Tổ chức hội chợ triển lãm thương mại tại Công ty VITEX - Thực trạng và giải pháp

Đất nước chúng ta đang bước vào thời kỳ đổi mới toàn diện và sâu sắc. Nền kinh tế thị trường tạo ra nhịp sống mới, trong xu hướng quốc tế hoá mọi mặt đời sống xã hội, Hội chợ - Triển l

Lời mở đầu

Đất nớc chúng ta đang bớc vào thời kỳ đổi mới toàn diện và sâu sắc.Nền kinh tế thị trờng tạo ra nhịp sống mới, trong xu hớng quốc tế hoámọi mặt đời sống xã hội, Hội chợ - Triển lãm Thơng mại ra đời cùng vớinền kinh tế thị trờng đã thúc đẩy giao lu Thơng mại quốc tế Ngày nay,Hội chợ triển lãm thơng mại không chỉ diễn ra trong phạm vi của một n-

ớc mà còn trên toàn thế giới Nó cho phép các doanh nghiệp giới thiệusản phẩm, tự khẳng định mình với bạn hàng và ngời tiêu dùng, tăng cờnggiao lu kinh tế, khoa học công nghệ, văn hoá xã hội Tốc độ tăng trởngcủa nền kinh tế đã kéo theo sự gia tăng của các hoạt động Hội chợ triểnlãm thơng mại, nó nh là một đòi hỏi khách quan của đời sống kinh tế.Hiện nay không một nớc nào trên thế giới không tìm cách phát huy thếmạnh của loại hình này

Trong thời kỳ tập trung bao cấp, hoạt động Hội chợ triển lãm thơngmại rất mờ nhạt Nhng từ khi chuyển sang cơ chế thị trờng, Hội chợ triểnlãm thơng mại ở Việt Nam đã có những bớc phát triển rõ rệt Số lợng cácHội chợ triển lãm thơng mại diễn ra ngày càng nhiều trên phạm vi cả nớc

và quốc tế Những Hội chợ triển lãm thơng mại này đã đạt đợc nhữngthành công nhất định nhng để tổ chức Hội chợ triển lãm thơng mại mộtcách có hiệu quả vẫn còn là một vấn đề còn tồn tại ở Việt Nam

Bằng lý luận và thực tiễn tiếp thu đợc trong nhà trờng và thời gian

thực tập trong thời gian qua, tôi đã chọn đề tài : “Tổ chức Hội chợ Triển lãm Thơng mại tại Công ty VITEX - Thực trạng và giải pháp”

-làm luận văn tốt nghiệp Luận văn đề cập đến : hoạt động tổ chức Hộichợ triển lãm thơng mại, các biện pháp mà Công ty VINEXAD đã thựchiện, những tồn tại và các giải pháp khắc phục đối với mô hình tổ chứcHội chợ triển lãm thơng mại hiện nay

Trong quá trình làm luận văn tốt nghiệp tôi có sử dụng các biệnpháp phân tích và so sánh, kết hợp giữa lý luận với quan sát thực tế Nộidung cơ bản của luận văn mà tôi trình bày gồm các vấn đề sau :

Chơng I : Lý luận chung về Hội chợ triển lãm thơng mại

Chơng II : Thực trạng tổ chức Hội chợ triển lãm thơng mại của Công

ty VINEXAD.

Chơng III : Các giải pháp hoàn thiện tổ chức Hội chợ triển lãm thơng

mại của Công ty VINEXAD

Do thời gian có hạn và những hạn chế nhất định về kinh nghiệmcũng nh khả năng lý luận, luận văn của tôi không thể tránh khỏi nhữngsai sót Vì vậy, tôi rất mong đợc sự chỉ bảo của các thầy, cô giáo, các chúbác trong Trung tâm cùng toàn thể các bạn để luận văn đợc hoàn thiệnhơn

Tôi xin chân thành cảm ơn !

Sinh viên thực hiện

Trơng Huy Trận

Chơng I

I Quá trình hình thành và phát triển của Công ty

Công ty cổ phần thơng mại du lịch và hội chợ triển lãm quốc tế Vitex(Vietnam International Trade Tourism and Exhibition joint stockcompany) có trụ sở giao dịch chính tại 52-54 Phố Hàng Bồ Hà Nội đợcthành lập theo quyết định số 749/QĐ-UB ngày 09/02/1999 của UBNDThành phố Hà Nội về việc chuyển doanh nghiệp Nhà nớc sang Công ty

cổ phần

Công ty VITEX là đơn vị kinh tế có t cách pháp nhân, có con dấu riêng,

có tài khoản tại ngân hàng và hạch toán độc lập, tự điều chỉnh đờng lối,cơ cấu tổ chức để hoạt động có hiệu quả nhất

Với mục đích hỗ trợ các doanh nghiệp Việt Nam tìm kiếm thị trờng, mởrộng thị trờng kinh doanh trong và ngoài nớc, Công ty cổ phần thơng mại

Du lịch và Hội chợ quốc tế (VITEX) đã tổ chức đa nhiều đoàn doanhnghiệp Việt Nam tham gia các hội chợ lớn trên thế giới nh Mỹ, Pháp,Anh, Nga, Hồng Kông, Canađa, Australia, Bỉ v.v Đặe biệt trong năm

2001, VITEX tổ chức đa nhiều đoàn doanh nghiệp tham gia các hội chợchuyên ngành về quà tặng, đồ nội thất, thủ công mỹ nghệ là những mặthàng mà Việt Nam rất có lợi thế thơng mại

VITEX đồng thời còn cung cấp các dịch vụ khác nh:thơng mại , du lịch,

đại lý vé máy bay đi các nớc, in ấn quảng cáo, xuất nhập khẩu

II Công ty cổ phần thơng mại du lịch và hội chợ triển lãm Quốc tế kinhdoạnh các ngành nghề sau:

-Tổ chức hội chợm triển lãm chuyên đề về kinh tế, khoa học kỹ thuật ởtrong và nớc quảng cáo thơng mại (panô tấm lớnm các ấn phẩm , bănghình đĩa hìmh quảng cáo trên các trên các phơng tiện thông tin đại chúng), in ấn phát hành các loại ấn phẩm

