THIỆU TỔNG QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH NSX
Quá trình hình thành và phát triển
Đôi nét về công ty
Ngành xuất nhập khẩu và logistics tại Việt Nam đang có tiềm năng phát triển mạnh mẽ, đặc biệt sau khi Việt Nam gia nhập nhiều hiệp định quốc tế quan trọng như TPP, AEC, Liên minh kinh tế Á-Âu và Hiệp định Việt Nam-EU Sự tham gia này mở ra nhiều cơ hội và thách thức cho các doanh nghiệp trong lĩnh vực, thúc đẩy sự phát triển bền vững của nền kinh tế.
Ngành logistics và xuất nhập khẩu có mối quan hệ chặt chẽ, với logistics đóng vai trò quan trọng trong việc vận hành, bơm và vận chuyển hàng hóa Việt Nam, với vị trí địa lý thuận lợi và bờ biển dài, sở hữu hàng chục cảng lớn nhỏ, rất thích hợp cho giao thương đường biển Hệ thống sân bay và kho vận hiện đại cũng góp phần phát triển giao thương đường hàng không hiệu quả.
Công ty TNHH NSX, được thành lập vào ngày 7 tháng 11 năm 2014, chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa chuyên nghiệp, nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao trong ngành xuất nhập khẩu - Logistics Với đội ngũ thành viên dày dạn kinh nghiệm trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa và vận chuyển quốc tế, NSX cam kết mang đến cho khách hàng những giải pháp tối ưu về vận chuyển quốc tế và nội địa, cũng như các dịch vụ liên quan như khai báo hải quan và dịch vụ chứng từ.
Công ty cam kết phát triển bền vững và tìm kiếm cơ hội hợp tác lâu dài với khách hàng cũng như các đối tác trong và ngoài nước Chúng tôi chia sẻ kinh nghiệm trong lĩnh vực vận chuyển hàng hóa nội địa và quốc tế nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ ngày càng tốt hơn.
Sau đây là những thông tin cơ bản về Công ty TNHH NSX:
Tên công ty: CÔNG TY TNHH NSX.
Tên giao dịch: NSX CO., LTD
Địa chỉ: Phòng 4.33, Tầng 4, Sunrise City - North Tower, 27 Nguyễn Hữu Thọ, Phường Tân Hưng, Quận 7, TP Hồ Chí Minh.
Đại diện pháp luật: Đặng Thị Ngọc Bích.
Website chính thức: www.nsx.com.vn
Hình 1.1 Logo công ty ( Nguồn: www.nsx.com.vn )
1.2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty Chức năng
NSX là công ty chuyên cung cấp dịch vụ quốc tế trong lĩnh vực vận chuyển giao nhận và xuất nhập khẩu hàng hóa Chúng tôi hoạt động như một đại lý và tư vấn cho các doanh nghiệp trong và ngoài nước, hỗ trợ họ trong việc quản lý và tối ưu hóa quy trình giao nhận hàng hóa.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp về giao nhận, vận tải kho hàng, cùng các vấn đề liên quan theo yêu cầu của tổ chức và cá nhân trong và ngoài nước.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ ủy thác kho vận và giao nhận hàng hóa, bao gồm thuê kho bãi, lưu cước phương tiện vận tải thông qua hợp đồng trọn gói giao tận nơi (door to door) Ngoài ra, chúng tôi thực hiện các dịch vụ liên quan như gom hàng, chia hàng lẻ, làm thủ tục xuất nhập khẩu, thủ tục hải quan, mua bảo hiểm hàng hóa và giao nhận hàng hóa đầy đủ cho người chuyên chở để chuyển đến địa điểm quy định.
Tiến hành các dịch vụ giao nhận, vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu, hàng hóa quá cảnh qua lãnh thổ Việt Nam.
Liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước về các lĩnh vực vận chuyển, giao nhận, thuê tàu.
Dựa trên chức năng của công ty và tình hình tổ chức nhân sự, công ty luôn xây dựng các nhiệm vụ kế hoạch hợp lý, linh hoạt nhằm đảm bảo hiệu quả trong hoạt động kinh doanh Các nhiệm vụ trọng tâm mà công ty thực hiện xuyên suốt trong quá trình hoạt động và phát triển bao gồm:
Xây dựng và triển khai kế hoạch cho các dịch vụ kinh doanh của công ty theo quy định hiện hành, nhằm đạt được mục tiêu và chức năng của doanh nghiệp.
Đảm bảo rằng hoạt động kinh doanh tuân thủ đúng ngành nghề đã đăng ký là rất quan trọng, công ty cần chịu trách nhiệm đối với khách hàng và pháp luật liên quan đến các sản phẩm và dịch vụ mà mình cung cấp.
Mua sắm, xây dựng bổ sung và thường xuyên cải tiến, hoàn thiện, nâng cấp các phương tiện kỹ thuật của công ty.
Đảm bảo việc bảo toàn và bổ sung vốn là rất quan trọng, bao gồm việc tạo nguồn vốn và quản lý tài chính một cách hợp lý Cần phải sử dụng hiệu quả các nguồn vốn theo đúng chế độ để đảm bảo tính bền vững và phát triển lâu dài.
Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với nhà nước và các cơ quan chức năng ban nghành nhƣ chi cục thuế, chi cục hải quan,…
Công ty sử dụng các liên doanh và liên kết trong và ngoài nước để tối ưu hóa quy trình giao nhận và chuyên chở hàng hóa Chúng tôi áp dụng các phương tiện tiên tiến và hợp lý nhằm đảm bảo an toàn trên các luồng và tuyến vận tải Mục tiêu của chúng tôi là cải tiến hiệu quả chuyên chở, chuyển tải, lưu kho, lưu bãi và giao nhận hàng hóa, đồng thời bảo đảm an toàn cho hàng hóa trong phạm vi trách nhiệm của công ty.
Nghiên cứu thị trường dịch vụ kho vận và giao nhận là cần thiết để đề xuất cải tiến biểu giá cước của các tổ chức vận tải theo quy chế hiện hành Điều này giúp đảm bảo quyền lợi cho các bên khi ký kết hợp đồng, từ đó thu hút khách hàng và nâng cao uy tín của công ty trên thị trường.
1.3 Lĩnh vực kinh doanh của công ty
Vận chuyển hàng hóa nội địa và quốc tế cho cả hàng hóa nhập khẩu, xuất khẩu bằng đường biển, đường hàng không và đường bộ.
Dịch vụ liên quan chứng từ, C/O, Bill of Lading, Packing List, Invoice,…
Công ty NSX chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, đồng thời cũng mạnh về vận tải quốc tế qua đường biển và đường hàng không nhờ vào hệ thống đại lý đáng tin cậy.
Công ty cung cấp dịch vụ liên quan đến chứng từ như C/O, Bill of Lading, Packing List và Invoice, và được Hải quan TP.HCM công nhận là đại lý hải quan Sự công nhận này, cùng với chứng nhận đại lý hải quan điện tử, cho phép công ty thay mặt chủ hàng ký tên và đóng dấu trên tờ khai hải quan, giải quyết các vấn đề phát sinh Điều này giúp tiết kiệm thời gian và chi phí thông quan hàng hóa cho khách hàng, khẳng định tính chuyên nghiệp và trách nhiệm của công ty trong dịch vụ khai báo hải quan.
Lĩnh vực kinh doanh của công ty
Vận chuyển hàng hóa nội địa và quốc tế cho cả hàng hóa nhập khẩu, xuất khẩu bằng đường biển, đường hàng không và đường bộ.
Dịch vụ liên quan chứng từ, C/O, Bill of Lading, Packing List, Invoice,…
Lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu là dịch vụ chủ chốt của công ty NSX Ngoài ra, công ty còn mạnh về kinh doanh dịch vụ vận tải quốc tế qua đường biển và đường hàng không, nhờ vào hệ thống đại lý đáng tin cậy.
