NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG docx

NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG GVHH: TRỊNH THỊ THU LỚP: S11T03B CHƯƠNG 4 NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC SẮP XẾP HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN VÀ NGƯỜI LÃNH ĐẠO NỘI DUNG BÀI HỌC I. XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH I. XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH 1. Nguyên tắc xây dựng lịch làm việc 1. Nguyên tắc xây dựng lịch làm việc 2. Những việc cần tiến hành khi xây dựng lịch và chương trình làm việc I. XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH 1. Nguyên tắc xây dựng lịch làm việc a) Nguyên tắc không trùng lặp b) Nguyên tắc ưu tiên c) Nguyên tắc dự phòng d) Nguyên tắc điều chỉnh lịch I. XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH 1. Nguyên tắc xây dựng lịch làm việc a) Nguyên tắc không trùng lặp Cán bộ văn phòng khi xếp lịch, không được để cho các hoạt động bị trùng lặp ở những yếu tố sau: I. XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH 1.Nguyên tắc xây dựng lịch làm việc b) Nguyên tắc ưu tiên - Khi sắp xếp lịch làm việc cho cơ quan đến tầm quan trọng cũng như tính cấp thiết của những hoạt động đó. - - Đối với những hoạt động quan trọng, không thể trì hoãn được cán bộ văn phòng cần ưu tiên xếp lịch vào thời gian phù hợp. I. XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH 1.Nguyên tắc xây dựng lịch làm việc b) Nguyên tắc ưu tiên Đối với các hoạt động có sự tham dự của nhiều thành phần, số lượng đông thì cần có sự bố trí ưu tiên về mặt địa điểm cho phù hợp. I. XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH 1.Nguyên tắc xây dựng lịch làm việc b) Nguyên tắc ưu tiên Trường hợp các đơn vị trong cơ quan tổ chức một số hoạt động cần đến sự có mặt của lãnh đạo cơ quan để động viên cán bộ và có ý kiến chỉ đạo thì cán bộ văn phòng nên cân nhắc và hỏi ý kiến người lãnh đạo xem đến dự ở đâu, nếu như những hoạt động này có sự trùng lặp về mặt thời gian. Những đơn vị còn lại có thể cử cấp phó đi thay. I. XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH c) Nguyên tắc dự phòng - Nguyên tắc này yêu cầu cán bộ văn phòng khi xếp lịch, cần phải có các phương án dự phòng, bởi lẽ trong thực tế mọi việc không phải bao giờ cũng diễn ra như đã định. - Nguyên tắc dự phòng được hiểu là khi xếp lịch, nhất là xếp lịch cho các hoạt động của người lãnh đạo, cán bộ văn phòng cần bố trí thời gian để họ có thể nghỉ ngơi hoặc kịp di chuyển từ địa điểm này đến địa điểm khác. [...]... Những việc cần tiến hành khi xây dựng lịch và chương trình làm việc -Trong tuần hoặc trong tháng, văn phòng cần giao nhiệm vụ cho cán bộ văn phòng theo dõi việc thực hiện lịch trong thực tế Những hoạt động chưa tiến hành được, hoặc bị hoãn, thay đổi, cần được cán bộ văn phòng ghi chép lại để bố trí tiếp vào tuần, tháng tới I XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH 2 Những việc cần tiến hành khi xây dựng lịch... cán bộ văn phòng cần nhanh chóng xem xét và có thể quyết định điều chỉnh lại các hoạt động đã định (thời gian, địa điểm, nhân sự) I XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH 2 Những việc cần tiến hành khi xây dựng lịch và chương trình làm việc Cán bộ văn phòng cần thực hiện một số nghiệp vụ sau đây: - Đề ra quy định cho các bộ phận, các đơn vị dự kiến kế hoạch cho từng tuần, từng tháng và gửi lên văn phòng I... làm việc Tóm lại, việc xây dựng lịch và chương trình làm việc là một nghiệp vụ khá phức tạp, đòi hỏi người cán bộ văn phòng phải nắm vững nhiều vấn đề, phải có tư duy và trình độ tổ chức, điều hành, phải nhanh nhạy và linh hoạt Do