CHƢƠNG 1 :GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH NSX
2.3 Diễn giải quy trình
(1) Vì là một cơng ty chun cung cấp dịch vụ vận tải giao nhận cho các doanh nghiệp trong và ngồi nƣớc, nên bƣớc quan trọng đầu tiên mà Cơng ty TNHH NSX cần phải làm trƣớc khi tiến hành một quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đƣờng hàng khơng đó chính là phải tìm kiếm khách hàng. Tìm kiếm khách hàng chính là cơng việc của phịng kinh doanh, nhân viên sales sẽ tìm kiếm khách hàng qua các phƣơng tiện đa phần là internet, ngồi ra cịn qua bạn bè, ngƣời quen giới thiệu, bên cạnh đó là giữ mối quan hệ lâu dài với khách hàng cũ. Nếu nhận thấy khách hàng tiềm năng nhân viên sales sẽ chủ động liên hệ, tiếp cận, tƣ vấn, gửi bảng báo giá dịch vụ cho khách hàng và giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng về giá và dịch vụ của công ty.
Các yếu tố cơ bản ảnh hưởng đến giá là : quy mô lô hàng vận tải,
khoảng cách quãng đƣờng vận tải, loại phƣơng tiện vận tải. Mỗi loại hàng hóa khác nhau thƣờng có chi phí vận tải khác nhau do có sự khác nhau về
thể tích và tính chất của hàng hóa. Nếu hàng hóa khơng cồng kềnh thì chi phí sẽ rẻ hơn do số lƣợng hàng có thể đóng vào phƣơng tiện vận tải nhiều hơn, ngồi ra cịn phụ thuộc vào nhu cầu về thời gian đáp ứng đơn hàng của khách hàng và các chi phí khác.
(2) Sau khi chào giá cho khách hàng thì giữa khách hàng và nhân viên sales sẽ có cuộc thƣơng lƣợng về giá và dịch vụ của công ty. Nếu hai bên đồng ý với mức giá và dịch vụ đã thƣơng lƣợng, thì sẽ bắt đầu tiến hành thỏa thuận các điều khoản trong hợp đồng và ký kết hợp đồng.
(3) Sau khi hợp đồng đã đƣợc ký kết thì lúc này khách hàng sẽ phải cung cấp cho công ty bộ chứng từ liên quan đến lô hàng, bộ chứng từ bao gồm:
Hợp đồng thƣơng mại (Sales Contract). Hóa đơn thƣơng mại (Invoice).
Vận đơn đƣờng hàng không (air way bill). Thông báo hàng đến (Arrival notice). Phiếu đóng gói (Packing list).
Giấy giới thiệu. Giấy ủy quyền.
Một số chứng từ liên quan khác (nếu cần thiết).
Sau khi công ty nhận đƣợc bộ chứng từ thì bộ chứng từ này sẽ đƣợc chuyển đến phòng kế tốn – chứng từ của cơng ty. Lúc này nhân viên chứng từ sẽ nhận và chịu trách nhiệm kiểm tra thông tin của các chứng từ. Ở bƣớc này đòi hỏi nhân viên chứng từ phải kiểm tra cẩn thận, tỉ mỉ và kỹ càng bộ chứng từ bằng cách đối chiếu các thông tin trên hợp đồng, hóa đơn thƣơng mại, Packing list, vận đơn,… Nếu phát hiện ra có sai sót, các thơng tin trên các chứng từ khơng khớp với nhau thì nhân viên tiếp nhận hồ sơ này phải nhanh chóng báo lại ngay cho khách hàng để kịp thời sửa lại cho phù hợp, nếu những sai sót khơng đƣợc phát hiện và điều chỉnh kịp thời thì sẽ ảnh hƣởng đến quá trình làm thủ tục hải quan. Ngƣợc lại, nếu thông tin trên bộ chứng từ khơng có gì sai sót thì lúc này nhân viên chứng từ sẽ tiến hành thực hiện bƣớc tiếp theo.
(4) Sau khi kiểm tra bộ chứng từ xong thì lúc này nhân viên chứng từ bắt đầu tiến hành lên tờ khai cho cho lơ hàng nhập khẩu trên hệ thống
VINACCS/VCIS. Đây có lẽ là khâu quan trọng nhất, bởi nó quyết định đến sự thành cơng trong việc lơ hàng có đƣợc nhập khẩu hay không, cũng nhƣ dịch vụ mà Cơng ty cung cấp có thể tiếp tục đƣợc tiến hành hay khơng. Ở bƣớc này địi hỏi nhân viên phải có nghiệp vụ trong việc khai báo Hải quan để đảm bảo rằng những thơng tin cung cấp cho Hải quan là hồn tồn chính xác, vì nếu phát sinh sai sót thì sẽ ảnh hƣởng rất lớn đến quá trình làm thủ tục hải quan. Sau khi hồn tất các thơng tin cần thiết trên
tờ khai, nhân viên khai báo Hải quan sẽ kiểm tra kỹ lại một lần nữa, nếu khơng có sai sót nào thì sẽ tiến hành truyền tờ khai đi. Ngay sau đó sẽ nhận đƣợc thơng báo đã truyền tờ khai thành công và hệ thống mạng của hải quan tự động báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân luồng hàng hóa. (5) Sau khi nhận đƣợc kết quả phân luồng nhân viên khai báo hải quan của NSX sẽ in tờ khai chính thức và chuyển cho phịng giao nhận để nhân viên
giao nhận mang đến chi cục Hải quan làm các thủ tục thơng quan hàng hóa nhập khẩu cho lô hàng và tổ chức nhận hàng tại sân bay.
Trong trƣờng hợp kết quả phân luồng là : Luồng xanh :
Tiến hành nộp thuế (nếu có).
Tờ khai sẽ đƣợc thông quan trên mạng.
In tờ khai và thanh lý lấy hàng (hàng nhập) tại cảng hàng không.
Chú ý: Sau khi nộp thuế xong, phải mất một khoảng thời gian để tiền vào tài khoản hải quan thì tờ khai mới lấy đƣợc thơng quan. Thời gian có thể kéo dài 1 giờ, 1 buổi, 1 ngày, hoặc nhiều ngày tùy theo sự ổn định của mạng hải quan. Nếu muốn nhanh các bạn mang tờ khai và giấy nộp tiền ra nhờ hải quan tại chi cục nhập tiền thuế vào và lấy thơng quan. Tuy nhiên, đơi khi hải quan có nghi vấn trên tờ khai luồng xanh sẽ chuyển luồng vàng hoặc đỏ.
Luồng vàng :
Xuất trình hồ sơ hải quan tại chi cục hải quan, hồ sơ bao gồm: - Tờ khai hải quan nhập khẩu.
- Hóa đơn thƣơng mại.
- Vận đơn, chứng từ tƣơng đƣơng. - Giấy phép.
- Giấy thông báo miễn kiểm tra hoặc Giấy thông báo kết quả kiểm tra chuyên ngành.
- Và các giấy tờ cần thiết khác (nếu có).
Hải quan kiểm tra hồ sơ và tiến hành thông quan nếu phù hợp và đã nộp thuế.
Nếu có dấu hiệu vi phạm hoặc nghi ngờ hải quan sẽ chuyển sang luồng đỏ để kiểm tra thực tế hàng hóa. Sau đó thơng quan nếu khơng vi phạm.
In tờ khai và thanh lý lấy hàng (hàng nhập). Luồng đỏ :
Xuất trình hồ sơ hải quan và hàng hóa để hải quan kiểm tra thực tế. Hải quan thơng quan nếu khơng có vi phạm và đã nộp thuế.
(6) Sau khi nhận hàng, nhân viên giao nhận tiến hành giao hàng cho khách hàng theo địa điểm đã thỏa thuận trong hợp đồng dịch vụ.
(7) Nhân viên kế tốn của cơng ty TNHH NSX tiến hành kê khai các chi phí của lơ hàng này và tiến hành quyết tốn phí dịch vụ đồng thời bàn giao lại hồ sơ cho khách hàng và kết thúc quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu.