Xây dựng hệ thống quản lý nội bộ công ty cổ phần SIS việt nam

TỔNG QUAN VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP VÀ ĐỀ TÀI

Giới thiệu về cơ quan thực tập

Công ty cổ phần SIS Việt Nam, thành lập ngày 04 tháng 03 năm 2002, chuyên sản xuất và chuyển giao phần mềm kế toán và quản trị doanh nghiệp Đội ngũ nhân viên gồm các kỹ sư hàng đầu trong công nghệ thông tin và chuyên gia tư vấn tài chính doanh nghiệp Sản phẩm của SIS Việt Nam thể hiện sự kết hợp hoàn hảo giữa công nghệ tiên tiến và tri thức quản trị.

Tên đầy đủ: Công ty cổ phần SIS Việt Nam (SIS Viet Nam joint Stock Company) Tên giao dịch: SIS Việt Nam

Trụ sở công ty: số 17/183 Đặng Tiến Đông, Đống Đa, Hà Nội Điện thoại: +84-4-5117787

Fax: +84-4-5117787 Email:sales@sisvn.com Website: www.sisvn.com - www.phanmemketoan.net Chi nhánh TP HCM: A917 Chung cư CC HAGL 357, Lê Văn Lương, Q7, TP.HCM

Email: sales_hcm@sisvn.com

1.1.2 Lĩnh vực hoạt động của công ty SIS

 Sản xuất và triển khai phần mềm kể toán doanh nghiệp SAS

 Sản xuất và triển khai phần mềm Quản trị tổng thể Doanh nghiệp SIS-ERP

 Sản xuất và triển khai phần mềm nhân sự tiền lương SIS-HRM.

 Sản xuất và triển khai phần mềm kể toán Hành chính sự nghiệp SAS-ADM.

 Cung cấp các dịch vụ đào tạo và tư vấn kế toán, Thuế và phần mềm kế toán.

 Cung cấp các dịch vụ bảo trì, bảo hành phần mềm tin học.

 Dịch vụ quảng cáo, quảng bá thương hiệu thông qua phần mềm tin học

 Đầu tư tài chính, tư vấn tài chính.

 Môi giới, cho thuê bất động sản

 Xuất nhập khẩu hàng hóa, dịch vụ.

1.1.3 Sơ đồ tổ chức công ty

Hình 1.1.3: Sơ đồ tổ chức công ty

SIS-ACC là giải pháp phần mềm kế toán, thuế và tài chính được thiết kế đặc biệt cho các công ty vừa và nhỏ Phần mềm này không chỉ đáp ứng nhu cầu quản lý nội bộ doanh nghiệp mà còn phù hợp với yêu cầu của cơ quan thuế, giúp tối ưu hóa quy trình kế toán và đảm bảo tuân thủ pháp luật.

SIS-ERP là giải pháp phần mềm quản trị tổng thể doanh nghiệp, được thiết kế và triển khai đặc biệt cho các doanh nghiệp vừa và lớn Phần mềm này đáp ứng hiệu quả các yêu cầu về quản trị và điều hành trong bối cảnh kinh doanh hiện đại.

SIS-HRM là phần mềm quản trị nhân sự và tiền lương được thiết kế đặc biệt cho các doanh nghiệp có số lượng công nhân lớn và hệ thống tính lương phức tạp Phần mềm này giúp tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự, đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong việc tính toán lương cho từng nhân viên.

 SIS-FIN: cung cấp các dịch vụ đào tạo, tư vấn kế toán, thuế và tài chính cho các doanh nghiệp.

CÔNG TY SIS VIỆT NAM

1.1.4 Đội ngũ nhân viên Đội ngũ cán bộ của công ty SIS việt Nam không ngừng lớn mạnh về số lượng và chất lượng với gần 100 người Để phục vụ tốt nhất yêu cầu của khách hàng bên cạnh các cán bộ trực tiếp làm việc tại tru sở công ty, SIS Việt Nam còn thiết lập và vận hành một hệ thống ban cố vấn và cộng tác viên trên khắp tỉnh thành.

Họ là những chuyên gia có kiến thức sâu rộng và các tổ chức uy tín, sẵn sàng hỗ trợ khách hàng trong việc tư vấn nghiệp vụ, kỹ thuật, cũng như trong quá trình tìm hiểu, chuyển giao và bảo hành sản phẩm.

Tại SIS Việt Nam, 90% cán bộ và nhân viên đều có trình độ đại học hoặc sau đại học từ các trường danh tiếng trong và ngoài nước Nhiều cán bộ chủ chốt đã được đào tạo chuyên sâu ở nước ngoài, giúp họ tiếp thu công nghệ và phương pháp quản lý tiên tiến Nhờ đó, SIS Việt Nam linh hoạt áp dụng những kiến thức này vào các doanh nghiệp trong nước thông qua các dịch vụ và sản phẩm chuyên nghiệp với hàm lượng khoa học công nghệ cao.

Cán bộ của SIS Việt Nam là những chuyên gia tận tâm và giàu kinh nghiệm, luôn nỗ lực phục vụ khách hàng một cách tốt nhất Với khả năng thiết kế, sản xuất và tư vấn triển khai, họ cam kết mang đến sự hài lòng cho khách hàng khi sử dụng sản phẩm và dịch vụ của SIS Việt Nam.

SIS Việt Nam không ngừng đa dạng hóa sản phẩm để đáp ứng kịp thời nhu cầu quản lý của doanh nghiệp Các sản phẩm của SIS Việt Nam liên tục được cải tiến về tính năng và tiện ích, mang lại sự thân thiện cho cán bộ kế toán và quản trị Phần mềm kế toán của SIS đã khẳng định vị thế vững chắc trên thị trường, được hơn 1000 khách hàng trên toàn quốc đánh giá cao.

Các dòng sản phẩm chính:

 SAS 6.0 SQL – Sản phẩm phần mềm kế toán quản trị doanh nghiệp dành cho doanh nghiệp vừa và lớn trên SQL Server.

 SAS INNOVA 6.8 - Sản phẩm phần mềm kế toán quản trị doanh nghiệp dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa.

 SIS ERP 6.0 NET - Sản phẩm phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp.

SIS HRM 6.0 NET là phần mềm quản trị nhân sự tiền lương, đi kèm với các dịch vụ gia tăng như phân tích, tư vấn và hỗ trợ doanh nghiệp trong việc lựa chọn và sử dụng chương trình hiệu quả Đội ngũ chuyên gia của SIS Việt Nam, với kinh nghiệm từ các công ty lớn như Oracle, PWC, FPT, CMC, được đào tạo chuyên sâu về CNTT và có phương pháp làm việc chuyên nghiệp, đã tham gia nhiều dự án quan trọng cả trong và ngoài nước.

Họ đã trở nên quen thuộc với các dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp, bao gồm bản địa hóa sản phẩm, tùy chỉnh, kiểm tra chương trình, đào tạo và hỗ trợ kỹ thuật.

Họ đã có nhiều kinh nghiệm với các sản phẩm ERP, kế toán tài chính như Oracle Finance, Solomon V, Peachtree, QuickBook, iFinance, v.v.

1.1.6 Thành tích đạt đựơc của SIS Việt Nam

 Cúp công nghệ thông tin 2006 & 2005.

 Bằng khen của Bộ bưu chính viễn thông năm 2002 – 2005.

Với sự nỗ lực không ngừng, phần mềm của công ty SIS Việt Nam đã vinh dự nhận Giải thưởng Sao Khuê trong hai năm 2005 và 2006 từ Bộ Bưu chính Viễn thông và Hiệp hội Phần mềm Việt Nam (VINASA) cho danh hiệu Phần mềm xuất sắc nhất dành cho doanh nghiệp Sản phẩm của công ty cũng đã giành cúp CNTT trong cùng các năm này Bên cạnh đó, SIS Việt Nam còn được Bộ BCVT khen thưởng về thành tích xuất sắc trong lĩnh vực CNTT suốt ba năm liên tiếp từ 2002 đến 2005 Đặc biệt, các dòng sản phẩm phần mềm SAS đã được triển khai thành công cho hơn 1000 khách hàng trên toàn quốc và nhận được sự đánh giá cao SIS-ERP 6.0.NET cũng đã được áp dụng thành công tại các khách hàng lớn, bao gồm Tổng Công Ty Khoáng Sản và Thương Mại.

Hà Tĩnh (Mitraco), Công ty TNHH một thành viên Phân đạm và Hóa chất Hà Bắc, công ty Vàng bạc đá quý Bảo Tín Minh Châu v.v.

1.1.7 Khách hàng tiêu biểu của SIS Việt Nam

Hơn 1000 doanh nghiệp trên toàn quốc đang áp dụng phần mềm quản lý để điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh trong nhiều lĩnh vực như sản xuất, xây dựng và thương mại dịch vụ Các doanh nghiệp này bao gồm doanh nghiệp nhà nước, tư nhân, 100% vốn nước ngoài và liên doanh SIS Việt Nam cũng đã thành công trong việc cung cấp các giải pháp quản trị doanh nghiệp cho các tập đoàn và công ty lớn, cũng như các dự án quy mô lớn cả trong và ngoài nước.

Một số khách hàng tiêu biểu: Vietnam Airlines, Mitraco, Toyota, Vinacomex, Sufat,Digital, Thành Hưng, Hecny Group…

Phát biểu đề tài

Bài toán thực hiện: xây dựng hệ thống quản lý thông tin nội bộ công ty cổ phần SIS Việt Nam (SIS Viet Nam Joint Stock Company).

Công ty cổ phần SIS Việt Nam đang thực hiện đề tài khảo sát về quản lý nội bộ, nhằm đánh giá thực trạng hiện tại Qua quá trình khảo sát, chúng tôi nhận thấy rằng công ty đang sử dụng phần mềm LETUS để quản lý thông tin nội bộ Phần mềm này đã đáp ứng được một số nhu cầu công việc thiết thực của công ty, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý.

 Quản lý thông tin nhân viên.

 Đưa ra các báo cáo.

Tuy nhiên phần mềm còn nhiều bất cập chưa giải quyết được:

 Không có tính phân quyền.

 Không có tính bảo mật cơ sở dữ liệu.

 Quy trình lưu chuyển thông tin giữa các phòng ban trong công ty còn rời rạc.

Chúng tôi phát triển phần mềm quản lý nội bộ mới nhằm khắc phục những bất cập hiện tại, với mục tiêu nâng cao hiệu quả quản lý cho công ty SIS Giải pháp này không chỉ giúp SIS hoạt động hiệu quả hơn mà còn tạo nền tảng vững chắc để công ty phát triển và tiến xa hơn trong tương lai.

Mục tiêu, nhiệm vụ của đề tài: Trong quá trình thực tập tại công ty SIS.

Chúng tôi đã thu thập được nhiều kinh nghiệm và kiến thức quý báu từ các anh chị trong môi trường làm việc sôi động và đam mê Sự tiếp xúc hàng ngày đã giúp chúng tôi đắm chìm trong dòng chảy công việc Với mong muốn áp dụng thực tế kiến thức công nghệ thông tin, chúng tôi đã tham gia vào việc xây dựng đề tài.

“X ây dựng hệ thống quản lý thông tin nội bộ công ty cổ phần SIS Việt Nam ’’.

Phần mềm xây dựng được thiết kế để hỗ trợ các nhà quản lý nâng cao hiệu quả quản lý công ty Đặc biệt, phần mềm này phục vụ cho việc quản lý nội bộ tại công ty SIS, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và cải thiện năng suất.

Xây dựng phần mềm quản lý nội bộ toàn diện với các chức năng bao gồm: quản lý phòng kinh doanh, quản lý phòng triển khai, quản lý phòng lập trình, quản lý phòng hành chính và quản lý phòng bảo hành (support) nhằm tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Phần mềm cần có khả năng tạo báo cáo chi tiết về khách hàng tiềm năng, khách hàng chính thức, số hợp đồng ký kết theo tháng và quý, cùng với báo cáo theo từng phòng ban Ngoài ra, phần mềm cũng phải cung cấp báo cáo về tình hình hỗ trợ khách hàng và hoạt động của từng phòng ban, nhằm đạt được các mục tiêu và nhiệm vụ đã đề ra.

Quản lý được các thông tin sau:

 Nhân viên của các phòng ban

 Các khách hàng tiềm năng của công ty.

 Các khách hàng đang triển khai.

 Các khách hàng đang bảo hành.

 Các nhà cung cấp của công ty.

Yêu cầu của đề tài: phần mềm xây dựng phải đảm bảo giải quyết được các bất cập hiện tại của công ty trong quá trình quản lý như:

 Đảm bảo tính phân quyền, tính bảo mật về CSDL

 Thể hiện được luồng xử lý thông tin luân chuyển giữa các phòng ban.

Chúng tôi cung cấp các báo cáo chi tiết bao gồm danh sách khách hàng, tình trạng của từng khách hàng, tiến độ triển khai và bảo trì phần mềm, doanh thu, cũng như thống kê các lỗi thường gặp.

KHẢO SÁT HỆ THỐNG

Khảo sát các phòng ban

Thông qua các phương pháp điều tra như phỏng vấn, quan sát và phiếu điều tra, chúng tôi đã tiến hành khảo sát các phòng ban, đặc biệt là phòng kinh doanh, và thu được những kết quả chính đáng chú ý.

Phòng giám đốc đóng vai trò là bộ phận quản lý cấp cao của công ty, nơi giám đốc trực tiếp điều hành và quyết định mọi vấn đề quan trọng Giám đốc có thẩm quyền quyết định cuối cùng đối với tất cả thông tin và vấn đề phát sinh trong công ty, đồng thời chịu trách nhiệm quản lý và điều hành toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp.

Phòng kinh doanh: Qua phỏng vấn trực tiếp với nhân viên, chúng tôi đã thu thập thông tin chi tiết về đội ngũ nhân viên, quy trình hoạt động và các nhiệm vụ chính của phòng kinh doanh.

Nắm được thông tin chi tiết về nhân viên, công việc cụ thể của từng nhân viên.

Công việc chính của phòng kinh doanh là:

 Khảo sát, nghiên cứu và phân tích thị trường

 Marketing và quảng bá thương hiệu công ty, sản phẩm.

 Lập kế hoạch kinh doanh và thực hiện hàng tháng, quý, năm.

 Cung cấp sản phẩm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.

 Chăm sóc khách hàng, đối tác thường xuyên.

 Hoàn thành kế hoạch kinh doanh hàng tháng, quý, năm.

Về mặt khách hàng: có ba loại khách hàng

 Khách hàng tiềm năng: Là các khách hàng có nhu cầu mua phần mềm của công ty, do các cán bộ kinh doanh chăm sóc.

 Khách hàng chính thức: khác hàng đã ký hợp đồng.

Quy trình hoạt động của phòng kinh doanh: gồm các quy trình sau:

+ Quy trình phân phối đầu mối kinh doanh:

Hình 2.1.1: Quy trình phân chia đầu mối kinh doanh

+ Quy trình phân chia doanh số kinh doanh

Hình 2.1.2: Quy trình phân chia doanh số kinh doanh

Hình 2.1.3: Quy trình kinh doanh

Các đối thủ của công ty.

Các đối tác của công ty.

Công ty cổ phần SIS Việt Nam phục vụ đối tượng khách hàng chính là tất cả các doanh nghiệp và tổ chức hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh, có nhu cầu sử dụng phần mềm của công ty Các nhà cung cấp chính của công ty đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ mà SIS Việt Nam cung cấp.

Các sản phẩm chính của công ty.

Chính sách và phương pháp của phòng kinh doanh để thu hút khách hàng.

 Chất lượng sản phẩm tốt nhất.

 Chất lượng dịch vụ tận tình.

 Phương thức làm việc chuyên nghiệp.

 Lợi ích của khách hàng đặt lên hàng đầu, khách hàng là trung tâm phục vụ.

 Luôn cải tiến để phát triển.

 Chăm sóc khách hàng cũ, mới và tiềm năng.

 Lập kênh phân phối thuận tiện cho khách hàng.

 Tổ chức sự kiện, hội thảo.

 Tất cả cán bộ công nhân viên đều là những người kinh doanh của công ty.

Mối quan hệ giữa phòng kinh doanh và các phòng khác.

Nhiệm vụ chính của phòng triển khai:

 Tư vấn và chuyển giao công nghệ phần mềm cho khách hàng.

 Hướng dẫn khách hàng sử dụng phần mềm.

Quy trình hoạt động của phòng triển khai: gồm có các quy trình sau:

 Quy trình triển khai có Customize.

 Quy trình triển khai không có Customize.

 Quy trình nội bộ phòng triển khai.

 Quy trình luân chuyển thông tin với các phòng khác.

Chức năng nhiệm vụ chính của phòng lập trình.

Quy trình hoạt động của phòng lập trình.

 Quy trình đánh giá yêu cầu.

 Quy trình customize sản phẩm.

 Quy trình xử lý lỗi phần mềm.

 Quy trình luân chuyển thông tin với các phòng ban khác.

Chức năng, nhiệm vụ chính:

 Phục vụ tất cả các dịch vụ cần thiết trong công ty cho các phòng ban:

Kế toán, văn phòng, mạng, công đoàn

 Phục vụ tất cả các dịch vụ cần thiết trong công ty cho các phòng ban:

Kế toán, văn phòng, mạng, công đoàn

Quy trình hoạt động của phòng hành chính.

Mối liên hệ giữa phòng hành chính với các phòng khác.

Chức năng nhiệm vụ chính:

 Bảo trì phần mềm cho khách hàng.

 Xử lý các lỗi phát sinh cho khách hàng.

