THIỆU TỔNG QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH NSX
Quá trình hình thành và phát triển
Đôi nét về công ty
Ngành xuất nhập khẩu và logistics tại Việt Nam đang có tiềm năng phát triển mạnh mẽ, đặc biệt sau khi Việt Nam gia nhập các hiệp định quốc tế quan trọng như TPP, AEC, Liên minh kinh tế Á-Âu và Hiệp định Việt Nam-EU Hai ngành này có mối liên hệ chặt chẽ, trong đó logistics đóng vai trò quan trọng trong việc vận hành, bơm và vận chuyển hàng hóa cho các công ty xuất nhập khẩu Với vị trí địa lý thuận lợi, bờ biển dài và hàng chục cảng lớn nhỏ, Việt Nam rất thích hợp cho giao thương đường biển, cùng với hệ thống sân bay và kho vận hiện đại, tạo điều kiện thuận lợi cho giao thương đường hàng không.
Công ty TNHH NSX, được thành lập vào ngày 7 tháng 11 năm 2014, chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa chuyên nghiệp Với đội ngũ thành viên giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực giao nhận và vận chuyển quốc tế, NSX cam kết mang đến cho khách hàng những giải pháp tối ưu về vận chuyển hàng hóa quốc tế và nội địa, cùng với các dịch vụ liên quan như khai báo hải quan và dịch vụ chứng từ Trong bối cảnh kinh tế hiện nay và tiềm năng lớn của ngành xuất nhập khẩu - Logistics, NSX luôn nỗ lực phục vụ khách hàng tốt nhất.
Công ty cam kết phát triển bền vững và luôn tìm kiếm cơ hội hợp tác lâu dài với khách hàng và đối tác trong và ngoài nước Chúng tôi chia sẻ kinh nghiệm trong lĩnh vực vận chuyển hàng hóa quốc tế và nội địa nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ ngày càng tốt hơn.
Sau đây là những thông tin cơ bản về Công ty TNHH NSX:
Tên công ty: CÔNG TY TNHH NSX
Tên giao dịch: NSX CO., LTD
Địa chỉ: Phòng 4.33, Tầng 4, Sunrise City - North Tower, 27 Nguyễn Hữu Thọ, Phường Tân Hưng, Quận 7, TP Hồ Chí Minh
Đại diện pháp luật: Đặng Thị Ngọc Bích
Website chính thức: www.nsx.com.vn
Hình 1.1 Logo công ty ( Nguồn: www.nsx.com.vn )
1.2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty
NSX là công ty chuyên cung cấp dịch vụ quốc tế trong lĩnh vực vận chuyển, giao nhận, xuất nhập khẩu hàng hóa, và tư vấn cho các doanh nghiệp trong và ngoài nước Chúng tôi cam kết hỗ trợ khách hàng tối ưu hóa quy trình giao nhận và xuất nhập khẩu hàng hóa hiệu quả.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp về giao nhận, vận tải kho hàng và các vấn đề liên quan, đáp ứng nhu cầu của các tổ chức và cá nhân trong và ngoài nước.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ ủy thác kho vận, giao nhận, thuê kho bãi và lưu cước cho các phương tiện vận tải thông qua hợp đồng trọn gói giao tận nơi (door to door) Các dịch vụ liên quan bao gồm gom hàng, chia hàng lẻ, thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu và hải quan, mua bảo hiểm hàng hóa, cũng như giao nhận hàng hóa đầy đủ cho người chuyên chở để tiếp chuyển tới địa điểm quy định.
Tiến hành các dịch vụ giao nhận, vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu, hàng hóa quá cảnh qua lãnh thổ Việt Nam
Liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước về các lĩnh vực vận chuyển, giao nhận, thuê tàu
Dựa trên chức năng và tình hình tổ chức nhân sự, công ty thiết lập các nhiệm vụ kế hoạch linh hoạt nhằm đảm bảo hiệu quả trong hoạt động kinh doanh Các nhiệm vụ trọng tâm được thực hiện liên tục trong quá trình phát triển của công ty bao gồm:
Xây dựng và triển khai kế hoạch cho các dịch vụ kinh doanh của công ty theo quy định hiện hành, nhằm đạt được mục tiêu và chức năng của doanh nghiệp.
Đảm bảo rằng doanh nghiệp hoạt động đúng theo ngành nghề đã đăng ký, công ty phải chịu trách nhiệm trước khách hàng và pháp luật về các sản phẩm và dịch vụ mà mình cung cấp.
Mua sắm, xây dựng bổ sung và thường xuyên cải tiến, hoàn thiện, nâng cấp các phương tiện kỹ thuật của công ty
Đảm bảo việc bảo toàn và bổ sung vốn thông qua việc tạo nguồn tài chính, đồng thời sử dụng hợp lý và hiệu quả các nguồn vốn theo đúng chế độ quy định.
Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với nhà nước và các cơ quan chức năng ban nghành nhƣ chi cục thuế, chi cục hải quan,…
Thông qua các liên doanh và liên kết trong và ngoài nước, công ty thực hiện giao nhận và chuyên chở hàng hóa bằng các phương tiện tiên tiến, an toàn và hợp lý Chúng tôi cải tiến quy trình chuyên chở, chuyển tải, lưu kho và giao nhận hàng hóa, đảm bảo hàng hóa được bảo quản an toàn trong phạm vi trách nhiệm của mình.
Nghiên cứu thị trường dịch vụ kho vận và giao nhận là cần thiết để đề xuất cải tiến biểu giá cước của các tổ chức vận tải theo quy chế hiện hành Việc này nhằm đảm bảo quyền lợi cho các bên khi ký kết hợp đồng, từ đó thu hút khách hàng và củng cố uy tín của công ty trên thị trường.
1.3 Lĩnh vực kinh doanh của công ty
Vận chuyển hàng hóa nội địa và quốc tế cho cả hàng hóa nhập khẩu, xuất khẩu bằng đường biển, đường hàng không và đường bộ
Dịch vụ liên quan chứng từ, C/O, Bill of Lading, Packing List, Invoice,…
Công ty NSX chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, với thế mạnh trong lĩnh vực vận tải quốc tế bằng đường biển và đường hàng không thông qua hệ thống đại lý tin cậy Ngoài ra, công ty còn hỗ trợ các dịch vụ liên quan đến chứng từ như C/O, Bill of Lading, Packing List, và Invoice, và đã được Hải quan TP.HCM công nhận là đại lý hải quan Sự công nhận này, cùng với chứng nhận đại lý hải quan điện tử, cho phép công ty thay mặt chủ hàng ký tên và giải quyết các vấn đề phát sinh, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí thông quan NSX cam kết tính chuyên nghiệp và trách nhiệm trong dịch vụ khai báo hải quan, đồng thời thông tin về hàng hóa được cập nhật thường xuyên Đối với các khách hàng lớn, công ty cử nhân viên đến văn phòng để kịp thời đáp ứng nhu cầu, từ đó nhận được sự tin tưởng và đánh giá cao từ khách hàng.
1.4 Cơ cấu tổ chức và nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty
Kể từ khi thành lập, Công ty đã xây dựng một đội ngũ nhân lực nhiệt huyết và giàu kinh nghiệm, từ quản lý cấp cao đến nhân viên Mặc dù quy mô công ty nhỏ, cơ cấu tổ chức vẫn được duy trì đơn giản với các phòng ban được lãnh đạo bởi Giám Đốc và trưởng phòng, đảm bảo hoạt động hiệu quả.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức:
Kinh doanh Kế toán - Chứng từ Giao nhận Hành chính nhân sự
Xuất khẩu Hàng không Hàng không
Xuất khẩu Đường biển Đường biển
Sơ đồ 1.1 : Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH NSX
Nhiệm vụ của các phòng ban
Giám đốc: là người sẽ trực tiếp điều hành và quản lý các phòng ban trong công ty, có các quyền và nghĩa vụ:
Đại diện cho công ty để liên hệ với cơ quan chủ quản, các ngành các đơn vị kinh tế trong và ngoài nước
Chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của công ty
Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty
Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty
Ban hành quy chế quản lý nội bộ công ty
Bổ nhiệm, miễn nhiễm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty
Ký kết hợp đồng nhân danh công ty
Các quyền và nhiệm vụ khác đƣợc quy định tại Điều lệ công ty
Phòng kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc đại diện công ty tiếp xúc và giao dịch với khách hàng, trình bày các dự án nghiên cứu lên giám đốc Họ đảm nhiệm việc thương thảo các vấn đề nghiệp vụ như giá cước và sự biến động trong quá trình giao nhận hàng Ngoài ra, phòng kinh doanh còn tổ chức các hoạt động tiếp thị, quảng cáo để tìm kiếm đối tác, nghiên cứu và tập hợp các văn bản pháp quy liên quan đến hoạt động của công ty, cũng như đề xuất các dự án kinh doanh mới Một phần quan trọng khác là chăm sóc khách hàng và tìm kiếm những khách hàng tiềm năng có nhu cầu vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu.
Phòng kế toán – chứng từ :
Lĩnh vực kinh doanh của công ty
Vận chuyển hàng hóa nội địa và quốc tế cho cả hàng hóa nhập khẩu, xuất khẩu bằng đường biển, đường hàng không và đường bộ
Dịch vụ liên quan chứng từ, C/O, Bill of Lading, Packing List, Invoice,…
Công ty NSX chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, với thế mạnh trong vận tải quốc tế bằng đường biển và hàng không thông qua hệ thống đại lý tin cậy Ngoài ra, công ty còn cung cấp dịch vụ liên quan đến chứng từ như C/O, Bill of Lading, Packing List và Invoice, và được Hải quan TP.HCM công nhận là đại lý hải quan Sự công nhận này cho phép công ty thay mặt chủ hàng ký tên và đóng dấu trên tờ khai hải quan, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí thông quan cho khách hàng, khẳng định tính chuyên nghiệp và trách nhiệm của NSX trong lĩnh vực khai báo hải quan Thông tin về hàng hóa luôn được cập nhật, và công ty cử nhân viên thường xuyên có mặt tại văn phòng của khách hàng lớn để kịp thời giải quyết các nhu cầu phát sinh, nhận được sự tin cậy và đánh giá cao từ khách hàng.
Cơ cấu tổ chức và nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty
Kể từ khi thành lập, công ty đã xây dựng được đội ngũ nhân lực tận tâm và giàu kinh nghiệm, từ quản lý cấp cao đến nhân viên Mặc dù quy mô công ty nhỏ, cơ cấu tổ chức vẫn được thiết lập đơn giản với các phòng ban có Giám Đốc và trưởng phòng điều hành trực tiếp.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức:
Kinh doanh Kế toán - Chứng từ Giao nhận Hành chính nhân sự
Xuất khẩu Hàng không Hàng không
Xuất khẩu Đường biển Đường biển
Sơ đồ 1.1 : Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH NSX
Nhiệm vụ của các phòng ban
Giám đốc: là người sẽ trực tiếp điều hành và quản lý các phòng ban trong công ty, có các quyền và nghĩa vụ:
Đại diện cho công ty để liên hệ với cơ quan chủ quản, các ngành các đơn vị kinh tế trong và ngoài nước
Chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của công ty
Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty
Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty
Ban hành quy chế quản lý nội bộ công ty
Bổ nhiệm, miễn nhiễm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty
Ký kết hợp đồng nhân danh công ty
Các quyền và nhiệm vụ khác đƣợc quy định tại Điều lệ công ty
Phòng kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc đại diện cho công ty, chủ động giao dịch với khách hàng và trình bày các dự án nghiên cứu lên giám đốc Nhân viên phòng kinh doanh xử lý các vấn đề nghiệp vụ như giá cước và biến động trong quá trình giao nhận hàng Họ cũng tổ chức các hoạt động tiếp thị, quảng cáo để tìm kiếm đối tác, đồng thời nghiên cứu và tập hợp các văn bản pháp quy liên quan đến hoạt động của công ty Ngoài ra, phòng kinh doanh còn nghiên cứu và đề xuất các dự án kinh doanh, chăm sóc khách hàng và tìm kiếm những khách hàng tiềm năng có nhu cầu vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu.
Phòng kế toán – chứng từ :
Phòng chức năng này hỗ trợ giám đốc trong công tác tài chính kế toán, bao gồm quản lý kế toán, thống kê và báo cáo theo quy định của nhà nước Phòng cũng đảm nhiệm việc thiết lập mối quan hệ với ngân hàng và cơ quan thuế, thực hiện quyết toán và thu hồi vốn, theo dõi nợ và chịu trách nhiệm về các khoản nợ của công ty Người giữ con dấu có trách nhiệm với giám đốc về các vấn đề liên quan đến con dấu Ngoài ra, bộ phận chứng từ thực hiện việc lập các chứng từ cần thiết cho giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu và thông quan khi có nhu cầu.
Bộ phận giao nhận đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra thu nhập cho công ty, thực hiện các nghiệp vụ giao nhận hàng hóa Sau khi được giám đốc phân công, bộ phận này chuẩn bị các chứng từ cần thiết như C/O, B/L, D/O và tờ khai xuất khẩu, nhập khẩu Họ cũng đảm nhận việc vận chuyển hàng hóa từ kho của các đơn vị sản xuất kinh doanh xuất khẩu để giao hàng, cũng như xử lý hàng nhập Đây là bộ phận trực tiếp thực hiện và hoàn thành hợp đồng giao nhận của công ty.
Phòng hành chính nhân sự :
Nhiệm vụ chính của bộ phận này là tổ chức các hoạt động liên quan đến nội quy và chính sách của công ty, đồng thời nghiên cứu và đề xuất các kế hoạch nhân sự phù hợp với chiến lược phát triển tương lai của công ty.
Tình hình nhân sự của công ty
Công ty chú trọng vào việc đào tạo và phát triển nguồn nhân lực để đáp ứng các yêu cầu ngày càng cao của ngành vận tải hàng hóa Đội ngũ quản lý có kinh nghiệm sẽ đảm bảo chất lượng dịch vụ được đổi mới và linh hoạt phối hợp các nguồn lực, nhằm tối ưu hóa nhu cầu của khách hàng hiện tại và tiềm năng.
Cơ cấu lao động của công ty:
Bảng 1.1 : Cơ cấu lao động của công ty TNHH NSX trong giai đoạn 2017-
(Nguồn: Phòng hành chính – nhân sự của công ty TNHH NSX )
Công ty TNHH NSX, thành lập hơn 4 năm, hiện còn non trẻ với quy mô nhỏ và tổng số lao động từ 12-15 người Lao động được chia thành hai khối: khối trực tiếp tạo ra sản phẩm và khối gián tiếp gồm quản lý và hỗ trợ sản xuất Từ năm 2017-2018, tổng số lao động đã tăng rõ rệt.
Năm 2018 tổng số lao động là 15 người tăng so với năm 2017 với mức chênh lệch là 3 người và với tỷ lệ 125%
Trong năm 2017, công ty có 9 lao động trực tiếp, chiếm 75% tổng số lao động, trong khi lao động gián tiếp là 3 người, chiếm 25% Đến năm 2018, số lao động trực tiếp tăng lên 10 người, chiếm 66,67%, và lao động gián tiếp tăng lên 5 người, chiếm 33,33% Điều này cho thấy, trong hai năm qua, tỷ trọng lao động trực tiếp luôn cao hơn lao động gián tiếp trong tổng số lao động của công ty.
Vào năm 2018, số lao động ở khối trực tiếp đạt 111,1% so với năm 2017, tăng 1 người và góp phần làm tăng tổng số lao động của công ty với mức ảnh hưởng 8,33% Trong khi đó, số lao động ở khối gián tiếp đạt 166,67% so với năm 2017, tăng 2 người và có mức ảnh hưởng tích cực hơn, đạt 16,67% Điều này cho thấy khối gián tiếp là yếu tố tác động mạnh nhất đến tổng số lao động của công ty.
