Chuong 11 truyen thong trong nhom va to chuc

Chương 11 TRUYỀ THƠ G TRO G HĨM VÀ TỔ CHỨC Mục đích nghiên cứu Sau nghiên cứu chương này, bạn có thể: Hiểu tầm quan trọng giao tiếp q trình truyền thơng Miêu tả vấn đề gặp phải giao tiếp qua thư điện tử Chỉ hai điểm khác biệt giao tiếp ngôn ngữ giao tiếp phi ngôn ngữ Chỉ hai điều kiện cần phải có kênh giao tiếp đa phương tiện Chỉ bốn rào cản chung hoạt động truyền thông Thảo luận mức độ khác giao tiếp nam giới nữ giới Vạch nhân tố chủ đạo việc chủ động nghe Tóm tắt bốn chiến lược giao tiếp hệ thống tổ chức QUẢ TRN HÀ H VI TỔ CHỨC Chương 11 - Truyền thơng nhóm tổ chức 189 Cho dù thảo luận chuyển động tóc Sully phim Monsters Inc, hay mảng chuyển mầu phức tạp nước biển phim “ Đi tìm Nemo” nhân viên hãng hoạt hình Pixar phải trao đổi nhiều Trên thực tế, tiếng Pixar việc ý đến chi tiết có nghĩa mNu 100,000 khn hình hình trao đổi kỹ lưỡng để có hình ảnh “đúng” N hư vậy, có chút thắc mắc hoạt động truyền thông nằm đầu nhà lãnh đạo Pixar từ họ định thiết kể khu làm việc Emeryville, California vài năm trước Theo kế hoạch ban đầu tồ nhà thiết kế thành khu riêng biệt cho phận thiết kế, viết kịch chuyên gia khác, nhiên giám đốc sáng tạo Pixar, John Lasseter nhận thấy nhiều năm trước Disney thất bại với mơ hình tương tự Do đó, Pixar thay thiết kế ban đầu thiết kế mới, tạo khuôn viên làm việc với hai mục tiêu truyền thông đối lập Một mặt, nơi làm việc phải cho nhóm phải độc lập đủ để Hãng phim hoạt hình Pixar tạo mơi trường làm việc khuyến khích trao đổi thơng tin thành viên có cảm giác liên hệ với thành viên hãng toàn hãng có buổi thảo luận khơng thức cách nhanh chóng Mặt khác, nơi làm việc phải khơng tách biệt nhóm làm việc q nhiều khiến cho nhân viên hội học hỏi kiến thức có giá trị từ thành viên nhóm khác Với mục tiêu trao đổi thơng tin đối lập này, Pixar tập hợp nhóm theo tổ, văn phòng phòng họp để nhóm chia sẻ kinh nghiệm cách hiệu Tuy nhiên, công ty tạo “hiệu nhà tắm” nhân viên buộc phải gặp người thuộc khu làm việc khác họ trao đổi thư tử, ăn trưa hay vào phòng vệ sinh Cơng ty mời nhân viên hồ vào khơng khí thoải mái trung tâm “N ó thúc đNy hội”, Lasseter nói vẫy tay với đồng nghiệp đứng cách vài yard “Bạn ln ln hồ đồng với người Khi chúng tơi tới thứ Chúng phát triển thêm mà thơi” Giao tiếp Q trình mà qua thơng tin truyền tải thấu hiểu hai hay nhiều người 190 Trong khu làm việc Pixar tạo hội cho người nói chuyện với nhau, phận phát triển ban đào tạo lại giúp họ trao đổi thông tin cách có hiệu N hững hoạt động kể chuyện thể hài lập dị, khuyến khích nhân viên Pixar phải suy nghĩ nhanh cộng tác làm việc với thành viên nhóm khác “N ếu ngời phải tham gia tập cần phải lắng nghe lẫn nhau, trả lời nhau, hỗ QUẢ TRN HÀ H VI TỔ CHỨC Chương 11 - Truyền thơng nhóm tổ chức trợ lẫn nhau, phải giao tiếp mắt tạo có hội kỹ vào mối quan hệ sau lớp học kết thúc”, theo lời Rebecca Stockley, chuyên gia phụ trách phận phát triển Pixar Randy N elson, hiệu trưởng trường Đại học Pixar đồng tình kết luận rằng: “Sẽ tốt đào tạo truyền thông doanh nghiệp phong cách sống chung” John Lasseter, Steve Jobs lãnh đạo khác xưởng phim hoạt hình Pixar tin tưởng vào sức mạnh giao tiếp Giao tiếp q trình mà qua thơng tin truyền tải thấu hiểu hai hay nhiều người Chúng nhấn mạnh từ “thấu hiểu” truyền tải dụng ý người gửi thơng tin điều cốt lõi thành công giao tiếp Pixar cơng ty lớn khác địi hỏi phải có chiến lược sáng tạo nhằm trì hoạt động truyền thơng theo hướng mở Các doanh nghiệp nhỏ có bế tắc cấu hơn, nhiên họ vấp vải rào cản tinh vi giao tiếp Giao tiếp có hiệu vấn đề quan tổ chức, cơng ty giao tiếp phối hợp nhân viên, thỏa mãn nhu cầu nhân viên, hỗ trợ cho việc quản lý kiến thức củng cố cho việc định Đầu tiên, tổ chức dựa khả người để phối hợp nỗ lực làm việc cá nhân mục tiêu chung Truyền thông phần quan trọng q trình hợp tác, hoạt động truyền thơng cho phép nhân viên phát triển mơ hình tư chung nhằm phục vụ cho công việc Thứ hai, giao tiếp thứ keo dính gắn kết người với N ó giúp cho người thỏa mãn với động lực mua chứng khoán và, phần động lực hỗ trợ xã hội, giúp giải tỏa căng thẳng liên quan đến công việc Giao tiếp động lực quan trọng quản lý kiến thức Giao tiếp mang kiến thức, hiểu biết đến cho doanh nghiệp cung cấp kiến thức cho nhân viên có u cầu thơng tin Hiểu cách đắn, giao tiếp giúp giảm thiểu vấn đề “hầm kiến thức” làm suy yếu tiềm công ty Lấy trường hợp gần Intec, công ty quản lý dự án kỹ thuật có trụ sở Houston làm ví dụ Một khách hàng Bắc Kinh nói với giám đốc dự án Intec việc nộp hồ sơ kỹ thuật cho đường ống theo tiêu chuNn định phủ phức tạp Giám đốc dự án Intec sử dụng hệ thống thông tin nội (một mạng nội bộ) để tham khảo ý kiến đồng nghiệp vấn đề Các kỹ sư Intec ba châu lục nhanh chóng phản hồi thơng tin tạo điều kiện cho người giám đốc dự án xây dựng hồ sơ kỹ thuật sử dụng tiêu chuNn khác trình lên phủ Khơng có kiến thức, người khách hàng khơng thể đệ trình đề xuất mang tính cạnh tranh Trường hợp Intec ví dụ minh họa nhiều tầm quan trọng hoạt động truyền thơng quản lý tri thức; cịn cho thấy tầm ảnh hưởng trao đổi