TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
Tính cấp thiết của đề tài
Công nghệ thông tin hiện nay đóng vai trò thiết yếu trong quản trị và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đặc biệt trong quản lý nhân sự Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý nhân sự ngày càng trở nên phổ biến, giúp cải thiện hiệu quả quản trị và nâng cao năng suất công việc Công ty TNHH Quyết Thắng, được thành lập năm 2005, đã không ngừng mở rộng quy mô và phấn đấu trở thành công ty hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp vật liệu xây dựng tại địa phương.
Công ty đang hướng tới việc phát triển mạnh mẽ và mở rộng quy mô sản xuất trong tương lai Điều này dẫn đến việc gia tăng số lượng nhân sự, đồng thời tạo ra nhiều thách thức trong quản lý nhân sự Hiện tại, hoạt động quản lý nhân sự tiêu tốn nhiều thời gian, công sức và chi phí.
Quản lý nhân sự thường gặp nhiều khó khăn như nhầm lẫn thông tin, không cập nhật kịp thời, và khó kiểm soát chấm công cũng như lịch làm việc Hoạt động này đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của doanh nghiệp, vì vậy việc áp dụng phần mềm quản lý nhân sự là điều kiện tiên quyết cho sự phát triển Phần mềm này giúp nâng cao hiệu quả quản lý, giảm chi phí, tăng độ chính xác và cải thiện hoạt động của công ty Do đó, việc phân tích và thiết kế phần mềm quản lý nhân sự cho công ty TNHH Quyết Thắng là cần thiết trong bối cảnh hiện tại.
Tổng quan về vấn đề nghiên cứu
1.2.1 Tình hình nghiên cứu ngoài nước
Phần mềm quản lý nhân sự đã tồn tại từ lâu và mang lại hiệu quả cao, giúp nâng cao năng suất làm việc, đồng thời tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí cho doanh nghiệp.
Trong những năm qua, nhiều phần mềm quản lý nhân sự mới đã ra đời, thay thế các phiên bản cũ với hiệu quả cao hơn Những cải tiến liên tục trong phần mềm nhân sự nhằm nâng cao hiệu suất và tính bảo mật trong quản lý nhân sự Một số phần mềm quản lý nhân sự được đánh giá cao trên thế giới bao gồm gói quản trị nguồn lực (ERP), hệ thống chấm công và nghỉ phép (E-Roster), hệ thống quản lý thông tin nhân viên (Personnel Information) và hệ thống tính lương (Payroll).
1.2.2 Tình hình nghiên cứu trong nước
Phần mềm quản lý nhân sự đã xuất hiện trên thế giới từ lâu, nhưng chỉ mới được biết đến rộng rãi tại Việt Nam trong hơn mười năm qua, nhờ sự bùng nổ của công nghệ thông tin Hiện nay, phần mềm này đã trở nên phổ biến trong hầu hết các doanh nghiệp quy mô vừa và lớn, cho thấy tầm quan trọng của quản lý nhân sự trong tổ chức Nhiều công trình nghiên cứu đã được thực hiện để tìm hiểu sâu về vấn đề này.
+ Luận văn tốt nghiệp với đề tài “Thiết kế phần mềm quản lý nhân sự tại mỏ than
Luận văn "Cọc Sáu" của Vũ Anh Quyết, sinh viên lớp Tin 44C tại Khoa Quản trị hệ thống thông tin kinh tế, Đại học Kinh tế quốc dân, đã trình bày rõ ràng các lý thuyết về phương pháp phát triển hệ thống thông tin quản lý Ngoài ra, luận văn còn mô tả quy trình phân tích và thiết kế hệ thống theo hướng cấu trúc, đồng thời hoàn thành các bước phân tích hệ thống thông tin và xây dựng mã chương trình.
+ Khóa luận với đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại
Công ty TNHH TBA Việt Nam, do Hoàng Thế Quyền từ K52 – Khoa Công nghệ thông tin, Đại học Vinh, đã khái quát các chức năng cơ bản trong quản lý nhân sự như chấm công và quản lý hồ sơ nhân viên Đề tài phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý theo phương pháp hướng cấu trúc Tuy nhiên, tác giả chưa phân tích thiết kế chức năng quản lý công việc của nhân viên, và một số chức năng như tính lương còn chưa thực sự hiệu quả, bên cạnh đó có một số chức năng được coi là dư thừa.
Khóa luận tốt nghiệp của Nguyễn Hoàng Đức, sinh viên K55 Khoa Máy tính, tập trung vào đề tài "Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty TNHH Hưng Long." Nghiên cứu này nhằm mục tiêu cải thiện quy trình quản lý nhân sự thông qua việc áp dụng công nghệ thông tin, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động và quản lý nguồn nhân lực tại công ty.
Trường Đại học Bách Khoa TP Hồ Chí Minh đã phát triển một luận văn với giao diện thân thiện và dễ sử dụng, tạo sự gần gũi với hệ thống cũ Luận văn này không chỉ lưu trữ hoàn toàn dữ liệu mà còn cung cấp thông tin được xử lý chính xác, đáp ứng một phần nhu cầu của hệ thống thực tế.
Mặc dù hệ thống cơ sở dữ liệu đã được xây dựng trên nền tảng của một hệ thống thông tin mạng, nhưng vẫn còn những nhược điểm Hiện tại, hệ thống chỉ mới được triển khai trên máy cục bộ và các chức năng quản lý toàn diện vẫn chưa hoàn thiện.
Sau khi tiến hành nghiên cứu, tôi đã xác định được những điểm mạnh và điểm yếu của các đề tài hiện có Do đó, tôi quyết định lựa chọn phương pháp phân tích thiết kế phần mềm hướng chức năng để thực hiện đề tài này.
Mục tiêu của đề tài
Trình bày khái niệm và lý thuyết về phần mềm, các phương pháp phân tích thiết kế phần mềm và quy trình phân tích thiết kế phần mềm.
Khảo sát và đánh giá thực trạng của công tác quản lý nhân sự của doanh nghiệp.
Để nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự, công ty cần thiết kế và xây dựng một phần mềm nhân sự phù hợp, giải quyết triệt để các vấn đề trong công tác quản lý nhân sự hiện tại.
Nghiên cứu quản lý nhân sự tại công ty TNHH Quyết Thắng nhằm phân tích và thiết kế phần mềm hỗ trợ công tác quản lý hiệu quả.
Trong đó, phần mềm mới được xây dựng phải đáp ứng được một số yêu cầu sau:
- Đáp ứng được các nghiệp vụ quản lý nhân sự cơ bản của công ty.
- PM dễ sử dụng, dễ bảo hành, dễ bảo trì.
- Dễ dàng xuất dữ liệu.
- Nâng cao tính bảo mật.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công ty TNHH Quyết Thắng và các hoạt động quản lý nhân sự tại công ty.
Về không gian: Tại công ty TNHH Quyết Thắng
Về thời gian: Đề tài sử dụng số liệu liên quan của công ty giai đoạn 2013 -2015.
Phương pháp nghiên cứu
1.5.1 Phương pháp thu thập dữ liệu Đây là phương pháp thu thập thông tin, dữ liệu (sơ cấp và thứ cấp) về các đối tượng cần tìm hiểu Từ nguồn tài liệu thu thập được, sử dụng các phương pháp phân tích, xử lý và tổng hợp số liệu khác ta có thể tạo ra nguồn thông tin chính xác và cần thiết Thu thập tài liệu chính là phương pháp tạo ra đầu vào cho quá trình biến đổi dữ liệu thành nguồn thông tin hữu ích.
Phương pháp thu thập tài liệu là công cụ quan trọng trong quá trình thực hiện khóa luận tốt nghiệp, giúp thu thập dữ liệu sơ cấp và thứ cấp Những dữ liệu này sẽ trở thành nguồn tài liệu hữu ích cho việc phân tích và xử lý thông tin sau này.
Phương pháp thu thập tài liệu:
Để nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự, chúng tôi sẽ gửi phiếu điều tra đến các phòng ban nhằm thu thập thông tin về thực trạng hoạt động hiện tại và xác định nhu cầu xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho công ty.
+ Quan sát trực tiếp cơ sở hạ tầng, môi trường làm việc của doanh nghiệp để nắm bắt được các nghiệp vụ quản lý nhân sự tại công ty.
+ Sưu tầm sách, tài liệu liên quan đến cơ sở lý luận, các lý thuyết về hệ thống thông tin và phân tích thiết kế hệ thống.
1.5.2 Phương pháp xử lý dữ liệu
Sau khi thu thập và phân tích số liệu, có thể đánh giá thực trạng quản lý nhân sự tại công ty Kết quả khảo sát sẽ giúp lựa chọn biện pháp và quy trình thiết kế phần mềm phù hợp, đảm bảo đáp ứng các mục tiêu của đề tài.
Kết cấu bài khóa luận
Nội dung của đề tài khóa luận được chia thành 3 chương chính:
Chương 1: Tổng quan về đề tài nghiên cứu.
Chương 2: Cơ sở lý luận về phân tích thiết kế phần mềm quản lý nhân sự và thực trạng hoạt động quản lý nhân sự tại công ty TNHH Quyết Thắng.
Chương 3: Phân tích thiết kế phần mềm quản lý nhân sự cho công ty TNHHQuyết Thắng.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ VÀ THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH QUYẾT THẮNG
Cơ sở lý luận
2.1.1 Tổng quan về phần mềm 2.1.1.1 Khái niệm phần mềm
Ngày nay, phần mềm (PM) đã phát triển vượt bậc và trở thành yếu tố quan trọng trong các hệ thống dựa trên máy tính Theo tiến sĩ Roger Pressman, một chuyên gia hàng đầu về công nghệ phần mềm, định nghĩa về PM cần được hiểu một cách chính xác hơn trong bối cảnh hiện tại.
Mỹ đưa ra khái niệm:
PM là một tổng thể gồm 3 phần chính:
- Các chương trình máy tính.
- Các cấu trúc dữ liệu để chương trình xử lý các thông tin thích hợp.
- Các tài liệu mô tả phương thức sử dụng PM.
Phần mềm là tập hợp các kỹ thuật ứng dụng nhằm cung cấp dịch vụ chức năng cụ thể, tối ưu hóa hiệu suất sử dụng phần cứng máy tính.
2.1.1.2 Vòng đời phát triển của phần mềm
Vòng đời phát triển phần mềm là quá trình kéo dài từ giai đoạn đề xuất phần mềm cho đến khi nó bị loại bỏ Quá trình này bao gồm các bước quan trọng như đặt hàng, phát triển, sử dụng và cuối cùng là loại bỏ phần mềm.
Vòng đời PM được phân chia thành các pha chính: công nghệ hệ thống, phân tích, thiết kế, mã hóa, kiểm thử, bảo trì.
Hình 2.1: Vòng đời phát triển phần mềm (Nguồn: Bài giảng công nghệ phần mềm – ĐH Thương mại)
Công nghệ hệ thống là phương pháp tổng quát để phân tích và phát triển phần mềm, yêu cầu đánh giá toàn diện các tác động và ảnh hưởng của phần mềm Công nghệ này hiện diện ở mọi giai đoạn tiếp theo trong quy trình phát triển.
Mục đích của công đoạn phân tích là xác định rõ mục tiêu của phần mềm (PM), các ràng buộc về thiết kế và công nghệ, đồng thời định rõ miền áp dụng của PM.
Thiết kế phần mềm là giai đoạn quan trọng trong công nghệ phần mềm, nhằm tạo ra hồ sơ thiết kế hoàn chỉnh, phục vụ cho quá trình lập trình sau này.
Mã hóa trong công nghệ phần mềm là quá trình chuyển đổi bản vẽ thiết kế thành ngôn ngữ lập trình cụ thể Tương tự như trong xây dựng, quy trình thiết kế tương ứng với việc thiết kế một công trình, trong khi lập trình được xem như là giai đoạn thi công.
Kiểm thử là công đoạn tiến hành kiểm tra toàn bộ PM trong đó có tiến hành kiểm tra hệ thống, kiểm tra các thủ tục của PM.
Bảo trì là công đoạn thực hiện sau khi PM đã được đưa vào sử dụng và được tiến hành theo 3 hính thức:
Bảo trì sửa đổi: là khắc phục những điểm vênh về thiết bị của cơ sở mua PM và bản thân PM.
Bảo trì thích nghi: để PM hoạt động một cách bình thường trong môi trường doanh nghiệp ứng dụng.
Bảo trì hoàn thiện: là hoàn thiện PM ở mức nào đó trong doanh nghiệp ứng dụng.
Thiết kế phần mềm là quá trình xây dựng cấu trúc phần mềm dựa trên các tài liệu đặc tả, bao gồm những công việc chính như phân tích yêu cầu, xác định kiến trúc hệ thống và thiết kế giao diện người dùng.
- Thiết kế kiến trúc: Các hệ thống con cấu thành nên hệ thống cần xây dựng mối quan hệ giữa chúng.
- Đặc tả trừu tượng: Với mỗi hệ thống con, phải có một bản đặc tả về các dịch vụ của nó và những ràng buộc khi nó vận hành.
- Thiết kế giao diện: Với mỗi hệ thống con, các giao diện của nó với những hệ thống con khác phải được thiết kế và tư liệu hóa.
- Thiết kế thành phần: Các dịch vụ cung cấp cho các thành phần khác và các giao diện tương tác với chúng phải được thiết kế.
- Thiết kế cấu trúc dữ liệu: Cấu trúc dữ liệu được sử dụng để cài đặt hệ thống phải được thiết kế một cách chi tiết và cụ thể.
- Thiết kế thuật toán: Các thuật toán được sử dụng để cung cấp các dịch vụ phải đươc thiết kế chi tiết và chính xác.
Phương pháp thiết kế phần mềm từ trên xuống (Top down design) là một kỹ thuật thiết kế giải thuật dựa trên nguyên tắc module hóa Phương pháp này bắt đầu bằng việc giải quyết các vấn đề cụ thể, sau đó nhóm chúng lại dựa trên sự tương đồng về chức năng để tạo thành các module chính Tiếp theo, người thiết kế sẽ phát triển thêm các chương trình để làm phong phú và hoàn thiện chức năng của các phân hệ Cuối cùng, tất cả các module được kết hợp thành một hệ thống chương trình thống nhất và hoàn chỉnh.
Phương pháp thiết kế từ dưới lên (Bottom up design)
Tư tưởng của phương pháp này ngược lại với phương pháp Top down design.
Để giải quyết bài toán, trước tiên cần xác định các vấn đề chính, bao quát toàn bộ nội dung Tiếp theo, nhiệm vụ sẽ được phân chia cụ thể hơn, chuyển từ module chính sang các module con theo phương pháp thiết kế từ đỉnh xuống.
2.1.1.4 Quy trình xây dựng phần mềm
Giai đoạn đánh giá yêu cầu nhằm cung cấp cho lãnh đạo doanh nghiệp những dữ liệu thực tế để quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của dự án phát triển hệ thống Quá trình này diễn ra nhanh chóng và không tốn nhiều chi phí.
- Phân tích chi tiết Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu.
Giai đoạn này nhằm mục đích hiểu rõ các vấn đề của hệ thống nghiên cứu, xác định nguyên nhân của những vấn đề đó, tìm ra các yêu cầu ràng buộc đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin mới cần đạt được.
Giai đoạn thiết kế logic trong hệ thống thông tin (HTTT) tập trung vào việc xác định các thành phần logic cần thiết, giúp loại bỏ các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được các mục tiêu đã đề ra Mô hình logic của hệ thống mới sẽ bao gồm thông tin do hệ thống tạo ra, nội dung của cơ sở dữ liệu (CSDL) như các tệp và mối quan hệ giữa chúng, cũng như quy trình xử lý và hợp thức hóa dữ liệu cần thực hiện, cùng với các dữ liệu sẽ được nhập vào hệ thống.
Trong giai đoạn này, mục tiêu chính là thiết lập các phác thảo cho mô hình vật lý, đánh giá chi phí và lợi ích của từng phác thảo, cũng như xác định khả năng đạt được mục tiêu và tác động của chúng đến tổ chức và nhân sự trong hệ thống Đồng thời, cần đưa ra những kiến nghị cho lãnh đạo về các phương án hứa hẹn nhất.
Trong giai đoạn này, các công việc cần thực hiện bao gồm việc xác định các ràng buộc về tin học và tổ chức, xây dựng các phương án phù hợp, cũng như chuẩn bị và trình bày báo cáo một cách rõ ràng và chuyên nghiệp.
- Thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn này được thực hiện sau khi một phương án giải pháp được lựa chọn.
Những công đoạn của giai đoạn này là:
+ Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài.
+ Thiết kế chi tiết các giao diện.
+ Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hóa.
+ Thiết kế các thủ tục thủ công.
+ Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài.
Thực trạng hoạt động quản lý nhân sự tại công ty TNHH Quyết Thắng
2.2.1 Giới thiệu chung về công ty TNHH Quyết Thắng
Tên công ty: Công ty trách nhiệm hữu hạn Quyết Thắng
Địa chỉ: Xã Hợp Thành – Huyện Cao Lộc – Tỉnh Lạng Sơn
Công ty TNHH được thành lập và bắt đầu hoạt động từ ngày 01/01/2005, chuyên cung cấp các sản phẩm vật liệu xây dựng Mục tiêu của công ty là mang lại cho xã hội những sản phẩm chất lượng tốt nhất phục vụ nhu cầu của người dân.
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Hình 2.2: Tổ chức bộ máy quản lý công ty
Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty
Ban giám đốc, bao gồm một giám đốc và hai phó giám đốc, có nhiệm vụ điều hành toàn bộ hoạt động của công ty Đồng thời, ban giám đốc cũng đưa ra các chiến lược phát triển và điều chỉnh hoạt động của các phòng ban trong công ty.
Là người đứng đầu công ty
Chịu trách nhiệm trước nhà nước và pháp luật về tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Điều hành chung mọi hoạt động của các phòng ban trong công ty.
Chịu trách nhiệm chỉ đạo, bồi dưỡng và nâng cao chuyên môn, kỹ thuật và cải thiện đời sống cho cán bộ công nhân viên.
Kết hợp chặt chẽ với các phòng chức năng và nghiệp vụ trong công ty là yếu tố quan trọng để đảm bảo các tổ chức và đoàn thể hoạt động đúng quy chế.
Phó giám đốc là người đảm nhận vai trò quản lý các hoạt động của công ty, thay thế giám đốc điều hành trong mọi công việc khi giám đốc vắng mặt Họ có trách nhiệm điều hành công ty trong từng lĩnh vực cụ thể.
Quản lý về mặt phương tiện, kỹ thuật vật tư trong công ty.
Thực hiện ký kết hợp đồng.
Kết hợp cùng các phòng ban.
Quản lý nhân viên trong công ty.
Lập bảng báo cáo hàng tháng về tình hình biến động nhân sự là một nhiệm vụ quan trọng Chịu trách nhiệm theo dõi và quản lý nhân sự, tổ chức tuyển dụng và bố trí lao động nhằm đảm bảo đủ nhân lực cho sản xuất Ngoài ra, công việc cũng bao gồm sa thải nhân viên và đào tạo nhân viên mới Bên cạnh đó, việc soạn thảo và lưu trữ các loại giấy tờ, hồ sơ, văn bản và hợp đồng của công ty cũng là trách nhiệm không thể thiếu, cùng với việc quản lý thông tin liên quan đến công ty.
Tổ chức và triển khai nội quy lao động của công ty, theo dõi và quản lý nhân sự, đồng thời đề xuất các hình thức khen thưởng Thực hiện các quy định để đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của người lao động, bao gồm lương, thưởng và trợ cấp.
Phối hợp với phòng kế toán thực hiện về công tác thanh toán tiền lương và các chế độ, chính sách cho người lao động.
Chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ thu chi tài chính của công ty, đảm bảo chi phí cho lương, thưởng, mua sắm máy móc và vật liệu Lập phiếu thu chi cho tất cả các khoản chi phát sinh và lưu trữ chính xác các số liệu về xuất, nhập theo quy định của công ty.
Chịu trách nhiệm ghi chép và phản ánh chính xác, kịp thời tình hình tài sản trong công ty, lập chứng từ về sự vận động của các loại tài sản Thực hiện các chính sách và chế độ theo quy định của Nhà nước, đồng thời lập báo cáo kế toán hàng tháng, hàng quý và hàng năm để trình Ban lãnh đạo.
Phối hợp với phòng nhân sự để đảm bảo việc trả lương cho cán bộ công nhân viên đúng chế độ và đúng thời hạn Theo dõi quá trình chuyển tiền thanh toán của khách hàng qua hệ thống ngân hàng và chịu trách nhiệm quyết toán công nợ Mở sổ sách và lưu trữ các chứng từ liên quan đến việc giao nhận.
Phòng kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo đầu vào và đầu ra của công ty, đồng thời tiếp cận và nghiên cứu thị trường để giới thiệu sản phẩm, mở rộng thị trường và thu hút khách hàng mới Ngoài ra, phòng còn tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh, tính giá và lập hợp đồng với khách hàng.
Cung cấp thông tin cho Ban lãnh đạo là nhiệm vụ quan trọng, bao gồm việc theo dõi và đôn đốc tiến độ thực hiện của các phòng ban và phân xưởng Điều này nhằm đảm bảo sản xuất sản phẩm đúng thời hạn hợp đồng với khách hàng, đồng thời kịp thời đề xuất những phương án sản xuất hiệu quả nhất.
Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm, hàng quý và hàng tháng cho công ty, đồng thời phân bổ cho các xưởng sản xuất Tạo lệnh sản xuất cho từng phân xưởng và duy trì, nâng cao nguồn hàng cho công ty Đề xuất các biện pháp cải thiện hiệu quả Marketing tại từng thời điểm.
Tham mưu cho Ban lãnh đạo trong việc hoạch định và tổ chức sản xuất, đồng thời bố trí nguồn nhân lực hợp lý để đảm bảo thực hiện kế hoạch mục tiêu của công ty theo từng tháng, quý và năm.
Khai thác và vận hành hiệu quả hệ thống dây chuyền công nghệ của công ty hướng tới chất lượng sản phẩm đạt yêu cầu của khách hàng.
2.2.2 Phân tích thực trạng quản lý nhân sự tại công ty TNHH Quyết Thắng
Công ty TNHH Quyết Thắng hoạt động 8 giờ mỗi ngày, 6 ngày trong tuần, với ngày nghỉ vào Chủ nhật và các ngày lễ theo quy định của nhà nước Nhân viên có thể tăng ca làm thêm vào những ngày không có lịch làm việc tùy thuộc vào tình hình công việc Dưới đây là các công việc cụ thể trong quản lý nhân sự tại công ty.
- Quản lý hồ sơ nhân viên:
Hoạt động quản lý hồ sơ nhân viên tại công ty được thực hiện như sau:
Khi nhân viên mới gia nhập công ty, phòng nhân sự sẽ tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ nhân viên để đảm bảo tính chính xác của thông tin Trong suốt quá trình làm việc, bất kỳ thay đổi nào về thông tin cá nhân hoặc quá trình công tác đều được phòng nhân sự cập nhật vào hồ sơ Cuối tháng, quý hoặc theo yêu cầu của lãnh đạo, phòng nhân sự sẽ lập báo cáo thống kê và gửi đến ban lãnh đạo.
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY TNHH QUYẾT THẮNG
Mô tả bài toán
Căn cứ vào hoạt động quản lý nhân sự tại công ty thì bài toán quản lý nhân sự của công ty được tiến hành như sau:
Nhân viên cần nộp hồ sơ theo quy định tuyển dụng của công ty để được xem xét tuyển dụng Sau khi trúng tuyển, nhân viên sẽ ký hợp đồng lao động và hoàn thiện hồ sơ, được nhập và lưu trữ trên phần mềm Mọi thay đổi thông tin nhân viên sẽ được phòng nhân sự cập nhật kịp thời trên hệ thống Khi có yêu cầu nghỉ việc, phòng nhân sự sẽ tạm thời lưu đơn và trình lên ban giám đốc để xét duyệt Sau khi được phê duyệt, phòng nhân sự sẽ thông báo cho nhân viên và xóa hồ sơ lưu trữ.
Quản lý chấm công, ca làm việc, nghỉ phép và tăng ca hàng ngày là thách thức lớn cho nhân viên nhân sự Dữ liệu chấm công, danh sách ca làm và ngày nghỉ sẽ được cập nhật vào phần mềm, giúp tính toán công và xuất bảng công chi tiết hàng tháng cho từng nhân viên Phần mềm cũng tổng hợp bảng công theo phòng ban, tạo điều kiện thuận lợi cho báo cáo lãnh đạo và tính lương cho nhân viên.
Nhân viên phòng kế toán cung cấp thông tin về bậc lương, ngạch lương, thưởng, phụ cấp và các khoản khấu trừ như BHYT, BHXH cho phòng nhân sự để cập nhật vào phần mềm Cuối tháng, phần mềm sẽ tính lương cho từng nhân viên dựa trên bảng công tổng hợp và thông tin lương, sau đó xuất ra bảng lương Phòng nhân sự sẽ gửi bảng lương cho phòng kế toán để thực hiện việc trả lương cho nhân viên.
Cuối tháng hoặc khi có yêu cầu, nhân viên sẽ báo cáo về hồ sơ nhân sự, bảng công, bảng lương lên ban giám đốc.
Phân tích phần mềm
3.2.1 Xác định các chức năng
Từ các vấn đề của bài toán quản lý nhân sự nêu trên, phần mềm nhân sự sẽ có các chức năng sau:
Quản lý hồ sơ nhân viên:
Chức năng này giúp nhân viên quản lý nhân sự dễ dàng nhập mới hồ sơ nhân viên, cập nhật thông tin khi có sự thay đổi, và xóa hồ sơ nhân viên khi họ nghỉ việc.
Chức năng phần mềm này cho phép nhân viên nhân sự dễ dàng cập nhật dữ liệu chấm công hàng ngày, ca làm việc, ngày nghỉ và tăng ca của nhân viên Dựa trên các thông tin đã cập nhật, phần mềm sẽ tự động tính toán công cho từng nhân viên.
Chức năng này cho phép cập nhật các khoản thưởng, phụ cấp, phí phải nộp, bậc lương và ngạch lương của nhân viên Phần mềm tự động tính lương dựa trên bảng công tổng hợp và thông tin liên quan đến lương của nhân viên.
Chức năng này cho phép xuất ra các báo cáo về hồ sơ nhân viên, bảng công, bảng lương.
Xác định các tác nhân ngoài:
3.2.2 Sơ đồ phân cấp chức năng
1.2 Cập nhật hồ sơ nhân viên
2.1 Cập nhập ca làm việc
3.1 Cập nhật mức thưởng, phụ cấp
1.1 Nhập hồ sơ nhân viên
1 QL hồ sơ nhân viên
3.2 Cập nhật các khoản phí phải nộp
4.1 Báo cáo hồ sơ nhân viên
2.4 Cập nhật dữ liệu chấm công
3.3 Cập nhật bậc lương, ngạch lương
Hình 3.1: Sơ đồ phân cấp chức năng
Nhân viên Ban Giám đốc
TT bậc lương, ngạch lương
TT yêu cầu BC lương
TT yêu cầu BC Hồ sơ NV
TT yêu cầu BC công
TT khoản phí phải nộp
TT khoản thưởng, phụ cấp
Thông tin mới của nhân viên Đơn xin nghỉ việc
Hình 3.2: Sơ đồ ngữ cảnh
3.2.4 Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
Thưởng, phụ cấp Bậc lương, ngạch lương Khoản trừ Đơn chờ duyệt Đơn đã duyệt
TT phản hồi Đơn chờ duyệt
TT tăng ca Bảng công
T T y êu c ầu B C l ươ ng T T y êu c ầu B C c ôn g hồi
TT mới của NV Đơn xin nghỉ việc
TT bậc lương, ngạch lương
Hình 3.3: Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
3.2.5 Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 3.2.5.1 Quản lý hồ sơ nhân viên
Nhập hồ sơ nhân viên
Cập nhật hồ sơ nhân viên
Xóa hồ sơ nhân viên
Hồ sơ nhân viên Đơn chờ duyệt Đơn đã duyệt
TT phản hồi Đơn chờ duyệt
TT mới của nhân viên Đơn xin nghỉ việc
Hình 3.4: Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng “Quản lý hồ sơ nhân viên”
Cập nhật ca làm việc
DL chấm công Bảng công chi tiết
Hình 3.5: Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng “Quản lý chấm công”
Cập nhật thưởng, phụ cấp
Cập nhật Bậc lương, ngạch lương
TT bậc lương, ngạch lương
Hình 3.6: Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng “Quản lý lương”
Hình 3.7: Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng “Báo cáo”
Thiết kế phần mềm
3.3.1 Thiết kế CSDL 3.3.1.1 Xác định các thực thể
Nhanvien (MaNV, HotenNV, Diachi, Ngaysinh, Gioitinh, SDT, CMT) Phongban (MaPB, TenPB)
Chucvu (MaCV, TenCV)Luong (Bacluong, Ngachluong, Thuong, Phucap, BHYT, BHXH)Chamcong (Ngaylam, Ngaytangca, Ngaynghi, Congthucte)
3.3.1.2 Mối quan hệ giữa các thực thể
3.3.1.4 Mô hình dữ liệu quan hệ
Hình 3.9: Mô hình dữ liệu quan hệ
Tên trường Mô tả Ghi chú
MaNV Mã nhân viên Khóa chính
HotenNV Họ tên nhân viên
CMT Số chứng minh thư
MaCV Mã chức vụ Khóa ngoại
MaPB Mã phòng ban Khóa ngoại
Tên trường Mô tả Ghi chú
MaPB Mã phòng ban Khóa chính
Tên trường Mô tả Ghi chú
MaCV Mã chức vụ Khóa chính
Tên trường Mô tả Ghi chú
MaNV Mã nhân viên Khóa chính
Tên trường Mô tả Ghi chú
MaNV Mã nhân viên Khóa chính
BHXH Bảo hiểm xã hội
Thông báo Đăng nhập lại Đ Đ
Thông báo thông tin không hợp lệ Đăng ký lại Đ Đ
Thông báo đăng S ký thành công
Thông báo thông tin không hợp lệ
Thông báo không tìm thấy
Lưu dữ liệu S Đóng form
Thông báo không tìm thấy
Lưu dữ liệu S Đóng form
Thông báo không tìm thấy
Hồ sơ nhân viên Tính lương Báo cáo Hệ thống
Thông tin nhân viên Chức vụ
Chấm công Đăng ký ca làm việc Đăng ký ngày nghỉ Đăng ký tăng ca Tính công
Thông tin lương Tính lương
7Kӕng kê thông tin nhân viên
Hệ thống Đăng nhập Đăng ký Thoát
- Từ màn hình trang chủ nhân viên click chọn “Hệ thống > Đăng nhập” ta vào được màn hình “Đăng nhập”
Hình 3.10: Màn hình Đăng nhập
- Khi muốn đăng ký một tài khoản mới từ màn hình trang chủ ta chọn “Hệ thống
> Đăng ký” để vào màn hình “Đăng ký”.
