Thiết lập hệ thống thông tin bảo đảm chất lượng hướng đến chuyển đổi số tại trường cao đẳng công thương miền trung

76 Thông tin Khoa học & Công nghệ * Sô' 27-2022 THIẾT LẬP HỆ THỐNG THÔNG TIN BÀỌ ĐÀM CHÁT LIÍ0HG hương DẾN CHUYỂN DÚI SƠ TẠI TRIÍ0HG CAO ĐẲNG CÔHG THƯƠNG MIỀN TRUNG CREATING A QUALITY ASSURANCE INFORMATION SYSTEM TOGETHER DIGITAL TRANSFORMATION AT MIENTRUNG INDUSTRY AND TRADE COLLEGE TS LÊ KIM ANH Phịng QLCL&NCKH Tóm tắt Việc thiết lập hệ thống thông tin bảo đảm chất lượng hướng đến chuyển đổi số từ phương thức giáo dục truyền thống sang giáo dục số ngày trở nên thiết Do việc thiết lập hệ thống thông tin bảo đảm chất lượng bên sở giáo dục nghề nghiệp (GDNN) nói chung Trường Cao đẳng Cơng Thương miền Trung nói riêng thiết hơn, bao gồm thông tin sơ cấp thứ cấp sở GDNN Hệ thống thông tin bảo đảm chất lượng nhằm thu thập, tạo, lưu trữ phân phối liệu cần thiết, xác cơng tác bảo đảm chất lượng cho đơn vị trình vận hành hệ thống Trường Cao đẳng Cơng Thương miền Trung ứng dụng Công nghệ thông tin để thiết lập quy trinh, tự động hóa q trình quản lý điều hành nhà trường, hướng đến chuyển đổi số Từ khóa: hệ thơng thơng tin bảo đảm chất lượng, chuyến đổi số, sở giáo dục nghề nghiệp Abstract Creating a quality assurance information system towards digital transformation from traditional education to digital education is becoming increasingly urgent Therefore, it is even more urgent to create an internal quality assurance information system (QC) of the vocational education institution (TVET) in general and of Mientrung Industry and Trade College in particular, including information primary and secondary education institutions The quality assurance information system aims to collect, create, store and distribute necessary and accurate data on quality assurance for departments and faculties during the operation of the system Mientrung Industry and Trade College has applied Information Technology to set up processes and automate the management and operations of the college, towards digital transformation Keywords', quality assurance information system, digital transformation, vocational education institutions Đặt vấn đề Trong hoạt động giáo dục nghề nghiệp (GDNN), chuyển đổi số nhận định chìa khóa để nâng cao hiệu hoạt động dạy học, phát triển lực người học, tăng khả tự học, gắn học lý thuyết với thực hành Để thiết lập hệ thống thông tin bảo đảm chất lượng hướng đến chuyển đổi số từ phương thức giáo dục truyền thống sang giáo dục số ngày trở nên thiết Theo V.I Lênin khẳng định: “Khơng có thơng tin khơng có thắng lợi lĩnh vực nào, khoa học, kỹ thuật sản xuất” Đối với lình vực GDNN vậy, muốn đưa định đúng, thiết phải có đủ thơng tin cần thiết, xác, việc thiết lập hệ thống thông tin bảo đảm chất lượng (BĐCL) bên sở GDNN nói chung Trường Cao đẳng Cơng Thương miền Trung nói riêng, bao gồm thông tin sơ cấp thứ cấp sở GDNN Hệ thống thông tin BĐCL nhằm thu thập, tạo, lưu trữ phân phối liệu Thông tin Khoa học & Công nghệ * Số' 27-2022 cần thiết, xác cơng tác BĐCL cho đon vị trình vận hành hệ thống Trường Cao đẳng Công Thưong miền Trung ứng dụng Công nghệ thơng tin để thiết lập quy trình, tự động hóa q trình quản lý điều hành nhà trường, hướng đến chuyển đổi số Hệ thống thông tin BĐCL theo định hướng chuyển đổi số Căn Thông tư số 28/TT-BLĐTBXH, ngày 28/12/2017 Bộ Lao động - Thương binh Xã hội việc quy định hệ thống bảo đảm chất lượng sở giáo dục nghề nghiệp Như vậy, hệ thống thông tin bảo đảm chất lượng gồm sở liệu bảo đảm chất lượng hạ tầng thông tin: Cơ sở dừ liệu bảo đảm chất lượng thông tin đầu vào quy trình bảo đảm chất lượng bước thuộc quy trình; thơng tin đầu quy trình bảo đảm chất lượng bước thuộc quy trình thơng tin liên quan đến hệ thống bảo đảm chất lượng Hạ tầng thông tin bao gồm máy móc, thiết bị, phần mềm công nghệ phục vụ việc xây dựng, vận hành hệ thống bảo đảm chất lượng Nguyên tắc xây dựng hệ thống thơng tin BĐCL: Cơ sở liệu mở, có khả mở rộng, cập nhật càn thiết; phàn ánh đẩy đủ, kịp thời, xác thơng tin phục vụ quản lý nhà trường vận hành hệ thống bảo đảm chất lượng, ứng dụng công nghệ thông tin, bảo đảm kết nối với hệ thống thông tin quản lý quan quản lý nhà nước giáo dục nghề nghiệp cấp, phân quyền truy cập hệ thống theo cấp độ quản lý phục vụ việc định quản lý, điều hành hoạt động bảo đảm chất lượng Căn Quyết định sổ 2222/QĐ-TTg, ngày 30/12/2021 Thủ tướng Chính phủ việc phê duyệt chương trình chuyển đồi số giáo dục nghề nghiệp đến năm 2025, định hướng đến năm 2030 Mục tiêu chung 77 “Chuyên đôi số giáo dục nghề nghiệp nhằm triển khai hoạt động giảo dục nghề nghiệp môi trường số, mạnh ứng dụng công nghệ thông tin quản lỷ, hoạt động dạy học, phương pháp dạy học, kiêm tra, đánh giá giúp tăng cường hiệu công tác quản lý mở rộng phương thức hội tiếp cận giáo dục nghề nghiệp tạo đột phá chất lượng, tăng nhanh số lượng đào tạo góp phần nâng cao chất lượng nguồn nhãn lực có kỹ nghề, tăng suất lao động lực cạnh tranh quốc gia bổi cảnh hội nhập quốc tế” Căn Điều Thông tư số 28/TTBLĐTBXH, ngày 28/12/2017 Bộ Lao động - Thương binh Xã hội việc quy định hệ thống bảo đảm chất lượng sở giáo dục nghề nghiệp Trường Cao đẳng Công Thương miền Trung triển khai thiết lập hệ thống thông tin BĐCL gồm giai đoạn sau: + Giai đoạn 1: Xác định nhu cầu hệ thống thông tin BĐCL xây hay nâng cấp thông tin có Trường, thơng tin phản ánh hệ thống đơn vị phòng, khoa, trung tâm, ; nội dung thông tin hoạt động BĐCL nhà trường; hình thức, cơng cụ quản lý, chia sẻ thông tin; hạ tầng hệ thống thông tin; phân hệ hệ thống; nghiên cứu tính khả thi, Từ nhà trường đưa lộ trình, kế hoạch để triển khai xây dựng hệ thống thông tin BĐCL + Giai đoạn 2: Xây dựng, hệ thống hóa sở dừ liệu liên quan hoạt động BĐCL gồm: Hệ thống văn bản, tài liệu, quy định, hướng dẫn, thủ tục, quy trình hoạt động BĐCL trường; sở liệu đầu vào, đầu hồ sơ minh chứng trình vận hành quy trình; sở liệu hoạt động khảo sát bên liên quan; kế hoạch, báo cáo, mẫu phiếu khảo sát , sở liệu hoạt động tự đánh; thông tin, liệu khác có liên quan Thơng tin Khoa học & Công nghệ * Sô' 27-2022 78 Ở giai đoạn nhà trường tập trung phân tích thành phần hệ thống thông tin BĐCL liệu xử lý dừ liệu: xác định liệu cần tổ chức lưu trữ bên hệ thống, quan hệ loại dừ liệu, xử lý: xác định chức năng, quy trình xử lý thơng tin theo u cầu phịng, khoa, trung tâm Trường + Giai đoạn 3: Cách thức quản lý, thu thập, xử lý chia sẻ thông tin, liệu liên quan đến hoạt động BĐCL nhà trường ứng dụng CNTT thiết lập hệ thống thông tin BĐCL hướng đến chuyển đổi số 3.1 ứng dụng công nghệ Sharepoint Microsoft SharePoint, sản phẩm phần mềm Web triển khai môi trường mạng, giúp việc lưu trừ, chia sẻ thông tin hoạt động nhà trường dề dàng thuận tiện Với sức mạnh lưu trữ khơng giới hạn tính tạo lập môi trường làm việc cộng tác tốt, SharePoint giải pháp hoàn toàn phù hợp để xây dựng hệ thống lưu trữ, chia sẻ liệu minh chứng sở GDNN quán hoạt động hiệu Hình Quản lý chia sẻ liệu sử dụng công nghệ SharePoint Để hồ trợ mục đích lưu trừ, chia sẻ liệu minh chứng nhằm đánh giá chất lượng đào tạo đảm bảo tính bảo mật vấn đề truy xuất liệu thành viên thuộc Trường Hệ thống lưu trữ sở dừ liệu cần đáp ứng chức sau: * Chức quản lý tập tin theo phân cấp tiêu chí tiêu chuân Hệ thống phải cung cấp chế linh động cho phép phân cấp lưu trữ phức tạp theo thư mục tập tin, đảm bảo tính tồn vẹn dễ dàng truy xuất liệu Cơ chế quản lý phiên tài liệu trình hoạt động, kho dừ liệu cập nhật liên tục nên vấn đề cập nhật xem tác vụ quan trọng Do đó, hệ thống phải cung cấp chế quân lý phiên tài liệu, nhằm lưu vết thay đổi tác nhân làm thay đổi Cung cấp khả dề dàng truy xuất tất phiên thay đổi tài liệu lưu trữ * Chức phân chia công việc Do đặc thù lưu trừ, công việc quản lý 79 Thông tin Khoa học & Công nghệ * Sô 27-2022 cập nhật hệ thống quản lý nhiều thành viên, cần có mơi trường cộng tác giúp thành viên làm việc phối hợp với thư mục liệu mà quản lý kho liệu Hệ thống cần cung cấp khả phân chia quản lý liệu cho thành viên kho, cung cấp chế làm việc cộng tác tập tin thư mục, giúp trình cập nhật quản lý kho tiện lợi nhanh chóng * Chức phân quyền quản lý truy xuất Hệ thống quản lý nhiều phân hệ người dùng hệ thống, tùy theo cấp bậc quyền hạn mồi thành viên mà họ định quản lý thư mục cung cấp tài liệu minh chứng Nhằm đảm bảo tính toàn vẹn bảo mật liệu, hệ thống cần có chức quản lý người dùng, quản lý nhóm Và nữa, ứng với phân hệ cần có chế quản lý phân quyền, cho phép thiết lập cấp độ truy xuất tài liệu, đảm bảo tính bảo mật hệ thống lưu trữ * Chức tìm kiếm thơng minh Hệ thống vận hành khoảng thời gian dài số lượng tập tin thư mục tăng dần theo thời gian, cần có chế tìm kiếm thơng minh hiệu hệ thống minh chứng, đăm bảo tính tin cậy dễ dàng truy xuất liệu lưu Cung cấp tác vụ tìm kiếm theo tên, loại tập tin, kết hợp biểu thức tìm kiếm giúp trình tìm kiếm trở nên tiện lợi 3.2 ứng dụng phần mềm Bitrix 24 Bitrix24 công cụ quản lý xây dựng phát triển tảng Sitemanager Bitrix24 có cơng cụ quản lý truyền thông nội bộ, quản lý công việc quản lý khách hàng có khả tùy biến cao, phù hợp với loại hình đơn vị Bitrix24 cung cấp phiên bản: phiên tự lưu trữ - SelfHost (người dùng có khả tùy chinh cao, khơng bị giới hạn quyền) phiên lưu trữ điện toán đám mây - Cloud (người dùng sử dụng miễn phí trả phỉ để sử dụng nhiều tỉnh hom) Hiện tại, Trường Cao đẳng Công Thương miền Trung ứng dụng phần mềm Bitrix 24 việc quản lý điều hành nhà trường Việc thiết lập hệ thống thông tin BĐCL hướng đến chuyển đổi số dựa tảng phần mềm Bitrix 24 Trong viết tác giả giới thiệu tính sau: a) Thiết lập hệ thống thông tin quản lý văn điều hành chia sẻ liệu, hình Hình Quản lý hệ thống văn điều hành 80 Thông tin Khoa học & Công nghệ * Sô' 27-2022 Chia sẻ thông tin liệu nhà trường đến thành viên sử dụng công nghệ Bitrix 24 □ o Ngày hiẻu chỉnh Tên HOP ĐỔNG' o 15/03/2022 11 21 01 am Mở Tải □ " = CÁC LOAI GL 22 03 50 38 pm Chia sẻ □ □ VÀN gẬN CQ — Kir; Chia lièn kểt câng cỏng > Sao chép Sao chép Hên kết nôi bõ Kết nối tối thư muc Share with other users nghi 22 11 54 56 am tzvvuzu22 05:30 46 pm Hình Chia dừ liệu đến đơn vị cá nhân b) Thiết lập hệ thống thông tin quản lý cơng việc nhóm làm việc Tíợnto-DL Tinh nguyện win 5S-JICA c THAUGU TONG TẰM TS&QHON Truông Khoa Trưởng đom VỊ Tuđãnhga ' Á Sèngbiotỵ: e.rnfcdm’SThxs&f; XI Tự đánh giỏ #1 lr ã ôvuaCAU G tin nhn XY DƯNG BỀ AN CHƯƠNG TRÌNH PT CƠNG NGHIỆP Hỗ rMÕKTioenM TnèmnhỄu ■ LiKmAnt! UBKTbángúy Ổ i&ttgih Câcỉáy cồỉsH^eết tác ỉão SỄU CỂ sêL ơrà GồtácHa Ể íiẳỴCỀ te IWI í nWỈW3(WÍNTỬ) ĩệpíin: l H^áiì^itógãTr^aCỉuiíítyiỀ Hình Quản lý thơng tin nhỏm làm việc Hình Chia sẻ liệu thơng tin nhóm làm việc Thơng tin Khoa học & Công nghệ * Sô' 27-2022 c) 81 Thiết lập hệ thống thơng tin thiết kế quy trình Bitrix24 hồ trợ người dùng thiết lập quy trình xử lý cơng việc theo quy trình xây dựng vận hành đon vị Tùy vào mục đích, đặc thù loại quy trình có người dùng lựa chọn quy trình phù hợp để đưa lên hệ thống Bitrix24 hồ trợ hai loại quy trình sau: Quy trình - Sequential Business Process: loại quy trình thực thi loạt hành động theo thứ tự liên tiếp từ đầu vào đầu thường áp dụng xử lý cho cơng việc đon giản Start Quy trình hỗn hợp - Status Driven Business Process: loại quy trình khơng có điểm đầu vào, đầu cụ thể Hình Sơ đồ quy trình hỗn hợp Loại quy trình vận hành dựa vào trạng thái tài liệu hay cơng việc có quy trình, thường áp dụng quy trình cơng việc phức tạp có nhiều bước /khâu Quy trình hỗn hợp chứa nhiều quy trình dạng quy trình Kết ứng dụng CNTT để thiết lập hệ thống thông tin BĐCL Trường cao đẳng Cơng Thưorng miền Trung thơng qua quy trình thiết lập, hình Thơng tin Khoa học & Công nghệ * số 27-2022 ^1 BÁO CÁO KÉT QUÁ Tư HOC ■Jr CỔNG THÔNG TIN GIẢI QUYẾT YÊU CẰU CỦA HSSV Q HC-01 VÃN BÁN Đl o HC-04 ĐẰNG KÝ BẢO TRÌ BÁO DƯỠNG THIẾT BỊ fijt KHOA-02 QL, KT PHỊNG THỰC HÀNH / THÍ NGHIỆM o KHOA-03 Dự GIỜ NHÀ GIÁO n* KHOA-Ũ4 SINH HOAT HỌC THUÃT ii QL-01 KIỂM TRA, GIÁM SÁT QL-02 TIẾP NHẬN & TRẢ LỜI Ỷ KIẾN CBVC 55 QL-03 LÂY Ỷ KIẾN PHẢN HỒI o QL-05 Tự ĐÁNH GIÁ CHÁT LƯỢNG TRƯỜNG (CLC) QL-07 ĐẢNG KÝ ĐỀ TÀI / SẢNG KIẾN QL-08 NGHIÊM THU ĐỀ TÀI / SẢNG KIỂN □ QL-09 ĐẢNG KÝ BIỀN SOAN GIÁO TRÌNH QL-10 THÂM ĐỊNH, NGHIỆM THU GIẢO TRÌNH > QT-DT-09 DANH SÁCH NHÀ GIÁO ĐẢNG KÝ THƯC TÉ > QT-DT-09 QUY TRĨNH QL THƯC TẾ DOANH NGHIẾP CỦA NHÀ « QT-PT-04 DANH SẢCH NÂNG LƯƠNG CÁC ĐƠN VI _ rvr OT ni nnv TnikiLi VÉT KiÂKir' DÂr I I TLicn KiÃk« Hình Thiết lập quy trình hệ thống thơng tin BĐCL hướng đến chuyển đổi sổ Kết vận hành hệ thống thông tin BĐCL Trường Cao đẳng Công Thưomg miền Trung Hệ thống thông tin BĐCL nhà trường xây dựng khoa học, dựa tảng công nghệ thông tin, phù hợp với nghiệp vụ quản lý sở GDNN để đánh giá kết ứng dụng CNTT việc thiết lập quy trình, tự động hóa trình làm việc, hướng đến chuyển đổi số Trường Cao đẳng Cơng Thương miền Trung Ví dụ: Quy trình dự nhà giáo thực theo phương thức truyền thống (bản giấy), hình Thơng tin Khoa học & Công nghệ * Sô 27-2022 83 BM KHOA 03 05 TRƯỞNG CAO ĐẮNG CỐNG THƯƠNG MIÊN TRƯNG KHOA CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHÍA VIỆT NAM Độc lạp Tự