BÀI GIẢNG chuong 1 CÔNG cụ kỹ THUẬT DÙNG TRONG hệ THỐNG THÔNG TIN kế TOÁN

Chương CÔNG CỤ KỸ THUẬT DÙNG TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 2013 Mục tiêu  Ý nghĩa việc mô tả hệ thống công cụ  Khả đọc hiểu hệ thống mô tả lưu đồ chứng từ lưu đồ hệ thống  Khả đọc hiểu hệ thống mơ tả sơ đồ dịng liệu  Khả mô tả hệ thống lưu đồ chứng từ lưu đồ hệ thống  Khả mơ tả hệ thống sơ đồ dịng liệu 02/01/2014 201009 - Tổng quan HTTTKT Mục đích công cụ mô tả  Phạm vi hệ thống  Mô tả thành phần AIS     Dữ liệu Hoạt động xử lý Lưu trữ Thông tin  Đối tượng tham gia vào AIS 02/01/2014 201009 - Tổng quan HTTTKT Ví dụ minh họa  KH gặp kế toán toán kèm theo thông báo trả tiền công ty NV lập phiếu thu liên ghi số tiền tốn, số phiếu thu vào thơng báo trả tiền kèm theo Sau chuyển Pthu cho thủ quỹ, chuyển thông báo trả tiền cho KT phải thu Thủ quỹ nhận tiền, kiểm tra số tiền Pthu đóng dấu xác nhận Sau chuyển Pthu cho kế tốn phải thu, phiếu cịn lại dùng để ghi vào sổ quỹ lưu theo số thứ tự  KT phải thu nhận giấy báo trả tiền KT toán chuyển đến, lưu lại theo hồ sơ KH Sau nhận Pthu từ thủ quỹ, KT phải thu kiểm tra, đối chiếu với giấy báo trả tiền, sau nhập vào phần mềm kế toán PMKT kiểm tra mã KH, số hóa đơn chưa tốn Nếu đúng, PM cho phép ghi nhận nghiệp vụ toán làm giảm nợ phải thu KH theo hóa đơn Định kỳ, PM in sổ TK tiền, TK phải thu, sổ chi tiết KH, bảng tổng hợp toán chuyển cho KT tổng hợp 02/01/2014 201009 - Tổng quan HTTTKT Vấn đề đặt Những tham gia vào trình ? Các chứng từ sử dụng luân chuyển ? Phần mềm xử lý ? 02/01/2014 201009 - Tổng quan HTTTKT Các công cụ mô tả hệ thống  Lưu đồ chứng từ (Document Flowcharts – DF)  Lưu đồ hệ thống (Systems Flowcharts – SF)  Sơ đồ dòng liệu (Data Flow Diagrams – DFD) 02/01/2014 201009 - Tổng quan HTTTKT Lưu đồ  Lưu đồ mô tả hệ thống hình vẽ trình xử lý liệu (các hoạt động, đầu vào, đầu ra, lưu trữ)  Đồng thời mô tả:     Phương thức truyền liệu Các đối tượng, phận liên quan Phương thức xử lý Phương thức tính chất lưu trữ 02/01/2014 201009 - Tổng quan HTTTKT Lưu đồ chứng từ - Lưu đồ hệ thống  Lưu đồ chứng từ mơ tả trình tự ln chuyển chứng từ, số liên chứng từ, người lập, người nhận, nơi lưu trữ, tính chất lưu trữ… xử lý thủ công  Lưu đồ hệ thống mô tả trình tự xử lý liệu, cách thức xử lý, cách thức lưu trữ hoạt động xử lý máy tính  Kết hợp lưu đồ chứng từ lưu đồ hệ thống mô tả hệ thống thấy hoạt động xử lý vơ hình hữu hình hệ thống 02/01/2014 201009 - Tổng quan HTTTKT Lưu đồ hệ thống 02/01/2014 201009 - Tổng quan HTTTKT Lưu đồ chứng từ 02/01/2014 201009 - Tổng quan HTTTKT 10 Những biểu tượng thường dùng DFD  Một hình vng biểu thị đối tượng bên hệ thống (nguồn liệu đích đến liệu)  Một vịng trịn thể hoạt động xử lý  Hai đường thẳng song song thể việc lưu trữ liệu  Một đường thẳng với mũi tên thể hướng dòng liệu 02/01/2014 201009 - Tổng quan HTTTKT 19 DFD cấp (khái quát)  Là sơ đồ cao mô tả cách khái quát nội dung hệ thống hình trịn, biểu diễn dòng liệu vào hệ thống đối tượng bên hệ thống  Đối tượng bên hệ thống: cho nhận liệu hệ thống (không xử lý liệu) 02/01/2014 201009 - Tổng quan HTTTKT 20 DFD cấp DFD khái quát cho biết: -Chức hệ thống -Phạm vi hệ thống 02/01/2014 201009 - Tổng quan HTTTKT 21 DFD cấp chi tiết  Biểu diễn hệ thống hình vẽ cấp hoạt động xử lý, dòng liệu vào, cấp hoạt động xử lý  Mơ tả chức hoạt động xử lý, nội dung dịng liệu  Khơng thể đối tượng, phận thực hiện, hình thức mang liệu 02/01/2014 201009 - Tổng quan HTTTKT 22 DFD cấp 02/01/2014 201009 - Tổng quan HTTTKT 23 Vẽ DFD cấp  Bước 1: mô tả hệ thống hành đoạn văn mô tả  Bước 2: lập bảng đối tượng hoạt động liên quan đến đối tượng  Bước 3: đánh dấu hoạt động xử lý liệu hoạt động mô tả bước  Hoạt động xử lý liệu: truy xuất, chuyển hóa, nhập liệu, xếp, xác nhận, tính tốn, tổng hợp  Các hoạt động chuyển nhận liệu đối tượng hoạt động xử lý liệu 02/01/2014 201009 - Tổng quan HTTTKT 24 Vẽ DFD cấp  Bước 4: nhận diện đối tượng bên hệ thống  Bước 5:  Vẽ hình chữ nhật biểu diễn đối tượng bên ngồi  Vẽ vịng trịn biểu diễn nội dung hoạt động xử lý hệ thống hành  Vẽ dòng liệu nối vòng tròn đối tượng bên  Đặt tên cho dòng liệu theo động từ hành động nhận gửi liệu 02/01/2014 201009 - Tổng quan HTTTKT 25 Vẽ DFD cấp chi tiết  Bước 6: liệt kê hoạt động xử lý liệu theo trình tự diễn hoạt động  Bước 7: nhóm hoạt động xử lý liệu theo cách sau:  Nhóm hoạt động xảy nơi thời điểm  Nhóm hoạt động xảy địa điểm khác thời điểm xảy  Bước 8: vẽ hình trịn đặt tên chung cho nhóm hoạt động theo động từ nêu bật nội dung hoạt động nhóm 02/01/2014 201009 - Tổng quan HTTTKT 26 Vẽ DFD cấp chi tiết  Bước 9: đọc lại bảng mô tả hệ thống nối hình trịn với theo mối liên hệ hợp lý  Bước 10: bổ sung nơi lưu trữ liệu thấy hợp lý  Lập lại bước 7,8,9,10 cho DFD cấp chi tiết 02/01/2014 201009 - Tổng quan HTTTKT 27 Tình minh họa  KH gặp kế tốn tốn kèm theo thơng báo trả tiền công ty NV lập phiếu thu liên ghi số tiền toán, số phiếu thu vào thông báo trả tiền kèm theo Sau chuyển Pthu cho thủ quỹ, chuyển thơng báo trả tiền cho KT phải thu Thủ quỹ nhận tiền, kiểm tra số tiền Pthu đóng dấu xác nhận Sau chuyển Pthu cho kế tốn phải thu, phiếu lại dùng để ghi vào sổ quỹ lưu theo số thứ tự  KT phải thu nhận giấy báo trả tiền KT toán chuyển đến, lưu lại theo hồ sơ KH Sau nhận Pthu từ thủ quỹ, KT phải thu kiểm tra, đối chiếu với giấy báo trả tiền, sau nhập vào phần mềm kế tốn PMKT kiểm tra mã KH, số hóa đơn chưa toán Nếu