MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC LỰC LƯỢNG BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP
Các khái niệm có liên quan đến công tác tổ chức lực lượng bán hàng trong
Có nhiều cách hiểu khác nhau về khái niệm bán hàng, như:
Bán hàng là quá trình mà bên bán, có thể là cá nhân hoặc doanh nghiệp, tìm hiểu và thỏa mãn nhu cầu của bên mua Mục tiêu của quá trình này là đáp ứng quyền lợi lâu dài cho cả hai bên, thông qua việc gợi mở và khám phá những ước muốn của khách hàng.
Theo James M Comer (2002) định nghĩa rằng bán hàng là một hoạt động cá nhân, trong đó người bán không chỉ tìm hiểu và khám phá nhu cầu của người mua mà còn gợi tạo và đáp ứng những ước muốn đó Mục tiêu cuối cùng là đạt được lợi ích thỏa đáng và bền vững cho cả hai bên.
Khóa luận này nghiên cứu thực
1.1.2 Khái niệm quản trị bán hàng
Quản trị bán hàng là hoạt động quản lý của lực lượng bán hàng và những người hỗ trợ họ Tùy thuộc vào từng công ty, các chức vụ quản lý bán hàng có thể bao gồm quận, khu vực, giám sát viên hay giám sát bán hàng, với đặc điểm chung là giám sát trực tiếp đội ngũ đại diện bán hàng Những người quản lý này thường phải báo cáo cho các cấp quản lý cao hơn, có thể là từ quản lý địa phương đến phó giám đốc phụ trách bán hàng Mục tiêu chính của quản trị bán hàng là tối ưu hóa hiệu quả bán hàng và đạt được các chỉ tiêu kinh doanh.
Quản trị bán hàng trong doanh nghiệp thương mại là quá trình bao gồm việc lập kế hoạch, tổ chức thực hiện và kiểm soát các hoạt động bán hàng, với mục tiêu đạt được thành công cho doanh nghiệp.
1.1.3 Khái niệm lực lượng bán hàng
Lực lượng bán hàng là tập hợp các cá nhân và tổ chức trực tiếp tham gia vào quy trình bán hàng của doanh nghiệp, đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện kế hoạch và mục tiêu bán hàng Họ là cầu nối thiết yếu giữa doanh nghiệp và khách hàng Trong doanh nghiệp, lực lượng bán hàng được chia thành hai thành phần chính: lực lượng bán hàng thuộc biên chế và lực lượng bán hàng không thuộc biên chế.
Vai trò của lực lượng bán hàng: vai trò của người bán hàng là rất quan trọng.
Người bán hàng không chỉ đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra doanh thu mà còn là đại diện hình ảnh cho doanh nghiệp Mục tiêu chính của việc tổ chức lực lượng bán hàng là tập trung vào con người và tối ưu hóa lợi nhuận.
Lực lượng bán hàng trong doanh nghiệp thương mại là những cá nhân trực tiếp tham gia vào quá trình bán hàng Họ đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện các kế hoạch và mục tiêu bán hàng, đồng thời là cầu nối thiết yếu giữa doanh nghiệp và khách hàng.
1.1.4 Khái niệm tổ chức lực lượng bán hàng
Tổ chức lực lượng bán hàng là quá trình thiết lập bộ máy bán hàng cho doanh nghiệp thông qua việc sắp xếp vị trí và huấn luyện nhân viên Điều này bao gồm việc xác định các định mức cho hoạt động bán hàng và biện pháp tạo động lực cho đội ngũ Lực lượng bán hàng, bao gồm cá nhân và tổ chức tham gia trực tiếp vào quá trình bán, là yếu tố chủ chốt thực hiện kế hoạch và mục tiêu bán hàng, đồng thời đóng vai trò cầu nối giữa doanh nghiệp và khách hàng.
1.1.5 Khái niệm quy mô và định mức lực lượng bán hàng
Quy mô lực lượng bán hàng là số lượng nhân sự cần thiết để đáp ứng yêu cầu hoạt động của công ty hiện tại và tương lai, đảm bảo hiệu quả tối ưu Định mức hay hạn ngạch bán hàng là tiêu chuẩn doanh số hoặc kết quả bán hàng được thiết lập cho từng cá nhân hoặc đơn vị trong lực lượng bán hàng trong một khoảng thời gian nhất định.
Định mức hay hạn ngạch bán hàng là tỷ lệ hoặc phần của tổng doanh thu doanh nghiệp, yêu cầu cá nhân hoặc bộ phận thực hiện hoạt động bán hàng hoàn thành trong khoảng thời gian xác định.
Theo giáo trình quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại:
Quy mô lực lượng bán hàng đề cập đến nhu cầu về số lượng và chất lượng nhân sự cần thiết cho đội ngũ bán hàng trong các khoảng thời gian cụ thể, thường là theo chu kỳ kinh doanh hàng năm hoặc theo từng sự kiện, chương trình bán hàng.
Định mức hay hạn ngạch là tỷ lệ doanh thu mà doanh nghiệp yêu cầu từ cá nhân hoặc bộ phận bán hàng, cần hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định.
1.1.6 Khái niệm tuyển dụng lực lượng bán hàng
Theo giáo trình quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại, tuyển dụng lực lượng bán hàng là một chuỗi hoạt động nhằm lựa chọn và sắp xếp những ứng viên phù hợp với yêu cầu và mục tiêu bán hàng của doanh nghiệp.
1.1.7 Khái niệm huấn luyện và đào tạo lực lượng bán hàng
Huấn luyện và đào tạo lực lượng bán hàng là quá trình cung cấp kiến thức, kỹ năng và phẩm chất nghề nghiệp cần thiết cho nhân viên bán hàng Mục tiêu của quá trình này là giúp họ đáp ứng yêu cầu công việc hiện tại và tương lai trong doanh nghiệp thương mại.
1.1.8 Khái niệm tạo động lực cho lực lượng bán hàng
Các nội dung của công tác tổ chức lực lượng bán hàng trong doanh nghiệp
1.2.1 Phân loại lực lượng bán hàng trong doanh nghiệp
Lực lượng bán hàng là cầu nối cơ bản nhất giữa doanh nghiệp và khách hàng.
Lực lượng bán hàng của doanh nghiệp được phân thành hai loại chính: lực lượng bán hàng nội bộ và lực lượng bán hàng bên ngoài Nhiều doanh nghiệp hiện nay áp dụng mô hình lực lượng bán hàng hỗn hợp, kết hợp giữa nhân viên chính thức, đại lý, đại diện và cộng tác viên để tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh.
Lực lượng bán hàng thuộc biên chế bao gồm tất cả nhân viên của doanh nghiệp có trách nhiệm trực tiếp trong hoạt động bán hàng Những người này đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy doanh thu và phát triển mối quan hệ với khách hàng.
Lực lượng bán hàng tại doanh nghiệp thường làm việc tại văn phòng và liên hệ với khách hàng chủ yếu qua điện thoại, email và fax, với ít tiếp xúc trực tiếp Tùy thuộc vào cấu trúc tổ chức của từng doanh nghiệp, lực lượng này có thể đóng vai trò hỗ trợ hoặc là lực lượng chính trong mạng lưới bán hàng Những ưu điểm của lực lượng bán hàng nội bộ bao gồm việc hỗ trợ cho lực lượng tại địa bàn trong các hoạt động như xúc tiến bán, theo dõi đơn hàng và dự trữ, đồng thời cũng là lực lượng chủ yếu trong các lĩnh vực như thương mại điện tử, xuất nhập khẩu và bán hàng qua trung gian.
Nhược điểm của việc ít tiếp xúc với khách hàng là không hiểu rõ tâm lý và nhu cầu của họ, dẫn đến khó khăn trong việc nắm bắt thị hiếu Điều này cũng hạn chế khả năng mở rộng thị trường.
Lực lượng bán hàng tại địa bàn là những người tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, cung cấp dịch vụ qua các giao dịch trực tiếp Họ không làm việc tại văn phòng doanh nghiệp mà hoạt động trên các khu vực địa lý, nơi có đông đảo khách hàng Ưu điểm của lực lượng này là doanh nghiệp có thể tin tưởng vào khả năng giới thiệu và bán sản phẩm, bao gồm cả sản phẩm mới, theo đúng yêu cầu của công ty.
Công ty Họ được tiếp xúc trực tiếp với khách hàng nên họ hiểu rõ tâm lý khách hàng cần gì? Mua gì?
Nhược điểm của việc nuôi dưỡng lực lượng bán hàng bên ngoài là chi phí cao, ngay cả với quy mô nhỏ cũng cần một khoản định phí đáng kể Khi quy mô lực lượng bán hàng tăng lên, số lượng nhân viên quản lý và hỗ trợ cũng tăng theo, dẫn đến việc gia tăng định phí mà không trực tiếp đóng góp vào hoạt động bán hàng.
Lực lượng bán hàng không thuộc biên chế: Đại lý bán hàng: Đại lý bán hàng có những đặc điểm sau:
Hoa hồng, chi phí và doanh số có mối liên hệ chặt chẽ với nhau Do đó, các doanh nghiệp không đủ khả năng chi trả cho lực lượng bán hàng trực tiếp thường phải thuê đại lý để duy trì hoạt động kinh doanh.
Các đại lý này đảm bảo một lực lượng bán hàng ổn định và phân chia khu vực địa lý hợp lý, giúp phục vụ nhanh chóng cho khách hàng trong vùng Nếu doanh nghiệp tự mình thâm nhập vào những thị trường này, họ sẽ phải mất nhiều năm, đặc biệt là với các sản phẩm mới.
Doanh nghiệp thường cung cấp nhiều sản phẩm tương tự nhau nhưng không cạnh tranh lẫn nhau Điều này rất quan trọng khi công ty hoạt động trong một lĩnh vực hẹp và cố gắng thâm nhập vào thị trường có đông đảo khách hàng, mỗi khách hàng chỉ tiêu thụ một lượng sản phẩm nhỏ Vì vậy, doanh nghiệp không thể chi trả cho việc thuê một đội ngũ bán hàng lớn.
Đại lý bán hàng nhận thu nhập thông qua các hình thức như thù lao theo phần trăm doanh số (đại lý thụ ủy), hoa hồng bán hàng (đại lý hoa hồng) hoặc tiền chênh lệch từ hoạt động kinh doanh (đại lý kinh tiêu).
Cộng tác viên là những cá nhân có thỏa thuận với doanh nghiệp để tiếp thị và bán hàng trên thị trường Họ không nằm trong đội ngũ nhân viên chính thức của doanh nghiệp, mà nhận thu nhập từ hoa hồng hoặc chiết khấu dựa trên doanh số bán hàng.
Các đại lý bán hàng và cộng tác viên đóng vai trò quan trọng trong việc mở rộng thị trường cho doanh nghiệp Họ hoạt động như lực lượng bán hàng ngoài biên chế, giúp phục vụ khách hàng trong khu vực địa lý ổn định một cách nhanh chóng và hiệu quả Sự hiện diện của họ đặc biệt hữu ích trong việc giới thiệu sản phẩm mới, mang lại lợi thế cạnh tranh so với việc doanh nghiệp tự xâm nhập vào thị trường.
1.2.2 Xác định quy mô và định mức lực lượng bán hàng 1.2.2.1 Xác định quy mô lực lượng bán hàng Để xác định quy mô lực lượng bán hàng, doanh nghiệp cần dựa vào những căn cứ sau:
Mục tiêu doanh số bán hàng chỉ có thể đạt được khi doanh nghiệp đảm bảo đủ số lượng và chất lượng của đội ngũ nhân viên bán hàng Số lượng nhân viên bán hàng có mối quan hệ tỷ lệ thuận với doanh số, nghĩa là càng nhiều nhân viên bán hàng chất lượng, doanh số càng cao.
Doanh nghiệp đặt ra mục tiêu phát triển thị trường đồng nghĩa với việc cần tuyển dụng thêm nhân viên bán hàng Mức độ cao của mục tiêu phát triển thị trường yêu cầu doanh nghiệp phải gia tăng đội ngũ bán hàng để đáp ứng nhu cầu mở rộng.
Các nhân tố môi trường ảnh hưởng đến công tác tổ chức lực lượng bán hàng
1.3.1 Các nhân tố bên ngoài doanh nghiệp 1.3.1.1 Môi trường kinh tế
Môi trường kinh tế ảnh hưởng trực tiếp đến sức mua của khách hàng và hành vi tiêu dùng, bao gồm các yếu tố như tăng trưởng kinh tế, thay đổi trong cơ cấu sản xuất và phân phối, tiềm năng kinh tế, gia tăng đầu tư, lạm phát, thất nghiệp, cùng với chính sách tiền tệ và tín dụng Những yếu tố này đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng kế hoạch bán hàng hiệu quả.
Tình hình phát triển kinh tế trong nước ảnh hưởng trực tiếp đến việc tổ chức lực lượng bán hàng Các yếu tố như lạm phát, tốc độ tăng trưởng kinh tế nhanh và biến động kinh tế thế giới có thể làm tăng hoặc giảm mức tiêu thụ hàng hóa Vì vậy, doanh nghiệp cần theo dõi sự biến động này và nhận diện các nguy cơ từ những thay đổi Từ đó, nhà quản trị có thể tổ chức lực lượng bán hàng một cách phù hợp và hiệu quả nhất.
1.3.1.2 Môi trường văn hóa – xã hội
Dân số, xu hướng di chuyển, thu nhập và phân bố thu nhập của hộ gia đình, cùng với việc làm và phát triển việc làm, đều ảnh hưởng đến thói quen và khả năng tiêu dùng của khách hàng Trong một xã hội có văn hóa phức tạp, doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc dự báo và tổ chức lực lượng bán hàng Do đó, nhà quản trị cần chú trọng đến tâm lý, thói quen và nhận thức của khách hàng để tổ chức lực lượng bán hàng hiệu quả, nhằm đạt được mục tiêu kinh doanh cao nhất.
Khách hàng là yếu tố quyết định sự sống còn của doanh nghiệp, vì mọi hoạt động của công ty đều nhằm thỏa mãn nhu cầu của họ Sự tác động của khách hàng không chỉ ảnh hưởng đến quá trình dự báo mà còn đến các chương trình bán hàng Để thực hiện dự báo hiệu quả, nhà quản trị cần nắm rõ nhu cầu hiện tại và xu hướng tiêu dùng tương lai của khách hàng, từ đó xây dựng các phương án về nhân lực và vật lực, đồng thời lựa chọn các chương trình truyền thông sản phẩm một cách nhanh chóng và thuận tiện nhất.
1.3.1.4 Đối thủ cạnh tranh Đối thủ cạnh tranh là các tổ chức, doanh nghiệp có mặt hàng giống như của doanh nghiệp hoặc các mặt hàng có khả năng thay thế lẫn nhau Doanh nghiệp phân chia các đối thủ cạnh tranh thích hợp để có biện pháp đối phó thích hợp:
- Các doanh nghiệp khác đưa ra sản phẩm, dịch vụ cho cùng một khách hàng ở mức giá tương tự.
- Các doanh nghiệp khác cùng kinh doanh một hay một số loại sản phẩm.
- Các doanh nghiệp cùng cạnh tranh để kiếm lời của một nhóm khách hàng nhất định.
1.3.2 Các nhân tố bên trong doanh nghiệp 1.3.2.1 Chiến lược kinh doanh và mục tiêu bán hàng của doanh nghiệp
Chiến lược kinh doanh là yếu tố quyết định giúp công ty xác định rõ ràng hướng đi và mục tiêu tương lai Do đó, việc đánh giá chiến lược được thực hiện kỹ lưỡng qua các cuộc họp giữa các nhà quản trị Công ty thường xuyên tiến hành đánh giá chiến lược không chỉ vào cuối kỳ hạn mà còn trong suốt quá trình thực hiện, nhằm đảm bảo rằng chiến lược luôn phù hợp và khả thi với tình hình thực tế của công ty.
Mục tiêu bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc đạt được các mục tiêu tổng quát của công ty Các mục tiêu này không chỉ định hướng cho hoạt động bán hàng mà còn đảm bảo rằng lực lượng bán hàng hoạt động phù hợp với chiến lược chung của công ty Do đó, việc tổ chức lực lượng bán hàng cần phải tuân theo các mục tiêu toàn công ty để đạt hiệu quả cao nhất.
1.3.2.2 Khả năng tài chính Đây là yếu tố tổng hợp phản ánh sức mạnh của doanh nghiệp Căn cứ vào lượng ngân sách mà doanh nghiệp tổ chức lực lượng bán hàng phù hợp cùng với khả năng quản lý, phân phối có hiệu quả nguồn vốn để thực hiện công tác tổ chức lực lượng bán hàng khoa học, hiệu quả và tiết kiệm.
1.3.2.3 Trình độ của lực lượng bán hàng
Con người là chủ thể của mọi hoạt động chi phối hay tạo nên các hoạt động đó.
Trong tổ chức lực lượng bán hàng, nguồn nhân lực như các nhà quản trị, nhân viên marketing và nhân viên bán hàng đóng vai trò thiết yếu Dù sản phẩm có chất lượng tốt, doanh nghiệp cũng không thể chiếm lĩnh thị trường nếu thiếu những lãnh đạo tài năng và đội ngũ nhân viên năng động, sáng tạo Do đó, việc phát triển nhân sự, sử dụng hiệu quả nguồn lực và xây dựng môi trường văn hóa tổ chức là điều cần thiết cho sự thành công của doanh nghiệp.
1.3.2.4 Đặc điểm sản phẩm, dịch vụ
Sản phẩm là yếu tố quyết định khả năng đạt được mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp Để thu hút khách hàng, doanh nghiệp cần chú trọng đến chủng loại, chất lượng và giá cả của sản phẩm Hiện tại, công ty chỉ cung cấp hai sản phẩm chính là điều hòa và ti vi, điều này giúp công ty tập trung khai thác sâu các khía cạnh của sản phẩm và thị trường Tuy nhiên, công ty cũng cần đa dạng hóa sản phẩm và dịch vụ để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.
PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC LỰC LƯỢNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ ĐÀO TẠO THIÊN ƯNG
Khái quát về công ty TNHH dịch vụ đào tạo Thiên Ưng
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH dịch vụ đào tạo Thiên Ưng
2.1.1.1 Tên và địa chỉ doanh nghiệp
Tên công ty: Công ty TNHH dịch vụ đào tạo Thiên Ưng.
Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại Thiên Ứng, có trụ sở chính tại Phòng 207, tòa nhà A5, Khu đô thị Đại Kim, Định Công, Hoàng Mai, Hà Nội, cung cấp dịch vụ chất lượng cao Để biết thêm thông tin, quý khách có thể liên hệ qua số điện thoại 04.6 684 6132.
Số tài khoản: 10000029628 mở tại ngân hàng TMCP Sài Gòn Hà Nội.
Thời điểm thành lập và các mốc quan trọng trong quá trình phát triển Thời điểm thành lập :
Công ty TNHH dịch vụ đào tạo Thiên Ưng, được thành lập theo Đăng ký kinh doanh số 0106208569, do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp vào ngày 19/06/2011.
Các mốc thời gian quan trọng của công ty :
+ Năm 2013: công ty nhận được danh hiệu “ Sản phẩm – dịch vụ uy tín chất lượng” do người tiêu dùng bình chọn.
+ Năm 2014 : công ty nhận được danh hiệu “ Top 10 thương hiệu thủ đô tin dùng năm 2014”.
+ Năm 2015: công ty vinh dự nhận giải:” Thương hiệu Việt Nam uy tín chất lượng năm 2015:”
BỘ PHẬN KẾ TOÁN-KHO BỘ PHẬN KINH DOANH BỘ PHẬN BÁN HÀNG
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty TNHH dịch vụ đào tạo Thiên Ưng Chức năng chính của công ty là: Tổ chức sản xuất kinh doanh và cung ứng các sản phẩm, ngành nghề theo đăng ký kinh doanh, cũng như mục đích khi thành lập công ty.
Công ty chúng tôi chuyên cung cấp hàng hóa điện tử, tập trung vào điều hòa và ti vi, nhằm đáp ứng tối ưu nhu cầu khách hàng Bên cạnh đó, chúng tôi luôn chú trọng cải thiện đời sống vật chất và tinh thần của nhân viên, đồng thời bồi dưỡng và nâng cao trình độ văn hóa cũng như chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ.
Công ty kinh doanh với mục tiêu: Không ngừng phát triển các hoạt động sản xuất
Kinh doanh hiệu quả nhằm tối đa hóa lợi nhuận, tạo ra việc làm ổn định và cải thiện điều kiện làm việc cho người lao động Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần nâng cao thu nhập và đời sống của nhân viên, đảm bảo quyền lợi cho các cổ đông và thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước theo quy định pháp luật Việc tuân thủ các chủ trương phát triển kinh tế đa thành phần của Đảng, Nhà nước và địa phương là rất quan trọng, góp phần tạo ra sản phẩm cho xã hội và thực hiện các mục tiêu kinh tế - xã hội khác.
2.1.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty TNHH dịch vụ đào tạo Thiên Ưng 2.1.3.1 Sơ đồ phân cấp quản lý của doanh nghiệp
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ phân cấp quản lý của công ty TNHH dịch vụ đào tạo Thiên Ưng
(Nguồn: Bộ phận Kế toán – kho)
2.1.3.2 Chức năng của các bộ phận Ban giám đốc :
Giám đốc công ty đóng vai trò là đại diện pháp nhân, có trách nhiệm quản lý và điều hành toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh Người này phải báo cáo trước ban giám đốc, đồng thời chịu trách nhiệm trước nhà nước và pháp luật về các quyết định và hoạt động của công ty.
Phó giám đốc là người hỗ trợ Giám đốc trong việc quản lý và điều hành các bộ phận của công ty theo sự phân công và ủy quyền Người giữ chức vụ này có trách nhiệm báo cáo trực tiếp với Giám đốc và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về các nhiệm vụ được giao.
Bộ phận Kế toán - Kho:
Có 4 người gồm: 1 kế toán trưởng,1 nhân viên kế toán tổng hợp,1 thủ quỹ, 1 thủ kho Bộ phận kế toán có chức năng giúp Giám đốc quản lý, chỉ đạo và tổ chức thực hiện công tác kế toán, thống kê và tài chính của công ty Kế toán trưởng điều hành và chịu trách nhiệm về hoạt động của phòng Kế toán Lập và ghi chép sổ kế toán, hoá đơn, chứng từ và lập báo cáo tài chính trung thực, chính xác; Thực hiện chế độ kế toán, kiểm toán và chế độ quản lý tài chính khác theo quy định của Nhà nước, tính lương hàng tháng cho cán bộ, công nhân viên cũng như các khoản tiền thưởng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế Đăng ký thuế, kê khai thuế, nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài chính theo quy định của pháp luật.
Khi hàng hóa được chuyển đến kho, thủ kho sẽ kiểm tra và nhận hàng dựa trên số lượng ghi trong phiếu nhập kho, sau đó sắp xếp hàng hóa vào đúng vị trí quy định cho từng loại sản phẩm Sau khi hoàn tất việc nhập kho, thủ kho ghi chép vào thẻ kho để theo dõi Khi có yêu cầu xuất bán, thủ kho sẽ xuất hàng theo đúng số lượng và loại sản phẩm được ghi trên phiếu xuất kho.
Sau đó, tiến hành ghi vào thẻ kho để theo dõi và đối chiếu số liệu với phòng kế toán.
Có 3 người: 1 Trưởng phòng và 2 nhân viên
Có chức năng giúp Giám đốc về mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty:
Xây dựng mô hình tổ chức và xác định chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong công ty là rất quan trọng Cần thiết lập các nội quy, quy chế để đảm bảo hoạt động hiệu quả Lập kế hoạch tuyển dụng và đào tạo nguồn nhân lực giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc Hỗ trợ giám đốc trong việc xây dựng và triển khai kế hoạch kinh doanh, phát triển qua các giai đoạn khác nhau Đồng thời, xác định nhu cầu thị trường và lập kế hoạch thị trường là yếu tố then chốt cho sự phát triển bền vững.
Tham mưu cho Ban giám đốc và hỗ trợ Giám đốc cùng các Phó giám đốc trong việc quản lý, điều hành và thực hiện tất cả các hoạt động kinh doanh của Công ty.
Có 3 người: 1 trưởng phòng, 2 nhân viên.
Bộ phận bán hàng đảm nhiệm toàn bộ các công việc liên quan đến đóng gói, bảo quản thành phẩm Như:
Lập và thực hiện các kế hoạch giao hàng (khách hàng trong và ngoài nước).
Kiểm tra, làm chứng từ hàng xuất phù hợp với quy định Kiểm soát và theo dõi số lượng hàng nhập xuất
Tiến hành và giải quyết khiếu nại của khách hàng.
Cung cấp thông tin và các chứng từ cần thiết với các bộ phận có liên quan và khách hàng.
2.1.4 Lĩnh vực hoạt động kinh doanh của công ty TNHH dịch vụ đào tạo Thiên Ưng
2.1.4.1 Các lĩnh vực kinh doanh ( ngành nghề kinh doanh trên giấy phép đăng ký doanh nghiệp)
Công ty không chỉ chuyên buôn bán thiết bị điện tử gia dụng như tivi và điều hòa, mà còn có nhiều ngành nghề khác được đăng ký trong giấy phép kinh doanh.
Bao gồm các kĩnh vực được thể hiện trong bảng sau:
Bảng 2.1: Ngành nghề kinh doanh của công ty TNHH dịch vụ đào tạo Thiên Ưng theo giấy phép đăng ký kinh doanh
STT Tên ngành Mã ngành
1 Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình
Bán buôn vani, cặp, túi, hàng da và hàng giả da khác.
Bán buôn nước hoa, hàng mỹ phẩm và chế phẩm vệ sinh Bán buôn đồ điện gia dụng, đèn và bộ đèn điện
Bán buôn giường tủ, bàn ghế và đồ dùng nội thất.
3 Bán buôn máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm 4651
4 Bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông 4652
5 Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác 4659
6 Bán lẻ máy vi tính, thiết bị ngoại vi, phần mềm và thiết bị viễn thông trong các cửa hàng chuyên kinh doanh
7 Bán lẻ thiết bị nghe nhìn trong các cửa hàng chuyên kinh doanh
Bán lẻ đồ điện gia dụng, nội thất như giường, tủ, bàn, ghế và đèn, cùng các bộ đồ đèn điện là lĩnh vực kinh doanh chuyên biệt Ngoài ra, còn cung cấp các sản phẩm gia đình khác chưa được phân phối trong các cửa hàng chuyên doanh.
9 Bán lẻ sách, báo, tạp chí VPP trong các cửa hàng chuyên doanh
( loại trừ nhà nước cấm)
10 Dịch vụ lưu trú ngắn ngày 5510
11 Nhà hàng và các dịch vụ ăn uống phục vụ lưu động 5610
12 Dịch vụ ăn uống khác 5629
13 Dịch vụ phục vụ đồ uống 5630
14 Tư vấn máy vi tính và quản trị hệ thống máy vi tính 6202
15 Hoạt động tư vấn quản lý 7020
16 Nghiên cứu thị trường và thăm dò dư luận 7320
18 Hoạt động chuyên môn, khoa học và công nghệ khác chưa được phân vào đâu Hoạt động phiên dịch,tư vấn về môi trường
Tư vấn đầu tư ( Không bao gồm tư vấn tài chính và pháp luật).
