THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH NHÂN sự TIỀN LƯƠNG tại CÔNG TY cổ PHẦN TOYOTA THĂNG LONG

THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH NHÂN SỰ TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TOYOTA THĂNG LONG 3 1 Tổng quan về Công Ty Cổ Phần Toyota Thăng Long 3 1 1 Quá trình hình thành và phát triển công ty Công.

THỰC TRẠNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH NHÂN SỰ - TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TOYOTA THĂNG LONG 3.1 Tổng quan Công Ty Cổ Phần Toyota Thăng Long 3.1.1 Quá trình hình thành phát triển công ty Công Ty Cổ Phần Toyota Thăng Long thành lập ngày 23/12/2004 Mã số thuế: 0101434765 Địa chỉ: Số 316 Cầu Giấy, phường Dịch Vọng, quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội Ngành nghề kinh doanh: xe Toyota sản xuất Việt Nam, xe Toyota nhập nguyên từ nước ngoài, loại phụ tùng xe hãng dịch vụ sửa chữa, bảo dưỡng, bảo hành xe đạt tiêu chuẩn Toyota Việt Nam Đại diện Công ty theo pháp luật: Ông Bùi Việt Dũng Công ty cổ phần Toyota Thăng Long đại lý bán hàng hãng Cơng ty Toyota Việt Nam, thành lập vào hoạt động từ năm 2004 Hoạt động Toyota Thăng Long kết hợp chức năng: Bán hàng, bảo dưỡng, sửa chữa cung cấp phụ tùng hãng thành hệ thống thống Toyota Thăng Long trạm dịch vụ có quy mơ lớn Toyota Việt nam, áp dụng tiêu chuẩn kỹ thuật máy móc đại tồn cầu Trạm dịch vụ hai tầng với diện tích mặt 5.500m2 – xưởng thiết kế đáp ứng công suất 1.800xe/ tháng gồm 25 cầu nâng, 40 khoang sửa chữa, 10 buồng sơn hấp đại Với tảng vững lĩnh vực kinh doanh dịch vụ sửa chữa ôtô, công ty thiết lập mối quan hệ rộng rãi với đối tác kinh doanh ôtô nhiều khách hàng lớn toàn quốc Từ thành lập nay, công ty đạt doanh thu bán hàng 10.000 xe Toyota 100.000 khách hàng dịch vụ Với thành tích phục vụ khách hàng xuất sắc, Công ty CP Toyota Thăng long Nhà sản xuất – Công ty ô tô Toyota Việt Nam ghi nhận trao tặng danh hiệu “Đại lý hoàn thành xuất sắc tiêu kinh doanh” nhiều năm liên tiếp đến Công ty CP Toyota Thăng long nhóm Đại lý xuất sắc Cơng ty ô tô Toyota Việt Nam 3.1.2 Đặc điểm ngành nghề kinh doanh Công ty Cổ phần Toyota Thăng Long: Cơng ty Toyota Thăng Long kinh doanh ba nhóm hàng, dịch vụ chủ yếu là: xe Toyota sản xuất Việt Nam, loại phụ tùng xe hãng dịch vụ sửa chữa, bảo hành, bảo dưỡng xe đạt tiêu chuẩn Toyota Việt Nam Các loại xe sản xuất dây chuyền thiết bị cơng nghệ đại có chất lượng cao, thân thiện với môi trường nhà máy Toyota Motor Việt Nam 3.1.3 Cơ cấu máy quản lý Công ty: Công ty Cổ phần Toyota Thăng Long cơng ty có quy mơ nhỏ việc tổ chức máy hoạt động công ty tương đối đơn giản Mỗi phận phòng ban có nhiệm vụ chức riêng Nhưng để cơng việc trơi chảy, có thống chấp nhận cấp phận lại có mối quan hệ mật thiết với Cơ cấu tổ chức máy công ty được biểu diễn qua sơ đồ sau Chức năng, nhiệm vụ phận - Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ): gồm tất cổ đơng có quyền biểu quyết, quan có thẩm quyền cao Công ty Đại hội đồng cổ đông định vấn đề Luật pháp điều lệ Công ty quy định Đặc biệt cổ đơng thơng qua báo cáo tài hàng năm Công ty ngân sách - tài cho năm Hội đồng quản trị (HĐQT): quan quản lý Cơng ty, có tồn quyền nhân danh Công ty để định vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi cơng ty, trừ vấn đề thuộc thẩm quyền ĐHĐCĐ Hội đồng quản trị có trách nhiệm giám sát Tổng giám đốc vị trí quản lý khác Quyền nghĩa vụ HĐQT Luật pháp điều lệ Công ty, quy chế nội - Công ty Nghị ĐHĐCĐ quy định Ban tổng giám đốc: điều hành định tất vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày Công ty chịu trách nhiệm trước HĐQT việc thực - quyền nhiệm vụ giao Phòng Kế tốn – Tài chính: có chức việc lập kế hoạch sử dụng quản lý nguồn tài Cơng ty, phân tích hoạt động kinh tế, tổ chức cơng tác hạch tốn kê tốn theo niên độ kế toán thống kê chế độ quản lý tài Nhà nước Cung cấp thơng tin xác kịp thời để Tổng Giám Đốc, Giám Đốc Kinh Doanh, Giám Đốc Dịch Vụ có định hoạt động kinh doanh sản xuất Cơng ty, cung cấp thơng tin tình hình - tài chính, doanh thu, lợi nhuận… Phịng Hành – Nhân sự: có nhiệm vụ nắm vững tình hình nhân lực trình độ, lực cán bộ, tuyển chọn lao động, làm thủ tục liên quan đến chế độ công nhân viên Công ty để tham mưu cho Tổng Giám đốc công tác xếp, bố trí nguồn nhân lực nhằm nâng cao hiệu hoạt - động kinh doanh Cơng ty Phịng Dịch vụ: thực chức bảo dưỡng, bảo trì sửa chữa ôtô Công ty bán ơtơ mà khách hàng có nhu cầu sửa chữa, tư vấn cho khách hàng thông số kỹ thuật xe, cách sử dụng để khách hàng yên tâm sử dụng xe - Phòng kinh doanh: có nhiệm vụ tổ chức thực hoạt động kinh doanh, tham mưu giúp Ban Giám đốc việc ký kết Hợp đồng kinh tế mua bán theo thủ tục quy định Công ty Tổ chức công tác tiếp thị mở - rộng thị trường hoạt động Phịng khách hàng: cầu nối gắn kết Công ty với khách hàng Tại khách hàng nhận tư vấn tồn diện nhân viên đào tạo chuyên nghiệp ôtô, dịch vụ sau bán hàng, thường xuyên nhắc nhở khách hàng bảo trì, bảo dưỡng xe sách Công ty 3.2 Một số yếu tố cấu thành Kiểm sốt nội Cơng ty Cổ Phần Toyota Thăng Long 3.2.1 Mơi trường kiểm sốt: - Đặc thù quản lý Công ty Cổ phần Toyota mang quan điểm kinh doanh quản lý Tổng Công Ty Toyota (TMC) Nhật Bản vận dụng vào thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh Việt Nam Sự thống khoa học công tác quản lý điều hành Ban Giám Đốc Toyota Thăng Long - lợi trội giúp Cơng ty có hệ thống quản lý khoa học hiệu Cơ chế hoạt động kiểm soát: Tại Công ty Cổ phần Toyota Thăng Long chưa thành lập ban kiểm soát riêng Cơ chế hoạt động kiểm soát Công ty bao gồm hệ thống quy chế, quy trình, thủ tục kiểm sốt Quy chế tài chính, quy chế chấm cơng, quy chế tính lương … Hệ thống để hướng dẫn thực hiện, đồng thời pháp lý để thực kiểm soát hoạt động doanh - nghiệp Cơ cấu tổ chức: • Cơ cấu tổ chức bố trí gọn nhẹ, phù hợp với đặc điểm quy mô sản xuất • Phịng Hành – Nhân phận tính cơng • Phịng Kế Tốn – Tài Chính phận tính lương, sách thưởng phạt • Mọi định nhân sự, tiền lương Tổng Giám Đốc định - chịu trách nhiệm Chính sách nhân sự: • Cơng ty Cổ phần Toyota Thăng Long quan tâm đến đội ngũ công nhân viên bối cảnh khôi phục kinh thế, đặc biệt kỹ thuật viên tay nghề cao, nhân viên kinh doanh khan đội ngũ nhân viên Công ty Cổ phần Toyota Thăng Long ý đến với sách sách tuyển dụng, sách nâng lương hàng năm, sách thưởng theo sản phẩm, dịch vụ gia tăng … • Trên thực tế cho thấy đội ngũ công nhân viên Cơng ty người trẻ, động, có trình độ chun mơn, nhiệt tình cơng việc Bên cạnh cơng tác đào tạo cơng nhân viên Cơng ty quan tâm thích đáng, hàng năm đội ngũ công nhân viên đào tạo thường xuyên qua chương trình đào tạo TMV ( Cơng Ty Toyota Việt Nam ) • Hệ thống kế hoạch Công ty Cổ phần Toyota Việt Nam chủ yếu kế hoạch tài chính, kế hoạch nhân sự.Tuy nhiên, hệ thống kế hoạch công ty chưa thực khoa học chưa đầy đủ, chưa có tính thường xun - Con người yếu tố quan trọng quy trình, hoạt động Đặc biệt, cơng tác kiểm tra, kiểm sốt, đội ngũ nhân viên đóng vai trị quan trọng, vừa thuộc mơi trường kiểm soát, đồng thời chủ thể thực thủ tục kiểm sốt Khi nhân viên có lực, tư cách đạo đức tốt nhiều trình kiểm sốt khơng cần thực mà đảm bảo mục tiêu kiểm soát Nhưng đội ngũ nhân viên thiếu lực đạo đức không tốt hệ thống KSNB dù thiết kế tốt không hiệu 3.2.2 Đánh giá rủi ro 3.2.2.1 Quy trình tuyển dụng Quy trình tuyển dụng gồm nhiều bước, khơng phải doanh nghiệp có quy trình tuyển dụng giống nhau, nhiều doanh nghiệp tuyển dụng cho vị trí khác có cách tuyển dụng khác Vì vậy, quy trình tuyển dụng sau doanh nghiệp áp dụng linh hoạt: Bảng 3.1: Bảng bước quy trình tuyển dụng STT Các bước Nội dung Lập kế hoạch tuyển Xác định số lượng nhân viên cần tuyển, vị trí cần dụng Xác định phương pháp nguồn tuyển dụng Xác định địa điểm thời gian tuyển dụng tuyển tiêu chuẩn đặt ứng viên Xác định vị trí nên tuyển người trong, vị trí nên tuyển người ngồi doanh nghiệp Các hình thức tuyển dụng áp dụng gì? Xác định địa điểm cung cấp nguồn lao động thích hợp cho mình, doanh nghiệp phải lên thời gian tuyển dụng dài hạn, ngắn hạn phù hợp với nhu cầu Tìm kiếm, lựa chọn Dùng nhiều hình thức đa dạng để thu hút ứng ứng viên viên, đặc biệt phải xây dựng hình ảnh tốt đẹp với thực tế doanh nghiệp Tổ chức vòng tuyển chọn buổi gặp gỡ, vấn cởi mở với ứng viên Thử việc Doanh nghiệp cần giao nhiệm vụ vị trí tuyển dụng để thử tay nghề đạo đức, giao nhiệm vụ khác để khám phá khả nhân viên Quyết định tuyển dụng Doanh nghiệp cần làm thủ tục hợp pháp để tuyển dụng nhân viên Đánh giá trình Doanh nghiệp cần đánh giá xem q trình tuyển tuyển dụng dụng có sai sót khơng kết tuyển dụng có đáp ứng nhu cầu nhân doanh nghiệp không? Các rủi ro xảy quy trình: - Xác định không nhu cầu tuyển dụng - Lập kế hoạch không hợp lý nguồn tuyển dụng (nguồn bên hay bên ngồi cơng ty) - Xác định số lượng tiêu chuẩn tuyển dụng không phù hợp với hồn cảnh thực tế cơng ty - Xác định phương pháp tuyển dụng không hợp lý dẫn đến số lượng hồ sơ không đạt tiêu mong muốn - Xác định nơi tuyển dụng không phù hợp với vị trí tiêu chuẩn tuyển dụng (lao động phổ thơng nên tập trung vào đối tượng lao động nông thôn, lao động chất lượng cao cần tập trung vào đô thị trường chuyên nghiệp) - Không phát hồ sơ không theo yêu cầu, hồ sơ giả mạo - Trình độ chun mơn, tay nghề thực ứng viên không mong muốn - Tiêu cực tuyển dụng - Việc tuyển dụng chưa đạt mục tiêu góp phần quảng bá cho hình ảnh cơng ty Biện pháp kiểm sốt: phê duyệt, báo cáo bất thường, bất kiêm nhiệm, sử dụng tiêu, đối chiếu, kiểm tra theo dõi 3.2.2.2 Quy trình sử dụng lao động Quy trình sử dụng lao động gồm cơng việc sau: theo dõi lao động (chấm công, suất lao động), đánh giá công việc, điều chỉnh nhân (Bổ nhiệm nhân sự, điều chuyển nhân sự), điều chỉnh lương, đào tạo lao động Theo dõi lao động trình theo dõi ghi nhận thời gian lao động, thái độ lao động, suất lao động cơng nhân viên Dưới góc độ nghiên cứu thực tế Công ty Cổ phần Toyota Thăng Long, chấm công công việc quan trọng có tính thời cơng ty, nên công tác theo dõi lao động xin chủ yếu nghiên cứu q trình chấm cơng Chấm cơng trình theo dõi, ghi nhận thời gian lao động cơng nhân viên, q trình nhân viên thực máy chấm cơng Ngồi làm thêm kỹ thuật viên hay nhân viên kinh doanh tổ trưởng hay trưởng phòng kinh doanh trực tiếp xác nhận công phê duyệt Các rủi ro xảy - Chấm cơng thiếu thời gian, thừa thời gian làm việc thực tế công nhân viên - Chấm công sai, sai số công, sai thời gian làm thêm - Chấm công lao động khơng có mặt - Chấm cơng khơng kịp thời so với quy định cơng ty Biện pháp kiểm sốt: Phê duyệt, báo cáo bất thường, bất kiêm nhiệm, đối chiếu, kiểm tra theo dõi Đánh giá công việc: đánh giá cơng việc q trình xác định kết công việc, lực làm việc công nhân viên Mục đích đánh giá cơng việc để công nhân viên thấy kết làm việc thân khứ nâng cao hiệu làm việc tương lai, nhà quản trị kết đánh giá cơng việc sở để định quan trọng quản lý (khen thưởng, điều chỉnh nhân sự, đào tạo nhân sự, tìm yếu quản lý, …) Mỗi cơng ty khác có cách thức đánh giá công việc khác nhau, đánh giá công việc thường trải qua bước sau: Bảng 3.2 Bảng bước quy trình đánh giá cơng việc STT Các bước Xác định tiêu chí đánh giá Chuẩn bịđánh giá Tiến hành đánh giá Hoàn tất hồ sơ đánh giá Nội dung Thiết lập mục tiêu, yêu cầu cho vị trí nhân viên khác Mỗi công việc khác nhau, nội dung đánh giá khác Lên kế hoạch cụ thể thời gian, địa điểm không gian phù hợp, Xem lại hồ sơ đánh giá kỳ trước Chuẩn bị biểu mẫu đánh giá Thu thập thông tin đánh giá Tổng hợp thông tin, kết luận thông báo kết đánh giá đến nhân viên, lưu hồ sơ đánh giá Các rủi ro xảy ra: - Chuẩn mực công việc không rõ ràng, tiêu chí đánh giá khơng phù hợp với cơng việc - Đánh giá không khách quan, thành kiến cá nhân - Đánh giá sai thực tế - Đánh giá không kịp thời, dựa thông tin trí nhớ - Chưa thấy khả tiềm ẩn cơng nhân viên Biện pháp kiểm sốt:Phê duyệt, báo cáo bất thường, sử dụng tiêu, ñối chiếu, kiểm tra theo dõi Điều chỉnh nhân sự: Điều chỉnh nhân công việc điều chuyển nhân từ vị trí sang vị trí khác để đảm bảo nhân trước mắt lâu dài cho công ty Việc điều chỉnh nhân vào tình hình nhân cơng ty kết đánh giá công việc Việc điều chỉnh nhân thực qua bước sau: Bảng 3.3 Các bước quy trình điều chỉnh nhân STT Các bước Đề xuất Nội dung Đề xuất nhân phận Xác định vị trí, số lượng, điều kiện, thời gian, phương pháp Lập kế hoạch điều chỉnh Thực theo phương pháp xác định Ra định, Thực cơng bố Hồn tất hồ Lưu hồ sơ văn điều chỉnh nhân (Bảng đánh giá cơng sơ điều chỉnh việc, phiếu thăm dị, biên họp, định, …) Các rủi ro xảy ra: - Đề xuất nhân không phản ánh tình hình thực tế phận (cấu kết tư lợi cá nhân) - Bổ nhiệm nhân không khách quan, tư lợi cá nhân, không công - Điều kiện điều chỉnh nhân không rõ ràng - Phương pháp thực chủ quan, mang tính hình thức Biện pháp kiểm soát: Phê duyệt, báo cáo bất thường, sử dụng tiêu, đối chiếu, kiểm tra theo dõi Điều chỉnh lương: Điều chỉnh lương trình thay đổi mức lương cho công nhân viên để phù hợp với chế độ nhà nước, tình hình sản xuất kinh doanh, thị trường lực công nhân viên Bảng 3.4 Các bước quy trình điều chỉnh lương STT Các bước Lập kế hoạch Nội dung + Xác định vị trí cần điều chỉnh, số tiền, điều kiện, thời gian điều chỉnh + Đối chiếu với mức lương Thực Ra định, cơng bố Hồn tất hồ sơ + Lưu hồ sơ văn điều chỉnh lương điều chỉnh + Nhập mức lương điều chỉnh vào máy tính Các rủi ro xảy ra: - Chưa đảm bảo tính cơng công nhân viên công ty, vị trí chênh lệch q lớn - Khơng phù hợp với kết lao động, cống hiến thành tích cơng nhân viên - Khơng phù hợp với tình hình thực tế thị trường lao động - Điều chỉnh lương không kịp thời gian quy định - Nhập sai mức lương điều chỉnh vào máy tính Biện pháp kiểm sốt: Phê duyệt, báo cáo bất thường, sử dụng tiêu, đối chiếu, kiểm tra theo dõi - Chi lương không với bảng lương: Trả thiếu, trả thừa ( TH chi tiền mặt ) - Trả lương nhầm người (nhầm phiếu lương, nhầm tài khoản) - Trả lương không ngày quy định Biện pháp kiểm soát: Phê duyệt, báo cáo bất thường, bất kiêm nhiệm, đối chiếu, kiểm tra theo dõi 3.2.3 Hoạt động kiểm soát a Soát xét nhà quản lý Định kỳ hàng tháng công ty có sơ kết đánh giá mức độ hồn thành kế hoạch Tuy nhiên, nhà quản lý trọng đến việc so sánh đánh giá mức độ hoàn thành tiêu kế hoạch xây dựng mặt số lượng, chưa trọng phân tích mức độ hoàn thành mặt tỷ trọng doanh thu vốn hay lợi nhuận vốn, chưa đánh giá chương trình quan trọng cải tiến quy trình sản xuất, chương trình tiết kiệm chi phí Điều làm hạn chế đánh giá hiệu hoạt động công ty để từ đưa phương án thích hợp b Phân chia trách nhiệm hợp lý Qua khảo sát cho thấy, hầu hết phận phân chia nhiệm vụ trách nhiệm cho thành viên, khơng có tượng cá nhân nắm hết tất khâu quy trình nghiệp vụ Với kết khảo sát trưởng phó phịng ban, 100% nhà lãnh đạo chủ chốt phân chia công việc cho nhân viên tách biệt chức xét duyệt bảo quản tài sản, chức kế toán bảo quản tài sản, chức xét duyệt kế toán Doanh nghiệp thực ủy quyền văn cho cấp thừa hành thực nghiệp vụ hoạt động thường xuyên Điều giúp cho nhà quản lý tiết kiệm thời gian việc điều hành hoạt động kinh doanh đơn vị c Kiểm sốt q trình xử lý thơng tin Hệ thống chứng từ kế toán lập quy định, lưu trữ, bảo quản khoa học, an toàn dễ dàng truy cập cần thiết Công ty sử dụng phần mềm vi tính hỗ trợ xử lý thông tin phần mềm kế toán, quản lý khách hàng Tuy nhiên việc tổ chức luân chuyển chứng từ chưa quy định cụ thể trình tự luân chuyển thời gian luân chuyển làm cho nghiệp vụ phát sinh không xử lý kịp thời gây tổn thất cho hoạt động kinh doanh đơn vị Phần mềm kế tốn doanh nghiệp th ngồi thiết kế theo đặc điểm kinh doanh đơn vị, nhiên giai đoạn hồn thành nên đơn giản hỗ trợ xử lý thông tin lập báo cáo khơng hỗ trợ tính kiểm sốt trùng lắp, đầy đủ liệu làm hạn chế khả phát sai sót Chính vậy, nhân viên kế tốn có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu số liệu chương trình, chứng từ gốc điều chỉnh sai lệch có Như vậy, qua khảo sát q trình xử lý thơng tin cơng ty chưa kiểm sốt chặt chẽ Mức độ sai sót có khả xảy làm ảnh hưởng đến độ tin cậy thông tin d Kiểm sốt vật chất Cơng ty trang bị hệ thống camera theo dõi hoạt động văn phịng cơng ty khu vực khác xưởng dịch vụ, kho phụ tùng, phụ kiện Hoạt động bảo vệ tài sản trọng Hàng ngày, nhân viên thủ quỹ thực kiểm kê quỹ tiền mặt, đối chiếu lượng tiền tồn thực tế quỹ số liệu sổ sách để phát sai sót tìm ngun nhân để xử lý có Bên cạnh đó, định kỳ hàng tháng công ty thực kiểm kê hàng tồn kho,hàng quý kiểm kê tài sản cố định Tuy nhiên công ty chưa ban hành quy định cụ thể quản lý tài sản, vật tư thiết bị đơn vị trách nhiệm cụ thể để xảy mát Chính vậy, xảy chênh lệch, mát công ty thường lúng túng việc quy trách nhiệm cho cá nhân có liên quan 3.2.4 Tổ chức thông tin truyền thông Mọi phận cá nhân doanh nghiệp phải có thông tin cần thiết giúp thực trách nhiệm (trong có trách nhiệm kiểm sốt) Vì vậy, thông tin cần thiết cần phải xác định, thu thập truyền đạt tới cá nhân, phận có liên quan cách kịp thời thích hợp Hệ thống thơng tin doanh nghiệp tạo báo cáo, chứa đựng thơng tin tài chính, hoạt động hay tuân thủ giúp cho nhà quản lý điều hành kiểm soát doanh nghiệp Qua khảo sát cho thấy công ty ứng dụng phần mềm hỗ trợ xử lý thông tin công tác quản lý khách hàng sử dụng dịch vụ Toyota Thăng Long Điều góp phần tạo báo cáo kết công việc nhanh chóng kịp thời cung cấp cho đối tượng có liên quan bên bên ngồi doanh nghiệp Chứng từ kế toán tương đối rõ ràng, lưu trữ bảo quản theo quy định hành Công ty trang bị hệ thống kho, tủ lưu trữ nhằm đảm bảo chứng từ lưu trữ tốt khoa học nhằm dễ dàng truy cập cần thiết Cơng ty sử dụng phần mềm kế tốn giúp hỗ trợ lập sổ kế toán chi tiết BCTC theo mẫu biểu quy định Tuy nhiên tính kiểm sốt q trình nhập liệu việc tổ chức luân chuyển chứng từ công ty chưa ban hành quy định cụ thể làm cho số nghiệp vụ chứng từ luân chuyển phòng ban không kịp thời không gây ảnh hưởng đến việc lập báo cáo mà chậm chễ việc thu thập thông tin cần thiết làm ảnh hưởng đến việc kiểm soát định kinh doanh Truyền thơng thuộc tính hệ thống thông tin, hệ thống thông tin phải cung cấp thơng tin thích hợp để người thực thực chức tài chính, kinh doanh tuân thủ Truyền thông lĩnh vực quan trọng doanh nghiệp, giúp cho việc trao đổi truyền đạt thông tin cần thiết tới bên có liên quan lẫn ngồi doanh nghiệp Qua khảo sát cho thấy nhà quản lý nhân viên phòng ban ý thức trách nhiệm việc thực nhiệm vụ kết cơng việc ảnh hưởng đến công việc người khác ngược lại Tuy nhiên điều xuất phát từ nhận thức nhân viên công ty chưa xây dựng văn quy định trách nhiệm quyền hạn cá nhân rõ ràng Như vậy, ý thức nhân viên công ty khơng tích cực thực họ nhận thấy khơng có quy định để quy trách nhiệm họ thực không Với kết khảo sát cho thấy đa số nhà quản lý nhân viên khảo sát ngại báo cáo lên cấp họ phát sai phạm nhân viên hay cán khác công ty họ lo sợ khơng cơng ty bảo vệ Công ty không quan tâm đến thư tố cáo nặc danh, không tổ chức kênh thông tin mở để cấp lắng nghe thơng tin mà nhân viên cấp phản ánh Như vậy, thiếu kênh thông tin hai chiều nhà quản lý cấp cao với nhân viên để truyền đạt thông điệp nhà quản lý khuyến khích người báo cáo lên cấp hành vi bất thường mà họ phát Điều làm hạn chế hoạt động kiểm soát đơn vị 3.2.5 Tổ chức hoạt động giám sát Các hoạt động giám sát giúp đánh giá chất lượng hệ thống KSNB, từ có sửa đổi, điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế Để thực cơng việc giám sát nhà quản lý trực tiếp thực thông qua thông tin phản hồi từ thành viên tham gia hệ thống Thực tế khảo sát cho thấy phận kết việc thực nhiều vấn đề cần cải thiện Hoạt động giám sát Công ty Cổ phần Toyota Thăng Long tương đối tốt, định kỳ hàng tháng, cơng ty có tiến hành họp phận tổ chức họp giao ban để xem xét đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ nhân viên phận, đơn vị để tìm nguyên nhân đưa biện pháp xử lý công việc chưa hồn thành Định kỳ hàng tháng, hàng q, cơng ty tổ chức kiểm kê vật tư, tài sản, đối chiếu công nợ nhằm phát chênh lệch kịp thời xử lý Bên cạnh đó, định kỳ phận kế tốn cơng ty đối chiếu số liệu kế tốn hệ thống máy tính nhà quản lý để đánh giá hữu hiệu hiệu hệ thống KSNB đồng thời điều chỉnh cho phù hợp với phát triển giai đoạn Tuy nhiên, trình thực nhiệm vụ, đa số nhân viên lại rà sốt số liệu báo cáo từ nhân viên khác gửi tới mà vào số liệu để tiếp tục thực cơng việc Điều hạn chế việc giám sát nhân viên với Việc phân chia trách nhiệm cá nhân công ty chưa rõ ràng điều hạn chế giám sát cá nhân với cá nhân Công ty không quy định rõ ràng cho nhân viên quản lý phận kiểm tra xác nhận tính trung thực hợp lý chịu trách nhiệm sai sót khoản mục báo cáo tài liên quan đến phận mà họ điều hành Điều làm cho nhà quản lý phận không nâng cao ý thức trách nhiệm việc báo cáo số liệu, dễ có sai sót xảy làm ảnh hưởng đến số liệu báo cáo tài 3.3 Thực trạng kiểm sốt nội chu trình tiền lương nhân Cơng ty Cổ phần Toyota Thăng Long 3.3.1 Kiểm sốt nội quy trình tuyển dụng Do tính chất “thời sự” tình hình lao động, nên vị kỹ thuật viên máy gầm, kỹ thuật viên đồng sơn Cơng ty CP Toyota Thăng Long ln có nhu cầu tuyển dụng Vì quy trình tuyển dụng nhân Công ty Cổ phần Toyota Thăng Long chia làm hai loại: Tuyển dụng nhân viên văn phòng, nhân viên kinh doanh tuyển dụng kỹ thuật viên Đối với tuyển dụng nhân viên văn phòng & nhân viên kinh doanh, quy trình sau: Bảng 3.8 Quy trình tuyển dụng nhân viên văn phòng & nhân viên kinh doanh Quy trình Chứng từ, Nội dung sổ sách Trưởng phận Đề nghị miệng đến Tổng giám đốc Trưởng phận Truyền đạt miệng cho nhân viên hành chính: số lượng, vị trí, yêu cầu Nhân viên Hành Thông báo Thông báo văn dán tuyển dụng cổng Cơng ty, đăng tin lên website, fanpage công ty, đăng tin tuyển dụng trang tuyển dụng Nhân viên Hành Kiểm tra hồ sơ Trưởng phận Kiểm tra chuyên môn, báo cáo kết cho Tổng giám đốc Trưởng phận Thử việc theo quy định Công ty Tổng giám ứng Hợp đồng Nhân viên Hành soạn hợp viên trúng tuyển lao động đồng lao động theo mẫu có sẵn cho ứng viên ký chuyển cho TGĐ ký Người thực Nhu cầu tuyển dụng Kế hoạch tuyển dụng Tiến hành tuyển dụng Tiếp nhận hồ sơ Kiểm tra chuyên môn Thử việc Ký hợp đồng lao động Đối với việc tuyển dụng kỹ thuật viên, quy trình sau: Bảng 3.9 Quy trình tuyển dụng kỹ thuật viên Quy trình Người thực Nhu cầu tuyển Giám đốc dịch vụ dụng Chứng từ, Nội dung sổ sách Đề nghị miệng đến Tổng giám đốc Kế hoạch tuyển Giám đốc dịch vụ dụng Truyền đạt miệng cho nhân viên Hành chính, liệt kê chế độ, tiêu chuẩn tuyển dụng Công ty Tiến hành tuyển Nhân viên Hành Thông báo Thông báo văn dán dụng tuyển dụng cổng Cơng ty, đăng tin lên website, fanpage công ty, đăng tin tuyển dụng trang tuyển dụng Tiếp nhận ứng Nhân viên Hành viên Kiểm tra tay Trưởng phận nghề Kiểm tra chứng minh thư nhân dân giấy tờ kèm theo Kiểm tra tay nghề & báo cáo lại miệng với giám đốc dịch vụ Thử việc Trưởng phận Thử việc tháng & báo cáo lại miệng với giám đốc dich vụ Ký hợp đồng lao TGĐ ứng viên Hợp đồng Nhân viên Hành soạn hợp động trúng tuyển lao động đồng lao động theo mẫu có sẵn cho ứng viên ký chuyển cho TGĐ ký, thu hồ sơ gốc • Nhu cầu tuyển dụng Xác định nhu cầu tuyển dụng bước trình tuyển dụng Xác định nhu cầu tuyển dụng điều kiện cần để đảm bảo đầy đủ lượng công nhân viên cho Công ty Tại Công ty Cổ phần Toyota Thăng Long, kỹ thuật viên & nhân viên kinh doanh có nhu cầu, nhân viên văn phịng việc xác định nhu cầu tuyển dụng để đảm bảo nguồn nhân lực dài hạn Căn vào khối lượng công việc số lượng nhân viên thực tế phận, trưởng phận đề xuất nhân lên Tổng giám đốc xét duyệt Việc đề xuất thực miệng trưởng phận với tổng giám đốc • Lên kế hoạch tuyển dụng Sau nghiên cứu nhu cầu tuyển dụng phận, trưởng phận phụ trách định số lượng tuyển dụng, vị trí tuyển dụng, tiêu chuẩn tuyển dụng, nguồn tuyển dụng (vị trí tuyển người bên vị trí tuyển người bên ngồi cơng ty ) phương pháp tuyển dụng Qua thực tế công ty, thấy phương pháp tuyển dụng công ty đơn giản: dùng văn thông báo dán cổng công ty, đăng tin lên website, fanpage công ty, đăng tin tuyển dụng trang tuyển dụng Vì chi phí cho việc tuyển dụng nên khơng xảy rủi ro chi phí tuyển dụng • Tiến hành tuyển dụng Nhận thị trưởng phận phụ trách, nhân viên hành soạn thảo thơng báo tuyển dụng Thơng báo tuyển dụng dán cổng Công ty, đăng lên website, fanpage Đối với vị trí khó tuyển hay cần tuyển gấp thơng tin tuyển dụng đăng trang tuyển dụng • Tiếp nhận hồ sơ: - Đối với ứng viên cho vị trí nhân viên văn phịng: Ứng viên đến cơng ty nộp hồ sơ, việc kiểm tra hồ sơ ứng viên tiến hành qua hai giai đoạn: + Giai đoạn nhân viên hành kiểm tra: kiểm tra sơ yếu lý lịch, giấy khám sức khỏe, chứng minh thư nhân dân + Giai đoạn cán phận cần tuyển nhân kiểm tra: kiểm tra giấy tờ xác nhận chuyên môn - Đối với ứng viên cho vị trí kỹ thuật viên, nhân viên kinh doanh: nhân viên hành người kiểm tra loại giấy tờ Tuy nhiên nay, ứng viên đến tuyển dụng cần mang chứng minh thư nhân dân, sơ yếu lý lịch, giấy khám sức khỏe & photo văn bằng, nhận vào làm thức phải nộp hồ sơ gốc • Kiểm tra chuyên môn, tay nghề: - Đối với ứng viên vào vị trí nhân viên văn phịng: Sau tiếp nhận hồ sơ, phận cần tuyển nhân trực tiếp kiểm tra trình độ chun mơn Việc kiểm tra xảy tối đa ngày Kết kiểm tra chuyên môn trưởng phận báo cáo với tổng giám đốc miệng - Đối với ứng viên vào vị trí nhân viên kinh doanh: Sau tiếp nhận hồ sơ, phận kinh doanh trực tiếp kiểm tra trình độ chun mơn Việc kiểm tra xảy tối đa ngày Kết kiểm tra chuyên môn giám đốc kinh doanh báo cáo với tổng giám đốc miệng - Đối với ứng viên kỹ thuật viên: Hiện nay, lượng kỹ thuật viên hàng ngày nên ứng viên vào vị trí đưa xuống tổ sản xuất thử tay nghề Tổ trưởng kiểm tra tay nghề ứng viên báo cáo kết miệng cho giám đốc dịch vụ • Thử việc: Sau kiểm tra chuyên môn, tay nghề xong, tổng giám đốc chấp nhận, ứng viên làm thử việc hôm sau Thời gian thử việc, lương thử việc cho ứng viên hoàn toàn phụ thuộc vào định giám đốc phụ trách Hết thời gian thử việc, mặt ứng viên trưởng phận báo cáo lại cho GĐ phụ trách • Ký hợp đồng lao động Sau thử việc, TGĐ định ký kết hợp đồng lao động với ứng viên đạt yêu cầu Nhân viên Hành Chính người soạn thảo hợp đồng lao động Hợp đồng lao động in làm bản, người lao động giữ bản, Công ty giữ 3.3.2 Kiểm soát nội quy trình sử dụng lao động Cơng ty Cổ phần Toyota Thăng Long 3.3.2.1 Kiểm sốt nội quy trình chấm công - Theo quy định công ty, thời gian làm việc hàng ngày tiếng, cụ thể sau: • Sáng: sau 07.00 & trước 08.00 (muộn 08.00) • Chiều: sau 17.00 & trước 18.00 (muộn 18.00) (trừ trường hợp NV làm theo ca gồm bảo vệ, lái xe… NV làm thêm theo yêu cầu công việc) Giám sát việc vào chấm cơng tồn NV Cơng ty u cầu xuất trình “Giấy đề nghị cổng” lệnh điều động công tác NV thuộc Phịng HCNS Xưởng DV (khơng bao gồm NVKD) làm việc Trong trường hợp tự ý bỏ vị trí khỏi Cơng ty chưa đồng ý TBP, bảo vệ ghi rõ thời gian NV khỏi Công ty quay về, tổng hợp danh sách gửi trưởng P HCNS để chấm công lao động tháng - Chấm cơng hàng ngày: • Tồn NV bắt buộc phải có 02 lần chấm cơng/ngày, chấm 01 lần/ngày tính nghỉ ngày Nếu qn khơng chấm cơng phải có xác nhận TBP số lần khơng vượt q 03 lần/tháng • Trường hợp đột xuất phải có nhắn tin xin phép với TBP Thời gian nhắn tin hợp lệ trước mốc: 8.00; 10.00; 13.00; 15.00; 17.00 - Xin muộn sớm: • Một tháng tổng số lần xin muộn sớm lý cá nhân 03 lần (Có đồng ý TBP) Quá 03 lần này, lần xin muộn, sớm bị tính nghỉ sáng nghỉ chiều, tương đương trừ nửa ngày cơng • Một tháng phép muộn sớm không 05 phút tối đa 03 lần Từ lần thứ 04 trở bị phạt theo Quy định đây: Vi phạm lần 1, lần lần Vi phạm lần thứ trở : phạt 50.000đ/lần : phạt 100.000đ/lần • Giờ muộn: + Đi muộn buổi sáng: xin phép gọi điện nhắn tin trước 08.00 đến công ty không muộn 10.00 (sau 10.00 tính nghỉ sáng) + Đi muộn buổi chiều: xin phép gọi điện nhắn tin trước 13.00 đến công ty không muộn 14.00 (sau 14.00 tính nghỉ chiều) • Giờ sớm: xin phép gọi điện nhắn tin không muộn 12.00 17.00 Nếu sớm trước 10.00 15.00 khơng tính - sớm mà phải trừ nửa ngày công ngày công Xin nghỉ phép nửa ngày cơng: • Nghỉ sáng: Nhắn tin trước 08.00 chấm cơng trước 13.00 (sau 13h00 tính nghỉ ngày) • Nghỉ chiều: Nhắn tin trước 13.00 chấm cơng sau 12.00 (trước 12h00 tính nghỉ ngày) - Công chuyên cần Công ty quy định sau: Để đánh giá mức mức độ thưởng phạt cho người lao động Các TBP đánh giá NV dựa tiêu chí cụ thể sau: • Chấp hành nghiêm túc Nội quy Quy định cơng ty • Chấp hành nghiêm túc Quy định cơng lao động (*) • Chấp hành nghiêm túc Quy định việc mặc đồng phục đeo biển tên làm việc • Chấp hành nghiêm túc Quy định việc giữ vệ sinh chung, ngăn nắp gọn gàng khu vực làm việc Trong trường hợp vi phạm việc chấm công: Bao gồm muộn, sớm, khỏi cơng ty khơng có lý TP HCNS có trách nhiệm hạ bậc xếp hạng tháng với mức độ cụ thể sau: lần vi phạm hạ 01 (một) bậc xếp loại tháng Trong trường hợp làm việc thực nhiệm vụ Công ty công tác: NV hưởng 100% cơng có xác nhận TBP Đối với TBP, mức độ hồn thành cơng việc giao tổng đánh giá xếp loại ABC phận TGĐ định xếp loại A-B-C TBP Qua quan sát việc tổng hợp công & công chuyên cần, công làm thêm excel nhân viên hành biết sử dụng cơng thức tính excel để xác định nên thời gian tổng hợp công nhanh, nhiên có số trường hợp nhân viên kinh doanh đặc thù cơng việc cần trưởng phịng kinh doanh xác nhận công nên dễ gây ý kiến chủ quan, chưa thực xác Với cách thức chấm cơng trên, việc chấm công Công ty Cổ phần Toyota Thăng Long tiềm ẩn rủi ro sau: + Tổ trưởng tổng hợp công làm thêm không kịp thời gian để nộp cho nhân viên hành nên xảy nhầm lẫn công nhân làm thêm thời gian làm thêm + Chấm thiếu công thời gian làm thêm cho công nhân + Tổng hợp công không kịp thời gian quy định + Nhầm công chuyên cần 3.3.2.2 Kiểm sốt nội quy trình đánh giá cơng việc Cơng tác đánh giá công việc Công ty Cổ phần Toyota Thăng Long chưa quan tâm, gần khơng có phận văn phịng Biểu đánh giá công việc đơn giản quy mơ nhỏ, đánh giá tổ trưởng kỹ thuật viên có nâng bậc tay nghề Định kỳ, tổ trưởng lập danh sách kỹ thuật viên có thay đổi bậc tay nghề, danh sách chuyển cho GĐ Dịch vụ duyệt, chuyển sang cho nhân viên hành để làm tính lương Qua tìm hiểu, danh sách kỹ thuật viên thay đổi bậc tay nghề có dựa vào kết quan sát tổ trưởng, kết thi tay nghề nội bộ, thi tay nghề TMV tổ chức Trên thực tế, qua tìm hiểu, có cơng nhân khơng lịng với đánh giá tổ trưởng, họ so sánh thấy kết lao động tay nghề đánh giá khơng cơng Điều khơng kích thích tinh thần lao động cơng nhân, từ kéo theo nhiều hệ khác không tốt cho Công ty 3.3.2.3 Kiểm sốt nội quy trình điều chỉnh nhân Việc điều chỉnh nhân Công ty Cổ phần Toyota Thăng Long xảy có cố bất thường Đối với nhân viên văn phòng, khơng có bổ nhiệm hay điều chuyển nhân sự, phải bổ sung thêm cán văn phịng Cơng ty lựa chọn phương án tuyển dụng từ nguồn bên ngồi Đối với vị trí tổ trưởng tổ sửa chữa, quan sát GĐ Dịch vụ, tổ trưởng làm việc không nhanh nhẹn hiệu quả, có tiêu cực cơng tác, tổ trưởng bị kỷ luật tuỳ vào mức độ Vị trí tổ trưởng giám đốc sản xuất định, thường lấy từ kỹ thuật viên có bậc kỹ thuật tay nghề cao tổ làm tổ trưởng Khi bổ nhiệm vị trí tổ trưởng GĐ Dịch vụ truyền đạt miệng cho Tổng Giám Đốc thông báo cho nhân viên Hành để thay đổi mức lương phụ cấp cho tổ trưởng vừa bổ nhiệm Với vị trí kỹ thuật viên, qua quan sát trình sửa chữa xe, để phù hợp với tình hình chung, việc điều chuyển công nhân xảy ra, công nhân chuyển từ tổ sang tổ khác Quy trình cụ thể sau Tổ trưởng đề xuất miệng, giám đốc dịch vụ vào thực tế định điều chỉnh số lượng kỹ thuật viên, chuyển kỹ thuật viên từ tổ thơng báo cho nhân viên Hành để làm định điều chuyển Dự đoán khả rủi ro: Bảng 3.10 Dự đốn rủi ro quy trình điều chỉnh nhân Cơng việc Bổ nhiệm vị trí tổ trưởng Điều chuyển kỹ thuật viên Rủi ro tiềm ẩn Không đảm bảo yêu cầu quản lý Nhập vào máy sai thông tin thay đổi mức lương phụ cấp Không đảm bảo kế hoạch Nguyên nhân Người chịu trách nhiệm Trình độ quản lý Giám đốc dịch vụ Cẩu thả Nhân viên Kế tốn Trình độ quản lý Tổ trưởng, Giám đốc dịch vụ 3.3.2.4 Kiểm sốt nội quy trình điều chỉnh lương Tại Cơng ty Cổ phần Toyota Thăng Long việc điều chỉnh lương thực theo định kỳ năm, cụ thể sau: Vào tháng 12, Nhân viên hành tiến hành lập danh sách điều chỉnh lương, sau chuyển cho GĐ, GĐ trực tiếp dùng bút điền thông tin vào (GĐ tài điều chỉnh lương cho phận văn phòng, GĐ dịch vụ điều chỉnh lương cho phận dịch vụ, GĐ kinh doanh điều chỉnh lương cho phận kinh doanh) Sau TGĐ phê duyệt xong, danh sách điều chỉnh lương lại chuyển cho nhân viên hành Nhân viên hành tiến hành nhập vào máy thông tin lưu văn Mục đích việc điều chỉnh lương Cơng ty Cổ phần Toyota Thăng Long kích thích tinh thần lao động công nhân viên để họ yên tâm lao động Công ty đảm bảo phù hợp với mức lương thị trường 3.3.2.5 Kiểm soát nội quy trình đào tạo nhân Tại Cơng ty Cổ phần Toyota Thăng Long công tác đào tạo nhân văn phịng chưa thực quan tâm đến, dừng lại việc đào tạo bàn giấy nhân viên văn phòng vào làm Công tác đào tạo nhân viên kinh doanh & kỹ thuật viên quan tâm đặc biệt, họ nhân tố tạo doanh thu cho cơng ty Hàng tháng, hàng q có chương trình đào tạo, thi tay nghề nhằm nâng cao trình độ cho nhân viên bán hàng, kỹ thuật viên toàn hệ thống Cơng ty Toyota Việt Nam 3.3.3 Kiểm sốt nội quy trình tính lương Bộ phận hành sau tổng hợp công chuyển cho nhân viên kế toán Nhân viên kế toán vào mềm chấm cơng cứng xác nhận chấm cơng có chữ ký trưởng phận, danh sách thay đổi bậc lương kỹ thuật viên tổ, danh sách cán công nhân viên nghỉ chế độ tháng, danh sách công nhân nghỉ việc hẳn tháng, danh sách thưởng phạt, khoản phải thu phải trả tháng để tính lương Việc tính lương thực phần mềm Excel Sau nhân viên kế toán in toán lương bảng tổng hợp lương để kế toán trưởng xem xét Sau ký duyệt trưởng phận, trưởng phòng, giám đốc tài chính, giám đốc kinh doanh, giám đốc dịch vụ, tổng giám đốc xong nhân viên kế toán tiến hành toán lương Do nhân viên kế toán vào mềm bảng chấm công để nhập công cứng thời gian làm thêm có xác nhận trưởng phận vào bảng toán lương nên rủi ro số liệu xảy ra, dẫn đến rủi ro nhập sai công nhập sai thơng tin lương thưởng liên quan vào bảng tốn lương 3.3.4 Kiểm sốt nội quy trình tốn lương Thời gian toán lương vào ngày mồng hàng tháng.Việc tốn lương cơng ty thực duới hình thức tốn trực chuyển khoản tiền mặt ( nhân viên khơng có tài khoản ngân hàng ) Sau lập bảng toán lương xong, nhân viên kế toán tiến hành lập UNC bảng kê gửi ngân hàng toán tiền lương ( trường hợp trả lương qua tài khoản ) Sau gửi mail bảng lương cho tồn nhân viên cơng ty Đối với trường hợp toán lương tiền mặt, nhân viên kế toán in phiếu chi, bảng kê chuyển thủ quỹ Thủ quỹ tiến hành chia lương phát lương cho nhân viên lĩnh tiền mặt Nhân viên lĩnh lương tiền mặt ký vào bảng lương xác nhận nhận tiền ... số liệu báo cáo tài 3.3 Thực trạng kiểm sốt nội chu trình tiền lương nhân Công ty Cổ phần Toyota Thăng Long 3.3.1 Kiểm sốt nội quy trình tuyển dụng Do tính chất “thời sự? ?? tình hình lao động,... công nhân viên để họ yên tâm lao động Công ty đảm bảo phù hợp với mức lương thị trường 3.3.2.5 Kiểm soát nội quy trình đào tạo nhân Tại Cơng ty Cổ phần Toyota Thăng Long công tác đào tạo nhân. .. ty 3.2 Một số yếu tố cấu thành Kiểm sốt nội Cơng ty Cổ Phần Toyota Thăng Long 3.2.1 Mơi trường kiểm sốt: - Đặc thù quản lý Công ty Cổ phần Toyota mang quan điểm kinh doanh quản lý Tổng Công Ty