thông tin lên chất lượng trình định N hư đề cập, riêng cá nhân có đủ thông tin để đưa định cuối vấn đề phức tạp mà công ty gặp phải Thay vào đó, người chuyên giải khó khăn địi hỏi thơng tin từ đồng QUẢ TRN HÀ H VI TỔ CHỨC Chương 11 - Truyền thơng nhóm tổ chức 191 nghiệp, người trợ giúp khác có kiến thức liên quan N ói cách khác, người muốn có định hiệu cần phải giao tiếp Bằng việc củng cố việc định, quản lý kiến thức, nhu cầu nhân viên phối hợp làm việc, truyền thông giao tiếp nơi làm việc có tầm ảnh hưởng đáng kể lên hoạt động tổ chức, công ty Một báo cáo gần dự đoán giá trị thị trường công ty tăng 7% công ty nâng cao “tính tồn vẹn truyền thơng giao tiếp” Một nghiên cứu khác kỹ giao tiếp người lãnh đạo ảnh hưởng lớn đế hoạt động công ty Truyền thông giao tiếp chìa khóa để có thỏa mãn lòng trung thành nhân viên Mở đầu, chương giới thiệu mơ hình q trình giao tiếp thảo luận số rào cản giao tiếp Tiếp đó, miêu tả dạng khác kênh giao tiếp, bao gồm giao tiếp qua phương tiện máy tính, nhân tố cần phải tính đến lựa chọn phương tiện giao tiếp Sau đó, chương kiểm tra khác biệt văn hóa giới tính giao tiếp chiến lược để nâng cao khả giao tiếp cá nhân với Phần cuối chương trình bày số lựa chọn giao tiếp cấp công ty miêu tả hệ thống thông tin mật Tại Trung tâm kiểm soát bệnh dịch CDC Mỹ Atlanta, giao tiếp phần tối quan trọng việc thu thập kiến thức chia sẻ chiến chống lại bênh SARS gẫu nhiên, CDC lắp đặt trung tâm trao đổi thông tin kh n cấp (xem hình) loại virus gây bệnh SARS lan tràn khắp giới Trái ngược với phản ứng nguy sinh học trước đây, nỗi sợ bệnh than năm trước đây, CDC kiểm sốt phát triển cảu SARS trao đổi kiến thức với tồn nước Mỹ khắp giới “Đã có nhiều thơng tin nhanh chóng biết chưa biết”, bác sỹ Georges Benjamin, giám đốc Hiệp hội sức khỏe cộng đồng Mỹ nói, “Điều quan trọng, vì, trở lại với công bệnh than, trao đổi thông tin việc mà không làm tốt”6 Vậy chiến lược trao đổi thông tin giúp trình quản lý kiến thức CDC suốt trình cảnh báo nguy sinh học sức khỏe? Một mơ hình truyền thơng Mơ hình truyền thơng sơ đồ 11.1 cung cấp phép Nn dụ hữu ích q trình giao tiếp Theo mơ hình này, thông tin qua kênh người gửi người nhận N gười gửi tạo thông điệp mà mã hóa dạng từ ngữ, cử chỉ, ngữ điệu, biểu tượng hay 192 QUẢ TRN HÀ H VI TỔ CHỨC Chương 11 - Truyền thông nhóm tổ chức dấu hiệu khác Tiếp theo, thơng tin mã hóa truyền tải tới người muốn nhận thông qua hay nhiều kênh giao tiếp (phương tiện truyền thơng) Hình thành thơng điệp Mã hóa thơng điệp Hình 11.1 Truyền tải thơng Mơ hình điệp q trình trao đổi thơng tin N hận thơng điệp mã hóa Giải mã thơng điệp Mã hóa phản hồi Hình thành phản hồi Tiếng ồn Giải mã phản hồi N hận phản hồi Truyền tải phản hồi N gười nhận nhận thông điệp giải mã thành thơng tin có ý nghĩa Sẽ lý tưởng ý nghĩa thông điệp giải mã người gửi muốn truyền đạt Trong phần lớn trường hợp, người gửi tìm kiếm dấu hiệu để biết người khác nhận hiểu thông điệp mà họ muốn truyền đạt Sự phản hồi thừa nhận thức, ví dụ “Vâng, tơi hiểu ý anh”, mà dấu hiệu gián tiếp từ hành động phản ứng người nhận Hãy ý rằng, phản hồi lặp lại trình giao tiếp Phản hồi có chủ định người nhận mã hóa, truyền tải, người gửi thông điệp trước tiếp nhận giải mã Các kênh giao tiếp Phần then chốt mơ hình giao tiếp kênh truyền tải thơng tin Có hai loại kênh chủ yếu: ngơn ngữ phi ngôn ngữ Giao tiếp qua ngôn ngữ tất phương tiện lời nói văn mà truyền tải ý nghĩa thông qua từ ngữ Giao tiếp phi ngôn ngữ, phần đề cập phần sau, hình thức giao tiếp mà không sử dụng đến từ ngữ Giao tiếp qua ngôn ngữ Tùy trường hợp cụ thể mà có hình thức giao tiếp, khác Khi truyền đạt tình cảm thuyết phục người nhận trao đổi trực tiếp đối diện thường có hiệu cao phương pháp trao đổi qua văn Có điều có ám hiệu phi ngơn ngữ trao đổi lời, âm điệu việc tận dụng khoảng im lặng Hơn nữa, QUẢ TRN HÀ H VI TỔ CHỨC Chương 11 - Truyền thơng nhóm tổ chức 193 đối diện trực tiếp, người gửi thông điệp nhận phản hồi điều chỉnh giọng điệu thơng điệp mà muốn truyền tải cho phù hợp Việc trao đổi thông tin qua văn đánh giá cao phải ghi chép lại trình bày chi tiết Đó nắm bắt ý tưởng thể giấy dễ dàng nhiều so với nghe tai Thường việc xây dựng truyền tải thông tin qua văn vốn chậm, nhiên ngày việc sử dụng thư điện tử kênh giao tiếp qua phương tiện máy tính khác nâng cao đáng kể hiệu việc trao đổi thông tin qua văn Thư điện tử Thư điện tử (e-mail) cách mạng hóa cách trao đổi thơng tin mơi trường tổ chức, công ty Hàng tỷ e-mail trao đổi năm dễ dàng hiểu tính phổ biến Các tin nhắn xây dựng nhanh chóng, chỉnh sửa nhanh lưu trữ nhanh Thơng tin gửi tới nhiều người lúc với nhấp chuột đơn giản E-mail khơng đồng (các mNu tin gửi nhận thời điểm khác nhau), khơng cần phải xếp họp để trao đổi thông tin Công nghệ cho phép tiếp cận thông tin cách ngẫu nhiên: bạn lựa chọn mNu tin theo thứ tự bỏ qua để tìm đến phần khác mNu tin E-mail trở thành phương tiện ưu chuộng phối hợp làm việc (ví dụ khẳng định kế hoạch làm việc đồng nghiệp) để gửi thông tin lựa chọn kỹ lưỡng cho trình định Thư điện tử có xu hướng làm tăng khối lượng trao đổi