 Nâng cấp phần mềm cho khách hàng. quy trình hoạt động của phòng bảo hành:

 Qui trình bảo trì phần mềm cho khách hàng

 Qui trình xử lý lỗi.

 Qui trình tiếp nhận hợp đồng bảo trì, nâng cấp.

 Qui trình luân chuyển thông tin phòng bảo hành với các phòng.

Quy trình bảo trì phần mềm cho khách hàng

Hình 2.1.5: Quy trình bảo trì phần mềm cho khách

Quy trình xử lý lỗi:

Hình 2.1.6: Quy trình xử lý lỗi

Nội dung biên bản làm việc với khách hàng:

 Liệt kê tất cả các lỗi phát sinh của khách hàng tại thời điểm đó.

 Liệt kê tình trạng xử lý đối với các lỗi phát sinh.

 Liệt kê thời hạn hẹn khách hàng để giải quyết từng vấn đề chưa xử lý được.

 Biên bản phải được khách hàng ký xác nhận và đánh giá về sự hài lòng.

Lỗi thực sự của khách hàng

 Lỗi đó không thể xử lý gián tiếp qua điện thoại mà phải xử lý trực tiếp tại khách hàng.

 Lỗi đó chưa được xử lý trước đó của khách hàng này.

Các nghiệp vụ của bài toán

Ở đây ta xét các nghiệp vụ của bài toán chi tiết thông qua từng phòng ban.

 Phòng kinh doanh: gồm các nghiệp vụ như: quản lý nhân viên, quản lý khách hàng, báo cáo.

Nghiệp vụ quản lý nhân viên bao gồm các công việc chính như thêm, sửa, và xoá thông tin nhân viên Nhiệm vụ quan trọng nhất là trưởng phòng sẽ phân công công việc chi tiết cho từng nhân viên, đảm bảo hiệu quả trong quản lý và hoạt động của đội ngũ.

 Nghiêp vụ quản lý khách hàng:

Các hoạt động chính diễn ra:

 Cán bộ kinh doanh tìm kiếm thông tin khách hàng.

 Sàng lọc thông tin khách hàng.

 Khảo sát, phân tích và đánh giá.

 Đề xuất phương án demo báo giá.

 Đàm phán ký kết hợp đồng.

 Bàn giao cho phòng triển khai.

Trong quá trình khảo sát khách hàng, nhân viên phòng kinh doanh cần thu thập, phân tích và đánh giá thông tin để xác định những khách hàng tiềm năng cho công ty Sau khi sàng lọc, những khách hàng này sẽ được ghi nhận và dữ liệu liên quan sẽ được tập trung vào kho khách hàng tiềm năng, giúp tối ưu hóa quy trình tiếp cận và chăm sóc khách hàng.

Khi khách hàng tiềm năng ký hợp đồng với công ty thông qua nhân viên kinh doanh, họ chính thức trở thành khách hàng của công ty Tại thời điểm này, các hợp đồng được lưu giữ cẩn thận và thông tin của khách hàng tiềm năng được chuyển đổi thành dữ liệu của khách hàng chính thức Tất cả thông tin liên quan sẽ được chuyển giao cho phòng triển khai để tiếp tục thực hiện các công việc cần thiết.

Hàng ngày các cán bộ sẽ Xử lý giao dịch theo giai đoạn với nội dung sau:

Hệ thống báo cáo giai đoạn này trên phần mềm (điều kiện lọc báo cáo):

 Báo cáo lấy theo thời gian từ ngày … đến …năm… (hoặc lấy theo tháng, quý, năm).

 Báo cáo tổng hợp khách hàng theo từng nhân viên kinh doanh và Phòng

 Báo cáo chi tiết khách hàng theo nhiều chỉ tiêu (của mỗi nhân viên KD) theo thời gian.

 Báo cáo doanh số kế hoạch ký.

 Báo cáo doanh số thực tế ký.

 Báo cáo doanh số thu kế hoạch.

 Báo cáo doanh số thu thực tế.

Với báo cáo tổng hợp của Quản lý:

 Nhóm theo tình trạng gắn với nhân viên KD, có cột nhân viên.

 Nhóm theo thời gian (Tuần, tháng, Quý).

Với báo cáo chi tiết của nhân viên:

 Nhóm theo thời gian (Tuần, Tháng, Quý).

 Nghiệp vụ quản lý sự kiện: với nghiệp vụ này nhằm mục đích để quản lý các loại sự kiện diễn ra của công ty như:

 Sự kiện phát tờ rơi.

 Sự kiện hội thảo nghành nghề.

 Sự kiện hội thảo doanh nghiệp nước ngoài…

Nhân viên và người quản lý có khả năng thực hiện các thao tác như thêm, sửa, xóa và hiệu chỉnh các sự kiện Họ cũng có thể cung cấp báo cáo chi tiết về hoạt động của các sự kiện.

 Báo cáo tài liệu cần dùng cho sự kiện (check list).

 Báo cáo các sự kiện trong tuần, tháng, quý.

 Báo cáo các sự kiện theo cán bộ KD phụ trách…

 Báo cáo các sự kiện theo hình thức sự kiện.

 Báo cáo các sự kiện theo địa bàn tổ chức.

 Báo cáo hiệu quả/kết quả sự kiện kế hoạch – thực tế: Số lượng DN tham dự, chi phí tổ chức, doanh số ký…

 Nghiệp vụ quản lý tài liệu, hồ sơ:

Với nghiệp vụ này có các chức năng sau: có thể thêm mới, chỉnh sửa, xoá một hồ sơ tài liệu

Các loại tài liệu, hồ sơ bao gồm:

 Tài liệu GT công ty

 Tài liệu GT sản phẩm

2 Tài liệu Công văn, văn bản, biên bản…

 Biên bản đề nghị TT

 Nghiệp vụ báo cáo: ngoài các nghiệp vụ trên phòng kinh doanh còn có thể có nghiệp vụ báo cáo nhằm mục đích để thực hiện các báo cáo.

Mỗi tuần hoặc đầu tuần mới, nhân viên KD sẽ điền kế hoạch công việc và lập báo cáo tổng hợp về công việc đã thực hiện trong ngày, theo tuần và tháng.

 Báo cáo lịch công việc của nhân viên.

 Báo cáo lịch công việc của tổng hợp các nhân viên PKD.

 Phòng triển khai: gồm các nghiệp vụ: quản lý nhân viên, quản lý khách hàng chính thức, báo cáo.

 Quản lý nhân viên: gồm các công việc chính như:

 Quản lý thông tin nhân viên.

 Quản lý và phân công công việc của từng nhân viên.

Quản lý khách hàng chính thức là nghiệp vụ cho phép nhân viên phòng triển khai thực hiện giao dịch với khách hàng theo sự phân công của trưởng phòng Cán bộ phòng triển khai sẽ quản lý thông tin chi tiết của khách hàng và tiến hành các giao dịch như thống nhất quy trình kế toán, khảo sát đặc thù và test phần mềm.

 Báo cáo: chức năng này cho phép đưa ra các báo cáo như:

 Báo cáo lịch về lịch công tác của nhân viên phòng triển khai.

 Báo cáo về tình hình triển khai dự án của từng nhân viên theo tuần, tháng hay quý.

 Báo cáo về tình kế hoạch triển khai.

 Báo cáo thực tế đã triển khai các dự án

 Phòng lập trình: thực hiện các nghiệp vụ sau: quản lý nhân viên, tiếp nhận yêu cầu phần mềm, lập trình…

Phòng bảo hành là một bộ phận quan trọng trong hệ thống, có chức năng quản lý nhân viên và thực hiện báo cáo Việc phân cấp chức năng theo phòng ban giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả hỗ trợ khách hàng.

Phòng triển khai thực hiện nhiều nghiệp vụ quan trọng, trong đó tiếp nhận hợp đồng bảo hành và xử lý lỗi là hai nhiệm vụ chính Đặc biệt, xử lý lỗi được xem là nghiệp vụ quan trọng nhất, đóng vai trò then chốt trong toàn bộ quy trình của phòng.

Nghiệp vụ xử lý lỗi là quy trình quan trọng của phòng bảo hành, nhằm giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình khách hàng sử dụng sản phẩm Khi nhận được thông tin về lỗi từ khách hàng, nhân viên phòng triển khai có thể nhanh chóng xử lý trực tiếp qua tổng đài, đảm bảo sự hài lòng và hỗ trợ kịp thời cho người tiêu dùng.

Đội ngũ 1080 hỗ trợ khách hàng qua chat, email và điện thoại để xử lý các lỗi Đối với những vấn đề phức tạp không thể giải quyết ngay, cán bộ phòng triển khai sẽ trực tiếp đến tận nơi để hỗ trợ khách hàng.

 Báo cáo: Các báo cáo tuần về tình hình hỗ trợ khách hàng:

Khách hàng ký bảo trì và thu tiền trong tháng

- Khách hàng dự kiến thu.

- Khách hàng ký bảo trì và thu tiền.

Khách hàng có khả năng bảo trì trong tháng

Tập hợp lỗi phát sinh của các khách hàng tích luỹ kế từ đầu kỳ đến hiện tại.

PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG

Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng

Để đạt được mục tiêu mô tả các chức năng cơ bản và thường dùng nhất, bài viết này sẽ tập trung phân tích các chức năng chính, trong khi các chức năng khác sẽ không được đề cập nhằm đơn giản hóa cho người sử dụng Biểu đồ phân cấp chức năng cho thấy hệ thống bao gồm các chức năng chính.

Quản lý phòng kinh doanh có mục đích chính là tổ chức và quản lý toàn bộ thông tin liên quan đến phòng kinh doanh, đặc biệt là thông tin về khách hàng của công ty Chức năng này bao gồm việc theo dõi, phân tích và tối ưu hóa các mối quan hệ với khách hàng thông qua các chức năng con khác nhau.

 Tạo cơ sở dữ liệu khách hàng tiềm năng.

 Khảo sát phân tích đánh giá.

 Quản lý lịch hẹn khách hàng.

 Đàm phán, ký kết hợp đồng.

Quản lý phòng triển khai nhằm mục đích quản lý khách hàng chính thức của công ty và thực hiện các giao dịch với họ Chức năng này bao gồm nhiều chức năng con để đảm bảo quá trình tương tác với khách hàng diễn ra hiệu quả.

 Tiếp nhận khách hàng chính thức.

 Quản lý lịch triển khai.

 Thống nhất quy trình kế toán.

 Quản lý phòng lập trình: phòng lập trình là phòng có nhiệm vụ tạo ra sản phẩm đáp ứng yêu cầu của khách hàng, với các công việc sau:

 Tiếp nhận yêu cầu phần mềm và phân việc xây dựng phần mềm.

Quản lý phòng bảo hành đóng vai trò quan trọng trong việc bảo trì phần mềm cho khách hàng, bao gồm việc ký kết hợp đồng bảo trì và nâng cấp theo yêu cầu Chức năng chính này được chia thành nhiều chức năng con để đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng.

 Tiếp nhận hợp đồng bảo hành.

 Quản lý lịch bảo hành.

 Xử lý lỗi và nâng cấp phần mềm.

Một số ký hiệu sử dụng trong biểu đồ luồng dữ liệu

Nhiệm vụ xử lý thông tin

Thông tin vào / ra một chức năng xử lý

Nơi lưu trữ thông tin trong một thời gian

Người hay tổ chức ngoài hệ thống có giao tiếp với hệ thống

Một chức năng hay một hệ con của hệ thống nhưng được mô tả ở trang khác

Tên đi kèm Động từ

(+ tính từ) Danh từ Động từ

Bảng 3.2: Các ký hiệu sử dụng trong biểu đồ dữ liệu

Tên Tên Tên Tên Tên

Khách hàng tiềm năng Khách hàng

Danh sách lỗi phát sinh

Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

Quản lý nội bộ công ty SIS Việt Nam Khách hàng

Thông tin kh ảo sát

Qui trì nh kế toán

Biên b ản nghiệ m thu Hoá đơn thanh toán Tiền thanh toán

Bảng báo giá & hợp đồng

Thư thông báo hết hạn bảo hành

Hệ thống quản lý nội bộ công ty SIS là trung tâm của biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh, tương tác trực tiếp với khách hàng Phân tích này không chỉ giúp hiểu rõ về hệ thống mà còn cung cấp cái nhìn trực quan và logic cho người đọc.

Nhìn vào biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh ta thấy được các giao dịch mà hệ thống thực hiện với khách hàng:

 Khách hàng có thể giao dịch trực tiếp với công ty (hệ thống) thông qua các cuộc gặp gỡ với cán bộ của công ty, đàm phán, ký kết.

 Khách hàng cũng có thể giao dịch dán tiếp thông qua gọi điện thoại, chat hay gửi mail, thông qua internet

 Khách hàng có thể giao dịch bằng giấy tờ khi mà khách hàng ký hợp đồng, biên bản nghiệm thu, thông qua các hồ sơ, tài liệu khác

Hệ thống này sẽ tổ chức và quản lý khách hàng theo các danh mục như khách hàng tiềm năng, khách hàng chính thức và khách hàng bảo trì, đồng thời đảm bảo sự quản lý hiệu quả từ từng phòng ban.

Để đơn giản hóa việc quản lý, hệ thống quản lý nội bộ công ty SIS được phân rã thành các chức năng con Các phân rã này cần tuân thủ các nguyên tắc cơ bản để đảm bảo hiệu quả và tính nhất quán trong hoạt động.

 Bảo toàn tác nhân ngoài: khách hàng.

 Bảo toàn luồng thông tin của các chức năng được phân rã, đó là các giao tiếp qua hợp đồng, hóa đơn, biên bản nghiệm thu với khách hàng.

 Có các kho dữ liệu như: kho khách hàng tiềm năng, khách hàng chính thức, hồ sơ khảo sát.

Cụ thể của quá trình phân rã này sẽ là: hệ thống quản lý nội bộ sẽ được chia thành các hệ thống con sau:

 quản lý phòng kinh doanh.

 quản lý phòng triển khai.

 quản lý phòng lập trình.

 quản lý phòng bảo hành.

Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

Hình 3.3: Biểu đồ mức đỉnh của hệ thống

Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh

3.5.1 Biểu đồ phân rã chức năng “Quản lý phòng kinh doanh”

Hình 3.4: Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng “Quản lý phòng kinh doanh”

Biểu đồ được phân rã thành các biểu đồ chi tiết hơn, tương tự như quá trình trước đó, nhằm chia chức năng quản lý phòng kinh doanh thành các chức năng con cụ thể.

Chức năng tạo cơ sở dữ liệu khách hàng tiềm năng cho phép xây dựng danh sách khách hàng thị trường bằng nhiều phương pháp khác nhau Qua việc phân tích và sàng lọc thông tin thu thập được, cán bộ phòng kinh doanh sẽ xác định những khách hàng có khả năng cao nhất trong việc sử dụng phần mềm của công ty, từ đó đưa họ vào kho dữ liệu khách hàng tiềm năng.

Chức năng khảo sát, phân tích và đánh giá cho phép cán bộ phòng kinh doanh xác định và lập danh sách các khách hàng tiềm năng có khả năng cao trong việc mua sản phẩm của công ty.

 Quản lý lịch hẹn khách hàng: Chức năng này quản lý về thông tin các cuộc hẹn với khách hàng.

Cán bộ kinh doanh thực hiện quá trình đàm phán và ký hợp đồng với khách hàng, đảm bảo thỏa thuận các điều khoản và điều kiện cần thiết để hoàn tất hợp đồng.

 Thanh toán: Chức năng này thực hiện việc thu tiền lần môt của khách hàng.

3.5.2 Biểu đồ phân rã chức năng “Quản lý phòng triển khai”

Hình 3.5: Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng “Quản lý phòng triển khai”

Qua biểu đồ luồng dữ liệu trên ta thấy chức năng quản lý phòng triển khai được phân rã thành các chức năng sau:

Chức năng tiếp nhận khách hàng chính thức đảm bảo việc thu thập thông tin từ khách hàng qua phòng kinh doanh và lưu trữ vào kho hồ sơ khách hàng chính thức.

Quản lý lịch triển khai là bước quan trọng trong quá trình triển khai phần mềm Sau khi tiếp nhận thông tin chính thức từ khách hàng, cán bộ phòng triển khai sẽ tổ chức các cuộc hẹn với khách hàng nhằm đảm bảo việc triển khai phần mềm diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

Quy trình kế toán được thống nhất thông qua việc cán bộ phòng triển khai thực hiện khảo sát thực tế tại khách hàng, từ đó đảm bảo sự đồng nhất trong quy trình kế toán giữa hai bên.

 Test đặc thù: chức năng này thực hiện công việc test sản phẩm lấy từ phòng lập trình với khách hàng.

 Làm tài liệu: cán bộ triển khai viết tài liệu, sách hướng dẫn sử dụng cho khách hàng.

Khách hàng thực hiện thanh toán số tiền còn lại trong hợp đồng cho công ty thông qua cán bộ phòng triển khai, sử dụng chức năng thanh toán.

3.5.3 Biểu đồ phân rã chức năng “Quản lý phòng lập trình”

Hình 3.6: Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng “Quản lý phòng lập trình”

Biểu đồ trên thể hiện sự phân rã chức năng quản lý phòng lập trình thành các chức năng con:

Tiếp nhận và phân tích yêu cầu phần mềm là bước quan trọng, giúp cán bộ lập trình hiểu rõ các yêu cầu cần thiết để xây dựng phần mềm Quá trình này đảm bảo rằng mọi nhu cầu của khách hàng được ghi nhận và phân tích một cách chính xác.

 Lập trình: Đây là chức năng mà các cán bộ phòng lập trình cần thực hiện để tạo ra sản phẩm theo đúng yêu cầu cho khách hàng.

