Thông tin tài liệu
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH - - Học phần: Lý thuyết thiết kế tổ chức BÀI TẬP NHĨM TỔNG HỢP VỀ CƠNG TY THỰC TẾ VÀ CƠNG TY ẢO GVHD: Ngơ Xn Thủy Nhóm: 12 Thành viên: Nguyễn Thành Triều-45K02.5 Nguyễn Thị Hải Phượng- 45K02.5 Trần Quốc Thiên- 45K02.5 Cao Trần Khánh Vân- 45K02.3 Ngô Thị Hoàng Vy- 45K02.3 Đà Nẵng, tháng năm 2022 Biên bản thảo luận nhóm KẾT QUẢ THẢO LUẬN NHÓM - THỜI GIAN THẢO LUẬN: Tiết: 7,8,9 Tuần: Học kỳ: IIII - HỌC PHẦN: Lý thuyết thiết kế tổ chức Năm học: 2021 - 2022 LỚP: MGT3010_1 - CHỦ ĐỀ/CHƯƠNG/PHẦN THẢO LUẬN: Chương (Công nghệ thông tin kiểm soát tổ chức) - THÀNH PHẦN THAM DỰ: 1) Nguyễn Thành Triều (Nhóm trưởng) 2) Nguyễn Thị Hải Phượng 3) Ngơ Thị Hồng Vy 4) Cao Trần Khánh Vân 5) Trần Quốc Thiên - NỘI DUNG THẢO LUẬN CỤ THỂ (Ghi lại cụ thể ý kiến đóng góp, nhận xét đánh giá hay quan điểm cá nhân chủ đề thảo luận) Mục lục Nhu cầu thông tin Phương thức trao đổi thông tin Kênh thông tin Sự phát triển của công nghệ thông tin .6 Lợi chiến lược từ công nghệ thông tin Kiểm soát chiến lược Các phương pháp kiểm soát chiến lược Nhân tố cốt lõi kiểm soát quản trị 10 Chiến lược kiểm soát .10 Biên bản thảo luận nhóm Nhu cầu thơng tin Hải Phượng: Đầu tiên, nêu khái niệm Thông tin, Thông tin thông báo, trao đổi, giải thích đối tượng cụ thể thể thơng qua dạng tín hiệu âm thanh, chữ số, chữ viết… nhằm mang lại một sự hiểu biết nào đó cho đối tượng nhận tin Thành Triều: Theo mình được biết thông tin là dữ liệu đã qua xử lý Và nhu cầu thông tin thành viên tổ chức khác tùy thuộc vào vai trò cá nhân đó, cấp bậc nhiệm vụ họ Những người làm cấp thấp cần liệu thực tế, người làm quản lý cấp trung bình cần thông tin đa dạng người quản lý cấp cao, cấp chiến lược, thường cần báo cáo tóm tắt cung cấp nhìn tổng quan vấn đề hay tình Thơng tin sẽ giúp các nhà quản trị đưa quyết định chính xác Hải Phượng: Mình xin bổ xung thêm: Theo Taylor, nhu cầu thơng tin có bốn cấp độ: - Nhu cầu thơng tin có ý thức vơ thức không tồn kinh nghiệm ghi nhớ người điều tra Về phạm vi truy vấn, mức gọi “câu hỏi lý tưởng” - câu hỏi mang lại từ hệ thống lý tưởng xác người hỏi, nêu nhu cầu Đó nhu cầu thông tin thực tế, chưa giải đáp - Mơ tả tinh thần có ý thức câu hỏi không xác định Ở cấp độ này, người hỏi có nhu cầu thơng tin có ý thức tâm trí nói chuyện với người khác lĩnh vực để nhận câu trả lời - Một nhà nghiên cứu hình thành tuyên bố hợp lý câu hỏi Tuyên bố mô tả hợp lý rõ ràng nghi ngờ người hỏi - Câu hỏi trình bày với hệ thống thơng tin Hồng Vy: Theo tìm hiểu, thơng tin ln biến đổi có tác dụng củng cố hiểu biết, liệu đầu vào kênh thơng tin Dữ liệu rõ ràng bao gồm số lượng từ ngữ, điện thoại… Dữ liệu không trở thành thông tin trừ người sử dụng để cải thiện hiểu biết họ Điều đặc biệt, nhà quản trị muốn Biên bản thảo luận nhóm thông tin liệu Hệ thống thông tin tổ chức nên cung cấp thông tin nhiều liệu cho nhà quản trị Khối lượng thông tin số lượng liệu liên quan đến hoạt động tổ chức cần tập hợp làm sáng tỏ thành viên tổ chức Phương thức trao đổi thơng tin Hải Phượng: Theo tìm hiểu “Trực tiếp - mặt đối mặt” phương thức trao đổi thông tin - Trao đổi thông tin trực tiếp hình thức trao đổi mà chủ thể trực tiếp phát nhận tín hiệu với thông qua việc sử dụng ngôn ngữ phi ngôn ngữ (hành động, cử chỉ, …) - Ưu điểm: + Kết hợp phương tiện ngôn ngữ phi ngôn ngữ nên trao đổi diễn sinh động, hút Các chủ thể thấy hứng thú trao đổi giúp tăng nhu cầu muốn trao đổi + Trao đổi trực tiếp với hình thức mặt đối mặt giúp cho đối tượng trao đổi thông tin cách đầy đủ, giúp chủ thể hiểu biết sâu sắc hơn, làm tăng độ tin tưởng lẫn giúp mối quan hệ thêm sâu sắc giúp trao đổi đạt kết tốt Thành Triều: Ngoài chúng ta có thể trao đổi thông tin qua Điện thoại Đây cũng là một phương thức khá phổ biến hiện nay, đem lại sự tiện lợi cho người sử dụng Thông tin cũng được truyền tải một cách chính xác và đầy đủ Có thể được phản hổi thông tin truyền Tuy nhiên, có đôi lúc thông tin sẽ không được gửi kịp thời người dùng không nghe điện thoại hoặc không chú ý có tin nhắn hay email Và thái độ của người muốn truyền đạt thông tin cũng không được thể hiện rõ ràng gặp mặt trực tiếp, qua đó thông tin có thể có sai lệch Hoàng Vy: Phương thức trao đổi thông tin văn bản, văn kiện Biên bản thảo luận nhóm Trao đổi thông tin văn kênh giá trị Kênh tốt cho việc truyền đạt số lượng lớn liệu đến người khác Khánh Vân: Bổ sung thêm ý kiến Hoàng Vy Ngoài trao đổi văn kiện văn cịn có trao đổi tin đại chúng Ở tin đại chúng bao gồm tin hiệp hội, liệu từ máy tính mà người tham gia trao đổi trao đổi thơng qua Internet Điều giúp cho việc truyền đạt thông tin đến nhiều khu vực khác cách nhanh chóng tiết kiệm chi phí Kênh thơng tin Khánh Vân: Kênh thơng tin thứ thiếu doanh nghiệp hay tổ chức Nó giúp truyền tải liệu thông tin nhằm phục vụ cho hoạt động tổ chức Các kênh thông tin tổ chức gồm có: + Kênh xuống + Kênh ngang + Kênh lên Hoàng Vy: Bổ sung ý kiến Khánh Vân Kênh thông tin liên lạc sử dụng tổ chức xếp theo trật tự từ cao đến thấp giá trị Hải Phượng: Bổ sung thêm ý kiến Khánh Vân - Kênh từ xuống: dịng thơng tin từ người cấp cao xuống cấp thấp tổ chức có phân cấp Ví dụ: Các thị, văn cấp trên, phát biểu, … - Kênh ngang: trao đổi thông tin người cấp Ví dụ: Bàn bạc cơng việc đồng nghiệp, nhà quản trị cấp, … Biên bản thảo luận nhóm - Kênh từ lên: dịng thơng tin từ người cấp thấp lên cấp cao tổ chức có phân cấp Ví dụ: Nhân viên báo cáo dự án với cấp trên, … Sự phát triển của công nghệ thông tin Thành Triều: Đầu tiên, CNTT giúp tổ chức cắt giảm chi phí Ngày việc áp dụng CNTT vào việc quản lý giúp doanh nghiệp giảm được khá nhiều chi phí không cần thiết Có thể áp dụng CNTT để cải tiến quy trình sản xuất nhằm bỏ qua một vài bước có thể không cần thiết và cắt giảm công nhân Hoặc áp dụng CNTT vào chuỗi cung ứng giúp giảm chi phí nhiên liệu, thời gian giao hàng nhanh chóng Hoặc là việc áp dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp giảm được hàng tá các chi phí giấy, mực in, chi phí vận chuyển, lưu trữ hóa đơn, giảm các chi phí thủ tục hành chính… Hoàng Vy: Công nghệ thông tin nguồn lực tổ chức Ứng dụng hệ thống thông tin quản trị hệ thống hỗ trợ định, nhà quản trị có cơng cụ để tăng cường hiệu suất phịng ban, tồn tổ chức Các liệu tích lũy lại từ hệ thống xử lý giao dịch, nhà quản trị đưa định cách sử dụng liệu dạng tóm tắt Các hệ thống hỗ trợ nhà quản trị: - Hệ thống thông tin quản trị MIS - Hệ thống thông tin điều hành EIS - Hệ thống hỗ trợ định DSS Hải Phượng: Quan điểm “CNTT vũ khí chiến lược” - Dưới phát triển tồn cầu hố, tổ chức phải dựa cơng nghệ thơng tin để phát kiến tìm cách để tăng trưởng Để cịn có tính cạnh tranh, tổ chức cần "vũ khí mới" việc đem cơng nghệ thông tin vào chiến lược tổ chức để đạt mục đích - Cơng nghệ thơng tin dùng để tối ưu hố tính hiệu vận hành, giảm chi phí, tối thiểu hố rủi ro, tăng tốc tăng trưởng doanh nghiệp Biên bản thảo luận nhóm Lợi chiến lược từ công nghệ thông tin Hải Phượng: Sử dụng công nghệ thông tin củng cố mạnh cho Chiến lược dẫn đạo chi phí thấp để tạo lợi như: Khả sẵn sàng hành động, Cung cấp lại nhanh chóng, Phối hợp liên phận - Cơng nghệ thơng tin làm giảm chi phí nhờ việc thực thi công việc nhanh Hệ thống công nghệ thông tin tạo điều kiện thuận lợi cho việc định chiến lược cấp cao nhất, giúp nhà quản trị cấp cao chẩn đoán vấn đề phát triển giải pháp Hệ thống cơng nghệ thơng tin làm khối lượng lớn số phức tạp trở nên đơn giản thông qua biểu đồ đầy màu sắc, vận hành kỹ vi tính khơng q phức tạp chuyên sâu - Bên cạnh đó, việc tái thiết kế dịng chảy cơng việc góp phần quan trọng việc cải thiện tính hiệu tổ chức Các quy trình làm việc tái thiết lại cho phù hợp với việc áp dụng công nghệ thông tin phân tầng hệ thống từ đỉnh trình làm việc trước Thành Triều: Ngoài Chiến lược dẫn đạo chi phí khác, áp dụng công nghệ thông tin còn đem lại lợi thế cho Chiến lược tạo sự khác biệt - Bằng cách Khóa các khách hàng của mình thông qua công nghệ thông tin, Tập đoàn cung cấp thiết bị y tế của Mỹ đã cung cấp miễn phí các thiết bị máy tính cho các bệnh viện cả nước từ đó giúp liên kết trực tiếp các nhà mua thiết bị ý tế với vồn ty, tạo điều kiện cho khách hàng có thể đặt đơn hàng trực tiếp cho bất kỳ loại sản phẩm nào với số lượng 100.000 sản phẩm Tập đoàn sẽ kiếm được doanh thu và thị phần tại mức chi phí của đối thủ cạnh tranh Trao đổi điện tử cũng dần thay thế các dòng dữ liệu giấy truyền thống giúp tạo điều kiện thuận lợi cho việc buôn bán, thương mài - Thêm nữa cải tiến dịch vụ khách hàng giúp tạo sự khác biệt cho tổ chức Chẳng hạn tự động hóa lực lượng bán hàng sẽ giảm đáng kể thời gian đặt hàng cũng Biên bản thảo luận nhóm gia tăng tỷ lệ kết thúc đơn hàng thành công Một số công ty đã áp dụng mạng lưới thông tin để cải thiện thời gian phản hồi và sự thỏa mãn của khách hàng - Ngoài còn có phát triển sản phẩm mới cho các thị trường chuyên biệt Các công ty đẫ sử dụng công nghệ thông tin để thiết kế hàng loạt các sản phẩm, mà mỗi sản phẩm là một kiểu khác nhằm đáp ứng khách hàng Quốc Thiên: bổ sung ý kiến Thành Triều - Ở Đoạn thị trường chuyên biệt, công ty sử dụng internet công cụ để kiểm tra hoạt động an ninh trao đổi, liệu thương mại (bao gồm yêu cầu dự thầu), thông tin cục điều tra dân số, phát minh thông tin cập nhật thị trường chứng khốn, tóm lại cơng ty sử dụng nguồn từ Internet để làm khác biệt Kiểm sốt chiến lược Hồng Vy: Kiểm sốt nhiệm vụ việc quản trị Kiểm soát chiến lược đánh giá chung kế hoạch chiến lược, hoạt động tổ chức kết giúp cung cấp thông tin cho hành động tương lai Chu trình kiểm sốt bao gồm kế hoạch chiến lược, đo lường, đánh giá hoạt động sản xuất sản lượng thông tin liên tục mơi trường bên ngồi để xác định kế hoạch chiến lược cơng ty có phù hợp với phát triển thị trường hay khơng Kiểm sốt chiến lược khác với kiểm soát tổ chức Kiểm soát tác nghiệp chu trình ngắn hạn bao gồm bước bản: thiết lập mục tiêu, đo lường q trình thực thi cơng việc, so sánh thực tế công việc với tiêu chuẩn đặt phản hồi Kiểm sốt chiến lược có đặc trưng sử dụng thông tin phản hồi thông tin truyền Biên bản thảo luận nhóm Các phương pháp kiểm sốt chiến lược Hồng Vy: Có phương pháp kiểm sốt chính: kiểm sốt thị trường, kiểm sốt quan liêu (quản trị) kiểm sốt nhóm - Kiểm soát thị trường: Kiểm soát thị trường xảy cạnh tranh giá dùng để đánh giá suất sản lượng tổ chức Kiểm soát thị trường sử dụng chủ yếu cấp tồn tổ chức Nhìn chung, kiểm sốt thị trường khơng thích hợp với việc kiểm sốt phịng ban chức - Kiểm soát quan liêu: Kiểm soát quan liêu việc sử dụng tục lệ, sách hệ thống quyền lực, tiêu chuẩn hóa nhằm tiêu chuẩn hóa hành vi đánh giá trình thực thi cơng việc - Kiểm sốt nhóm: Kiểm sốt nhóm việc sử dụng đặc trưng xã hội văn hóa, niềm tin nhầm để kiểm sốt hành vi Kiểm sốt nhóm trở nên quan trọng tổ chức tồn không rõ ràng tính khơng chắn cao Hải Phượng: Sau tìm hiểu, bổ sung thêm phần Mơ hình kiểm soát ngẫu nhiên cho chiến lược kiểm soát - Mơ hình kiểm sốt ngẫu nhiên mơ tả kiện ngẫu nhiên liên quan đến thị trường, quan liêu kiểm sốt nhóm Mỗi loại kiểm sốt thường xuất tổ chức, có hình thức kiểm sốt nắm vai trị chủ yếu + Cơ cấu kiểm soát quan liêu sử dụng phổ biến tổ chức Hầu hết tổ chức có quy mơ lớn mơi trường hoạt động kinh doanh, kỹ thuật ổn định, chắn thường lệ sử dụng kiểm soát quan liêu Kiểm soát quan liêu thường nhấn mạnh q trình kiểm sốt thơng tin theo chiều dọc + Kiểm sốt nhóm đa phần trái ngược hẳn so với kiểm soát quan liêu Nó dùng cho tổ chức có quy mơ nhỏ, môi trường kinh doanh công nghệ không ổn định, khơng chắn thường có biến động, yếu tố tin tưởng, truyền thống, chia sẻ văn hóa giá trị yếu tố Biên bản thảo luận nhóm quan trọng kiểm sốt nhóm Kiểm sốt nhóm đặc biệt có hiệu có chia sẻ kết hợp thơng tin theo chiều ngang + Kiểm sốt thị trường có ứng dụng giới hạn Nó sử dụng chi phí sản lượng định giá tồn thị trường cho cạnh tranh giá Kiểm sốt thị trường sử dụng tổ chức có quy mơ khác nhau, hay phận sản xuất độc lập tổ chức Nhân tố cốt lõi kiểm soát quản trị Hồng Vy: Nhân tố cốt lõi kiểm sốt quản trị: ngân sách, thống kê, hệ thống đánh giá thực hiện, hệ thống tiêu chuẩn hoạt động - Ngân sách hoạt động sử dụng để thiết lập mục tiêu tài ghi lại chi phí q trình hoạt động - Các báo cáo thống kê thường kỳ sử dụng để đánh giá giám sát hoạt động tài tổ chức - Các hệ thống đánh giá thực chế để đánh giá quản trị viên phòng ban họ - Hệ thống tiêu chuẩn hoạt động thường luật lệ quy định Chiến lược kiểm soát Quốc Thiên: Những chiến lược kiểm soát thường sử dụng nhà quản trị cấp trung cấp cao tổ chức, nơi mà khái niệm kiểm sốt dành cho tồn tổ chức hay phịng ban Sự kiểm sốt cịn xem vấn đề cấp thấp tổ chức, nơi mà giám sát viên phải trực tiếp quản trị cấp mình, gọi kiểm tra giám sát Thành Triều: Chiến lược kiểm soát bao gồm: Kiểm soát đầu ra, kiểm soát hành vi, kiểm soát đầu vào + Kiểm soát đầu ra: Các nhà quản trị chiến lược cần sử dụng kiểm soát đầu họ muốn thực thi cách tiếp cận phiếu ghi điểm, thiết lập mục tiêu thước đo để 10 Biên bản thảo luận nhóm đánh giá hiệu quả, chất lượng, cải tiến, đáp ứng khách hàng Kiểm soát đầu hệ thống kiểm sốt nhà quản trị chiến lược ước lượng hay dự kiến mục tiêu thực thích hợp cho phận, phịng ban, nhân viên sau đo lường thực liên quan tới thước đo Thông thường, hệ thống thưởng công ty kết nối với thực mục tiêu này, đó, kiểm sốt đầu cung cấp cấu khuyến khích để động viên nhân viên tất cấp tổ chức Hoàng Vy: Bổ sung ý kiến Thành Triều - Kiểm soát hành vi: kiểm soát dựa quan sát hành vi cá nhân nhân viên tổ chức để thấy nhân viên có tuân theo ngun tắc tổ chức hay khơng Kiểm sốt hành vi thường tốn nhiều thời gian yêu cầu quan sát thật tinh tế nhà quản trị thời gian dài Kiểm soát hành vi sử dụng mức sản lượng khó đo lường Hải Phượng: Bổ sung ý kiến Thành Triều - Kiểm soát đầu vào: Kiểm soát đầu vào vào việc tuyển dụng đào tạo nhân viên để điều chỉnh kiến thức, kỹ năng, khả năng, giá trị động nhân viên Kiểm soát đầu vào áp dụng yếu tố trình hoạt động kết khó đánh giá/ đo lường Các tổ chức sử dụng hệ thống kiểm soát đầu vào cơng cụ kiểm sốt chủ yếu tổ chức dịch vụ phi lợi nhuận (các quan phúc lợi xã hội) Việc kiểm soát yếu tố đầu vào thường liên quan đến việc tuyển chọn nhân viên cách nghiêm ngặt trình đào tạo liên tục với chương trình phát triển cụ thể THƯ KÝ GV PHỤ TRÁCH MƠN HỌC ThS Ngơ Xn Thủy 11 ... luận nhóm KẾT QUẢ THẢO LUẬN NHÓM - THỜI GIAN THẢO LUẬN: Tiết: 7,8,9 Tuần: Học kỳ: IIII - HỌC PHẦN: Lý thuyết thiết kế tổ chức Năm học: 2021 - 2022 LỚP: MGT3010_1 - CHỦ ĐỀ/CHƯƠNG/PHẦN THẢO LUẬN:... thống thông tin tổ chức nên cung cấp thông tin nhiều liệu cho nhà quản trị Khối lượng thông tin số lượng liệu liên quan đến hoạt động tổ chức cần tập hợp làm sáng tỏ thành viên tổ chức Phương thức... Bên cạnh đó, việc tái thiết kế dịng chảy cơng việc góp phần quan trọng việc cải thiện tính hiệu tổ chức Các quy trình làm việc tái thiết lại cho phù hợp với việc áp dụng công nghệ thông tin phân
Ngày đăng: 20/10/2022, 22:25
Xem thêm:
