(Nguồn: Phiếu điều tra khảo sát hệ thống thông tin công ty FPT Telecom)
Với công nghệ phát triển hiện nay, có rất nhiều mơ hình để xây dựng và phát triển hệ thống thông tin. Kết quả khảo sát nhiên viên trong công ty cho thấy 6/10 nhân viên lựa chọn sử dụng mơ hình chữ V làm mơ hình xây dựng và phát triển HTTT quản lý kho cho công ty.
- Hệ thống thơng tin quản lý kho được phân tích thiết kế theo phương pháp nào? Hiện nay, đa số các dự án HTTT đều được phân tích và thiết kế theo hướng đối tượng. Kết quả khảo sát cho thấy 18/102phiếu chọn phân tích, thiết kế theo hướng đối tượng, 2/20 phiếu chọn phân tích thiết kế theo hướng chức năng. Qua đó, HTTT quản lý kho của cơng ty sẽ được phân tích, thiết kế theo hướng đối tượng. Phương pháp hướng đối tượng giúp chúng ta xử lý các vấn đề phức tạp trong phát triển HTTT và tạo ra các thế hệ HTTT có khả năng thích ứng và bền chắc.
- Lựa chọn phần mềm nào để vẽ biểu đồ UML của hệ thống thông tin quản lý kho?
Enterprise Architect visio Astah Rational Rose
0 2 4 6 8 10 12
Lựa chọn phần mềm nào để vẽ biểu đồ UML của hệ thống thông tin quản lý kho
Biểu đồ 2.4: Lựa chọn phần mềm để vẽ biểu đồ UML của hệ thống thông tin quản lý kho
Phần mềm được lựa chọn để vẽ các biểu đồ phân tích, thiết kế cho HTTT quản lý kho là Enterprise Architect (với 10/20 phiếu chọn). Với khả năng tích hợp quản lý các yêu cầu, Enterprise Architect giúp người dùng có thể truy vết ở mức độ cao những mơ hình đặc tả phân tích, thiết kế, thực thi, kiểm thử, bảo trì sử dụng UML và các mơ hình chuẩn khác. Enterprise architect là một cơng cụ thiết kế đồ họa đa người dùng hỗ trợ mạnh mẽ một nhóm phát triển và bảo trì hệ thống.
2.3. Đánh giá thực trạng của hệ thống thông tin quản lý kho của công ty Cổphần Viễn thông FPT phần Viễn thông FPT
Qua tình hình phân tích, đánh giá chung về thực trạng của HTTT quản lý kho của công ty hiện nay đang là vấn đề cấp thiết. Ban lãnh đạo công ty luôn quan tâm đến phát triển HTTT, mỗi năm đầu tư hàng tỉ đồng cho việc bảo trì và nâng cấp HTTT. Cơng ty cũng thường xun tổ chức những khóa học đào tạo cho các nhân viên nhằm liên tục nâng cao trình độ, kỹ năng của các nhân viên, tiếp cận sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin để phục vụ cho hoạt động của công ty.
2.3.1. Ưu điểm của hệ thống thông tin quản lý kho
Hiện nay, công ty đã mở rộng quy mô hơn, số lượng hàng hóa trong kho khá nhiều. Ban lãnh đạo của công ty chú trọng đầu tư trang thiết bị cũng như các công cụ hỗ trợ làm việc, cụ thể:
- Hạ tầng: Cơng ty đầu tư đầy đủ máy tính có kết nối với internet hoặc mạng LAN cho nhân viên, số lượng 1 chiếc/1 nhân viên. Cơ sở hạ tầng đầy đủ và hoạt động hiệu quả.
- Nhân lực: Công ty đã có bộ phận chuyên trách cho quản lý kho, các bộ phận kết hợp rất hài hòa giúp cho việc quản lý kho thuận tiện hơn. Nhân viên trong công ty chăm chỉ học hỏi công nghệ mới.
- Đầu tư cho hệ thống thông tin: Hàng năm, công ty chi hơn 3% doanh thu để đầu tư cho hệ thống thông tin. Ban lãnh đạo rất quan tâm đến phát triển hệ thống thông tin cho công ty. Cơng ty đã áp dụng quy trình quản lý kho khoa học, từ khâu nhập kho, xuất kho, tồn kho đến báo cáo các thông tin về hàng hóa đang có trong kho. Các quy trình này tạo nên một quá trình quản lý kho hợp lý, đảm bảo cho việc quản lý kho hiệu quả.