Công ty cung cấp dịch vụ chứng từ như C/O, Bill of Lading, Packing List, và Invoice, và đã được Hải quan TP.HCM công nhận là đại lý hải quan Sự công nhận này, cùng với chứng nhận đại lý hải quan điện tử, cho phép công ty thay mặt chủ hàng ký tên và đóng dấu trên tờ khai hải quan Nhờ đó, công ty có thể giải quyết các vấn đề phát sinh nhanh chóng, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí thông quan hàng hóa cho khách hàng, khẳng định tính chuyên nghiệp và trách nhiệm trong dịch vụ khai báo hải quan.
Công ty thường xuyên cập nhật thông tin về hàng hóa để đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng Đối với những khách hàng lớn, công ty cử nhân viên đến văn phòng để giải quyết nhanh chóng các yêu cầu mới, từ đó xây dựng được sự tin cậy và nhận được đánh giá cao từ phía khách hàng.
Cơ cấu tổ chức và nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty
Kể từ khi thành lập, Công ty đã xây dựng đội ngũ nhân lực nhiệt huyết và giàu kinh nghiệm, từ quản lý cấp cao đến nhân viên Mặc dù có quy mô nhỏ, cơ cấu tổ chức của công ty vẫn được thiết lập một cách đơn giản với các phòng ban có Giám Đốc và trưởng phòng trực tiếp điều hành.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức:
Kinh doanh Kế toán - Chứng từ
Giao nhận Hành chính nhân sự
Sơ đồ 1.1 : Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH NSX.
Nhiệm vụ của các phòng ban
Giám đốc: là người sẽ trực tiếp điều hành và quản lý các phòng ban trong công ty, có các quyền và nghĩa vụ:
Đại diện cho công ty để liên hệ với cơ quan chủ quản, các ngành các đơn vị kinh tế trong và ngoài nước.
Chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của công ty.
Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty.
Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty.
Ban hành quy chế quản lý nội bộ công ty.
Bổ nhiệm, miễn nhiễm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty.
Ký kết hợp đồng nhân danh công ty.
Các quyền và nhiệm vụ khác đƣợc quy định tại Điều lệ công ty.
Phòng kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc đại diện công ty tiếp xúc và giao dịch với khách hàng Họ trình bày các dự án nghiên cứu lên giám đốc và thảo luận về các vấn đề nghiệp vụ như giá cước và biến động trong quá trình giao nhận hàng Ngoài ra, phòng còn tổ chức các hoạt động tiếp thị, quảng cáo để tìm kiếm đối tác cho công ty, nghiên cứu và tập hợp hệ thống các văn bản pháp quy liên quan đến hoạt động của công ty Họ cũng đề xuất các dự án kinh doanh và chăm sóc khách hàng, đồng thời tìm kiếm những khách hàng tiềm năng có nhu cầu vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu.
Phòng kế toán – chứng từ :
Phòng chức năng có nhiệm vụ hỗ trợ giám đốc trong công tác tài chính kế toán, bao gồm quản lý kế toán, thống kê và báo cáo theo quy định của pháp luật Phòng cũng đảm nhận việc duy trì mối quan hệ với ngân hàng và cơ quan thuế, thực hiện quyết toán và thu hồi vốn, đồng thời theo dõi các khoản nợ và chịu trách nhiệm về nợ của công ty Người giữ con dấu có trách nhiệm với giám đốc về các vấn đề liên quan đến con dấu Ngoài ra, bộ phận chứng từ còn thực hiện các chứng từ cần thiết cho giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu và thông quan khi có yêu cầu.
Bộ phận giao nhận là bộ phận chủ chốt tạo ra thu nhập cho công ty, thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến giao nhận hàng hóa Sau khi được phân công bởi giám đốc, bộ phận này chuẩn bị các chứng từ cần thiết như C/O, B/L, D/O và lên tờ khai xuất khẩu, nhập khẩu Họ cũng đảm nhận việc vận chuyển hàng hóa từ kho của các đơn vị sản xuất kinh doanh xuất khẩu để giao hàng, cũng như xử lý hàng nhập Bộ phận giao nhận trực tiếp thực hiện và hoàn thành các hợp đồng giao nhận của công ty.
Phòng hành chính nhân sự :
Chúng tôi tổ chức các hoạt động liên quan đến nội quy và chính sách công ty, đồng thời nghiên cứu và phát triển các kế hoạch nhân sự phù hợp với chiến lược phát triển tương lai của công ty.
Tình hình nhân sự của công ty
Công ty chú trọng đến việc đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, nhờ vào đội ngũ quản lý giàu kinh nghiệm, nhằm đáp ứng những yêu cầu ngày càng cao của ngành vận tải hàng hóa hiện nay.
NSX cam kết nâng cao chất lượng dịch vụ và tối ưu hóa việc phối hợp các nguồn lực nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng hiện tại và tiềm năng.
Cơ cấu lao động của công ty:
Bảng 1.1 : Cơ cấu lao động của công ty TNHH NSX trong giai đoạn 2017-2018. ĐVT: Người
So Chênh Mức độ Chỉ ảnh
Số Tỷ Số Tỷ sánh lệch
STT hưởng tiêu (%) (+/-) lƣợng trọng lƣợng trọng (%)
(Nguồn: Phòng hành chính – nhân sự của công ty TNHH NSX )
Công ty TNHH NSX, mới thành lập hơn 4 năm, vẫn còn non trẻ với quy mô nhỏ, tổng số lao động dao động từ 12-15 người Nhân sự trong công ty được phân chia thành hai khối: khối trực tiếp, chuyên tạo ra sản phẩm, và khối gián tiếp, đảm nhiệm các công việc quản lý và hỗ trợ Từ năm 2017 đến 2018, tổng số lao động trong công ty đã tăng rõ rệt.
Năm 2018 tổng số lao động là 15 người tăng so với năm 2017 với mức chênh lệch là 3 người và với tỷ lệ 125%.
Trong năm 2017 số lao động trong khối trực tiếp là 9 người, chiếm tỷ trọng
Trong công ty, lao động trực tiếp chiếm 66,67% tổng số lao động vào năm 2018, với 10 người, trong khi lao động gián tiếp chỉ có 5 người, chiếm 33,33% Qua hai năm qua, tỷ lệ lao động trực tiếp luôn cao hơn so với lao động gián tiếp trong tổng số lao động của công ty.
Vào năm 2018, số lao động ở khối trực tiếp đạt 111,1% so với năm 2017, tăng 1 người, góp phần làm tăng tổng số lao động của công ty với mức ảnh hưởng 8,33% Trong khi đó, số lao động ở khối gián tiếp đạt 166,67%, tăng 2 người, ảnh hưởng tích cực đến tổng số lao động với mức độ 16,67% Điều này cho thấy khối gián tiếp là yếu tố tác động mạnh nhất đến tổng số lao động của công ty.
Vào năm 2018, công ty đã mở rộng quy mô và tuyển thêm lao động, trong đó có hai nhân viên trực tiếp đã cống hiến hết mình cho công ty từ những ngày đầu thành lập Nhờ vào nỗ lực và kinh nghiệm phong phú, họ đã được công ty xem xét và bổ nhiệm vào vị trí quản lý.
Vào năm 2018, số lao động trong khối gián tiếp đã tăng thêm 2 người, đồng thời công ty cũng tuyển dụng 3 lao động mới cho khối trực tiếp Việc này không chỉ nhằm thay thế 2 vị trí còn trống mà còn giúp giảm bớt khối lượng công việc ngày càng gia tăng.
Công ty có quy mô nhỏ với cơ cấu phòng ban đơn giản, bao gồm Giám đốc, phòng kinh doanh, phòng kế toán, phòng kế toán-chứng từ, phòng giao nhận và phòng hành chính nhân sự, với số lao động hợp lý từ 12-15 người Mặc dù mới thành lập, ban quản lý có kinh nghiệm trong ngành đã xây dựng một bộ máy quản lý có năng lực lãnh đạo và chuyên môn cao Nhờ vào việc nâng cao nghiệp vụ của nhân viên, công ty ngày càng phát triển và mở rộng Chính sách lương thưởng công bằng, minh bạch cũng góp phần tạo niềm tin và sự trung thành của lao động đối với công ty.
Chính sách tiền lương và khen thưởng
Công ty NSX cam kết tạo môi trường làm việc an toàn và bền vững cho nhân viên, đồng thời duy trì văn hóa doanh nghiệp Chính sách đãi ngộ lao động luôn được chú trọng và cải tiến liên tục, đảm bảo nhân viên được hưởng chế độ tiền lương minh bạch và công bằng.
Công ty áp dụng chế độ khen thưởng linh hoạt dựa trên năng lực làm việc của từng nhân viên, với các chính sách khen thưởng hàng tháng, quý và năm Ngoài ra, công ty còn thực hiện khen thưởng đột xuất cho những cá nhân và tập thể có đóng góp nổi bật trong việc triển khai các chính sách, chủ trương và chiến lược đã đề ra.
Vị thế cạnh tranh của công ty trên thị trường
Trong những năm gần đây, hoạt động giao nhận tại Việt Nam phát triển mạnh mẽ, với sự cạnh tranh từ các công ty có thâm niên lâu đời và mối quan hệ vững chắc với các hãng tàu, hàng không lớn toàn cầu Công ty TNHH NSX cần chú ý đến những đối thủ này, đồng thời cũng phải đối mặt với sự gia tăng của các công ty mới trong lĩnh vực, tạo ra áp lực cạnh tranh ngày càng lớn Điều này đặt ra cho Công ty TNHH NSX câu hỏi quan trọng về vị thế cạnh tranh của mình trên thị trường.
Mặc dù Công ty mới thành lập cách đây gần 5 năm và đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm trong việc cung cấp dịch vụ vận tải giao nhận cho khách hàng trong và ngoài nước, hình ảnh còn non trẻ của Công ty vẫn ảnh hưởng đến quyết định lựa chọn của khách hàng khi tìm kiếm một dịch vụ uy tín.
Công ty đang gặp nhiều khó khăn trong việc mở rộng quan hệ hợp tác với các bên liên quan như hãng tàu biển và hãng hàng không do khả năng tài chính hạn chế.
Công ty TNHH NSX đã nhận thức được những hạn chế của mình và không ngừng cải thiện chất lượng dịch vụ để thu hút khách hàng Sau hơn 4 năm hoạt động, số lượng khách hàng của Công ty ngày càng tăng, với tỷ lệ khách hàng cũ cao, cho thấy sự hài lòng của họ với dịch vụ Dịch vụ của Công ty có giá cả cạnh tranh so với các đối thủ lớn, vì mục tiêu chính là thu hút và giữ chân khách hàng Ngoài ra, Công ty cũng thường xuyên áp dụng các chương trình khuyến mại cho khách hàng thân thiết, tạo sự khác biệt trong bối cảnh cạnh tranh Marketing hiện nay, đồng thời chú trọng đến sự hài lòng và lòng trung thành của khách hàng.
TÌM HIỂU QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG VÀ ĐÁNH GIÁ CHUNG TÌNH HÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY TNHH NSX
Khái quát chung về giao nhận vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không
Vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không (Air Cargo) là phương thức sử dụng máy bay để chuyển tải hàng hóa, có thể thông qua máy bay chuyên dụng (Cargo Aircraft hay Freighter) hoặc trong khoang hành khách của máy bay dân dụng (Passenger Plane).
Vận chuyển hàng hóa bằng máy bay mang lại tốc độ nhanh chóng và độ an toàn cao, nhưng đi kèm với chi phí cao nhất Phương thức này thường được áp dụng cho các mặt hàng có giá trị lớn và yêu cầu giao hàng kịp thời, như hàng hóa dễ hỏng, thiết bị điện tử, hoặc hàng hóa y tế.
Thư tín, bưu phẩm nhanh.
Động vật sống, nội tạng người, hài cốt.
Hàng dễ hư hỏng như thực phẩm, hoa tươi, hàng ướp bằng đá khô.
Hàng hóa giá trị: vàng, kim cương.
Thiết bị kỹ thuật (hàng công nghệ cao, phụ tùng máy bay, tàu biển, xe hơi).
Hàng tiêu dùng xa xỉ nhƣ đồ điện tử, thời trang,…
2.1.2 Ưu điểm và nhược điểm của vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không
Vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không có những điểm khác biệt đặc trƣng so với các hình thức vận tải khác. Ưu điểm :
Vận tải hàng không nổi bật với tốc độ cao, cho phép thời gian vận chuyển nhanh chóng Trung bình, máy bay di chuyển với tốc độ từ 800 đến 1000 km/h, nhanh gấp 27 lần so với vận tải đường biển, 10 lần so với ô tô và 8 lần so với tàu hỏa Điều này giúp tối ưu hóa quá trình giao nhận hàng hóa, đáp ứng nhu cầu vận chuyển hiện đại.
Không bị giới hạn bởi địa hình như đường bộ hay đường thủy, phương thức này có khả năng kết nối hầu hết các quốc gia trên toàn cầu.
Vận tải hàng không là phương thức vận chuyển an toàn và hiệu quả nhất, với tổn thất thấp hơn so với các hình thức khác Nhờ thời gian vận chuyển ngắn và trang thiết bị hiện đại, máy bay hoạt động ở độ cao trên 9000m, vượt qua các điều kiện thiên nhiên như gió bão trong suốt hành trình, ngoại trừ khi cất cánh và hạ cánh.
Vận tải hàng không mang đến dịch vụ chất lượng cao vượt trội so với các phương thức vận tải khác, nhờ vào quy trình thủ tục đơn giản và nhanh chóng Máy bay thường bay thẳng, giảm thiểu thời gian qua các trạm kiểm tra, kiểm soát, giúp tối ưu hóa hiệu suất vận chuyển hàng hóa.
Hạn chế tối đa những tổn thất phát sinh do làm hàng, đổ vỡ hay trộm cắp.
Phí bảo hiểm vận chuyển thấp hơn do ít rủi ro hơn các phương thức khác.
Phí lưu kho thấp do đặc tính hàng hóa và tốc độ xử lý thủ tục nhanh chóng.
Cước vận tải hàng không cao nhất trong các phương thức.
Vận tải hàng không yêu cầu đầu tư lớn vào cơ sở hạ tầng kỹ thuật như cảng hàng không, máy bay và trang thiết bị xếp dỡ Bên cạnh đó, việc đào tạo nhân lực phục vụ cũng là yếu tố quan trọng không thể thiếu.
Danh mục hàng vận chuyển không đa dạng, không phù hợp vận chuyển hàng hóa có giá trị thấp, khối lƣợng lớn và cồng kềnh.
Khối lƣợng vận chuyển nhỏ hơn so với các hình thức khác.
Chịu ảnh hưởng bởi thời tiết: Chuyến bay có thể bị hoãn do điều kiện thời tiết không tốt như sương mù, mưa giông,…làm ngưng trệ dịch vụ.
Tỷ lệ do rủi ro cao hơn do các trường hợp hư hỏng máy bay, tai nạn va quệt, cướp máy bay,… làm gián đoạn hành trình.
Yêu cầu về tiêu chuẩn kiểm tra hàng hóa vận chuyển ngày càng trở nên nghiêm ngặt hơn nhằm đảm bảo an ninh, an toàn bay và tuân thủ các quy định pháp luật Trước khi được chấp nhận xếp lên khoang chứa, hàng hóa sẽ phải trải qua quá trình kiểm tra chặt chẽ.
2.1.3 Cơ sở vật chất kỹ thuật cần thiết cho vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không
Cảng hàng không (air port)
Cảng hàng không là địa điểm quan trọng cho việc đỗ, cất và hạ cánh của máy bay, đồng thời cung cấp các điều kiện vật chất kỹ thuật và dịch vụ cần thiết cho việc vận chuyển hàng hóa và hành khách.
Cảng hàng không có các khu vực làm hàng xuất, hàng nhập và hàng chuyển tải.
Máy bay là phương tiện chính trong vận tải hàng không, với nhiều loại khác nhau Ngoài việc chuyên chở hành khách, máy bay còn có khả năng vận chuyển hàng hóa dưới boong Có những loại máy bay chuyên chở hàng hóa và loại kết hợp cả hành khách lẫn hàng hóa.
Trang thiết bị xếp dỡ và làm hàng
Trang thiết bị xếp dỡ và làm hàng tại cảng hàng không rất đa dạng, bao gồm các thiết bị xếp dỡ và vận chuyển hàng hóa trong sân bay cũng như theo đơn vị Ngoài ra, còn có các thiết bị riêng lẻ như pallet máy bay, container máy bay và container đa phương thức, phục vụ cho việc quản lý và vận chuyển hàng hóa hiệu quả.
2.1.4 Các bên tham gia trong vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không
Nếu x t theo góc độ của người gửi hàng, bạn sẽ thấy có nhiều bên tham gia vào vận chuyển hàng air:
Các công ty bưu chính chuyên vận chuyển thư tín hàng không, bao gồm phong bì tài liệu và các gói bưu phẩm nặng tối đa 30 kg Để thực hiện việc này, họ thường thuê dịch vụ vận chuyển từ các hãng hàng không.
Các công ty chuyển phát quốc tế (Courier) chuyên vận chuyển phong bì tài liệu và bưu kiện có trọng lượng lên đến 75 kg, đồng thời họ cũng hợp tác với các hãng hàng không để cung cấp dịch vụ chuyển hàng hiệu quả.
Các công ty chuyển phát nhanh quốc tế (Integrator) chuyên vận chuyển thư và gói hàng nặng đến 75 kg Họ thường sử dụng máy bay vận tải riêng và có khả năng thuê lại một phần dịch vụ từ các hãng hàng không khác.
Các công ty giao nhận hàng không (Air Cargo Forwarder) chuyên vận chuyển các gói hàng và lô hàng có trọng lượng trên 75kg bằng cách hợp tác với các hãng hàng không để thuê dịch vụ vận chuyển.
Các hãng hàng không (Airline) và các công ty khai thác máy bay (Air Operator), sử dụng máy bay của mình để vận chuyển hàng hóa và hành khách.
Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không tại công ty TNHH NSX
Kể từ khi thành lập, Công ty TNHH NSX đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu quốc tế, đặc biệt là trong việc giao nhận hàng nhập khẩu qua đường hàng không.
Dưới đây là quy trình thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không tại công ty.
Tìm kiếm (1) Chào giá (2) Ký hợp khách hàng cho khách đồng với hàng khách hàng
Bàn giao (7) Giao hàng (6) Tổ chức và quyết cho khách nhận hàng toán hàn tại sân bay
(3) Nhận và kiểm tra chứng từ
Sơ đồ 2.1: Quy trình thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không tại Công ty TNHH NSX.
Diễn giải quy trình
Công ty TNHH NSX, chuyên cung cấp dịch vụ vận tải giao nhận hàng hóa cho doanh nghiệp trong và ngoài nước, xác định việc tìm kiếm khách hàng là bước quan trọng đầu tiên trong quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không Phòng kinh doanh và nhân viên sales chủ yếu sử dụng internet để tìm kiếm khách hàng mới, đồng thời khai thác mối quan hệ từ bạn bè và người quen, và duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng cũ.
Nhân viên sales sẽ chủ động liên hệ với khách hàng tiềm năng, tư vấn và gửi bảng báo giá dịch vụ, đồng thời giải đáp mọi thắc mắc liên quan đến giá cả và dịch vụ của công ty.
Các yếu tố cơ bản ảnh hưởng đến giá vận tải bao gồm quy mô lô hàng, khoảng cách vận chuyển và loại phương tiện sử dụng Chi phí vận tải khác nhau cho từng loại hàng hóa do sự khác biệt về thể tích và tính chất Hàng hóa không cồng kềnh thường có chi phí thấp hơn vì có thể chở nhiều hơn trên phương tiện Ngoài ra, giá cả còn phụ thuộc vào nhu cầu thời gian giao hàng của khách hàng và các chi phí phát sinh khác.
Sau khi gửi báo giá cho khách hàng, nhân viên sales sẽ tiến hành thương lượng về giá cả và dịch vụ của công ty Khi hai bên đạt được sự đồng thuận về mức giá và dịch vụ, quá trình thỏa thuận các điều khoản hợp đồng sẽ được bắt đầu và hợp đồng sẽ được ký kết.
Sau khi hợp đồng được ký kết, khách hàng cần cung cấp cho công ty bộ chứng từ liên quan đến lô hàng Bộ chứng từ này bao gồm các tài liệu cần thiết để hoàn tất quy trình giao nhận hàng hóa.
Hợp đồng thương mại (Sales Contract).
Hóa đơn thương mại (Invoice).
Vận đơn đường hàng không (air way bill).
Thông báo hàng đến (Arrival notice).
Phiếu đóng gói (Packing list).
Một số chứng từ liên quan khác (nếu cần thiết).
Sau khi công ty nhận được bộ chứng từ, chúng sẽ được chuyển đến phòng kế toán Nhân viên chứng từ có trách nhiệm kiểm tra thông tin cẩn thận và tỉ mỉ, đối chiếu các dữ liệu trên hợp đồng, hóa đơn thương mại, packing list và vận đơn Nếu phát hiện sai sót, nhân viên phải nhanh chóng thông báo cho khách hàng để kịp thời điều chỉnh, tránh ảnh hưởng đến thủ tục hải quan Ngược lại, nếu không có sai sót, nhân viên sẽ tiến hành bước tiếp theo trong quy trình.
Sau khi hoàn tất kiểm tra bộ chứng từ, nhân viên chứng từ sẽ tiến hành khai báo lô hàng nhập khẩu trên hệ thống.
VINACCS/VCIS là bước quan trọng nhất quyết định sự thành công của việc nhập khẩu hàng hóa và khả năng tiếp tục cung cấp dịch vụ của Công ty Nhân viên cần có nghiệp vụ khai báo Hải quan để đảm bảo thông tin cung cấp là chính xác, tránh sai sót ảnh hưởng đến thủ tục hải quan Sau khi hoàn tất tờ khai, nhân viên sẽ kiểm tra kỹ lưỡng trước khi truyền tờ khai Ngay sau đó, hệ thống hải quan sẽ thông báo thành công việc truyền tờ khai, cung cấp số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân luồng hàng hóa.
Sau khi nhận kết quả phân luồng từ nhân viên khai báo hải quan của NSX, tờ khai chính thức sẽ được in và chuyển cho phòng giao nhận Nhân viên giao nhận sẽ mang tờ khai đến chi cục Hải quan để thực hiện các thủ tục thông quan hàng hóa nhập khẩu cho lô hàng, đồng thời tổ chức nhận hàng tại sân bay.
Trong trường hợp kết quả phân luồng là :
Tiến hành nộp thuế (nếu có).
Tờ khai sẽ đƣợc thông quan trên mạng.
In tờ khai và thanh lý lấy hàng (hàng nhập) tại cảng hàng không.