Năm 2018, công ty mở rộng quy mô và tuyển thêm lao động, trong đó có 2 nhân viên trực tiếp đã gắn bó từ khi thành lập và được thăng chức quản lý nhờ kinh nghiệm Sự thay đổi này đã dẫn đến việc tăng thêm 2 lao động ở khối gián tiếp Đồng thời, công ty cũng tuyển thêm 3 lao động trực tiếp để thay thế và chia sẻ khối lượng công việc ngày càng tăng.
Công ty có quy mô nhỏ với cơ cấu phòng ban đơn giản, bao gồm Giám đốc, phòng kinh doanh, phòng kế toán, phòng kế toán-chứng từ, phòng giao nhận và phòng hành chính nhân sự, với số lao động hợp lý từ 12-15 người Mặc dù mới thành lập, ban quản lý có trình độ và kinh nghiệm trong ngành đã xây dựng được bộ máy quản lý có năng lực lãnh đạo và chuyên môn cao Nhờ vào việc nâng cao nghiệp vụ của nhân viên, công ty ngày càng phát triển và mở rộng Chính sách lương thưởng công bằng, minh bạch cũng góp phần tạo niềm tin, sự trung thành và nhiệt tình của lao động đối với công ty.
Chính sách tiền lương và khen thưởng
Công ty NSX cam kết tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên, nhằm xây dựng môi trường làm việc an tâm và bền vững Chính sách đãi ngộ lao động luôn được coi trọng và liên tục cải tiến, đảm bảo nhân viên được hưởng các chế độ tiền lương theo quy chế minh bạch.
Công ty áp dụng chế độ khen thưởng cho nhân viên dựa trên năng lực làm việc, với các chính sách khen thưởng theo tháng, quý và năm Ngoài ra, công ty cũng khen thưởng đột xuất cho cá nhân và tập thể có những đóng góp nổi bật trong việc thực hiện các chính sách, chủ trương và chiến lược đã đề ra.
Vị thế cạnh tranh của công ty trên thị trường
Trong những năm gần đây, hoạt động giao nhận tại Việt Nam đang phát triển mạnh mẽ, tạo ra sức ép cạnh tranh lớn cho Công ty TNHH NSX Các công ty lâu đời với mối quan hệ vững chắc với các hãng tàu và hàng không quốc tế, cùng với công nghệ hiện đại, là những đối thủ đáng gờm Đồng thời, sự gia tăng các công ty mới trong lĩnh vực này càng làm tăng cường độ cạnh tranh, khiến Công ty TNHH NSX phải xem xét lại vị thế của mình trên thị trường.
Mặc dù Công ty mới thành lập gần 5 năm và đã tích lũy kinh nghiệm cung cấp dịch vụ cho khách hàng trong và ngoài nước, hình ảnh non trẻ vẫn ảnh hưởng đến quyết định lựa chọn của khách hàng khi tìm kiếm dịch vụ vận tải giao nhận uy tín Thêm vào đó, Công ty cũng gặp nhiều khó khăn trong việc mở rộng mối quan hệ hợp tác với các bên liên quan như hãng tàu biển và hãng hàng không do khả năng tài chính còn hạn chế.
Công ty TNHH NSX đã nhận thức được những hạn chế của mình và không ngừng nỗ lực để phát huy điểm mạnh trong chất lượng dịch vụ cung ứng Sau hơn 4 năm hoạt động, lượng khách hàng của Công ty ngày càng tăng, với tỷ lệ khách hàng cũ cao, chứng tỏ sự hài lòng với dịch vụ Giá dịch vụ của Công ty cạnh tranh so với các đối thủ lớn, nhằm thu hút và giữ chân khách hàng Công ty cũng thường xuyên áp dụng các chiến lược khuyến mại cho khách hàng thân thiết, tạo ra sự khác biệt trong bối cảnh Marketing sôi động, đồng thời chú trọng đến sự hài lòng và lòng trung thành của khách hàng sau khi sử dụng dịch vụ.
TÌM HIỂU QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG VÀ ĐÁNH GIÁ CHUNG TÌNH HÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY TNHH NSX
Khái quát chung về giao nhận vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không
Vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không (Air Cargo) là phương thức vận chuyển sử dụng máy bay để chuyển hàng hóa, bao gồm cả máy bay chuyên dụng (Cargo Aircraft hay Freighter) và máy bay chở khách (Passenger Plane).
Vận chuyển hàng hóa bằng máy bay mang lại tốc độ và độ an toàn cao nhất, nhưng đi kèm với chi phí cao nhất Phương thức này thường được áp dụng cho những mặt hàng có giá trị cao và yêu cầu giao hàng nhanh chóng.
Thư tín, bưu phẩm nhanh
Động vật sống, nội tạng người, hài cốt
Hàng dễ hư hỏng như thực phẩm, hoa tươi, hàng ướp bằng đá khô
Hàng hóa giá trị: vàng, kim cương
Thiết bị kỹ thuật (hàng công nghệ cao, phụ tùng máy bay, tàu biển, xe hơi)
Hàng tiêu dùng xa xỉ nhƣ đồ điện tử, thời trang,…
2.1.2 Ưu điểm và nhược điểm của vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không
Vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không có những điểm khác biệt đặc trƣng so với các hình thức vận tải khác Ưu điểm :
Vận tải hàng không nổi bật với tốc độ nhanh chóng và hiệu quả, với tốc độ trung bình của máy bay đạt khoảng 800 – 1000 km/h So với các phương thức vận chuyển khác, tốc độ này cao gấp 27 lần so với đường biển và 10 lần so với vận tải đường bộ, giúp rút ngắn thời gian vận chuyển một cách đáng kể.
8 lần so với tàu hỏa)
Không bị giới hạn bởi địa hình như đường bộ hay đường thủy, phương tiện này có khả năng kết nối gần như tất cả các quốc gia trên thế giới.
Vận tải hàng không là phương thức vận chuyển an toàn và hiệu quả nhất, với ít tổn thất nhất so với các hình thức khác Thời gian vận chuyển ngắn và trang thiết bị hiện đại giúp máy bay hoạt động ổn định ở độ cao trên 9000m, nằm trong tầng điện ly Do đó, trong suốt hành trình, máy bay ít bị ảnh hưởng bởi các điều kiện thiên nhiên như gió bão, chỉ trừ khi cất cánh và hạ cánh.
Vận tải hàng không mang lại dịch vụ chất lượng vượt trội so với các phương thức vận tải khác, nhờ vào quy trình thủ tục và giấy tờ được đơn giản hóa Máy bay thường bay thẳng, ít phải qua các trạm kiểm tra, kiểm soát, giúp rút ngắn thời gian vận chuyển.
Hạn chế tối đa những tổn thất phát sinh do làm hàng, đổ vỡ hay trộm cắp
Phí bảo hiểm vận chuyển thấp hơn do ít rủi ro hơn các phương thức khác
Phí lưu kho thấp do đặc tính hàng hóa và tốc độ xử lý thủ tục nhanh chóng
Cước vận tải hàng không cao nhất trong các phương thức
Vận tải hàng không yêu cầu đầu tư lớn vào cơ sở hạ tầng kỹ thuật như cảng hàng không, máy bay và thiết bị xếp dỡ Đồng thời, việc đào tạo nhân lực phục vụ cũng là yếu tố quan trọng không thể thiếu.
Danh mục hàng vận chuyển không đa dạng, không phù hợp vận chuyển hàng hóa có giá trị thấp, khối lƣợng lớn và cồng kềnh
Khối lƣợng vận chuyển nhỏ hơn so với các hình thức khác
Chịu ảnh hưởng bởi thời tiết: Chuyến bay có thể bị hoãn do điều kiện thời tiết không tốt như sương mù, mưa giông,…làm ngưng trệ dịch vụ
Tỷ lệ do rủi ro cao hơn do các trường hợp hư hỏng máy bay, tai nạn va quệt, cướp máy bay,… làm gián đoạn hành trình
Để đảm bảo an ninh và an toàn bay, hàng hóa vận chuyển phải tuân thủ các tiêu chuẩn ngặt nghèo hơn Trước khi được chấp nhận xếp lên khoang chứa, hàng hóa sẽ trải qua quy trình kiểm tra chặt chẽ nhằm tuân thủ các quy định và luật pháp hiện hành.
2.1.3 Cơ sở vật chất kỹ thuật cần thiết cho vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không
Cảng hàng không (air port)
Cảng hàng không là địa điểm quan trọng cho việc đỗ, cất và hạ cánh của máy bay, đồng thời cung cấp các điều kiện vật chất kỹ thuật và dịch vụ thiết yếu liên quan đến vận chuyển hàng hóa và hành khách.
Cảng hàng không có các khu vực làm hàng xuất, hàng nhập và hàng chuyển tải
Máy bay là phương tiện chính trong vận tải hàng không, với nhiều loại khác nhau Một số máy bay chuyên chở hành khách cũng có khả năng vận chuyển hàng hóa dưới boong Ngoài ra, còn có máy bay chuyên chở hàng và loại kết hợp cả hành khách lẫn hàng hóa.
Trang thiết bị xếp dỡ và làm hàng
Trang thiết bị xếp dỡ và làm hàng tại cảng hàng không rất đa dạng và phong phú Bao gồm các thiết bị xếp dỡ và vận chuyển hàng hóa trong sân bay, cũng như thiết bị xếp dỡ hàng hóa theo đơn vị Bên cạnh đó, còn có các thiết bị riêng lẻ như pallet máy bay, container máy bay và container đa phương thức.
2.1.4 Các bên tham gia trong vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không
Nếu x t theo góc độ của người gửi hàng, bạn sẽ thấy có nhiều bên tham gia vào vận chuyển hàng air:
Các công ty bưu chính chuyên vận chuyển thư tín, tài liệu và bưu phẩm với trọng lượng tối đa 30 kg Để thực hiện việc này, họ thường thuê dịch vụ vận chuyển từ các hãng hàng không.
Các công ty chuyển phát quốc tế cung cấp dịch vụ vận chuyển phong bì tài liệu và bưu kiện nặng tới 75 kg, đồng thời hợp tác với các hãng hàng không để đảm bảo việc giao hàng hiệu quả.
Các công ty chuyển phát nhanh quốc tế (Integrator) chuyên cung cấp dịch vụ chuyển phát phòng bì và gói hàng nặng đến 75 kg Họ thường sử dụng máy bay vận tải riêng và có thể thuê một phần dịch vụ từ các hãng hàng không khác để đảm bảo giao hàng nhanh chóng và hiệu quả.
Các công ty giao nhận hàng không (Air Cargo Forwarder) chuyên vận chuyển các gói hàng và lô hàng có trọng lượng trên 75kg bằng cách hợp tác với các hãng hàng không để thuê dịch vụ vận chuyển.
Các hãng hàng không (Airline) và các công ty khai thác máy bay (Air Operator), sử dụng máy bay của mình để vận chuyển hàng hóa và hành khách
Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không tại công ty TNHH NSX
không tại công ty TNHH NSX
Kể từ khi thành lập, Công ty TNHH NSX đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu quốc tế, đặc biệt là trong việc giao nhận hàng nhập khẩu qua đường hàng không.
Dưới đây là quy trình thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không tại công ty
Tìm kiếm (1) Chào giá (2) Ký hợp (3) Nhận và khách hàng cho khách đồng với kiểm tra hàng khách hàng chứng từ
Bàn giao (7) Giao hàng (6) Tổ chức (5) Khai báo và quyết cho khách nhận hàng Hải quan toán hàn tại sân bay hàngnhập
Sơ đồ 2.1: Quy trình thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không tại Công ty TNHH NSX.
Diễn giải quy trình
Công ty TNHH NSX, chuyên cung cấp dịch vụ vận tải giao nhận hàng hóa cho doanh nghiệp trong và ngoài nước, cần tìm kiếm khách hàng là bước quan trọng đầu tiên trước khi tiến hành quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không Phòng kinh doanh sẽ đảm nhận nhiệm vụ này, với nhân viên sales sử dụng internet, kết nối bạn bè và người quen để tìm kiếm khách hàng mới, đồng thời duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng cũ Khi phát hiện khách hàng tiềm năng, nhân viên sales sẽ chủ động liên hệ, tư vấn, gửi bảng báo giá dịch vụ và giải đáp mọi thắc mắc liên quan đến giá cả và dịch vụ của công ty.
Các yếu tố cơ bản ảnh hưởng đến giá vận tải bao gồm quy mô lô hàng, khoảng cách vận chuyển và loại phương tiện sử dụng Mỗi loại hàng hóa có chi phí vận tải khác nhau, phụ thuộc vào thể tích và tính chất của chúng Hàng hóa không cồng kềnh thường có chi phí thấp hơn do khả năng đóng gói nhiều hơn vào phương tiện vận tải Ngoài ra, giá cả còn bị ảnh hưởng bởi nhu cầu thời gian giao hàng và các chi phí khác liên quan.
Sau khi gửi báo giá cho khách hàng, nhân viên sales sẽ tiến hành thương lượng về giá cả và dịch vụ của công ty Nếu cả hai bên đạt được thỏa thuận về giá và dịch vụ, họ sẽ tiếp tục thảo luận và thống nhất các điều khoản trong hợp đồng trước khi ký kết.
Sau khi hợp đồng được ký kết, khách hàng cần cung cấp cho công ty bộ chứng từ liên quan đến lô hàng, bao gồm các tài liệu cần thiết để hoàn tất quy trình.
Hợp đồng thương mại (Sales Contract)
Hóa đơn thương mại (Invoice)
Vận đơn đường hàng không (air way bill)
Thông báo hàng đến (Arrival notice)
Phiếu đóng gói (Packing list)
Một số chứng từ liên quan khác (nếu cần thiết)
Sau khi công ty nhận bộ chứng từ, chúng sẽ được chuyển đến phòng kế toán Nhân viên chứng từ sẽ kiểm tra cẩn thận thông tin trên các chứng từ như hợp đồng, hóa đơn thương mại, Packing list và vận đơn Nếu phát hiện sai sót, nhân viên phải nhanh chóng thông báo cho khách hàng để kịp thời điều chỉnh, tránh ảnh hưởng đến thủ tục hải quan Nếu không có sai sót, nhân viên sẽ tiến hành bước tiếp theo trong quy trình.
Sau khi kiểm tra bộ chứng từ, nhân viên chứng từ tiến hành lập tờ khai cho lô hàng nhập khẩu trên hệ thống VINACCS/VCIS Đây là khâu quan trọng nhất, quyết định sự thành công của việc nhập khẩu và khả năng tiếp tục cung cấp dịch vụ của Công ty Nhân viên cần có nghiệp vụ khai báo Hải quan để đảm bảo thông tin cung cấp là chính xác, tránh sai sót ảnh hưởng đến thủ tục hải quan Sau khi hoàn tất thông tin trên tờ khai, nhân viên sẽ kiểm tra lại và nếu không có sai sót, sẽ truyền tờ khai Ngay sau đó, họ sẽ nhận thông báo truyền tờ khai thành công và hệ thống hải quan sẽ tự động cung cấp số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân luồng hàng hóa.
Sau khi nhận kết quả phân luồng từ nhân viên khai báo hải quan của NSX, tờ khai chính thức sẽ được in và chuyển cho phòng giao nhận Nhân viên giao nhận sẽ mang tờ khai này đến chi cục Hải quan để thực hiện thủ tục thông quan hàng hóa nhập khẩu cho lô hàng và tổ chức việc nhận hàng tại sân bay.
Trong trường hợp kết quả phân luồng là :
Tiến hành nộp thuế (nếu có)
Tờ khai sẽ đƣợc thông quan trên mạng
In tờ khai và thanh lý lấy hàng (hàng nhập) tại cảng hàng không
Sau khi hoàn tất việc nộp thuế, cần lưu ý rằng sẽ có một khoảng thời gian để tiền được chuyển vào tài khoản hải quan, trước khi tờ khai có thể được thông quan Thời gian chờ này có thể kéo dài.
Thời gian thông quan có thể mất từ 1 giờ đến nhiều ngày, tùy thuộc vào sự ổn định của mạng hải quan Để rút ngắn thời gian, bạn có thể mang tờ khai và giấy nộp tiền đến chi cục hải quan để được hỗ trợ Tuy nhiên, cần lưu ý rằng nếu có nghi vấn về tờ khai, hàng hóa có thể bị chuyển sang luồng vàng hoặc đỏ.
Xuất trình hồ sơ hải quan tại chi cục hải quan, hồ sơ bao gồm:
- Tờ khai hải quan nhập khẩu
- Vận đơn, chứng từ tương đương
- Giấy thông báo miễn kiểm tra hoặc Giấy thông báo kết quả kiểm tra chuyên ngành
- Và các giấy tờ cần thiết khác (nếu có)
Hải quan kiểm tra hồ sơ và tiến hành thông quan nếu phù hợp và đã nộp thuế
Nếu có dấu hiệu vi phạm hoặc nghi ngờ, hải quan sẽ chuyển hàng hóa sang luồng đỏ để tiến hành kiểm tra thực tế Sau khi kiểm tra, hàng hóa sẽ được thông quan nếu không phát hiện vi phạm.
In tờ khai và thanh lý lấy hàng (hàng nhập)
Xuất trình hồ sơ hải quan và hàng hóa để hải quan kiểm tra thực tế
Hải quan thông quan nếu không có vi phạm và đã nộp thuế
In tờ khai và thanh lý lấy hàng (hàng nhập)
(6) Sau khi nhận hàng, nhân viên giao nhận tiến hành giao hàng cho khách hàng theo địa điểm đã thỏa thuận trong hợp đồng dịch vụ
Nhân viên kế toán của công ty TNHH NSX thực hiện kê khai chi phí cho lô hàng, quyết toán phí dịch vụ và bàn giao hồ sơ cho khách hàng, hoàn tất quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu.
Đánh giá chung tình hình doanh thu của công ty TNHH NSX trong giai đoạn 2017-2018
2.4.1 Kết quả hoạt động kinh doanh dịch vụ của công ty TNHH NSX trong giai đoạn 2017-2018
Bảng 2.1 : Kết quả hoạt động kinh doanh cả năm của Công ty NSX giai đoạn
(Nguồn : Phòng kế toán – chứng từ của công ty TNHH NSX, năm 2017-2018 )
Trong hai năm qua, công ty TNHH NSX đã hoạt động hiệu quả, đạt được lợi nhuận cao Đặc biệt, từ năm 2017 đến 2018, lợi nhuận của công ty đã tăng đáng kể.
Năm 2018, công ty đạt lợi nhuận 4.730,1 triệu đồng, tăng 539,7 triệu đồng so với năm 2017, tương ứng với tỷ lệ tăng 112,89% Sự gia tăng này chủ yếu do các yếu tố tích cực trong hoạt động kinh doanh.
Doanh thu của công ty trong năm 2018 đạt 12.795 triệu đồng, tăng 2.715,8 triệu đồng so với năm 2017, tương đương với tỷ lệ 126,94% Sự gia tăng doanh thu này không chỉ cho thấy hiệu quả kinh doanh tích cực mà còn góp phần quan trọng vào việc nâng cao lợi nhuận của công ty.
Bên cạnh đó, chi phí công ty bỏ ra vào năm 2018 cũng tăng cao so với năm
2017 Cụ thể là, chi phí của công ty năm 2017 chỉ 5.888,8 triệu đồng nhƣng đến năm 2018 thì chi phí này tới 8.064,9 triệu đồng, tăng cao hơn so với năm
2017 với mức chênh lệch là 2.176,1 triệu đồng và với tỷ lệ là 136,95%
Doanh thu năm 2018 tăng cao so với năm 2017 nhờ vào hoạt động kinh doanh ổn định và số lượng đơn hàng tăng lên, đồng thời chiến lược kinh doanh hợp lý đã thu hút nhiều khách hàng mới và giữ chân khách hàng cũ Công ty hiện có hơn 50 khách hàng thân thiết, cho thấy chất lượng dịch vụ tốt đã tạo niềm tin cho khách hàng Tuy nhiên, chi phí năm 2018 cũng tăng do công ty mở rộng quy mô, tăng số lượng nhân viên và đầu tư vào máy móc, thiết bị Sự gia tăng hợp đồng dịch vụ cũng dẫn đến chi phí phát sinh hợp lý Bên cạnh đó, một số chi phí chủ quan như nhiên liệu và sửa chữa phương tiện cũng tăng cao Để đối phó với tình hình này, Ban lãnh đạo đã triển khai các chiến lược ngắn hạn như thanh lý thiết bị hỏng hóc và cũ, đồng thời đề ra các chính sách dài hạn nhằm khai thác hiệu quả tài sản và nâng cao tinh thần tiết kiệm để tăng doanh thu và sử dụng chi phí hiệu quả hơn trong tương lai.
Mặc dù mới hoạt động không lâu, công ty đã nỗ lực đáng kể để đạt được những thành tựu nhất định Đến năm 2018, công ty đã thu hút được hơn 50 khách hàng trung thành và gia tăng khả năng tiếp cận với khách hàng tiềm năng.
Dưới sự chỉ đạo của Ban Giám đốc, Công ty TNHH NSX đã hoàn thành kế hoạch 2017-2018 với kết quả khả quan, tạo nền tảng cho sự phát triển mới trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt Kế hoạch tương lai tập trung vào việc tối ưu hóa chi phí, nâng cao chuyên môn nhân viên và khả năng lãnh đạo, nhằm cải thiện chất lượng dịch vụ và thu hút thêm khách hàng Để đạt được mục tiêu này, công ty cần nỗ lực hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa, từ đó củng cố vị thế vững chắc và đáng tin cậy trên thị trường.
2.4.2 Doanh thu theo cơ cấu dịch vụ của công ty TNHH NSX trong giai đoạn 2017-2018
Bảng 2.2 : Bảng doanh thu theo cơ cấu dịch vụ của công ty giai đoạn 2017-
Mức độ ảnh hưởng (%) Tiền
(Nguồn : Phòng kế toán – chứng từ của công ty TNHH NSX, năm 2017-2018 )
Nhìn chung, công ty TNHH NSX kinh doanh các loại hình dịch vụ đều đạt doanh thu tương đối cao và đều tăng khá cao trong giai đoạn năm 2017-2018
Tổng doanh thu từ dịch vụ trong năm 2018 đã tăng 2.715,8 triệu đồng so với năm 2017, đạt tỷ lệ 126,94%.
Trong giai đoạn 2017-2018, doanh thu từ dịch vụ vận chuyển hàng không luôn chiếm tỷ trọng cao nhất, với 47,61% trong tổng doanh thu năm 2017 và 48,2% năm 2018 Doanh thu từ dịch vụ vận chuyển đường biển đứng thứ hai, chiếm 18,38% trong tổng doanh thu cả hai năm Doanh thu từ dịch vụ khai thuế hải quan chiếm tỷ trọng 16,13% năm 2017 và giảm xuống 14,87% năm 2018, xếp thứ ba Doanh thu từ dịch vụ vận chuyển nội địa chiếm 10,84% năm 2017 và tăng lên 11,63% năm 2018, đứng thứ tư Cuối cùng, doanh thu từ các dịch vụ khác có tỷ trọng thấp nhất, với 7,04% năm 2017 và 7,25% năm 2018.
Từ năm 2017 đến năm 2018, doanh thu từ các loại dịch vụ đã tăng trưởng đáng kể, với mức tăng trưởng nổi bật Cụ thể, doanh thu từ dịch vụ vận chuyển hàng không trong năm 2018 đạt 6.167,19 triệu đồng, cho thấy sự gia tăng mạnh mẽ so với năm trước.
Doanh thu từ dịch vụ vận chuyển đường biển năm 2018 đạt 2.309,49 triệu đồng, tăng 456,93 triệu đồng so với năm 2017, tương ứng với tỷ lệ 124,66% Đồng thời, doanh thu từ dịch vụ vận chuyển nội địa cũng ghi nhận mức tăng, đạt 1.488,06 triệu đồng trong năm 2018 Tổng mức chênh lệch doanh thu so với năm 2017 là 1.368,49 triệu đồng, với tỷ lệ tăng trưởng 128,52%.
2017 với mức chênh lệch là 395,47 triệu đồng và với tỷ lệ 136,2% so với năm 2017; doanh thu từ dịch vụ khai thuế hải quan năm 2018 tăng so với năm
2017 với mức chênh lệch là 276,85 triệu đồng và với tỷ lệ là 130,73% so với năm 2017
Doanh thu từ các loại hình dịch vụ tăng trưởng mạnh mẽ đã góp phần tích cực vào việc nâng cao tổng doanh thu năm 2018 so với năm trước.
Trong năm 2017, doanh thu từ dịch vụ vận chuyển hàng không có ảnh hưởng lớn nhất đến tổng doanh thu với tỷ lệ 13,58% Tiếp theo, doanh thu từ dịch vụ vận chuyển đường biển cũng đóng góp đáng kể với mức ảnh hưởng 4,53% Doanh thu từ dịch vụ vận chuyển nội địa và dịch vụ khai thuế hải quan lần lượt ảnh hưởng 3,92% và 2,75% đến tổng doanh thu Cuối cùng, doanh thu từ các dịch vụ khác chỉ chiếm 2,16%, là yếu tố tác động nhẹ nhất.
Công ty chuyên cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không, luôn chú trọng cải thiện quy trình giao nhận để thu hút khách hàng và tăng doanh thu Doanh thu từ dịch vụ này chiếm tỷ trọng cao nhất trong tổng doanh thu và ngày càng gia tăng Ngoài ra, công ty cũng không ngừng cải thiện dịch vụ vận chuyển hàng hóa bằng đường biển, nội địa và khai thuế hải quan, trang bị phương tiện hiện đại và nâng cao trình độ nghiệp vụ nhân viên để đảm bảo công việc được thực hiện nhanh chóng và chính xác Mặc dù doanh thu từ các dịch vụ liên quan đến chứng từ như C/O, Bill of Lading, Packing List, Invoice chỉ chiếm tỷ trọng thấp, công ty vẫn tích cực cải thiện chất lượng dịch vụ để đáp ứng tốt nhất yêu cầu của khách hàng Nhờ đó, chất lượng dịch vụ ngày càng được nâng cao, thu hút nhiều khách hàng mới và giữ chân khách hàng cũ, góp phần tăng trưởng doanh thu cho công ty.
Kết quả đạt được trong giai đoạn 2017-2018 phản ánh nỗ lực và tinh thần trách nhiệm cao của toàn thể nhân viên công ty Trong những năm tới, công ty cam kết nâng cao trình độ và nghiệp vụ của nhân viên, cải thiện dịch vụ và chất lượng để đạt được kết quả tốt hơn.
2.4.3 Doanh thu từ dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không tại công ty TNHH NSX trong giai đoạn 2017-
Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực giao nhận vận chuyển hàng không, công ty chúng tôi tự hào sở hữu đội ngũ nhân viên năng động và chuyên nghiệp, giúp cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không chất lượng cao cho khách hàng.
Bảng 2.3 : Doanh thu dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không tại công ty giai đoạn 2017-2018 ĐVT: Triệu đồng
(Nguồn : Phòng kế toán – chứng từ của công ty TNHH NSX, năm 2017-2018 )
Phân tích công tác tổ chức và thực hiện giao nhận mặt hàng Vải dùng để sàng (Dùng trong nhà máy sản xuất bột mì) nhập khẩu bằng đường hàng không tại công ty TNHH NSX
Công ty TNHH VĨNH THIÊN KHANG, một khách hàng lâu năm của Công ty TNHH NSX, sắp tới sẽ nhập khẩu một lô hàng Vải dùng để sàng cho nhà máy sản xuất bột mì qua đường hàng không Để thực hiện thủ tục hải quan cho lô hàng này, công ty VĨNH THIÊN KHANG đã liên hệ với NSX để ủy thác Điều này không chỉ phản ánh chính sách chăm sóc khách hàng tận tâm của NSX mà còn khẳng định chất lượng dịch vụ uy tín, từ đó tạo dựng niềm tin vững chắc cho khách hàng và khuyến khích họ tiếp tục lựa chọn dịch vụ của NSX.
2.5.2 Chào giá cho khách hàng
Sau khi nhận được liên hệ từ công ty TNHH Vĩnh Thiên Khang, nhân viên sales của NSX đã nhanh chóng phản hồi và tiến hành trao đổi thông tin về lô hàng cùng các thủ tục cần thiết Nhân viên sales cũng đã gửi bảng báo giá cho công ty TNHH Vĩnh Thiên Khang Tất cả các cuộc trao đổi và thỏa thuận giữa hai bên đều được thực hiện qua email.
2.5.3 Ký hợp đồng dịch vụ với khách hàng
Công ty TNHH Vĩnh Thiên Khang, với mối quan hệ thân thiết và sự tin tưởng từ lâu, đã hợp tác với công ty mà không cần ký kết hợp đồng Sau khi đạt được thỏa thuận về mức giá hợp lý và được sự chấp thuận của cả hai bên, công ty đã tiến hành giao nhận hàng hóa nhập khẩu.
2.5.4 Sơ đồ mối quan hệ các bên liên quan đến công ty theo hợp đồng
TÂN SƠN NHẤT CÔNG TY
Sơ đồ 2.2 : Sơ đồ mối quan hệ các bên liên quan đến công ty theo hợp đồng
Diễn giải các mối quan hệ:
(1) Mối quan hệ Hợp đồng dịch vụ: Vĩnh Thiên Khang là khách hàng lớn của
Công ty TNHH NSX, 2 bên kí hợp đồng dịch vụ giao nhận Vĩnh Thiên
Khang ủy quyền cho NSX là người nhận hàng Thay mặt Vĩnh Thiên
Khang làm các thủ tục hải quan nhận hàng
Vĩnh Thiên Khang đã gửi lô hàng về Sân bay Tân Sơn Nhất và cần thực hiện thủ tục Hải quan tại Chi cục Hải quan Tân Sơn Nhất để nhận hàng.
(3) Làm thủ tục nhận hàng: Sau khi làm các thủ tục Hải quan để thông quan,
NSX cầm bộ hồ sơ đến kho TCS làm thủ tục hải quan và nhận hàng tại kho
2.5.5 Nhận chứng từ và kiểm tra thông tin về lô hàng
Sau khi hai bên đã ký kết hợp đồng giao nhận thì nhân viên giao nhận của
NSX đã đến công ty TNHH Vĩnh Thiên Khang để nhận bộ chứng từ của khách hàng Bộ chứng từ đầy đủ bao gồm:
Hợp đồng thương mại: 02 bản (sao y bản chính)
Hóa đơn thương mại (Invoice): 01 bản (sao y bản chính)
Vận đơn hàng không (House Airway Bill): 01 bản (sao y bản chính)
Thông báo hàng đến của hãng vận chuyển (Notice of Arrival)
Bảng kê khai hàng hóa (Packing list): 01 bản (sao y bản chính)
Và một số chứng từ khác có liên quan
Sau khi nhận bộ chứng từ, nhân viên giao nhận của NSX đã chuyển giao cho phòng kế toán để kiểm tra tính hợp lệ Việc kiểm tra này rất quan trọng, vì nếu có sai lệch giữa các chứng từ, hải quan sẽ từ chối đăng ký tờ khai, dẫn đến việc điều chỉnh tốn thời gian và chi phí Bộ chứng từ được coi là hợp lệ khi tất cả thông tin về hàng hóa, bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại của bên mua và bên bán, tên hàng, trọng lượng, cảng dỡ hàng, cảng bốc hàng, điều kiện thanh toán, tổng giá trị hợp đồng, xuất xứ hàng hóa, hãng hàng không và số chuyến bay, đều thống nhất và chính xác.
Hợp đồng (Sales Contract): Bộ chứng từ này có 2 bản hợp đồng thương mại
Cần kiểm tra các nội dung sau:
Thứ nhất, kiểm tra số hợp đồng và ngày ký kết hợp đồng:
Hợp đồng thương mại (Sales Contract) thứ nhất có số hợp đồng là
SF01/2019 và ngày ký kết là 17/01/2019
Hợp đồng thương mại (Sales Contract) thứ hai có số hợp đồng là
SF02/2019 và ngày ký hết là 05/03/2019
Cả 2 hợp đồng thương mại trên đều được ký kết giữa:
Nhà xuất khẩu: Công ty SEFAR SINGAPORE PTE LTD
Địa chỉ: FILTRATION SOLUTIONS, 159 KAMPONG, AMPAT #05-02
Nhà nhập khẩu: CÔNG TY TNHH VĨNH THIÊN KHANG
Địa chỉ: 485 XÔ VIẾT NGHỆ TĨNH, PHƯỜNG 26, QUẬN BÌNH THẠNH, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, VIỆT NAM
Thứ hai, nội dung của hợp đồng:
Tên hàng hóa nhập khẩu là VẢI DÙNG ĐỂ SÀNG (DÙNG TRONG NHÀ MÁY SẢN XUẤT BỘT MÌ) Nếu không hiểu rõ nghĩa tiếng Việt của hàng hóa, cần hỏi lại người nhập khẩu để khai báo chính xác Việc kiểm tra lô hàng có cần xin giấy phép nhập khẩu hay không là rất quan trọng, đặc biệt nếu hàng nằm trong danh mục kiểm tra chất lượng nhà nước Theo Nghị định 187/2013/NĐ-CP, lô hàng này không yêu cầu giấy phép nhập khẩu, nhưng việc xin giấy phép có thể ảnh hưởng đến thời gian giao nhận hàng và có thể bị xử phạt theo Nghị định 127/2013/NĐ-CP.
Số lƣợng và tên hàng ở hợp đồng thứ nhất:
400M vải dùng để sàng (dùng trong nhà máy sản xuất bột mì) SEFAR S-TEX PA 60-80 150 cm
100M vải dùng để sàng (dùng trong nhà máy sản xuất bột mì) SEFAR S-TEX PA 80-125 150 cm
500M vải dùng để sàng (dùng trong nhà máy sản xuất bột mì) SEFAR BASIC 77/195-55W PW 158cm/62in
500M vải dùng để sàng (dùng trong nhà máy sản xuất bột mì) SEFAR BASIC 61/156-64W PW 158cm/62in
40M vải dùng để sàng (dùng trong nhà máy sản xuất bột mì) SEFAR TETEX MONO 05-1010-K 080 231 cm
Số lƣợng và tên hàng ở hợp đồng thứ hai:
200M vải dùng để sàng (dùng trong nhà máy sản xuất bột mì) SEFAR NITEX 03-300/51 102 cm
100M vải dùng để sàng (dùng trong nhà máy sản xuất bột mì) SEFAR NITEX 03-70/33 102 cm
200M vải dùng để sàng (dùng trong nhà máy sản xuất bột mì) SEFAR S-TEX PA 60-80 150 cm
100M vải dùng để sàng (dùng trong nhà máy sản xuất bột mì) SEFAR PET 1500 24/60-120W PW 158cm/62in
22M vải dùng để sàng (dùng trong nhà máy sản xuất bột mì) SEFAR TETEX DLW 05-8000-C 030 265 cm
Ở hợp đồng thứ nhất là 18,441.66 CHF (CHF là đồng tiền thanh toán của Thụy Sỹ) và đƣợc mua bán với điều kiện CIP
Ở hợp đồng thứ hai là 11,338.80 CHF (CHF là đồng tiền thanh toán của Thụy Sỹ) và đƣợc mua bán với điều kiện CIP
Phương thức thanh toán ở cả 2 hợp đồng đều là TTR 100% in advance (trả trước 100%)
Thời gian giao hàng trong vòng 3 tháng sau khi nhận đƣợc thanh toán giống nhau ở cả 2 hợp đồng
Giao hàng từng phần: cho phép ở cả 2 hợp đồng
Trong hợp đồng, điều kiện giao hàng được ghi rõ là CIF, yêu cầu nhà xuất khẩu phải thanh toán trước cước phí vận chuyển, bảo hiểm và các chi phí liên quan đến hàng hóa cho đến khi hàng được giao Theo Incoterms 2010, công ty SEFAR SINGAPORE PTE LTD đóng vai trò là nhà xuất khẩu và do đó có trách nhiệm chi trả tất cả các khoản phí này cho đến khi hàng hóa đến tay người nhận.
Hóa đơn thương mại (Invoice): 01 bản (sao y bản chính)
Kiểm tra hóa đơn đồng thời đối chiếu tính đồng nhất với hợp đồng thương mại
Khi kiểm tra hóa đơn, cần kiểm tra các thông tin sau:
Tên, địa chỉ của nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu phải đúng chính xác theo như hợp đồng thương mại
+ Nhà xuất khẩu: SEFAR SINGAPORE PTE LTD
+ Địa chỉ: FILTRATION SOLUTIONS, 159 KAMPONG, AMPAT #05-02
+ Nhà nhập khẩu: CÔNG TY TNHH VĨNH THIÊN KHANG
+ Địa chỉ: 485 XÔ VIẾT NGHỆ TĨNH, PHƯỜNG 26, QUẬN BÌNH
THẠNH, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, VIỆT NAM
Hoàn toàn trùng khớp với hợp đồng thương mại
Số lượng, tên hàng, đơn giá, trị giá đối chiếu với hợp đồng thương mại:
22M vải dùng để sàng (dùng trong nhà máy sản xuất bột mì) SEFAR TETEX DLW 05-8000-C 030 265 cm, đơn giá 69.40 CHF, trị giá 1,526.80 CHF
40M vải dùng để sàng (dùng trong nhà máy sản xuất bột mì) SEFAR TETEX MONO 05-1010-K 080 231 cm, đơn giá 11.90 CHF, trị giá 476.00 CHF
Xuất xứ : Made in Switzerland
Tổng trị giá hóa đơn là 2,002.80 CHF, tính theo giá CIP
Sau khi kiểm tra và đối chiếu, thông tin trên hóa đơn thương mại hoàn toàn trùng khớp với thông tin trên hợp đồng thương mại Tiếp theo, chúng tôi sẽ tiến hành kiểm tra danh sách đóng gói.
Phiếu đóng gói ( Packing List ): 01 bản (sao y bản chính)
Kiểm tra thông tin trên P/L và đối chiếu với thông tin trên hóa đơn thương mại và trên hợp đồng thương mại xem thử có trùng khớp hay không
Kiểm tra phiếu đóng gói các thông tin sau:
Kiểm tra số Invoice trên P/L số 318/DRA/10016180, Ngày: 13/03/2019
Hoàn toàn trùng khớp với số và ngày trên Invoice
Kiểm tra danh sách hàng hóa và phiếu đóng gói đã đầy đủ thông tin chƣa, có trùng khớp với thông tin trên Invoice hay không
Vải SEFAR TETEX DLW 05-8000-C được sử dụng trong nhà máy sản xuất bột mì, có kích thước 22.00 m và chiều rộng 265 cm Sản phẩm được đóng gói trong 1 kiện với kích thước LxWxH là 282 x 28 x 23 cm Trọng lượng tịnh của vải là 31.00 kg, trong khi trọng lượng tổng là 36.00 kg.
Vải sàng SEFAR TETEX MONO 05-1010-K 080 với kích thước 231 cm được sử dụng trong nhà máy sản xuất bột mì, được đóng gói trong 1 kiện (1PK) có kích thước 250 x 27 x 22 cm Trọng lượng tịnh của sản phẩm là 26.00 kg, trong khi trọng lượng tổng là 30.00 kg.
Đối chiếu với thông tin trên Invoice thấy hoàn toàn trùng khớp
Kiểm tra tổng số lƣợng và trọng lƣợng
Vận đơn hàng không ( House Airway Bill ): 01 bản (sao y bản chính)
Trên vận đơn kiểm tra các thông tin sau:
Cần kiểm tra thông tin trên vận đơn hàng không để đảm bảo trùng khớp với hợp đồng, Invoice và Packing List Việc này giúp phát hiện sai sót kịp thời, nhằm sửa chữa và nhận hàng đúng hạn Các nội dung cần đối chiếu bao gồm: tên hàng, số lượng, giá trị và thông tin người gửi, người nhận.
