CHƯƠNG 2 THIẾT LẬP HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

Vũ Quốc Thông - HTTTKT 11/02/2020 TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HCM KHOA KẾ TỐN – KIỂM TỐN Hệ Thống Thơng Tin Kế Toán CHƢƠNG THIẾT LẬP HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN TS Vũ Quốc Thơng Mục tiêu • Khai báo liệu danh mục • Ý nghĩa mã hóa đối tƣợng danh mục • Nhập số dƣ đầu vào hệ thống • Quản lý phát hành hóa đơn từ hệ thống Vũ Quốc Thơng - HTTTKT 11/02/2020 Những khai báo ban đầu… Bài tập thực hành Kiểm tra hệ thống: Dữ liệu ABC phục hồi từ tập tin: THUCHANH_CTYABC_REF.mbz Vũ Quốc Thông - HTTTKT 11/02/2020 Dữ liệu danh mục (Reference data) Bài tập thảo luận Các tổ chức kinh tế với quy mơ tính chất hoạt động khác có hệ thống danh mục khác Yêu cầu: sử dụng PMKT minh họa, khảo sát danh mục bản: - Danh mục tài khoản - Danh mục khách hàng, nhà cung cấp - Danh mục cấu tổ chức, nhân viên - Danh mục kho, vật tƣ - hàng hóa Vũ Quốc Thông - HTTTKT 11/02/2020 Khai báo liệu danh mục Danh mục tài khoản ‘xương sống’ hệ thống kế tốn Hầu hết thơng tin kế tốn đƣợc phản ánh tài khoản VD1: tạo Đối tƣợng tài khoản tiền gởi ngân hàng VND Công ty ABC Ngân hàng Á Châu (ACB) VD2: tạo Đối tƣợng tài khoản tiền gởi ngân hàng USD Công ty ABC Ngân hàng Á Châu (ACB) Chi tiết theo… Khai báo liệu danh mục Danh mục khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên VD Cách xây dựng mã hóa: Khách hàng  Nhà cung cấp hàng hoá, dịch vụ  KH*** NB***  NV*** Nhân viên công ty Vũ Quốc Thông - HTTTKT 11/02/2020 Khai báo liệu danh mục Danh mục khách hàng, nhà cung cấp Mã Tên KH, NCC Địa MST KH002 KH003 Cty Hoa Mộc Lan Cửa hàng số Trương Định, Q.3 Ngũ Hành Sơn, ĐN 3700912800 3700149931 KH004 Khách hàng số Châu Văn Liêm, Q.5 3700910828 NB009 Công ty Hiệp Thành Nguyễn Văn Trỗi, Q.1 3700456675 NB010 Nhà cung cấp số 10 25 Giảng Võ, Hà Nội 3701016959 NB011 Cty vận chuyển TMA Hồ Văn Huê, Q.PN 3700431977 Khai báo liệu danh mục Danh mục cấu tổ chức, nhân viên Mã PKD PHC Tên đơn vị TK chi phí lương Phịng Kinh doanh Phịng Hành nhân 6411 6421 Thuộc đơn vị: Cơng ty TNHH ABC Cấp tổ chức: Phòng ban Mã Tên nhân viên NVLVH NVTVC Lê Văn Hùng Trần Văn Chiến NVNTH Nguyễn Thị Hằng Thuộc đơn vị MST cá nhân P Kế tốn P Kinh doanh 8053087549 8053095526 P Hành nhân 10 8053064317 Vũ Quốc Thông - HTTTKT 11/02/2020 Khai báo liệu danh mục Danh mục vật tư - hàng hóa Nhóm VTHH HH06 Hàng hóa 06 Vật tư hàng hóa Hàng hóa HH07 Hàng hóa 07 Vật tư hàng hóa Hàng hóa Mã Tên hàng hóa Tính chất Đơn vị tính KG KG Kho ngầm định: Kho hàng hóa (KHH) TK kho: 1561 TK doanh thu: 5111 TK chi phí GVHB: 632 Thuế suất thuế GTGT: 10% 11 Tạo tài khoản ngân hàng Danh mục / Ngân hàng / Tài khoản ngân hàng a Số tài khoản ngân hàng Á Châu ACB: 1216971511 Diễn giải: TK ngân hàng Á Châu (TK Tiền VNĐ) b Số tài khoản ngân hàng Á Châu ACB: 1216971522 Diễn giải: TK ngân hàng Á Châu (TK Tiền USD) Mở tại: Hội sở – ngân hàng TMCP Á Châu Địa chỉ: 456 Lê Lợi, Quận 1, TP HCM 12 Vũ Quốc Thơng - HTTTKT 11/02/2020 Ý nghĩa mã hóa đối tƣợng danh mục 13 Xây dựng hệ thống mã hóa • Hệ thống mã hóa Mã hóa cách thức để thực việc phân loại, xếp lớp đối tƣợng cần quản lý, đƣợc sử dụng tất hệ thống, đặc biệt HTTTKT VÌ SAO PHẢI MÃ HĨA? 14 Vũ Quốc Thơng - HTTTKT 11/02/2020 Xây dựng hệ thống mã hóa • Vì phải mã hóa thơng tin? – Nhận diện khơng nhầm lẫn Ví dụ: khách hàng; tài khoản kế toán… – Sử dụng mã cho phép sử dụng kí tự ngắn để mơ tả thơng tin Vì sao? – Nhận diện nhanh chóng tập hợp đối tƣợng kế tốn mang thuộc tính chung Ví dụ: nhóm tài khoản Tiền TK11xxx; nhóm tài khoản Hàng Tồn Kho TK15xxx… 15 Bài tập thảo luận Công ty XYZ sản xuất kinh doanh mặt hàng trang trí nội thất Khách hàng cơng ty cửa hàng bán lẻ Ngồi ra, nhiều cơng ty kinh doanh mặt hàng trang trí nội thất lớn khác mua sản phẩm trực tiếp từ công ty Thêm vào đó, cơng ty xây dựng cơng trình mua sản phẩm trực tiếp từ công ty để giảm giá Cơng ty cịn có nhiều đại lý bán lẻ sản phẩm công ty Công ty chia thị trường thành vùng: Hà Nội, Bắc trung bộ, Nam Trung Bộ, Tây nguyên, tỉnh miền Đông, tỉnh miền Tây khu vực Tp Hồ Chí Minh Mỗi vùng bao gồm từ 5-10 khu vực nhỏ với 100 khách hàng Công ty XYZ sản xuất loại thảm trải sàn nhà loại trần nhưa Thảm có 200 nhóm sản phẩm, nhóm sản phẩm bao gồm loại, với 15 loại màu sắc khác Các trần tương tự, có 180 nhóm khác nhau, nhóm có mẫu mã, mẫu mã có loại sản phẩm, loại sản phẩm có màu sắc khác Yêu cầu: 16 Hãy trình bày phương án thiết kế mã số khách hàng mã sản phẩm Vũ Quốc Thông - HTTTKT 11/02/2020 Một số lưu ý xây dựng hệ thống mã hóa 17 Khai báo liệu danh mục Tầm quan trọng thiết lập – chi tiết đối tƣợng kế tốn Ví dụ: TK 131 chi tiết theo ? TK 141 chi tiết theo ? TK 331 chi tiết theo ? 18 Vũ Quốc Thông - HTTTKT 11/02/2020 Số dư đầu (Initial Balance) 19 Chọn thời gian làm việc – kì kế tốn! Giả sử cơng ty TNHH TM ABC Ngày bắt đầu: 01/01/20XX Kì kế tốn: Q Ngày hạch tốn (nên đặt): 31/03/20XX 20 10 Vũ Quốc Thơng - HTTTKT 11/02/2020 Nhập số dƣ ban đầu công ty TNHH TM ABC Tài khoản Ngoại tệ 1111 131 141 1561 Dư nợ Dư có Dư có VND ngọai tệ VND ngoại tệ Ghi 500.000.000 1121DAB 1122DAB Dư nợ 200.000.000 USD 16.000.000 Chọn hạch toán đa tiền tệ (Hệ thống / tùy chọn) KH001 1.000 125.000.000 Nguyễn Văn Tư 6.000.000 - Tại kho: Hàng hóa 150.000.000 5.000kg HH04 x 10.000 5.000kg HH05 x 20.000 3411 90.000.000 331 200.000.000 41111 707.000.000 Tổng cộng 997.000.000 - Cập nhật số dư TK 1561 - Bỏ hạch toán ngoại tệ NB004 997.000.000 21 Ghi 22 11 Vũ Quốc Thông - HTTTKT 11/02/2020 Ghi Thiết lập – 02 nhóm liệu ? Khởi tạo 23 Bài tập thực hành In bảng cân đối số phát sinh đầu kì / Xuất Excel Sao lưu sở liệu ABC, đặt tên: THUCHANH_CTYABC_BAL.mbz 24 12 Vũ Quốc Thông - HTTTKT 11/02/2020 Sao lƣu phục hồi liệu Yêu cầu đóng CSDL kế tốn hành! 25 Quản lý phát hành hóa đơn từ hệ thống 26 13 Vũ Quốc Thông - HTTTKT 11/02/2020 Quản lý phát hành hóa đơn - Những trƣờng hợp có phát hành hóa đơn từ hệ thống PMKT cơng ty? - Số (chứng từ) hóa đơn phát hành từ hệ thống PMKT đƣợc quản lý nhƣ nào? 27 Quy định quản lý phát hành HĐ Thông tƣ 26/2015/TT-BTC (ngày 27/2/2015) sửa đổi Thông tƣ 39/2014/TT-BTC hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ Thông tƣ 39/2014/TT-BTC hƣớng dẫn thi hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP, doanh nghiệp tự in hóa đơn chủ động việc quản lý phát hành hóa đơn Thông tƣ 37/2017/TT-BTC sửa đổi, bổ sung TT 39/2014/TT-BTC Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định HĐĐT bán hàng cung cấp dịch vụ 28 14 Vũ Quốc Thông - HTTTKT 11/02/2020 Các bƣớc thực việc quản lý HĐ Bước Khởi tạo mẫu hóa đơn Bước Đăng ký sử dụng hóa đơn Bước Thơng báo phát hành hóa đơn 29 Khởi tạo mẫu hóa đơn Ví dụ khởi tạo mẫu hóa đơn có nội dung sau: - Tên mẫu hóa đơn: Hóa đơn giá trị gia tăng 03 liên - Loại hóa đơn: Giá trị gia tăng - Hình thức hóa đơn: Hóa đơn tự in - Số liên: - Mẫu số hóa đơn: 01GTKT3/001 - Ký hiệu (Seri) hóa đơn: AB/11T Dựa mẫu: Hóa đơn GTGT (mẫu tự in – liên) 30 15 Vũ Quốc Thông - HTTTKT 11/02/2020 Đăng ký sử dụng hóa đơn Ví dụ Đăng ký sử dụng hóa đơn với thơng tin sau: - Ngày đăng ký: 01/01/20XX - Số ĐKKD: 010001120 - Về việc: xuất hóa đơn tự in - Chọn mẫu hóa đơn: Hóa đơn giá trị gia tăng 03 liên - Mục đích sử dụng: xuất hóa đơn tự in 31 Thơng báo phát hành hóa đơn Thơng báo phát hành - Ngày: 01/01/20XX - Số: TBPH00001 - Cơ quan Thuế: Chi cục Thuế Q.3 TP, HCM Các loại HĐ phát hành - Chọn >> Hóa đơn giá trị gia tăng 03 liên - Số lượng: 1000 - Từ số: 0000001, đến số: 0001000 - Ngày bắt đầu sử dụng: 06/01/20XX 32 16 Vũ Quốc Thông - HTTTKT 11/02/2020 Bài tập thực hành Sao lưu sở liệu ABC, đặt tên: THUCHANH_CTYABC_INV.mbz 33 Bài tập thực hành 34 17 Vũ Quốc Thông - HTTTKT 11/02/2020 * Bài tập thiết lập HTTTKT Thiết lập liệu danh mục nhập số dƣ đầu cho công ty Kim Long Sao lưu liệu Kim Long, đặt tên: THUCHANH_CTYKIMLONG_INV.mbz 35 ** Bài tập thực hành tổng hợp BÀI TẬP THỰC HÀNH TỔNG HỢP 01 – Thiết lập hệ thống kế tốn máy Cơng ty TNHH TM XYZ Sao lưu sở liệu XYZ, đặt tên: THUCHANH_CTYXYZ_INV.mbz 36 18 Vũ Quốc Thông - HTTTKT 11/02/2020 Tóm lại • Khai báo liệu danh mục • Ý nghĩa mã hóa đối tƣợng danh mục • Nhập số dƣ đầu vào hệ thống • Quản lý phát hành hóa đơn từ hệ thống Xem Nghị định 119/2018/NĐ-CP Thông tư 68/2019/TT-BTC 37 19