II. Các giải pháp cho việc tổ chức Hội chợ Triển lãm Thơng mại của Công ty Vitex.
1. Đối với Hội chợ Triển lãm Thơng mại tổ chức trong nớc.
Môi trờng ở đây là toàn bộ môi trờng vĩ mô của nền kinh tế. Công ty cũng nhận thức đợc tầm quan trọng của công việc này, tuy nhiên cha áp dụng triệt để. Nhiều Hội chợ - Triển lãm Thơng mại đã tổ chức thành công nhờ xây dựng chủ đề đáp ứng đợc nhu cầu thị trờng, nhng những năm sau đó tiếp tục tổ chức lại trong khi chủ đề của nó không phản ánh đợc các vấn đề nổi trội nhất của thị trờng, do vậy đã dẫn đến thất bại.
Vì thế nghiên cứu môi trờng, thị trờng cần phải kỹ lỡng hơn, không chỉ cho các doanh nghiệp tham gia mà còn cả vì những ngời tham quan. Những ngời tham quan này đóng góp một phần không nhỏ vào thu nhập của nhà tổ chức, đồng thời cũng là yếu tố quyết định sự thành công của Hội chợ, triển lãm. Cũng nhờ nghiên cứu thị trờng mới có thể loại bỏ đợc một số Hội chợ, Triển lãm thơng mại không đặc sắc lắm, tập trung khách hàng vào một số Hội chợ - Triển lãm Thơng mại mục tiêu.
1.2. Xây dựng th mời.
Trong bức th, ngoài việc cung cấp các thông tin cần thiết về Hội chợ - Triển lãm Thơng mại cần đặc biệt chú ý tới việc cung cấp các thông tin về thị trờng, môi trờng chính sách, luật pháp... (đặc biệt với nớc ngoài). Thông tin càng chi tiết càng có tính thuyết phục hơn với ngời tham gia.
Cũng chính vì vậy, trớc khi tổ chức mỗi Hội chợ - Triển lãm Thơng mại, Công ty cần thu thập kỹ lỡng mọi thông tin cần thiết liên quan đến nó. Các thông tin này đề cập đến các khía cạnh chủ yếu sau :
* Các chính sách luật pháp có liên quan. * Những triển vọng của thị trờng.
* Sự cạnh tranh
* Những yêu cầu của thị trờng. * Vận tải và thủ tục Hải quan. * Mạng lới thơng mại và phân phối
* Quảng cáo.
1.3. Lựa chọn và mời khách.
Đây là giai đoạn có tầm quan trọng hàng đầu trong tiến trình tổ chức các Hội chợ - Triển lãm Thơng mại, bởi vì số lợng doanh nghiệp tham gia quyết định sự thành công của nó. Công ty phải lựa chọn các doanh nghiệp cẩn thận, vì nếu lĩnh vực kinh doanh của họ không phù hợp với chủ đề của Hội chợ - Triển lãm Thơng mại thì lời mời là vô ích. Sau khi đã lựa chọn đợc thì mới tiến hành các biện pháp mời thích hợp.
Để có thể mời khách tốt, trớc hết Công ty cần phải nghiên cứu kỹ l- ỡng hành vi của khách. ở đây tôi đề cập tới bốn vấn đề chủ yếu sau :
* Dạng chính của tình huống tham gia. * Ai góp phần vào tiến trình tham gia.
* Những ảnh hởng quan trọng nào tác động tới ngời tham gia. * Tiến trình quyết định tham gia.
Trong giai đoạn này cũng cần đẩy mạnh các hoạt động quảng cáo và xúc tiến. Thông điệp quảng cáo phải nhấn mạnh đợc các chức năng xúc tiến, yểm trợ của hội chợ và triển lãm thơng mại, đặc biệt với các sản phẩm mới thâm nhập thị trờng. Công ty phải đặc biệt chú ý tới hoạt động này, bới vì chính dịch vụ hội chợ và triển lãm thơng mại không giống nh các sản phẩm dịch vụ khác là có thể bán tới tận tay ngời mua mà ở đây khách hàng phải tự đến mua và tiêu dùng tại địa điểm mà Công ty quy định. Do vậy họ trở nên lời biếng hơn nên càng có nhiều nguồn thông tin tác động đến họ càng tốt.
1.4. Tổ chức xây dựng gian hàng.
Việc xây dựng gian hàng phải chú ý tới sự tiêu chuẩn hoá. Tổng thể toàn khu Hội chợ - Triển lãm Thơng mại phải toát lên sự hài hoà, có tính
thẩm mỹ cao, tạo môi trờng văn minh cho các giao tiếp giữa các doanh nghiệp và ngời tham quan.
1.5. Tiến hành Hội chợ - Triển lãm Thơng mại
Phải đảm bảo cho các doanh nghiệp nhập hàng vào hội chợ và triển lãm đúng thời hạn. Tránh tình trạng sau khi khai mạc vẫn có những gian hàng trống không. Trớc đây, Công ty vẫn giới thiệu cho các doanh nghiệp tham gia các đơn vị vận chuyển, nhng việc đăng ký lẻ tẻ nh thể không thuận tiện và hiệu quả. Công ty nên ghép luôn công việc vận chuyển vào hội chợ, triển lãm để đảm bảo đúng tiến độ xếp hàng vào khu trng bày, đồng thời sẽ làm giảm chi phí cho các doanh nghiệp.
Tạo điều kiện cho các đối tác có thể gặp gỡ bàn bạc với nhau. Công ty nên cung cấp cho ngời tham gia danh sách các doanh nghiệp có liên quan để họ tự liên lạc và tiếp xúc (các doanh nghiệp nớc ngoài tham dự Hội chợ - Triển lãm Thơng mại rất cần các danh sách kiểu nh thế này). Hoặc giả Công ty có thể đáp ứng ra làm trung gian để giới thiệu họ với các doanh nghiệp đó.
1.6. Kết thúc Hội chợ - Triển lãm Thơng mại
ở giai đoạn này cần thiết nhất là đánh giá đợc phản ứng của những ngời tham gia, thái độ của họ với từng khâu trong quá trình tổ chức, có nh vậy mới có thể rút kinh nghiệm hoàn thiện hơn trong những cuộc hội chợ và triển lãm thơng mại sau.