thơng tin thay đổi đáng kể dịng thơng tin tồn cơng ty Đặc biệt, thư điện tử làm giảm trao đổi trực tiếp trao đổi qua điện thoại làm tăng dịng thơng tin tới mức cao công ty, tổ chức Thư điện tử công ty hay xã hội khác tồn khác biệt, nhiên khác biệt so với giao tiếp trực tiếp hay trao đổi qua điện thoại Thư điện tử làm giảm nhiểu thành kiến khơng thể tuổi tác, chủng tộc, cân nặng đặc điểm khác mà điều nhận thấy gặp mặt trực tiếp Vấn đề với thư điện tử: Bên cạnh ưu điểm e-mail, sử dụng phương tiện giao tiếp biết tạo số vấn đề Có thể vấn đề dễ thấy e-mail góp phần làm q tải thơng tin N hiều người sử dụng thư điện tử bị ngập hàng trăm thư hàng tuần, số có nhiều thư không cần thiết không liên quan đến người nhận N guyên nhân thư điện tử dễ tạo dễ gửi cho hàng nghìn người qua hệ thống nhóm địa Lấy ví dụ, chuyên viên tư vấn KPMG quay lại làm việc sau kỳ nghỉ thấy hịm thư điện tử có 1,600 thư Anh ta gửi e-mail cho tất người nói khơng đọc thư nào, có thư quan trọng khNn cấp cần phải gửi lại cho Và kết nhận lại thư trả lời 194 QUẢ TRN HÀ H VI TỔ CHỨC Chương 11 - Truyền thông nhóm tổ chức Bất lợi thứ hai thư điện tử khơng phải phương tiện giao tiếp truyền tải tình cảm có hiệu Đặc biệt khó truyền tải châm biếm qua thư điện tử thể thơng điệp lời nói cịn cần phải có cử phi ngôn ngữ tương phản Kết là, học giả châm biếm, thư điện tử đem lại hiểu lầm nhanh hơn, không mang lại hiệu truyền thông cần thiết tôt “Mọi tranh cãi diễn (ở Disney) dường bắt nguồn từ việc hiểu lầm qua thư điện tử”, theo lời ông Michael Eisner, giám đốc điều hành hàng Disney N hững người hâm mộ thư điện tử cố gắng phân loại trạng thái cảm xúc thư điện tử việc chèn vào hình minh họa sắc mặt gọi “ biểu tượng cảm xúc – emoticons” hay “ hình mặt cười-smileys” Tuy nhiên, số chuyên gia cảnh báo hình mặt cười khơng dễ dàng giải nhiệm vụ khó khăn truyền tải cảm xúc qua e-mail Vấn đề thứ ba dường thư điện tử làm giảm lễ độ kính trọng với người khác Điều thể rõ qua xuất ngày tăng flaming Flaming hành động gửi thư điện tử làm ảnh hưởng đến tình cảm cho người khác Trong điều tra, có đến nửa số người vấn nói họ nhận thư điện tử mang nội dung thóa mạ nam giới vừa nạn nhân thường xuyên vừa thủ phạm N guyên nhân hành đồng người gửi e-mail trước họ bình tĩnh lại, người gửi tin nhắn theo kiểu truyền thống hay viết thư tay có thời gian để suy nghĩ lại chín chắn E-mail vô cảm mà nhân viên thường viết điều mà họ khơng nói trực tiếp Có thể, flaming vấn đề khác e-mail vấn đề chung nhân viên đào tạo cách sử dụng phương tiện giao tiếp Ví dụ, hầu hết học nguyên tắc luật bất thành văn hành xử giao tiếp Internet, hay gọi nghi thức mạng –netiquette Bảng 11.2 liệt kê số nguyên tắc sử dụng e-mail Flaming: Hành động gửi thư điện tử làm ảnh hưởng đến tình cảm cho người khác Hình 11.2 :E-mail etiquette • N ên điền dịng “chủ đề” tiêu đề thư điện tử thông tin thư • N ên viết e-mail 25 dịng – chiều dài hình máy tính • N ên trích phần liên quan (khơng cần thiết phải trích tồn bộ) nội dung thư người gửi phản hồi ý tưởng thư (dấu “>” tự động hiển thị nội dung thư trước) • N ên trả lời thư (khi thư lời mong đợi) vịng ngày thư cơng việc QUẢ TRN HÀ H VI TỔ CHỨC Chương 11 - Truyền thông nhóm tổ chức 195 • N ên chuyển sang hình thức giao tiếp trực tiếp trao đổi qua điện thoại thảo luận vấn đề nóng (flaming), bên có hiểu nhầm hay vấn đề trở nên q phức tạp • Khơng nên gửi chuyển tiếp thư cá nhân chưa cho phép người gửi • Khơng nên gửi thư cho nhiều địa (gửi cho nhóm) trừ phép làm nội dung thực cần phải gửi cho nhiều người • Khơng nên gửi thư có file đính kèm với dung lượng q lơn người nhận có dung lượng hịm thư hạn chế (dữ diệu truyền tải chậm) • Không nên dùng e-mail để trao đổi vấn đề nhạy cảm, kỷ luật hay đưa thông tin khNn, đặt lại lịch họp vài tiếng • Khơng nên sử dụng tồn chữ in hoa để viết e-mail, điều thể bực dọc hay giận (N guyên tắc áp dụng cho e-mail viết toàn in đậm) • Khơng nên sử dụng liên tiếp biểu tượng cảm xúc emoticons tránh dùng biểu tượng thư trịnh trọng trường hợp người nhận khơng hiểu ý nghĩa biểu tượng guồn: “E-mail thương mại; Hướng dẫn sử dụng” M.Munter, P.S Roger Jj.Ramer viết, nhà xuất Business Communiation Quarterly 66(tháng 3,2003) trang 26-27;” Hướng dẫn sinh viên sử dụng thư tín điện tử hiệu quả: lời khuyên sử dụng thư điện tử” M.M Extejt, Business Communiation Quarterly 61(thangs 6, 1998), trang 57; “ ghi thức mạng” ên không nên sử dụng e-mail” K.Walsch, Association Management 49 (thang 5, 1997), trang 76,115 Vấn đề thứ tư e-mail thiếu ấm áp mối quan hệ với người Khi mà nhân viên ngày thu kén qua cơng nghệ thơng tin, họ mối quan hệ người với người xã hội mà mối quan hệ kiểm sốt căng thẳng họ N hận điều nên gần đây, Richard Birrer, chủ tịch lâm thời giám đốc điều hành Trung tâm y tế địa phương St Joseph Paterson, bang N ew Jersey cấm việc sử dụng e-mail ngày nhằm “tái cá nhân hóa cơng việc trung tâm y tế” Việc cấm sử dụng e-mail trở thành xu hướng nước Anh Theo miêu tả Kết nối toàn cầu 11.1, lãnh đạo hội đồng thành phố Liverpool số tổ chức Anh khác tin thảo luận vấn đề cách trực tiếp tốt trao đổi