3.5.4 Biểu đồ phân rã chức năng “Quản lý phòng bảo hành”

Hình 3.7: Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng “Quản phòng bảo hành”

Nhìn vào biểu đồ ta thấy chức năng quản lý phòng bảo hành được phân rã thành các chức năng con sau:

Chức năng tiếp nhận hợp đồng bảo hành cho phép tiếp nhận trực tiếp từ phòng triển khai các khách hàng đang trong thời hạn bảo hành Ngoài ra, cán bộ bảo hành cũng có thể thực hiện giao dịch với khách hàng đã hết hạn bảo hành và có nhu cầu ký tiếp hợp đồng bảo hành.

 Thu thông báo hết hạn bảo hành tới khách hàng.

 Khách hàng yêu cầu bảo hành mới.

 Bảng báo giá và hợp đồng bảo hành.

Quản lý lịch hẹn bảo hành giúp cán bộ phòng bảo hành nắm rõ thông tin về các cuộc hẹn với khách hàng, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng.

Trong quá trình sử dụng sản phẩm của công ty, nếu khách hàng gặp phải lỗi, họ có thể yêu cầu nhân viên bảo hành hỗ trợ xử lý những vấn đề này.

Các biện pháp xử lý lỗi:

 Xử lý trực tiếp thông qua tổng đài 1080.

 Xử lý thông qua chat, email, điện thoại.

 Cán bộ bảo hành đến tận cơ sở xử lý.

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU

Giới thiệu về cơ sở dữ liệu

 Các khái niệm cơ bản

Cơ sở dữ liệu là tập hợp các bảng dữ liệu có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, với cấu trúc và mối quan hệ nội tại được tách biệt khỏi các ứng dụng bên ngoài Điều này cho phép nhiều người dùng và ứng dụng khác nhau có thể khai thác và chia sẻ dữ liệu một cách linh hoạt và chọn lọc khi cần thiết.

 Thực thể: Là hình ảnh cụ thể của một đối tượng trong hệ thống thông tin quản lý Một thực thể xác định tên và các thuộc tính.

 Thuộc tính: Là một yếu tố dữ liệu hoặc thông tin của thực thể ấy.

Lược đồ quan hệ là tập hợp các thuộc tính của một quan hệ, bao gồm các thuộc tính của thực thể và các mệnh đề ràng buộc liên quan.

VD: Lược đồ một quan hệ

R = = ( A1:D1,A2:D2, , An :Dn , M) Trong đó: R là một lược đồ quan hệ

Di: miền xác định của thuộc tính M: mệnh đề ràng buộc

Nội dung của một lược đồ quan hệ gọi là các bộ.

 Khái niệm phụ thuộc dữ liệu và các dạng chuẩn

Một thuộc tính được coi là phụ thuộc vào các thuộc tính khác khi giá trị của nó bị ảnh hưởng bởi giá trị của những thuộc tính này Mối quan hệ phụ thuộc này có thể diễn ra một cách trực tiếp hoặc gián tiếp.

Trong một quan hệ, luôn tồn tại một nhóm thuộc tính mà giá trị của chúng quyết định giá trị của các thuộc tính khác Nhóm thuộc tính này được gọi là khóa.

Trong cơ sở dữ liệu, các quan hệ được phân chia thành các dạng chuẩn khác nhau dựa trên sự phụ thuộc của các thuộc tính vào khóa Các dạng chuẩn cơ bản bao gồm: 1NF (Dạng chuẩn thứ nhất), 2NF (Dạng chuẩn thứ hai), 3NF (Dạng chuẩn thứ ba), và BCNF (Dạng chuẩn Boyce-Codd) Việc tuân thủ các dạng chuẩn này giúp tối ưu hóa cấu trúc dữ liệu và giảm thiểu sự dư thừa thông tin.

Dạng chuẩn 3 giúp loại bỏ hiện tượng dư thừa dữ liệu và nâng cao tính độc lập của dữ liệu Nếu các quan hệ chưa đạt đến dạng chuẩn 3, chúng sẽ được phân rã thành các quan hệ nhỏ hơn để đảm bảo tuân thủ tiêu chuẩn này.

 Mục tiêu và tính ưu việt của mô hình quan hệ

Chọn một lược đồ quan hệ dễ sử dụng và mô hình đơn giản giúp người dùng không cần hiểu biết về cấu trúc vật lý của dữ liệu Điều này mang lại sự tiện lợi cho những người không chuyên về công nghệ thông tin.

 Tăng cường tính độc lập của dữ liệu, đặc biệt là độc lập vật lý.

 Cho khả năng có một ngôn ngữ thao tác bậc cao.

 Tối ưu việc tìm kiếm dữ liệu trong cơ sở dữ liệu, hệ quản trị tự tìm cách truy nhập.

 Cải thiện nâng cao toàn vẹn dữ liệu và bảo mật dữ liệu.

 Có thể phục vụ cho nhiều chương trình ứng dụng.

 Cơ sở toán học phong phú, chắc chắn:

* Dạng chuẩn có độ bền vững và đầy đủ thông tin

Xác định các thực thể và thuộc tính của thực thể cho hệ thống

Qua quá trình phân tích các nghiệp vụ của bài toán và phân tích thiết kế hệ thống ta đưa ra các thực thể chính của hệ thống là:

 Phương pháp xử lý lỗi.

Thuộc tính của một số thực thể chính Khách hàng:

- Ten_bp Biên bản lỗi

Mối liên kết giữa các thực thể trong hệ thống

Trong phần này chúng tôi đi sâu phân tích mối quan hệ giữa các thực thể chính trong hệ thống.

Mối quan hệ giữa Phòng ban và Nhân viên là một-nhiều, trong đó mỗi Phòng ban có thể bao gồm nhiều Nhân viên, nhưng mỗi Nhân viên chỉ thuộc về một Phòng ban cụ thể.

Mối quan hệ giữa khách hàng, sản phẩm và hợp đồng thể hiện sự tương tác đa chiều, trong đó một khách hàng có thể mua nhiều sản phẩm và một sản phẩm có thể được bán cho nhiều khách hàng, tạo thành mối quan hệ nhiều-nhiều Để quản lý và tách biệt các mối quan hệ này, bảng hợp đồng được sử dụng như một công cụ hiệu quả.

Quan hệ giữa Khách hàng và Hợp đồng là quan hệ 1-nhiều

Quan hệ giữa Sản phẩm và Hợp đồng là quan hệ 1-nhiều

 Quan hệ giữa Hợp đồng và Chi tiết hợp đồng là quan hệ 1- nhiều

Trong mối quan hệ giữa khách hàng và nhân viên, một khách hàng có thể được nhiều nhân viên chăm sóc, trong khi một nhân viên cũng có thể phục vụ nhiều khách hàng, dẫn đến mối quan hệ nhiều-nhiều Để quản lý và tách bạch mối quan hệ này, cần thiết phải bổ sung bảng biên bản lỗi.

CT hợp đồngHợp đồng

Quan hệ giữa khách hàng- biên bản lỗi là quan hệ 1- nhiều

Quan hệ giữa nhân viên- biên bản lỗi là quan hệ 1- nhiều

Biên bản lỗi và phương pháp xử lý lỗi có mối quan hệ 1-nhiều, nghĩa là một biên bản lỗi có thể được áp dụng nhiều phương pháp xử lý khác nhau Điều này cho thấy sự linh hoạt trong việc xử lý các lỗi phát sinh, giúp tối ưu hóa quy trình khắc phục và nâng cao hiệu quả công việc.

Mối quan hệ giữa Nhân viên và Người liên hệ là mối quan hệ nhiều – nhiều, nơi một Nhân viên có thể hẹn gặp nhiều Người liên hệ và ngược lại Để quản lý và tách biệt các liên kết này, chúng ta cần xây dựng thêm bảng Lịch hẹn.

Quan hệ giữa nhân viên và lịch hẹn là quan hệ 1- nhiều

Quan hệ giữa người liên hệ và lịch hẹn cũng là quan hệ 1-nhiều

Mối quan hệ giữa nhân viên và hợp đồng là mối quan hệ 1-nhiều, trong đó một nhân viên có thể ký kết nhiều hợp đồng, nhưng mỗi hợp đồng chỉ thuộc về một nhân viên duy nhất.

Biên bản lỗi Khách hàng

Biên bản lỗi Nhân viên

PP xử lý lỗi Biên bản lỗi

Lịch hẹnNgười liên hệ

Mối quan hệ giữa khách hàng tiềm năng và khách hàng chính thức là mối quan hệ 1-1, trong đó một khách hàng tiềm năng chỉ trở thành khách hàng chính thức khi có sự chuyển đổi và ngược lại.

Mối quan hệ giữa đối tác và hợp đồng là mối quan hệ 1-nhiều, trong đó một đối tác có thể giới thiệu nhiều hợp đồng cho công ty, nhưng mỗi hợp đồng chỉ được giới thiệu bởi một đối tác duy nhất.

