Thực hành quản trị văn phòng

UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH KON TUM TRƯỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG KON TUM GIÁO TRÌNH MƠN HỌC: THỰC HÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG NGÀNH, NGHỀ: HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP (Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-CĐCĐ ngày / / 20 Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum) Kon Tum, năm 2022 MỤC LỤC Trang CÁC PHỤ LỤC…………………………………………………………………1 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Giáo trình “Thực hành quản trị văn phịng” biên soạn chủ yếu dựa cấu trúc chương trình đào tạo Trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum phê duyệt dành cho đào tạo ngành, nghề Hành văn phịng, trình độ trung cấp Trong trình biên soạn Giáo trình Thực hành quản trị văn phòng, tác giả nghiên cứu tham khảo từ nhiều nguồn tài liệu khác như: Giáo trình Quản trị văn phòng tác giả Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Điệp, Trần Phương Hiền; tài liệu bồi dưỡng ngạch chuyên viên Bộ nội vụ, ban hành kèm theo Quyết định số 2721QĐ/BNV, ngày 28/12/2918 Bộ nội vụ Mục đích giáo trình làm tài liệu giảng dạy thức cho nhà giáo làm tài liệu hỗ trợ thực hành cho người học ngành, nghề Hành văn phịng, trình độ trung cấp trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum Giáo trình lưu hành nội bộ, nguồn thơng tin sử dụng nguyên trích sử dụng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU “Thực hành quản trị văn phịng” giáo trình biên soạn nhằm mục đích phục vụ cho cơng tác đào tạo ngành, nghề Hành văn phịng, trình độ trung cấp trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum Đây môn học thực hành, hệ thống cho người học kiến thức chuyên sâu quản lý liên quan đến trình quản trị hoạt động hành văn phịng, đồng thời trang bị kỹ nghiệp vụ chủ yếu văn phòng, làm tài liệu hỗ trợ thực hành cho người học ngành, nghề Hành văn phịng, trình độ trung cấp trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum Nội dung hướng dẫn thực hành thể giáo trình giúp người học vững vàng, tự tin trình thực hành sở; nhận thức rõ vai trị mơn học ngành, nghề mà lựa chọn Từ đó, nâng cao khả tiếp nhận, khả tự học, tự rèn luyện để thành cơng nghiệp Giáo trình cấu trúc chương: Chương 1: Hướng dẫn trước thực hành sở Chương 2: Thực hành quản trị văn phòng sở Chương 3: Hoạt động sau thực hành Giáo trình trình bày cách đọng, ngắn gọn, dễ hiểu dạng giảng môn nhằm giảm bớt thời gian ghi chép người học để tập trung vào việc nghiên cứu, trao đổi thảo luận lớp Trong chương trình bày theo cấu trúc: giới thiệu kiến thức bản, mục tiêu, nội dung, câu hỏi ơn tập thực hành Trong q trình biên soạn, chúng tơi ln bám sát chương trình mơn học nhà trường phê duyệt cập nhật kiến thức đưa vào theo nội dung Giáo trình mơn Vì vậy, hy vọng tập tài liệu có ích cho việc học tập người học nhà trường Tuy nhiều cố gắng, hạn chế mặt thời gian nhân tố chủ quan người biên soạn nên chắn tập tài liệu khơng tránh khỏi thiếu sót Chúng tơi mong nhận đóng góp ý kiến thầy, nhà trường để Giáo trình ngày hoàn thiện Kon Tum, ngày tháng năm 2022 BIÊN SOẠN ThS Lê Thị Hoan GIÁO TRÌNH MÔN HỌC TÊN MÔN HỌC: THỰC HÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG THƠNG TIN CHUNG VỀ MƠN HỌC Mã mơn học: 51013014 Vị trí, tính chất, ý nghĩa vai trị mơn học: - Vị trí: Là mơn học bắt buộc thuộc khối kiến thức ngành chương trình giáo dục ngành, nghề Hành văn phịng, trình độ trung cấp, bố trí học sau mơn học sở mơn học chun ngành - Tính chất: Là mơn học thực hành chương trình đào tạo ngành, nghề Hành văn phịng, trình độ trung cấp Thông qua môn học cung cấp cho người học kiến thức bản, kỹ cần thiết cơng việc thực hành quản trị văn phịng - Ý nghĩa vai trị mơn học: có ý nghĩa vai trò quan trọng việc cung cấp phần kiến thức, kỹ ngành, nghề Hành văn phịng, trình độ trung cấp Mục tiêu mơn học: Về kiến thức - Trình bày cách lập kế hoạch, triển khai kế hoạch cách viết nhật ký báo cáo thực hành sở - Phân tích kỹ thực hành quan sát văn phòng Về kỹ - Thực tốt kỹ nghiệp vụ bản, phổ biến cơng tác văn phịng: lập kế hoạch tổ chức hội họp, quản lý thời gian; phân loại giải công văn đến, công văn đi; lưu trữ hồ sơ khoa học, đảm bảo tính bí mật, đầy đủ, dễ tra cứu, tìm kiếm; soạn thảo văn cho thủ trưởng; xếp lịch công tác, chuẩn bị điều kiện đảm bảo cho công việc thủ trưởng, trợ giúp công việc hàng ngày nơi làm việc thủ trưởng; - Xây dựng kế hoạch thực hành, viết nhật ký báo cáo thực hành sở - Xây dựng tác phong làm việc khoa học: làm việc cá nhân làm việc nhóm để thảo luận giải vấn đề liên quan đến nội dung môn học Về lực tự chủ trách nhiệm - Nâng cao ý thức trách nhiệm với công việc thực hành quản trị văn phịng nghiêm túc, có chất lượng - Nâng cao ý thức trách nhiệm nghề nghiệp, với môn học, có tinh thần trách nhiệm học tập cơng tác sau tốt nghiệp NỘI DUNG CỦA MÔN HỌC CHƯƠNG 1: HƯỚNG DẪN TRƯỚC KHI ĐI THỰC HÀNH TẠI CƠ SỞ Mã chương: 51013014 - 01 GIỚI THIỆU Nội dung chương hệ thống kiến thức bản, trọng tâm mơn học Quản trị văn phịng, giúp người học giải thích, phân tích đựợc kiến thức rèn luyện kỹ năng, phát triển tác phong chuyên nghiệp nhân viên quản trị văn phòng; hội để người học vận dụng lý thuyết học trường vào thực hành sở Phổ biến nội quy thực hành, cung cấp biểu mẫu thực hành: kế hoạch, báo cáo, nhật ký… giúp người học vận dụng tốt kiến thức học vào thực hành sở MỤC TIÊU Sau học xong chương này, người học có khả năng: - Trình bày cách lập kế hoạch, triển khai kế hoạch cách viết nhật ký báo cáo thực hành sở; phân tích kỹ thực hành quan sát văn phòng - Xây dựng kế hoạch thực hành, viết nhật ký báo cáo thực hành sở - Ý thức tầm quan trọng môn học; nâng cao ý thức trách nhiệm với công việc thực hành phần quản trị văn phịng nghiêm túc, có chất lượng NỘI DUNG Hệ thống kiến thức, kỹ 1.1 Một số vấn đề chung Quản trị văn phòng * Chức văn phòng (1) - Chức tham mưu tổng hợp Tham mưu hoạt động cần thiết cho công tác quản lý Người quản lý phải quán xuyến đối tượng đơn vị kết nối hoạt động họ cách nhịp nhàng, khoa học Muốn địi hỏi người quản lý phải tinh thơng nhiều lĩnh vực, phải có mặt lúc, nơi, phải định xác kịp thời vấn đề…Điều vượt khả thực nhà quản lý Do đó, địi hỏi phải có lực lượng trợ giúp nhà quản lý trước hết công tác tham mưu tổng hợp Tham mưu hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm định tối ưu cho trình quản lý để đạt kết cao Chủ thể làm công tác tham mưu quan đơn vị cá nhân hay tập thể tồn độc lập tương chủ thể quản lý Trong thực tế, quan, đơn vị thường đặt phận tham mưu văn phịng để giúp cho cơng tác thuận lợi Để có ý kiến tham mưu, văn phịng phải tổng hợp thơng tin bên bên ngồi, phân tích, quản lý sử dụng thơng tin theo ngun tắc trình tự định Ngồi phận tham mưu văn phịng cịn có phận nghiệp vụ cụ thể làm tham mưu cho lãnh đạo vấn đề mang tính chuyên sâu cơng nghệ, tiếp thị, tài chính, kế tốn… - Chức giúp việc điều hành Văn phòng đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý ban lãnh đạo quan đơn vị thông qua cơng việc cụ thể như: Xây dựng chương trình kế hoạch công tác quý, tháng, tuần, ngày tổ chức triển khai thực kế hoạch Văn phịng nơi thực hoạt động lễ tân, tổ chức hội nghị, chuyến công tác, tư vấn cho lãnh đạo công tác soạn thảo văn bản…(1, 2) - Chức hậu cần Hoạt động quan, đơn vị thiếu điều kiện vật chất nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ Văn phòng phận cung cấp, bố trí, quản lý phương tiện thiết bị dụng cụ để bảo đảm sử dụng có hiệu Đó chức hậu cần văn phịng Quy mơ đặc điểm phương tiện vật chất nêu phụ thuộc vào đặc điểm quy mô hoạt động quan, đơn vị chi phí thấp với hiệu cao phương châm hoạt động cơng tác văn phịng (2, 3) * Nhiệm vụ văn phịng - Tổng hợp chương trình kế hoạch công tác quan đơn vị, xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác hàng q, tháng, tuần lãnh đạo - Thu thập xử lý, quản lý sử dụng thông tin - Truyền đạt định quản lý lãnh đạo - Thực công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu - Tư vấn văn cho thủ trưởng - Tổ chức công tác lễ tân - Tổ chức chuyến công tác lãnh đạo - Bảo đảm yếu tố vật chất cho hoạt động quan - Lập kế hoạch dự tốn kinh phí hoạt động hàng năm, quý - Tổ chức công tác bảo vệ trật tự an toàn quan (1) 1.2 Một số kỹ Quản trị văn phòng * Các kỹ bản: Nghe, nói, đọc, viết, tính tốn Đây khả thu nhận từ đào tạo bậc phổ thông, cần rèn luyện nâng cao * Các kỹ nghiệp vụ thư ký Người thư ký muốn hoàn thành tốt nhiệm vụ cần phải có chun mơn có óc quan sát Có thể nói thư ký người có hai nghề: nghề nghề thủ trưởng (thành thạo nghề hiểu vấn đề nghề thủ trưởng) Những yêu cầu trình độ chuyên môn người thư ký là: - Đánh máy vi tính thành thạo (đạt 300 ký tự/phút) ghi tốc ký (180 vần/phút) - Tin học văn phòng: xử lý văn bản, xử lý liệu, trình bày đánh máy, in từ máy vi tính hấp dẫn đẹp mắt - Sử dụng thành thạo thiết bị văn phòng - Soạn thảo vãn đạt chất lượng - Kỹ lập hồ sơ tra cứu nhanh - Bổ sung kiến thức chung, rèn luyện để có phương pháp sư phạm tốt, nói chuyện với người đề tài rộng lớnử - Nghiên cứu