- Sắp xếp chỗ làm việc khoa học
4. Thực hành tác nghiệp việc đổi mới và hiện đại hóa văn phòng
4.1. Quan sát, khai thác sử dụng cơ sở vật chất, hoạt động đổi mới và hiện đại hóa văn phịng hóa văn phịng
Người học thực hành quan sát, khai thác sử dụng CSVC, hoạt động đổi mới và hiện đại hóa văn phịng
4.2. Thực hành cơng tác hiện đại hóa văn phịng hiện nay
Người học xây dựng kế hoạch thực hành và báo cáo bằng sản phẩm 3 loại hình văn phịng sau:
- Văn phịng điện tử: là một phần mềm tích hợp đầy đủ các ứng dụng phục vụ nhu cầu quản lý, xử lý hồ sơ công việc, trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp, khởi tạo và quản lý văn bản tài liệu, công văn, báo cáo… để nhằm một mục đích thay thế và hiện đại hóa các phương thức quản lý thông tin truyền thống.
- Văn phịng khơng giấy: Hiện nay nhờ có máy vi tính và qua việc nối mạng vi tính để xử lý thơng tin nội bộ và bên ngồi nên người ta khơng cần phải sao chép, nhân, in công văn và phân phát cho các bộ phận mà sẽ được xử lý và truyền trên mạng. Để lưu trữ văn bản, ngoài việc lưu trữ theo các truyền thống như các cặp hồ sơ, phim, micro phim, băng từ đĩa từ người ta đã tạo ra các đĩa mềm để sao chép các dữ liệu cần thiết. Đặc biệt với việc xuất hiện các đĩa cứng, công nghệ xử lý ghi nhận và đọc các thông tin lưu trữ bằng bộ phận quang học đã làm cho các đĩa cứng CD ROM lưu trữ được một lượng thông tin tăng hàng triệu lần.
- Văn phịng tự động hóa: việc ứng dụng kĩ thuật máy tính và truyền thơng vào cơng tác văn phịng nhằm thu thập, lưu trữ, xử lí, truyền và phổ biến thơng tin trong các cơng việc quản lí hành chính. Những việc chủ yếu của tự động hóa hiện văn phịng nay là xử lí văn bản, thư tín điện tử, in ấn điện tử, quản lí các tài liệu giấy tờ của cơ quan và của các nhân viên (1, 2).
TÓM TẮT
Chương 2. Thực hành quản trị văn phịng tại cơ sở, gồm có 4 nội dung cơ bản mà người học cần phải thực hành và đạt hiệu quả: Thực hành quan sát về văn phòng; khảo sát các ngun tắc quản trị hành chính văn phịngl thực hành nghiệp vụ quản trị hành chính văn phịng; thực hành tác nghiệp việc đổi mới và hiện đại hóa văn phịng: Văn phịng điện tử, Văn phịng khơng giấy, Văn phịng tự động hóa.
Câu hỏi và bài tập thực hành
Bài tập thực hành 1. Thực hành bố trí (tổ chức, sắp xếp) phịng họp
chung
Bài tập thực hành 2. Vẽ sơ đồ tư duy về cơ cấu tổ chức của văn phòng Bài tập thực hành 3. Xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác tháng
của ban lãnh đạo.
Bài tập thực hành 4. Xây dựng sơ đồ tư duy về quy trình tổ chức một
cuộc họp chuyên môn.
Bài tập thực hành 5. Xây dựng kế hoạch thực hành và báo cáo bằng
sản phẩm 3 loại hình văn phịng: Văn phịng điện tử, Văn phịng khơng giấy, Văn phịng tự động hóa.
Đáp án bài tập thực hành 1
- Sản phảm thực hành sắp xếp phòng họp chung đúng quy định: nên sắp xếp bàn ghế sao cho mỗi thành viên ngồi họp đều thấy mặt nhau, mặt đối mặt.
- Thư ký sẽ chịu trách nhiệm lên lịch sử dụng các cuộc họp tại đây. Lưu ý: cần phải có đủ các bảng, biểu đồ và bản đồ... phù hợp với cơng việc văn phịng.
Đáp án bài tập thực hành 2
chủ yếu trong cơ cấu tổ chức văn phòng của một cơ quan bao gồm: