ chức họp, lập chương trình cơng tác kế hoạch cơng tác Từ giúp người học có khả thực văn hành thơng thường cho hoạt động thân Mặc dù cố gắng tài liệu khơng tránh khỏi thiếu sót hạn chế Rất mong đóng góp ý kiến để hiệu chỉnh, bổ sung nhằm nâng cao chất lượng giảng Xin chân thành cảm ơn TP HCM, ngày… tháng… năm…… Chủ biên Huỳnh Thị Tuyết Hồng KHOA KẾ TOÁN TÀI CHÍNH MỤC LỤC TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN LỜI GIỚI THIỆU CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG Chức văn phòng quan, tổ chức Nhiệm vụ văn phòng quan, tổ chức Cơ cấu tổ chức văn phòng quan, đơn vị 3.1 Mục tiêu việc tổ chức máy văn phòng 3.2 Hình thức tổ chức máy hành 3.3 Mối quan hệ cơng tác văn phịng 11 Câu hỏi ôn tập 11 CHƯƠNG 2: MỘT SỐ NGHIỆP VỤ CƠ BẢN CỦA VĂN PHÒNG 12 Hoạch định tổ chức hội họp 12 1.1 Những vấn đề cần lưu ý tổ chức họp 12 1.2 Phân loại họp 13 1.3 Quy trình tổ chức họp 14 Lập chương trình cơng tác 18 2.1 Khái niệm 18 2.2 Căn lập chương trình cơng tác 19 2.3 Nguyên tắc lập chương trình cơng tác 19 2.4 u cầu lập chương trình cơng tác 19 2.5 Tiến hành lập chương trình cơng tác 19 Lập kế hoạch công tác 19 3.1 Khái niệm 19 3.2 Căn lập kế hoạch công tác 19 3.3 Nguyên tắc lập kế hoạch công tác 20 3.4 Yêu cầu lập kế hoạch công tác 20 3.5 Tiến hành lập kế hoạch công tác 20 Tiếp khách 20 4.1 Vai trị việc đón tiếp khách 20 4.2 Trình tự tiếp khách bình thường 21 KHOA KẾ TOÁN TÀI CHÍNH 4.3 Trình tự tiếp khách quan trọng 22 4.4 Tổ chức tiếp đón khách nước ngồi 22 Tiếp chuyện qua điện thoại 23 5.1 Điện thoại gọi đến 23 5.2 Thực gọi điện thoại 26 5.3 Những điểm cần lưu ý 26 Câu hỏi ôn tập 27 CHƯƠNG 3: SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN 28 Khái niệm, chức năng, vai trò văn hoạt động quan, tổ chức 28 1.1 Khái niệm văn 28 1.2 Chức 28 1.3 Vai trò văn 28 Phân loại văn 29 2.1 Văn quy phạm pháp luật 29 2.2 Văn hành 29 2.3 Văn chuyên ngành 32 2.4 Phân loại văn 32 Kỹ thuật soạn thảo văn 33 3.1 Văn phong hành 33 3.2 Kỹ thuật soạn thảo văn hành 33 Những yêu cầu việc soạn thảo văn 55 4.1 Tính mục đích 55 4.2 Tính khoa học 56 4.3 Tính đại chúng 56 4.4 Tính cơng quyền 56 4.5 Tính khả thi 56 Quy trình soạn thảo văn hành 56 5.1 Xác định tính chất vấn đề cần văn 56 5.2 Chuẩn bị tư liệu (Thu thập xử lý thông tin) 56 5.3 Soạn thảo văn 57 5.4 Trình duyệt thảo sửa chữa 57 5.5 Kiểm tra văn trước ký ban hành 57 KHOA KẾ TOÁN TÀI CHÍNH 5.6 Ký ban hành văn 58 Công tác giải quản lý văn 70 6.1 Những nguyên tắc chung 71 6.2 Văn quản lý theo nguyên tắc cụ thể 71 6.3 Quản lý văn đến 71 CHƯƠNG 4: CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ 80 Công tác lập hồ sơ 80 1.1 Khái niệm hồ sơ 80 1.2 Công tác lập danh mục hồ sơ 81 1.3 Lập hồ sơ 81 Công tác lưu trữ 87 2.1 Công tác lưu trữ: 87 2.2 Tài liệu lưu trữ 87 2.3 Đặc điểm tài liệu lưu trữ 87 2.4 Ý nghĩa tài liệu lưu trữ 87 2.5 Các loại tài liệu lưu trữ 88 2.6 Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan 89 2.7 Trách nhiệm lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 89 Câu hỏi ôn tập 90 TÀI LIỆU THAM KHẢO 91 PHỤ LỤC 92 KHOA KẾ TỐN TÀI CHÍNH GIÁO TRÌNH MƠN HỌC Tên mơn học: Nghiệp vụ văn phịng Mã mơn học: MH3104040 Vị trí, tính chất, ý nghĩa vai trị mơn học: - Vị trí: Mơn học Nghiệp vụ văn phịng mơn học nằm nhóm kiến thức mơn học sở nhóm mơn học chun mơn bố trí giảng dạy sau học xong mơn học chung - Tính chất: Mơn học Nghiệp vụ văn phịng mơn học bắt buộc cung cấp kiến thức văn phòng, làm sở cho sinh viên nhận thức môn học môn chuyên môn nghề Mục tiêu môn học: - Về kiến thức: + Trình bày chức nhiệm vụ văn phòng quan, tổ chức + Trình bày số nghiệp vụ văn phịng hoạch định, lập chương trình, kế hoạch cơng tác tiếp khách + Trình bày khái niệm, chức năng, vai trò văn hoạt động quan, tổ chức + Trình bày kỹ thuật soạn thảo yêu cầu việc soạn thảo văn + Trình bày công tác lập hồ sơ công tác lưu trữ - Về kỹ năng: + Vận dụng kiến thức học để tổ chức họp, lập chương trình cơng tác kế hoạch cơng tác + Vận dụng kiến thức học để soạn thảo quản lý văn thường sử dụng văn phòng + Vận dụng kiến thức học để thực công việc văn phòng + Vận dụng kiến thức học để lập hồ sơ lưu trữ văn - Về lực tự chủ trách nhiệm: + Nhận thức tầm quan trọng nghiệp vụ văn phòng hoạt động doanh nghiệp + Tự tin thực soạn thảo văn văn phịng KHOA KẾ TỐN TÀI CHÍNH Giáo trình nghiệp vụ văn phòng Chương 1: Tổng quan văn phòng CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG Giới thiệu Văn phòng nơi làm việc, lưu trữ hồ sơ, thư từ, biểu mẫu, báo cáo, công văn thực văn thư, nhân viên văn phòng quản lý Trong mơi trường văn phịng, việc bố trí bàn làm việc, tủ hồ sơ, phân công nhân sự, trang thiết bị việc ghi chép, báo cáo, văn bản, hóa đơn, ghi biên lưu trữ nhà quản lý phân công thực Tất vấn đề gọi chung cơng việc tổng quan văn phịng Hiện nay, hình thức văn phịng hình thành chắn làm thay đổi diện mạo cơng tác văn phịng nhiều Đó là, hệ thống kết cấu chặt chẽ chủ yếu dựa vào máy móc điện tử mạng truyền thông điều khiển người có tác động lớn đến tồn tổ chức mà phụ thuộc Đây mơ hình văn phịng đại Điểm bật văn phịng đại khơng việc lưu trữ biểu mẫu mà thông tin biểu mẫu cách thức thực biểu mẫu Như vậy, văn phịng đại tồn hệ thống bao gồm vận hành đồng máy móc, thiết bị đại nhân viên văn phịng Mơi trường văn phịng đại mang đến diện mạo cho hành mà người ta thường gọi hành điện tử, thay đổi mang đến chun mơn hóa cho hầu hết nhân viên văn phòng, thuận tiện cho người sử dụng Đồng thời địi hỏi nhà quản lý hành phải trau dồi, cập thật kiến thức Người quản lý phải thực chức năng, nhiệm vụ người quản lý làm việc với nhân tố kinh tế, nhân lực, vật tư đặc biệt quan trọng với nhân viên chịu quản lý trực tiếp Mục tiêu Trình bày chức nhiệm vụ văn phòng quan, tổ chức Nội dung Chức văn phòng quan, tổ chức Các quan, tổ chức nhà nước, doanh nghiệp nhà nước, tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội, tổ chức xã hội tổ chức xã hội - nghề nghiệp Việt Nam có cơng tác văn phịng lập đơn vị làm cơng tác văn phịng (trong giáo trình gọi chung quan) Do đặc điểm chức năng, nhiệm vụ, khối lượng công việc, phạm vi hoạt động quan có khác nên đơn vị làm cơng tác văn phịng có tên gọi khác Từ dẫn đến có nhiều cách hiểu khái niệm văn phịng Văn phòng đơn vị quan, thực nhiệm vụ thu thập, tổ chức, phân phối truyền đạt thông tin; bảo quản, lưu trữ loại hồ sơ tài liệu; trợ giúp tham mưu cho lãnh đạo thực hoạt động quản lý điều hành quan, đơn vị KHOA KẾ TỐN TÀI CHÍNH Giáo trình nghiệp vụ văn phịng Chương 1: Tổng quan văn phịng Văn phịng trụ sở trú đóng, địa điểm thực công tác giao dịch quan đơn vị Ví dụ như: Văn phòng Sở…, Văn phòng Ủy ban nhân dân… Văn phòng phịng làm việc cụ thể lãnh đạo có vị trí cao như: Văn phịng Giám đốc, Văn phịng Hiệu trưởng, Văn phịng Trưởng phịng… Văn phịng thường có tên gọi Phịng Hành số phòng chức trực thuộc quan Tuy quy mơ có khác nhìn chung văn phịng có chức sau đây: - Chức giúp việc điều hành: Văn phòng tham mưu cho lãnh đạo quan tổng hợp, điều phối hoạt động quan theo chương trình kế hoạch cơng tác, tổ chức thực cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ, công tác quản trị quản lý cán bộ, nhân viên quan Giúp việc điều hành hoạt động trợ giúp nhằm đề xuất ý kiến, định đắn kịp thời nhằm mang lại hiệu tối ưu quản lý thực thi công việc - Chức tham mưu, tổng hợp: Tổng hợp tham mưu hai công việc có chung mục đích thống trợ giúp thủ trưởng quan có sở khoa học để lựa chọn định quản lý tối ưu phục vụ cho mục tiêu hoạt động quan - Chức hậu cần, quản trị: Văn phòng trung tâm cung cấp dịch vụ hỗ trợ cho phòng, ban chức quan thực hoạt động thường xuyên hoạt động chuyên biệt, đột xuất Ngoài ra, hoạt động quan nói chung phịng ban nói riêng khơng thể thiếu điều kiện vật chất nhà cửa, phương tiện, thiết bị, cơng cụ, tài chính…Các u cầu phải phân phối, bổ sung cung cấp kịp thời để đảm bảo hoạt động hiệu Nội dung công việc thuộc chức hậu cần văn phịng Bên cạnh đó, văn phịng cịn phận phục vụ trực tiếp hoạt động hàng ngày tổ chức phiên làm việc lãnh đạo, hội nghị, chuyến công tác theo kế hoạch Như văn phòng trung tâm cung cấp dịch vụ hỗ trợ phòng ban chức khác quan hoàn thành nhiệm vụ quan Nhiệm vụ văn phòng quan, tổ chức Đối với quan đặc điểm riêng văn phịng quan giao nhiệm vụ cụ thể khác Nhưng hầu hết, văn phịng có nhiệm vụ chủ yếu đây: - Xây dựng chương trình, kế hoạch báo cáo thực chương trình, kế hoạch cơng tác dài hạn, ngắn hạn, định kỳ công tác cụ thể quan, tổ chức riêng văn phịng hành - Tổ chức họp giao ban xếp lịch công tác tuần quan - Thu nhập thông tin, xử lý cung cấp thông tin kịp thời đáp ứng nhu cầu quản lý, đạo, điều hành thủ trưởng quan KHOA KẾ TỐN TÀI CHÍNH Giáo trình nghiệp vụ văn phòng Chương 3: Soạn thảo quản lý văn -Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu văn giấy người đứng đầu quan, tổ chức quy định -Dấu giáp lai đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy; dấu đóng tối đa 05 tờ văn Sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật: Thiết bị lưu khóa bí mật quan, tổ chức sử dụng để ký số văn điện tử quan, tổ chức ban hành từ văn giấy sang văn điện tử Câu hỏi ôn tập Câu 1: Trình bày khái niệm, chức năng, vai trò văn hoạt động quan Câu 2: Trình bày cách phân loại văn Câu 3: Trình bày quy trình soạn thảo văn Câu 4: Viết biên họp lớp KHOA KẾ TOÁN TÀI CHÍNH 79 Giáo trình nghiệp vụ văn phịng Chương 4: Công tác lập hồ sơ công tác lưu trữ CHƯƠNG 4: CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ Giới thiệu chương Quản lý hồ sơ tài liệu bao gồm việc xếp, thiết kế, xem xét lại hồ sơ, tài liệu tổ chức, liên quan đến việc phối hợp nhiệm vụ xử lý, bảo quản, khai thác, chỉnh lý, lưu trữ tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu Hồ sơ, tài liệu loại tài sản có giá trị loại tài sản khác quan, có tác động trực tiếp phục vụ cho hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh quan Việc nhận thức đắn vấn đề tạo sở quản lý bảo vệ hồ sơ tài liệu cách khoa học hiệu Mục tiêu chương: - Trình bày công tác lập hồ sơ công tác lưu trữ - Vận dụng kiến thức học để lập hồ sơ lưu trữ văn Nội dung chương: Công tác lập hồ sơ Đây khâu quan trọng, khâu cuối công tác văn thư đồng thời khâu then chốt công tác lưu trữ 1.1 Khái niệm hồ sơ Hồ sơ tập hợp văn bản, tài liệu liên quan với phản ánh vấn đề, việc đối tượng cụ thể hình thành q trình giải cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức hay cá nhân Các loại hồ sơ: - Hồ sơ công việc hay cịn gọi hồ sơ cơng vụ tập hợp văn bản, tài liệu hình thành q trình giải cơng việc cụ thể Sau công việc kết thúc theo quy định pháp luật đến thời hạn định hồ sơ phải nộp lưu - Hồ sơ nguyên tắc tập hợp văn quản lý nhà nước (chủ yếu văn quy phạm pháp luật mặt công tác nghiệp vụ định, dùng làm tra cứu, giải công việc hàng ngày - Hồ sơ nhân tập văn phản ánh thân thế, q trình trưởng thành cơng tác cán bộ, công chức quan Hồ sơ nhân bảo quản túi theo mẫu Bộ Nội vụ quy định Loại hồ sơ thuộc dạng tài liệu mật - Hồ sơ trình duyệt văn dự thảo văn có liên quan dùng để trình lãnh đạo nghiên cứu, xem xét duyệt phê chuẩn Sự cần thiết công tác lập hồ sơ: - Giúp cho cán bộ, nhân viên xếp văn có khoa học, thuận tiện cho việc nghiên cứu, đề xuất, giải cơng việc, dễ dàng tìm kiếm, quản lý chặt chẽ, giữ gìn bí mật cơng văn, giấy tờ - Nâng cao hiệu suất công tác, chuẩn bị tốt cho việc lưu trữ hồ sơ tài liệu - Tạo điều kiện cho lãnh đạo quan quản lý tồn cơng việc quan Yêu cầu công tác lập hồ sơ: KHOA KẾ TỐN TÀI CHÍNH 80 Giáo trình nghiệp vụ văn phịng Chương 4: Cơng tác lập hồ sơ công tác lưu trữ - Hồ sơ phải phản ảnh chức nhiệm vụ chủ yếu quan đơn vị, phản ánh hoạt động yếu hoạt động quan, đơn vị qua thời kỳ - Các văn tài liệu đưa vào hồ sơ phải có giá trị tương đối đồng - Các văn loại hồ sơ phải có mối liên hệ với vấn đề, việc, người - Hồ sơ phải biên mục đầy đủ, xác - Hồ sơ phải thuận lợi cho việc sử dụng bảo quản 1.2 Công tác lập danh mục hồ sơ Danh mục hồ sơ người đứng đầu quan, tổ chức phê duyệt, ban hành vào đầu năm gửi đơn vị, cá nhân liên quan làm để lập hồ sơ Danh mục hồ sơ gồm thành phần: Các đề mục, số ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, người lập hồ sơ -Đề mục Danh mục hồ sơ xây dựng theo cấu tổ chức (tên đơn vị quan, tổ chức) theo lĩnh vực hoạt động (tên lĩnh vực hoạt động chủ yếu quan, tổ chức) Trong đề mục lớn chia thành đề mục nhỏ tương ứng với tên đơn vị (theo cấu tổ chức) chia thành mặt hoạt động (theo lĩnh vực hoạt động) Trong đề mục nhỏ, trật tự hồ sơ xếp theo nguyên tắc từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể -Các đề mục lớn đánh số liên tục chữ số La Mã Các đề mục nhỏ (nếu có) đề mục lớn đánh số riêng chữ số Ả Rập Chữ viết tắt đề mục lớn Danh mục hồ sơ quan, tổ chức quy định cần ngắn gọn, dễ hiểu -Số, ký hiệu hồ sơ bao gồm: số thứ tự (được đánh chữ số Ả Rập) ký hiệu (bằng chữ viết tắt) đề mục lớn -Việc đánh số hồ sơ áp dụng hai cách sau: số hồ sơ đánh liên tục toàn Danh mục, số 01 số hồ sơ đánh liên tục phạm vi đề mục lớn, số 01 -Tiêu đề hồ sơ: cần viết ngắn gọn, rõ ràng phải khái quát nội dung văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc -Thời hạn bảo quản hồ sơ xác định theo quy định hành: Vĩnh viễn thời hạn số năm cụ thể 1.3 Lập hồ sơ Yêu cầu -Phản ánh chức năng, nhiệm vụ đơn vị, quan, tổ chức -Các văn bản, tài liệu hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc trình tự giải cơng việc KHOA KẾ TỐN TÀI CHÍNH 81 Giáo trình nghiệp vụ văn phịng Chương 4: Cơng tác lập hồ sơ cơng tác lưu trữ Mở hồ sơ -Cá nhân giao nhiệm vụ giải cơng việc có trách nhiệm mở hồ sơ theo Danh mục hồ sơ theo kế hoạch công tác -Cập nhật thông tin ban đầu hồ sơ theo Danh mục hồ sơ ban hành -Trường họp hồ sơ khơng có Danh mục hồ sơ, cá nhân giao nhiệm vụ giải công việc tự xác định thông tin: Tiêu đề hồ sơ, số ký hiệu hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, người lập hồ sơ thời gian bắt đầu Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ Cá nhân giao nhiệm vụ có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc vào hồ sơ mở, bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) bảo đảm toàn vẹn, đầy đủ hồ sơ, tránh bị thất lạc Kết thúc hồ sơ - Hồ sơ kết thúc công việc giải xong - Người lập hồ sơ có trách nhiệm: Rà sốt lại tồn văn bản, tài liệu có hồ sơ; loại khỏi hồ sơ trùng, nháp; xác định lại thời hạn bảo quản hồ sơ; chỉnh sửa tiêu đề, số ký hiệu hồ sơ cho phù hợp; hoàn thiện, kết thúc hồ sơ - Đối với hồ sơ giấy: Người lập hồ sơ thực đánh số tờ hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên viết Mục lục văn hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; viết chứng từ kết thúc tất hồ sơ - Đối với hồ sơ điện tử: Người lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống thơng tin cịn thiếu Việc biên mục văn hồ sơ thực chức Hệ thống KHOA KẾ TỐN TÀI CHÍNH 82 Giáo trình nghiệp vụ văn phịng Chương 4: Công tác lập hồ sơ công tác lưu trữ Mẫu danh mục hồ sơ theo Nghị Định 30 TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Độc lập - Tự - Hạnh phúc _ DANH MỤC HỒ SƠ Năm (Kèm theo Quyết định số … ngày … tháng … năm _ ) Số ký hiệu Thời hạn bảo Người lập hồ Tên đề mục tiêu đề hồ sơ Ghi hồ sơ quản sơ (1) (2) (3) (4) 20 năm Họ tên (5) I TÊN ĐỀ MỤC LỚN Tên đề mục nhỏ 01.TCCB Tiêu đề hồ sơ Danh mục hồ sơ có hồ sơ, bao gồm: hồ sơ bảo quản vĩnh viễn; ……………… hồ sơ bảo quản có thời hạn KHOA KẾ TỐN TÀI CHÍNH 83 Giáo trình nghiệp vụ văn phịng Chương 4: Cơng tác lập hồ sơ công tác lưu trữ Quy trình lập hồ sơ cơng việc Bước 1: Mở hồ sơ Bước 2: Phân loại văn bản, giấy tờ đưa vào hồ sơ Căn vào đặc trưng văn bản, tài liệu chia thành hồ sơ Hồ sơ phân loại theo đăc trưng sau: + Đặc trưng tên gọi: văn có tên gọi xếp vào hồ sơ + Đặc trưng vấn đề: văn có nội dung xếp vào hồ sơ + Đặc trưng tác giả: văn có tác giả xếp vào hồ sơ + Đăc trưng thời gian: văn khoảng thời gian định xếp vào hồ sơ + Đăc trưng giao dịch : tài liệu giao dịch với quan khác xếp vào hồ sơ Trên thực tế, thường vận dụng lúc nhiều đặc trưng để lập hồ sơ, đặc trưng tên gọi, vấn đề coi chủ yếu Bước 3: Sắp xếp văn bản, giấy tờ hồ sơ Hồ sơ xếp theo: + Theo tên loại văn + Thứ tự thời gian: ngày tháng sớm lên trước, ngày tháng muộn xếp sau (thường dùng cho hồ sơ lập theo vấn đề, tên gọi, văn ) + Theo trình tự giải vấn đề thực tiễn: văn đề xuất,văn giải quyết, văn kết thúc vấn đề + Theo tác giả kết hợp với thời gian + Theo vấn đề kết hợp với thời gian + Theo vần chữ tên người địa phương + Theo thứ tự số văn v.v ………………… Bước 4: Kết thúc biên mục hồ sơ Hồ sơ kết thúc công việc liên quan đến hồ sơ kết thúc (hội nghị xong), kết thúc năm hành Khi kết thúc hồ sơ cần phải: + Đánh giá tính đầy đủ , hồn chỉnh văn bản, giấy tờ + Biên mục hồ sơ: đánh số tờ, viết mục lục văn tờ kết thúc Bước 5: Đóng Sau biên mục xong, cần đóng để cố định thứ tự xếp tài liệu hồ sơ, giữ cho chúng không bị mát, bảo quản thuận tiện cho việc nộp lưu, khai thác hồ sơ Bước 6: Nộp lưu hồ sơ Lưu hồ sơ nhiệm vụ công tác văn thư thực theo quy định pháp luật nhà nước Hàng năm, đơn vị thu thập những hồ sơ KHOA KẾ TOÁN TÀI CHÍNH 84 Giáo trình nghiệp vụ văn phịng Chương 4: Công tác lập hồ sơ công tác lưu trữ cần nộp lưu vào phòng lưu trữ quan kèm theo mục lục hồ sơ nộp lưu Những hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời để lại đơn vị, hết hạn đánh giá lại Nếu khơng cần lưu thêm tiêu hủy theo thủ tục Các tài liệu tham khảo, tài liệu theo nguyên tắc hồ sơ liên quan đến công việc năm tới khơng phải nộp lưu cho lưu trữ quan Đơn vị cần giữ lại hồ sơ thuộc diện nộp lưu để nghiên cứu làm thủ tục mượn lại phòng lưu trữ quan * Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hành quy định sau: - Tài liệu hành : sau năm cơng việc kết thúc - Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ: sau năm kể từ năm công trình nghiệm thu thức - Tài liệu xây dựng bản: sau tháng kể từ công trình tốn - Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, mi-crơ-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình tài liệu khác sau ba tháng kể từ công việc kết thúc Sau mẫu mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu theo Nghị định 30 KHOA KẾ TỐN TÀI CHÍNH 85 Giáo trình nghiệp vụ văn phịng TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN TÊN ĐƠN VỊ _ Chương 4: Công tác lập hồ sơ công tác lưu trữ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU ………… ………………… Năm Số, ký hiệu Thời gian tài Thời hạn Số TT Tiêu đề hồ sơ hồ sơ liệu bảo quản (1) (2) (3) (4) Số tờ3/ Số trang4 Ghi (6) (7) (5) Mục lục gồm: hồ sơ (đơn vị bảo quản) Viết chữ: hồ sơ (đơn vị bảo quản) ngày .tháng năm Người lập (Ký ghi rõ họ tên, chức vụ) KHOA KẾ TỐN TÀI CHÍNH 86 Giáo trình nghiệp vụ văn phịng Chương 4: Cơng tác lập hồ sơ công tác lưu trữ Công tác lưu trữ 2.1 Công tác lưu trữ: Lưu trữ việc lựa chọn, giữ lại tổ chức khoa học văn bản, giấy tờ có giá trị hình thành trình hoạt động quan, cá nhân để làm chứng tra cứu cần thiết Công tác lưu trữ ngành hoạt động nhà nước, bao gồm mặt trị, khoa học, pháp chế thực tiễn tổ chức khoa học, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 2.2 Tài liệu lưu trữ Là vật mang tin dạng giấy, vải vỏ da thú dạng hình ảnh, âm thanh…được hình thành trình hoạt động quan, cá nhân tiêu biểu, có ý nghĩa trị, kinh tế, văn hố, khoa học lịch sử ý nghĩa khác bảo quản kho lưu trữ nhằm phục vụ cho mục đích định Tài liệu lưu trữ gốc, tài liệu có giá trị lựa chọn từ toàn khối tài liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức cá nhân, bảo quản kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho mục đích trị, kinh tế, văn hố, khoa học, lịch sử toàn xã hội 2.3 Đặc điểm tài liệu lưu trữ - Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin khứ, phản ánh kiện lịch sử, tượng tự nhiên xã hội, phản ánh trình lao động sáng tạo nhân dân qua thời kỳ lịch sử - Tài liệu lưu trữ có tính xác cao: Tài liệu lưu trữ gốc, (trong trường hợp khơng có gốc, thay có giá trị chính), vậy, tài liệu lưu trữ có đầy đủ yếu tố thể thức văn đảm bảo độ tin cậy xác - Tài liệu lưu trữ nhà nước thống quản lý: Tài liệu lưu trữ đăng ký, nhà nước bảo quản tổ chức nghiên cứu sử dụng theo quy định thống nhà nước 2.4 Ý nghĩa tài liệu lưu trữ Ý nghĩa trị - Các giai cấp xã hội sử dụng tài liệu lưu trữ để bảo vệ quyền lợi giai cấp - Các quốc gia sử dụng tài liệu lưu trữ để bảo vệ quyền lợi quốc gia, dân tộc - Đảng nhà nước sử dụng tài liệu lưu trữ để nghiên cứu xây dựng đường lối, chủ trương, sách, kế hoạch phát triển đất nước; để đấu tranh bảo vệ chủ quyền lãnh thổ, lãnh hải đất nước; đấu tranh chống lại luận điệu tuyên truyền, xuyên tạc lực đối lập thù địch; bảo vệ an ninh trị, trật tự an tồn xã hội để củng cố tình đồn kết hữu nghị nước ta với nước giới KHOA KẾ TỐN TÀI CHÍNH 87 Giáo trình nghiệp vụ văn phịng Chương 4: Cơng tác lập hồ sơ cơng tác lưu trữ - Tài liệu lưu trữ sử dụng để tuyên truyền, giáo dục quần chúng nhân dân lịng u nước, chủ trương, sách Đảng Nhà nước thời kỳ lịch sử Ý nghĩa kinh tế - Tài liệu lưu trữ sử dụng để điều tra tài nguyên thiên nhiên, nghiên cứu để xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế, đúc rút kinh nghiệm quản lý kinh tế - Sử dụng tài liệu lưu trữ để đẩy nhanh tiến độ thiết kế thi công công trình xây dựng như: nhà ga, đường sắt, cơng trình thủy lợi, đồng thời để quản lý sửa chữa cơng trình Ý nghĩa khoa học - Tài liệu lưu trữ sử dụng để nghiên cứu tổng kết quy luật vận động phát triển tự nhiên xã hội - Tài liệu lưu trữ nguồn tư liệu xác, tin cậy để nghiên cứu khoa học - Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa đặc biệt nghiên cứu lịch sử - Sử dụng tài liệu lưu trữ để quản lý khoa học, tránh nghiên cứu đường vòng hay nghiên cứu lại Tài liệu lưu trữ di sản văn hóa đặc biệt dân tộc - Di sản văn hố xã hội lồi người, quốc gia, dân tộc bao gồm loại như: di khảo cổ, vật bảo tàng, cơng trình kiến trúc điêu khắc hội họa tài liệu lưu trữ - Tài liệu lưu trữ cịn di sản văn hố đặc biệt tài liệu lưu trữ phản ánh cách đầy đủ, khách quan mặt đời sống xã hội loài người, quốc gia, dân tộc qua thời kỳ lịch sử - Tài liệu lưu trữ tiêu chí đánh giá trình độ văn minh quốc gia (sự xuất chữ viết) - Thông qua tài liệu lưu trữ kế thừa tiếp thu truyền thống quý báu dân tộc để tuyên truyền, giáo dục sắc văn hóa dân tộc cho hệ trẻ chống lại yếu tố văn hóa ngoại lai khơng phù hợp với truyền thống văn hóa Việt Nam Tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu đáng cơng dân 2.5 Các loại tài liệu lưu trữ - Nhóm tài liệu quản lý Nhà nước (Tài liệu hành chính): Gồm loại văn có nội dung phản ánh hoạt động quản lý nhà nước lĩnh vực trị, kinh tế, văn hố, qn sự… Bao gồm nhiều thể loại tùy thuộc vào giai đoạn lịch sử quốc gia định Ví dụ: Thời phong kiến: Sắc, dụ, chiếu, tấu, sớ…; Hiện nay: Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị định, Thông tư, Chỉ thị, Quyết định loại văn khác - Nhóm tài liệu khoa học kỹ thuật: Là nhóm tài liệu có nội dung phản ánh hoạt động nghiên cứu khoa học, phát minh, sáng chế; thiết kế xây dựng cơng KHOA KẾ TỐN TÀI CHÍNH 88 Giáo trình nghiệp vụ văn phịng Chương 4: Công tác lập hồ sơ công tác lưu trữ trình bản, thiết kế xây dựng sản phẩm công nghiệp; tài liệu điều tra, khảo sát tài nguyên thiên nhiên như: địa chất, khí tượng, thủy văn, đồ…Bao gồm có nhiều loại như: vẽ, thuyết minh kỹ thuật, sơ đồ, biểu đồ… - Nhóm tài liệu nghe nhìn: Là nhóm tài liệu có nội dung ghi chép phản ánh lại kiện, tượng xảy tự nhiên xã hội hình ảnh âm kết hợp hình ảnh âm như: phim, phim điện ảnh, băng ghi âm, ghi từ…Bao gồm âm bản, dương cuộn phim, ảnh, băng ghi âm, đĩa ghi âm, băng ghi hình, đĩa ghi hình, thẻ nhớ… - Nhóm tài liệu văn học nghệ thuật: Phản ánh hoạt động sáng tác văn học nghệ thuật nhà văn, nhà thơ, nghệ sĩ…Bao gồm loại thảo, gốc tác phẩm văn học nghệ thuật… - Tài liệu cá nhân, gia đình, dịng họ tiếng 2.6 Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ quan phải đủ thành phần, thời hạn thực theo trình tự, thủ tục quy định Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan - Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng bản: Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày cơng trình tốn - Đối với hồ sơ, tài liệu khác: Trong thời hạn năm tính kể từ ngày cơng việc kết thúc Thủ tục nộp lưu - Đối với hồ sơ giấy Khi nộp lưu tài liệu phải lập 02 “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” 02 “Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu” theo mẫu Đơn vị, cá nhân nộp lưu tài liệu Lưu trữ quan giữ loại 01 - Đối với hồ sơ điện tử Cá nhân giao nhiệm vụ giải công việc lập hồ sơ thực nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ quan Hệ thống Lưu trữ quan có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục; liên kết xác liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận đưa hồ sơ chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử Hệ thống 2.7 Trách nhiệm lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Người đứng đầu quan, tổ chức phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn có trách nhiệm quản lý văn bản, tài liệu quan, tổ chức; đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Trách nhiệm người đứng đầu phận hành KHOA KẾ TỐN TÀI CHÍNH 89 Giáo trình nghiệp vụ văn phịng Chương 4: Cơng tác lập hồ sơ công tác lưu trữ - Tham mưu cho người đứng đầu quan, tổ chức việc đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan quan, tổ chức cấp - Tổ chức thực việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, tổ chức Trách nhiệm đơn vị cá nhân quan, tổ chức - Người đứng đầu đơn vị quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước người đứng đầu quan, tổ chức việc lập hồ sơ, bảo quản nộp lưu hồ sơ, tài liệu đơn vị vào Lưu trữ quan - Trong q trình theo dõi, giải cơng việc, cá nhân phải lập hồ sơ công việc chịu trách nhiệm số lượng, thành phần, nội dung tài liệu hồ sơ; bảo đảm yêu cầu, chất lượng hồ sơ theo quy định trước nộp lưu vào Lưu trữ quan - Đơn vị cá nhân quan, tổ chức có trách nhiệm nộp lưu hồ sơ, tài liệu xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên vào Lưu trữ quan - Trường hợp đơn vị cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu để phục vụ cơng việc phải người đứng đầu quan, tổ chức đồng ý văn phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi Lưu trữ quan Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu đơn vị, cá nhân không 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu - Cán bộ, công chức, viên chức người lao động quan, tổ chức trước nghỉ hưu, việc, chuyển công tác, học tập dài ngày phải bàn giao tồn hồ sơ, tài liệu hình thành q trình cơng tác cho đơn vị, lưu trữ quan theo quy chế quan, tổ chức Tóm lại, công tác lưu trữ đơn vị phải thực theo luật lưu trữ Quốc hội ban hành Câu hỏi ơn tập Câu 1: Trình bày cơng tác lập hồ sơ Câu 2: Trình bày cơng tác lưu trữ KHOA KẾ TỐN TÀI CHÍNH 90 Giáo trình nghiệp vụ văn phịng TÀI LIỆU THAM KHẢO Chính phủ, “Nghị Định công tác văn thư”, số 30/2020/NĐ-CP, ngày 05 tháng 03 năm 2020 Vương Thị Kim Thanh, “Kỹ thuật soạn thảo trình bày văn bản”, nhà xuất Lao động-Xã hội, năm 2012 KHOA KẾ TOÁN TÀI CHÍNH 91 Giáo trình nghiệp vụ văn phịng PHỤ LỤC BẢNG CHỮ VIẾT TẮT Nội dung viết tắt STT Chữ viết tắt Bản ghi nhớ BGN Bản lục SL Bản y SY Bản thỏa thuận BTT Bản trích TrS Báo cáo BC Biên BB Chỉ thị CT Chương trình CTr 10 Cơng điện CĐ 11 Đề án ĐA 12 Dự án DA 13 Giấy giới thiệu GGT 14 Giấy mời GM 15 Giấy nghỉ phép GNP 16 Giấy ủy quyền GUQ 17 Hợp đồng HĐ 18 Hướng dẫn HD 19 Kế hoạch KH 20 Nghị NQ 21 Phiếu báo PB 22 Phiếu chuyển PC 23 Phiếu gửi PG 24 Phương án PA 25 Quy chế QC 26 Quy định QyĐ 27 Quyết định QĐ KHOA KẾ TỐN TÀI CHÍNH 92 Giáo trình nghiệp vụ văn phịng Chương 4: Cơng tác lập hồ sơ cơng tác lưu trữ 28 Quy phạn pháp luật QPPL 29 Thông báo TB 30 Thông cáo TC 31 Thừa lệnh TL 32 Thừa uỷ quyền TUQ 33 Tờ trình TTr 34 Uỷ ban nhân dân UBND 35 Văn chuyên ngành VBCN 36 Văn hành VBHC 37 Văn quản lý nhà nước VBQLNN KHOA KẾ TOÁN TÀI CHÍNH 93 ... 46 Giáo trình nghiệp vụ văn phòng Chương 3: Soạn thảo quản lý văn KHOA KẾ TỐN TÀI CHÍNH 47 Giáo trình nghiệp vụ văn phòng Chương 3: Soạn thảo quản lý văn 3.3.6 Thể thức kỹ thuật trình bày văn. .. hành chính? Câu 5: Nêu mối quan hệ công tác Văn phịng KHOA KẾ TỐN TÀI CHÍNH 11 Giáo trình nghiệp vụ văn phòng Chương 2: Một số nghiệp vụ văn phòng CHƯƠNG 2: MỘT SỐ NGHIỆP VỤ CƠ BẢN CỦA VĂN PHỊNG... thông báo văn kết họp, gửi KHOA KẾ TỐN TÀI CHÍNH 16 Giáo trình nghiệp vụ văn phòng Chương 2: Một số nghiệp vụ văn phòng cho quan, đơn vị cá nhân liên quan biết, thực Văn thông báo kết họp bao