tâm lý học để vận dụng vào công việc, hạn chế loại trừ mâu thuẫn nơi làm việc - Có kỹ quản lý thời gian làm việc hiệu - Có kiến thức chuyên môn lĩnh vực kinh doanh doanh nghiệp - Có đủ trình độ ngoại ngữ để hồn thành nhiệm vụ thư ký - Có vốn từ phong phú (1, 4) * Các kỹ quản trị viên văn phòng Để thực chức quản trị, quản trị viên văn phịng phải có 10 kỹ quản trị sau: - Kỹ nghiệp vụ - kỹ thuật: Là trình độ chun mơn nghiệp vụ nhà quản trị lĩnh vực khác Kỹ có nhờ đào tạo chuyên ngành khác - Kỹ nhân (kỹ giao tiếp ứng xử): Là khả thuyết phục người khác, xây dựng khơng khí hợp tác người hoàn thành nhiệm vụ - Kỹ tư (còn gọi kỹ khái niệm chiến lược): Là kỹ phân tích, dự báo, dự đốn nhạy bén, thích ứng với hồn cảnh, biết giảm thiểu phức tạp hoàn cảnh để đối phó (4) Phổ biến kế hoạch thực hành 2.1 Mục đích, yêu cầu * Mục đích thực hành Thực hành quản trị văn phịng phương thức đào tạo chuyên ngành Quản trị văn phòng; cung cấp cho người học hội để ứng dụng khái niệm, nguyên tắc, phương pháp kỹ thuật học vào thực tiễn Việc học người học diễn thông qua hoạt động thực hành thơng qua tích lũy kinh nghiệm thực tế để trở thành nhân viên quản trị văn phòng Đợt thực hành quản trị văn phòng nhằm giúp người học: - Thu hoạch kiến thức kỹ thu nhận người học, liên hệ lý thuyết học với thực tiễn từ thực tiễn soi rọi lại lý thuyết học - Đánh giá mức độ kết học tập người học đạt qua Chương trình môn học - Đánh giá khả vận dụng kiến thức kỹ thu nhận vào thực tiễn người học Vận dụng hiểu biết cơng tác văn phịng để thực tốt kỹ 37 Chương Hoạt động sau thực hành, cần giải nội dung bản: viết báo cáo thực hành Trên sở báo cáo, người học đánh giá kết thực hành, tổng kết, rút kinh nghiệm Câu hỏi tập thực hành Bài tập thực hành Người học viết báo cáo thực hành (theo quy định) Đáp án tập thực hành: Người học viết báo cáo thực hành (theo quy định) TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Điệp, Trần Phương Hiền Giáo trình Quản trị văn phịng Tp Hồ Chí Minh: Nxb Đại học kinh tế quốc dân; 2012 Nghiêm Kỳ Hồng, Trần Như Nghiêm Quản trị văn phòng Hà Nội: Nxb Thống kê; 2003 Website Tài liệu Quản trị văn phòng Bộ nội vụ Tài liệu bồi dưỡng ngạch chuyên viên Hà Nội 2018 Hồ Ngọc Cẩn Cẩm nang Tổ chức Quản trị Hành văn phịng Hà Nội: Nxb Thống kê; 2003 39 PHỤ LỤC I CẤU TRÚC, NỘI DUNG VÀ HÌNH THỨC BÁO CÁO A CẤU TRÚC, NỘI DUNG BÁO CÁO I Phần mở đầu Vị trí, ý nghĩa đợt thực hành Những thuận lợi khó khăn đợt thực hành Kết đạt sau đợt thực hành II Nội dung Giới thiệu khái quát sơ thực hành: Tên, cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ Mơ tả, phân tích nét đặc trưng hoạt động sở thực hành Tìm hiểu cơng tác nhân viên hành văn phịng sở thực hành III Kết luận: Những nhận xét cá nhân sở thực hành Đề xuất ý kiến giúp cho hoạt động hành văn phịng sở thực hành tốt Bài học kinh nghiệm thân, hướng học tập, tu dưỡng, rèn luyện để trở thành nhân viên hành văn phịng vững vàng nghiệp vụ, tâm huyết với nghề đáp ứng nhu cầu xã hội Phụ lục Một số hình ảnh hoạt động thời gian thực