đúng, PM cho phép ghi nhận nghiệp vụ toán làm giảm nợ phải thu KH theo hóa đơn Định kỳ, PM in sổ TK tiền, TK phải thu, sổ chi tiết KH, bảng tổng hợp toán chuyển cho KT tổng hợp 02/01/2014 201009 - Tổng quan HTTTKT 28 Ý nghĩa  Mô tả hệ thống DFD giúp:  Xác định nội dung, chức năng, trình tự hoạt động xử lý hệ thống  Nhận biết nội dung dòng liệu cần thiết cho hoạt động xử lý  Mô tả hệ thống lưu đồ giúp:  Nhận biết phân tích hoạt động xử lý theo đối tượng, phận liên quan  Phương thức thực hoạt động xử lý  Phương thức chuyển liệu 02/01/2014 201009 - Tổng quan HTTTKT 29 Vận dụng sơ đồ lưu đồ  Đánh giá hoạt động hệ thống hành  Đánh giá dòng liệu vào hoạt động  đánh giá sở thực hoạt động  Đánh giá dòng liệu  đánh giá việc thực chức hoạt động  Thiết kế hệ thống  Phác thảo quy trình xử lý hoạt động cấp chi tiết DFD  Xác định phận phương thức xử lý  Vẽ lưu đồ mô tả hệ thống 02/01/2014 201009 - Tổng quan HTTTKT 30 Vấn đề thảo luận chương  Ý nghĩa cơng dụng mơ hình REA ? 02/01/2014 201009 - Tổng quan HTTTKT 31 Bài tập ví dụ Tại cơng ty Hill Probest Gam có nghiệp vụ thu tiền khách hàng ghi chép xử lý sau:  Nhân viên nhận thư toán, tiến hành mở bì thư đối chiếu, tách riêng séc toán giấy báo trả tiền, lập bảng kê tổng hợp tiền thu (2 liên) từ khoản chuyển trả khách hàng  Các chứng từ gửi đến phòng quỹ Tại đây, thủ quỹ vào tờ séc lập giấy nộp tiền (deposit slip) gồm liên Liên thứ giấy nộp tiền séc toán chuyển nộp vào ngân hàng  Liên thứ hai giấy nộp tiền đối chiếu với liên thứ bảng kê tổng hợp tiền thu, kèm với lưu phòng thủ quỹ, xếp theo ngày nộp tiền 02/01/2014 201009 - Tổng quan HTTTKT 32 Bài tập ví dụ (tt) Tại cơng ty Hill Probest Gam có nghiệp vụ thu tiền khách hàng ghi chép xử lý sau:  Liên thứ hai bảng kê tổng hợp tiền thu chuyển đến phận kế toán tổng hợp để ghi sổ lưu theo bảng số thống kê  Giấy báo trả tiền chuyển đến phận kế toán phải thu để ghi vào sổ chi tiết tài khoản phải thu khách hàng Các giấy báo trả tiền lưu phận kế toán phải thu theo mã số khách hàng Yêu cầu: Hãy vẽ lưu đồ chứng từ cho thủ tục nêu 02/01/2014 201009 - Tổng quan HTTTKT 33 ... hệ thống công cụ  Khả đọc hiểu hệ thống mô tả lưu đồ chứng từ lưu đồ hệ thống  Khả đọc hiểu hệ thống mô tả sơ đồ dịng liệu  Khả mơ tả hệ thống lưu đồ chứng từ lưu đồ hệ thống  Khả mô tả hệ. .. lý vơ hình hữu hình hệ thống 02/ 01/ 2 014 2 010 09 - Tổng quan HTTTKT Lưu đồ hệ thống 02/ 01/ 2 014 2 010 09 - Tổng quan HTTTKT Lưu đồ chứng từ 02/ 01/ 2 014 2 010 09 - Tổng quan HTTTKT 10 Ký hiệu lưu đồ ... tượng bên hệ thống: cho nhận liệu hệ thống (không xử lý liệu) 02/ 01/ 2 014 2 010 09 - Tổng quan HTTTKT 20 DFD cấp DFD khái quát cho biết: -Chức hệ thống -Phạm vi hệ thống 02/ 01/ 2 014 2 010 09 - Tổng