MỘT số GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH NHÂN sự TIỀN LƯƠNG tại CÔNG TY cổ PHẦN TOYOTA THĂNG LONG

MỤC LỤC 52 CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI KIỂM SOÁT NỘI BỘ TIỀN LƯƠNG VÀ NHÂN SỰ 1 1 1 Tính cấp thiết của đề tài 1 1 2 Mục tiêu nghiên cứu 2 1 2 1 Mục tiêu chung 2 1 2 2 Mục tiêu cụ thể 2 1 3 Đối tượng.

MỤC LỤC CHƯƠNG TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 1.1 Tính cấp thiết vấn đề nghiên cứu Trong kinh tế thị trường nay, nhân tiền lương vấn đề quan tâm hàng đầu tất doanh nghiệp người lao động Tổ chức tốt công tác nhân tiền lương giúp cho doanh nghiệp quản lý lao động có hiệu động lực thúc đẩy người lao động hăng say làm việc, yếu tố định thành bại doanh nghiệp Có thể nói, tiền lương đóng vai trị phần thu nhập người lao động nhằm bồi đắp, tái sản xuất sức lao động để công nhân, nhân viên tham gia sản xuất đạt hiệu cao Liệu có giải pháp giúp nhà quản trị tự đánh giá tính hiệu hay mức độ rủi ro quy trình tính lượng doanh nghiệp cách dễ dàng Tuy nhiên thực trạng cho thấy nhiều doanh nghiệp Việt Nam công tác quản lý nhân tiền lương cịn chưa chặt chẽ, cơng ty nhỏ quản lý theo mơ hình gia đình, tổng cơng ty kiểm sốt cơng ty thiếu chặt chẽ, chưa kiểm tra đầy đủ Và mơ hình cơng ty thiếu quy chế thơng tin, kiểm tra kiểm sốt phận với Để hạn chế gian lận quản lý có hiệu quản trị nhân tiền lương, việc kiểm tra - kiểm soát cần phải coi trọng Vì để xây dựng hồn thiện kiểm sốt nội (KSNB) chu trình tiền lương nhân trở thành yêu cầu cấp thiết tất doanh nghiệp doanh nghiệp có số lượng cơng nhân viên lớn Hiện nhu cầu sử dụng xe ô tô hãng toyota người dân ngày nhiều có doanh nghiệp cạnh tranh gay gắt việc mở rộng thị trường phân phối ô tô Để cạnh tranh doanh thu bán nhiều ô tô dịch vụ kèm sửa chữa, bảo dưỡng ô tơ nhân lực có tay nghề cao makerting quan trọng việc tiếp cận đáp ứng nhu cầu khách hàng Công ty Cổ phần Toyota Thăng Long cơng ty tư nhân có lượng lao động lớn thường xun biến động Vì vậy, cơng tác nhân sự, tiền lương vấn đề Công ty Cổ phần Toyota Thăng Long đặt lên hàng đầu Vậy làm để quản lý công tác nhân tiền lương đạt hiệu quả? Làm để xác lập chế kiểm sốt chu trình tiền lương tối ưu cho Công ty Cổ phần Toyota Thăng Long Từ lý chúng em chọn đề tài “Kiểm soát nội tiền lương nhân Công ty Cổ phần Toyota Thăng Long” làm đề tài nghiên cứu để có hội bày tỏ quan điểm thân góp phần đưa giải pháp nhằm hồn thiện KSNB chu trình tiền lương nhân Công ty Cổ phần Toyota Thăng Long Sau đề cập tính cấp thiết cần đề cập tổng quan nghiên cứu có liên quan đến đề tài nghiên cứu 1.2 Mục tiêu nghiên cứu 1.2.1 Mục tiêu chung Đánh giá kiểm soát nội chu trình tiền lương nhân Cơng ty Cổ phần Toyota Thăng Long Từ đưa đánh giá ưu điểm, hạn chế, đồng thời đề xuất số giải pháp nhằm hồn thiện kiểm sốt nội chu trình tiền lương nhân cho Cơng ty Cổ phần Toyota Thăng Long 1.2.2 Mục tiêu cụ thể - Nghiên cưu đặc điểm chu trình tiền lương nhân Cơng ty, từ tiếp cận yếu tố KSNB Công ty - Trên sở lý luận, đánh giá thực trạng kiểm soát nội chu trình tiền lương nhân Công ty Cổ phần Toyota Thăng Long - Đánh giá ưu điểm hạn chế KSNB chu trình tiền lương nhân sự, từ đề xuất số biện pháp nhằm hồn thiện kiểm sốt nội chu trình tiền lương nhân Công ty Cổ phần Toyota Thăng Long 1.3 Đối tượng phạm vi nghiên cứu 1.3.1 Đối tượng nghiên cứu Đề tài tập trung nghiên cứu KSNB chu trình tiền lương nhân Công ty Cổ phần Toyota theo yếu tố: mơi trường kiểm sốt, đánh giá rủi ro, thông tin truyền thông, hoạt động kiểm soát, giám sát 1.3.2 Phạm vi nghiên cứu - Phạm vi thời gian: + Số liệu nghiên cứu: Năm 2021 - Phạm vi không gian Công ty Cổ phần Toyota - Phạm vi nội dung: Thực trạng KSNB chu trình tiền lương nhân Cơng ty Cổ phần Toyota 1.4 Phương pháp nghiên cứu: - Phương pháp điều tra, vấn để thu thập liệu sơ cấp - Phương pháp thu thập liệu thứ cấp - Phương pháp quan sát - Phương pháp nghiên cứu tài liệu - Phương pháp tổng hợp, phân tích xử lý liệu 1.5 Kết cấu đề tài nghiên cứu Đề tài nhóm gồm chương, bao gồm: Chương 1: Tổng quan đề tài nghiên cứu Chương 2: Lý luận chung KSNB chu trình tiền lương nhân doanh nghiệp Chương 3: Thực trạng kiểm soát nội tiền lương nhân Công ty Cổ phần Toyota Thăng Long Chương 4: Một số giải pháp hồn thiện kiếm sốt nội chu trình tiền lương nhân Cơng ty Cổ phần Toyota Thăng Long CHƯƠNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TIỀN LƯƠNG VÀ NHÂN SỰ TRONG DOANH NGHIỆP 2.1 Những vấn đề kiểm soát nội doanh nghiệp 2.1.1 Khái niệm chức KSNB 2.1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội Hiện nay, theo góc độ nghiên cứu khác nhau, nhà nghiên cứu có nhiều quan điểm khác kiểm soát nội Quan điểm Liên đồn kế tốn quốc tế (IFAC) Theo quan niệm IFAC “Hệ thống KSNB hệ thống sách, thủ tục thiết lập đơn vị nhằm đảm bảo độ tin cậy thông tin, việc thực chế độ pháp luật hiệu hoạt động” Quan điểm kế toán viên cơng chứng Mỹ (AICPA) Theo Viện kế tốn viên công chứng (IACPA) (Mỹ), KSNB định nghĩa sau: “KSNB gồm kế hoạch tổ chức tất phương pháp, biện pháp phối hợp thừa nhận dùng kinh doanh để bảo vệ tài sản tổ chức, kiểm tra độ xác độ tin cậy thơng tin kế tốn” Theo quan niệm hệ thống KSNB có xu hướng thiên phục vụ mục tiêu doanh nghiệp gần với quan niệm liên đồn kế tốn quốc tế Quan điểm chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA) Theo VSA 400 Hệ thống KSNB định nghĩa sau “Hệ thống KSNB qui định thủ tục kiểm soát đơn vị kiểm toán xây dựng áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật qui định để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa phát gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài trung thực hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý có hiệu tài sản đơn vị Hệ thống KSNB bao gồm mơi trường kiểm sốt, hệ thống kế tốn thủ tục kiểm soát” Hội đồng tổ chức tài trợ Ủy ban Treadway (COSO) xây dựng mô hình đánh giá HTKSNB thừa nhận áp dụng rộng rãi giới chuẩn mực chất lượng kiểm sốt nội (“KSNB”) Theo mơ hình này, KSNB định nghĩa “Một trình bị chi phối ban giám đốc, nhà quản lý nhân viên đơn vị, thiết kế để cung cấp bảo đảm hợp lý nhằm đạt mục tiêu hoạt động, báo cáo tuân thủ tổ chức hoạt động.” 2.1.1.2 Chức nhiệm vụ kiểm sốt nội Theo đó, KSNB chức thường xuyên đơn vị, tổ chức sở xác định rủi ro xảy khâu cơng việc để tìm biện pháp ngăn chặn nhằm thực có hiệu tất mục tiêu đề đơn vị • Bảo vệ tài sản đơn vị Tài sản đơn vị bảo vệ bao gồm tài sản hữu hình, tài sản vơ hình tài sản phi vật chất khác sổ sách kế tốn, tài liệu quan trọng… doanh nghiệp • Bảo đảm độ tin cậy thông tin Thông tin muốn nói thơng tin kinh tế tài máy kế tốn xử lý tổng hợp Thông tin cần bảo đảm độ tin cậy quan trọng cho việc hình thành định nhà quản lý Các thơng tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời thời gian, tính xác, tin cậy thực trạng hoạt động phản ánh đầy đủ, khách quan nội dung chủ yếu hoạt động kinh tế tài • Bảo đảm việc thực chế độ pháp lý Hệ thống KSNB thiết kế doanh nghiệp phải đảm bảo định chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp tuân thủ mức • Bảo đảm hiệu hoạt động lực quản lý Các trình kiểm soát đơn vị thiết kế nhằm ngăn ngừa lặp lại không cần thiết tác nghiệp – nguyên nhân gây lãng phí hoạt ñộng sử dụng hiệu nguồn lực doanh nghiệp Bên cạnh đó, định kỳ nhà quản lý thường đánh giá kết hoạt động doanh nghiệp thực với chế giám sát Hệ thống KSNB doanh nghiệp nhằm nâng cao khả quản lý, điều hành máy quản lý doanh nghiệp - Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh doanh nghiệp cách có hiệu - Bảo đảm định chế độ quản lý thực thể thức giám sát mức hiệu chế độ định - Đảm bảo việc chấp hành sách kinh doanh như: phát kịp thời vấn đề kinh doanh để đề biện pháp giải - Ngăn chặn, phát sai phạm gian lận hoạt động, phận doanh nghiệp - Ghi chép kế tốn đầy đủ, xác thể thức nghiệp vụ hoạt động kinh doanh - Đảm bảo việc lập BCTC kịp thời, hợp lệ tuân theo yêu cầu pháp định có liên quan - Bảo vệ tài sản thông tin không bị lạm dụng sử dụng sai mục đích Qua định nghĩa nêu cho thấy KSNB phân biệt thành hai dạng kiểm soát kế toán kiểm soát quản lý KSNB kế toán hệ thống chế độ, thủ tục quy định mà ban giám đốc chịu trách nhiệm tổ chức, thiết lập nhằm tập trung vào hệ thống cung cấp số liệu cho việc đưa định hệ thống sổ sách kế tốn, báo cáo tài phương tiện sử dụng để xác định, định lượng phân loại thông tin Mục tiêu KSNB kế toán đảm bảo tin cậy, tính xác thực tồn vẹn thơng tin tài thơng tin nghiệp vụ nhằm đưa biện pháp bảo vệ tài sản thẩm tra tồn tài sản KSNB quản lý hệ thống chế độ, thủ tục quy định mà ban giám đốc chịu trách nhiệm tổ chức thiết lập nhằm: - Đảm bảo tuân thủ tổ chức sách, kế hoạch, thủ tục pháp luật quy định hành, từ tránh sai phạm thiếu tuân thủ - Đề chuẩn mực điều hành rõ ràng để định hướng việc sử dụng nguồn lực tiết kiệm có hiệu - Xây dựng mục tiêu mục đích cho hoạt động chương trình, triển khai thực thủ tục kiểm soát hướng tới kết hoạt động chương trình mong muốn Đồng thời tìm sách thủ tục tốt hơn, hồn thiện từ đề mục tiêu cao Mục tiêu hệ thống kiểm soát quản lý bao gồm đảm bảo chắn nhà quản lý nhân viên hiểu rõ công việc cần thiết mà họ phải thực để đạt mục tiêu đó; thông qua kết công việc đến phận tổ chức; Hệ thống kiểm soát quản lý trọng vào việc định quản trị nội xúc tiến việc thực theo sát với mục tiêu tổ chức để đạt mục tiêu tổ chức, KSNB quản lý phải phù hợp với cấu tổ chức đơn vị Nội dung chủ yếu hoạt động kiểm soát quản lý tùy thuộc vào loại hình hoạt động Với hoạt động kinh doanh mục tiêu lợi nhuận nên kiểm soát hướng tới việc xem xét hiệu vốn, lao động, tài nguyên Với hoạt động nghiệp mục tiêu hoạt động lại thực tốt nhiệm vụ xã hội, quản lý với chi phí hợp lý nên kiểm sốt thường xem xét tính tuân thủ hiệu quản lý Kiểm soát quản lý phù hợp với loại kiểm soát hoạt động nhân sự, kiểm soát tổ chức, kiểm soát chất lượng kỹ thuật… Kiểm soát kế toán kiểm sốt quản lý có vai trị ln hỗ trợ cho Tuy nhiên, kiểm sốt kế tốn có ảnh hưởng trực tiếp đến tính xác thơng tin kế tốn kiểm sốt quản lý Kiểm soát quản lý gắn liền với trách nhiệm thực mục tiêu tổ chức điểm xuất phát để thành lập kiểm soát kế toán 2.1.2.Các yếu tố hệ thống KSNB: 2.1.2.1 Mơi trường kiểm sốt Mơi trường kiểm sốt đặt tảng ý thức doanh nghiệp có tác động đến ý thức kiểm soát cán nhân viên doanh nghiệp Mơi trường kiểm sốt phản ánh phần văn hóa doanh nghiệp Mơi trường kiểm soát tảng cho cấu phần khác hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp nhằm xây dựng nguyên tắc cấu hoạt động phù hợp.Mơi trường kiểm sốt bao gồm yếu tố sau: a Tính liêm giá trị đạo đức: Tính hữu hiệu kiểm sốt khơng thể cao giá trị đạo đức tính trực người tạo ra, quản lý giám sát kiểm sốt Tính trực hành vi đạo đức sản phẩm chuẩn mực hành vi đạo đức đơn vị việc truyền đạt thực thi chuẩn mực thực tế Việc thực thi tính trực giá trị đạo đức bao gồm nội dung như: biện pháp Ban Giám đốc để loại bỏ giảm thiểu động xúi giục nhân viên tham gia vào hành động thiếu trung thực, bất hợp pháp, phi đạo đức Việc truyền đạt sách đơn vị tính trực giá trị đạo đức bao gồm truyền đạt tới nhân viên chuẩn mực hành vi thơng qua sách đơn vị, quy tắc đạo đức gương điển hình b Cam kết lực: Năng lực kiến thức kỹ cần thiết để hoàn thànhnhiệm vụ thuộc phạm vi công việc cá nhân c Vai trị Ban quản trị: Ban quản trị có ảnh hưởng đáng kể đến nhận thức kiểm soát đơn vị Ban quản trị có trách nhiệm quan trọng trách nhiệm đề cập chuẩn mực nghề nghiệp, pháp luật quy định khác, hướng dẫn Ban quản trị ban hành Ngồi ra, Ban quản trị cịn có trách nhiệm giám sát việc thiết kế hiệu hoạt động thủ tục báo cáo sai phạm thủ tục sốt xét tính hiệu kiểm sốt nội đơn vị d Triết lý phong cách điều hành Ban Giám đốc: Triết lý phong cách điều hành Ban Giám đốc có nhiều đặc điểm, quan điểm, thái độ hành động Ban Giám đốc việc lập trình bày báo cáo tài thể qua việc lựa chọn nguyên tắc kế toán cách thận trọng thận trọng có nhiều lựa chọn khác nguyên tắc kế toán, kín kẽ thận trọng xây dựng ước tính kế tốn e Cơ cấu tổ chức: Việc thiết lập cấu tổ chức thích hợp gồm việc xem xét, cân nhắc vấn đề quyền hạn, trách nhiệm kênh báo cáo phù hợp Sự phù hợp cấu tổ chức phụ thuộc phần vào quy mô đặc điểm hoạt động đơn vị f Phân công quyền hạn trách nhiệm: Việc phân công quyền hạn trách nhiệm bao gồm sách liên quan đến thông lệ phổ biến, hiểu biết kinh nghiệm nhân chủ chốt, nguồn lực cung cấp để thực nhiệm vụ Ngoài ra, việc phân cơng bao gồm sách trao đổi thông tin để