vậy, các cơ quan thường giao việc xếp lịch cho chánh, phó văn phòng hoặc các chuyên viên (thư ký) ở phòng tổng hợp II TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP, HỘI NGHỊ 1 Khái niệm hội nghị,... cần tiến hành khi xây dựng lịch và chương trình làm việc - Văn phòng cần cử các cán bộ văn phòng có kinh nghiệm và nắm vững chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan tập hợp kế hoạch của các bộ phận, đơn vị kết hợp với dự kiến công việc của người lãnh đạo để xây dựng lịch tổng thể cho toàn cơ quan và lịch làm việc cho lãnh đạo I XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH 2 Những việc cần tiến hành khi... Khi xây dựng lịch và chương trình làm việc cần ghi rõ tên công việc, thời gian, địa điểm và thành phần tham dự Trách nhiệm của từng thành phần lãnh đạo vào các hoạt động cụ thể I XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH 2 Những việc cần tiến hành khi xây dựng lịch và chương trình làm việc -Khi xếp lịch cán bộ văn phòng có trách nhiệm cần trao đổi với người lãnh đạo để xin ý kiến chỉ đạo và trao đổi với các... hội họp cần nêu rõ những vấn đề sau: + Tên buổi hội họp + Thời gian họp + Thành phần tham dự họp + Địa điểm họp + Phương tiện kỹ thuật vật chất phục vụ buổi họp + Nội dung họp + Các chương trình khác (tham quan, văn nghệ, chiêu đãi…) II TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP, HỘI NGHỊ 4 Quy trình tổ chức hội họp a.Chuẩn bị hội họp - Quy định thành phần họp: Lập bản danh sách cụ thể để căn cứ vào đó gửi giấy triệu tập... ngày giờ khai mạc cuộc họp, thời gian tiến hành - Lựa chọn và trang trí phòng họp : chuẩn bị phòng họp, bảo đảm đủ bàn ghế , ánh sáng, âm thanh , bục báo cáo viên, bảng (nếu có sử dụng), khẩu hiệu, cờ hoa… II TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP, HỘI NGHỊ 4 Quy trình tổ chức hội họp a Chuẩn bị hội họp - Chuẩn bị các phương tiện làm việc: tổ chức ấn loát các tài liệu phục vụ cuộc họp, các trang thiết bị như máy ghi... thời gian họp, địa điểm, thành phần họp, các giấy tờ cần mang theo … - Chuẩn bị việc ghi biên bản và làm các văn kiện cho hội nghị II TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP, HỘI NGHỊ 4 Quy trình tổ chức hội họp b Tiến hành cuộc họp - Đón tiếp đại biểu và phát tài liệu - Khai mạc, triển khai, phát biểu và thảo luận: Trước lúc khai mạc, đối với những cuộc họp lớn, hội nghị, hội thảo cần tiến hành những nghi thức nhà nước... nhất định như làm lễ chào cờ … II TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP, HỘI NGHỊ 4 Quy trình tổ chức hội họp b Tiến hành cuộc họp - Giới thiệu chủ tọa buổi họp, thư ký, các đại biểu tham dự… - Trình bày các báo cáo và tham luận - Tiến hành thảo luận những vấn đề đặt ra Việc tiến hành phát biểu và thảo luận cần tiến hành ngắn gọn, có chuẩn bị trước, thời gian phát biểu tối đa từ 10 đến 15 phút ... người thủ trưởng để hỗ trợ cho thủ trưởng hoàn thành công việc Thư ký riêng cần thường xuyên theo dõi, nhắc nhở thủ trưởng nhớ các công việc trong tuần, trong tháng và chủ động chuẩn bị tài liệu, văn bản hoặc các phương tiện cần thiết cho người lãnh đạo để giúp họ thực hiện chương trình làm việc I XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH 2 Những việc cần tiến hành khi xây dựng lịch và chương trình làm việc . NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG GVHH: TRỊNH THỊ THU LỚP: S11T03B CHƯƠNG 4 NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC SẮP XẾP HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ. việc cần tiến hành khi xây dựng lịch và chương trình làm việc - Trong tuần hoặc trong tháng, văn phòng cần giao nhiệm vụ cho cán bộ văn phòng theo dõi