- Giá đựng tài liệu Tủ hoặc mắc áo
3. Thực hành nghiệp vụ quản trị hành chính văn phịng
3.1. Tổ chức công tác thông tin
Thực hành tổ chức công tác thơng tin trong nghiệp vụ văn phịng thơng qua các bước sau đây:
Bước 1: Xác định nhu cầu thông tin trong cơ quan đơn vị.
Để tiến hành thu thập thông tin trước hết cần xác định nhu cầu thông tin. Số lượng các loại thông tin rất phong phú và đa dạng nhưng không phải tất cả các thơng tin đều có giá trị như nhau. Vì vậy cần xác định rõ số lượng, loại thông tin nào cần thu thập. Đây là vấn đề cốt yếu trong quản lý thơng tin, nó là cơ sở cho việc hình thành hệ thống thơng tin nội bộ, nó giúp giảm nhẹ tình
trạng thiếu thơng tin hoặc thơng tin khơng thích hợp cho việc ra quyết định trong tổ chức.
Bước 2: Xây dựng và tổ chức nguồn thông tin.
Xuất phát từ nhu cầu thông tin mà xây dựng và tổ chức nguồn thông tin. Đối với một tổ chức thơng tin thường có các nguồn tin chủ yếu:
- Thông tin sơ cấp: là các thông tin thu được từ các nghiên cứu khảo sát ban đầu. Thông tin sơ cấp lại chia ra: Thông tin sơ cấp nội bộ và thông tin so cấp bên ngồi. Thơng tin sơ cấp nội bộ là các thông tin thu thập được từ các cán bộ nhân viên ở từng bộ phận trong cơ quan đơn vị. Thơng tin sơ cấp bên ngồi là các thông tin thu thập được từ các nguồn khác nhau bên ngoài như khách hàng, người cung cấp, đối thủ cạnh tranh.
- Thông tin thứ cấp là các thông tin được thu thập theo một mục đích nào đó. Thơng tin thứ cấp lại chia thành: Thơng tin thứ cấp nội bộ và thông tin thứ cấp bên ngồi. Thơng tin thứ cấp nội bộ là các thông tin rất phong phú được thu thập qua các bản báo cáo, các biên lai, chứng từ, kết quả khảo sát trước đây. Thơng tin thứ cấp bên ngồi có thể thu thập được qua các tài liệu nghiên cứu trong các sách báo, tạp chí văn bản hoặc các cơng trình nghiên cứu của các nhà khoa học.
Các nguồn thông tin thứ cấp nội bộ cần được điều tra tnróc vì khơng tốn kém q nhiều chi phí sau đó mới khai thác đến thơng tin thứ cấp bên ngồi kế tiếp là đến các thơng tin sơ cấp nội bộ, cuối cùng mới xem xét đến các thơng tin sơ cấp bên ngồi.
Bước 3: Thu thập thông tin
Để thu thập thông tin , các cơ quan đơn vị phải xây dựng mơ hình thu thập thơng tin. Có 2 mơ hình:
- Mơ hình định kỳ: Được sử dụng khi cần có nghiên cứu đặc biệt, sự kiện đặc biệt.
cho điều hành quá trình sản xuất. Bước 4: Phân tích xử lý thơng tin
Đây là cơng việc địi hỏi người quản trị viên phải sử dụng sự hiểu biết của mình để phân tích đánh giá nguồn tài liệu, số lượng thông tin đã thu nhận để sản xuất ra các thông tin đầu ra cung cấp cho các cán bộ lãnh đạo. Yêu cầu của bước này là phải tổng hợp được tình hình phản ánh đúng bản chất của sự vật, sự việc. Muốn vậy phải kiểm tra tính chính xác, hợp lý của tài liệu , hệ thống chỉnh lý, tổng hợp , phân tích số liệu , tài liệu . Điều đó địi hỏi người quản trị viên văn phịng phải có năng lực trình độ vừa phải đề cao tinh thần trách nhiệm.
Bước 5: Cung cấp phổ biến thông tin
Các thơng tin đầu vào sau khi được phân tích xử lý các thơng tin đầu ra cần phải được cung cấp phổ biến nhanh chóng kịp thời đến các đối tượng cần thiết thơng qua các hình thức thích họp (văn bản, hội nghị, phổ biến trao đổi qua điện thoại, trực tiếp...)
Bước 6: Lưu trữ bảo quản thông tin
Thông tin phải được bảo quản, lưu trữ theo các phương pháp khoa học và theo các yêu cầu của nghiệp vụ lưu trữ bảo quản thơng tin.
3.2. Lập chương trình, kế hoạch cơng tác
- Xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác tuần của ban lãnh đạo, giúp lãnh đạo triển khai thực hiện các kế hoạch trong tuần.
- Xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác tháng của ban lãnh đạo, giúp lãnh đạo triển khai thực hiện các kế hoạch trong tháng.
- Xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác q của ban lãnh đạo, giúp lãnh đạo triển khai thực hiện các kế hoạch trong quý.
3.3. Tổ chức hội họp
- Người học tìm hiểu hồ sơ một cuộc họp của cơ sở thực hành và cùng tham dự họp để rút kinh nghiệm, viết nhật ký, báo cáo.
- Người học xây dựng quy trình tổ chức hội họp gồm 3 giai đoạn: + Giai đoạn chuẩn bị cuộc họp
+ Giai đoạn tiến hành
+ Sau khi cuộc họp kết thúc
- Ví dụ một số cuộc họp trong một cơ quan, doanh nghiệp:
+ Họp giao ban: cuộc họp giữa lãnh đạo cơ quan, tổ chức với trưởng, phó các đơn vị, phịng ban. Cuộc họp này thường được tổ chức định kì hàng tuần, hàng tháng nhằm nắm bắt tình hình, triển khai các thơng tin mới về nhiệm vụ, hoặc phân công để tổ chức thực hiện công việc.