Thông tin nhà nhập khẩu (tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax) có trùng khớp không
Thông tin nhà xuất khẩu (tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax) có trùng khớp không
Sân bay đến, sân bay đi có hợp lý, trùng khớp không Sân bay chuyển tải có đƣợc cho phép không
Bảng 2.4 : Bảng so sánh, đối chiếu các thông tin trên vận đơn hàng không với hợp đồng thương mại/invoice/packing list
CÔNG TY TNHH VĨNH THIÊN
KHANG Địa chỉ: 485 Xô Viết Nghệ Tĩnh, Phường 26, Quận Bình Thạnh, Thành Phố Hồ Chí Minh, Việt
CÔNG TY TNHH VĨNH THIÊN KHANG Địa chỉ: 485 Xô Viết Nghệ Tĩnh, Phường
26, Quận Bình Thạnh, Thành Phố
SEFAR SRL-A&S Str.Lalelelor, nr14
CÔNG TY SEFAR SINGAPORE PTE
LTD Địa chỉ: Filtration Solutions, 159 Kampong, Ampat
#05-02 Ka Place, Singapore 368328 Đóng gói
Vận chuyển và giao hàng
Sân bay đi: VIENNA Sân bay đến: HO CHI MINH CITY
Sân bay chuyển tải: TPE
Số chuyến bay: BR066 Ngày khởi hành: 16/03/2019
Số chuyến bay chuyển tải: BR381 Ngày chuyển tải :17/03/2019
Sau khi đối chiếu và so sánh thông tin trên vận đơn hàng không với phiếu đóng gói, hóa đơn thương mại và hợp đồng ngoại thương, tất cả các thông tin đều hợp lệ và trùng khớp.
Sau khi nhân viên kiểm tra kỹ lưỡng bộ chứng từ do nhân viên giao nhận cung cấp, họ xác nhận rằng bộ chứng từ này hoàn toàn hợp lệ.
Việc kiểm tra chứng từ trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không là rất quan trọng, vì các chứng từ cần phải có nội dung trùng khớp với nhau Nếu có sai sót trong kiểm tra, việc nhận hàng sẽ gặp khó khăn, và nếu các thủ tục không đồng nhất, sẽ tốn nhiều thời gian để sửa chữa.
Arrival Notice ( thông báo hàng đến)
Cần kiểm tra thông tin trên vận đơn hàng không để đảm bảo trùng khớp với thông báo hàng đến, nhằm nhận hàng đúng thời gian và địa điểm Các thông tin cần đối chiếu bao gồm: tên người nhận, địa chỉ giao hàng, số vận đơn và mã hàng.
Thông tin nhà nhập khẩu: tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax
Thông tin nhà xuất khẩu: tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax
Thời gian đến của máy bay
Số lƣợng, trọng lƣợng hàng hóa
Bảng 2.5: Bảng so sánh, đối chiếu các thông tin trên vận đơn hàng không với thông báo hàng đến
Thông tin ARRIVAL NOTICE HAWB
CÔNG TY TNHH VĨNH THIÊN KHANG Địa chỉ: 485 Xô Viết Nghệ Tĩnh, Phường 26, Quận Bình Thạnh, Thành Phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
CÔNG TY TNHH VĨNH THIÊN KHANG Địa chỉ: 485 Xô Viết Nghệ Tĩnh, Phường 26, Quận Bình Thạnh, Thành Phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
SEFAR SRL-A&S Str.Lalelelor, nr14
SEFAR SRL-A&S Str.Lalelelor, nr14
Vận chuyển và giao hàng
Trên tàu chuyến BR381/17-MAR
Cảng đích : VNSGN- Ho Chi Minh City
Nơi dỡ hàng: kho TCS ( 46-48 Hậu Giang, P.4, Q
Sân bay đến: HO CHI MINH CITY
Sân bay chuyển tải: TPE
Số chuyến bay chuyển tải:BR381
Sau khi kiểm tra, xem x t đối chứng các thông tin, số liệu trên vận đơn hàng không với thông báo hàng đến đều hợp lệ và trùng khớp
2.5.6 Khai báo hải quan hàng nhập
Lên tờ khai hải quan hàng nhập
Bước 1 :Khai báo tờ khai điện tử qua hệ thống Vnaccs/Vcis của Hải quan Đăng nhập vào hệ thống VNACCS/VCIS
Nhận xét chung về công tác thực hiện
Công ty TNHH NSX thực hiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không một cách chặt chẽ, từ việc tiếp nhận và kiểm tra chứng từ đến khi hoàn tất thủ tục thông quan và giao hàng Những yếu tố cơ bản góp phần vào thành công của quy trình này bao gồm sự tổ chức hợp lý và sự chú trọng đến từng khâu trong quy trình.
Công tác giao nhận hàng hóa được thực hiện hiệu quả nhờ sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận như kinh doanh, kế toán chứng từ và giao nhận Với mô hình tổ chức nhân sự đơn giản và phân công rõ ràng, nhân viên có thể làm việc hợp lý, thống nhất và nhanh chóng Việc xem xét chứng từ cẩn thận giúp tránh sai sót, giảm thiểu tổn thất cho công ty.
Đội ngũ nhân viên chứng từ cẩn thận và có kinh nghiệm giúp giảm thiểu sai sót trong việc chuẩn bị hồ sơ, tiết kiệm thời gian chỉnh sửa Mối quan hệ tốt giữa nhân viên giao nhận và hải quan tạo thuận lợi cho các thủ tục thông quan Tất cả các quy trình giao nhận hàng hóa diễn ra suôn sẻ nhờ vào sự nhiệt tình của nhân viên, dù chưa có nhiều kinh nghiệm nhưng luôn nỗ lực trau dồi kỹ năng và hỗ trợ lẫn nhau để hoàn thành công việc đúng hạn Mối liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban như chứng từ, kế toán, kinh doanh và giao nhận giúp tránh tình trạng quá tải công việc, giảm thiểu sai sót.
Mặc dù Công ty sở hữu nhiều điểm mạnh, nhưng trong việc tổ chức giao nhận hàng hóa nhập khẩu qua đường hàng không, vẫn còn tồn tại một số điểm yếu cần được cải thiện.
Công ty TNHH NSX đang gặp khó khăn trong việc tìm kiếm khách hàng mới, cho thấy thương hiệu của công ty chưa đạt độ uy tín cao Chiến lược Marketing của công ty trong những năm qua chưa đủ mạnh để thu hút khách hàng, dẫn đến doanh thu chủ yếu đến từ khách hàng cũ.
Công ty cần chú ý đến tình trạng nhu cầu chưa được đáp ứng kịp thời của khách hàng và các thông tin lô hàng có thể bị sai lệch Điều này cho thấy cần cải thiện năng lực của nhân viên Sales Mặc dù có nhiều cán bộ nòng cốt giàu kinh nghiệm, công ty vẫn còn nhiều nhân viên trẻ cần thời gian để nâng cao kiến thức về Sales và Logistics.
Công tác khai báo hải quan điện tử hiện đang gặp nhiều khó khăn, với nhiều trường hợp không hoàn thành thủ tục Nguyên nhân một phần do hệ thống Hải quan điện tử thường xuyên xảy ra lỗi, nhưng cũng do phần mềm văn phòng như ECUS, Microsoft Office, Win chưa được thống nhất giữa các phòng ban, dẫn đến rủi ro và mất thời gian trong việc chuyển giao tài liệu Ngoài ra, nhân viên còn gặp phải tình huống khó khăn như lỗi khai báo, gián đoạn hoặc không nhận được phản hồi từ Hải quan Việc thiếu cập nhật kịp thời về các quy định và quyết định của Nhà nước cũng làm hạn chế khả năng xử lý vấn đề của nhân viên.
Công tác tổ chức nhận hàng tại sân bay của Công ty TNHH NSX hiện còn nhiều bất cập, đặc biệt trong quản lý thời gian từ khâu bốc số thứ tự đến khi nhận hàng từ kho Thời gian chờ đợi để lấy hàng từ cảng hàng không không chỉ lãng phí nguồn lực mà còn làm chậm tiến độ công việc chung Để khắc phục tình trạng này, cần có sự nỗ lực từ cả doanh nghiệp và Hải quan Nhà nước.