Trong hệ thống còn tồn tại các thực thể khác như đối tác, đối thủ, loại hình doanh nghiệp và quy mô doanh nghiệp, cùng với mối quan hệ giữa các thực thể này.

Mô hình thực thể liên kết

Hình 4.4: Mô hình thực thể liên kết

Mô hình quan hệ của hệ thống

Hình 4.5: Mô hình quan hệ của hệ thống

Chi tiết các bảng dữ liệu

Mục tiêu của giai đoạn này là thiết lập các bảng cơ sở dữ liệu cho hệ thống đang phát triển, trong đó các đối tượng của hệ thống sẽ được tổ chức dưới dạng bảng.

Trong phần này, chúng tôi sẽ giới thiệu một hệ thống các bảng cơ sở dữ liệu nhằm quản lý hiệu quả thời gian và thông tin người lập Để đảm bảo việc quản lý thông tin và sửa chữa dữ liệu, tất cả các bảng trong cơ sở dữ liệu cần phải có các trường dữ liệu nhất định.

Ngày tạo thông tin là DATE0 và thời gian tạo là TIME0, do người dùng với ID USER_ID0 thực hiện Thông tin được sửa đổi lần cuối vào DATE2, với thời gian sửa là TIME2, do người dùng có ID USER_ID2 thực hiện Mã đơn vị cơ sở được ghi nhận là MA_DVCS.

Status : Thông tin được sử dụng hay không

 BẢNG DMKHTN (Danh mục khách hàng tiềm năng) Mục đích: Bảng này lưu tất cả thông tin về khách hàng tiềm năng.

STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Diễn giải

1 Ma_kh Char 10 Mã khách hàng

2 Ten_kh Nvarchar 50 Tên công ty

3 Ten_kh2 Nvarchar 50 Tên tiếng anh

4 So_dt Char 12 Số điện thoại

5 So_fax Char 12 Số fax

6 Email Nvarchar 50 Địa chỉ Email

7 Website Nvarchar 50 Địa chỉ Website

8 Ma_tinh Char 10 Mã tỉnh

9 Ma_huyen Char 10 Mã huyện

10 Dia_chi Nvarchar 50 Địa chỉ

11 Ma_nv Char 10 Mã nhân viên kinh doanh

12 Danh_gia Tinyint 1 Đánh giá

13 Ma_dt Char 10 Mã đối tác

Bảng 4.2: Các thuộc tính của bảng DMKHTN

Bảng DMKH (Danh mục khách hàng chính thức) được thiết lập với mục đích lưu trữ thông tin của những khách hàng đã ký hợp đồng với công ty Bảng này bao gồm các trường thông tin cần thiết, với từng trường được xác định kiểu dữ liệu và độ rộng phù hợp, nhằm đảm bảo việc quản lý và tra cứu thông tin khách hàng một cách hiệu quả.

1 Ma_kh Char 10 Mã khách hàng (công ty)

2 Ma_so_thue Char 10 Mã số thuế

3 Tai_khoan_NH Char 20 Tài khoản ngân hàng

4 Mo_tai Nvarchar 50 Mở tại

5 Ng_dd Nvarchar 50 Người đại diện

6 Chuc_danh Nvarchar 50 Chức danh

7 Ma_lhdn Char 10 Mã loại hình doanh nghiệp

8 Ma_nganh Char 10 Mã ngành

9 Ma_qm Char 10 Mã qui mô

10 Ma_lhbh Char 10 Mã loại hình bán hàng

11 Ma_sp Char 10 Mã sản phẩm

12 Ma_nv Char 10 Mã nhân viên bảo hành

13 So_bh Char 10 Sổ bảo hành

Bảng 4.3: Các thuộc tính của bảng DMKH

Bảng DMNLH (Danh mục người liên hệ) là công cụ quan trọng để lưu trữ thông tin liên lạc của các cán bộ từ phía khách hàng, nhằm đảm bảo quản lý và kết nối hiệu quả.

2 Ma_nlh char 10 Mã người liên hệ

3 Ten_nlh Nvarchar 50 Tên người liên hệ

4 Ngay_sinh datetime 8 Ngày sinh

5 Dien_thoai char 10 Điện thoại

7 So_fax char 10 Số fax

8 Email Nvarchar 50 Địa chỉ Email

Bảng 4.4: Các thuộc tính của bảng DMNLH

Bảng DMCV (Danh mục công việc) là công cụ lưu trữ thông tin về các nhiệm vụ được giao cho nhân viên, giúp theo dõi ngày giao việc và thời gian hoàn thành của từng cá nhân.

1 Ma_CV Char 10 Mã công việc

2 Tên_CV Nvarchar 50 Tên công việc

3 Tên_CV2 Nvarchar 50 Tên công việc

4 Ma_NV Char 10 Mã nhân viên

5 Ngay_giao datetime 8 Ngày giao

6 han_ht datetime 8 Hạn hoàn thành

Bảng 4.5: Các thuộc tính của bảng DMCV

Bảng DMTL (Danh mục tài liệu) có mục đích lưu trữ thông tin về các loại tài liệu của công ty, bao gồm tài liệu về hội thảo, sản phẩm và các tài liệu khác liên quan.

1 Ma_tl Char 10 Mã tài liệu

2 Ten_tl Nvarchar 50 Tên tài liệu

2 Ten_tl2 Nvarchar 50 Tên tài liệu 2

3 Ghi_chu Nvarchar 50 Ghi chú

Bảng 4.6: các thuộc tính của bảng DMTL

Bảng DMDT (Danh mục đối tác) được thiết lập nhằm lưu trữ thông tin chi tiết về các đối tác của công ty Bảng này bao gồm các trường như STT, Tên trường, Kiểu dữ liệu, Độ rộng và Diễn giải, giúp quản lý và tra cứu thông tin một cách hiệu quả.

1 Ma_dt Char 10 Mã đối tác

2 Ten_dt Nvarchar 50 Tên đối tác

7 Dien_thoai Char 12 Điện thoại

8 Co_che Nvarchar 50 Cơ chế

Bảng 4.7: Các thuộc tính của bảng DMDT

 BẢNG DMSP (Danh mục sản phẩm) Mục đích: Bảng danh mục sản phẩm lưu các thông tin về các sản phẩm phần mềm của công ty.

2 Ten_sp Nvarchar 50 Tên sản phẩm

3 Ten_sp2 Nvarchar 50 Tên tiếng anh

3 VAT Real 4 Thuế giá trị gia tăng

4 Gia_ban Nvarchar 30 Giá bán

5 SH_dang_ky char 10 Số hiệu đăng ký

Bảng 4.8: Các thuộc tính của bảng DMSP

 BẢNG LICHHEN Mục đích: Bảng này lưu các thông tin về các cuộc giao dịch với khách hàng.

2 Ma_nv Char 10 Mã nhân viên

3 Ngay_hen datetime 8 Ngày hẹn

4 Time_hen Char 12 Thời gian hẹn

5 Ma_nlh char 10 Mã người liên hệ

6 Dia_diem Nvarchar 50 Địa điểm

7 Noi_dung Nvarchar 1000 Nội dung

Bảng 4.9: Các thuộc tính của bảng DMLH

 BẢNG DMLHD (Danh mục loại hợp đồng)

1 Ma_lhd Char 10 Mã loại hợp đồng

2 Ten_lhd Char 10 Tên loại hợp đồng

4 Ghi_chu Char 12 Ghi chú

Bảng 4.10: Các thuộc tính của bảng DMLHD

 BẢNG DMHD (Danh mục hợp đồng) Mục đích: Lưu thông tin về các hợp đồng đã ký với khách hàng.

1 Ma_hd Char 10 Mã hợp đồng

2 Loai_hd Char 10 Loại hợp đồng

3 Ngay_ky Datetime 8 Ngày ký

4 Ngay_hh Datetime 8 Ngày hết hạn hợp đồng

5 Ngay_tl Datetime 8 Ngày thanh lý

7 CP Char 10 Giá trị hợp đồng

8 DD_KH Nvarchar 50 Đại diện của khách hàng

9 DD_SIS Nvarchar 50 Đại diện của SIS

11 HT_TT Char 10 Hình thức thanh toán

12 Ma_nv_kd char 10 Mã nhân viên kinh doanh

13 Ma_nv_tk Char 10 Mã nhân viên triển khai

14 Ma_nv_bh Char 10 Mã nhân viên bảo hành

Bảng 4.11: Các thuộc tính của bảng DMHD

 BẢNG DMCTHD (Danh mục chi tiết hợp đồng) Mục đích: Lưu thông tin về từng đợt thanh toán của hợp đồng.

1 Ma_hd Char 10 Mã hợp đồng

2 Dot_tt Tinyint 1 Đợt thanh toán

3 So_tien Char 20 Số tiền

4 Ngay_dk Datetime 8 Ngày dự kiến

5 Ngay_tt Datetime 12 Ngày thực tế

Bảng 4.12: Các thuộc tính của bảng DMCTHD

Bảng DMLOI (Danh mục biên bản lỗi) có mục đích lưu trữ thông tin về các biên bản lỗi phát sinh trong quá trình khách hàng sử dụng sản phẩm của công ty.