Hình 3.11: Màn hình Đăng ký
- Nhập danh sách các phòng ban trong công ty tại màn hình Phòng ban Đường dẫn: Hồ sơ nhân viên > Phòng ban
Hình 3.12: Màn hình Phòng ban
- Nhập danh sách các phòng ban trong công ty tại màn hình Phòng ban Đường dẫn: Hồ sơ nhân viên > Phòng ban
Hình 3.13: Màn hình Chức vụ
- Tại màn hình “Thông tin nhân viên” cho phép thêm mới, sửa, xóa, thông tin nhân viên. Đường dẫn: Hồ sơ nhân viên > Thông tin nhân viên
- Màn hình Thông tin chấm công Đường dẫn: Chấm công > Thông tin chấm công
Hình 3.15: Màn hình Thông tin chấm công
Màn hình Tính công giúp nhân viên dễ dàng tính toán công lao động bằng cách nhập điều kiện từ ngày đến ngày Ngoài ra, tính năng này còn cho phép người dùng tìm kiếm danh sách nhân viên đã được tính công Để truy cập, vui lòng theo đường dẫn: Chấm công > Tính công.
Hình 3.16: Màn hình Tính công
- Màn hình Thông tin lương Đường dẫn: Tính lương > Thông tin lương
Hình 3.17: Màn hình Thông tin lương
- Màn hình Tính lương Đường dẫn: Tính lương > Tính lương
- Màn hình Thống kê thông tin nhân viên Đường dẫn: Báo cáo > Thống kê thông tin nhân viên
Hình 3.19: Màn hình Thống kê thông tin nhân viên
- Màn hình Báo cáo bảng công Đường dẫn: Báo cáo > Báo cáo bảng công
Hình 3.20: Màn hình Báo cáo bảng công
- Màn hình Báo cáo lương Đường dẫn: Báo cáo > Báo cáo lương
Hình 3.21: Màn hình Báo cáo lương
Đánh giá khả năng ứng dụng của phần mềm
3.4.1 Đánh giá khả năng ứng dụng của phần mềm
Phần mềm quản lý nhân sự được thiết kế dựa trên quy trình quản lý của công ty, đã phần nào đáp ứng được mục tiêu đề ra Tuy nhiên, phần mềm vẫn còn thiếu sót trong việc phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ quản lý nhân sự hiện tại Để hoàn thiện, cần bổ sung thêm các phân hệ như tuyển dụng và y tế.
3.4.2 Đề xuất hướng phát triển Đây là đề tài có tính thực tế cao, với nhiệm vụ phân tích thiết kế phần mềm nhân sự đã đạt được một số yêu cầu cơ bản đặt ra Tuy nhiên, để có thể áp dụng vào thực tế,đáp ứng được những yêu cầu cần phải có thêm thời gian nghiên cứu Để có thể thực hiện ngoài những kiến thức về công nghệ thông tin cần có các kiến thức cơ bản về nghiệp vụ quản lý nhân sự và một số vấn đề khác liên quan để có thể cung cấp tối đa các chức năng mà phần mềm vẫn phải đơn giản và dễ sử dụng Do đó, hướng phát triển của đề tài như sau:
Hoàn thiện các chức năng đã thiết kế.
Có thể thêm một vài chức năng nhỏ khác nếu cảm thấy cần thiết.
Công ty TNHH Quyết Thắng đang trên đà phát triển và mở rộng quy mô, dẫn đến sự gia tăng số lượng nhân viên Để nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự, công ty cần thiết kế một phần mềm quản lý nhân sự phù hợp.
Thiết kế và cài đặt phần mềm quản lý nhân sự là bước quan trọng, bao gồm việc đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm hiệu quả Ngoài việc cung cấp tài liệu hướng dẫn, cần có người hướng dẫn trực tiếp cho nhân viên phòng nhân sự để họ nắm rõ các chức năng của phần mềm.
Phần mềm quản lý nhân sự là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý, mang lại sự thuận tiện và hiệu quả Nhờ vào phần mềm này, việc tổ chức và theo dõi nhân sự trở nên dễ dàng hơn, góp phần thúc đẩy sự phát triển kinh doanh Vì vậy, tôi đã chọn đề tài phân tích và thiết kế phần mềm nhân sự để nghiên cứu.
Bài khóa luận đã phân tích hoạt động quản lý nhân sự trong công ty và thiết kế các chức năng cơ bản của phần mềm quản lý nhân sự Ngoài ra, bài khóa luận cũng thực hiện thiết kế cơ sở dữ liệu, xây dựng các module và tạo ra những giao diện cơ bản của phần mềm.
Mặc dù phần mềm đã được nghiên cứu, nhưng do thời gian và khả năng hạn chế, nó vẫn chỉ cung cấp ít chức năng, với các tính năng hiện tại ở mức cơ bản Hơn nữa, giao diện của phần mềm chưa đạt tiêu chuẩn thẩm mỹ cao.
Hướng phát triển trong tương lai sẽ tập trung vào việc tìm hiểu và hoàn thiện các chức năng còn thiếu Đồng thời, chúng tôi sẽ phát triển giao diện phần mềm với tính thẩm mỹ cao, thân thiện và phù hợp với người sử dụng.