khơng gian máy tính Các phương thức trao đổi thơng tin qua máy tính khác Các nhà lãnh đạo IBM không ngạc nhiên điều tra cần nhân viên IBM đánh giá đồng nghiệp hai nguồn thông tin đáng tin cậy 196 QUẢ TRN HÀ H VI TỔ CHỨC Chương 11 - Truyền thơng nhóm tổ chức Điều làm ngạc nhiên lãnh đạo IBM nguồn thơng tin quan trọng tương đối tin cậy khác mạng nội IBM Các mạng nội bộ, mạng nội mở rộng, gửi tin nhắn phương thức giao tiếp qua máy tính khác thúc đNy thể giới chia sẻ thông tin công ty phát triển không ngừng Các nhóm làm việc phân tán mặt địa lý phối hợp làm việc cách hiệu nhờ phần mền tin nhắn nhanh mạng nội Các nhà cung cấp lập thành mạng lưới làm việc nhờ có cơng nghệ truyền thơng qua máy tính, hệ thống khách hàng xem công ty Tin nhắn nhanh: Tin nhắn nhanh trở thành “điều kỳ diệu” giao tiếp sở công nghệ thông tin Rất phổ biến với người sử dụng internet 25 tuổi, tin nhắn nhanh kết nối hai hay số người gửi thông điệp cho N ếu bạn gửi tin nhắn cho đồng nghiệp, người có máy tính kết nối vào mạng, tin nhắn mạng lên hình người đồng nghiệp (hoặc hình phương tiện truyền thông khác) Hiện nay, số công ty thử nghiệm với tin nhắn nhanh Lấy ví dụ cơng ty lập kế hoạch tài UBS Warburg, nhân viên đăng ký sử dụng tin nhắn nhanh kết nối với nhiều đồng nghiệp khác có mối quan tâm khu vực cụ thể Tin nhắn gửi hệ thống lên hình người nhận kết nối với mạng Một lãnh đạo UBS Warburg nói “Khơng có cơng nghệ truyền thơng hoạt động tình trạng lại có hiệu thời gian KẾT ỐI TOÀ CẦU 11.1 Các tổ chức Anh cấm thư điện tử để số có nhiều e-mail khơng cần khám phá lại nói chuyện trực thiết - nhiều vấn đề giải qua trao đổi điện thoại, hay đứng dậy tiếp gặp người ngồi cạnh bạn” Trong suốt 800 năm qua, cư dân thành phố cảng Liverpool, nước Anh sử dụng Để chống tải e-mail, Henshaw yêu cầu phương thức giao tiếp trực tiếp thương nhân viên khơng dùng phương tiện mại để giải điều khác biệt giao tiếp vào ngày thứ hàng tuần Cho Thế người lãnh đạo hội đến nay, ngày đó, số lượng e-mail đồng thành phố Liverpool lo ngại thư Henshaw giảm từ 250 xuống 25 Tuy điện tử trở thành mối đe dọa cho nhiên, có người trích cách làm đối thoại trực tiếp nhân Chủ tịch phòng thương mại Leicestershire, viên hội đồng thành phố Ồng David Martin Traynor nói “Trong kinh doanh áp Henshaw, chủ tịch hội đồng thành phố lực cịn lớn nhiều N ếu có người gửi thư Liverpool cho biết: “Thư điện tử có nhiều điện tử cho anh vào buổi sáng, đến trưa họ điểm thuận lợi, đem lại rắc hỏi anh không viết thư trả lợi họ” rối số trường hợp Chúng nhận Traynor lập luận e-mail giúp cho lãnh đạo giao tiếp với nhiều người thấy số e-mail nội tăng lên gấp đôi hơn, người không dễ gặp trực tiếp QUẢ TRN HÀ H VI TỔ CHỨC Chương 11 - Truyền thơng nhóm tổ chức 197 vào ngày làm việc cuối tuần trừ việc tối cần thiết “Chúng tơi muốn nhân viên để ý đến phương thức giao tiếp khác N ếu có vấn đề cơng việc mà bạn nói chuyện trao đổi trực tiếp thay giử e-mail chúng tơi khuyến khích bạn làm điều Cũng vậy, không riêng Hội đồng thành phố Liverpool yêu cầu nhân viên sử dụng phương thức giao tiếp trực tiếp truyền thống nhiều hơn, lãnh đạo N ess Rowntree yêu cầu nhân viên nên hạn chế nhấp chuột vào mục “gửi đi” vào ngày thứ để “hạn chế dịng thơng tin khơng cần thiết tồn cơng ty” Camelot, cơng ty xổ số Anh khơng khuyển khích sử dụng e-mail guồn: “Bạn có nói chuyện” D.J Jordan, Tạp chí CIO, 15.10.2002; “Liệu email có thực giúp có thơng tin?” Leicester Mercury, 31.8.2002; “N hân viên văn phòng đừng dùng e-mail vào ngày thứ sáu” J.Arlidge, The observer (London), 12.8.2001; “Các cơng ty khám phá lại sức mạnh lời nói” N Muktarsingh, Mail on Sunday (London) 22.7.2001, trang 8; “Bưu điện đại” D.Burkeman, The Guardian (London), 29.7.2001 Hiệu mặt thời gian lợi ích tin nhắn nhanh Khi kết nối vào hệ thống mạng công ty, tin nhắn nhanh tạo nhiều nhóm kinh nghiệm thực tế Ví dụ, UBS Warburg có hàng nghìn kênh tin nhắn nhanh thể kiến thức hay mối quan tâm khác khách hàng 13,000 nhân viên công ty kết nối với kênh có mối liên hệ gần với lĩnh vực công việc họ Chỉ tin nhắn nhanh đem lại lợi ích xử lý luồng giao tiếp đến lúc Điều cho phép người nhân viên giao tiếp với nhiều người lúc mà không làm cho trao đổi bị xáo trộn Một người mơi giới chứng khốn N ew York nói “Dù bạn có giỏi giao tiếp điện thoại đến đâu, tuyệt vời bạn thực nói chuyện lúc Với tin nhắn nhanh, tơi nói chuyện với người lúc… Điều cho phép tơi hồn thành công việc phục vụ khách hàng tốt hơn” Giao tiếp phi ngôn từ Trao đổi thông tin qua phương tiện máy tính làm thay đổi mặt doanh nghiệp, chưa thay giao tiếp phi ngôn ngữ Giao tiếp phi ngôn ngữ bao gồm biểu khuôn mặt, giọng điệu, khoảng cách vật lý chí yên lặng Kênh giao tiếp cần thiết có khoảng cách vật lý hay tiếng ồn làm cản trở hiệu giao 198 QUẢ TRN HÀ H VI TỔ CHỨC Chương 11 - Truyền thơng nhóm tổ chức Với nhiều nhân viên, hệ thống thông tin vỉa hè công ty nối mạng qua Vault.com trang Web khác Hệ thống thông tin vỉa hè cơng ty “khơng cịn ba bốn nhân viên túm tụm quanh máy làm mát nước đầy bụi bặm,” ông Mark Oldman đồng sáng lập cơng ty Vault nói “N gày có hàng ngàn người khắp giới so sánh tin tức ghi trang trang Web” Vault.com có hệ thống truyền tin cho hàng trăm công ty Gửi ý kiến công ty cụ thể giới biết đến thơng tin vài giây Oldman nói “Với sức mạnh Internet, có kênh trực tuyến toàn cầu cho lời đồn câu chuyện tầm phào Vault.com ước tính tuần có tới 9% nhân viên Goldman Sachs truy cập vào hệ thống thông tin Goldman Vault Các đối tác cơng ty Mc Kinsey có nhiều phản hồi tin đồn hay thắc mắc đưa lên mạng thông tin công ty tư vấn Vault.com Theo ý kiến bạn, Internet thay đổi đường truyền tin tính xác thơng tin qua hệ thống thơng tin vỉa hè? Tóm tắt chương Truyền thơng tin, giao tiếp đề cập đến q trình thơng tin truyền hiểu hay nhiều người Thông tin, giao tiếp hỗ trợ cho phối hợp công việc, thoải mái nhân viên, quản lý tri thức cho trình định Q trình thơng tin liên quan đến việc hình thành, đọng truyền thơng điệp tới người nhận N gười nhận sau giải nghĩa thơng điệp phản hồi cho người gửi Thông tin, giao tiếp hiệu đạt ý người gửi truyền tới người nhận người nhận hiểu Thư điện tử phương tiện ngày phổ biến dùng để giao tiếp, truyền tin làm thay đổi sơ đồ giao tiếp truyền thông cơng ty Tuy nhiên, thư điện tử góp phần gây q tải thơng tin, yếu tố tiêu cực trạng thái cảm xúc q trình thơng tin, giao tiếp N ó làm giảm yếu tố lịch hay tôn trọng trình giao tiếp thiếu nồng ấm mối quan hệ giao tiếp người với người Chat phổ biến công ty đNy nhanh q trình giao tiếp Giao tiếp ngồi lời nói bao gồm có điệu mặt, ngữ điệu giọng, khoảng cách người nói người nghe chí im lặng N hân viên sử dụng nhiều tín hiệu ngồi lời nói công việc họ liên quan đến cảm xúc tín hiệu giúp họ truyền đạt tình cảm đến khách hàng, đồng nghiệp người khác Sự lây lan cảm xúc xu hướng tự động không nhận thức nhằm bắt trước đồng thời thể chúng với người khác Phương tiện giao tiếp thích hợp phụ thuộc vào khả mang thơng tin (sự giàu thông tin phương tiện) ý nghĩa biểu tượng người nhận N hững hồn cảnh đặc biệt mơ hồ cần phải có phương tiện truyền thông giàu thông tin Một vài rào cản tạo thiếu hiệu trình giao tiếp N gười ta hiểu sai thơng điệp định kiến nhận thức Một số thông tin bị loại bỏ chuyển cấp quản lý QUẢ TRN HÀ H VI TỔ CHỨC Chương 11 - Truyền thông nhóm tổ chức 219 cao N hững từ ngữ chuyên môn hay từ lưỡng nghĩa trở thành rào cản người gửi thông điệp người nhận có cách giải thích khác từ ngữ biểu tượng sử dụng N gười ta loại bỏ bớt thông tin hay hiểu nhầm thông điệp có q tải thơng tin Q trình tồn cầu hóa đa dạng hố lực lượng lao động mang đến thách thức cho q trình giao tiếp N gơn từ bị hiểu nhầm hội thoại miệng nhân viên ngại phải giao tiếp với văn hoá khác Giọng điệu, im lặng, tín hiệu ngồi lời nói khác có ý nghĩa tầm quan trọng khác văn hố khác Cũng có khác biệt giao tiếp nam nữ giới nam giới thích sử dụng vị thích kiểu nói báo cáo q trình hội thoại phụ nữ sử dụng kiểu nói dựa mối quan hệ nhiều nhạy cảm so với nam giới tín hiệu ngồi lời nói Để truyền đạt thơng điệp người gửi phải học cách đồng cảm với người người nhận, nhắc lại thơng điệp nhiều lần, chọn thời điểm thích hợp cho hội thoại, nên giữ thái độ mô tả đánh giá Việc nghe bao gồm cảm nhận, đánh giá, đối đáp N ghe chủ động hỗ trợ q trình cách trì hỗn đánh giá, tránh cắt ngang, trì quan tâm, đồng cảm, tổ chức thông tin, thể quan tâm làm sáng tỏ thông điệp Một số công ty cố gắng thúc đNy q trình trao đổi thơng tin thơng qua việc thiết kế không gian làm việc Mặc dù văn phịng khơng gian mở có nguy làm tăng stress giảm khả tập trung vào công việc N hiều cơng ty cịn dựa vào kết hợp tin in tin điện tử để thông tin công ty Các điều tra nhân viên sử dụng nhiều để đo thái độ nhân viên hay để lấy ý kiến nhân viên trình định Một số nhà quản lý gặp trực tiếp nhân viên hay trường hình thức tiếp xúc khác để thúc đNy trao đổi thông tin công ty Trong công ty nào, nhân viên dựa vào hệ thống thông tin vỉa hè, đặc biệt thời điểm có nhiều bất ổn Hệ thống thơng tin vỉa hè hệ thống khơng thức khơng tổ chức, cấu, dựa tảng mối quan hệ sơ đồ cấu tổ chức cơng ty hay tính chất công việc Mặc dù nghiên cứu trước số đặc điểm riêng hệ thống thông tin vỉa hè, vài số đặc điểm thay đổi mà Internet đóng vai trị ngày quan trọng q trình truyền thơng tin vỉa hè Câu hỏi thảo luận Chính quyền thành phố có ý định muốn đưa hệ thống thư điện tử tới nhân viên văn phịng tồ nhà thành phố Hãy mơ tả lợi ích khó khăn tiềm tàng mà nhân viên quyền có khả hưởng phải đối mặt Chat trở thành hình thức ngày phổ biến công nghệ thông tin vài năm tới Đâu lợi hay bất lợi phương tiện truyền thông so với thư điện tử hay mạng thông tin nội bộ? 220 QUẢ TRN HÀ H VI TỔ CHỨC Chương 11 - Truyền thơng nhóm tổ chức Marshall McLuhan đúc câu nói tiếng sau: “Phương tiện thơng điệp”, câu có nghĩa cần biết giao tiếp công ty? Tại tượng lây lan trạng thái tình cảm lại quan trọng công ty đâu tác động việc sử dụng ngày nhiều thư điện tử đến tượng này? Trong điều kiện nào, có bạn nghĩ thích hợp nên gửi thư điện tử cho nhân viên bị sa thải? N goài quan tâm mang ý nghĩa tượng trưng, vấn đề thơng tin giao tiếp xảy dùng thư điện tử để thông báo xa thải nhân