2.3.2. Nhược điểm hệ thống thông tin quản lý kho
Cơng ty ngày càng phát triển thì lượng hàng hóa cũng như quy mơ kho hàng của công ty ngày cảng tăng cao. Việc quản lý kho trở nên khó khăn hơn bao giờ hết, những nhược điểm về hệ thống thông tin quản lý kho như sau:
- Hệ thống thông tin quản lý kho chưa đáp ứng được nhu cầu về thông tin do việc quản lý thông tin chưa được cập nhật liên tục và kịp thời.
- Việc khai thác, sử dụng, tương tác giữa các bộ phận chưa được chặt chẽ. Những bộ phận trong công ty cần tập trung tương tác hơn nữa để kịp thời cập nhật
được thơng tin hàng hóa, phụ vụ cho q trình bán hàng của cơng ty. Các nhân viên trong công ty phải nắm bắt được thông tin, nhiệm vụ được giao.
- Hệ thống thông tin quản lý kho hiện tại cịn nhiều yếu điểm và thiếu sót, cụ thể:
+ Tính thời sự của thơng tin
+ Nhân sự khó nắm bắt được thơng tin + Chưa có sự liên kết giữa các cấp
+ Công tác quản lý kho chưa chặt chẽ, rõ ràng, minh bạch, hiệu quả
Qua đây, càng thấy rõ hơn vấn đề phân tích và thiết kế hệ thống quản lý kho cho công ty Cổ phần Viễn thông FPT là cần thiết. Hệ thống quản lý kho giúp cho cơng ty nói chung và người quản lý kho nói riêng dễ dàng làm việc và khai thác thông tin cần thiết, kịp thời, tạo tiền đề cho sự thành công của công ty.
2.3.3. Nguyên nhân
Công ty hiện nay đang trên đà phát triển mạnh với số lượng hàng hóa cũng như số lượng đối tác ngày càng cao, địi hỏi đội ngũ nhân viên có trình độ chun mơn giỏi và HTTT phải đáp ứng được yêu cầu đặt ra.
- Nhân lực về cơng nghệ thơng tin cịn yếu và thiếu
- Chiến lược và chính sách đầu tư cho HTTT, CNTT chưa thỏa đáng
HTTT hiện nay không đáp ứng được hết những yêu cầu đặt ra của người dùng khiến cho công việc trở nên khó khăn hơn. Qua đó, để giải quyết được vấn đề này cần xây dựng HTTT quản lý kho cho công ty. HTTT quản lý kho giúp cho quá trình tương tác giữa các bộ phận trong cơng ty dễ dàng hơn, hiệu quả hơn, có thể xem thơng tin về tình trạng của hàng hóa bất cứ lúc nào.
CHƯƠNG 3. ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP CHO CÔNG TY CÔNG TY VIỄN THÔNG FPT
3.1. Định hướng phát triển của công ty
FPT Telecom mong muốn trở thành một tổ chức kiểu mới, giàu mạnh, bằng nỗ lực, sáng tạo trong khoa học, kỹ thuật và công nghệ, làm khách hàng hài lịng, góp phần hưng thịnh quốc gia, đem lại cho mỗi thành viên của mình điều kiện phát triển đầy đủ về tài năng và vật chất, phong phú về tinh thần. Trong thời gian tới, công ty tập trung cho phát triển hệ thống thông tin trong công ty, bồi dưỡng nhân sự giỏi, mở lớp đào tạo cho nhân viên và tăng cường tuyển dụng nhân sự.
3.2. Đề xuất giải pháp phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lý kho tại công ty Viễn thông FPT
3.2.1. Bài tốn quản lý kho tại cơng ty Viễn thông FPT
3.2.1.1. Mô tả bài tốn
Hệ thống thơng tin quản lý kho cho cơng ty được phân tích và thiết kế dựa trên tình hình thực tế của công ty hiện nay, cụ thể như sau:
Khi có một hàng hóa trong kho cần nhập hàng. Giám đốc hoặc phòng thị trường sẽ xuất lệnh nhập kho gửi đến bộ phận xuất nhập kho. Khi có lệnh nhập kho bộ phận này sẽ tiến hành nhập sản phẩm theo yêu cầu, cập nhật đầy đủ số lượng nhập và phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được in thành 2 bản, bộ phận nhập kho và bộ phận kế toán mỗi bên giữ 1 liên, kết thúc nhập kho. Thơng tin hàng hóa gồm: Mã hàng hóa, tên hàng hóa, số lượng, tình trạng hàng. Phiếu nhập kho: số phiếu, ngày nhập, số lượng, mã hàng hóa. Thơng tin nhà chung cấp gồm: mã nhà chung cấp, tên nhà cung cấp, số đăng kí kinh doanh, số điện thoại, địa chỉ.