hành sở Phân công nhiệm vụ thành viên viết báo cáo (nếu có) B HÌNH THỨC BÁO CÁO 40 Hình thức: Khổ giấy A4; định lề trang văn theo quy định văn quản lý hành nhà nước; cỡ chữ 14 Tờ bìa (theo mẫu) Lưu ý: Đóng tập tập/1SV, nộp cho GV hướng dẫn 41 PHỤ LỤC II KẾ HOẠCH THỰC HÀNH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT ĐƠN VỊ HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH Độc lập -Tự - Hạnh phúc KẾ HOẠCH THỰC HÀNH (Dành cho học sinh) Họ tên học sinh: ……………………………Chuyên ngành:………………… Thời gian thực hành: tuần, từ ngày tháng đến ngày tháng năm Cơ sở thực hành: Hoạt động Thời gian, địa Mục tiêu Nội thực tập điểm tiến hành hoạt động dung Phương thực tiến hành pháp Dự kiến kết 42 ngày tháng .năm Người lập XÁC NHẬN CỦA CƠ SỞ THỰC HÀNH (Ký xác nhận đóng dấu) \ PHỤ LỤC III NHẬT KÝ THỰC HÀNH * Trong phần này, người học ghi nhật ký toàn hoạt động diễn đợt thực hành, bao gồm: - Các hoạt động chuẩn bị trước xuống sở cộng đồng - Các hoạt động thực hành sở - Các hoạt động tổng kết, đánh giá sau hoàn tất thực hành - Các hoạt động phải đựợc ghi theo diễn tiến thời gian Mỗi hoạt động cần ghi rõ thông tin nhằm cho biết: - Hoạt động diễn (ngày, giờ)? - Hoạt động diễn đâu (địa điểm)? - Hoạt động nhằm đạt đựợc mục tiêu gì? - Hoạt động thực đựợc diễn nào? - Người học nhận xét, đánh giá, suy nghĩ hoạt động? * Người học trình bày hoạt động theo trục thời gian sau: - Trước thực hành: Nhật ký hoạt động chuẩn bị trước đến thực hành sở - Trong thực hành Nhật ký hoạt động thực hành diễn thực hành sở Giai đoạn 1: Tìm hiểu sở thực hành Giai đoạn 2: Thực hành Giai đoạn 3: Tổng kết đánh giá thực hành sở - Sau thực hành Nhật ký hoạt động tổng kết, đánh giá sau hoàn tất đợt thực hành HÌNH THỨC NHẬT KÝ: Hình thức: Khổ giấy A4; định lề trang văn theo quy định văn quản lý hành nhà nước; cỡ chữ 14 Tờ bìa (theo mẫu) Lưu ý: Đóng tập tập/1SV, nộp cho GV hướng dẫn PHỤ LỤC IV LƯỢNG GIÁ THỰC HÀNH (THAM KHẢO) Đạt được: - Tìm hiểu tất thông tin liên quan đến sở thực hành - Nắm thuận lợi khó khăn đến sở thực hành - Nhóm hoàn thành dự kiến kế hoạch đặt - Các thành viên có phối hợp phân công trách nhiệm rõ ràng, cụ thể - Để lại ấn tượng tốt cán hướng dẫn sở thực hành; tạo bầu không khí vui vẻ, thoải mái để lại ấn tượng tốt đẹp thuận lợi lớn cơng việc sau nhóm nhóm cịn phải tiếp xúc cần giúp đỡ sở nhiều - Các thành viên không vi phạm quy định lúc thực hành Hạn chế: Còn thiếu kinh nghiệm làm việc Những học kinh nghiệm - Để thực hành thuận lợi đạt hiệu cao cần phải chuẩn bị kỹ về: kiến thức, kỹ năng, tâm lý…có thể đọc thêm sách báo, tài liệu, học hỏi kinh nghiệm qua thầy cô, bạn bè, anh chị khóa trước…để thực hành tốt - Muốn thực hành tốt trước tiên phải chuẩn bị tốt kỹ lý thuyết để giải tốt tình gặp phải - Để trình thực hành diễn thuận lợi đạt hiệu cần phải có kế hoạch làm việc cụ thể cho tuần, buổi làm việc Điều giúp biết công việc cần làm buổi làm việc - Cần phải xác định rõ mục tiêu cho buổi làm việc, không nên đặt nhiều mục tiêu buổi làm việc Sau buổi, giai đoạn cần có lượng giá Điều giúp đánh giá hiệu làm việc, tiến độ làm việc Từ điều chỉnh kịp thời có sai sót ĐÁNH GIÁ CỦA NHĨM SAU KHI THỰC HÀNH MƠN HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG Lượng giá làm việc nhóm 1.1 Ưu điểm nhóm sinh viên - Các thành viên nhóm có tinh thần trách nhiệm cơng việc, đồn kết, cởi mở, thân thiện giúp đỡ lẫn công việc sinh hoạt - Các thành viên nhóm nhiệt tình, tích cực tìm hiểu thơng tin, ý thức trách nhiệm - Nhóm ý đến cách ăn mặc, thái độ cư xử cách nói chuyện cho phù hợp với hồn cảnh, điều kiện thưc tế - Nhóm cịn có khả xử lý tình khó khăn công việc giao tiếp Trong thời gian tiếp cận nhóm tạo ấn tượng tốt, chiếm lòng tin cộng đồng người dân - Nhóm phát huy tiềm lực khả làm việc nhóm hiệu 1.2 Hạn chế nhóm Bên cạnh ưu điểm nêu trên, nhóm chúng tơi cịn tồn số hạn chế thời gian thực hành vừa qua như: - Mỗi thành viên nhóm nhiều lúc chưa thật thâm nhập vào thực tế - Trong nhóm có xảy mâu thuẫn nhỏ đơi mang tính cá nhân Song nhờ trao đổi thẳng thắn nên mâu thuẫn giải quyết, thành viên nhóm hiểu thơng cảm cho để tập trung vào công việc - Tác phong làm việc nhóm chưa mang tính chun nghiệp - Một số nhóm viên bận cơng việc riêng nên chưa theo kịp kế hoạch mà nhóm đưa Bài học kinh nghiệm 2.1 Đối với nhóm sinh viên thực hành - Phải tuân thủ giấc quan nhóm đề kế hoạch buổi họp nhóm phải thảo luận theo trọng tâm - Người lãnh đạo nhóm cần phải linh động, nói phải đơi với làm, có kỹ lãnh đạo nhóm, cách làm viêc theo nhóm tốt việc phân cơng nhiệm vụ cụ thể cho nhóm viên - Các nhóm viên cần phải hoàn thành nhiệm vụ giao nhận, việc tìm hiểu thơng tin tiết, rõ ràng đầy đủ - Ngồi vấn đề mà nhóm tìm hiểu nhóm cần tìm hiểu thông tin khác liên quan đến địa bàn thực hành - Giữa nhóm viên cần có trao đổi thông tin để thông tin thu thập kiểm chứng, đối chiếu giúp hoàn thiện báo cáo nhật ký - Sau tuần nhóm tiến hành họp nhóm để rút học kinh nghiệm, mặt đạt chưa đạt để tuần có kế hoạch cụ thể rõ ràng - Những cịn thắc mắc chưa thể giải nhóm viên trao đổi với nhau, chưa giải gặp cán hướng dẫn thực tập quan hỏi nhà giáo hướng dẫn thực hành - Giữa nhóm viên phải có đồn kết, giúp đỡ lẫn suốt q trình thực hành - Thường xun có trao đổi thơng tin, chia sẻ nhóm với nhà giáo hướng dẫn thực hành để hưỡng dẫn kịp thời - Nếu có vướng mắc cần hỏi ý kiến nhóm để tìm cách giải tốt - Cố gắng thực kế hoạch đề thường xuyên kiểm tra, theo dõi tiến độ kế hoạch 2.2 Trong việc lập kế hoạch cho tuần - Kế hoạch lập phải cụ thể, rõ ràng, chi tiết vấn đề cần tìm hiểu để thuận lợi việc tìm hiểu thơng tin liên quan đến đợt thực hành - Kế hoạch lập phải với yêu cầu nhà giáo hướng dẫn thực hành, với tiến độ thời gian thực hành đề - Việc lập kế hoạch phải dựa thông tin thu thập tiến độ cơng việc tuần trước để lập kế hoạch xác, cụ thể, khơng trùng lặp - Các thành viên nhóm phải có trao đổi, phát biểu ý kiến thông lại công việc kế hoạch - Trong kế hoạch phải có phân cơng cơng việc cho thành viên cụ thể - Nhóm trưởng nhóm tuần cần nắm cụ thể xác công việc, phải chuẩn bị kỹ cần thiết người nhóm trưởng để thu hút tham gia tích cực thành viên nhóm 2.3 Tại sở thực hành - Trước thực hành cần tìm hiểu thơng tin khái quát sở, tổ chức - Luôn nâng cao tinh thần trách nhiệm thân cơng việc - Năng động, nhiệt tình cơng việc giao hồn thành cách có hiệu - Nhạy bén có khả ứng phó với tình xảy - Tuân thủ nội quy quy định sở thực hành - Khi xuống địa bàn chúng tơi nhận thấy cần phải sống hịa nhập hơn, tự tin để tạo điều kiện thuận lợi trình thu thập thơng tin - Cần có chuẩn bị kỹ lưỡng nội dung trước đến sở để chủ động trường hợp, tình xảy - Cần biết kết hợp lý thuyết học kỹ kết hợp cách có hiệu quả, phù hợp với hồn cảnh thực tiễn 2.4 Trong q trình họp nhóm - Khi họp nhóm tạo điều kiện cho thành viên nhóm phát biểu ý kiến thể lực - Nhóm trưởng tuần cần thơng báo tình hình nhóm tuần qua nhận xét mức độ tham gia nhiệm vụ mà thành viên nhóm thực - Các thành viên nhóm nhận xét cách thức thái độ thành viên nhóm - Tham gia đầy đủ buổi họp nhóm họp phịng, đảm bảo thời gian quy định, không dùng giấc cao su… - Cần phải có chuẩn bị, tổng kết thơng tin thu thập nhằm tìm điểm vướng mắc để trao đổi với nhóm khác - Có điều chỉnh phù hợp họp, rút kinh nghiệm tuần - Có thơng tin cịn chưa rõ q trình thực tập phải hỏi nhà giáo hướng dẫn thực hành, để có điều chỉnh việc lập kế hoạch tuần - Trong buổi họp nhóm, họp phịng chun mơn nhóm viên nhóm cần có trao đổi thơng tin cách thẳng thắn, trung thực - Các thành viên phải mạnh dạn phát biểu ý kiến, suy nghĩ, đóng góp BẢNG TỰ LƯỢNG GIÁ CUỐI ĐỢT THỰC HÀNH CỦA NGƯỜI HỌC Họ tên sinh viên: ………………………………………………………… Lớp: ………………………………………………………… Họ tên nhà giáo hướng dẫn: ……… …………………………………… Ngày viết:………………………………………………………………… Tự đánh giá Khoanh tròn vào điểm số tương ứng theo thang điểm: (0) Khơng có khả làm đến (5) Đã hồn thành tốt khơng có hỗ trợ NỘI THANG ĐIỂM DUNG ĐÁNH GIÁ Tham gia buổi họp trước xuống sở Xây dựng đựợc kế hoạch thực hành cụ thể, rõ ràng, khả thi Tham gia buổi gặp gỡ với lãnh đạo sở Hiểu rõ trình hình thành phát triển sở Hiểu rõ đối tựợng, mục đích sở Biết đựợc hoạt động sở Xây dựng đựợc mối quan hệ tốt với cán bộ, nhân viên sở Chuẩn bị đầy đủ nội dung cần thiết Nắm vững thực hành kỹ thực hành 20 Hồ sơ thực hành đảm bảo chất lượng đầy đủ theo yêu cầu: Có báo cáo thực hành, có nhật ký thực hành, có giấy xác nhận sở thực hành Tổng điểm học viên tự đánh giá (dựa 10 tiêu chí trên): /100 ... học vào thực hành quản trị văn phòng sở Cụ thể: Thực hành quan sát văn phòng; thực hành khảo sát ngun tắc quản trị hành văn phịng; thực hành nghiệp vụ quản trị hành văn phịng; thực hành tác nghiệp... phải thực hành đạt hiệu quả: Thực hành quan sát văn phòng; khảo sát nguyên tắc quản trị hành văn phịngl thực hành nghiệp vụ quản trị hành văn phịng; thực hành tác nghiệp việc đổi đại hóa văn phịng:... công tác văn phòng để thực tốt kỹ 11 nghiệp vụ bản, phổ biến cơng tác văn phịng; thực hành khảo sát nguyên tắc quản trị hành văn phịng; thực hành nghiệp vụ quản trị hành văn phịng; thực hành tác