đảm bảo tất nhân viên hiểu mục tiêu đơn vị, hiểu hành động cá nhân có liên quan với đóng góp vào mục tiêu đó, nhận thức cá nhân chịu trách nhiệm chịu trách nhiệm g Các sách thơng lệ nhân sự: Các sách thông lệ nhân thường cho thấy vấn đề quan trọng liên quan tới nhận thức kiểm sốt đơn vị Ví dụ, tiêu chuẩn tuyển dụng ứng viên có trình độ cao (chú trọng tảng giáo dục, kinh nghiệm làm việc trước đó, thành tích q khứ chứng tính trực hành vi đạo đức) thể cam kết đơn vị người có lực đáng tin cậy Các sách đào tạo truyền đạt vai trò nhiệm vụ tương lai, gồm hoạt động tổ chức trường đào tạo hội thảo, thể yêu cầu kết công việc hành vi mong đợi Việc đề bạt dựa đánh giá định kỳ hiệu công việc thể cam kết đơn vị việc bổ nhiệm nhân có khả vào trọng trách cao 2.1.2.2 Đánh giá rủi ro - Cho mục tiêu lập trình bày báo cáo tài chính, quy trình đánh giá rủi ro đơn vị bao gồm việc Ban Giám đốc xác định rủi ro kinh doanh có liên quan đến việc lập trình bày báo cáo tài theo khn khổ lập trình bày báo cáo tài chính, ước tính độ rủi ro, đánh giá khả xảy rủi ro định hành động nhằm xử lý, quản trị rủi ro kết thu Ví dụ, quy trình đánh giá rủi ro đơn vị gồm đánh giá cách đơn vị xem xét khả ghi nhận thiếu giao dịch, cách xác định phân tích ước tính quan trọng ghi nhận báo cáo tài - Các rủi ro liên quan đến độ tin cậy báo cáo tài bao gồm kiện hay ngồi đơn vị, giao dịch tình phát sinh có ảnh hưởng bất lợi đến khả tạo lập, ghi chép, xử lý báo cáo liệu tài phù hợp với sở dẫn liệu Ban Giám đốc báo cáo tài chính.Ban Giám đốc lập chương trình, kế hoạch hành động để xử lý rủi ro cụ thể định chấp nhận rủi ro tính đến hiệu kinh tế hay xem xét yếu tố khác Các rủi ro phát sinh thay đổi tình như: + Những thay đổi môi trường hoạt động: Những thay đổi môi trường pháp lý môi trường hoạt động dẫn đến thay đổi áp lực cạnh tranh rủi ro khác đáng kể; +Nhân mới: Những nhân có hiểu biết trọng tâm khác kiểm sốt nội bộ; +Hệ thống thơng tin chỉnh sửa: Những thay đổi quan trọng nhanh chóng hệ thống thơng tin làm thay đổi rủi ro liên quan đến kiểm soát nội bộ; +Tăng trưởng nhanh: Việc mở rộng đáng kể hoạt động cách nhanh chóng tạo áp lực kiểm soát làm tăng rủi ro kiểm sốt bị thất bại; + Cơng nghệ mới: Việc áp dụng cơng nghệ vào q trình sản xuất vào hệ thống thơng tin làm thay đổi rủi ro kiểm soát nội bộ; +Các hoạt động, sản phẩm, mơ hình kinh doanh mới: Việc tham gia vào lĩnh vực kinh doanh giao dịch mà đơn vị có kinh nghiệm dẫn tới rủi ro liên quan đến kiểm soát nội bộ; +Tái cấu đơn vị: Việc tái cấu dẫn đến giảm biên chế, thay đổi quản lý hay thay đổi phân nhiệm làm thay đổi rủi ro liên quan đến kiểm soát nội bộ; +Mở rộng hoạt động nước ngoài: Việc mở rộng hay mua lại hoạt động nước dẫn đến rủi ro khác thường, mà ảnh hưởng đến kiểm sốt nội bộ, ví dụ gia tăng thay đổi rủi ro từ giao dịch ngoại tệ; nghề có dựa vào kết quan sát tổ trưởng, kết thi tay nghề nội bộ, thi tay nghề TMV tổ chức Trên thực tế, qua tìm hiểu, có cơng nhân khơng lòng với đánh giá tổ trưởng, họ so sánh thấy kết lao động tay nghề đánh giá khơng cơng Điều khơng kích thích tinh thần lao động cơng nhân, từ kéo theo nhiều hệ khác khơng tốt cho Cơng ty 3.3.2.3 Kiểm sốt nội quy trình điều chỉnh nhân Việc điều chỉnh nhân Công ty Cổ phần Toyota Thăng Long xảy có cố bất thường Đối với nhân viên văn phịng, khơng có bổ nhiệm hay điều chuyển nhân sự, phải bổ sung thêm cán văn phịng Cơng ty lựa chọn phương án tuyển dụng từ nguồn bên ngồi Đối với vị trí tổ trưởng tổ sửa chữa, quan sát GĐ Dịch vụ, tổ trưởng làm việc không nhanh nhẹn hiệu quả, có tiêu cực cơng tác, tổ trưởng bị kỷ luật tuỳ vào mức độ Vị trí tổ trưởng giám đốc sản xuất định, thường lấy từ kỹ thuật viên có bậc kỹ thuật tay nghề cao tổ làm tổ trưởng Khi bổ nhiệm vị trí tổ trưởng GĐ Dịch vụ truyền đạt miệng cho Tổng Giám Đốc thơng báo cho nhân viên Hành để thay đổi mức lương phụ cấp cho tổ trưởng vừa bổ nhiệm Với vị trí kỹ thuật viên, qua quan sát trình sửa chữa xe, để phù hợp với tình hình chung, việc điều chuyển công nhân xảy ra, công nhân chuyển từ tổ sang tổ khác Quy trình cụ thể sau Tổ trưởng đề xuất miệng, giám đốc dịch vụ vào thực tế định điều chỉnh số lượng kỹ thuật viên, chuyển kỹ thuật viên từ tổ thông báo cho nhân viên Hành để làm định điều chuyển Dự đoán khả rủi ro: Bảng 3.10 Dự đốn rủi ro quy trình điều chỉnh nhân Cơng việc Bổ nhiệm vị trí tổ Rủi ro tiềm ẩn Khơng đảm Ngun nhân bảo Trình độ quản lý Người chịu trách nhiệm Giám đốc dịch vụ trưởng Điều chuyển kỹ thuật viên yêu cầu quản lý Nhập vào máy sai thông tin thay đổi mức lương phụ cấp Không đảm bảo kế hoạch Cẩu thả Nhân viên Kế tốn Trình độ quản lý Tổ trưởng, Giám đốc dịch vụ 3.3.2.4 Kiểm soát nội quy trình điều chỉnh lương Tại Cơng ty Cổ phần Toyota Thăng Long việc điều chỉnh lương thực theo định kỳ năm, cụ thể sau: Vào tháng 12, Nhân viên hành tiến hành lập danh sách điều chỉnh lương, sau chuyển cho GĐ, GĐ trực tiếp dùng bút điền thông tin vào (GĐ tài điều chỉnh lương cho phận văn phịng, GĐ dịch vụ điều chỉnh lương cho phận dịch vụ, GĐ kinh doanh điều chỉnh lương cho phận kinh doanh) Sau TGĐ phê duyệt xong, danh sách điều chỉnh lương lại chuyển cho nhân viên hành Nhân viên hành tiến hành nhập vào máy thơng tin lưu văn Mục đích việc điều chỉnh lương Công ty Cổ phần Toyota Thăng Long kích thích tinh thần lao động cơng nhân viên để họ yên tâm lao động Công ty đảm bảo phù hợp với mức lương thị trường 3.3.2.5 Kiểm sốt nội quy trình đào tạo nhân Tại Công ty Cổ phần Toyota Thăng Long cơng tác đào tạo nhân văn phịng chưa thực quan tâm đến, dừng lại việc đào tạo bàn giấy nhân viên văn phịng vào làm Cơng tác đào tạo nhân viên kinh doanh & kỹ thuật viên quan tâm đặc biệt, họ nhân tố tạo doanh thu cho cơng ty Hàng tháng, hàng q có chương trình đào tạo, thi tay nghề nhằm nâng cao trình độ cho nhân viên bán hàng, kỹ thuật viên tồn hệ thống Cơng ty Toyota Việt Nam 3.3.3 Kiểm sốt nội quy trình tính lương Bộ phận hành sau tổng hợp cơng chuyển cho nhân viên kế toán Nhân viên kế toán vào mềm chấm công cứng xác nhận chấm cơng có chữ ký trưởng phận, danh sách thay đổi bậc lương kỹ thuật viên tổ, danh sách cán công nhân viên nghỉ chế độ tháng, danh sách công nhân nghỉ việc hẳn tháng, danh sách thưởng phạt, khoản phải thu phải trả tháng để tính lương Việc tính lương thực phần mềm Excel Sau nhân viên kế tốn in toán lương bảng tổng hợp lương để kế toán trưởng xem xét Sau ký duyệt trưởng phận, trưởng phịng, giám đốc tài chính, giám đốc kinh doanh, giám đốc dịch vụ, tổng giám đốc xong nhân viên kế toán tiến hành toán lương Do nhân viên kế toán vào mềm bảng chấm công để nhập công cứng thời gian làm thêm có xác nhận trưởng phận vào bảng tốn lương nên rủi ro số liệu xảy ra, dẫn đến rủi ro nhập sai công nhập sai thông tin lương thưởng liên quan vào bảng toán lương 3.3.4 Kiểm soát nội quy trình tốn lương Thời gian tốn lương vào ngày mồng hàng tháng.Việc toán lương cơng ty thực duới hình thức tốn trực chuyển khoản tiền mặt ( nhân viên khơng có tài khoản ngân hàng ) Sau lập bảng toán lương xong, nhân viên kế toán tiến hành lập UNC bảng kê gửi ngân hàng toán tiền lương ( trường hợp trả lương qua tài khoản ) Sau gửi mail bảng lương cho toàn nhân viên cơng ty Đối với trường hợp tốn lương tiền mặt, nhân viên kế toán in phiếu chi, bảng kê chuyển thủ quỹ Thủ quỹ tiến hành chia lương phát lương cho nhân viên lĩnh tiền mặt Nhân viên lĩnh lương tiền mặt ký vào bảng lương xác nhận nhận tiền CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH NHÂN SỰ - TIỀN LƯƠNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN TOYOTA THĂNG LONG 4.1 Đánh giá thực trạng chu trình nhân - tiền lương Cơng ty Cổ phần Toyota Thăng Long 4.1.1 Nhận xét chung hệ thống kiểm sốt nội cơng ty 4.1.1.1 Ưu điểm Nhìn chung, cơng ty xây dựng hệ thống kiểm soát nội tốt với ưu điểm sau: - Công ty xây dựng môi trường văn hóa nhằm nâng cao tính trực phẩm chất đạo đức đồng thời xây dựng văn liên quan đến phòng chống rủi ro, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí sản xuất kinh doanh phổ biến rộng rãi tới toàn thể nhân viên công ty - Công ty xây dựng bảng mô tả nêu rõ quyền hạn trách nhiệm phận chủ chốt - Có mơ tả nhiệm vụ công việc định phổ biến cho ứng viên tuyển dụng - Thường xuyên tổ chức khóa học để nâng cao trình độ chun mơn vị trí chủ chốt tạo doanh