- Làm các dịch vụ phục vụ cho giao lu kinh tế, xúc tiến thơng mại trong

và ngoài nớc trực tiếp thị trờng, đại lý vé máy bay, đại lý hàng hoá, môigiới dịch vụ thơng mại và đầu t xuất nhập khẩu

- Kinh doanh khách sạn, du lịch lữ hành trong nớc và quốc tế, dịch

vụ hợp tác lao động quốc tế,

- Thu mua kinh doanh dợc liệu, dợc phẩm

- Mua bán cổ phiếu, trái phiếu trên thị trờng trong và ngoài nớc

- T vấn thơng mại, đầu t và chuyển giao công nghệ

- Kinh doanh hàng tiêu dùng và t liệu sản xuất nh công nghệphẩm, kim khí điện máy, hàng nông, lâm sản, vật liệu xây dựng, trang trínội thất

II- Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty

1- Tổ chức bộ máy

Ban Giám đốc : Đứng đầu Công ty là Giám đốc, là ngời chịu trách

nhiệm toàn diện trớc Nhà nớc, Bộ chủ quản và Công ty về mọi hoạt độngcủa Công ty mình Giám đốc do Bộ Trởng Bộ Thơng mại bầu hoặc miễnnhiệm Giúp cho Giám đốc có các Phó Giám đốc và một Kế toán trởng.Mỗi Phó Giám đốc Công ty đợc phân công phụ trách một hoặc một số

Ban Giám đốc

Toà soạn

Tờ thông tin QC

ảnh

Chi nhánh Vinexad

tại TPHCM

Phòng

T vấn

Phòng

Đối ngoại

Phòng Quản lý Kinh tế

Phòng

tổ chức HC

Trung tâm Hội chợ th

ơng mại

Trung tâm thiết

kế dàn

dự HCTM

VP Đại diện Nam

lĩnh vực công tác và chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về lĩnh vực công tác

đợc giao

Dới Ban Giám đốc có các phòng nghiệp vụ nh Phòng Tổ chức Hànhchính, Phòng Quản lý kinh tế, Phòng Đối ngoại, Toà soạn tờ Thông tinQuảng cáo Các phòng này phải chịu trách nhiệm trớc Giám đốc Công ty

và pháp luật Việt Nam về các văn bản hớng dẫn về chuyên môn nghiệp

vụ do phòng soạn thảo; Các trung tâm, Xí nghiệp, chi nhánh hoạt độngtheo phơng thức khoán quản, do Giám đốc đơn vị lãnh đạo nhng vẫn cóPhó Giám đốc Công ty phụ trách Riêng chi nhánh thành phố Hồ ChíMinh do Ban Giám đốc điều hành và đặt dới sự lãnh đạo trực tiếp củaGiám đốc Công ty theo nguyên tắc hạch toán độc lập và chấp hành đầy

- Nhân sự : Nghiên cứu, đề xuất việc sắp xếp tổ chức bộ máy nhân

sự của Công ty phù hợp với chức năng và nhiệm vụ kinh doanh

- Chấp hành luật pháp và các pháp lệnh về hoạt động kinh doanhcủa Nhà nớc ban hành : Khen thởng đối với những bộ phận, cá nhân cóthành tích, có các hình thức kỷ luật thích đáng và kịp thời với những bộphận và cá nhân, có sai phạm trong quá trình kinh doanh

- Các công tác bảo hộ lao động : Theo dõi và đảm bảo an toàn trongcông tác cho cán bộ công nhân viên trong Công ty, liên hệ với Công tybảo hiểm để đóng bảo hiểm đầy đủ cho cán bộ theo đúng quy định củaNhà nớc

- Công tác tiền lơng : Lập kế hoạch tiền lơng và cấp phát tiền lơng,

b Phòng Quản lý kinh tế.

Phòng Quản lý kinh tế là một bộ phận tham mu cho Giám đốc Công

ty về việc tổng hợp, xây dựng các chỉ tiêu kế hoạch tài chính trong lĩnhvực hoạt động kinh doanh theo Pháp luật của Nhà nớc, của Bộ Thơngmại Giúp Giám đốc quản lý kế hoạch tài chính hàng năm, hàng quý rêncơ sở bám sát hoạt động kinh doanh và kế hoạch tài chính của các trungtâm, Xí nghiệp, các chi nhánh đảm bảo kế hoạch kinh doanh và kế hoạchthực tế và thực hiện có hiệu quả

Hớng dẫn và quản lý kế hoạch nghiệp vụ kinh doanh, kế toán, tài vụ

đối với các trung tâm, Xí nghiệp và các chi nhánh thuộc Công ty

Giúp Giám đốc bảo toàn và phát triển nguồn vốn, quản lý và sửdụng đồng vốn có hiệu quả

Kiểm tra giám sát các trung tâm, Xí nghiệp, chi nhánh bảo toàn vàphát triển tốt nguồn vốn (vốn cố định, vốn lu động, kể cả vốn do Công tygiao )

Giúp Giám đốc điều hoà vốn giữa các trung tâm, Xí nghiệp, chinhánh để đảm bảo có hiệu quả cao

Xây dựng cơ chế khoán và quản lý các chỉ tiêu kinh tế đối với cáctrung tâm, Xí nghiệp, chi nhánh điều hành toàn bộ khâu kế hoạch, tổnghợp hoạt động kinh doanh hàng tháng, phân tích hiệu quả kinh tế hàngquý, năm Báo cáo Bộ chủ quản về tình hình thực hiện kế hoạch kinhdoanh và kế hoạch tài chính theo định kỳ Giúp Giám đốc theo dõi việcthực hiện các chỉ tiêu kinh tế tài chính toàn Công ty

Xây dựng quy chế về hợp đồng kinh tế trng Công ty bao gồm cáctrung tâm, Xí nghiệp giải quyết các mâu thuẫn tranh chấp về ký kết, thựchiện các hợp đồng kinh tế của các đơn vị cơ sở

Lu giữ các hợp đồng kinh tế của các trungtâm, Xí nghiệp để làm cơ

sở theo dõi tạo điều kiện thuận lợi cho đơn vị cơ sở thực hiện tốt hợp

đồng Kịp thời phát hiện các hợp đồng có sơ hở, khó thực hiện hoặckhông có khả năng thực hiện, báo cáo Giám đốc Công ty tìm hớng giảiquyết nhằm tránh những tổn thất do việc ký kết hợp đồng gây ra.

c Phòng Đối ngoại.

Là phòng có nhiệm vụ nghiên cứu và đa ra các chính sách trongquan hệ với các Công ty trong và ngoài nớc Phòng cũng kết hợp với bộphận nghiên cứu thị trờng và tiếp thị của các trung tâm nhằm tìm kiếm và

ký kết các hợp đồng với các bạn hàng trong và ngoài nớc, kết hợp với bộphận kế toán ở các trung tâm thanh toán với bạn hàng

Ngoài ra, Công ty còn đợc tổ chức theo các trung tâm có các chứcnăng và nhiệm vụ riêng liên quan đến các nghiệp vụ cụ thể trong việccung cấp các dịch vụ quảng cáo Đây cũng là một đặc trng đặc biệt trong

tổ chức bộ máy hoạt động của Công ty mà chỉ riêng Công ty quảng cáochuyên kinh doanh quảng cáo nh Vinexad mới có

3.4 Phạm vi hoạt động của Công ty.

VINEXAD không chỉ dừng lại hoạt động ở hai lĩnh vực chính làQuảng cáo và Triển lãm Hội chợ Thơng mại (TLHCTM) mà còn mở rộnglĩnh vực kinh doanh ở nhiều lĩnh vực khác, các hoạt động này đã gópphần đáng kể vào doanh thu chung của toàn Công ty

Bán vé máy bay và dịch vụ du lịch là hai dịch vụ phụ thêm rất pháttriển Đại lý bán vé máy bay là một đại lý có uy tín lớn nhất trong số 20

đại lý ở miền Bắc, với doanh thu 15% tổng doanh thu Dịch vụ du lịchcũng góp têm vào tổng doanh thu số tiền là 2,5 tỷ đồng (1996)

Ngoài ra Công ty còn có những hoạt động khác nh là xuất nhậpkhẩu, bán hàng quảng cáo, dịch vụ Visa

Công ty còn hợp tác liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế,khoa học kỹ thuật và tác nhân ở trong và ngoài nớc về TLHC và quảng

HANNOVER (§øc) nh»m n©ng cao c«ng t¸c tæ chøc Héi chî - TriÓnl·m Th¬ng m¹i ViÖt Nam.

1 Khái niệm về Hội chợ triển lãm thơng mại

Theo quy chế về hội chợ, triển lãm thơng mại (ban hành kèm theoquyết định số 390/TTg ngày 01/08/1994 của Thủ Tớng Chính Phủ), Hộichợ thơng mại và triển lãm thơng mại đợc hiểu nh sau :

Hội chợ thơng mại : Là một loại hình xúc tiến thơng mại dới hình

thức một thị trờng hoạt động tập trung trong một tời gian và điạ điểmnhất định, trong đó các nhà sản xuất, kinh doanh trng bày hàng hoá củamình nhằm mục đích tiếp cận thị trờng, ký kết hợp đồng thơng mại vàbán hàng tại Hội chợ

Triễn lãm thơng mại : Cũng là một loại hình xúc tiến thơng mại

của một hoặc nhiều nhà sản xuất kinh doanh, thông qua việc trng bàyhàng hoá, tài liệu về hàng hoá nhằm mục đích giới thiệu, quảng cáo hàng

để mở rộng và thúc đẩy tiêu thụ hàng hoá thông qua việc ký kết hợp đồngthơng mại

Từ hai khái niệm trên có thể thấy rằng : Triển lãm Thơng mại thờngtrng bày hoặc giới thiệu những tiến bộ của khoa học kỹ thuật, các thànhtựu kinh tế Hơn nữa, Triển lãm Thơng mại không quy định về thời gian

và địa điểm nhất định, nó chỉ đợc tổ chức khi có sự thoả thuận giữa cácnhà trng bày và nhà tổ chức, thông thờng trong triển lãm các nhà trng bàykhông đợc bán hàng

Cho tới nay, hai khái niệm về Hội chợ và Triển lãm Thơng mại trênvẫn đang đợc thừa nhận, nhng khi Luật Thơng mại Việt Nam ra đời và cóhiệu lực từ ngày 01/01/1998 thì hai khái niệm trên đợc quy định trong mục

15 về Hội chợ - Triển lãm Thơng mại, điều 208 nh sau :

Hội chợ Thơng mại là một hoạt động xúc tiến thơng mại tập trungtrong một thời gian và địa điểm nhất định trong đó tổ chức, cá nhân sảnxuất kinh doanh đợc trng bày hàng hoá của mình nhằm mục đích tiếp thị,

ký kết hợp đồng mua bán

2 Vai trò (lợi ích) của Hội chợ - Triển lãm Thơng mại

Hội chợ và Triển lãm Thơng mại không chỉ là công cụ Marketingquan trọng để xúc tiến buôn bán mà còn là một trong những phơng phápquảng cáo quần chúng nhất để thúc đẩy việc buôn bán sản phẩm ra nớcngoài cũng nh nhập khẩu công nghệ mới và những hàng hoá thiết yếu.Kết quả mà chúng đem lại thờng là rất lớn, đặc biệt là những kết quả lâudài, thờng là không đáng kể so với thời gian và tiền của đã chi dùng

2.1 Đối với nền kinh tế quốc dân

Thực tế cho thấy, Hội chợ và Triển lãm Thơng mại đã và đang đemlại lợi ích cả về vô hình lẫn hữu hình cho tất cả những ai tham dự Trớchết phải kể tới lợi ích của Hội chợ và Triển lãm Thơng mại mang tínhquốc tế

- Việt Nam với chính sách mở cửa nền kinh tế Hội chợ và Triểnlãm Thơng mại sẽ làm dịp để Việt Nam tự giới thiệu về mình qua các tổchức, doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh tham gia Hội chợ và Triểnlãm Thơng mại tạo ra nhiều cơ hội gia nhập thị trờng thế giới

- Tạo ra những cơ hội lớn cho các nhà khoa học, các cán bộ quản lý

và đông đảo sinh viên tơng lai của đất nớc có dịp học tập, trao đổi, mởrộng quan hệ hợp tác đào tạo nghiên cứu khoa học

- Hội chợ và Triển lãm Thơng mại tạo ra nhiều cơ hội thu hút cácnhà đầu t nớc ngoài đầu t vào Việt Nam Là dịp thuận lợi cho việc ký kếthợp đồng chuyển giao công nghệ mới phù hợp vào Việt Nam, tiết kiệmnguồn chi phí đáng kể dành cho nghiên cứu.

2.2 Đối với các doanh nghiệp, tổ chức tham gia.

- Quy tụ đợc những bạn hàng để có thể bán hay đẩy mạnh bán mộtsản phẩm thì không gì bằng thực hiện mối quan hệ bán hàng trực tiếp đốivới khách hàng Khách mua hàng có thể trải rộng trên một vùng rộnglớn, thậm chí thuộc nhiều nớc nên việc tới thăm dò trở nên quá tốn kém

và hầu nh không thể thực hiện đợc Một Hội chợ - Triển lãm Thơng mại

đợc tổ chức tốt, tổng hợp đợc những lợi ích của việc tiếp xúc cá nhân lẫnthông báo quảng cáo

Trng bày, giới thiệu sản phẩm của doanh nghiệp mình : Hội chợ Triển lãm Thơng mại là một trong những hình thức của quảng cáo, kếthợp đợc những u điểm của nhiều hình thức quảng cáo khác Tại đây, họvừa có thể dùng các loại quảng cáo in sẵn, vừa trng bày và thuyết minhtrực tiếp cho khách hàng, không chỉ giới thiệu cho khách hàng về nhãnhiệu hay tên hàng (doanh nghiệp) mà còn thuyết phục khách hàng tin vàochất lợng, giá cả, dịch vụ, đặc tính riêng của sản phẩm của hãng Đây là

-điều cốt lõi để kết luận việc mua bán

Bên cạnh những lợi ích kể trên, Hội chợ - Triển lãm Thơng mạicòn có những lợi ích đối với nhà sản xuất và nhà xuất khẩu, đó là sựủng hộ và tài trợ của các tổ chức quốc tế, Chính Phủ của n ớc chủ nhà

và của các nguồn khác cho những bên tham gia Hội chợ - Triển lãmThơng mại, đặc biệt là Hội chợ - Triển lãm Th ơng mại ở nớc ngoài.Chẳng hạn theo thoả thuận giữa Phòng Thơng mại Công nghiệp ViệtNam với tập đoàn Trade Wind của Đài Loan, từ ngày 27/7 đến ngày1/8/1993, Phòng Thơng mại Công nghiệp Việt Nam đã tổ chức mộtcuộc hội thảo và triển lãm lớn tại thành phố Đại Trung (Đài Loan)

mang tên “Viet Expo 93” Cuộc triển lãm và hội thảo đầu t vào ViệtNam này đợc sự tài trợ của tập đoàn Trade Wind của Chính Phủ ĐàiLoan Do đó tham gia triển lãm này, các doanh nghiệp Việt Nam đ ợcgiảm đáng kể về chi phí cũng nh tranh thủ đợc sự ủng hộ của ChínhPhủ và các tập đoàn thơng mại của Đài Loan.

2.3 Đối với khách tham quan.

Tìm kiếm đợc thông tin : Khách hàng tham quan các Hội chợ Triển lãm Thơng mại vì họ mong muốn biết đợc ngời ta chào bán nhữnggì, chất lợng, số lợng và giá cả sản phẩm nh thế nào

Tiếp xúc trực tiếp với nhà cung cấp : Hoàn cảnh thôi thúc họ muahàng vì họ cảm thấy tiếp xúc trực tiếp với nhà cung cấp, họ yên tâm vềgiá cả và chất lợng hàng hoá, hơn nữa, họ có điều kiện xem xét, so sánhcác sản phẩm của các doanh nghiệp để có thể tự do lựa chọn sản phẩm

mà mình mong muốn

3 Phân loại Hội chợ - Triển lãm Thơng mại.

Đối với tất cả những khách đến tham quan và những ngời tham giaHội chợ - Triển lãm Thơng mại thì vấn đề quan trọng hàng đầu là phảibiết Hội chợ - Triển lãm Thơng mại đó thuộc loại hình nào Trên thực tế

có rất nhiều loại hình Hội chợ - Triển lãm Thơng mại, mỗi loại có côngdụng riêng của nó, thoả mãn nhu cầu khác nhau của ngời tham gia Sau

đây là một số tiêu thức phân loại chủ yếu :

3.1 Theo tính chất Hội chợ - Triển lãm Thơng mại.

3.1.1 Hội chợ - Triển lãm Thơng mại tổng hợp.

ở đây, mọi sản phẩm tiêu dùng trong công nghiệp đều đợc trng bày

Nó đợc mở cho công chúng và các nhà doanh nghiệp cùng tham quan.Những Hội chợ - Triển lãm Thơng mại này khó có thể thu hút đợc cáckhách hàng mục tiêu, ngay cả khi số lợng khách tham quan là đáng kể thìcũng chỉ có một số ít trong số đó để ý đến sản phẩm của mình Trong các

Hội chợ - Triển lãm Thơng mại tổng hợp thờng có hàng công nghiệp(tháng 10 hàng năm).

3.1.2 Hội chợ - Triển lãm Thơng mại chuyên đề.

Thờng đi sâu vào một lĩnh vực nhất định của nền kinh tế quốcdân Hàng hoá trng bày có tính đồng nhất khá cao và nằm trong mộtngành hay một nhóm ngành nhất định Mỗi một ngời tham gia có thểchắc chắn có đợc một số đáng kể các nhà kinh doanh mà mình muốntiếp xúc Đối với các doanh nghiệp đang tìm cách thâm nhập vào thị tr -ờng thì những Hội chợ - Triển lãm Thơng mại kiểu này tạo cho họ mộtcơ hội tuyệt vời để tìm kiếm đại lý hoặc nhà nhập khẩu Các cuộc Hộichợ - Triển lãm Thơng mại chuyên đề thờng đợc tổ chức thờng xuyênhơn Hội chợ - Triển lãm Thơng mại Tổng hợp

3.2 Theo phạm vi Hội chợ - Triển lãm Thơng mại.

+ Hội chợ - Triển lãm Thơng mại địa phơng : Bao gồm sự tham giacủa các doanh nghiệp trong một địa phơng nào đó Những Hội chợ -Triển lãm Thơng mại này thờng nhằm phản ánh thế mạnh của địa phơngtrong một vài lĩnh vực nhất định Việc tổ chức thờng do một cơ quan địaphơng đứng ra theo yêu cầu của các doanh nghiệp trong vùng, qua đó đểthu hút đầu t hay tìm bạn hàng để liên doanh liên kết

+ Hội chợ - Triển lãm Thơng mại tầm trung : Thờng là những Hội

chợ - Triển lãm Thơng mại chuyên đề và tham dự bao gồm các doanhnghiệp sản xuất hoặc kinh doanh những mặt hàng thuộc lĩnh vực của Hộichợ - Triển lãm Thơng mại nh : Hội chợ - Triển lãm Thơng mại chuyên

đề Y dợc thiết bị y tế (tháng 6 hàng năm)

+ Hội chợ - Triển lãm Thơng mại cỡ nhỏ : Thờng đợc tổ chức trong

một phạm vi hẹp Các doanh nghiệp tham gia là các doanh nghiệp địa

ph-ơng hoặc doanh nghiệp chỉ có sức cạnh tranh trong nớc Sản phẩm chủyếu là các sản phẩm truyền thống

II các chủ thể tham gia Hội chợ - Triển lãm Thơng mại

Các chủ thể của Hội chợ - Triển lãm Thơng mại là các thành viêntham gia tạo nên một cuộc Hội chợ - Triển lãm Thơng mại, bao gồm bachủ thể chính :

1 Cơ quan tổ chức.

Là ngời đứng ra tổ chức các cuộc Hội chợ - Triển lãm Thơng mại

Họ đứng ra thiết kế các chủ đề, tập trung các doanh nghiệp, ổn định địa

điểm, quy định thời gian Họ là ngời trung gian tạo điều kiện tiếp xúcgiữa doanh nghiệp và khách tham quan Ban tổ chức có thể là cơ quanchuyên hoặc không chuyên, nhng nói chung để tổ chức cuộc Hội chợ -Triển lãm Thơng mại thì thờng phải có sự tham gia của nhiều tổ chức,ban, ngành trong đó ít nhất là một cơ quan chuyên môn

- Các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh có t cách pháp nhân đều

đ-ợc phép tổ chức Hội chợ - Triển lãm Thơng mại trong và ngoài nớc đểgiới thiệu sản phẩm và xúc tiến thơng mại đối với sản phẩm do mình sảnxuất kinh doanh

- Bộ Thơng mại cho phép một số doanh nghiệp đợc phép kinh doanhdịch vụ Hội chợ - Triển lãm Thơng mại nếu có đủ các điều kiện sau :+ Đợc thành lập theo đúng quy định của pháp luật Việt Nam

+ Có đủ phơng tiện vật chất, kỹ thuật để tổ chức Hội chợ - Triển lãmThơng mại

+ Có bộ máy tổ chức và đội ngũ cán bộ chuyên mon đáp ứng đợcyêu cầu của việc kinh doanh dịch vụ Hội chợ - Triển lãm Thơng mại.Theo quy chế này, hiện nay ở Việt Nam có ba tổ chức đợc quyềnkinh doanh dịch vụ Hội chợ - Triển lãm Thơng mại

2 Các doanh nghiệp

Là thành viên có ý nghĩa chủ yếu trong một cuộc Hội chợ - Triểnlãm Thơng mại Họ đồng thời là một chủ thể quảng cáo, sử dụng Hội chợ

- Triển lãm Thơng mại để đa thông tin trực tiếp đến công chúng Qua Hộichợ - Triển lãm Thơng mại, doanh nghiệp có thể tìm đợc ngời phân phối

có tiềm lực kinh tế mạnh, một nguồn đầu t vốn với lãi suất u đãi, hay bạnhàng có trình độ kỹ thuật cao đề học hỏi hợp tác sản xuất hoặc đơngiản chỉ là giới thiệu và bán hàng Đó chính là mục tiêu rất cụ thể đặt racho doanh nghiệp khác, cùng tham dự

2.1 Khái niệm và phân loại khách hàng tham gia Hội chợ - Triển lãm Thơng mại.

2.1.1 Khái niệm về khách hàng tham gia Hội chợ - Triển lãm

Th-ơng mại.

Khách hàng tham gia Hội chợ - Triển lãm Thơng mại là những phápnhân có nhu cầu trng bày hoặc bán sản phẩm của mình trong Hội chợ -Triển lãm Thơng mại Nói cách khác, đó là những doanh nghiệp, tổ chứctham dự với mục đích nhằm giới thiệu sản phẩm với ngời tiêu dùng,quảng cáo cho sản phẩm mới, giới thiệu hình ảnh, tên hãng hay muốngiao lu kinh tế để ký kết các hợp đồng với các doanh nghiệp tổ chức kháchoặc muốn củng cố thêm vị trí sản phẩm của doanh nghiệp đó trên thị tr-ờng

3 Khách tham quan.

Là những ngời có quan tâm tới các sản phẩm hàng hoá đợc trng bàytrong Hội chợ - Triển lãm Thơng mại và đến đó để tìm kiếm các thôngtin và thoả mãn các nhu cầu riêng của mình Thành phần của khách thamquan rất phong phú nhất là trong những cuộc Hội chợ - Triển lãm Thơngmại tổng hợp Họ đến để tìm kiếm một nhà cung cấp, ngời phân phốihoặc một liên doanh hay đơn giản chỉ là đặt mua một mặt hàng cụ thểnào đó Đây chính là những khách hàng tơng lai, những đối tợng quan

trọng tiếp nhận quảng cáo mà các doanh nghiệp phải tìm cách hữu hiệu

để tác động

Ba thành viên trên có mối quan hệ mật thiết với nhau đợc biểu hiệnqua sơ đồ sau :

III Cách thức tổ chức Hội chợ - Triển lãm Thơng mại

1 Quy định về tổ chức và tham gia Hội chợ - Triển lãm Thơng mại của Việt Nam.

Theo quy chế về Hội chợ - Triển lãm Thơng mại từ điều 7 đến điều

9 nh sau :

- Các Hội chợ - Triển lãm Thơng mại phải có chủ đề, quy mô, thờigian và địa điểm tiến hành, danh mục hàng hoá và tên, địa chỉ các nhàsản xuất kinh doanh tham gia

- Các nhà sản xuất kinh doanh thuộc mọi thành phần kinh tế muốntham gia Hội chợ - Triển lãm Thơng mại tại Việt Nam phải đăng ký, kýhợp đồng với ban tổ chức Hội chợ - Triển lãm Thơng mại về việc đa hànghoá vào tham gia Hội chợ - Triển lãm và đăng ký hợp đồng thuê gianhàng và mặt bằng trng bày hàng hoá hoặc kho chứa hàng

- Hàng hoá, t liệu về hàng hoá đa vào trng bày tại Hội chợ - Triểnlãm Thơng mại phải phù hợp với số lợng và danh mục hàng hoá đã đăng

ký với ban tổ chức, không đợc đa hàng cấm, hàng giả, hàng kém phẩm

Ban tổ chứcHội chợ - TLTM

Doanh nghiệp

(khách hàng) tham gia Hội chợ - TLTMBan tổ chức

chất vào tham gia Hội chợ - Triển lãm Thơng mại (trừ Triển lãm chuyên

đề về hàng thật hàng giả)

- Các Hội chợ - Triển lãm Thơng mại tổ chức trên lãnh thổ ViệtNam phải có ban tổ chức với thành phần do cấp chính quyền, bộ quản lýchỉ định hoặc do doanh nghiệp tổ chức Hội chợ - Triển lãm Thơng mạiquy định và chịu trách nhiệm điều hành hoạt động Hội chợ - Triển lãmThơng mại Riêng các Hội chợ - Triển lãm Thơng mại cỡ lớn, quan trọngphải có Bộ Thơng mại quyết định

2 Lập kế hoạch Hội chợ - Triển lãm Thơng mại trong từng năm.

Đây là công tác quan trọng của các cơ quan có quyền kinh doanhtrong lĩnh vực Hội chợ - Triển lãm Thơng mại Để có thể đợc Bộ Thơngmại cho phép, các cơ quan phải nghiên cứu kỹ lỡng tình hình kinh tếtrong nớc để có thể đa ra nội dung Hội chợ - Triển lãm Thơng mại phùhợp Chẳng hạn, thời gian hiện nay, Việt Nam đang tăng cờng tập trung

đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nớc, đẩy mạnh xuất nhậpkhẩu và đẩy mạnh tiến trình hội nhập kinh tế với khu vực và Thế giớitheo xu hớng tự do hoá thơng mại, thì tất cả các Hội chợ - Triển lãm Th-

ơng mại có liên quan và nhằm mục đích trên đều đợc khuyến khích tổchức và tham gia

Trong kế hoạch Hội chợ - Triển lãm Thơng mại để trình lên Bộ

Th-ơng mại thờng bao gồm những nội dung sau :

+ Tên hội chợ triển lãm : Các hội chợ triển lãm tổ chức tại ViệtNam

Các hôi chợ triển lãm tổ chức tại nớc ngoài

+ Chủ đề của hội chợ hay triển lãm thơng mại

+ Quy mô tổ chức

+ Thời gian tổ chức

+ Địa điểm tổ chức

- Doanh nhiệp phối hợp (nếu có)

Kế hoạch này phải đợc trình vào quý II các năm trớc sau đó sẽ đợc

Bộ thơng mại duyệt và trả lời vào quý IV

3 Các bớc tiến hành tổ chức Hội chợ - Triển lãm Thơng mại.

3.1 Tổ chức Hội chợ - Triển lãm Thơng mại tại Việt Nam.

Tiến trình tổ chức các Hội chợ - Triển lãm Thơng mại tại Việt Nam:

Thiếu

Nghiên cứu thị trờng:

Nghiên cứu thị tr ờng

Xin phép tổ chức

Hoạt động tr ớc Hội chợ Triển lãm Th ơng mại

xây dựng th mời

và lựa chọn mời

Hoạt động trongHội chợ Triển lãm Th ơng mại

Hoạt động sauHội chợ Triển lãm Th ơng mại

Việc nghiên cứu thị trờng trớc khi tiến hành tổ chức các cuộc hội trợtriển lãm thơng mại có vai trò rất quan trọng Ngời tổ chức phải nghiêncứu kỹ lỡng môi trờng kinh tế xã hội, các ngành kinh tế, các xu hớngphát triển của nền kinh tế, các yêu cầu của thị trờng, đánh giá khả năngtiêu thụ, tìm ra các vấn đề nổi trội nhất để xây dựng chủ đề để cho Hộichợ triển lãm thơng mại, chẳng hạn nh do sự phát triển của công nghệthông tin và máy tính, VITEX đã lần lợt tổ chức hai cuộc triển lãm quốc

tế lớn Triễn lãm quốc tế về mạng năm 1997 tại Thành phố Hồ Chí Minh

và triển lãm quốc tế về Công ty máy tính, thiết bị văn phòng vào tháng 12năm 1997 tại Hà Nội

Xin phép tổ chức

Thông thờng các nhà tổ chức hội hợ thơng mại sau khi lên danhmục các hội chợ triển lãm thơng mại sẽ đợc tổ chức, họ phải đệ trình lêncác cấp có thẩm quyền để xét duyệt Cụ thể là Chính phủ đã giao cho BộThơng mại cấp giấy phép và quản lý hội chợ triển lãm thơng mại Việclên danh mục phải tiến hành ít nhất là trớc 1 năm

+ Thông tin về Hội chợ triển lãm thơng mại

- Địa điểm và thời gian

- Tên và địa chỉ ngời tổ chức

- Giá cả và diện tích

+ Những thông tin về thị trờng:

- Những thông tin ở đây là thông tin chung về tiềm năng của thị ờng về mức độ tiêu thụ sản phẩm hoặc cụ thể hơn là xu hớng thị hiếu tiêudùng Khi nắm đợc những thôn tin đó, doanh nghiệp mới có đợc định h-ớng rõ ràng trong việc có tham gia hay không.

tr-Quảng cáo và tin Cata logue chính thức:

Sau khi mời đủ khách, đơn vị tổ chức sẽ lên mô hình tổng thể chohội chợ triển lãm và quảng cáo trên các thông tin đại chúng những thongtin về Hội chợ triển lãm Thơng mại đẻ htu hút khách tới tham quan

Đồng thời, in Catalogue chính thức cho Hội chợ triển lãm thơng mại Nộidung Catalogue bao gồm: th chúcmừng các bộ có liên quan, tên hội trợtriển lãm, thời gian, địa điểm, tên ngời tổ chức, ngời chủ trìm ngời phốihợp và ủng hộ, tên các doanh nghiệp, sản phẩm, địa chỉ, cơ đồ hội chợtriển lãm

Thuê đất và dàn dựng gian hàng:

- Đăng ký thuê đất: Đối với Công ty không có đất thì đây là việcphải thực hiện sớm trớc 1 năm Trong bản đăng ký thuê đất hai bên thoảthuận một số điều khoản về thời gian, giá tiền tren 1m2 đất, chứ khôngthoả thuận về diện tích sử dụng vì ngay cả nhà trng bầy cũng không xác

định đợc chắc chắn số lợng khách hàng tham dự là bao nhiêu

- Tổ chức xây dụng gian hàng: cần phải coi gian hàng trực bầy nhmột công trình vật chất giúp những ngời tham gia đạt đợc mục tiêu củamình Do vậy xây dựng gian hàng phải đạt yêu cầu cần sau:

+ Thu hút sự chú ý của khách tham quan

+ Cho phép trng bầy sản phẩm một cách hấp dẫn nhất

+ Tạo điều kiện thuận lợi cho các cuộc tiếp xúc

+ Có những phơng tiện lắp đặt cần thiết, điện, bàn ghế,tủ bàn trngbầy

Tiến hành Hội chợ triển lãm thơng mại.

Sau khi hoàn tất các thủ tục hải quan (đối với hàng hoá từ nớc ngoàivào tham gia Hội chợ triển lãm thơng mại) nh: vận đơn, danh mục hànghoá chi tiết và hàng hoá thơng mại Dựa trên các chứng từ này, doanhnghiệp hoặc đơn vị tổ chức hoặc Công ty chuyên vận tải hàng hoá sẽ vậnchuyển và nhận hàng khi hàng hoá chuyển về khu triển lãm và mọi côngviệc chuẩn bị đã hoàn thành nhà tổ chức tiến hành Hội chợ triển lãm th-

ơng mại theo đúng lịch trình đã dự định Chú hàn thành việc sắp xếphàng hoá trng bầy vào các gian hàng

Trong thời gian diễn ra Hội chợ triển lãm thơng mại, các nhân viêncủa cơ quan tổ chức thơng trực ở khu vực hội chợ triển lãm đẻ giúp đỡ vàgiải quyết khúc mắc của các nhà trng bầy, đảm bảo gian hàng đợc antoàn trong mọi thời gian, tạo điều kiện thuận lợi cho khách tham quanthăm các gian hàng Ngoài ra đơn vị tổ chức các cuộc hội thảo gắn vớichủ đề của Hội chợ triển lãm thơng mại, mở tiệc chiêu đãi, tạo môi trờngthuận lợi cho các nhà trng bầu và các đơn vị có liên quan gặp gỡ trao đổi.Chuẩn vị đầy các dịch vụ cho ngời tham gia cũng nh khách quan thamquan Hội chợ triển lãm thơng mại

ch các lần tổ chức sau

Kết thúc - đánh giá tổng kết hội chợ và triển lãm thơng mại

Sau khi Hội chợ triển lãm thơng mại kết thúc, đơn tổ chức phải tiếnhành những thủ tục sau:

- Làm thủ tục tái xuất cho các lô hàng của khách hàng trng bầy.

- Tháo gỡ các gian hàng và vận chuyển hàng hoá trng bầy ra khỏikhu vực hội trợ triển lãm

- Hoàn thành việc phân tích thống kê tất cả các đơn đặt hàng hợp

đồng đã nhận đợc Sơ bộ đánh giá kết quả số lợng các đơn đặt hàng, giátrị các mặt hàng đã bán đợc

- Phổ biến những tin tức bổ ích về thị trờng đã thu thập trong thờigian hội chợ triển lãm

- Thanh khoản với Hải quan về các hàng hoá bán trong Hội chợtriển lãm và các hàng quà tặng Chú ý: Theo pháp luật Việt Nam, hàngquà tặng là nhữn hàng có tổng trị giá tối đa là $300 và mỗi một món quàtặng không quá $5 cho một nhà trng bầy

- Gửi th cám ơn tới tất cả những ngời đã giúp đỡ đơn vị tổ chức

- Thanh quyết toán mọi chi phí bỏ ra trong Hội chợ triển lãm thơng mại

3.2 Tổ chức các Hội chợ - Triển lãm Thơng mại tại nớc ngoài.

Sau khi nhận đợc các thông tin về Hội chợ - Triển lãm Thơng mại từBan tổ chức nớc ngoài, đơn vị tổ chức Việt Nam sẽ xem xét những doanhnghiệp trong nớc có lĩnh vực kinh doanh liên quan đến Hội chợ triển lãm

đó, tuyển lựa những doanh nghiệp thích hợp và có đủ khả năng nhất đểmời tham dự Tham dự Hội chợ - Triển lãm Thơng mại ở nớc ngoài là rấttốn kém hơn nữa lạo không đợc trợ cấp một phần nào từ phía Chính Phủ,

do vậy không phải doanh nghiệp nào cũng đủ khả năng để tham gia

Việc tham dự Hội chợ - Triển lãm Thơng mại tại nớc ngoài đơn vị tổchức cần phải tiến hành :

3.2.1 Xây dựng th mời và lựa chọn mời.

Cũng giống nh việc tổ chức Hội chợ - Triển lãm Thơng mại tại ViệtNam Th mời gửi cho các doanh nghiệp có khả năng có thể tham dự Đơn

vị tổ chức sẽ gửi thêm những tài liệu nhằm cung cấp thông tin cần thiếtcho doanh nghiệp tham gia : Bản đăng ký tham dự, yêu cầu về sản phẩm,các chơng trình chi tiết thờng kết hợp cả tham quan, khảo sát thị trờng vàbao giá trọn gói cho toàn bộ chuyến đi

Xây dựng th mờilựa chọn th mời

Xúc tiến các hoạt động ký kết mua bán trong

Hội chợ - Triển lãm Th ơng mại

Công tác sauHội chợ - Triển lãm Th ơng mại

Sau khi chấp nhận lời mới của đơn vị tổ chức và gửi bản đăng kýtham dự, những doanh nghiệp này phải thông qua Bộ Thơng mại duyệtcho phép thành lập đoàn tham dự mới có thể đợc tham gia chính thức.

3.2.3 Gửi thông tin cho đơn vị tổ chức nớc ngoài.

Dựa vào quyết định của Bộ Thơng mại về số lợng doanh nghiệp đợcphép tham dự, đơn vị tổ chức sẽ lên kế hoạch cụ thể cho toàn bộ chuyến

đi và gửi các thông tin giới thiệu về các doanh nghiệp tham dự cho Ban tổchức nớc ngoài in các tài liệu quảng cáo Vấn đề thiết kế gian hàng sẽ donớc ngoài đảm nhận Tuy nhiên ở một số hội chợ triển lãm do chi phí dàndựng quá tốn kém, đơn vị tổ chức Việt Nam đã thiết kế và lập mô hìnhdàn dựng ở trong nớc sau đó chuyển bằng Container ra nớc ngoài

3.2.4 Các thủ tục về Hải quan và Nhân sự.

- Thủ tục nhân sự : Thông báo thời hạn muộn nhất nộp hộ chiếu và

tờ khai xin cấp Visa nhập cảnh, quy định số lợng ngời tối đa tham dự chomỗi đơn vị theo số lợng gian hàng Thông thờng thuê 1 gian hàng là 4ngời còn 1/2 gian hàng là 3 ngời

- Thủ tục Hải quan : Các chứng từ cần thiết : Danh mục hàng hoáchi tiết, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ cần phải gửi cho đơn vị tổchức để tiện việc gửi hàng hoá đi và các chi phí vận chuyển theo từngloại phơng tiện

Để thuận lợi cho việc gửi hàng, đơn vị tổ chức Việt Nam sẽ đứng ragom hàng, đóng gói và chuyển hàng đi Ngoài việc đáp ứng yêu cầu củaBan tổ chức nớc ngoài, doanh nghiệp Việt Nam phải tuân thủ những yêucầu sau :

+ Hàng phải có nhãn : “Madein Việt Nam”

+ Hàng không thuộc diện cấm xuất khẩu

+ Nếu là hàng trng bày sau đó tái nhập về Việt Nam sẽ đợc miễnthuế, còn hàng bán tại Hội chợ - Triển lãm Thơng mại nớc ngoài phảinộp thuế theo luật định.

+ Hàng làm quà tặng hay lu niệm phải tuỳ thuộc vào pháp luật củatừng nớc

Ngoài những vấn đề nêu trên, đơn vị tổ chức còn phải xin quotanhập khẩu cho các doanh nghiệp nếu vào thị trờng Châu Âu, Canađa

3.2.5 Xúc tiến các hoạt động ký kết mua bán trong Hội chợ - Triển lãm Thơng mại.

Trong thời gian tham gia Hội chợ - Triển lãm Thơng mại, cán bộthuộc đơn vị tổ chức sẽ giúp đỡ và cố vấn cho các doanh nghiệp tiếp xúcvới bạn hàng nớc ngoài phù hợp, đồng thời xúc tiến việc ký kết hợp đồngmua bán ngoại thơng và giải quyết những vớng mắc của doanh nghiệptrong nớc vơí Ban tổ chức nớc ngoài

3.2.6 Hoạt động sau Hội chợ - Triển lãm Thơng mại.

Sau khi hội chợ triển lãm kết thúc, cán bộ của đơn vị tổ chức sẽ giúpdoanh nghiệp Việt Nam kiểm kê lại hàng hoá trng bày tháo dỡ và đónggói, giúp thanh toán với các đơn vị có liên quan Về nớc đơn vị tổ chức sẽviết báo cáo gửi lên Bộ Thơng mại thông báo kết quả của chuyến thamdự

Trong những năm gần đây, tổ chức cho các doanh nghiệp trong nớctham gia các Hội chợ - Triển lãm Thơng mại nớc ngoài ngày càng nhiều

tổ chức Hội chợ - Triển lãm Thơng mại nớc ngoài, một mặt giúp cácdoanh nghiệp mở rộng quan hệ kinh doanh, mặt khác giúp cho việc thúc

đẩy quan hệ hữu hảo giữa Việt Nam và các nớc Có thể kể tới một số Hộichợ - Triển lãm Thơng mại quốc tế ấn Độ, Hôi chợ Thơng mại Quốc tế

In Trade của Anh, Hội chợ mùa thu Budapest, Hội chợ hàng XNH ViệtNam do Hà Lan tổ chức

ới 20 Hội chợ - Triển lãm Thơng mại các loại và đạt đợc doanh thu đáng

kể trong lĩnh vực này Các cuộc Hội chợ - Triển lãm Thơng mại với quymô lớn cũng không ngừng tăng qua các năm Riêng năm 2000, Công ty

đã tổ chức 7 HCTL với quy mô lớn, tăng 2 cuộc so với năm 1999, 3 cuộc

so với năm 1998

- Hội chợ EXPO’99

- Triển lãm Quốc tế về công nghiệp vận tải ô tô lần thứ 5 (AutoVietnam 99)

- Triển lãm Quốc tế Du lịch Việt Nam lần thứ 2

- Triển lãm về Thông tin máy tính, thiết bị văn phòng lần thứ 6(Vietnam TELECOMP’99)