19 Vệ sinh nhà cửa và các công trình khác 8129 hoạt động báo chí
21 Dịch vụ hỗ trợ giáo dục 8560
22 Lắp đặt hệ thống điện 4321
23 Lắp đặt hệ thống cấp, thoát nước, lò sưởi và điều hòa không khí
24 Lắp đặt hệ thống xây dựng khác 4329
25 Sửa chữa máy vi tính và thiết bị ngoại vi 9511
26 Sửa chữa thiết bị liên lạc 9512
27 Sửa chữa đồ dùng cá nhân gia đình 9520
28 Hoạt động liên quan đến kế toán kiểm toán và tư vấn thuế 6920
( Nguồn: Bộ phận kế toán - kho) 2.1.4.2 Hàng hóa, dịch vụ chủ yếu mà doanh nghiệp kinh doanh
Bảng 2.2: Hàng hóa, dịch vụ đang kinh doanh của công ty TNHH dịch vụ đào tạo
STT MÃ HÀNG TÊN HÀNG ĐVT TK KHO
1 DH LG13E Máy Điều hoà LG13E Bộ 156
2 DH LG18D Máy Điều hoà LG18D Bộ 156
Tivi LED 32inch Sam sung
Tivi Plasma 50inch Sam sung
6 DH PN22P Máy điều hòa Panasonic 22P Bộ 156
7 DH PN20P Máy điều hòa Panasonic 20P Bộ 156
8 TL TSBW21 Tủ lạnh Toshiba W21VUB Chiếc 156
9 TV TSB40P TiviLED 40Toshiba 40PX200V Chiếc 156
10 TV TSB46P TiviLED 46Toshiba 46PX200V Chiếc 156
( Nguồn: Bộ phận kế toán - kho)
2.1.5 Môi trường hoạt động kinh doanh của công ty
2.1.5.1 Môi trường bên ngoài doanh nghiệp Văn hóa – xã hội: nền văn hóa truyền thống của dân tộc luôn có ảnh hưởng rất lớn đến văn hóa doanh nghiệp của công ty.Văn hóa kinh doanh của công ty mang đậm phong cách, văn hóa của giám đốc công ty Công ty luôn kinh doanh với mục tiêu vì khách hàng và luôn mang tới cho khách hàng những sản phẩm hàng hóa tốt nhất Giám đốc công ty luôn là người dìu dắt và nâng bước phát triển cho công ty bằng tài năng, sự nhiệt tình, và hơn hết là ông đã khơi tạo được nguồn cảm hứng cho các nhân viên của mình trong công việc để công việc của công ty đạt hiệu quả cao hơn Biến công ty như là gia đình thứ hai với các nhân viên khi tạo cho họ một môi trường làm việc thân thiện, thoải mái, nhưng cũng đầy chuyên nghiệp.
Trong những năm gần đây, nền kinh tế thế giới và Việt Nam đang dần hồi phục, góp phần nâng cao chất lượng cuộc sống của người dân Sự gia tăng nhu cầu sử dụng thiết bị giải trí và hưởng thụ tạo ra cơ hội phát triển cho các công ty trong lĩnh vực này.
Phân tích và đánh giá thực trạng công tác tổ chức lực lượng bán hàng của công ty TNHH dịch vụ đào tạo Thiên Ưng
2.2.1 Các loại lực lượng bán hàng hiện nay của công ty TNHH dịch vụ đào tạo Thiên Ưng
Hiện nay, lực lượng bán hàng của công ty bao gồm cả nhân viên chính thức và cộng tác viên Mặc dù đội ngũ cộng tác viên đóng vai trò quan trọng, nhưng lực lượng bán hàng chủ chốt vẫn là đội ngũ nhân viên tại công ty.
Theo biểu đồ, lực lượng cộng tác viên của công ty chiếm 70% tổng số lực lượng bán hàng, trong khi lực lượng bán hàng chính thức chỉ chiếm 30% Sự đông đảo của cộng tác viên, phân bố rộng rãi, giúp công ty tiếp cận nhiều phân đoạn thị trường khác nhau, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc mở rộng mạng lưới kinh doanh.
Lực lượng bán hàng thuộc biên chế công ty TNHH dịch vụ đào tạo Thiên Ưng.
Lực lượng bán hàng tại công ty hoạt động chủ yếu trong văn phòng bộ phận kinh doanh, liên hệ với khách hàng qua điện thoại và internet, hiếm khi gặp gỡ trực tiếp Ưu điểm của mô hình này là hỗ trợ hiệu quả trong việc tìm kiếm khách hàng và nghiên cứu thị trường, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho lực lượng bán hàng thực hiện tốt nhiệm vụ của mình.
Nhược điểm của việc ít tiếp xúc trực tiếp với khách hàng là khó nắm bắt tâm lý và nhu cầu của họ, dẫn đến việc không cập nhật được những thị hiếu mới nhất.
Lực lượng bán hàng tại địa bàn là bộ phận chủ chốt trong công ty, trực tiếp tiếp xúc với khách hàng để giới thiệu và tư vấn sản phẩm Họ sử dụng kỹ năng đàm phán và thuyết phục để thu hút khách hàng mới và chăm sóc khách hàng cũ Với ưu điểm tiếp xúc trực tiếp, lực lượng này có khả năng nắm bắt tâm lý và thị hiếu của khách hàng, từ đó giúp công ty định hướng bán hàng hiệu quả hơn.
Nhược điểm của việc nuôi dưỡng mô hình bán hàng ngoài công ty là chi phí có thể tăng cao, đặc biệt là các định phí liên quan đến việc đầu tư xây dựng địa điểm và thuê nhân viên quản lý.
Cộng tác viên là những cá nhân hợp tác với công ty để thực hiện hoạt động bán hàng trên thị trường Lực lượng này có ưu điểm nổi bật là yêu thích kinh doanh, năng động và phân bố rộng rãi, giúp công ty tiếp cận nhiều phân khúc thị trường khác nhau Bên cạnh đó, chi phí chi trả cho cộng tác viên cũng rất hợp lý, tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển của doanh nghiệp.
Nhược điểm: lực lượng này không có nhiều kỹ năng, không gắn bó lâu dài với công ty, công ty mất thêm chi phí tuyển dụng
2.2.2 Thực trạng công tác xác định quy mô và định mức lực lượng bán hàng tại công ty TNHH dịch vụ đào tạo Thiên Ưng
2.2.2.1 Thực trạng công tác xác định quy mô của lực lượng bán hàng tại công ty TNHH dịch vụ đào tạo Thiên Ưng
Việc xác định quy mô lực lượng bán hàng là rất quan trọng trong tổ chức lực lượng bán hàng của công ty Quy mô lực lượng bán hàng cần được xác định một cách cẩn trọng vì nó ảnh hưởng đến các khâu khác như định mức bán hàng, tuyển dụng, huấn luyện, đào tạo và đãi ngộ nhân viên bán hàng.
Công ty TNHH dịch vụ đào tạo Thiên Ưng nhận thức rõ tầm quan trọng của việc xác định quy mô lực lượng bán hàng, vì vậy đã thực hiện các tính toán kỹ lưỡng cho công tác này Quy mô lực lượng bán hàng tại công ty phù hợp với kích thước doanh nghiệp, bao gồm cả lực lượng bán hàng chính thức và một đội ngũ cộng tác viên đông đảo Điều này giúp công ty duy trì quy mô lực lượng bán hàng hợp lý, phù hợp với các chính sách kinh doanh, từ đó đạt hiệu quả cao trong hoạt động kinh doanh.
Bảng 2.4: Quy mô lực lượng bán hàng hiện nay của công ty TNHH dịch vụ đào tạo
Số thứ tự Chức vụ Số lượng
1 Trưởng phòng kinh doanh 1 Đại học
2 Nhân viên kinh doanh 2 Đại học
3 Trưởng phòng bán hàng 1 Đại học
4 Nhân viên bán hàng 2 Đại học
5 Cộng tác viên 14 Cao đẳng trở lên
( Nguồn: bộ phận kế toán – kho) Ngoài ra, tùy từng thời điểm và chính sách khác nhau mà công ty có thêm số lượng cộng tác viên khác nhau.
2.2.2.2 Công tác xác định định mức lực lượng bán hàng tại công ty TNHH dịch vụ đào tạo Thiên Ưng
Tất cả nhân viên bộ phận bán hàng của công ty TNHH dịch vụ đào tạo Thiên Ưng phải đối mặt với áp lực doanh số và mục tiêu phát triển khách hàng Nhân viên chính thức cần đạt doanh thu tối thiểu 30 triệu đồng mỗi tháng, trong khi cộng tác viên không bị áp mức doanh số Hiện tại, chỉ khoảng 55% nhân viên đạt chỉ tiêu này, điều này cho thấy nhà quản trị cần xem xét lại định mức doanh số so với năng lực của nhân viên Đồng thời, nhà quản trị cần hỗ trợ và giải quyết các vấn đề trong quá trình bán hàng để nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên.
Định mức bán hàng hàng tháng cho nhân viên giúp họ hiểu rõ mục tiêu cần đạt và vượt qua, từ đó thúc đẩy nỗ lực tự hoàn thiện để hoàn thành tốt công việc Bên cạnh đó, việc này cũng mang lại tính linh hoạt, cho phép công ty điều chỉnh định mức sao cho phù hợp với từng giai đoạn kinh doanh và mùa vụ trong năm.
2.2.3 Thực trạng công tác tuyển dụng lực lượng bán hàng tại công ty TNHH dịch vụ đào tạo Thiên Ưng
Công ty cam kết chính sách đãi ngộ hợp lý để giữ chân nhân tài và tìm kiếm nhân viên bán hàng gắn bó lâu dài, nhằm giảm thiểu sự biến động trong nguồn nhân lực và tiết kiệm chi phí tuyển dụng Tuy nhiên, công ty vẫn thường xuyên tuyển dụng nhân viên bán hàng mới để đáp ứng nhu cầu phát triển, mở rộng và thay thế cho những vị trí nhân viên cũ nghỉ việc.
Bản tiêu chuẩn tuyển dụng lực lượng bán hàng của công ty.
- Đối với trưởng phòng bán hàng và trưởng phòng kinh doanh:
Trình độ học vấn: Đại học.
Để thành công trong lĩnh vực bán hàng, người lao động cần có trình độ chuyên môn vững vàng và các kỹ năng thiết yếu Kỹ năng giao tiếp tốt giúp họ tương tác hiệu quả với khách hàng, trong khi khả năng phân tích vấn đề cho phép họ đưa ra giải pháp tối ưu, đáp ứng nhu cầu của thị trường.
Kinh nghiệm: có 2 năm kinh nghiệm ở vị trí quản lý hoặc tương đương Trình độ ngoại ngữ: đọc hiểu thành thạo tiếng anh
Những phẩm chất cá nhân quan trọng bao gồm độ tuổi từ 27 đến 35, sức khỏe tốt, ngoại hình ưa nhìn, tham vọng phát triển bản thân, nghị lực kiên cường, khả năng thích nghi với hoàn cảnh, làm việc độc lập và chịu đựng áp lực công việc hiệu quả.
- Đối với nhân viên bán hàng và nhân viên kinh doanh:
Trình độ học vấn: Cao đẳng trở lên Các kỹ năng cần thiết cho công việc: Có khả năng giao tiếp tốt, khả năng thuyết phục khách hàng.
Kinh nghiệm cần có để thực hiện công việc: có ít nhất 6 tháng ở vị trí tương
Để trở thành ứng viên lý tưởng, cá nhân cần đáp ứng một số phẩm chất quan trọng: độ tuổi từ 20 trở lên, sức khỏe tốt và ngoại hình ưa nhìn Ngoài ra, sự tham vọng cầu tiến, khả năng thích nghi với hoàn cảnh và làm việc độc lập cũng rất cần thiết Bên cạnh đó, khả năng làm việc nhóm hiệu quả và chịu đựng áp lực công việc cũng là những yếu tố không thể thiếu.
Các kết luận về thực trạng công tác tổ chức lực lượng bán hàng tại công ty TNHH dịch vụ đào tạo Thiên Ưng
2.3.1 Thành công và nguyên nhân trong công tác tổ chức lực lượng bán hàng của công ty TNHH dịch vụ đào tạo Thiên Ưng
Nhờ vào nỗ lực không ngừng của ban lãnh đạo và toàn thể nhân viên, công ty TNHH dịch vụ đào tạo Thiên Ưng đã gặt hái nhiều thành công Sự cống hiến sức trẻ, khả năng và đam mê của nhân viên, kết hợp với phong cách lãnh đạo khoa học, đã giúp công ty đạt được những thành tựu đáng kể.
Trong ba năm qua, công ty đã thiết lập một bộ phận bán hàng với quy mô phù hợp với yêu cầu đề ra Quy mô này được xác định dựa trên mục tiêu phát triển thị trường và mong muốn đạt doanh số cao.
Với quy mô này công ty phải tiếp tục hoàn thiện để vươn ra thị trường các khu vực khác trong nước.
Lực lượng bán hàng của công ty có trình độ chuyên môn cao, với 100% nhân viên sở hữu bằng đại học trở lên Nhờ vào ý thức tự học hỏi và tìm hiểu, cùng với nền tảng từ các buổi đào tạo của công ty, đội ngũ này không chỉ hoàn thành công việc một cách xuất sắc mà còn liên tục nâng cao kỹ năng và kiến thức.
Mặc dù số lượng nhân viên bán hàng được tuyển dụng hàng năm không nhiều, nhưng quy trình tuyển chọn của công ty rất nghiêm ngặt và cẩn thận Điều này giúp công ty thu hút những nhân viên xuất sắc, đáp ứng tốt yêu cầu công việc và góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Chính sách đãi ngộ và cơ hội thăng tiến hợp lý của công ty giúp nhân viên cảm thấy thoải mái và gắn bó lâu dài Công tác đãi ngộ hiệu quả không chỉ giữ chân nhân viên mà còn mang lại sự thoải mái về vật chất và tinh thần Điều này không chỉ tiết kiệm chi phí cho công ty mà còn tăng cường sự đoàn kết giữa các nhân viên, đặc biệt là trong đội ngũ bán hàng.
2.3.2 Những hạn chế và nguyên nhân trong công tác tổ chức lực lượng bán hàng tại công ty TNHH dịch vụ đào tạo Thiên Ưng
Trong ba năm qua, quy mô lực lượng bán hàng của công ty đã khá phù hợp, nhưng hiện nay chưa đáp ứng được mục tiêu phát triển Để mở rộng hoạt động kinh doanh, công ty cần tăng số lượng nhân viên bán hàng nhằm đáp ứng nhu cầu công việc Hơn nữa, việc xác định quy mô lực lượng bán hàng còn hạn chế do thiếu kế hoạch và quy trình khoa học, đồng thời công ty cũng chưa đưa ra được chi phí liên quan đến quy mô này, dẫn đến tình trạng bị động trong quản lý.
Việc xác định định mức bán hàng cho lực lượng bán hàng có thể mang lại nhiều lợi ích như kích thích tinh thần làm việc và tạo sự trách nhiệm cho nhân viên Tuy nhiên, nếu mức định mức quá cao so với khả năng của nhân viên, nó có thể trở thành gánh nặng và áp lực Hơn nữa, một mức định mức không hợp lý có thể dẫn đến cạnh tranh không lành mạnh giữa các nhân viên, gây ra sự xáo trộn trong nội bộ công ty và làm giảm sự đoàn kết Do đó, công ty cần xem xét kỹ lưỡng để đưa ra mức định mức hợp lý nhất cho đội ngũ bán hàng.
Công ty áp dụng một hệ thống tiêu chuẩn và quy trình tuyển dụng bài bản cho lực lượng bán hàng, giúp tìm kiếm những nhân viên phù hợp nhất Tuy nhiên, quy trình này có thể tốn thời gian và chi phí Đặc thù kinh doanh yêu cầu nhân viên bán hàng phải hiểu biết sâu về sản phẩm, do đó, việc tìm kiếm lực lượng bán hàng đáp ứng yêu cầu cao của công ty là một thách thức cần được giải quyết.
Đào tạo và huấn luyện lực lượng bán hàng là một thách thức lớn, nhằm giúp nhân viên phản ứng nhanh và xử lý các tình huống bất ngờ Mặc dù nhân viên mới được công ty đào tạo và kèm cặp trực tiếp, nhưng để đạt hiệu quả cao, họ cần nỗ lực cá nhân Công ty cũng cần tạo ra nhiều cơ hội và hình thức học tập thực tế để nhân viên có thể rèn luyện và nâng cao kỹ năng bán hàng của mình.
Công ty đã xây dựng chính sách tạo động lực cho lực lượng bán hàng, nhưng vẫn chưa phát huy hết hiệu quả Các hoạt động tập thể thường không thu hút được sự tham gia đầy đủ của nhân viên, và sự chỉ đạo từ giám đốc chưa thực sự rõ ràng Để cải thiện tình hình, lãnh đạo cần lắng nghe ý kiến của nhân viên, từ đó tạo ra sự thống nhất trong toàn công ty, giúp mọi người cùng nhau nỗ lực và thúc đẩy sự phát triển trong kinh doanh.
ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC LỰC LƯỢNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ ĐÀO TẠO THIÊN ƯNG
Phương hướng hoạt động của công ty TNHH dịch vụ đào tạo Thiên Ưng
Công ty TNHH dịch vụ đào tạo Thiên Ưng luôn hướng tới những mục tiêu kinh doanh phức tạp như tối đa hóa lợi nhuận, mở rộng thị trường và nâng cao khả năng cạnh tranh Để đạt được những mục tiêu này, công ty đã không ngừng nỗ lực và phát huy sức mạnh của tất cả các thành viên, với sự trẻ trung, năng động và nhiệt tình Để phát triển bền vững và giữ vững lòng tin của khách hàng, công ty đã xây dựng các phương hướng phát triển rõ ràng cho giai đoạn 2016 - 2020.
Chúng tôi cam kết không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm và cải tiến mẫu mã để đạt tiêu chuẩn quốc tế Đồng thời, công ty đang đa dạng hóa danh mục sản phẩm, nghiên cứu mở rộng kinh doanh với các sản phẩm mới như máy giặt và bình nóng lạnh, nhằm đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.
Công ty cam kết duy trì và mở rộng danh mục sản phẩm hiện có trên thị trường, đồng thời không ngừng phát triển ra các thị trường mới tại miền Trung và miền Nam Chúng tôi cũng sẽ mở rộng mạng lưới phân phối để đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng trong thời gian tới.
Chúng tôi đang đầu tư và phát triển các sản phẩm điện tử điện lạnh để chiếm lĩnh thị trường nội địa, đồng thời củng cố vị thế hiện tại của công ty Mục tiêu của chúng tôi là trở thành nhà phân phối lớn mạnh với tiềm lực vững chắc.
Xây dựng hệ thống bán lẻ cho các sản phẩm của công ty nhằm phân phối trực tiếp đến tay khách hàng, Thiên Ưng mong muốn mang đến cho khách hàng sự lựa chọn hoàn hảo và giải pháp tối ưu.
Công ty sẽ tiếp tục cải thiện cơ cấu tổ chức nhân sự nhằm nâng cao hiệu quả làm việc và tăng cường sức mạnh cạnh tranh trên thị trường nội địa cũng như khu vực.
Thiên Ưng đang hướng tới việc phát triển mạnh mẽ trong ngành điện lạnh, đồng thời giữ vững vị trí hiện tại trong lĩnh vực kinh doanh tivi, điều hòa và tủ lạnh Công ty dự kiến mở rộng sản phẩm sang máy giặt và bình nóng lạnh, với mục tiêu trở thành người dẫn đầu trên thị trường điện lạnh Định hướng của Thiên Ưng là mở rộng quy mô và thị trường ngách, cung cấp đa dạng sản phẩm và dịch vụ cho khách hàng, nhằm tăng trưởng thị phần và lợi nhuận hàng năm.
Quan điểm giải quyết công tác tổ chức lực lượng bán hàng tại công ty TNHH dịch vụ đào tạo Thiên Ưng
Tổ chức lực lượng bán hàng là một phương pháp hiệu quả để mở rộng thị trường và nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng Việc tổ chức cần phải phù hợp với quy mô và năng lực hiện tại của công ty.
Thiên Ưng tin rằng đội ngũ bán hàng đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của công ty TNHH dịch vụ đào tạo Thiên Ưng.
Sự thành công của Thiên Ưng hiện nay một phần lớn nhờ vào đội ngũ bán hàng trẻ trung, năng động và nhiệt tình, điều này là niềm tự hào cần được duy trì Để phát huy tiềm năng này, công ty cần hoàn thiện công tác đào tạo đội ngũ bán hàng nhằm xây dựng một lực lượng mạnh mẽ, có khả năng chiếm lĩnh thị trường và ngăn chặn đối thủ cạnh tranh lấy mất thị phần, đồng thời mở rộng thị trường cho công ty.
Công ty cần xây dựng một chế độ đãi ngộ hợp lý và hoàn thiện để giữ chân nhân tài và khuyến khích nhân viên làm việc hiệu quả hơn Đối với đội ngũ bán hàng trẻ, năng động hiện nay, tình trạng nhảy việc là khó tránh khỏi, gây thiệt hại lớn cho công ty không chỉ vì mất đi nhân tài mà còn vì những khó khăn trong việc tìm kiếm nhân viên mới và chi phí tuyển dụng tăng cao.
Các đề xuất, kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức lực lượng bán hàng của công ty TNHH dịch vụ đào tạo Thiên Ưng
3.3.1 Tiếp tục điều chỉnh quy mô lực lượng bán hàng cho hợp lý hơn
Công ty TNHH dịch vụ đào tạo Thiên Ưng hiện đang hoạt động với quy mô vừa và nhỏ, với mục tiêu mở rộng quy mô và thị trường trong tương lai Để đạt được điều này, việc điều chỉnh quy mô lực lượng bán hàng là rất cần thiết, nhằm đảm bảo sự cân đối giữa khối lượng công việc và nguồn nhân lực Công ty cần xây dựng chính sách phù hợp để lực lượng bán hàng không quá lớn cũng như không quá nhỏ, tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển bền vững.
Công ty cần xác định số lượng lực lượng bán hàng cần thiết cho từng thời gian và chu kỳ kinh doanh cụ thể Việc này bao gồm việc xác định các vị trí cần tuyển dụng, từ đó có cơ sở để tính toán số lượng nhân sự bán hàng phù hợp cho giai đoạn đó.
Để xác định quy mô lực lượng bán hàng, công ty cần căn cứ vào nhiều yếu tố Thay vì chỉ dựa vào mục tiêu doanh số, năng suất lao động và chu kỳ kinh doanh, công ty cũng có thể áp dụng phương pháp khối lượng công việc Phương pháp này giúp phân công công việc phù hợp với khả năng của từng nhân viên, đảm bảo không ai bị quá áp lực hay dư thừa thời gian rảnh rỗi.
Bảng 3.1: Quy mô lực lượng bán hàng đề xuất cho công ty TNHH dich vụ đào tạo
Số thứ tự Chức vụ Số lượng
1 Trưởng phòng kinh doanh 1 Đại học
2 Nhân viên kinh doanh 6 Đại học
3 Trưởng phòng bán hàng 1 Đại học
4 Nhân viên bán hàng 7 Đại học
5 Cộng tác viên 25 Cao đẳng trở lên
Theo số liệu, công ty cần bổ sung 20 người cho lực lượng bán hàng, trong đó có 9 nhân viên chính thức và 11 cộng tác viên Việc tăng cường này giúp mở rộng hoạt động bán hàng, xâm nhập sâu hơn vào thị trường và tìm kiếm khách hàng hiệu quả hơn, từ đó gia tăng doanh thu và đạt được mục tiêu kinh doanh Đặc biệt, việc tăng cường lực lượng cộng tác viên, chủ yếu là sinh viên, không chỉ tiết kiệm chi phí nhân công mà còn nâng cao hiệu quả kinh doanh, vì họ thường là những người trẻ, năng động và đam mê kiếm tiền, sẵn sàng nỗ lực để mở rộng lượng khách hàng cho công ty.
Công ty cần xây dựng một kế hoạch và quy trình cụ thể để xác định chi phí cho quy mô lực lượng bán hàng, nhằm đảm bảo tính hợp lý trong tổ chức lực lượng này Việc xác định quy mô lực lượng bán hàng cần được liên kết chặt chẽ với các yếu tố khác trong tổ chức Chẳng hạn, nếu định mức bán hàng trung bình năm giảm nhưng mục tiêu doanh số năm sau lại cao hơn năm trước, công ty sẽ cần tăng số lượng nhân viên bán hàng Ngược lại, nếu định mức hạn ngạch tăng lên, quy mô lực lượng bán hàng có thể giảm hoặc giữ nguyên.
3.3.2 Xác định định mức bán hàng hàng phù hợp với quy mô thực tế của lực lượng bán hàng
Công ty hiện đang thiết lập định mức bán hàng dựa trên doanh thu, điều này đã tạo ra áp lực cho đội ngũ bán hàng, khi chỉ có 55% nhân viên đạt được chỉ tiêu đề ra.
Công ty cần xác định định mức bán hàng dựa trên quy mô thực tế của lực lượng bán hàng, không chỉ dựa vào quy mô công ty Đồng thời, cần thiết lập định mức riêng cho các nhà quản trị và nhân viên để mọi người nhận thức rõ trách nhiệm của mình, từ đó tạo sự cân bằng giữa quyền lợi và nghĩa vụ Phương pháp SMART có thể được áp dụng để xác định định mức lực lượng bán hàng một cách hiệu quả.
Để đạt được hiệu quả công việc, việc giao định mức cho nhân viên cần phải cụ thể cho từng cá nhân Điều này giúp nhân viên hiểu rõ nhiệm vụ của mình và biết cách thực hiện để hoàn thành mục tiêu đề ra.
Định mức bán hàng cần phải được thể hiện bằng các con số cụ thể, bất kể việc xác định hạn ngạch có mang tính chất định lượng hay định tính.
Định mức bán hàng cần được thiết lập sao cho vừa sức với lực lượng bán hàng, không quá dễ dàng nhưng cũng không quá khó khăn để đạt được Mục tiêu này phải đủ kích thích ý chí và tinh thần của nhân viên, giúp họ nỗ lực hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Để đảm bảo tính hiện thực trong việc xác định định mức, cần dựa vào các nguồn lực hiện có của công ty, thực hiện dự báo chính xác về thị trường và phù hợp với phương hướng phát triển của doanh nghiệp.
- Giới hạn thời gian: Định mức đặt ra cần phải được xác định khoảng thời gian rõ ràng, cụ thể cho lực lượng bán hàng hoàn thành định mức.
Bảng 3.2: Đề xuất mức định mức theo chức danh của lực lượng bán hàng tại công ty
TNHH dịch vụ đào tạo Thiên Ưng Đơn vị: Triệu đồng
Số thứ tự Chức vụ Định mức
Công ty nên tập trung vào việc tăng cường bán hàng cho cá nhân để quảng bá thương hiệu hiệu quả hơn Việc này giúp nhiều người biết đến công ty, tạo dựng uy tín trên thị trường và nâng cao khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp.
3.3.3 Tuyển dụng lực lượng bán hàng khoa học, hiệu quả hơn
Lực lượng bán hàng của công ty hiện tại ổn định và ít biến động, do đó, việc tuyển dụng nhân viên mới chỉ diễn ra khi có nhu cầu mở rộng kinh doanh Tuy nhiên, công ty cần chú trọng đến việc lựa chọn ứng viên chất lượng để đáp ứng tốt nhất cho sự phát triển của mình.
Xây dựng quy trình tuyển dụng hiệu quả và khoa học không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn đảm bảo phù hợp với các vị trí bán hàng cần thiết Một quy trình rõ ràng và chuyên nghiệp sẽ thu hút nhân tài chất lượng cao, đồng thời thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp lớn.
Sơ đồ 3.1: Đề xuất quy trình tuyển dụng cho công ty TNHH dịch vụ đào tạo
Xác định nhu cầu tuyển dụng là bước quan trọng để hiểu rõ loại hình tuyển dụng mà công ty cần, bao gồm tuyển dụng thay thế, tuyển dụng ngẫu nhiên, tuyển dụng ứng phó, tuyển dụng dự án hoặc tuyển dụng thường niên.