Sau khi hoàn tất việc nộp thuế, cần lưu ý rằng sẽ mất một khoảng thời gian để số tiền này được chuyển vào tài khoản hải quan, do đó tờ khai mới có thể được thông quan Thời gian chờ đợi có thể kéo dài.
1 giờ, 1 buổi, 1 ngày, hoặc nhiều ngày tùy theo sự ổn định của mạng hải quan.
Để nhanh chóng hoàn tất thủ tục thông quan, bạn nên mang theo tờ khai và giấy nộp tiền đến hải quan tại chi cục để được nhập tiền thuế và lấy thông quan Tuy nhiên, trong một số trường hợp, nếu hải quan nghi ngờ thông tin trên tờ khai, lô hàng có thể bị chuyển sang luồng vàng hoặc đỏ.
Xuất trình hồ sơ hải quan tại chi cục hải quan, hồ sơ bao gồm: - Tờ khai hải quan nhập khẩu.
- Vận đơn, chứng từ tương đương - Giấy phép.
- Giấy thông báo miễn kiểm tra hoặc Giấy thông báo kết quả kiểm tra chuyên ngành.
- Và các giấy tờ cần thiết khác (nếu có).
Hải quan kiểm tra hồ sơ và tiến hành thông quan nếu phù hợp và đã nộp thuế.
Khi có dấu hiệu vi phạm hoặc nghi ngờ, hải quan sẽ chuyển hàng hóa sang luồng đỏ để tiến hành kiểm tra thực tế Nếu không phát hiện vi phạm, hàng hóa sẽ được thông quan.
In tờ khai và thanh lý lấy hàng (hàng nhập).
Xuất trình hồ sơ hải quan và hàng hóa để hải quan kiểm tra thực tế.
Hải quan thông quan nếu không có vi phạm và đã nộp thuế.
In tờ khai và thanh lý lấy hàng (hàng nhập).
(6) Sau khi nhận hàng, nhân viên giao nhận tiến hành giao hàng cho khách hàng theo địa điểm đã thỏa thuận trong hợp đồng dịch vụ.
Nhân viên kế toán của công ty TNHH NSX thực hiện việc kê khai chi phí cho lô hàng, quyết toán phí dịch vụ và bàn giao hồ sơ cho khách hàng, hoàn tất quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu.
Đánh giá chung tình hình doanh thu của công ty TNHH NSX trong giai đoạn 2017-2018
2.4.1 Kết quả hoạt động kinh doanh dịch vụ của công ty TNHH NSX trong giai đoạn 2017-2018
Bảng 2.1 : Kết quả hoạt động kinh doanh cả năm của Công ty NSX giai đoạn
(Nguồn : Phòng kế toán – chứng từ của công ty TNHH NSX, năm 2017-2018 )
Trong hai năm qua, công ty TNHH NSX đã hoạt động kinh doanh hiệu quả, đạt được lợi nhuận cao Đặc biệt, từ năm 2017 đến năm 2018, lợi nhuận của công ty đã tăng đáng kể.
Năm 2018 lợi nhuận thu đƣợc là 4.730,1 triệu đồng, tăng so với năm 2017 với mức chênh lệch 539,7 triệu đồng và với tỷ lệ 112,89% so với năm 2017.
Nguyên nhân làm cho lợi nhuận của công ty tăng là vì:
Doanh thu năm 2018 của công ty đạt 12.795 triệu đồng, tăng 2.715,8 triệu đồng so với năm 2017, tương đương với tỷ lệ tăng trưởng 126,94% Sự gia tăng doanh thu này đã có ảnh hưởng tích cực đến lợi nhuận của công ty.
Bên cạnh đó, chi phí công ty bỏ ra vào năm 2018 cũng tăng cao so với năm
2017 Cụ thể là, chi phí của công ty năm 2017 chỉ 5.888,8 triệu đồng nhƣng đến năm 2018 thì chi phí này tới 8.064,9 triệu đồng, tăng cao hơn so với năm
2017 với mức chênh lệch là 2.176,1 triệu đồng và với tỷ lệ là 136,95%.
Doanh thu năm 2018 của công ty tăng cao so với năm 2017 nhờ vào sự ổn định trong hoạt động kinh doanh và sự gia tăng số lượng đơn hàng.
Chiến lược kinh doanh hợp lý đã giúp công ty thu hút lượng khách hàng mới đáng kể, đồng thời duy trì sự trung thành của hơn 50 khách hàng thân thiết, phản ánh chất lượng dịch vụ tốt và niềm tin của khách hàng Tuy nhiên, chi phí năm 2018 tăng cao do công ty mở rộng quy mô, tăng số lượng nhân viên và đầu tư vào máy móc, thiết bị, dẫn đến các chi phí như lương, trợ cấp, và khấu hao tài sản cũng gia tăng Sự gia tăng hợp đồng dịch vụ cũng tạo ra thêm chi phí vận chuyển và phụ phí Bên cạnh đó, một số chi phí chủ quan như nhiên liệu và sửa chữa phương tiện cũng tăng cao Để đối phó với tình hình này, Ban lãnh đạo đã triển khai các chiến lược ngắn hạn như thanh lý thiết bị cũ và hư hỏng, đồng thời áp dụng các chính sách dài hạn nhằm khai thác hiệu quả thiết bị và nâng cao tinh thần tiết kiệm, từ đó tăng doanh thu và sử dụng chi phí hiệu quả hơn trong tương lai.
Mặc dù mới hoạt động không lâu, công ty đã nỗ lực đáng kể để đạt được những thành tựu nhất định Đến năm 2018, công ty đã xây dựng được một lượng lớn khách hàng trung thành, với hơn 50 khách hàng, đồng thời thu hút thêm nhiều khách hàng tiềm năng, giúp nâng cao nhận thức và tiếp cận với thương hiệu.
Dưới sự chỉ đạo của Ban Giám đốc, Công ty TNHH NSX đã hoàn thành kế hoạch giai đoạn 2017-2018 với kết quả khả quan, tạo nền tảng cho sự phát triển trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt Trong tương lai, công ty sẽ tập trung vào việc tối ưu hóa chi phí, nâng cao chuyên môn nhân viên và khả năng lãnh đạo để cải thiện chất lượng dịch vụ và mở rộng lượng khách hàng Để đạt được mục tiêu này, công ty cần hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa, từ đó củng cố vị thế vững chắc và đáng tin cậy trên thị trường.
2.4.2 Doanh thu theo cơ cấu dịch vụ của công ty TNHH NSX trong giai đoạn 2017-2018
Bảng 2.2 : Bảng doanh thu theo cơ cấu dịch vụ của công ty giai đoạn 2017-
T Tiền trọng Tiền trọng (%) hưởng
(Nguồn : Phòng kế toán – chứng từ của công ty TNHH NSX, năm 2017-2018 )
Nhìn chung, công ty TNHH NSX kinh doanh các loại hình dịch vụ đều đạt doanh thu tương đối cao và đều tăng khá cao trong giai đoạn năm 2017-2018.
Doanh thu từ dịch vụ trong năm 2018 đã tăng 2.715,8 triệu đồng so với năm 2017, đạt tỷ lệ tăng trưởng 126,94%.
Trong giai đoạn 2017-2018, doanh thu từ dịch vụ vận chuyển hàng không luôn chiếm tỷ trọng cao nhất trong tổng doanh thu, với 47,61% năm 2017 và 48,2% năm 2018 Doanh thu từ dịch vụ vận chuyển đường biển đứng thứ hai, giữ tỷ trọng 18,38% trong cả hai năm Tiếp theo, doanh thu từ dịch vụ khai thuế hải quan chiếm 16,13% năm 2017 và giảm xuống 14,87% năm 2018 Doanh thu từ dịch vụ vận chuyển nội địa đạt 10,84% năm 2017 và tăng lên 11,63% năm 2018 Cuối cùng, doanh thu từ các dịch vụ khác có tỷ trọng thấp nhất, với 7,04% năm 2017 và 7,25% năm 2018.