1 Ma_bb Char 10 Mã biên bản

3 Ma_nv Char 10 Mã nhân viên bảo hành

4 Dd_kh Nvarchar 50 Đại diện khách hàng

6 Nhan_xet Nvarchar 50 Nhận xét

Bảng 4.13: Các thuộc tính của bảng DMLOI

 BẢNG DMCTLOI (Danh mục chi tiết lỗi) Mục đích: Bảng này dùng để lưu các thông tin về lỗi được xử lý.

1 Ma_bb Char 10 Mã biên bản

2 Ma_loi Char 10 Mã lỗi

3 Ten_loi Nvarchar 100 Nội dung lỗi

4 Ngay_ps Datetime 8 Ngày phát sinh

5 Han_ht Datetime 8 Hạn hoàn thành

6 Cach_xl Nvarchar 300 Cách xử lý lỗi

Bảng 4.14: Các thuộc tính của bảng DMCTLOI

 BẢNG DMNV (Danh mục nhân viên) Mục đích: Lưu tất cả các thông tin liên quan đến nhân viên của công ty.

1 Ma_nv Char 10 Mã nhân viên

2 Ho_nv Nvarchar 50 Họ nhân viên

3 Ten_nv Nvarchar 50 Tên nhân viên

4 Ngay_sinh Datetime 8 Ngày sinh

5 Dien_thoai Char 12 Điện thoại

6 SCMND Char 10 Số chứng minh thư

8 Ngay_vao Datetime 8 Ngày vào công ty

9 Ngay_ct Datetime 8 Ngày chính thức

10 Que_quan Nvarchar 50 Quê quán

Bảng 4.15: Các thuộc tính của bảng DMNV

 BẢNG DMBP (Danh mục bộ phận) Mục đích: Bảng này được xây dựng nhằm lưu thông tin về các phòng ban trong công ty

1 Ma_bp Char 10 Mã bộ phận

2 Ten_bp Nvarchar 50 Tên bộ phận

3 Ten_bp2 Nvarchar 50 Tên bộ phận 2

Bảng 4.16: Các thuộc tính của bảng DMBP

Bảng DMDVCS (Danh mục đơn vị cơ sở) nhằm mục đích mở rộng quản lý cho tổng công ty hoặc tập đoàn, do đó cần thiết phải có sự quản lý chặt chẽ cho từng đơn vị cơ sở.

1 Ma_dvcs Char 10 Mã đơn vị cơ sở

2 Ten_dvcs Nvarchar 50 Tên đơn vị cơ sở

Bảng 4.17: Các thuộc tính của bảng DMDVCS

 BẢNG DMTINH (Danh mục tỉnh)

Mục đích: Lưu thông tin về các tỉnh thành.

2 Ten_tinh Nvarchar 50 Tên tỉnh

Bảng 4.18: Các thuộc tính của bảng DMTINH

 BẢNG DMHUYEN (Danh mục huyện) Mục đích: Lưu thông tin về các huyện có trong tỉnh.

3 Tên_huyen Nvarchar 50 Tên huyện

Bảng 4.19: Các thuộc tính của bảng DMHUYEN

 BẢNG DMDOITHU (Danh mục đối thủ) Mục đích: Lưu các thông tin liên quan đến các đối thủ của công ty.

1 Ma_cty Char 10 Mã công ty

2 Ten_cty Nvarchar 50 Tên công ty

3 Ma_lhdn Char 10 Mã loại hình kinh doanh

5 Ma_qm Char 10 Mã quy mô

6 San_pham Nvarchar 300 Mã sản phẩm

Bảng 4.20: Các thuộc tính của bảng DMDOITHU

 BẢNG DMTTBH (Danh mục trạng thái bán hàng) Mục đích: Bảng này lưu các trạng thái bán hàng.

1 Ma_tt Char 10 Mã trạng thái

2 Ten_tt Nvarchar 50 Tên trang thái

Bảng 4.21: Các thuộc tính của bảng DMTTBH

 BẨNG DMLHBH (Danh mục loại hình bán hàng) Mục đích: Bảng này được xây dựng để lưu các loại hình bán hàng.

1 Ma_lhbh Char 10 Mã loại

2 Ten_lhbh Nvarchar 50 Tên loai

Bảng 4.22: Các thuộc tính của bảng DMLHBH

 DMNGANH (Danh mục ngành) Mục đích: Lưu các loại ngành nghề của doanh nghiệp.

2 Ten_nganh Nvarchar 50 Tên ngành

Bảng 4.23: Các thuộc tính của bảng DMNGANH

 BẢNG DMQM (Danh mục quy mô doanh nghiệp) Mục đích: Bảng này lưu các loại quy mô doanh nghiệp.

1 Ma_QM Char 10 Mã quy mô DN

2 Ten_QM Nvarchar 50 Tên quy mô DN

Bảng 4.24: Các thuộc tính của bảng DMQM

 BẢNG DMTTTH (Danh mục trạng thái thực hiện) Mục đích: Bảng này lưu các trạng thái thực hiện.

1 Ma_TT Char 10 Mã trạng thái TH

2 Ten_TT Nvarchar 50 Tên trạng thái

Bảng 4.25: Các thuộc tính của bảng DMTTTH

 BẢNG DMTTHD (Danh mục trạng thái hợp đồng) Mục đích: Bảng này lưu các trạng thái có thể có của một hợp đồng.

1 Ma_TTHD Char 10 Mã trạng thái HD

2 Ten_TTHD Nvarchar 50 Tên trạng thái HD

Bảng 4.26: Các thuộc tính của bảng DMTTHD

Bảng SYSVAR lưu trữ các biến hệ thống quan trọng, giúp ghi lại trạng thái của hệ thống Những biến này hỗ trợ quản lý thư mục chương trình và thiết lập hệ thống hiệu quả.

Khoá chính: Ma_phân hệ

1 Ma_phan_he Char 10 Mã phân hệ

2 Stt char 3 số thứ tự

11 Inputmask Char 48 Mặt nạ nhập liệu

Bảng 4.27: Các thuộc tính của bảng SYSVAR

 Bảng USERINFOR Mục đích: Bảng này lưu thông tin về người sử dụng hệ thống Khóa chính: User_id

1 User_id Numeric 5 Định danh

2 User_name Char 16 Tên đăng nhâp

Bảng 4.28: Các thuộc tính của bảng USERINFOR

 BẢNG OPTIONS Mục đích: Bảng options lưu trữ các biến hệ thống để quản lý các thông tin cho người sử dụng tuỳ chọn.

1 Ma_phan_he Char 10 Mã phân hệ

2 Stt char 3 Số thứ tự

Bảng 4.29: Các thuộc tính của bảng OPTIONS

MÔI TRƯỜNG CÀI ĐẶT VÀ THIẾT KẾ GIAO DIỆN

Giới thiệu về công cụ và môi trường cài đặt

Với mong muốn xây dựng hệ thống quản lý nội bộ đáp ứng được các yêu cầu như:

 Dễ dàng tra cứu và cập nhật thông tin.

 Giao diện thân thiện với người sử dụng.

 Bảo mật và phân quyền đối với người dùng.

 Lên được các báo cáo theo yêu cầu của nhà quản lý.

Trong quá trình khảo sát tại công ty cổ phần SIS Việt Nam, chúng tôi nhận thấy rằng việc quản lý thông tin khách hàng và luồng thông tin giữa các phòng ban là rất quan trọng Các báo cáo về tình hình chăm sóc khách hàng, ký hợp đồng và bảo hành giúp nhà quản lý có cái nhìn tổng quan, từ đó đưa ra quyết định và chiến lược kinh doanh phù hợp.

Quá trình quản lý khách hàng của công ty bắt đầu từ việc chăm sóc khách hàng tiềm năng, chuyển đổi thành khách hàng chính thức, và tiếp tục theo dõi các khách hàng đang trong giai đoạn bảo hành hoặc nâng cấp Tất cả thông tin liên quan đến khách hàng được cập nhật và quản lý thông qua hồ sơ, biên bản, hợp đồng và bảng công việc của nhân viên Vì vậy, khối lượng thông tin cần quản lý là rất lớn và phức tạp.

Người sử dụng chương trình bao gồm cán bộ và công nhân viên trong công ty, từ những người có chuyên môn đến những người không chuyên về máy tính Do đó, giao diện được thiết kế tương tự như giao diện của Windows, giúp người dùng dễ dàng làm quen và sử dụng một cách thuận tiện.

Chúng tôi đã chọn ngôn ngữ lập trình Foxpro và cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server làm công cụ cho bài toán, dựa trên những mục đích và lý do đã nêu.

5.1.1 Ngôn ngữ lập trình Visual Foxpro

Visual FoxPro không chỉ là một ngôn ngữ lập trình thủ tục (procedural programming language) của Microsoft mà nó còn là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu

(Database Management System – DBMS) trực quan Nó có thể được dùng đề viết cả các ứng dụng Web.

Các phiên bản của Visual Foxpro được Window hỗ trợ: VFP 6.0, VFP 7.0, VFP 8.0, VFP 9.0

Tháng 12/2005, VFP đã lọt vào top 20 trong TIOBE’s Programming Community Index, và tháng 8/2006 nó ở vị trí 14, được coi như một ngôn ngữ hạng

Các ưu nhược điểm khi sử dụng Foxpro

 Ứng dụng có thể không cần cài đặt

Là một ngôn ngữ thông dịch, nó mang lại sự linh hoạt cho lập trình viên trong việc xử lý mã, cho phép chương trình hoạt động với các mã được tự sinh ra trong quá trình thực thi.

 Dễ tách ứng dụng thành nhiều mô-đun và do đó có thể dễ dàng nâng cấp sửa đổi

 Foxpro không hỗ trợ mã Unicode

5.1.2 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server

Microsoft SQL Server là hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ Client-Server, lý tưởng cho các tổ chức và doanh nghiệp lớn Hệ thống này được tối ưu hóa cho xử lý giao tác nhanh chóng, giảm thiểu lỗi và lượng dữ liệu dư thừa Đồng thời, nó cũng đảm bảo tính mở, an toàn và bảo mật cho dữ liệu.

Microsoft SQL Server cung cấp đầy đủ các công cụ để:

- Dễ dàng xây dựng CSDL lớn, mỗi CSDL có thể chứa đến 2 tỷ quan hệ và mỗi quan hệ có thể có đến 1024 thuộc tính.

- Giải quyết được tình trạng va chạm giữa các ràng buộc toàn vẹn trên CSDL tại một thời điểm.

- Đảm bảo được các ràng buộc toàn vẹn trên CSDL

- An toàn cho CSDL bằng nhiều mức truy cập và quyền hạn khác nhau.

- Truy vấn dữ liệu nhanh.

Ngoài ra, Microsoft SQL Server còn là hệ quản trị CSDL được thiết kế để có thể làm việc trên nhiều môi trường khác nhau:

- Hệ quản trị CSDL kiến trúc 2 tầng hoặc đa tầng theo mô hình Client – Server.

- Hệ quản trị CSDL trên máy Desktop. Đặc điểm của hệ quản trị CSDL Microsoft SQL Server

 Tự động quản lý và cấp phát vùng nhớ, đĩa.

 Dễ dàng chỉnh sửa cấu trúc các Table và cho phép người sử dụng định lại mối quan hệ, tính chất của các mối quan hệ đó.

 Quản trị CSDL bằng sử dụng giao diện đồ hoạ.

 Dễ dàng trong các thao tác đăng ký Server, tạo mới các Database, Table, Index, Stored Procedure, … và việc nhập, xuất dữ liệu cũng nhanh chóng, dễ dàng.

 Có thể làm việc tốt trên môi trường hệ điều hành Windows XP, Windows

Thiết kế giao diện

Màn hình đăng nhập vào hệ thống quản lý thông tin nội bộ của Công ty Cổ phần SIS Việt Nam yêu cầu người dùng là cán bộ công nhân viên đã được cấp tên đăng nhập và mật khẩu Cán bộ quản lý sẽ phân quyền sử dụng tương ứng với từng tài khoản để đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin trong hệ thống.

5.2.2 Màn hình giao diện chính

Hình 5.1: Màn hình giao diện chính Màn hình giao diện chính được thiết kế gồm:

 Thanh menu phía trên gồm các chức năng File, Edit, View, Tools, Program, Window, Help.

 Cây thư mục: bao gồm các chức năng chính của chương trình

Quản trị tổng hợp bao gồm việc quản lý hiệu quả tất cả các thông tin quan trọng như danh mục phòng ban, danh mục nhân viên, loại hình doanh nghiệp, đối thủ cạnh tranh và đối tác.

 Quản lý hợp đồng: quản lý các thông tin liên quan đến hợp đồng bán, hợp đồng nâng cấp, hợp đồng bảo trì và thanh toán hợp đồng.

 Hệ thống: quản lý và lưu các thông tin hệ thống như tham số hệ thống, thông tin nguời sử dụng.

 Các chức năng con tương ứng với thư mục được chọn bên cây thư mục

Màn hình giao diện chính được thiết kế giống như giao diện của Window nên rất thân thiện và dễ dàng cho người sử dụng

Hình 5.2: Cửa sổ doanh mục nhân viên Chức năng: Hiển thị thông tin cơ sở dữ liệu trong bảng.

Cửa sổ hiển thị thông tin về viên của công ty cho phép người dùng thực hiện các thao tác như thêm mới, sửa đổi hoặc xóa thông tin bằng các phím tắt F3 để sửa, F4 để thêm và F8 để xóa.

5.2.3 Cửa sổ sửa thông tin khách hàng tiềm năng – F3

Hình 5.3: Cửa sổ sửa thông tin khách hàng tiềm năngChức năng: Sửa thông tin khách hàng tiềm năng

5.2.4 Cửa sổ thêm mới hợp đồng

Hình 5.4: Cửa sổ thêm mới hợp đồng

5.2.5 Quản lý người sử dụng

Phần mềm cung cấp khả năng quản lý quyền truy cập cho từng người dùng, giúp bảo vệ an toàn và bảo mật dữ liệu hiệu quả.

Muốn truy nhập vào phần quản trị người sử dụng phải nhập mật khẩu của người sử dụng hiện thời.

Phần quản trị người sử dụng chương trình cho phép khai báo và phân quyền truy cập, bao gồm các chức năng quản lý hiệu quả và bảo mật thông tin người dùng.

 Sửa đổi người sử dụng

Hình 5.6 minh họa cửa sổ phân quyền người sử dụng, trong đó hiển thị hai danh sách chức năng: chức năng được phép sử dụng và chức năng không được phép sử dụng Chỉ có người quản lý mới có quyền thêm, xóa hoặc phân quyền cho tài khoản người dùng.

Hình5 7 : Cửa sổ thêm mới người sử dụng Khi khai báo người sử dụng, ta phải cập nhật các thông tin sau:

Tên: Tên được nhập vào khi vào chương trình (Viết không dấu).

Tên đầy đủ: Tên đầy đủ của người sử dụng.

Mật khẩu: Mật khẩu truy nhập khi sử dụng chương trình.

Nếu bạn là người quản lý, hãy chọn ô "Là người quản lý" Ngược lại, nếu bạn là người thừa hưởng, không nên tích vào ô đó mà hãy chọn người thừa hưởng từ ô "Thừa hưởng".

Người quản lý có quyền truy cập đầy đủ vào tất cả các chức năng và có khả năng thêm cũng như phân quyền cho người dùng khác Trong khi đó, người thừa hưởng chỉ được phép chỉnh sửa thông tin cá nhân như tên đầy đủ, thay đổi mật khẩu truy cập và sử dụng các chức năng đã được phân quyền.

Kết quả đạt được

Trong mỗi chức năng chính đều có chức năng in báo cáo Tuỳ theo yêu cầu của nhà quản lý mà chúng ta có các báo cáo như:

5.3.1 Báo cáo doanh số hợp đồng chi tiết

Báo cáo doanh số hợp đồng chi tiết thể hiện doanh số từ các khách hàng đã thanh toán trong khoảng thời gian từ 01/01/2008 đến 05/05/2008, dữ liệu này được người dùng nhập vào thông qua form chọn.

Hình 5.9: Cửa sổ nhập điều kiện lên báo cáo

5.3.2 Báo cáo danh mục nhân viên

Hình 5.10: Báo cáo danh mục nhân viên

5.3.3 Báo cáo doanh số hợp đồng theo khách hàng

Cửa sổ nhập điều kiện lọc báo cáo doanh số hợp đồng theo khách hàng cho phép người dùng chọn mã khách hàng và khoảng thời gian từ ngày đến ngày để tạo báo cáo doanh số chính xác.

Nếu người dùng nhập vào Mã khách hàng là "KH01", chương trình sẽ tự động lên báo cáo sau:

Hình 5.12: Báo cáo doanh số theo Mã khách hàng "KH01"

Nếu người sử dụng nhập Mã khách hàng là "KH02", chương trinh sẽ tự động lên báo cáo sau:

Hình 5.13: Báo cáo doanh số theo Mã khách hàng "KH02"

Tiêu đề	Xây dựng hệ thống quản lý nội bộ công ty cổ phần SIS Việt Nam
Tác giả	Nguyễn Thị Thanh Thủy, Nguyễn Thị Thu Hoài
Người hướng dẫn	Thạc Sỹ Tống Minh Ngọc
Trường học	Đại học Kinh Tế Quốc Dân
Thể loại	báo cáo chuyên đề
Năm xuất bản	2016
Thành phố	Hà Nội

Định dạng
Số trang	82
Dung lượng	1,3 MB