thu cho công ty: Kỹ thuật viên, nhân viên kinh doanh - Hoạt động kiểm sốt cơng ty thực hiện, công ty đánh giá mức độ hoàn thành kế hoạch - Hệ thống chứng từ kế toán lập quy định, lưu trữ, bảo quản khoa học, an toàn dễ dàng truy cập cần thiết - Công ty sử dụng phần mềm để hỗ trợ cho trình nhập liệu xử lý thông tin - Các nhà quản lý quan tâm tới thông tin truyền thơng bên ngồi thay đổi luật pháp, sách, đối thủ cạnh tranh, - Hoạt động giám sát công ty thực thường xuyên thông qua hoạt động ngày đồng thời ban hành văn quy định việc sử dụng bảo vệ tài sản - Xây dựng sách kỷ luật rõ ràng 4.1.1.2 Những tồn - Các nhà quản lý công ty trọng nhiều vào mục tiêu hiệu hoạt động kinh doanh mà chưa trọng vào mục tiêu tuân thủ quy định báo cáo tài - Mục tiêu chung công ty chưa phổ biến rộng rãi tới tồn thể nhân viên - Cơng ty chưa xây dựng mục tiêu cụ thể dẫn tới nhà quản lý không đánh giá hết rủi ro đơn vị để đưa biện pháp đối phó - Cơng ty chưa ban hành văn rõ ràng quyền hạn trách nhiệm phòng ban hoạt động mối quan hệ phòng ban - Chưa tổ chức lớp đào tạo nâng cao trình độ quản lý cho nhà quản lý cấp cao, cấp chung khối văn phịng đơn vị - Khơng ban hành sách thủ tục tuyển dụng phổ biến đến nhân viên - Việc tổ chức luân chuyển chứng từ chưa quy định cụ thể trình tự luân chuyển, thời gian - Nhân viên công ty chưa hiểu tầm quan trọng việc phân chia quyền hạn, trách nhiệm đến hệ thống KSNB - Nhà quản lý trực tiếp không giải kịp thời khiếu nại nhân viên - Không sử dụng phiếu đánh giá hồn thành cơng việc nhân viên 4.1.2 Nhận xét hoạt động KSNB chu trình nhân - tiền lương Cơng ty Cổ phần Toyota Thăng Long 4.1.2.1 Ưu điểm  Về môi trường kiểm sốt Mơi trường kiểm sốt đóng vai trị lớn thành cơng cơng tác kiểm sốt Là đại lý công ty ô tô hàng đầu giới nên tư quản lý, nhà lãnh đạo Công ty coi trọng việc thực hành lang pháp lý nước Việt Nam Tư tư cán công nhân viên cơng ty, mơi trường kiểm sốt cơng ty mơi trường tốt việc thực sách quy định nhà nước Việt Nam Hiện nay, lực lượng nhân viên ngành khan kỹ thuật viên lành nghề, nhân viên bán hàng có mối quan hệ hiểu biết thị trường ô tô, nguyên nhân dẫn đến khan gia tăng cơng ty ô tô khác Vì vậy, cạnh tranh lao động diễn gắt gao công ty Xác định thực tế đó, lãnh đạo Cơng ty Cổ phần Toyota Thăng Long ln ý đến sách nhân sách có tính chất “xát sườn, nhìn thấy” sách lương thưởng, điều cụ thể việc nâng lương tồn cơng ty định kỳ hàng năm, phúc lợi kèm theo, mức thưởng vào dịp sinh nhật, lễ tết, nâng bậc tay nghề cho kỹ thuật viên tích cực đạt kết cao lao động Cơ cấu tổ chức: cấu tổ chức Công ty Cổ phần Toyota Thăng Long rõ ràng, bóc tách phận hành nhân với phận tính tiền lương Cơ chế hoạt động kiểm sốt: Cơng ty Cổ phần Toyota Thăng Long có hệ thống quy trình, quy chế chu trình nhân tiền lương cụ thể  Về hệ thống kế toán Với đội ngũ cán nhân viên kế tốn có lực, giỏi chun mơn nghiệp vụ có trách nhiệm giúp cho cơng tác quản lý tài chính, kế tốn cơng ty khơng ngừng hồn thiện Máy móc, thiết bị, công cụ hỗ trợ trang bị đầy đủ đại Công ty sử dụng phần mềm kế toán Cyber, giúp cho việc hạch toán, ghi sổ lập báo cáo xác giảm thiểu khối lượng công việc giúp cho việc lập báo cáo nhanh chóng thuận tiện Mặt khác, hệ thống chứng từ kế toán lập đầy đủ, đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ để làm ghi sổ theo quy định tài Hệ thống tài khoản kế tốn ln cập nhật thường xun đảm bảo phản ánh xác đối tượng kế tốn theo quy định Bộ tài Hệ thống sổ sách kế tốn cập nhật theo trình tự, đảm bảo yêu cầu quản lý tổng hợp chi tiết đối tượng kế tốn Cơng tác lập báo cáo tài ln trọng đảm bảo kịp thời, hạn Nhân viên thực chấm công máy chấm công vân tay Đây cách quản lý giấc khoa học, thông minh nhân viên Khơng cịn tình trạng làm giả thẻ chấm cơng Chấm hộ nhau, gian lận làm việc, làm hao tổn quỹ lương cơng ty Vì dấu vân tay mã Nhân viên giám sát kiểm tra mẫu số tính toán để đảm bảo máy hoạt động hiệu Thủ tục giảm thiểu rủi ro lương nhân viên bị tính sai Cơng ty có phịng Hành – nhân riêng phụ trách tuyển nhân viên nghỉ việc Sự phân tách trách nhiệm phòng nhân phịng kế tốn tính lương giúp giảm rủi ro tạo nhân viên “ảo” để tính lương Cơng ty trả lương qua ngân hàng Danh sách toán xếp chi tiết đối chiếu với bảng lương trước phê duyệt toán Thủ tục giảm thiểu rủi ro gian lận nhân viên ảo có nhân viên bị bỏ sót khơng tốn  Về thủ tục kiểm soát - Hầu hết thủ tục kiểm soát (phê duyệt, định dạng trước, …) Công ty Cổ phần Toyota Thăng Long sử dụng - Hệ thống tổ chức chấm công lao động độ tin cậy người giao trách nhiệm xem xét thường xuyên - Các thủ tục kiểm soát liên quan đến việc phê chuẩn, định mức lương, tiền thưởng, tốn làm thêm giờ… - Tính độc lập việc phân cơng cơng việc người tính lương, người chi trả lương người theo dõi chấm công lập bảng tính lương 4.1.2.2 Những tồn  Về mơi trường kiểm sốt Chính sách nhân sự: nhân vấn đề Công ty Cổ phần Toyota Thăng Long quan tâm, nhiên sách nhân Công ty chưa thực hiệu Công ty trọng đến sách lương, thưởng mà chưa trọng đến sách khác như: - Chưa có quy trình đánh giá kết cơng việc nhân - Chưa quan tâm đến sách đào tạo - Cơng ty chưa có phận kiểm tốn nội  Về thủ tục kiểm soát Các thủ tục kiểm sốt sử dụng chu trình nhân tiền lương Công ty Cổ phần Toyota Thăng Long thể bảng sau: Thủ tục kiểm soát Sử dụng chu trình nhân - tiền lương Phê duyệt Có Định dạng trước Có Báo cáo bất thường Khơng Bảo vệ tài sản Có Bất kiêm nhiệm Sử dung tiêu Đối chiếu Kiểm tra, theo dõi Có Có Có Có Ghi Phê duyệt chứng từ, chưa chặt chẽ Mã hố cơng nhân viên, cơng thức tính lương Bảo vệ người, tiền, sổ sách, chứng từ Không triệt để Không triệt để Không triệt để 4.2 Giải pháp hồn thiện KSNB chu trình tiền lương nhân Công ty cổ phần Toyota Thăng Long 4.2.1 Giải pháp mơi trường kiểm sốt: - Hoàn thiện cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức cơng ty nên bổ sung, hồn thiện tổ chức phận KSNB Nhân tố quan trọng phải xuất phát từ nhu cầu thực công ty, đồng thời phụ thuộc đáng kể vào nhận thức nhà quản lý chất, vai trò, tầm quan trọng ý nghĩa KSNB hoạt động DN Để hoàn thành tốt chức đánh giá tư vấn, KSNB phải đảm bảo tính độc lập với phịng, ban khác - Hồn thiện sách nhân sự: Xuất phát từ thực trạng định hướng phát triển kinh doanh công ty thời gian tới, công ty cần thực số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng đổi nguồn nhân lực sau: • • • • • Rà sốt sửa đổi, bổ sung, ban hành sách nhân Đa dạng hình thức đào tạo Xây dựng sách tuyển dụng, thu hút nguồn nhân lực chất lượng cao Xây dựng chế độ khuyến khích vật chất Hồn thiện máy kiểm sốt 4.2.2 Hồn thiện đánh giá rủi ro - Về nhận diện rủi ro: Ban kiểm soát nên vận dụng kỹ nghiệp vụ để nhận định rủi ro xác định rủi ro cách thường xuyên Đồng thời đưa phương pháp nhận diện rủi ro chu trình tiền lương nhân như: • Phương pháp chung: xây dựng bảng liệt kê việc tìm câu trả lời cho câu hỏi đặt tình định, để từ nhà quản trị có thơng tin nhận dạng xử lý đối tượng rủi ro • Các phương pháp nhận dạng cụ thể: Phương pháp phân tích báo cáo, phương pháp tra trường, phương pháp làm việc với phận khác công ty, phương pháp nghiên cứu tổn thất khứ - Về đánh giá rủi ro xác định mức độ thiệt hại rủi ro đến chu trình nhân tiền lương: Trước thực cá bước quy trình đánh giá rủi ro; Cơng ty cần hiểu rủi ro kết hợp yếu tố sau: Mức độ nghiệm trọng hay khả gây thiệt hại; khả xảy hay tần xuất xảy ra; tần suất thực công việc thực đánh giá Sự kết hợp Cơng ty tìm hiểu theo thứ tự bước sau: • • • • • • • Liệt kê tất công việc hay hoạt động công ty Xác định nguy rủi ro xảy Mức độ nghiêm trọng hay khả gây thiệt hại Xác định khả xảy Xác định cấp độ rủi ro Thiết lập biện pháp kiểm soát Chỉ định người thực theo dõi đánh giá 4.2.3 Giải pháp hồn thiện hoạt động kiểm sốt: Thủ tục kiểm sốt bao gồm quy chế, sách, bước thủ tục nhà quản trị doanh nghiệp thiết lập tổ chức thực để ngăn ngừa phát rủi ro Hệ thống quy chế cần phải cập nhật sách, quy định hành Nhà nước sửa đổi, bổ sung kịp thời, ký ban hành thống, áp dụng mang tính chất bắt buộc chung cho tất phịng ban Cơng ty Nhóm quy chế tổ chức nhân tiền lương gồm: • Quy chế tiền lương • Quy chế thi đua khen thưởng, kỷ luật lao động • Quy chế tuyển dụng, đào tạo, bổ nhiêm… KSNB đánh giá hữu hiệu có quy chế quản lý tương đối đầy đủ, quy chế chứa đựng ngun tắc kiểm sốt, đặc biệt nguyên tắc phân công, phân nhiệm; ủy quyền, phê chuẩn; bất kiêm nhiệm Các quy chế thực thi triệt để đồng Thứ nhất, nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Trong phân công, phân nhiệm cần tránh hai xu hướng tập trung phân tán Công việc trách nhiệm cần phân chia cho nhiều người phận cho nhiều phận công ty để không cá nhân hay phận thực hiền từ khâu đầu đến khâu cuối Thứ hai, nguyên tắc ủy quyền, phê chuẩn: Nhà quản lý công ty không nên trực tiếp định vấn đề mà nên có phân công nhiệm vụ cấp quản lý, đảm bảo cho chu trình nhân tiền lương đạt hiệu quả, đồng thời nhà quản lý tổng quan kiểm sốt hoạt động cơng ty Thứ ba, nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Trong thời gian tới cơng ty cần rà sốt lại kiêm nhiệm nhà quản lý cấp cao để có phân cơng lại cách hợp lý Cơng ty phải quy định thích hợp nhiệm vụ trách nhiệm vị trí cơng tác nhằm ngăn ngừa sai phạm cố ý vô ý, tránh hành vi lạm dụng quyền hạn đồng thời biện pháp kiểm soát quan trọng 4.2.4 Giải pháp hồn thiện hệ thống thơng tin: Đẩy mạnh việc áp dụng công nghệ thông tin chu trình tiền lương nhân Cơng ty cổ phần TOYOTA Thăng Long Áp dụng triệt để chấm cơng vân tay, nhận diện hình ảnh (bằng phần mềm chấm cơng, tính lương) Việc áp dụng cơng nghệ thông tin đại vào xử lý thông tin phục vụ cho nhu cầu kiểm soát quản trị nội để mang lại lợi ích thiết thực cho Công ty Mặt khác tiết kiệm nhân lực thực hiện, hạn chế gian lận khâu chấm cơng từ tránh sai sót tính thừa thiếu lương cho nhân viên Công ty cần thường xuyên tự kiểm tra, đánh giá thống kiểm tra, KSNB Mọi khiếm khuyết phải báo cáo kịp thời với cấp quản lý trực tiếp tránh gây tổn thất nguy rủi ro cần báo cho ban giám đốc 4.2.5 Giải pháp hoàn thiện giám sát kiểm soát: Giám sat nhiệm vụ nhà lãnh đạo doanh nghiệp nhằm đảm bảo cho doanh nghiệp không bị chệch hướng mục tiêu đặt Vì vậy, để hoạt động phát huy tác dụng cơng tác quản lý, địi hỏi phận nhà lãnh đạo doanh nghiệp phải biết lắng nghe, biết thấu hiểu nhu cầu, nguyện vọng người lao động nhằm đảm bảo lợi ích chung cho tồn doanh nghiệp Một số hoạt động kiểm sốt chu trình tiền lương nhân mà nhà quản lý cần quan tâm giám sát thực hiện: • Kiểm sốt, kiểm tra kịp thời giai đoạn toán lương toán khoản cho quan bảo hiểm, quan thuế: Trước tốn lương cần có phê duyệt trưởng phận giám đốc để đảm bảo phát ngăn chặn việc phịng kế tốn tự ý tạo nhân viên “khống’ để nhận lương, rút tiền doanh nghiệp • Giữ chân nhân viên “sự cơng nhận” • Gắn kết niềm vui • Trân trọng nhân viên • Coi trọng mảng đào tạo nhân • Động viên tự nguyện học tập nhân viên • Giữ chân nhân tài KẾT LUẬN Đổi nâng cao hiệu hoạt động, tăng cường cơng tác quản lý có việc hoàn thiện Hệ thống KSNB nhiệm vụ trọng tâm tổ chức Hệ thống KSNB chu trình nhân tiền lương Công ty Cổ phần Toyota Thăng Long bộc lộ nhiều hạn chế Vì vậy, hồn thiện hệ thống KSNB chu trình nhân tiền lương yêu cầu cấp thiết Công ty giai đoạn Qua trình nghiên cứu, kết hợp nghiên cứu lý luận với tổng kết thực tiễn Công ty Cổ phần Toyota Thăng Long từ đưa giải pháp hồn thiện hệ thống KSNB nhằm đưa hoạt động hệ thống có hiệu lực hiệu trình quản lý Các thành viên nhóm tiếp cận nội dung KSNB chu trình nhân tiền lương cơng ty hồn chỉnh kiến thức thân biết cách vận dụng kiến thức học vào thực tế Do kiến thức hạn hẹp kinh nghiệm thực tế chưa nhiều nên đề tài nhóm khơng tránh khỏi sai sót Nhóm xin chân thành cảm ơn giúp đỡ giảng viên TS Hà Hồng Hạnh tận tình giảng dạy, hướng dẫn để nhóm hồn thiện đề tài ... tiền mặt Nhân viên lĩnh lương tiền mặt ký vào bảng lương xác nhận nhận tiền CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH NHÂN SỰ - TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TOYOTA THĂNG LONG. .. luận chung KSNB chu trình tiền lương nhân doanh nghiệp Chương 3: Thực trạng kiểm sốt nội tiền lương nhân Cơng ty Cổ phần Toyota Thăng Long Chương 4: Một số giải pháp hồn thiện kiếm sốt nội chu trình. .. trạng kiểm soát nội chu trình tiền lương nhân Cơng ty Cổ phần Toyota Thăng Long - Đánh giá ưu điểm hạn chế KSNB chu trình tiền lương nhân sự, từ đề xuất số biện pháp nhằm hồn thiện kiểm sốt nội chu