Trường Đại học Mở TPHCM – Khoa Kế toán Kiểm tốn Tổng quan quy trình kế tốn Chứng từ kế toán Nội dung Chương 5-6 Sổ sách kế toán QUY TRÌNH KẾ TỐN HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN Hệ thống thơng tin kế tốn Mục tiêu Tổng quan quy trình kế tốn Sau nghiên cứu xong chương này, bạn có thể: Nêu bước cơng việc quy trình kế tốn Giải thích vai trị u cầu chứng từ kế tốn Trình bày nội dung kết cấu loại sổ sách kế toán chủ yếu Trình bày mục đích, u cầu nội dung tổ chức cơng tác kế tốn doanh nghiệp Trình bày vấn đề việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác kế tốn Hệ thống thơng tin Quy trình xử lý thơng tin Kiểm sốt nội cơng tác kế tốn Kiểm sốt nội cơng tác kế tốn Hệ thống thơng tin kế tốn Q trình hoạt động doanh nghiệp phát sinh Kiểm soát nội trình thiết lập nghiệp vụ kinh tế (dữ liệu) tổ chức, để đảm bảo đạt mục tiêu tổ chức: Kế toán thu thập, xử lý liệu để tạo thành • Tính tin cậy BCTC thơng tin hữu ích cho người sử dụng • Hiệu hoạt động • Việc tuân thủ quy định Hệ thống thơng tin kế tốn phận hệ thống thông tin quản lý nhằm cung cấp thông tin hữu ích cho người sử dụng để đưa định Quy trình xử lý liệu Chứng từ kế tốn Cung cấp thơng tin Khái niệm Vai trò chứng từ Sổ kế tốn Chứng từ kế tốn Báo cáo tài Phân loại chứng từ Bảng CĐKT Yêu cầu chứng từ Báo cáo KQHĐKD Yếu tố chứng từ Báo cáo LCTT Lưu chuyển chứng từ Bản TMBCTC Kiểm soát hoạt động Khái niệm Phân loại chứng từ Chứng từ kế toán giấy tờ vật mang tin o Theo nội dung phản ảnh phản ảnh nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh o Theo cơng dụng hồn thành, làm để ghi sổ kế tốn o Theo nguồn gốc o Chứng từ gốc chứng từ tổng hợp (chứng từ ghi sổ) Vai trò chứng từ kế toán: 11 Phân loại chứng từ (tiếp) – Là khâu ghi chép ban đầu có ý nghĩa quan trọng chất lượng thông tin kế tốn – Là phương tiện truyền đạt thơng tin phục vụ cho việc quản lý – Là sở để kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp nghiệp vụ kinh tế – Có ý nghĩa pháp lý việc giải vụ tranh chấp, kiện tụng 10 Theo nội dung phản ảnh Chứng từ tiền tệ • Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo Nợ, Giấy báo Có Chứng từ hàng tồn kho • Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho Chứng từ lao động tiền lương • Bảng chấm cơng, Bảng tốn tiền lương Chứng từ bán hàng • Hố đơn GTGT (hay Hoá đơn bán hàng) Chứng từ TSCĐ • biên giao nhận TSCĐ, biên lý 12 Cơng ty TNHH Sunrise KCN Sóng Thần Phân loại chứng từ (tiếp) Ban hành theo TT 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 BTC 07 Phân loại theo công dụng chứng từ • Chứng từ mệnh lệnh • Chứng từ chấp hành • Chứng từ liên hợp 14/07/0001 2015 Nguyễn Ngọc Thịnh Cơ sở Tân Hưng Thanh toán tiền mua hàng (Mười tám triệu tám trăm mười 18.810.000 ngàn đồng) hóa đơn GTGT Phân loại theo nguồn gốc chứng từ 2015 • Chứng từ bên • Chứng từ bên ngồi Minh họa mẫu chứng từ 13 Phân loại chứng từ (tiếp) 15 Ví dụ Cho biết chứng từ sau thuộc loại chứng từ Chứng từ gốc theo cách phân loại học: Chứng từ tổng hợp Lập “Phiếu thu tiền mặt” để thu nợ khách hàng Được lập nghiệp vụ kinh tế phát sinh Nhận “Hóa đơn bán hàng” từ người bán Tập hợp từ chứng từ gốc loại Lập “Đơn đặt hàng” giao cho khách hàng 14 16 Yêu cầu chứng từ Luân chuyển chứng từ • Phải bảo đảm tính trung thực, khách quan, tính xác số liệu Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế tốn; • Chứng từ kế tốn phải có đầy đủ yếu tố theo qui định Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra ký chứng từ kế tốn trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt; • Ghi chép chứng từ phải rõ ràng, đầy đủ, gạch bỏ phần cịn trống Khơng tẩy xóa, sửa chữa chứng từ Phân loại, xếp chứng từ kế toán, định khoản ghi sổ kế toán; Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán 17 19 Bài tập thực hành Các yếu tố chứng từ • Hãy ghép cột (a) phù hợp với nhiều nội dung cột (b): (a) (b) Thực định khoản vào chứng từ trước ghi sổ a Chứng từ mệnh lệnh Phiếu chào hàng b Chứng từ lao động Phiếu chi tiền mặt c Phiếu nhập kho Bảng chấm cơng d Hóa đơn nhận từ bên bán Chứng minh hàng mua nhập kho e Hồn chỉnh chứng từ Hóa đơn giao cho khách hàng f Chứng từ chấp hành g Chứng từ bên 18 20 Phân loại sổ sách kế toán Khái niệm Phân loại theo phương pháp ghi chép vào sổ kế toán Phân loại sổ sách kế toán Sổ sách kế tốn Các hình thức tổ chức sổ sách kế tốn Giới thiệu hình thức nhật ký chung Sổ ghi theo trình tự thời gian loại sổ ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian, giúp cho việc kiểm tra, tra cứu cần thiết Thí dụ: Nhật ký Sổ ghi theo hệ thống loại sổ ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh phân loại theo tài khoản tổng hợp chi tiết, giúp kế toán lưu trữ thông tin phản ảnh kiểm tra đối tượng kế tốn Ví dụ: Sổ cái, Sổ chi tiết Sổ liên hợp: loại sổ kết hợp vừa ghi theo trình tự thời gian, vừa ghi theo hệ thống trang sổ 21 Khái niệm 23 Phân loại sổ sách kế toán (tiếp) Sổ sách kế toán nơi ghi chép lưu giữ nghiệp vụ Phân loại theo mức độ phản ảnh đối tượng kế toán Sổ sách kế toán cần ghi chép dựa chứng từ kế toán Sổ tổng hợp sổ kế toán ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản Thí dụ: Sổ Sổ sách kế tốn để lập báo cáo tài Sổ chi tiết gồm sổ, thẻ chi tiết mở để phản ảnh cách chi tiết cho số liệu phản ảnh sổ tổng hợp Thí dụ: Sổ chi tiết vật tư, Sổ kết hợp hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết 22 24 Giới thiệu hình thức Nhật ký chung Phân loại sổ sách kế toán (tiếp) Phân loại theo cách tổ chức sổ Chứng từ kế toán Sổ đóng thành quyển: Sổ cái, Nhật ký – Sổ Sổ tờ rời: thẻ kho, thẻ TSCĐ, sổ chi tiết vật tư, sản Sổ nhật ký đặc biệt SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ, thẻ kế toán chi tiết phẩm, hàng hoá … Sổ Cái Sổ điện tử hệ thống kế toán xử lý máy vi Bảng tổng hợp chi tiết tính, sổ kế toán thiết kế dạng tập Bảng cân đối số phát sinh tin lưu trữ đĩa từ, kế toán ghi sổ cách nhập liệu BÁO CÁO TÀI CHÍNH 25 Các hình thức tổ chức sổ sách kế tốn Hình thức kế tốn việc tổ chức hệ thống sổ sách kế toán bao gồm số lượng sổ, kết cấu sổ mối quan hệ loại sổ việc ghi chép, tổng hợp số liệu từ chứng từ gốc để cung cấp tiêu lập báo cáo kế tốn: – Hình thức kế tốn Nhật ký chung; – Hình thức – Hình thức – Hình thức – Hình thức kế tốn Nhật ký - Sổ Cái; kế toán Chứng từ ghi sổ; kế toán Nhật ký- Chứng từ; kế toán máy vi tính 26 27 Ví dụ Cho biết thơng tin sau tìm thấy sổ sách kế toán nào? a Nghiệp vụ mua hàng theo hóa đơn số 0001234 ngày 11/11/2011 cơng ty ABC b Nghiệp vụ khấu hao TSCĐ tháng 11/20x1 tài sản M c Nghiệp vụ kết chuyển giá vốn hàng bán kỳ 28 Hệ thống thông tin kế tốn Hệ thống thơng tin kế tốn • Ứng dụng cơng nghệ thơng tin kế tốn Các phân hệ ứng dụng • Giới thiệu Hệ thống thơng tin kế tốn Vai trị sở liệu • Các phân hệ ứng dụng hệ thống thơng tin kế tốn • Vai trị sở liệu • Vận hành hệ thống thơng tin kế tốn Vận hành hệ thống thơng tin kế tốn 31 29 Ứng dụng cơng nghệ thơng tin kế tốn Các mức độ ứng dụng Lợi ích: o Giảm bớt khối lượng cơng việc – oTăng tốc độ xử lý o Giúp công tác kế tốn chuyển sang hướng trình bày phân tích thơng tin – – Các phân hệ ứng dụng Phân hệ mua hàng Hệ thống xử lý bán thủ cơng với trợ giúp bảng tính Excel Phân hệ bán hàng Hệ thống phần mềm kế tốn dạng điều khiển trình đơn (Menu – DrivenSystems) Phân hệ sổ Phân hệ nhân Trong doanh nghiệp sản xuất, cịn có thêm phân hệ sản xuất Hệ thống hoạch định nguồn lực toàn doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning – ERP) 30 32 Vận hành hệ thống thơng tin kế tốn Ví dụ Giới thiệu Phân hệ bán hàng Khai báo hệ thống Phân hệ Chức Các phận Các liệu liên quan liên quan Bán hàng • Nhập liệu Xử lý đơn đặt hàng khách hàng, chứng Bộ phận bán hàng - Dữ liệu khách hàng từ giao hàng Bộ phận giao - Dữ liệu bán hàng hàng - Dữ liệu kho hàng Bộ phận kế tốn - Dữ liệu sổ - hóa đơn đơn vị, theo dõi thu tiền cập nhật kho - Quy trình vận hành • Xử lý liệu • Kết xuất báo cáo Bộ phận kho 33 35 Vai trò sở liệu Tham vấn Xử lý Ra báo cáo Cơ sở liệu giúp tránh trùng lắp nhập liệu, đảm bảo tính quán quản lý liệu giúp kết xuất liệu từ nhiều nguồn với độ xác cao 34