Đề cương bài giảng điện tử QUẢN TRỊ DỰ ÁN BỘ MÔN QUẢN TRỊ TÁC NGHIỆP KINH DOANH ĐH THƯƠNG MẠI

NOI DUNG MON HOC Chương 1 KHÁI LUẬN VỀ DỰ ÁN VA QUAN TRỊ DỰ AN Chương 2 HÌNH THỨC TỔ CHỨC VÀ NHÀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN Chương 3 XÁC ĐỊNH VÀ LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN Chương 4 QUẢN LÝ THỜI GIAN VÀ TIẾ

NOI DUNG MON HOC

Chương 1 KHÁI LUẬN VỀ DỰ ÁN VA QUAN TRỊ DỰ AN

Chương 2 HÌNH THỨC TỔ CHỨC VÀ NHÀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN Chương 3 XÁC ĐỊNH VÀ LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN

Chương 4 QUẢN LÝ THỜI GIAN VÀ TIẾN ĐỘ DỰ ÁN

Chương 5 ĐIỀU PHỐI CÁC NGUỒN LỰC DỰ ÁN

Chương 6 QUẢN TRỊ CHI PHÍ DỰ ÁN

Chương 7 QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG DỰ ÁN

Chương 8 QUẢN TRỊ RỦI RO DỰ ÁN

Chương 9 GIÁM SÁT VÀ KẾT THÚC DỰ ÁN

Tài liệu tham khảo

Bộ môn Quản trị tác nghiệp kinh doanh (2017), Bài giảng

PMI (2008, 2013), PMBOK Guide version 4&5

Jack R Meredith & Samuel J Mantel, Jr (2009), Project

Management - A Managerial Approach (7th edition), John

Wiley & Sons, Inc

Joseph Heagney (2011), Fundamentals of project

management (4th edition), Amacom

Chương 1

KHÁI LUẬN VỀ DỰ ÁN VÀ

QUẢN TRỊ DỰ ÁN

© Chương 1 KHÁI LUẬN VỀ DỰ ÁN VÀI I]

1.2 Khái luận về quản trị dự án

1.2.1 Khái niệm quản trị dự dn

1.2.2 Các giai đoạn của,/quỏn tri du an

12.3 kác nội dung của quản trị dự án

1.1.1 Khái niệm dự án

Dự án là một tiến trình đặc thù bao gồm cóc hoạt động được được kết nối (xâu

chuỗi) với nhau nhằm đạt được một mục

tiêu xúc định

› “Dự án” khác “kế hoạch”

› Dự án không chỉ là bộ hồ sơ hay tập tài

liệu trình bày về nội dung dự án

eTheo thời gian

eTheo quy mô

1.2 Khái luận về quản trị dự án

12.1 Khái niệm quan tri dự an

ào 6 2 Cáè/giai đoạn của quản trị dự án

Theo quá trình thực hiện dự án, quan tri du dan

bao gồm 5 hoạt động cơ bản:

PMI (2008, 2013), PMBOK Guide

1.2.1 Khái niệm quản trị dự án

Theo nội dung, quản trị dự án bao gồm các nội dung cơ bản:

._ Quản trị thời gian dự dn (Time Management);

» Quan tri chi phi dy dn (Cost Management);

» Quan trị chất lượng dự dn (Quality Management);

> Quan tri nhém dy dn (Team Management),

» Quan tri rui ro du dn (Risk Management);

> Quan tri hop déng (Contract Management);

» Quan trị hệ thống thông tin (System Information Management);

» Quan tri céng nghé (Technology Management)

DNAI INN 9N12) DAARNK Girido

Fe cton Propet Menapemert Pan

ci and Manage Project Work Mostor and Control Project Work

Lose Projector Phase

— 42: 1 Khái niệm quản trị dự án ——

aon lý dự án là “hoạt động áp dụng các kiến thức,

cóc kỹ năng, các công cụ và kỹ thuật để lên kế hoạch

hành động nhằm đạt được các yêu cầu của dự án ~

Công tác quản lý dự án được thực hiện thông qua việc

áp dụng và phối hợp áp dụng 42 (47 PMBOK Guide

2013) quy trình quản lý dự dn được phân thành 5

nhóm quy trình: Khởi xướng, Lập kế hoạch, Triển khai

thực hiện, Giám sát và kiểm soót, Kết thúc”

PMI (2008), PMBOK® Guide, trang 6

1.2.2 Các giai đoạn của quản trị duvdn -

1.2.2 Các giai đoạn của quản trị dự án

Hình 1.1 Sự chồng chéo của các quy trình trong quản lý dự án

1.2.3 Các nội dung của quản trị dự án

› Quản trị thời gian

› Quản trị chỉ phí

› Quản trị chất lượng dự án

› Quản trị nhóm dự án

› Quản trị rủi ro

1.2.3 Các nội dung của quản trị dự án

+ Project life cycle + Life Cycle Cost + Performance criteria OBS

lanning (tasks, ternal Rate Ratio * Acceptance + Team building

* resources) + ROL + Registration + Assignments

+ Key events + Estimate * Project Quality Plan + Responsibilities

+ Progress monitorin, + Budgeting

+ Prevention completion Management + Distribution flow chart

+ Monitorin, * Shelter for risks

+ Crossed involvement TECHNOLOGY * Sourcing

Management + Guaranties

+ Reporting + Project reviews + Close-out, feed-back

Chương 2: HÌNH THỨC TỔ CHỨC

VÀ NHÀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN

2.1.3 Chìa khóa trao tay

2.2 Các hình thức (mô hình) tổ chức dự án cơ bản và căn cứ lựa chọn

2.2.1 Tổ chức dự án theo chức năng

2.2.2 Tổ chức chuyên trách quản lý dự án

2.2.3 Tổ chức dự án theo ma trận

2.2.4 Các căn cứ lựa chọn mô hình tổ chức dự án

2.3 Nhà quản trị dự án và các bên liên/quan

2.3.1 Vai trò và trách nhiệm của nhà quản trị dự án

23.2 Những năng lực cần có của nhà quản trị dự án

2.2.1 Tổ chức dự án theo chức năng

› Linh hoạt trong việc › Không theo yêu cầu

chuyên môn và kinh

chuyên gia.

2.2.2 Tổ chức chuyên trách quản lý dự an

› Phù hợp với yêu cầu của › Có thể dẫn đến tình trạng

khách hàng lăng phí nhân lực

› Nhà quản lý DA có đầy đủ › Tuyển hoặc thuê các

DA chịu sự điều hành trực dự phòng hơn là do nhu

tiếp của chủ nhiệm DA cầu thực

› Thông tin hiệu quả hơn

Py

_2.2.3 Mô hình tổ chức dự án dạng ma trận _

Hình 2.6

TỔNG GIÁM ĐỐC

Chủ nhiệm Giám đốc Giám đốc

chương trình || sản xuất kinh doanh

2.2.3 Mô hình tổ chức dự án dạng ma trận

' Trao quyền cho chủ nhiệm › Phân quyền quyết định

dự án quản lý trong quản lý DA có thể khó

› Các tài năng chuyên môn ' Quyền hạn và trách nhiệm

các dự án khác nhau ; Vi phạm nguyên tắc tập

› Khắc phục được hạn chế trung trong quản lý

của mô hình quản lý theo

chức năng

' Doanh nghiệp phản ứng

nhanh hơn, linh hoạt hơn

2.2.4 Các căn cứ lựa chọn mô hình tổchứcdựán -

Yếu tố thuộc doanh nghiệp Yếu tố thuộc

(Tổ chức mẹ) bản thân dự án

s Mức độ huy động nguồn lực s Tâm quan trong

s Hệ thống quản lý s Quy mô

¢ Văn hóa doanh nghiệp s Tính sáng tạo

'2.2.4 Các căn cứ lựa chọn mô hình tổ chức dự án

Bảng 2.1 Nhân tố ảnh hưởng và mức độ phù hợp của các mô hình QLDA

NI Š Mô hình tổ chức theo | Mô hình chuyên trách |_ Mô hình tổ chức

Nhân tố ảnh hưởng VN EGS x `

chức năng quản lý dự án theo ma trận

Tính thay đổi Thấp Cao Cao

Kỹ thuật sử dụng Tiêu chuẩn Mới Phức tạp

Mức độ phức tạp của dự án Thấp Cao Trung bình

Thời gian thực hiện Ngắn Dài Trung bình

Quy mô dự án Nhỏ Lớn Trung bình

Tâm quan trọng của dự án Thấp Cao Trung bình

Tính phối hợp trong nội bộ S

2,3 Nha quan trj dy’ an va cac bén lién quan

người tham gia trực tiếp vào công ~

tác quản lý dự án (nên còn được

2.3.1 Vai trò và trách nhiệm của nhà quản trị dự án

Trách nhiệm của nhà quủn trị dự án

› Chịu trách nhiệm trước doanh nghiệp

hoặc lãnh đạo cấp trên

› Chịu trách nhiệm đối với chính dự án và

các thành viên trong êkíp dự án

› Xây dựng ê kíp dự án và bố trí công việc

cho các thành viên khi giải thể dự án

'2.3.2 Những năng lực cần có của nhà quản trịdựán -

® + Vuot qua kho khan

+ Các phẩm chất cá nhân

Kỹ Năng

2.3.3 Cac bén lién quan

Cóc bên tham gia (liên quan) là tất cả những ơi có liên quan hoặc bị ảnh hưởng

bởi các hoạt động của dự án

› Có lợi ích nghiệp vụ trong kết quả dự án

› Liên quan trực tiếp tới dự án

› Đóng góp các nguồn lực cho dự án

AEN

Chương 3 XÁC ĐỊNH VÀ

LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN

Cy `ì i

Nà 34, Xác định dự án (Initiating),

3.1.1 Khởi nguồn ý tưởng của dự án |

Nhu cầu dy dn co thể đến từ:

thi của Ác nể ume Xã hội

nghé

nghiép

Cave, Khởi nguồn ý tưởng của dự án `

ve Ệ _Những người khởi xướng ý tưởng dựán — =

\ }

3.1.2 Đánh giá ý tưởng dự án

› Cần gắn với việc xây dựng và triển khai

chiến lược

› Có thể cần tiến hành nghiên cứu kha thi

› Nên xây dựng tiêu chí, quy trình lựa chọn

và hệ thống quản lý danh mục dự án

a l

se 3 ' Xây dựng điều lệ dự án ‘(project oi

Xây dựng điều lệ dự án là quá trình phút

triển một tài liệu chính thức cho phép sự _

tồn tại của một dự án và quy định cho

người quản lý dự án có quyền huy động

các nguồn lực của tổ chức để thực hiện các

AM

3.1.3 Xây dựng điều lệ dự án (project charter)

Lợi ích của xây dựng điều lệ dự án

› Xác định rõ khởi đầu và ranh giới của

một dự án

› Tạo hồ sơ chính thức của dự án

› Được sự chấp thuận và cam kết chính

thức của quản lý cấp cao với dự án.

3.1.3 Xây dựng điều lệ dw dn (project charte

Nội dung điều lệ dự án (Hộp 3.1)

PHẦN TÓM TẮT (EXECUTIVE SUMMARY)

MỤC ĐÍCH / DIỄN GIẢI DỰ ÁN (PROJECT PURPOSE/JUSTIFICATION)

Nhu cầu / tình huống kinh doanh (Business Need/Case)

Mục tiêu kinh doanh (Business objectives)

MÔ TẢ DỰ ÁN (PROJECT DESCRIPTION)

Mục tiêu và Tiêu chí thành công của Dự án (Project Objectives and Success Criteria) Yêu cầu (Requirements)

Hạn chế (Constraints)

Giả định (Assumptions)

Tuyên bố phạm vi sơ bộ (Preliminary Scope Statement)

RỦI RO (RISK)

SAN PHAM CO THE BAN GIAO CUA DY’ AN (PROJECT DELIVERABLES)

LICH TRINH SO BO (SUMMARY MILESTONE SCHEDULE)

NGAN SACH SO BO (SUMMARY BUDGET)

YEU CAU VE CHAP THUAN DU’ AN (PROJECT APPROVAL REQUIREMENTS)

NHI ĐỀN 7A LẦN LỨ BỊ P AM INDAIECT NAAMACEDN

3.2 Lập kế hoạch dự án

(Planning)

3/2.1 Khái niệm và các yêu

cầu của lập kế hoạch dự án

3.2.2 Các nội dung của bản

kế hoạch dự án

3.2.3) Quy trình ỳà phương

pháp lập kế hoạch dự án

‘3.2.1 Khái niệm và yêu cầu của lập kế hoạch dự án

Khái niệm

Lập kế hoạch dự án là việc tổ chức dự án theo một

trình tự logic, xác định mục tiêu và các phương pháp

để đạt được mục tiêu của dự án, dự tính những công

việc cần làm, nguồn lực thực hiện và thời gian làm

những công việc đó nhằm hoàn thành tốt mục tiêu đã

xúc định của dự án

› Chi tiết hóa mục tiêu thành các công việc cụ thể

› Hoạch định chương trình thực hiện các công việc đó

3.2.1 Khái niệm và yêu cầu của lập kế hoạch dự án

Toàn diện, rõ ràng

Tuân thủ đúng yêu của Nhà nước

Thống nhất giữa các bên liên quan đến dự án

Nên có sự tham gia thực sự của các chủ thể liên quan đến dự án

Dựa trên những thông tin đầy đủ, chính xác.

3.2.2 Các nội dung của bản kế hoạch dự án | |

Hộp 3.2

* Giới thiệu tông quan về dự án

* Mục tiêu của dự án

* Thời gian và tiễn độ

* Xem xét khía cạnh kỹ thuật và quản lý dự án

* Kế hoạch phân phối nguồn lực

* Ngân sách và dự toán kinh phí dự án

* Nhân sự

* Khía cạnh hợp đồng của dự án

* Phương pháp kiểm tra và đánh giá dự án

3.2.3 Quy trình và phương pháp lập kế hoạch dự án

Dự toán kinh phí và phân bổ nguồn lực cho mỗi công việc kế hoạch

Chuẩn bị báo cáo và kết thúc dự án

3.2.3 Quy trình và phương pháp lập kế hoạch dựén — _

_ Phương pháp lập kế hoạch dự án

Theo mốc thời gian Theo cấu trúc phân

(Milestone schedule) net tách công viéc (Work

break down structure)

Chương 4 QUẢN LÝ THỜI GIAN

VÀ TIẾN ĐỘ DỰ ÁN

Chương 4 QUẢN LY THO! GIAN VA I

TIỀN ĐỘ DỰ ÁN

4.1 Phân tách công việc

4.1.1 Khái niệm và vai trò của phân tách công việc

4.1.2 Phương pháp thực hiện phân tách công việc

4.2 Một số công cụ quản lý thời gian và tiến độ dự án

4.2.1 Biểu đồ Gantt

4.2.2 Sơ đồ PERT và phương pháp đường găng CPM

1.1 Khái niệm và vai trò Ml

Khái niệm phân tách công việc:

› Phân chia theo cấp bậc một dự án

thành các nhóm nhiệm vụ và những

công việc cụ thể

›Xác định, liệt kê và lập bảng giải

thích cho từng công việc cần thực

hiện của dự án.

4.1.1 Khdi niém va vai tro

lực

Tránh các sai

sot, lang phi

4.1.2 Phương phúp phân tách công việc

Có thể sử dụng 6 cấp độ để phân tách công việc

› Ba cấp độ đầu phục vụ cho yêu cầu quản lý

› Ba cấp độ cuối phục vụ cho yêu cầu kỹ thuật

4.1.2 Phương pháp phân tách công việc

Cơ cấu phân tách công việc | Phương pháp

Thứ bậc Thể hiện | Phân tích hệ thống Chu kỳ Tổ chức

ì Mức độ tổng quát Toàn bộ dự án [Toàn bộ dự án (Nhóm [Toàn bộ dự án

3 Các ác nhóm nhiệm vụ rece ân hệ nhóm nhiệ ác phân hệ Các hệ thống ác hệ thống lới lớn ơn vị thành niên | |

4 Nhiệm vụ bộ phận Nhiệm vụ bộ phận Các phân hệ Tổ đội |

Cấu trúc phân tách công việc

(Work breakdown structure - WBS} -

là một cây phân cấp phân công

công việc của toàn bộ dự án

4.1.2 Phương phúp phân tách công việc

Gói công việc:

Quửn trị thời gian và tiến độ dự án lò quá

trình xác định các công việc, ước lượng _

thời gian và sắp xếp trình tự công việc,

thiết lập mạng công việc và quản lý tiến

trình thực hiện các công việc dự án trên cơ

sở các nguồn lực cho phép và những yêu

cầu về chất lượng đã định

NO

¬ a2 wet số công cụ quản lý thời gian và | |

ˆ Sơ dé PERT va CPM ) Phuong phap

mane rAnea wiAc

›Chiều ngang biểu diễn thời

gian thưc hiên công viêc

4.2.1 Biểu đồ Gantt

› Đơn giản, dễ vẽ › Không thấy rõ mối

› Thấy rõ các công quan hệ phụ thuộc

việc và thời gian #lỮ các côngviệc;

sa _ nào cần tập trung

; Thấy rõ tông thời giải quyết

gian hoàn thành › Khó khăn khi có

Hình 4.1 Ví dụ Sơ đồ thanh ngang theo phương thức triển khai sớm

Hình 4.2 Ví dụ Sơ đồ thanh ngang theo phương thức triển khai chậm

E - Xây cửa lò chịu nhiệt

F - Lắp đặt hệ thống kiểm soát ESSIRSRIRSNIRSSIESSI

SIỀN 4.2.1 Biểu đồ Gantt

Hình 4.4 Ví dụ Sơ đồ thanh ngang dùng cho kiểm soát

% hoàn thành Thời gian (tuần, Công tác 4 |5 |6 |7 |8 | 9 |10|11]|12|13|14|15

Xây dựng bộ 2/77/22

hân bên tron

Sửa chữa mái

Ors baal

a Ke PERT va phương pháp đường ging CP CPM

`

Mone công việc là kỹ thuật bày kế hoạch

tiến độ, mô tả dưới dạng sơ đồ mối quan _

hệ liên tục giữa các công việc đã được xác

định cả về thời gian và thứ tự trước sau

AM

PM

: Sg 2.2 Sơ đồ PERT và phương pháp đường găng CP

“` Phương phúp mạng công việc

Mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc dự án

4.2.2 Sơ đồ PERT và phương pháp đường găng on |

Phương phúp mạng công việc

4.2.2 Sơ đồ PERT và phương pháp đường găng on |

Phương phúp mạng công việc

Nguyên tắc biểu diễn chung:

› Một công việc chỉ có thể bắt đầu khi tất cả các

công việc trước nó phải hoàn thành

› Mũi tên vẽ từ trái sang phải, phản ánh lôgic

trước sau giữa các công việc

› Độ dài mũi tên không có ý nghĩa phản ánh thời gian.