viên Giải thích đơi nam giới nữ giới khơng hài lịng hành vi giao tiếp Theo ý kiến bạn, việc sử dụng thư điện tử hay công nghệ thông tin làm tăng hay giảm lưu lượng thông tin qua mạng thông tin vỉa hè công ty? Giải thích N gân hàng Bank of Key Largo (BKL) vừa chuyển vào nhà cao Miami Các nhà quản lý cấp cao thấy tự hào với định họ phận có tầng riêng với nhiều văn phịng kín N hững nhà điều hành BKL có tầm nhìn ngồi lý tưởng từ văn phịng họ tầng cao Thậm chí tầng cịn có chi nhánh lớn BKL Khơng may thay lại có vài cơng ty khác thuê tầng xen tầng mà BKL thuê Hãy bàn ảnh hưởng có cấu trúc văn phòng việc trao đổi thơng tin cơng ty BKL Bài tập tình 11.1 hịp cầu nối giới: Tình tiến thối lưỡng nan cơng ty William Todorovic, Trường đại học Waterloo Tôi công ty AEC tuyển dụng ngày làm việc tơi Tơi 26 tuổi, giám đốc phụ trách nhóm dịch vụ khách hàng AEC Công việc chăm sóc khách hàng, lo vận chuyển, kho vận, mua số nguyên liệu thô Sếp tôi, George, phó chủ tịch cơng ty AEC sản xuất hầu hết sản phNm từ nhơm, phần lớn sản phNm phục ngành xây dựng Khi quanh nơi bán hàng nhân viên xưởng sản xuất tập trung vào cơng việc họ để ý tới tơi Cấp lãnh đạo tổ chức họp hàng ngày; nhiều vấn đề liên quan đến sản xuất thảo luận Không phận xưởng sản xuất mời dự họp, trừ có vấn đề đặc biệt Sau tơi biết cấp lãnh đạo có phịng rửa ráy riêng, phịng ăn riêng đặc quyền khác mà nhân viên xưởng sản xuất khơng có Hầu hết nhân viên xưởng sản xuất cảm thấy cấp quản lý, vẻ lịch sự, tin họ chẳng có để học từ nhân viên xưởng sản xuất John, công nhân làm phận cắt nhôm, khâu chủ chốt cần làm trước tiến QUẢ TRN HÀ H VI TỔ CHỨC Chương 11 - Truyền thông nhóm tổ chức 221 hành khâu khác, có chạm chán khơng thú vị với George Kết George thường gửi tin nhắn dạng viết xuống xưởng sản xuất để tránh đối mặt với John Bởi đạo thông điệp truyền xuống phức tạp, thường dài trang Một buổi sáng, xuống xưởng, nhận thấy John bối rối Linh cảm thấy có điều tơi giúp anh ta, tiến đến gần John hỏi liệu tơi có giúp không Anh ta bảo thứ ổn Căn vào hoàn cảnh điệu thể John, cảm thấy muốn nói, John nghĩ khơng phải cách mà người ta làm AEC Tony, người làm máy kế bên John, tức giận nói người làm việc văn phịng biết đến có kế hoạch, đến người làm việc trực tiếp xưởng Tơi nhìn nói tơi vừa bắt đầu làm việc tuần trước nghĩ giải số vấn đề Tony nhìn tơi lạ lẫm, lắc đầu quay lại máy Tơi nghe thấy tiếng nguyền rủa khỏi Sau tơi nhận hầu hết nhân viên văn phòng cảm thấy bị xúc phạm cách nói Tony Trên đường phịng mình, Lesley, kỹ sư người N ga tuyển đến gần tơi nói, nhân viên khơng quen việc cấp quản lý nói với họ Các cấp quản lý đưa mệnh lệnh u cầu Khi chúng tơi nói khác biệt nhận thức nhân viên văn phòng với nhân viên xưởng, tiếng chuông báo cơm trưa lớn cắt ngang Tôi vui vẻ ăn với Lesley, cô ta lại hỏi khơng ăn phịng ăn dành cho nhân viên văn phịng Tơi đáp để biết AEC hoạt động phải biết nhiều người tốt N gồi ra, tơi nhận thấy điều mà người ta thường làm thắc mắc nguyên sâu xa chia cắt bề cấp quản lý cơng nhân xưởng Trong phịng ăn cơng nhân khác ngạc nhiên nhìn thấy tơi đó, bình luận tơi đến nên chưa biết thông lệ Sau bữa trưa, hỏi George, sếp tôi, đối đầu gần ông ta với John N gạc nhiên biết John bối rối, George biện minh, “tôi muốn John biết làm việc xuất sắc, kết là, đưa hàng lên tàu tới biển Đông hạn theo đơn đặt hàng lớn N ếu tơi nghĩ tơi khen anh ấy.” Trước đó, Lesley cơng nhân xưởng đốn thái độ cấp quản lý chắn xảy, ngoại lệ Tôi lập luận không nghĩ thái độ cư xử ổn ngồi khơng phải điều mà tơi tin phải cNn thận cách ứng xử Vài tháng sau tơi thường xun xuống xưởng tìm hội để nói chuyện với nhân viên xưởng Thường nhân viên nói nơi làm việc họ, tơi cảm thấy chưa nắm bắt thơng tin Thường tơi phải ghi lại thơng tin xem lại sau Tơi cố gắng nghe thơng tin đó, xem chúng từ đâu tới cố hiểu chúng Tôi muốn giữ đầu óc mở để sẵn sàng đón nhận ý tưởng Bởi nhân viên xưởng muốn tơi làm đề xuất yêu cầu giúp họ làm yêu cầu họ Chẳng chốc nhân viên trở nên than thiện chấp nhận người đội ngũ họ-hay chí loại cán quản lý khác 222 QUẢ TRN HÀ H VI TỔ CHỨC Chương 11 - Truyền thơng nhóm tổ chức Trong tháng làm việc thứ tôi, công nhân cho làm để thu ngắn thời gian kế hoạch, đặc biệt việc cắt nhơm Thực tế John người đóng góp nhiều vào cải tiến Thấy hội tơi lập bảng để tính theo dõi tồn kho N goài việc giúp đặt kế hoạch dự báo tốt hơn, việc cho phép chúng tơi giảm việc quay vịng đơn hàng từ xuống tuần Đến tháng làm việc thứ 4, nhận thấy nhân viên từ phận khác đến nhờ truyền thông tin đến cho công nhân xưởng Khi hỏi lại giao cho tơi nhiệm vụ này, họ nói tơi có tiếng nói với cơng nhân xưởng Dân dần trở thành người đưa thông tin từ văn phịng đến xưởng Một buổi sáng, George gọi tơi tới phịng ơng ta khen tơi dịch vụ phục vụ khách hàng kết đạt Khi chúng tơi nói chuyện, tơi có đề cập đến việc đạt kết khơng có giúp đỡ John Tơi nói: “Anh ta thực hiểu rõ cơng việc anh ấy, anh tốt” Tôi đề xuất nên xem xét cho thăng tiến Hơn hy vọng cử tích cực ban quản lý làm cải thiện việc trao đổi thơng tin văn phịng xưởng George quay lại lấy tờ giấy từ bàn nói: “Đây hội thảo kỹ quản lý, anh nghĩ ta có nên gửi John tới khơng?” Tơi nói: “Đó ý kiến hay” “Có lẽ hay John nhận tin trực tiếp từ ông, George ạ”, George đồng ý rời công ty sau thảo luận thêm số vấn đề khác Buổi chiều hơm đó, John đến phịng tơi, bối rối muốn “Sau tất nỗ lực việc làm, vị quản lý anh lại gửi đến hội thảo đào tạo N hư chưa đủ tốt anh sao?” Câu hỏi thảo luận Rào cản làm cản trở trình thông tin, giao tiếp hiệu AEC? Tác giả giải vấn đề nào? Bạn có làm khác khơng? Hãy bình luận John lại tỏ bực tức phần kết tình Bạn khuyên tác giả nên làm lúc đó? Bài tập tình 11.2 Hãy xem bạn viết thư điện tử (Theo Business Week) Thư điện tử xem giải pháp trao đổi thông tin cứu cánh số lượng thư cần gửi lớn-1 công cụ kỳ diệu cho việc thực dự án với tốc độ khNn trương, giúp thực nhiều nhiệm vụ lúc, phá vỡ quan hệ cấp bậc công QUẢ TRN HÀ H VI TỔ CHỨC Chương 11 - Truyền thơng nhóm tổ chức 223 ty Bù lại, yếu tố tiêu cực thư điện tử đNy mâu thuẫn công ty lên mức độ cao Thư điện tử tiếng với việc lưu lại hòm thư ghi lại loạt vấn đề mà chưa viết Bài tập tình tạp chí Business Week xem xét nhiều vấn đề thư điện tử giải thích số vấn đề xảy Đọc qua tạp chí Business Week trang www.mhhe.com/mcshane3e chuNn bị thảo luận câu hỏi Câu hỏi thảo luận Theo nguồn mô tả báo này, người ta có khuynh hướng thơ lỗ thư điện tử so với hội thoại mặt đối mặt? Cùng với thô lỗ, đâu vấn đề khác thư điện tử báo này? Tác giả đề xuất để giảm vấn đề thư điện tử? Bài tập nhóm 11.3 Phân tích hệ thống thơng tin vỉa hè điện tử Mục đích: Bài tập thiết kế để giúp bạn hiểu động việc trao đổi thông tin qua hệ thống thông tin vỉa hè Hướng dẫn: Hoạt động thường tiến hành buổi học coi tập nhà N gười hướng dẫn chia lớp thành nhóm (mặc dù tập luyện tập mình) Mỗi đội phân làm công ty lớn đưa nhiều lên trang Web cung cấp thông tin vỉa hè Vault.com Trong trình làm tập này, đội đọc qua thư gửi gần cơng ty Dựa vào lời bình phNm thư này, đội chuNn bị trả lời câu hỏi sau buổi học tới: Chủ đề thư viết cơng ty gì? Chúng tin tốt hay xấu? Tại sao? N hững thư gửi lên truyền đạt thơng tin sai lệch hay có mâu thuẫn thông tin tới mức nào? Các nhà lãnh đạo cơng ty có nên can thiệp vào lời đồn khơng? N ếu có can thiệp nào? 224 QUẢ TRN HÀ H VI TỔ CHỨC Chương 11 - Truyền thơng nhóm tổ chức Bài tập nhóm 11.4 ghe chủ động Mục đích: Bài tập thiết kế nhằm mục đích động việc nghe chủ động hội thoại để phát triển kỹ nghe chủ động Hướng dẫn: Đối với đoạn văn ngắn nhóm sinh viên (hay sinh viên làm việc đơn lẻ) viết câu mô tả việc nghe chủ động Cụ thể câu bạn đồng cảm hoàn cảnh; câu thứ hỏi làm rõ thông tin sâu vào chi tiết theo cách không đánh giá Câu ba phản hồi lại người nói theo cách khơng đánh giá Đây chi tiết câu trả lời: • Thể đồng cảm-cảm giác biết ơn Đơi nghe người nói muốn bạn đồng tình với hay ta, thực tế muốn bạn thực hiểu họ cảm thấy Cảm giác biết ơn liên quan đến việc nghe tập trung câu nói người nói nhìn tồn thể “thơng điệp” mà người nói muốn truyền đạt, bao gồm có: ngơn ngữ điệu thể, giọng điệu, mức độ khuấy động cố gắng xác định tình cảm người nói truyền cho Sau bạn cho người nói biết bạn nhận tình cảm họ, câu nói • Làm rõ thơng tin sâu vào chi tiết kiềm chế việc đánh giá đưa ý kiến Điều có nghĩa bạn cố gắng hiểu cố gắng đưa ý kiến Để đưa câu hỏi nhằm làm sáng tỏ thông tin bạn phải nghe cách cNn thận điều người nói nói Đặt câu hỏi với tư cách người cố gắng hiểu cặn kẽ hơn, thường hỏi ví dụ cụ thể câu hỏi hay Điều giúp người nói đánh giá ý kiến quan điểm riêng họ • Đưa phản hồi khơng mang tính đánh giá-phản hồi lại thơng điệp mà bạn nghe Điều cho phép người nói xác định họ truyền đạt thông tin cần truyền cho bạn hay chưa tránh hiểu nhầm giao tiếp N ó giúp người nói biết phải truyền đạt thơng tin đến người khác (tự đánh giá) Hãy nghỉ đến điều mà người nói muốn truyền đạt, cấu trúc lại ý theo cách nói nói lại với người nói, hỏi họ xem có phải ý mà họ muốn truyền đạt hay khơng Sau nhóm (hay sinh viên đơn lẻ) chuNn bị xong câu cho đoạn văn ngắn người hướng dẫn yêu cầu họ trình bày câu giải thích câu đáp ứng điều kiện nghe chủ động QUẢ TRN HÀ H VI TỔ CHỨC Chương 11 - Truyền thơng nhóm tổ chức 225 Tình Một đồng nghiệp dừng lại bàn bạn nói “Tơi chán thấy mệt mỏi việc thiếu lãnh đạo Sự tồn ông chủ thật mờ nhạt, ơng ta chẳng nắm tình hình người làm việc phất phơ Họ nghĩ đến chuyện bịn rút cơng ty, sống tách biệt với Tại cấp quản lý lại khơng làm đối tượng này? Cịn anh ln ủng hộ ơng chủ, thực tế ông ta không tốt anh tưởng đâu.” Câu hỏi thảo luận Đưa phản hồi cho người nói tình qua (1) thể đồng cảm (2) sàng lọc (3) có phản hồi khơng có tính đánh giá Tình Đồng nghiệp bạn đến bàn làm việc bạn, giọng nói hành động cô ta thể căng thẳng, bối rối chí lo sợ Bạn biết cô phải làm việc vất cần phải đạt thời hạn hoàn thành tốt cơng việc Bạn cố gắng tập trung vào số việc bị làm phiền nhiều lần Cô không ngừng làm phiền bàn nói “Dự án trở nên rối rắm Tại ba thành viên nhóm làm việc tơi lại ngừng cãi nhỉ?” Câu hỏi thảo luận Đưa phản hồi cho người nói tình qua (1) thể đồng cảm (2) sàng lọc (3) có phản hồi khơng có tính đánh giá Tình Một cấp bạn thực dự án quan trọng Anh ta kỹ sư có kỹ kiến thức giỏi tuyển chọn cho vị trí phNm chất Anh ta đến phòng làm việc bạn tỏ bối rối; giọng to căng thẳng trông thực hoang mang Anh ta nói “Tơi tưởng làm việc với người thuộc phòng khác dự án họ chẳng bảo lắng nghe ý kiến dường không để ý đến có mặt tơi họp Câu hỏi thảo luận Đưa phản hồi cho người nói tình qua (1) thể đồng cảm (2) sàng lọc (3) có phản hồi khơng có tính đánh giá 226 QUẢ TRN HÀ H VI TỔ CHỨC Chương 11 - Truyền thơng nhóm tổ chức Tình Cấp bạn đến phòng làm việc bạn tâm trạng bối rối nói muốn nói chuyện với bạn Cơ lễ độ ngồi xuống Cơ cỏ vẻ bình tĩnh trở lại giận khuôn mặt Tuy nhiên, cô nói “Dường anh ln ln lập q nhiều lịch làm việc Anh thật không công khơng thực tế giao cơng việc cho người đó, có tơi Mọi người khác sợ khơng dám nói tơi nghĩ anh nên hiểu không cần phải thay đổi việc này.” Câu hỏi thảo luận Đưa phản hồi cho người nói tình qua (1) thể đồng cảm (2) sàng lọc (3) có phản hồi khơng có tính đánh giá BÀI TẬP TÌ H HUỐ G 11.5 TRỊ CHƠI GIAO TIẾP KHI CĨ SỰ KHÁC BIỆT VỀ VĂN HỐ Mục đích Bài tập thiết kế để phát triển kiểm tra kiến thức bạn khác biệt văn hoá giao tiếp xã giao Công cụ N gười hướng dẫn cung cấp thẻ câu hỏi câu trả lời cho đội Hướng dẫn • Bước 1- Lớp học chia thành đội với số lượng thành viên Lý tưởng đội có sinh viên (2 hay sinh viên đội nhau) Mỗi đội chơi chung với đội khác đội (gồm đội A đội B) cử chỗ riêng biệt với đội khác • Bước 2- N gười hướng dẫn chia cho đội bảng câu hỏi lựa chọn lật úp N hững câu hỏi câu trả lời có chủ đề khác biệt văn hố giao tiếp xã giao • Bước 3- Trị chơi bắt đầu với thành viên đội A nhặt thẻ đọc câu hỏi thẻ cho thành viên đội B Thông tin cung cấp cho đội B bao gồm câu hỏi lựa chọn trả lời Đội B có 30 giây sau câu hỏi lựa chọn trả lời đọc để có câu trả lời Đội B ghi điểm trả lời N ếu đội B trả lời sai, đội A điểm Câu trả lời ghi thẻ tất nhiên không để lộ trước có câu trả lời hay hết thời gian Dù đội B trả lời hay sai, họ nhặt thẻ hỏi lại thành viên đội A N ói cách khác, đội thay phiên đọc thẻ Quá trình chơi lặp lai tất thẻ đọc hết thời gian Đội ghi nhiều điểm thắng QUẢ TRN HÀ H VI TỔ CHỨC Chương 11 - Truyền thông nhóm tổ chức 227 Chú ý quan trọng Tấm thẻ cung cấp thơng tin câu hỏi tập Mà bạn phải dựa vào kiến thức trước đây, logic may mắn bạn BÀI TẬP TỰ ĐÁ H GIÁ- BÀI TẬP 11.6 KỸ N ĂN G N GHE CHỦ ĐỘN G Mục tiêu tập tự đánh giá thiết kế để giúp bạn dự đốn điểm mạnh điểm yếu cấp độ nghe chủ động khác Hướng dẫn N ghĩ lại đối thoại bạn đồng nghiệp hay với khách hàng văn phòng, sảnh, nhà máy hay nơi khác Điền vào bảng trang sau khía cạnh miêu tả hành vi bạn trò chuyện Hãy trả lời câu hỏi trung thực tốt để bạn có dự đốn xác kỹ nghe chủ động biết cần phải sửa chỗ Sau sử dụng bảng kết phụ lục B để đánh giá kết theo mức độ Bài tập sinh viên hồn thành để tự đánh giá cách trung thực khả mà khơng phải lo lắng so sánh người với người Tuy nhiên, thảo luận lớp tập trung vào nhân tố quan trọng việc nghe chủ động TÓM TẮT KỸ Ă G GHE CHỦ ĐỘ G Khoanh tròn vào miêu tả câu trả lời bạn cho câu hỏi bên cạnh Điểm Không Một chút Tương đối Rất nhiều Tôi giữ ý nghĩ mở ý kiến người nói nói xong… Trong nghe, xếp đầu ý kiến người nói theo cách tơi Tơi ngắt lời người nói trình bày ý kiến việc đề cập đến 4 Mọi người thường tiếp tục nói tơi khơng tâm vào điều họ nói Tơi khơng đánh giá điều mà anh/chị nói anh/chị nói xong 228 QUẢ TRN HÀ H VI TỔ CHỨC Chương 11 - Truyền thơng nhóm tổ chức Khi người giải thích dài dịng vấn đề đơn giản, nghĩ đến chuyện khác Tơi tham gia vào nói chuyện để trình bày ý kiến khơng ngồi chờ lo quên muốn nói Tơi gật đầu có cử khác thể quan tâm tơi trị chuyện Tơi tập trung vào người ta nói với tơi chúng khơng hấp dẫn 10 Thay xếp ý tưởng người nói, tơi thường hy vọng họ tóm tắt lại cho tơi 11 Tơi thường nói câu “Tơi hiểu” hăy nói “ừ/vâng” để người nói biết thực lắng nghe họ 12 Khi nghe, tập trung vào điều trình bày thường xếp thơng tin 13 Khi người nói trình bày tơi nhanh chóng định liệu tơi có thích ý tưởng hay khơng 14 Tơi quan tâm đến người ta giải thích cho tơi tơi biết điều 15 Tôi không đưa ý kiến trước chắn người nói nói xong QUẢ TRN HÀ H VI TỔ CHỨC Chương 11 - Truyền thơng nhóm tổ chức 229 230 QUẢ TRN HÀ H VI TỔ CHỨC Chương 11 - Truyền thơng nhóm tổ chức QUẢ TRN HÀ H VI TỔ CHỨC Chương 11 - Truyền thơng nhóm tổ chức 231 232 QUẢ TRN HÀ H VI TỔ CHỨC Chương 11 - Truyền thơng nhóm tổ chức QUẢ TRN HÀ H VI TỔ CHỨC Chương 11 - Truyền thơng nhóm tổ chức 233 ... cách trì hỗn việc đánh giá, tránh bị ngắt ngang QUẢ TRN HÀ H VI TỔ CHỨC Chương 11 - Truyền thơng nhóm tổ chức 211 Hình 11. 5 Quá trình chiến lược nghe chủ động Cảm nhận • Trì hỗn đánh giá • Tránh... Oldman nói Vault.com dự đoán đến 9% nhân viên Goldman Sachs ký vào tin Vault Goldman Các đối tác Mckinsey &Company chủ động phản hồi lại lời đồn đại truy vấn tải bảng tin hàng tư vấn Vault,com... với cho phép Vault – The insider Career N etwork) 218 QUẢ TRN HÀ H VI TỔ CHỨC Chương 11 - Truyền thông nhóm tổ chức Với nhiều nhân viên, hệ thống thông tin vỉa hè công ty nối mạng qua Vault.com