+ Họp chuyên môn: cuộc họp của lãnh đạo với các phịng ban chun mơn nhằm trao đổi và quyết định tới các nội dung liên quan tới chun mơn sâu của từng đơn vị. Ví dụ như giám đốc tham dự cuộc họp triển khai công tác tiếp thị cho sản phẩm mới của phòng kinh doanh.
+ Họp trao đổi, phối hợp công việc: được tổ chức khi nhiều đơn vị, phòng ban bàn bạc, trao đổi, phối hợp, tìm biện pháp trong việc giải quyết các nhiệm vụ chung và có sự tham dự của lãnh đạo. Ví dụ như cuộc họp triển khai thực hiện kế hoạch tháng khuyến mại, sẽ gồm đại diện của nhiều phịng trong cơng ty như phòng Kinh doanh, phịng Nhân sự, phịng Kế tốn… và của lãnh đạo phụ trách. Các bên sẽ thảo luận, bàn bạc kế hoạch thực hiện và lãnh đạo sẽ quyết định cách thức tiến hành.
+ Họp tham mưu, tư vấn: được tổ chức với một nhóm có chun mơn sâu về một lĩnh vực nhằm tìm giải pháp thích hợp để tham mưu, tư vấn cho lãnh đạo trong việc quản lí và điều hành cơng việc. Ví dụ như họp hội đồng kỉ luật, họp xét tăng lương hàng năm…
+ Họp đánh giá, tổng kết: cuộc họp được tổ chức khi thực hiện một chương trình, một kế hoạch, một dự án hoặc sau một quá trình làm việc nhằm xem xét, đánh giá, rút kinh nghiệm và đưa ra chỉ tiêu, phương hướng và biện pháp giải quyết.
Ví dụ như họp tổng kết chương trình “Đưa hàng Việt về nơng thơn” của cơng ty, họp tổng kết chương trình Mùa hè xanh của một trường đại học.
3.4. Công tác hậu cần
Thực hành:
- Xây dựng kế hoạch hậu cần với một bản kế hoạch chi tiết, hướng dẫn cách nhân viên làm việc, setup chương trình một cách logic, khoa học nhất.
- Xây dựng đội ngũ nhân viên hậu cần với số lượng chắc chắn và đảm bảo về hiệu suất làm việc.
Cơng tác hậu cần có thể u cầu khác nhau về số lượng, loại hình, mức độ… Thơng thường công tác hậu cần thường chuẩn bị các nội dung sau:
+ Bàn ghế. + Khăn trải bàn.
+ Thẻ đại biểu/khách mời hoặc bảng tên đặt tại vị trí ngồi của đại biểu. + Bảng hướng dẫn.
+ Kỉ niệm chương.
+ Thùng phiếu (trong trường hợp có bỏ phiếu, rút thăm…) + Các dụng cụ: ly, tách, dĩa, dao, nĩa, khăn/giấy ăn
+ Nước uống cho đại biểu/khách tham dự. + Trái cây, bánh kẹo.
+ Tiệc (tùy yêu cầu có thể tổ chức tiệc bàn, buffer, tiệc ngọt…) + Thùng đựng rác…
Ngồi ra, có thể phải bố trí các cơng việc như tổ chức xe đưa đón các vị khách mời quan trọng, bố trí nơi ăn nghỉ cho khách mời. Trong trường hợp có khách mời từ nước ngoài cần phải thực hiện các thủ tục hành chính sớm, đầy đủ theo đúng quy định của pháp luật Việt Nam.
thể. Cần có kế hoạch chi tiết cho cơng tác này nếu tổ chức sự kiện với quy mô lớn. trong trường hợp thuê cơng ty dịch vụ bảo vệ cũng cần có hợp đồng với các điều khoản quy định rõ ràng trách nhiệm, quyền và nghĩa vụ của hai bên.
Công tác hậu cần cũng phải rất lưu ý tới khu vực vệ sinh.
3.5. Thống kê
Người học thực hành thống kê tài liệu tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Bảo đảm thống kê tồn diện, kịp thời, chính xác các tài liệu.
- Bảo đảm sự thống nhất giữa thống kê và bảo quản tài liệu, tài liệu trong kho lưu trữ thống kê theo kiểu nào thì được sắp xếp bảo quản theo cách đó.
- Các cơng cụ phải áp dụng thống nhất về thể loại, nội dung, đối tượng thống kê (1, 3).
3.6. Tổ chức công tác kiểm tra hành chính
Thực hành kiểm tra hành chính trên 2 lĩnh vực (2 mức độ):
- Kiểm tra hành chính và kiểm tra hoạt động (kiểm tra tác nghiệp hay tác vụ). Nhà quản trị phải quan tâm đến cả 2 mức độ này:
- Kiểm tra hành chính: là kiểm tra qua các công văn giấy tờ. Nhà quản trị phải tạo mọi sự thuận lợi cho việc kiểm tra hành chính trong tồn cơ quan.
- Kiểm tra hoạt động (kiểm tra tác nghiệp hay tác vụ) là kiểm tra các nghiệp vụ chuyên môn như sắp xếp hồ sơ, lưu trữ, thông tin liên lạc và các hoạt động hành chính khác trong cơ quan xem có đúng tiêu chuẩn, thủ tục không (1).
3.7. Tổ chức nơi làm việc
Người học thực hành và báo cáo bằng sản phẩm: