TẦM QUAN TRỌNG, Ý NGHĨA CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Trong thời đại công nghệ 4.0, sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin đã thúc đẩy các công ty cung cấp dịch vụ công nghệ không ngừng mở rộng Để đảm bảo sự phát triển ổn định và tối ưu hóa quy trình vận hành, các công ty cần xây dựng một hệ thống quản lý hoàn thiện, tập trung vào việc quản lý thời gian, nguồn lực và tài chính hiệu quả Việc phân tích và thiết kế hệ thống là rất quan trọng để định hướng phát triển bền vững, đặc biệt khi công ty có kế hoạch mở rộng chi nhánh tại nhiều tỉnh thành Tuy nhiên, với sự gia tăng hàng hóa, việc quản lý kho trở nên thách thức hơn khi công ty chưa áp dụng hệ thống thông tin quản lý kho hiệu quả.
Để công ty phát triển và mở rộng hiệu quả, việc áp dụng hệ thống thông tin quản lý kho là điều cần thiết Thiết kế hệ thống thông tin riêng phù hợp với quy trình và yêu cầu của công ty không chỉ giúp giảm chi phí mà còn nâng cao độ chính xác và tiết kiệm thời gian trong quản lý kho.
1.2 Ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu
Công ty Cổ phần Viễn thông FPT đang phát triển mạnh mẽ với mạng lưới khách hàng ngày càng mở rộng trên toàn quốc Để quản lý hiệu quả số lượng hàng hóa trong kho, công ty cần tối ưu hóa quy trình tra cứu thông tin và cập nhật số lượng hàng hóa hiện có Hệ thống thông tin quản lý kho mà tôi phân tích và thiết kế sẽ giúp cải thiện khả năng tra cứu, cung cấp thông tin rõ ràng về hàng hóa và tạo ra báo cáo chi tiết, đảm bảo hàng hóa được cung cấp đúng thời điểm.
Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho là một nhiệm vụ quan trọng cho Công ty Cổ phần Viễn thông FPT Đề tài này không chỉ giúp cải thiện quy trình quản lý kho mà còn tối ưu hóa hiệu suất hoạt động của công ty Việc triển khai hệ thống thông tin hiệu quả sẽ nâng cao khả năng theo dõi hàng hóa và quản lý tồn kho, từ đó góp phần vào sự phát triển bền vững của FPT.
MỤC TIÊU VÀ NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU
Quản lý kho hiệu quả là yếu tố then chốt giúp công ty cung cấp sản phẩm và dịch vụ tiện ích một cách tối ưu, từ đó xây dựng uy tín và thương hiệu Hệ thống thông tin quản lý kho (HTTT) trở nên cần thiết cho công ty Cổ phần Viễn thông FPT nhằm đảm bảo cung cấp đúng sản phẩm và đúng thời gian Để phân tích và thiết kế HTTT quản lý kho, cần xác định rõ mục tiêu nghiên cứu cụ thể cho đề tài này.
Để tối ưu hóa hệ thống quản lý kho, trước tiên cần tìm hiểu quy trình quản lý kho của công ty Tiếp theo, nghiên cứu ngôn ngữ UML sẽ giúp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho hiệu quả Cuối cùng, việc hoàn thiện tài liệu phân tích và thiết kế cho hệ thống quản lý kho là bước quan trọng để đảm bảo tính khả thi và hiệu quả trong triển khai.
Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho cho công ty là bước quan trọng, nhằm đảm bảo hệ thống đáp ứng đầy đủ các chức năng cần thiết và phù hợp với yêu cầu thực tiễn.
Thứ nhất, hệ thống hóa kiến thức một số lý luận về HTTT trong doanh nghiệp như: khái niệm, thành phần, các HTTT phổ biến trong doanh nghiệp…
Hệ thống hóa kiến thức lý luận cơ bản về quản lý kho là rất quan trọng, bao gồm quy trình quản lý kho của công ty, quy trình nhập hàng, xuất hàng và quá trình truyền tin giữa các bộ phận trong công ty.
Dựa trên nghiên cứu thực trạng quản lý kho tại công ty, bài viết đề xuất một số giải pháp và phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho Việc cài đặt hệ thống trên cơ sở dữ liệu cụ thể sẽ giúp hoàn thiện hệ thống quản lý kho, từ đó nâng cao hiệu quả công việc.
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Để một đề tài nghiên cứu được hoàn thiện tốt nhất cần có phương pháp đúng đắn.
Phương pháp nghiên cứu đóng vai trò quan trọng trong mỗi đề tài nghiên cứu Để đạt được các mục tiêu đã đề ra, tôi đã áp dụng những phương pháp nghiên cứu phù hợp.
4.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
Phương pháp phiếu điều tra giúp em hiểu rõ yêu cầu chung của hệ thống thông tin (HTTT) và quy trình quản lý hàng hóa trong kho Qua đó, em đã phân tích, thiết kế và xây dựng các chức năng cần thiết cho HTTT quản lý kho tại công ty, đảm bảo phù hợp với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.
Trong quá trình thực tập một tháng tại công ty, tôi đã quan sát và nắm rõ quy trình vận chuyển hàng hóa, cũng như các bước cung cấp hàng vào kho và xuất kho Qua đó, tôi đã có cái nhìn sâu sắc hơn về quy trình quản lý kho của công ty.
Phương pháp phỏng vấn là một công cụ quan trọng trong việc thu thập thông tin Ngoài các phương pháp đã đề cập, tôi đã tiến hành phỏng vấn nhân viên trong công ty để tìm hiểu về thói quen và yêu cầu của họ đối với hệ thống thông tin Việc này giúp nắm bắt nhu cầu thực tế và cải thiện hiệu quả của hệ thống.
4.2 Phương pháp xử lý dữ liệu
Phương pháp định lượng sử dụng phần mềm SPSS cho phép phân tích và thống kê dữ liệu trong môi trường đồ họa, giúp người dùng dễ dàng thực hiện các công việc thống kê thông qua các trình đơn mô tả và hộp thoại đơn giản.
Phương pháp định tính sử dụng Excel để phân tích các số liệu thu thập được, giúp thống kê và định lượng dữ liệu hiệu quả.
Thường sử dụng để đưa ra các bảng số liệu thống kê, các biểu đồ thống kê, đồ thị.
4.3 Phương pháp phân tích, thiết kế
Dữ liệu thu thập sẽ được chọn lọc để đảm bảo thông tin chính xác Tiếp theo, tôi sẽ tiến hành phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý dự án theo hướng đối tượng Kết quả cuối cùng sẽ là tài liệu phân tích và tài liệu thiết kế hệ thống thông tin.
KẾT CẤU KHÓA LUẬN
Chương 1 trình bày cơ sở lý luận về hệ thống thông tin quản lý kho, nhấn mạnh vai trò và tầm quan trọng của nó trong việc tối ưu hóa quy trình quản lý hàng hóa Chương 2 phân tích và đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý kho tại công ty Cổ phần Viễn thông FPT, từ đó đưa ra những nhận định về hiệu quả và các vấn đề cần cải thiện trong quản lý kho.
Chương 3: Định hướng phát triển và đề xuất cho công ty Cổ phần Viễn thôngFPT
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHO
Những khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin quản lý kho
1.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin
Hệ thống là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử tương tác và ràng buộc lẫn nhau, phối hợp hoạt động để đạt mục tiêu chung Các phần tử này có thể bao gồm con người, máy móc, thông tin, dữ liệu, phương pháp xử lý, quy tắc hoạt động và quy trình xử lý.
Hệ thống thông tin là sự kết hợp giữa phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạng viễn thông, con người và quy trình nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền phát thông tin trong tổ chức hoặc doanh nghiệp Có hai loại hệ thống thông tin: hệ thống thủ công sử dụng công cụ truyền thống như giấy và bút, và hệ thống hiện đại tự động hóa dựa vào mạng máy tính và thiết bị công nghệ tiên tiến.
Mỗi hệ thống thông tin có 5 bộ phần chính là phần cứng, HTTT, cơ sở dữ liệu, mạng và con người.
Hình 1.1: Sơ đồ tổng quát các thành phần của HTTT (Nguồn: Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý, Đại học Thương mại)
Phần cứng là những bộ phận cụ thể của máy tính hoặc hệ thống máy tính, cũng như hệ thống mạng, đóng vai trò là thiết bị kỹ thuật hỗ trợ hoạt động trong hệ thống thông tin Trong hệ thống thông tin, phần cứng được sử dụng như công cụ kỹ thuật để thu thập, xử lý và truyền thông tin.
HTTT là tập hợp các câu lệnh được viết bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ lập trình, sắp xếp theo một trật tự cụ thể nhằm tự động hóa các chức năng hoặc giải quyết các bài toán nhất định.
Dữ liệu là tài nguyên quan trọng, bao gồm các cơ sở dữ liệu, được tổ chức thành các bảng liên quan và lưu trữ trên thiết bị tin học Các cơ sở dữ liệu này được quản lý bởi hệ thống chương trình máy tính, nhằm cung cấp thông tin cho nhiều người dùng khác nhau Để đảm bảo người sử dụng có thể truy cập dễ dàng, thuận tiện và nhanh chóng, cơ sở dữ liệu cần được thu thập, lựa chọn và tổ chức một cách khoa học.
Mạng máy tính là tập hợp các máy tính độc lập được kết nối qua các đường truyền vật lý, cho phép chia sẻ tài nguyên và thông tin giữa người sử dụng ở các vị trí địa lý khác nhau Hệ thống mạng truyền thông giúp quản lý tài nguyên một cách thống nhất và tập trung, tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi thông tin qua các phương tiện điện tử.
Con người là yếu tố chủ chốt trong hệ thống thông tin (HTTT), đóng vai trò quyết định trong việc điều hành và sử dụng các thành phần của HTTT Họ không chỉ là trung tâm thu thập và xử lý dữ liệu mà còn là cầu nối giúp máy tính thực hiện các tác vụ Quản trị nhân sự trong HTTT tại doanh nghiệp là một nhiệm vụ lâu dài và đầy thách thức, yêu cầu sự chú ý và đầu tư liên tục.
Ngoài 5 thành phần cơ bản trên, trong hệ thống thông tin còn có các quy trình, thủ tục đảm bảo cho sự hoạt động của hệ thống được thống nhất và ổn định Hệ thống thông tin quản lý là các HTTT trợ giúp các hoạt động quản lý như lập kế hoạch, giám sát, tổng hợp, báo cáo và ra quyết định ở các cấp quản lý bậc trung
1.1.2 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống thông tin quản lý tích hợp con người, thủ tục, cơ sở dữ liệu và thiết bị nhằm cung cấp thông tin hữu ích cho các nhà quản lý trong quá trình ra quyết định.
1.1.3 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý kho a Khái niệm quản lý kho Quản lý kho là hoạt động lưu trữ, bảo quản, cập nhật tình hình hàng hóa có trong kho một cách chính xác và chi tiết Hệ thống quản lý kho hiệu quả không chỉ giúp giảm chi phí lưu thông mà còn đảm bảo cho hoạt động sản xuất và cung ứng hàng hóa được diễn ra liên tục, ổn định. b Quy trình quản lý kho Một quy trình quản lý kho chuẩn sẽ mang lại hiệu quả công việc rất cao, cụ thể quy trình chuẩn như sau:
- Nhập khoKhi nhập kho thì cần có những bộ phận cần tham gia:
+ Người giao hàng: Đảm bảo hàng được giao đúng theo quy trình và đầy đủ giấy tờ xác thực hàng hóa.
Thủ kho kiểm tra hàng tồn kho để đảm bảo số lượng và chất lượng, sau đó lập phiếu nhập kho Nếu mọi thứ đúng, sẽ tiến hành giao dịch nhập mua trên hệ thống và in phiếu để các bên liên quan xác nhận Nếu phát hiện sai sót, hệ thống quản lý kho sẽ thông báo cho phòng mua hàng về việc nhận hàng không đúng theo đơn hàng.
+ Thông tin chuyển lên kế toán để ghi nhận vào sổ kế toán kho.
+ Trên phiếu nhập kho, mọi cá nhân/ bộ phân có trách nhiệm liên quan đều phải ký xác nhận.
- Lưu kho Hàng hóa được lưu trữ thế nào để đảm bảo hạn chế mất mát, hỏng, lưu kho quá lâu,
…Tùy vào từng loại hàng hóa mà doanh nghiệp kinh doanh để ta bố trí kho bãi cho phù hợp.
- Xuất kho Tương tự với phần nhập kho, khi xuất kho ta cũng phải xác định rõ trách nhiệm của những cá nhân/ bộ phân liên quan.
Dựa trên hệ thống thông tin quản lý kho, yêu cầu xuất kho được thực hiện một cách an toàn và hiệu quả Kế toán kho sẽ lập giao dịch xuất kho trong hệ thống và tiến hành in phiếu xuất kho để lưu trữ thông tin, đồng thời lấy xác nhận từ các cá nhân liên quan.
Thủ kho cần căn cứ vào phiếu xuất kho đã được phê duyệt để thực hiện quy trình xuất kho Đảm bảo rằng việc xuất kho hàng hóa diễn ra chính xác, hạn chế tối đa việc xuất sai, không đúng yêu cầu hoặc gian lận.
Để kiểm soát hàng hóa tồn kho hiệu quả, việc kiểm kê và báo cáo thường xuyên là rất cần thiết Qua quá trình kiểm kê, chúng ta có thể xác định các mặt hàng bị mất hoặc có nguy cơ mất mát cao, từ đó đánh giá giá trị hàng hóa bị mất Điều này giúp xây dựng quy trình kiểm soát hàng hóa chặt chẽ hơn, nhằm giảm thiểu thiệt hại và hỏng hóc Hệ thống thông tin quản lý kho đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ quá trình này.
Hệ thống quản lý kho (WMS) là phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp trong việc kiểm soát và theo dõi nguồn lực kho hàng Nó cung cấp cái nhìn tổng quát về hoạt động kho trong thời gian thực, giúp quản lý nhân viên và lập kế hoạch hàng ngày hiệu quả WMS đảm bảo tính thống nhất giữa các bộ phận, tối ưu hóa lưu kho và giảm thiểu thất thoát trong quá trình xuất nhập kho.
Một số lý thuyết về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho
1.2.1 Quy trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin
Quy trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin bao gồm các giai đoạn quan trọng Giai đoạn đầu tiên là khảo sát dự án, nơi mà việc tìm hiểu và thu thập thông tin hiện trạng là nhiệm vụ chính nhằm chuẩn bị cho việc đáp ứng các yêu cầu của dự án Tiếp theo, giai đoạn phân tích hệ thống tập trung vào việc xác định thông tin và chức năng xử lý cần thiết cho hệ thống, từ đó đảm bảo rằng các yêu cầu được thực hiện một cách hiệu quả.
Xác định yêu cầu của hệ thống thông tin (HTTT) bao gồm các chức năng chính và phụ cần thiết, cùng với các nghiệp vụ phải được xử lý một cách chính xác, tuân thủ các văn bản luật và quy định hiện hành Đồng thời, hệ thống cũng cần đảm bảo tốc độ xử lý nhanh và khả năng nâng cấp trong tương lai.
Phân tích hệ thống qua các biểu đồ hướng đối tượng:
Phân tích bảng dữ liệu là bước quan trọng trong việc xác định các trường dữ liệu cần thiết cho hệ thống, bao gồm khóa chính và khóa ngoại, cùng với mối quan hệ và ràng buộc giữa các bảng Giai đoạn thiết kế sẽ diễn ra sau khi thu thập thông tin từ khảo sát và phân tích, nơi các chuyên gia sẽ sử dụng công cụ chuyên dụng để chuyển hóa dữ liệu thành thiết kế hệ thống chi tiết.
Giai đoạn thiết kế được chia thành hai phần: thiết kế tổng thể và thiết kế chi tiết Giai đoạn thứ tư là thực hiện, trong đó hệ thống được xây dựng dựa trên các thiết kế đã được xác định trước Giai đoạn này bao gồm nhiều công việc quan trọng để đảm bảo sự hoàn thiện của hệ thống.
- Lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu (SQL Server, Oracle, MySQL, …) và cài đặt cơ sở dữ liệu cho hệ thống.
- Lựa chọn công cụ lập trình để xây dựng các modules chương trình của hệ thống (Microsoft Visual Studio, PHP Designer, ).
- Lựa chọn công cụ để xây dựng giao diện hệ thống (DevExpress, Dot Net Bar, ).
Giai đoạn 5 trong quy trình phát triển hệ thống thông tin bao gồm việc kiểm thử các module chức năng, chuyển đổi thiết kế thành chương trình thực tế và tiến hành thử nghiệm để khắc phục lỗi, đảm bảo sản phẩm hoàn chỉnh Tiếp theo, giai đoạn 6 tập trung vào việc triển khai hệ thống thông tin, hỗ trợ vận hành và thực hiện nâng cấp, bảo trì trong suốt quá trình sử dụng.
1.2.2 Các phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin a Phương pháp phân tích và thiết kế hướng chức năng Phương pháp hướng chức năng thường phù hợp với nhiều bài toán nhỏ, có luồng dữ liệu rõ ràng, cần phải t duy giải thuật rõ ràng và người lập trình có khả năng tự quản lý được mọi truy cập đến các dữ liệu của chương trình Đặc trưng của phương pháp hướng chức năng là phân chia chương trình chính thành nhiều chương trình con nhằm đến thực một công việc xác định.
Phân tích hướng chức năng là quá trình nghiên cứu và xem xét kỹ lưỡng các chức năng của hệ thống, nhằm xác định yêu cầu thông tin và các quy trình liên quan Quá trình này cũng tập trung vào việc làm rõ mối quan hệ giữa các quy trình trong hệ thống, cũng như mối liên hệ với các hệ thống khác.
Thiết kế hướng chức năng là quá trình xác định cấu trúc của phần cứng và phần mềm, bao gồm việc xác định các mô-đun chương trình, giao diện và dữ liệu cần thiết cho hệ thống, nhằm đáp ứng yêu cầu của người sử dụng.
Các bước phân tích hệ thống:
Sơ đồ chức năng công việc (BFD) là một công cụ mô tả hệ thống thông tin (HTTT), giúp xác định các chức năng cần thực hiện Tuy nhiên, BFD không cung cấp chi tiết về cách thức thực hiện các chức năng này cũng như không chỉ ra các công cụ cần sử dụng.
Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) là công cụ mô tả hệ thống thông tin một cách trừu tượng, thể hiện quá trình di chuyển của dữ liệu trong hệ thống Sơ đồ này bao gồm các dòng dữ liệu, công việc xử lý, kho dữ liệu, cùng với các nguồn và đích của dữ liệu Phương pháp phân tích và thiết kế hướng đối tượng thường được áp dụng cho các bài toán lớn và phức tạp, nơi có nhiều luồng dữ liệu mà phương pháp cấu trúc không thể quản lý Việc sử dụng phương pháp này không chỉ giúp bảo vệ dữ liệu mà còn tiết kiệm công sức và tài nguyên.
UML, hay Ngôn ngữ Mô hình hóa Thống nhất, là một công cụ quan trọng trong lập trình hướng đối tượng, sử dụng các ký hiệu hình học để thể hiện và mô tả thiết kế của hệ thống.
- Các biểu đồ trong UML:
Biểu đồ Use Case là công cụ thể hiện các chức năng của hệ thống từ góc độ người dùng Mỗi use case mô tả một chức năng cụ thể mà hệ thống cần thực hiện Các biểu đồ này có thể được phân rã theo nhiều mức độ khác nhau, giúp người dùng hiểu rõ hơn về các tương tác và yêu cầu của hệ thống.
Biểu đồ lớp cung cấp cái nhìn tĩnh về hệ thống thông qua các khái niệm lớp, thuộc tính và phương thức Nó thể hiện cấu trúc tĩnh của các lớp trong hệ thống, với các lớp đại diện cho các “vật” được xử lý.
Biểu đồ đối tượng là một phiên bản của biểu đồ lớp, sử dụng các ký hiệu tương tự nhưng có hai điểm khác biệt quan trọng: tên của đối tượng được gạch dưới và tất cả các thực thể trong một mối quan hệ đều được thể hiện rõ ràng.
+ Biểu đồ trạng thái: Biểu diễn các trạng thái và sự chuyển trạng thái của các lớp.
Biểu đồ trạng thái là một phần quan trọng trong mô tả lớp, thể hiện tất cả các trạng thái mà đối tượng của lớp có thể trải qua Nó cũng chỉ ra các sự kiện kích hoạt sự thay đổi trạng thái, giúp người đọc hiểu rõ hơn về hành vi và quy trình của đối tượng.
T ỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU
Trên toàn cầu, nhiều nghiên cứu đã được thực hiện về hệ thống thông tin quản lý kho cho các doanh nghiệp với quy mô khác nhau Mặc dù các nghiên cứu này đã mang lại nhiều lợi ích, nhưng vẫn tồn tại một số hạn chế cần được khắc phục.
1.3.1 Tình hình nghiên cứu trong nước
Sách “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin” [1] của Nguyễn Văn Ba, tái bản năm
Cuốn sách xuất bản năm 2003 bởi Nhà xuất bản Đại học Quốc Gia Hà Nội trình bày nhiều phương pháp phân tích thiết kế kinh điển như SA cho phân tích chức năng, E/A và mô hình quan hệ cho phân tích dữ liệu, SART cho phân tích động thái và SD cho thiết kế hệ thống, với nhược điểm là chỉ có ít ví dụ minh họa mà không phân tích hệ thống cụ thể Đề tài "Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý kho tại công ty Công nghệ Phúc Anh" của Nguyễn Minh Anh năm 2016 đã phân tích rõ các chức năng và thiết kế cơ sở dữ liệu đầy đủ, nhưng còn thiếu kịch bản use case cụ thể Đề tài "Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho vật tư tại công ty TNHH Nhựa Bảo Thiên" đã thể hiện các chức năng cụ thể và giao diện thân thiện, nhưng cơ sở dữ liệu chưa đáp ứng yêu cầu khai thác thông tin của người sử dụng.
Nghiên cứu "Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho tại công ty Bảo Khánh" đã thực hiện phân tích và thiết kế chi tiết về chức năng cùng với kịch bản sử dụng cụ thể, đồng thời đề xuất mô hình triển khai hệ thống Tuy nhiên, nghiên cứu chưa làm rõ điểm khác biệt so với các nghiên cứu khác Trong khi đó, đề tài "Phân tích thiết kế HTTT tại công ty Thương Mại và Xuất Nhập khẩu Hải Phòng" đã cung cấp cơ sở lý luận đầy đủ, quy trình quản lý kho, và phân tích các chức năng cũng như phi chức năng, nhưng vẫn tồn tại hạn chế lớn do bản thiết kế chưa rõ ràng và sai lệch so với phân tích, dẫn đến hệ thống thông tin không đáp ứng đầy đủ yêu cầu của người sử dụng.
1.3.2 Tình hình nghiên cứu trên thế giới
Cuốn sách “Systems Analysis and Design” cung cấp những khái niệm cơ bản về hệ thống, phân loại và các phương pháp phân tích, thiết kế hệ thống Tuy nhiên, bên cạnh những thành tựu đạt được, cuốn sách vẫn chỉ dừng lại ở những khái quát chung mà chưa đi sâu vào chi tiết các biểu đồ.
Cuốn sách “Warehouse Management” cung cấp một cái nhìn tổng quan về các khái niệm, thực tiễn và kỹ năng hiện đại trong quản lý kho, giúp các công ty thiết lập quy trình quản lý phù hợp với tài chính và nguồn lực của mình Tuy nhiên, cuốn sách vẫn chưa đề cập đến việc phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho cho doanh nghiệp.
Cuốn sách “Management Information” cung cấp những khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin và lý thuyết liên quan đến quản lý thông tin Tác giả phân loại hệ thống thông tin và trình bày các thành phần chính, kèm theo ví dụ thực tế để người đọc dễ hiểu Tuy nhiên, sách vẫn còn một số hạn chế, như việc chưa nêu rõ tính ứng dụng của từng loại hệ thống thông tin và hướng phát triển cho chúng Đánh giá tổng quan cho thấy, qua phân tích và đánh giá, bài khóa luận của em đã nâng cao chức năng quản lý, hỗ trợ hiệu quả trong việc quản lý kho cho công ty mà không trùng lặp thông tin với các nghiên cứu trước đó.
PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HTTT QUẢN LÝ
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VIỄN THÔNG FPT
2.1.1 Giới thiệu chung về công ty 2.1.1.1 Sơ lược về công ty
Tên tiếng anh: FPT Telecom Joint Stock Company Tên viết tắt: FPT Telecom
Năm thành lập: 31/01/1997 Logo của công ty hiện nay:
Công ty có trụ sở chính tại Tòa nhà PVI, số 1 Phạm Văn Bạch, Cầu Giấy, Hà Nội, cùng với hai chi nhánh tại 182 - 184 Đường 2 tháng 9, Hải Châu, Đà Nẵng và Lô 37-39A, đường 19, KCX Tân Thuận, Phường Tân Thuận Đông, Quận 7, thành phố Hồ Chí Minh.
- Cung cấp hạ tầng mạng viễn thông cho dịch vụ Internet băng rộng
- Cung cấp các sản phẩm, dịch vụ viễn thông, Internet
- Dịch vụ giá trị gia tăng trên mạng Internet, điện thoại di động
- Dịch vụ tin nhắn, dữ liệu, thông tin giải trí trên mạng điện thoại di động
- Thiết lập hạ tầng mạng và cung cấp các dịch vụ viễn thông, Internet
- Xuất nhập khẩu thiết bị viễn thông và Internet.
- Dịch vụ viễn thông cố định nội hạt.
- Dịch vụ viễn thông giá trị gia tăng
- Dịch vụ viễn thông cố định đường dài trong nước, quốc tế.
Ngày 31/1/1997: Thành lập Trung tâm Dữ liệu trực tuyến FPT (FPT Online Exchange - FOX)
- Năm 2001: Ra mắt trang báo điện tử đầu tiên tại Việt Nam - net
- Năm 2002: Trở thành nhà cung cấp kết nối Internet IXP (Internet ExchangeProvider)
- Năm 2005: Chuyển đổi thành Công ty Cổ phần Viễn thông FPT (FPT Telecom)
Năm 2007, FPT Telecom đã chính thức mở rộng hoạt động trên toàn quốc, nhận Giấy phép cung cấp dịch vụ viễn thông liên tỉnh và cổng kết nối quốc tế Đáng chú ý, FPT Telecom trở thành thành viên chính thức của Liên minh AAG (Asia America Gateway), một nhóm các công ty viễn thông giữa hai bờ Thái Bình Dương.
Năm 2008, công ty đã trở thành nhà cung cấp dịch vụ Internet cáp quang băng rộng (FTTH) đầu tiên tại Việt Nam, đồng thời thiết lập thành công đường kết nối quốc tế từ Việt Nam đến Hồng Kông.
Năm 2009, FPT Telecom đã thành công trong việc triển khai dự án thử nghiệm công nghệ Wimax di động với tần số 2,3 GHz, đồng thời ra mắt gói dịch vụ viễn thông Triple Play.
- tích hợp 3 dịch vụ trên cùng một đường truyền (truy cập Internet, điện thoại cố định và truyền hình Internet) …
- Năm Năm 2010: Thành lập Công ty TNHH Viễn Thông FPT Miền trung thuộc FPT Telecom, mở rộng vùng phủ với 36 chi nhánh tại các tỉnh thành trên toàn quốc.
- Năm 2012: Hoàn thiện tuyến trục Bắc – Nam với tổng chiều dài 4000km đi qua 30 tỉnh thành.
- Năm 2013 Hoàn thiện tuyến trục Bắc – Nam mạch B chiều dài 3.600 km, hoàn thiện tuyến đường trục quốc tế đầu tiên kết nối với Lào.
- Năm 2014: Tham gia cung cấp dịch vụ truyền hình IPTV với thương hiệu Truyền hình FPT.
Năm 2015, FPT Telecom đã mở rộng hoạt động ra toàn quốc với gần 200 văn phòng giao dịch, đồng thời nhận được giấy phép kinh doanh tại Myanmar Doanh thu của công ty đạt hơn 5,500 tỷ đồng, khẳng định vị thế là một trong những đơn vị tiên phong trong việc triển khai chuyển đổi giao thức liên mạng IPv6.
Vào năm 2016, FPT Telecom đã khai trương Trung tâm Dữ liệu với tiêu chuẩn Uptime TIER III lớn nhất miền Nam, đồng thời được cấp phép triển khai thử nghiệm mạng 4G tại Việt Nam Công ty hoạt động theo Giấy chứng nhận Đăng ký kinh doanh số 0103008784 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp lần đầu vào ngày 28 tháng 07 năm 2005, với mã số doanh nghiệp 0101778163 và đã đăng ký thay đổi lần thứ 20 vào ngày 17 tháng 11 năm 2016, với vốn điều lệ thực góp đạt 1.370.786.090.000 đồng.
2.1.2 Cơ cấu tổ chức của công ty 2.1.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty
Hiện nay, công ty hoạt động dưới quyền của hội đồng cổ đông và hội đồng quản trị Giám đốc là ông Nguyễn Minh Hòa.
Sơ đồ 1.1 Sơ đồ tổ chức của công ty
(Nguồn: https://fpt.vn/) 2.1.2.2 Chức năng nhiệm vụ, thành phần các bộ phận trong công ty, cơ cấu nhận lực của công ty Viễn thông FPT.
Đại hội đồng cổ đông là cơ quan có thẩm quyền cao nhất trong Công ty, bao gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết Cơ quan này có trách nhiệm quyết định các vấn đề theo quy định của pháp luật và Điều lệ Công ty, đồng thời thông qua báo cáo tài chính hàng năm và định hướng sản xuất kinh doanh.
Hội đồng Quản trị là cơ quan quản lý tối cao của Công ty, đại diện cho các cổ đông trong việc đưa ra quyết định quan trọng liên quan đến mục tiêu và quyền lợi của Công ty.
Ban Kiểm soát bao gồm từ 3 đến 5 thành viên, được bầu bởi Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) với nhiệm kỳ kéo dài 5 năm Ban này có quyền hạn và trách nhiệm được quy định rõ ràng trong các điều khoản liên quan.
165 của Luật doanh nghiệp và Điều lệ.
Tổng Giám đốc là người quản lý hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị, pháp luật, cũng như Đại hội đồng cổ đông về việc thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn được giao Ngoài ra, Tổng Giám đốc cũng phải báo cáo cho các cơ quan này khi có yêu cầu.
+ Phó Tổng Giám đốc là người giúp Tổng Giám đốc trong quản lý điều hành các hoạt động của công ty theo sự phân công của Tổng Giám đốc.
Ban nhân sự có vai trò tham mưu và hỗ trợ Ban lãnh đạo công ty trong việc tổ chức và quản lý nguồn nhân lực Họ chịu trách nhiệm đảm bảo công tác nhân sự tuân thủ đúng quy định của pháp luật Nhà nước cũng như các quy định nội bộ của công ty Ngoài ra, Ban nhân sự còn tham gia vào việc nghiên cứu và hoạch định tài nguyên nhân sự nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức.
Ban quan hệ đối ngoại: Trợ giúp ban giám đốc trong công tác giao tiếp đối ngoại với đối tác trong và ngoài nước.
Tổ chức chịu trách nhiệm xây dựng, áp dụng, duy trì, đánh giá và cải tiến Hệ thống chất lượng của Công ty, bao gồm việc xây dựng và ban hành các quy trình hoạt động.
Ban tài chính kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và duy trì hệ thống tài chính của công ty Nhiệm vụ chính bao gồm lập kế hoạch tài chính, kiểm soát và thực hiện các hoạt động liên quan đến tài chính - kế toán, cũng như báo cáo tài chính Bên cạnh đó, ban cũng hỗ trợ các đơn vị khác trong công ty để đảm bảo sự phối hợp và hiệu quả trong quản lý tài chính.
- Ban truyền thông: Đơn vị phụ trách hoạt động Xây dựng và phát triển quan hệ giữa phòng ban trong công ty và xã hội.
- Trung tâm chăm sóc khách hàng: Nghiên cứu, xây dựng, phát triển, thực hiện các chính sách chăm sóc khách hàng.
- Trung tâm phát triển kinh doanh: Xây dựng chiến lược, kế hoạch phát triển kinh doanh theo định hướng và mục tiêu của công ty.
Ban quản lý và phát triển đường trục: Xây dựng và phát triển hệ thống đường trục liên tỉnh và quốc tế.
- Trung tâm nghiên cứu và phát triển: Tập trung nghiên cứu, phát triển
- Trung tâm phát triển truyền hình: Tìm kiếm các thông tin về khách hàng và sử dụng các mối quan hệ để tiếp cận khách hàng tiềm năng.
- Trung tâm điều hành mạng: Là đơn vị quản lý toàn bộ hoạt động kết nối internet
- trong nước, quốc tế và Dịch vụ Máy chủ của FPT Telecom.
Trung tâm phát triển và quản lý hạ tầng miền Bắc và miền Nam chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ tài sản và hệ thống hạ tầng của FPT Telecom.
Trung tâm quản lý kinh doanh quốc tế chịu trách nhiệm thực hiện các công việc hành chính cho văn phòng trong nước, bao gồm việc xử lý visa và hộ chiếu, theo dõi và đảm bảo cơ sở vật chất cũng như điều kiện làm việc Ngoài ra, trung tâm còn hỗ trợ thanh toán cho cán bộ khi đi công tác cả trong và ngoài nước.
- Trung tâm quản lý cước: Thực hiện các hoạt động thu cước, thu hồi công nợ tại nhà, tại quầy giao dịch.
Thực trạng của HTTT quản lý kho của công ty Viễn thông FPT
2.2.1 Quy trình quản lý kho của công ty
Hiện nay, quy trình quản lý kho bao gồm nhiều đối tượng tham gia như công ty, nhân viên thị trường, và bộ phận xuất nhập kho, bao gồm kế toán kho, thủ kho và nhân viên giao hàng.
Công ty thực hiện quy trình quản lý kho bao gồm hai bước chính: Nhập hàng và Xuất hàng Đối với bước nhập hàng, khi nhận lệnh từ công ty hoặc phòng thị trường, bộ phận xuất nhập kho sẽ tiến hành nhập sản phẩm theo yêu cầu, đồng thời cập nhật đầy đủ số lượng và phiếu nhập kho Phiếu nhập kho được in thành hai bản, mỗi bộ phận giữ một liên để hoàn tất quy trình Bước xuất hàng sẽ được thực hiện sau khi quá trình nhập kho hoàn tất.
Bộ phận xuất nhập kho nhận lệnh xuất từ công ty hoặc phòng ban liên quan và kiểm tra lượng hàng tồn kho để đảm bảo đủ số lượng xuất Nếu đủ, bộ phận tiến hành xuất kho, báo cáo số lượng và chủng loại hàng hóa, đồng thời in phiếu xuất kho cho bộ phận kế toán và lưu một bản cho kho Nếu hàng không đủ, bộ phận sẽ thông báo cho đơn vị yêu cầu để có kế hoạch nhập thêm hàng Nhân viên kho thường xuyên cập nhật lượng hàng tồn và phân tích tình hình hàng hóa, báo cáo lên ban quản lý để có phương án nhập kho hợp lý Bộ phận xuất nhập kho cũng cung cấp thông tin về các sản phẩm tiềm năng nhằm nâng cao hiệu quả bán hàng Ngoài ra, bộ phận thực hiện các báo cáo theo yêu cầu lãnh đạo, bao gồm báo cáo hàng ngày, hàng quý, hàng tháng hoặc đột xuất.
2.2.2 Thực trạng hệ thống thông tin quản lý kho tại công ty Viễn thông FPT
Trong quá trình thực tập tại công ty, tôi đã thu thập thông tin qua nhiều phương pháp khác nhau, kết hợp với việc tìm hiểu và quan sát Qua đó, tôi đã nắm bắt được những thông tin chung về công ty cũng như hệ thống thông tin và ứng dụng công nghệ thông tin hiện tại của công ty.
Số phiếu phát ra: 20 phiếu.
Số phiếu thu về: 20 phiếu
Bảng 2.1 Danh sách cán bộ, nhân viên điền phiếu điều tra
STT Họ và tên Chức vụ
1 Nguyễn Lý Bân Trưởng phòng kĩ thuật
2 Nguyễn Minh Hưng Trưởng phòng kinh doanh
3 Văn Thị Thúy Hành chính nhân sự
4 Nguyễn Văn Duy Điều hành tin
5 Phạm Thị Ngọc Quyên Kế toán trưởng
6 Trần Thị Hòa Trưởng CUS
7 Nguyễn Hoàng Quang Nhân viên lắp đặt mạng
8 Hoàng Quỳnh Như Nhân viên kĩ thuật
9 Đỗ Minh Tuấn Nhân viên kinh doanh
10 Hoàng Minh Thành Nhân viên kinh doanh
11 Đặng Hùng Lâm Nhân viên kinh doanh
12 Vũ Minh Hoa Kế toán
13 Trần Thị Hà Thủ quỹ
14 Mai Anh Tú Nhân viên kĩ thuật
15 Trần Hà My Nhân viên kĩ thuật
16 Vũ Hải Hà Nhân viên hành chính nhân sự
17 Nguyễn Thị Thu Nhân viên hành chính nhân sự
18 Nguyễn Hoàng Nam Nhân viên kĩ thuật
19 Nguyễn Duy Tài Nhân viên kĩ thuật
20 Tạ Hồng Hà Nhân viên kĩ thuật
(Nguồn: Phiếu điều tra khảo sát hệ thống thông tin công ty FPT Telecom)
Qua việc thu thập, phân tích và đánh giá thông tin, tôi đã có cái nhìn tổng quát về tình hình hệ thống thông tin (HTTT), công nghệ thông tin (CNTT) và nguồn lực của công ty Thực tế làm việc giúp tôi hiểu rõ hơn về quy trình quản lý kho, lĩnh vực hoạt động và sự quan tâm của ban lãnh đạo đối với đầu tư cho HTTT Kết quả thu được rất đáng chú ý.
-Câu hỏi: Tầm quan trọng của hệ thống thông tin quản lý kho
Tầm quan trọng của HTTT quản lý kho
Rất quan trọng Quan trọng Không quan trọng
Biểu đồ 2.2 Tầm quan trọng của HTTT quản lý kho (Nguồn: Phiếu điều tra khảo sát hệ thống thông tin công ty FPT Telecom)
Hệ thống thông tin quản lý kho hiện nay là rất cần thiết cho công ty hiện nay.