Doanh thu từ các loại dịch vụ, đặc biệt là dịch vụ vận chuyển hàng không, đã ghi nhận sự tăng trưởng mạnh mẽ từ năm 2017 đến năm 2018 Cụ thể, doanh thu từ dịch vụ vận chuyển hàng không trong năm 2018 đạt 6.167,19 triệu đồng, cho thấy mức tăng trưởng đáng kể so với năm trước.
Năm 2018, doanh thu từ dịch vụ vận chuyển đường biển đạt 2.309,49 triệu đồng, tăng 456,93 triệu đồng, tương ứng với tỷ lệ 124,66% so với năm 2017 Đồng thời, doanh thu từ dịch vụ vận chuyển nội địa cũng ghi nhận mức tăng, đạt 1.488,06 triệu đồng Mức chênh lệch tổng thể so với năm 2017 là 1.368,49 triệu đồng, với tỷ lệ tăng trưởng 128,52%.
2017 với mức chênh lệch là 395,47 triệu đồng và với tỷ lệ 136,2% so với năm 2017; doanh thu từ dịch vụ khai thuế hải quan năm 2018 tăng so với năm
2017 với mức chênh lệch là 276,85 triệu đồng và với tỷ lệ là 130,73% so với năm 2017.
Doanh thu từ các loại hình dịch vụ tăng trưởng mạnh mẽ đã góp phần tích cực vào việc nâng cao tổng doanh thu năm 2018 so với năm trước.
Trong năm 2017, doanh thu từ dịch vụ vận chuyển hàng không đóng góp mạnh nhất vào tổng doanh thu với mức ảnh hưởng 13,58% Theo sau là doanh thu từ dịch vụ vận chuyển đường biển với mức ảnh hưởng 4,53% Doanh thu từ dịch vụ vận chuyển nội địa và dịch vụ khai thuế hải quan lần lượt có mức ảnh hưởng 3,92% và 2,75% Cuối cùng, doanh thu từ các dịch vụ khác chỉ có mức ảnh hưởng 2,16%, là yếu tố tác động nhẹ nhất đến tổng doanh thu.
Công ty chuyên cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không, luôn chú trọng cải thiện quy trình giao nhận để thu hút khách hàng và tăng doanh thu Doanh thu từ dịch vụ này chiếm tỷ trọng cao nhất trong tổng doanh thu và ngày càng gia tăng Ngoài ra, doanh thu từ dịch vụ vận chuyển hàng hóa bằng đường biển, nội địa và khai thuế hải quan cũng chiếm tỷ trọng đáng kể, vì vậy công ty liên tục nâng cấp quy trình và trang bị phương tiện hiện đại, nâng cao trình độ nghiệp vụ nhân viên Mặc dù doanh thu từ các dịch vụ khác như chứng từ, C/O, Bill of Lading, Packing List, Invoice chiếm tỷ trọng thấp, công ty vẫn không ngừng cải thiện kỹ năng để đáp ứng tốt nhất yêu cầu của khách hàng Điều này giúp nâng cao chất lượng dịch vụ, thu hút khách hàng mới và giữ chân khách hàng cũ, góp phần tăng doanh thu cho công ty.
Kết quả đạt được trong giai đoạn 2017-2018 phản ánh nỗ lực và tinh thần trách nhiệm cao của toàn thể nhân viên công ty Trong những năm tới, công ty cam kết nâng cao trình độ và nghiệp vụ của nhân viên, cải thiện dịch vụ và chất lượng để đạt được những kết quả tốt hơn.
2.4.3 Doanh thu từ dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không tại công ty TNHH NSX trong giai đoạn 2017-2018
Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực giao nhận vận chuyển hàng không, công ty chúng tôi tự hào sở hữu đội ngũ nhân viên năng động, giúp cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không với chất lượng cao, đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng.
Bảng 2.3 : Doanh thu dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không tại công ty giai đoạn 2017-2018. ĐVT: Triệu đồng
S Chỉ Tỷ Tỷ So Chênh độ
T sánh lệch ảnh tiêu Tiền trọng Tiền trọng
DOANH THU TỪ VẬN 4.798,7 100 6.167,19 100 128,52 +1.368,49 CHUYỂN
(Nguồn : Phòng kế toán – chứng từ của công ty TNHH NSX, năm 2017-2018 )
Phân tích công tác tổ chức và thực hiện giao nhận mặt hàng Vải dùng để sàng (Dùng trong nhà máy sản xuất bột mì) nhập khẩu bằng đường hàng không tại công ty TNHH NSX
để sàng (Dùng trong nhà máy sản xuất bột mì) nhập khẩu bằng đường hàng không tại công ty TNHH NSX
Công ty TNHH VĨNH THIÊN KHANG, một khách hàng lâu năm của Công ty TNHH NSX, sắp tới sẽ nhập khẩu lô hàng vải dùng để sàng cho nhà máy sản xuất bột mì bằng đường hàng không Để thực hiện thủ tục hải quan cho lô hàng này, công ty VĨNH THIÊN KHANG đã liên hệ với NSX, cho thấy chính sách chăm sóc khách hàng tận tâm và chất lượng dịch vụ uy tín của NSX đã tạo dựng được niềm tin vững chắc, khiến khách hàng tiếp tục lựa chọn dịch vụ của họ.
2.5.2 Chào giá cho khách hàng
Sau khi công ty TNHH Vĩnh Thiên Khang liên hệ, nhân viên sales của NSX đã nhanh chóng phản hồi và tiến hành trao đổi thông tin về lô hàng cùng các thủ tục cần thiết Nhân viên sales cũng đã gửi bảng báo giá cho công ty TNHH Vĩnh Thiên Khang, và mọi cuộc trao đổi, thỏa thuận giữa hai bên được thực hiện qua email.
2.5.3 Ký hợp đồng dịch vụ với khách hàng
Công ty TNHH Vĩnh Thiên Khang là một khách hàng thân thiết, do đó, mối quan hệ hợp tác giữa hai bên được xây dựng trên nền tảng tin tưởng, mà không cần phải ký kết hợp đồng chính thức.
Sau khi hai bên đạt được thỏa thuận và thống nhất mức giá hợp lý, công ty sẽ tiến hành hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu.
2.5.4 Sơ đồ mối quan hệ các bên liên quan đến công ty theo hợp đồng
TÂN SƠN NHẤT CÔNG TY
Sơ đồ 2.2 : Sơ đồ mối quan hệ các bên liên quan đến công ty theo hợp đồng.
Diễn giải các mối quan hệ:
(1) Mối quan hệ Hợp đồng dịch vụ: Vĩnh Thiên Khang là khách hàng lớn của
Công ty TNHH NSX, 2 bên kí hợp đồng dịch vụ giao nhận Vĩnh Thiên
Khang ủy quyền cho NSX là người nhận hàng Thay mặt Vĩnh Thiên Khang làm các thủ tục hải quan nhận hàng.
Lô hàng của Vĩnh Thiên Khang được gửi về Sân bay Tân Sơn Nhất, vì vậy NSX cần đến Chi cục Hải quan Tân Sơn Nhất để thực hiện thủ tục hải quan nhận hàng.
(3) Làm thủ tục nhận hàng: Sau khi làm các thủ tục Hải quan để thông quan,
NSX cầm bộ hồ sơ đến kho TCS làm thủ tục hải quan và nhận hàng tại kho.
2.5.5 Nhận chứng từ và kiểm tra thông tin về lô hàng
Sau khi hai bên ký hợp đồng giao nhận, nhân viên giao nhận của NSX đã đến công ty TNHH Vĩnh Thiên Khang để nhận bộ chứng từ từ khách hàng, bao gồm đầy đủ các tài liệu cần thiết.
Hợp đồng thương mại: 02 bản (sao y bản chính)
Hóa đơn thương mại (Invoice): 01 bản (sao y bản chính)
Vận đơn hàng không (House Airway Bill): 01 bản (sao y bản chính)
Thông báo hàng đến của hãng vận chuyển (Notice of Arrival)
Bảng kê khai hàng hóa (Packing list): 01 bản (sao y bản chính)
Và một số chứng từ khác có liên quan.
Sau khi nhận bộ chứng từ, nhân viên giao nhận của NSX đã chuyển giao cho phòng kế toán để kiểm tra Việc kiểm tra chứng từ là rất quan trọng, vì nếu có sai lệch, hải quan sẽ không chấp nhận đăng ký tờ khai, dẫn đến việc điều chỉnh tốn thời gian và chi phí Bộ chứng từ được coi là hợp lệ khi tất cả thông tin về hàng hóa như tên, địa chỉ, số điện thoại của bên mua và bên bán, tên hàng, trọng lượng tịnh, cảng dỡ hàng, điều kiện thanh toán, và xuất xứ hàng hóa đều phải nhất quán.
Hợp đồng (Sales Contract): Bộ chứng từ này có 2 bản hợp đồng thương mại
Cần kiểm tra các nội dung sau:
Thứ nhất, kiểm tra số hợp đồng và ngày ký kết hợp đồng:
Hợp đồng thương mại (Sales Contract) thứ nhất có số hợp đồng là
SF01/2019 và ngày ký kết là 17/01/2019.
Hợp đồng thương mại (Sales Contract) thứ hai có số hợp đồng là
Nhà xuất khẩu: Công ty SEFAR SINGAPORE PTE LTD.
Địa chỉ: FILTRATION SOLUTIONS, 159 KAMPONG, AMPAT #05-02
Nhà nhập khẩu: CÔNG TY TNHH VĨNH THIÊN KHANG.
Địa chỉ: 485 XÔ VIẾT NGHỆ TĨNH, PHƯỜNG 26, QUẬN BÌNH THẠNH, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, VIỆT NAM.
Tên hàng hóa nhập khẩu là VẢI DÙNG ĐỂ SÀNG ( DÙNG TRONG NHÀ
Khi làm thủ tục nhập khẩu máy sản xuất bột mì, cần xác định rõ nghĩa tiếng Việt của sản phẩm để khai báo chính xác Nếu không rõ, hãy hỏi người nhập khẩu để tránh sai sót trong tờ khai Theo Nghị định 187/2013/NĐ-CP, lô hàng này không yêu cầu giấy phép nhập khẩu, tuy nhiên, việc xác định có cần xin giấy phép hay không rất quan trọng, vì nó ảnh hưởng đến thời gian giao nhận hàng và có thể dẫn đến xử phạt theo Nghị định 127/2013/NĐ-CP.
Số lƣợng và tên hàng ở hợp đồng thứ nhất:
400M vải dùng để sàng (dùng trong nhà máy sản xuất bột mì) SEFAR S-TEX PA 60-80 150 cm
100M vải dùng để sàng (dùng trong nhà máy sản xuất bột mì) SEFAR S-TEX PA 80-125 150 cm
500M vải dùng để sàng (dùng trong nhà máy sản xuất bột mì) SEFAR BASIC 77/195-55W PW 158cm/62in
500M vải dùng để sàng (dùng trong nhà máy sản xuất bột mì) SEFAR BASIC 61/156-64W PW 158cm/62in
40M vải dùng để sàng (dùng trong nhà máy sản xuất bột mì) SEFAR TETEX MONO 05-1010-K 080 231 cm
Số lƣợng và tên hàng ở hợp đồng thứ hai:
200M vải dùng để sàng (dùng trong nhà máy sản xuất bột mì) SEFAR NITEX 03-300/51 102 cm
100M vải dùng để sàng (dùng trong nhà máy sản xuất bột mì) SEFAR NITEX 03-70/33 102 cm
200M vải dùng để sàng (dùng trong nhà máy sản xuất bột mì) SEFAR S-TEX PA 60-80 150 cm
100M vải dùng để sàng (dùng trong nhà máy sản xuất bột mì) SEFAR PET 1500 24/60-120W PW 158cm/62in
22M vải dùng để sàng (dùng trong nhà máy sản xuất bột mì) SEFAR TETEX DLW 05-8000-C 030 265 cm
Ở hợp đồng thứ nhất là 18,441.66 CHF (CHF là đồng tiền thanh toán của Thụy Sỹ) và đƣợc mua bán với điều kiện CIP.
Ở hợp đồng thứ hai là 11,338.80 CHF (CHF là đồng tiền thanh toán của Thụy Sỹ) và đƣợc mua bán với điều kiện CIP.
Phương thức thanh toán ở cả 2 hợp đồng đều là TTR 100% in advance (trả trước 100%)
Thời gian giao hàng trong vòng 3 tháng sau khi nhận đƣợc thanh toán giống nhau ở cả 2 hợp đồng.
Giao hàng từng phần: cho phép ở cả 2 hợp đồng.
Hợp đồng quy định điều kiện giao hàng là CIF, nghĩa là nhà xuất khẩu, trong trường hợp này là công ty SEFAR SINGAPORE PTE LTD., sẽ chịu trách nhiệm thanh toán trước cước phí vận chuyển, phí bảo hiểm, và các chi phí liên quan đến hàng hóa cho đến khi hàng được giao Điều này cũng bao gồm các chi phí thủ tục hải quan cần thiết để xuất khẩu, theo quy định của Incoterms 2010.
Hóa đơn thương mại (Invoice): 01 bản (sao y bản chính)
Kiểm tra hóa đơn đồng thời đối chiếu tính đồng nhất với hợp đồng thương mại.
Khi kiểm tra hóa đơn, cần kiểm tra các thông tin sau:
Tên, địa chỉ của nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu phải đúng chính xác theo như hợp đồng thương mại.
+ Nhà xuất khẩu: SEFAR SINGAPORE PTE LTD.
+ Địa chỉ: FILTRATION SOLUTIONS, 159 KAMPONG, AMPAT #05-02
+ Nhà nhập khẩu: CÔNG TY TNHH VĨNH THIÊN KHANG.
+ Địa chỉ: 485 XÔ VIẾT NGHỆ TĨNH, PHƯỜNG 26, QUẬN BÌNH THẠNH, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, VIỆT NAM.
Hoàn toàn trùng khớp với hợp đồng thương mại.
Số lượng, tên hàng, đơn giá, trị giá đối chiếu với hợp đồng thương mại:
22M vải dùng để sàng (dùng trong nhà máy sản xuất bột mì) SEFAR TETEX DLW 05-8000-C 030 265 cm, đơn giá 69.40 CHF, trị giá 1,526.80 CHF.
40M vải dùng để sàng (dùng trong nhà máy sản xuất bột mì) SEFAR TETEX MONO 05-1010-K 080 231 cm, đơn giá 11.90 CHF, trị giá 476.00 CHF.
Xuất xứ : Made in Switzerland.
Tổng trị giá hóa đơn là 2,002.80 CHF, tính theo giá CIP.
Sau khi thực hiện kiểm tra và đối chiếu, chúng tôi xác nhận rằng thông tin trên hóa đơn thương mại hoàn toàn khớp với thông tin trong hợp đồng thương mại Tiếp theo, chúng tôi sẽ tiến hành kiểm tra danh sách đóng gói.
Phiếu đóng gói ( Packing List ): 01 bản (sao y bản chính)
Kiểm tra thông tin trên P/L và đối chiếu với hóa đơn thương mại cùng hợp đồng thương mại để xác định tính chính xác Đồng thời, cần kiểm tra phiếu đóng gói để đảm bảo tất cả thông tin đều khớp nhau.
Kiểm tra số Invoice trên P/L số 318/DRA/10016180, Ngày: 13/03/2019
Hoàn toàn trùng khớp với số và ngày trên Invoice.
Kiểm tra danh sách hàng hóa và phiếu đóng gói đã đầy đủ thông tin chƣa, có trùng khớp với thông tin trên Invoice hay không.
Vải sàng SEFAR TETEX DLW 05-8000-C 030 có kích thước 265 cm, được sử dụng trong nhà máy sản xuất bột mì Sản phẩm được đóng gói trong 1 kiện với kích thước LxWxH là 282 x 28 x 23 cm Trọng lượng sản phẩm là 31.00 kg (trọng lượng tịnh) và 36.00 kg (trọng lượng tổng).
Vải SEFAR TETEX MONO 05-1010-K 080, kích thước 231 cm, được sử dụng để sàng trong nhà máy sản xuất bột mì Sản phẩm được đóng gói trong 1 kiện với kích thước 250 x 27 x 22 cm, trọng lượng tịnh 26.00 kg và trọng lượng tổng 30.00 kg.
Đối chiếu với thông tin trên Invoice thấy hoàn toàn trùng khớp Kiểm tra tổng số lƣợng và trọng lƣợng
Vận đơn hàng không ( House Airway Bill ): 01 bản (sao y bản chính)
Trên vận đơn kiểm tra các thông tin sau:
Cần xác minh các thông tin trên vận đơn hàng không để đảm bảo chúng khớp với hợp đồng, Invoice và Packing List Việc này giúp phát hiện sai sót kịp thời, từ đó sửa chữa để đảm bảo việc nhận hàng đúng hạn Các nội dung cần kiểm tra bao gồm:
Thông tin nhà nhập khẩu (tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax) có trùng khớp không.
Thông tin nhà xuất khẩu (tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax) có trùng khớp không.
Sân bay đến, sân bay đi có hợp lý, trùng khớp không Sân bay chuyển tải có đƣợc cho phép không.
Bảng 2.4 : Bảng so sánh, đối chiếu các thông tin trên vận đơn hàng không với hợp đồng thương mại/invoice/packing list.
CÔNG TY TNHH VĨNH THIÊN VĨNH THIÊN
KHANG. Địa chỉ: 485 Xô Viết
Nhà nhập Địa chỉ: 485 Xô Viết Nghệ Tĩnh,
Nghệ Tĩnh, Phường khẩu Phường 26, Quận Bình Thạnh,
26, Quận Bình Thành Phố Hồ Chí Minh, Việt
Nam Hồ Chí Minh, Việt
CÔNG TY SEFAR SINGAPORE PTE
Nhà xuất Str.Lalelelor, nr14 Địa chỉ: Filtration khẩu Solutions, 159
02 Kiện 02 Kiện Đóng gói G.WEIGHT: 66.00KG G.WEIGHT:
Vận chuyển và giao hàng
Sân bay đi: VIENNA Sân bay đến: HO CHI MINH CITY
Sân bay chuyển tải: TPE
Số chuyến bay: BR066 Ngày khởi hành: 16/03/2019
Số chuyến bay chuyển tải: BR381 Ngày chuyển tải :17/03/2019
Sau khi kiểm tra và so sánh thông tin trên vận đơn hàng không với phiếu đóng gói, hóa đơn thương mại và hợp đồng ngoại thương, tất cả các thông tin đều hợp lệ và khớp nhau.
Nhận xét chung về công tác thực hiện
Công ty TNHH NSX thực hiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không một cách chặt chẽ, bắt đầu từ việc tiếp nhận và kiểm tra chứng từ, thiết lập tờ khai Hải quan cho đến khi thông quan và giao hàng Các yếu tố cơ bản góp phần vào thành công của quy trình này bao gồm sự chuẩn bị kỹ lưỡng và quản lý hiệu quả.
Công tác giao nhận hàng hóa được thực hiện hiệu quả nhờ sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận như kinh doanh, kế toán chứng từ và giao nhận Với mô hình tổ chức nhân sự đơn giản và phân công rõ ràng, nhân viên có thể làm việc hợp lý, nhanh chóng và thống nhất Điều này giúp đảm bảo chứng từ được xem xét cẩn thận, giảm thiểu sai sót và bảo vệ lợi ích của công ty.
Nhân viên chứng từ tại công ty có tính cẩn thận và kinh nghiệm, giúp giảm thiểu sai sót trong việc chuẩn bị hồ sơ và tiết kiệm thời gian chỉnh sửa Mối quan hệ tốt với hải quan của nhân viên giao nhận cũng mang lại lợi thế trong các thủ tục thông quan Tất cả các quy trình liên quan đến giao nhận hàng hóa diễn ra thuận lợi nhờ vào đội ngũ nhân viên nhiệt tình, mặc dù chưa có nhiều kinh nghiệm nhưng luôn cố gắng trau dồi nghiệp vụ và hỗ trợ lẫn nhau Mối quan hệ chặt chẽ giữa các phòng ban như chứng từ, kế toán, kinh doanh và giao nhận giúp tránh tình trạng một bộ phận phải gánh quá nhiều công việc, giảm thiểu sai sót trong quá trình thực hiện.
Mặc dù Công ty sở hữu nhiều điểm mạnh, nhưng trong quy trình tổ chức giao nhận hàng hóa nhập khẩu qua đường hàng không vẫn còn một số điểm yếu cần được cải thiện.
Trong giai đoạn tìm kiếm khách hàng và ký hợp đồng, Công ty TNHH NSX gặp một số điểm yếu cần khắc phục, bao gồm khó khăn trong việc thu hút khách hàng mới, cho thấy độ uy tín của thương hiệu chưa cao Chiến lược Marketing của Công ty trong những năm qua chưa đủ mạnh và hiệu quả, dẫn đến doanh thu chủ yếu phụ thuộc vào khách hàng cũ.
Công ty cần chú ý đến việc đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng, đồng thời cải thiện thông tin về lô hàng để tránh sai lệch Điều này cho thấy năng lực của nhân viên Sales cần được nâng cao Mặc dù có những cán bộ nòng cốt với kinh nghiệm dày dạn, nhưng Công ty vẫn còn nhiều nhân viên trẻ cần thời gian để phát triển kiến thức về Sales và Logistics.
Công tác khai báo hải quan điện tử hiện đang gặp nhiều khó khăn, với nhiều trường hợp không hoàn thành thủ tục Nguyên nhân một phần do hệ thống Hải quan điện tử thường xuyên xảy ra lỗi, và một phần do sự không thống nhất trong hệ thống phần mềm văn phòng của Công ty như ECUS, Microsoft Office, và Win giữa các phòng ban, dẫn đến rủi ro và tốn thời gian khi chuyển giao tài liệu Ngoài ra, nhân viên cũng gặp khó khăn trong quá trình khai báo do lỗi, gián đoạn hoặc không nhận được phản hồi từ Hải quan, thậm chí khi ra cảng còn không có thông tin về lô hàng Những tình huống bất ngờ này không chỉ do kinh nghiệm còn hạn chế của nhân viên mà còn do Công ty và nhân viên chưa kịp thời cập nhật các thay đổi về quy định của Nhà nước, làm giảm khả năng xử lý vấn đề.
Công tác tổ chức nhận hàng tại sân bay của Công ty TNHH NSX gặp nhiều khó khăn, đặc biệt trong quản lý thời gian từ việc bốc số thứ tự đến quá trình chờ lấy hàng từ kho Thời gian lấy hàng kéo dài không chỉ lãng phí nguồn lực mà còn ảnh hưởng đến tiến độ công việc chung của công ty.
Muốn khắc phục đƣợc điều này đòi hỏi nổ lực của cả bên phía cá nhân doanh nghiệp lẫn Hải quan Nhà nước.