Khách hàng đặt mua hàng thành công, bộ phận xuất nhập nhận được lệnh xuất kho từ cơng ty hoặc phịng ban khác có liên quan, bộ phận xuất nhập kho kiểm tra lượng hàng trong kho có đủ để xuất theo như số lượng yêu cầu hay không. Nếu đủ, tiến hàng xuất kho và báo cáo số lượng, chủng loại xuất lên công ty và tiến hành in phiếu xuất kho cho bộ phận kế toán giữ một liên, bộ phận kho giữ một liên. Trường hợp lượng hàng không đủ sẽ báo cho bộ phận yêu cầu xuất về tình hình để đưa ra phương án nhập thêm hàng. Thông tin phiếu xuất kho gồm: Số phiếu, ngày xuất, số lượng, mã hàng hóa. Thơng tin khách hàng cần lưu trữ: mã khách hàng, tên khách hàng, số điện thoại, địa chỉ.
Hàng ngày, nhân viên kho cập nhật lượng hàng tồn trong kho thường xun, phân tích về tình hình thực trạng của hàng hóa và báo cáo lên ban quản lý để có
phương án nhập kho. Bộ phận nhập xuất kho đưa ra thơng tin các sản phẩm, hàng hóa tiềm năng sẽ giúp cho q trình bán hàng của cơng ty hiệu quả hơn. Thông tin nhân viên: mã nhân viên, ngày sinh, địa chỉ, số điện thoại, tên nhân viên.
Theo như yêu cầu của cấp lãnh đạo mà có thể có các báo cáo theo ngày, theo quý, theo tháng hoặc báo cáo đột xuất. Bộ phận xuất nhập kho tiếp nhận và làm báo cáo như yêu cầu. Báo cáo về số lượng hàng tồn, báo cáo thơng tin hàng hóa, báo cáo tổng hợp.
3.2.1.2. Đặc tả yêu cầu chức năng
Hệ thống thơng tin quản lý kho cần có các chức năng chính sau:
- Quản lý danh mục: Quản lý những thơng tin về khách hàng, nhân viên, tài khoản, hàng hóa, nhà cung cấp.
- Quản lý nhập kho : Quản lý phiếu nhập kho, quản lý lệnh nhập kho - Quản lý xuất kho : Quản lý phiếu xuất kho, quản lý lệnh xuất kho.
- Báo cáo thống kê: Bộ phận kho lập báo cáo, thống kê về hàng hóa, số lượng hàng, tình trạng hàng... theo tháng và theo yêu cầu cho ban giám đốc.
3.2.1.3. Đặc tả yêu cầu phi chức năng
a. Yêu cầu về hiệu năng của hệ thống
- Thực hiện hiệu quả các chức năng, đáp ứng yêu cầu của người dùng. Hỗ trợ các nghiệp vụ chính trong hoạt động quản lý kho của công ty.
- Hệ thống báo cáo đầy đủ, chính xác, có thể theo dõi tình hình hàng hóa trong kho tại bất kỳ thời điểm nào.
- Hệ thống có giao diện thân thiện với người dùng, thuận tiện, dễ sử dụng. a. Các yêu cầu khác
- Hệ thống thiết kế sao cho tất cả người sử dụng một cách nhanh chóng nhất và ít gặp phải sai sót nhất.
- Hệ thống cần đạt được tính bảo mật dữ liệu đồng thời lại hỗ trợ việc truy cập dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác.
3.2.2. Phân tích HTTT quản lý kho
3.2.2.1. Biểu đồ use case
a. Biểu đồ use case tổng quát
uc tongquat
giám đốc nhân viên phòng
thị trường Nhân viên kho
quản lý xuất kho
quản lý tồn kho quản lý nhập kho báo cáo thống kế đăng nhập đăng xuất quản lý danh mục «include» «include» «include» «include» «include» «include» «include» «include» «include» «include» «include» «include»