Theo đánh giá, 60% nhân viên cho rằng việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý kho là rất quan trọng, trong khi chỉ 10% cho rằng điều này không quan trọng Điều này cho thấy sự quan tâm của cả nhân viên và ban lãnh đạo đối với việc phát triển hệ thống quản lý kho trong công ty.
- Hệ thống thông tin quản lý kho cần có những chức năng nào?
Qua tổng hợp kết quả thì 20/20 nhân viên chọn hệ thống cần có chức năng sau:
Quản lý danh mục, nhập kho, xuất kho và tồn kho là những chức năng quan trọng trong hệ thống quản lý kho Bên cạnh đó, báo cáo thống kê cũng đóng vai trò thiết yếu trong việc theo dõi hiệu suất Đặc biệt, 4 trong số 20 nhân viên đã đề xuất bổ sung thêm các chức năng như đăng nhập và đăng xuất để nâng cao tính bảo mật và quản lý người dùng hiệu quả hơn.
- Lựa chọn mô hình nào để xây dựng hệ thống thông tin quản lý kho
Mô hình chữ V Mô hình xoắn ốc Mô hình bản mẫu Mô hình thác nước 0
Mô hình xây dựng hệ thống thông tin quản lý kho
Biểu đồ 2.3: Lựa chọn mô hình để xây dựng hệ thống thông tin quản lý kho
(Nguồn: Phiếu điều tra khảo sát hệ thống thông tin công ty FPT Telecom)
Với sự phát triển của công nghệ, có nhiều mô hình để xây dựng và phát triển hệ thống thông tin Kết quả khảo sát cho thấy 60% nhân viên trong công ty ưu tiên mô hình chữ V để quản lý hệ thống thông tin kho.
- Hệ thống thông tin quản lý kho được phân tích thiết kế theo phương pháp nào?
Hiện nay, hầu hết các dự án hệ thống thông tin (HTTT) đều được phân tích và thiết kế theo hướng đối tượng, với 18/102 phiếu khảo sát ủng hộ phương pháp này so với chỉ 2/20 phiếu cho phương pháp phân tích thiết kế chức năng Do đó, hệ thống quản lý kho của công ty sẽ được phát triển theo hướng đối tượng Phương pháp này không chỉ giúp giải quyết các vấn đề phức tạp trong phát triển HTTT mà còn tạo ra các hệ thống có khả năng thích ứng và bền vững.
- Lựa chọn phần mềm nào để vẽ biểu đồ UML của hệ thống thông tin quản lý kho?
Enterprise Architect visio Astah Rational Rose
Lựa chọn phần mềm nào để vẽ biểu đồ UML của hệ thống thông tin quản lý kho
Biểu đồ 2.4 trình bày lựa chọn phần mềm vẽ biểu đồ UML cho hệ thống thông tin quản lý kho, dựa trên dữ liệu từ phiếu điều tra khảo sát tại công ty FPT Telecom.
Phần mềm Enterprise Architect, được 10/20 phiếu chọn, là công cụ lý tưởng để vẽ các biểu đồ phân tích và thiết kế cho hệ thống quản lý kho Với khả năng tích hợp quản lý yêu cầu, nó cho phép người dùng truy vết hiệu quả các mô hình phân tích, thiết kế, thực thi, kiểm thử và bảo trì thông qua UML và các mô hình chuẩn khác Enterprise Architect hỗ trợ mạnh mẽ cho các nhóm phát triển và bảo trì hệ thống với tính năng thiết kế đồ họa đa người dùng.
Đánh giá thực trạng của hệ thống thông tin quản lý kho của công ty Cổ phần Viễn thông FPT
Hiện nay, việc phân tích và đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý kho của công ty đang trở nên cấp thiết Ban lãnh đạo công ty luôn chú trọng đến việc phát triển hệ thống thông tin, với khoản đầu tư hàng tỷ đồng mỗi năm cho công tác bảo trì và nâng cấp.
Công ty thường xuyên tổ chức các khóa đào tạo cho nhân viên nhằm nâng cao kỹ năng và trình độ chuyên môn, giúp họ tiếp cận những tiến bộ mới trong khoa học kỹ thuật và công nghệ thông tin, phục vụ hiệu quả cho hoạt động của công ty.
2.3.1 Ưu điểm của hệ thống thông tin quản lý kho
Hiện nay, công ty đã mở rộng quy mô và tăng cường số lượng hàng hóa trong kho Ban lãnh đạo chú trọng đầu tư vào trang thiết bị và các công cụ hỗ trợ làm việc để nâng cao hiệu quả hoạt động.
Công ty đầu tư vào hạ tầng công nghệ thông tin với đầy đủ máy tính kết nối internet hoặc mạng LAN cho mỗi nhân viên, đảm bảo 1 chiếc máy tính cho 1 nhân viên Hệ thống hạ tầng hoạt động hiệu quả, đáp ứng nhu cầu làm việc của đội ngũ nhân viên.
Công ty sở hữu một bộ phận chuyên trách quản lý kho, phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận để tối ưu hóa quy trình quản lý Nhân viên luôn nỗ lực học hỏi công nghệ mới nhằm nâng cao hiệu quả công việc.
Công ty đầu tư hơn 3% doanh thu hàng năm cho hệ thống thông tin, thể hiện sự quan tâm của ban lãnh đạo đối với phát triển công nghệ Hệ thống này áp dụng quy trình quản lý kho khoa học, bao gồm các bước nhập kho, xuất kho, tồn kho và báo cáo thông tin hàng hóa Những quy trình này giúp tạo ra một quản lý kho hợp lý, đảm bảo hiệu quả trong quản lý kho.
2.3.2 Nhược điểm hệ thống thông tin quản lý kho
Khi công ty phát triển, khối lượng hàng hóa và quy mô kho hàng cũng gia tăng đáng kể, dẫn đến việc quản lý kho trở nên phức tạp hơn Những hạn chế trong hệ thống thông tin quản lý kho hiện tại đang gây khó khăn trong việc kiểm soát và tối ưu hóa quy trình lưu trữ hàng hóa.
Hệ thống thông tin quản lý kho hiện tại chưa đáp ứng đầy đủ nhu cầu về thông tin, do việc quản lý dữ liệu chưa được cập nhật liên tục và kịp thời.
- Việc khai thác, sử dụng, tương tác giữa các bộ phận chưa được chặt chẽ.
Các bộ phận trong công ty cần tăng cường tương tác để cập nhật kịp thời thông tin hàng hóa, hỗ trợ hiệu quả cho quy trình bán hàng Nhân viên cần nắm vững thông tin và nhiệm vụ được giao để đảm bảo hoạt động trơn tru.
- Hệ thống thông tin quản lý kho hiện tại còn nhiều yếu điểm và thiếu sót, cụ thể:
Thông tin hiện nay đang gặp khó khăn trong việc cập nhật và truyền đạt, dẫn đến sự thiếu liên kết giữa các cấp trong công ty Nhân sự gặp khó khăn trong việc nắm bắt thông tin, trong khi công tác quản lý kho chưa được thực hiện một cách chặt chẽ, rõ ràng và minh bạch Điều này càng nhấn mạnh tầm quan trọng của việc phân tích và thiết kế hệ thống quản lý kho cho công ty Cổ phần Viễn thông FPT Hệ thống này sẽ giúp cải thiện quy trình làm việc, cung cấp thông tin kịp thời và hiệu quả, từ đó tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển và thành công của công ty.
Công ty đang phát triển mạnh mẽ với sự gia tăng đáng kể về số lượng hàng hóa và đối tác, điều này yêu cầu đội ngũ nhân viên phải có trình độ chuyên môn cao và hệ thống thông tin (HTTT) cần phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu đặt ra.
- Nhân lực về công nghệ thông tin còn yếu và thiếu
Chiến lược và chính sách đầu tư cho hệ thống thông tin (HTTT) và công nghệ thông tin (CNTT) hiện nay chưa đáp ứng đầy đủ nhu cầu của người dùng, gây khó khăn trong công việc Để khắc phục tình trạng này, cần thiết phải xây dựng hệ thống quản lý kho cho công ty Hệ thống quản lý kho không chỉ cải thiện sự tương tác giữa các bộ phận trong công ty mà còn giúp theo dõi tình trạng hàng hóa một cách hiệu quả và linh hoạt.
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP CHO CÔNG TY CÔNG TY VIỄN THÔNG FPT
Định hướng phát triển của công ty
FPT Telecom hướng tới việc trở thành một tổ chức tiên tiến và thịnh vượng thông qua nỗ lực và sáng tạo trong khoa học, kỹ thuật và công nghệ Công ty cam kết mang đến sự hài lòng cho khách hàng, đồng thời góp phần vào sự phát triển của quốc gia Để đạt được mục tiêu này, FPT Telecom sẽ tập trung vào phát triển hệ thống thông tin nội bộ, đào tạo và bồi dưỡng nhân sự chất lượng, mở lớp đào tạo cho nhân viên và tăng cường tuyển dụng.
Đề xuất giải pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho tại công ty Viễn thông FPT
3.2.1 Bài toán quản lý kho tại công ty Viễn thông FPT 3.2.1.1 Mô tả bài toán
Hệ thống thông tin quản lý kho được phát triển dựa trên phân tích và thiết kế phù hợp với tình hình thực tế hiện tại của công ty.
Khi cần nhập hàng hóa vào kho, giám đốc hoặc phòng thị trường sẽ gửi lệnh nhập kho đến bộ phận xuất nhập kho Sau khi nhận lệnh, bộ phận này sẽ thực hiện việc nhập sản phẩm theo yêu cầu và cập nhật số lượng cùng phiếu nhập kho Phiếu nhập kho được in thành hai bản, mỗi bên giữ một bản để hoàn tất quá trình nhập kho Thông tin hàng hóa bao gồm mã hàng hóa, tên hàng hóa, số lượng và tình trạng hàng Phiếu nhập kho ghi rõ số phiếu, ngày nhập và số lượng Thông tin nhà cung cấp cũng cần được ghi nhận, bao gồm mã nhà cung cấp, tên nhà cung cấp, số đăng ký kinh doanh, số điện thoại và địa chỉ.
Khi khách hàng đặt hàng thành công, bộ phận xuất nhập kho nhận lệnh xuất từ công ty hoặc phòng ban liên quan và kiểm tra xem lượng hàng trong kho có đủ để xuất theo yêu cầu hay không Nếu đủ, bộ phận tiến hành xuất kho, báo cáo số lượng và chủng loại hàng xuất lên công ty, đồng thời in phiếu xuất kho cho bộ phận kế toán và lưu giữ một liên cho bộ phận kho Nếu lượng hàng không đủ, bộ phận sẽ thông báo cho bộ phận yêu cầu để tìm phương án nhập thêm hàng Thông tin trong phiếu xuất kho bao gồm số phiếu, ngày xuất, số lượng và mã hàng hóa, trong khi thông tin khách hàng cần lưu trữ bao gồm mã khách hàng, tên khách hàng, số điện thoại và địa chỉ.
Nhân viên kho hàng hàng ngày cập nhật và phân tích lượng hàng tồn kho, báo cáo tình hình hàng hóa cho ban quản lý để có kế hoạch nhập kho hợp lý Bộ phận nhập xuất kho cung cấp thông tin về các sản phẩm tiềm năng, góp phần nâng cao hiệu quả bán hàng của công ty Thông tin nhân viên bao gồm mã nhân viên, ngày sinh, địa chỉ, số điện thoại và tên nhân viên.
Theo yêu cầu của lãnh đạo, bộ phận xuất nhập kho thực hiện các báo cáo định kỳ hàng ngày, hàng tháng, hàng quý và báo cáo đột xuất Các báo cáo này bao gồm thông tin về số lượng hàng tồn kho, thông tin chi tiết về hàng hóa và báo cáo tổng hợp.
3.2.1.2 Đặc tả yêu cầu chức năng
Hệ thống thông tin quản lý kho cần có các chức năng chính sau:
- Quản lý danh mục: Quản lý những thông tin về khách hàng, nhân viên, tài khoản, hàng hóa, nhà cung cấp.
- Quản lý nhập kho : Quản lý phiếu nhập kho, quản lý lệnh nhập kho
- Quản lý xuất kho : Quản lý phiếu xuất kho, quản lý lệnh xuất kho.
Báo cáo thống kê kho là nhiệm vụ quan trọng, trong đó bộ phận kho thực hiện việc lập báo cáo chi tiết về hàng hóa, số lượng và tình trạng hàng hóa hàng tháng cũng như theo yêu cầu của ban giám đốc.
3.2.1.3 Đặc tả yêu cầu phi chức năng a Yêu cầu về hiệu năng của hệ thống
- Thực hiện hiệu quả các chức năng, đáp ứng yêu cầu của người dùng Hỗ trợ các nghiệp vụ chính trong hoạt động quản lý kho của công ty.
- Hệ thống báo cáo đầy đủ, chính xác, có thể theo dõi tình hình hàng hóa trong kho tại bất kỳ thời điểm nào.
- Hệ thống có giao diện thân thiện với người dùng, thuận tiện, dễ sử dụng. a Các yêu cầu khác
- Hệ thống thiết kế sao cho tất cả người sử dụng một cách nhanh chóng nhất và ít gặp phải sai sót nhất.
- Hệ thống cần đạt được tính bảo mật dữ liệu đồng thời lại hỗ trợ việc truy cập dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác.
3.2.2 Phân tích HTTT quản lý kho 3.2.2.1 Biểu đồ use case a Biểu đồ use case tổng quát uc tongquat giám đốc nhân viên phòng thị trường
Nhân viên kho đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý xuất kho, nhập kho và tồn kho Họ cũng chịu trách nhiệm báo cáo thống kê, đăng nhập và đăng xuất hệ thống, cũng như quản lý danh mục hàng hóa Sự hiệu quả trong quản lý kho sẽ giúp tối ưu hóa quy trình lưu trữ và vận chuyển hàng hóa.
Biểu đồ 3.1 trình bày tổng quan về use case, bao gồm các yếu tố như quản lý danh mục, quản lý hàng hóa, quản lý nhân viên, và quản lý khách hàng Trong đó, các chức năng cụ thể như thêm, sửa thông tin khách hàng cũng được đề cập, giúp người dùng dễ dàng hiểu và áp dụng trong quản lý kho.
Xóa khách hàng tìm kiếm khách hàng
Quản lý hàng hóa và nhân viên là những nhiệm vụ quan trọng trong doanh nghiệp Bạn có thể thêm, sửa, xóa và tìm kiếm hàng hóa một cách dễ dàng Ngoài ra, việc quản lý nhân viên cũng bao gồm các chức năng thêm, sửa, xóa và tìm kiếm Đối với nhà cung cấp, bạn có thể thực hiện các thao tác tương tự như thêm, sửa, xóa và tìm kiếm để đảm bảo quy trình cung ứng diễn ra thuận lợi.
Biểu đồ 3.2 Biểu đồ use case quản lý danh mục
Kịch bản use case quản lý danh mục:
Tên use case - Use case “quản lý danh mục”
Nhân viên kho đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý danh mục Để thực hiện nhiệm vụ này, nhân viên cần đăng nhập vào hệ thống và truy cập vào module quản lý danh mục Sau khi hoàn thành các bước cần thiết, việc cập nhật danh mục sẽ được thực hiện thành công.
Sự kiện chính - Nhân viên đăng nhập vào hệ thống và chọn module quản lý danh mục, chọn danh mục cần cập nhật
- Hệ thống hiển thị giao diện chính của chương trình
- Nhân viên nhập thông tin
- Nhân viên ấn nút chức năng đã chọn(thêm, sửa, xóa, tìm kiếm, lưu)
- Hệ thống cập nhật thông tin vào CSDL
- Quá trình cập nhật danh mục kết thúc
Sự kiện phụ - Hệ thống yêu cầu nhập user và pass
- Hệ thống thông báo đăng nhập không thành công nếu như đăng nhập không đúng và ngược lại.
- Hệ thống thông báo thông tin không hợp lệ nếu không nhập đủ thông tin.
-Hệ thống báo lưu thành công. uc ban hang
Nhân viên kho có nhiệm vụ quản lý phiếu nhập kho, bao gồm thêm, sửa, tìm kiếm và xóa phiếu nhập Họ cũng phải quản lý lệnh nhập kho, thực hiện các thao tác tương tự như thêm, sửa, xóa và tìm kiếm lệnh nhập Các công việc này đảm bảo quy trình nhập kho được thực hiện hiệu quả và chính xác.
Biểu đồ 3.3 Biểu đồ use case quản lý nhập kho uc ban hang
Nhân viên kho có nhiệm vụ quản lý phiếu xuất, bao gồm thêm, sửa, tìm kiếm và xóa phiếu xuất Họ cũng chịu trách nhiệm quản lý xuất kho, bao gồm việc quản lý lệnh xuất kho, thêm, sửa, xóa và tìm kiếm lệnh xuất kho.
Biểu đồ 3.4 minh họa use case quản lý xuất kho, trong đó nhân viên kho thực hiện các chức năng như quản lý tồn kho, xem số lượng hàng hóa, cập nhật tồn và tìm kiếm thông tin hàng hóa Các yếu tố mở rộng và bao gồm được thể hiện rõ ràng trong biểu đồ, giúp tối ưu hóa quy trình quản lý kho.
Biểu đồ use case quản lý tồn kho mô tả các tương tác giữa nhân viên kho và nhân viên bộ phận thị trường Nhân viên kho thực hiện các báo cáo thống kê, báo cáo tồn kho và báo cáo hàng hóa, trong khi giám đốc nhận các báo cáo tổng hợp và báo cáo chi tiết Các mối quan hệ giữa các tác nhân được thể hiện qua các ô extend, cho thấy sự mở rộng và bổ sung chức năng trong quy trình quản lý tồn kho.
Biểu đồ 3.6 Biểu đồ use case thống kê, báo cáo
3.2.2.2 Biểu đồ lớp class Class Model
+ sua(): void + timkiem(): void + them(): void + xoa(): int nha_cung_cap
- ten_NCC: char + sua(): void + timkiem(): void + them(): void + xoa(): int phieu_nhap
+ sua(): void + timkiem(): void + them(): void + xoa(): int nhanvienkho
+ sua(): void + timkiem(): int + them(): void + xoa(): int nhanvien_thitruong
+ sua(): void + timkiem(): int + them(): void + xoa(): int lenh_nhap_kho
+ sua(): void + timkiem(): void + them(): void + xoa(): int tai_khoan
+ khoa(): int + sua(): void + timkiem(): void + them(): void chitiet_PN
+ sua(): void + timkiem(): void + them(): void + xoa(): int hang
+ sua(): void + timkiem(): void + them(): void + xoa(): int
+ sua(): void + timkiem(): void + them(): void + xoa(): int
- so_luong: float + sua(): void + timkiem(): void + them(): void + xoa(): int
Biểu đồ tuần tự đăng nhập mô tả quy trình nhân viên truy cập hệ thống Khi mở hệ thống, form đăng nhập xuất hiện yêu cầu nhập tên người dùng và mật khẩu Hệ thống sẽ kiểm tra thông tin tài khoản trong cơ sở dữ liệu; nếu thông tin đúng, menu sẽ hiển thị và thông báo đăng nhập thành công Ngược lại, nếu thông tin sai, hệ thống sẽ thông báo lỗi đăng nhập.
Các đề xuất với công ty cổ phần Viễn thông
3.3.1 Đề xuất điều kiện để cài đặt
Hệ thống thông tin quản lý kho được cài đặt trong môi trường sau:
- Hệ điều hành Windowns 7 trở lên, có NET Framework 4.7.2 trở lên
- Toàn bộ máy tính sử dụng hệ thống thông tin quản lý kho cần phải được kết nối với mạng internet hoặc mạng LAN.
3.3.2 Đề xuất phát triển công ty
Công ty cổ phần Viễn thông FPT ngày càng phát triển với quy mô được mở rộng.
Công ty tiên phong trong chuyển đổi số, ứng dụng công nghệ vào sản xuất kinh doanh và quản trị nội bộ, đồng thời đi đầu trong số hóa sản phẩm dịch vụ và giải pháp phục vụ khách hàng trong nước và quốc tế Để phát triển hơn nữa, công ty cần xây dựng hệ thống thông tin quản lý kho nhằm nâng cao hiệu quả quản lý, tiết kiệm thời gian và tăng độ chính xác Hiện tại, công ty cũng cần đầu tư trang thiết bị cho nhân viên mới và tổ chức lớp huấn luyện, đào tạo chuyên môn cho đội ngũ nhân viên.
Quản lý kho đang thu hút sự chú ý của nhiều tổ chức và doanh nghiệp nhờ vào hiệu quả vượt trội mà nó mang lại Việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý kho là cần thiết để đảm bảo công tác lưu trữ và tra cứu thông tin diễn ra một cách khoa học, chính xác và nhanh chóng.
Trong quá trình thực hiện khóa luận tốt nghiệp, tôi đã nhận được sự hướng dẫn tận tình từ thầy Th.s Bùi Quang Trường, nhờ đó tôi đã hoàn thành đề tài của mình.
“Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho tại công ty Cổ phần Viễn thông FPT”.
Quản lý kho tại công ty hiện nay đang đối mặt với yêu cầu lớn và nhiều khía cạnh phức tạp Công tác quản lý không ngừng thay đổi, với việc người dùng liên tục yêu cầu bổ sung các tính năng mới Tuy nhiên, do thời gian hạn chế và thiếu tài liệu cũng như kinh nghiệm, khóa luận tốt nghiệp của em không thể phân tích đầy đủ mọi nghiệp vụ phát sinh trong thực tế Do đó, bài khóa luận này không tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế nhất định.
Em sẽ tiếp tục cải thiện các chức năng của chương trình, đồng thời thiết kế và cài đặt nâng cấp để phù hợp và đáp ứng yêu cầu của bài toán thực tế.
Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo tại Trường Đại học Thương Mại, đặc biệt là thầy Th.s Bùi Quang Trường, vì đã tận tình hỗ trợ và tạo điều kiện cho em hoàn thành đề tài tốt nghiệp này.
[1] Nguyễn Văn Ba (2005), Phát triển hệ thống hướng đối tượng với UML 2.0 và
C++, Nhà xuất bản Đại học quốc gia, Hà Nội.
[2] Nguyễn Văn Ba (2010), Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, Nhà xuất bản đại học Quốc gia Hà Nội
[3] Đàm Gia Mạnh (2017), Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, Nhà xuất bản thống kê
[4] Trần Thị Song Minh, Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, Nhà xuất bản đại học kinh tế quốc dân.
[5] Luận văn Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin tích hợp quản lý doanh nghiệp, Trường Đại học Bách khoa Hà Nội
[6] John Wiley & Sons, System analysis and design, Prentice Hall International, UK
[7] David Olson (2014), Information Systems Project Management, Prentice Hall International, UK
[8] Brandon, Daniel M (2005), Management Information, Idea Group Inc (IGI)
[9] Website công ty: http://fpt.vn
