NHẬP ĐỀ
Thanh toán quốc tế hiện nay là yếu tố thiết yếu trong giao dịch xuất nhập khẩu giữa các quốc gia, và Việt Nam cũng không ngoại lệ Để thích ứng với xu hướng kinh tế thị trường toàn cầu, Việt Nam cần tăng cường hội nhập thông qua chính sách công nghiệp hóa – hiện đại hóa Trong bối cảnh này, các ngân hàng thương mại Việt Nam giữ vai trò cầu nối quan trọng trong các hoạt động thanh toán giữa doanh nghiệp.
Ngân hàng Thương Mại Cổ Phần Á Châu (ACB) đã có mặt tại Việt Nam từ năm 1993, trở thành một trong những ngân hàng có thâm niên nhất hiện nay Với mạng lưới chi nhánh và phòng giao dịch rộng khắp cả nước, ACB hướng tới việc trở thành sự lựa chọn hàng đầu cho mọi giao dịch của khách hàng Để phù hợp với xu thế phát triển của đất nước, ACB đã triển khai các dịch vụ thanh toán quốc tế và không ngừng hoàn thiện để cung cấp dịch vụ nhanh chóng, đơn giản và chất lượng tốt nhất cho khách hàng.
Chi nhánh Văn Lang, một trong những chi nhánh xuất sắc của ACB, đã chính thức triển khai dịch vụ Thanh toán Quốc tế từ năm trước.
Năm 2007, sau sáu năm tích lũy kinh nghiệm trong lĩnh vực ngân hàng, tôi nhận ra rằng đây chính là điều mà nhiều ngân hàng non trẻ ao ước Tôi cảm thấy thật may mắn khi được phân công thực tập tại đây.
Trước khi trải nghiệm ở môi trường mới, tôi đã đề ra cho mình những mục tiêu sau:
Mục tiêu 1 : Chấp hành nghiêm túc những quy định dành cho sinh viên thực tập tại ngân hàng.
Mục tiêu 2 là thích nghi với môi trường công sở, đồng thời học hỏi và làm quen với các công việc chuyên ngành thông qua sự hướng dẫn từ các anh chị tại cơ quan thực tập.
Mục tiêu 3 : Vận dụng những kiến thức đã học vào thực tiễn.
Mục tiêu 4 của chúng tôi là nâng cao khả năng giao tiếp và nhạy bén trong ứng xử khi tiếp xúc với khách hàng và đồng nghiệp, từ đó tạo ấn tượng tích cực về sinh viên Đại học Hoa Sen.
Mục tiêu 5 : Hoàn thành đúng chuẩn, đúng hạn báo cáo thực tập, kết thúc tốt đẹp kỳ thực tập nhận thức.
Bài báo cáo đƣợc chia làm 3 phần Nội dung bài báo cáo sẽ đƣợc trình bày cụ thể tiếp theo sau đây.
NỘI DUNG BÀI BÁO CÁO
Tổng quan về Ngân hàng Thương mại Cổ phần Á Châu (ACB)
Pháp lệnh về Ngân hàng nhà nước và Pháp lệnh về ngân hàng thương mại, hợp tác xã tín dụng và công ty tài chính được ban hành vào tháng 5 năm 1990 đã thiết lập một khung pháp lý quan trọng cho hoạt động của ngân hàng thương mại tại Việt Nam.
Ngân hàng thương mại cổ phần Á Châu (ACB) được thành lập theo Giấy phép số 0032/NH-GP do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam cấp vào ngày 24/04/1993, cùng với Giấy phép số 553/GP-UB do Ủy ban Nhân dân TP.
Hồ Chí Minh cấp ngày 13/05/1993 Ngày 04/06/1993, ACB chính thức đi vào hoạt động.
(Nguồn: http//www.acb.com.vn)
Sản Phẩm Dịch Vụ Chính
Huy động vốn (nhận tiền gửi của khách hàng) bằng đồng Việt Nam, ngoại tệ và vàng.
Sử dụng vốn (cung cấp tín dụng, đầu tƣ, hùn vốn liên doanh) bằng đồng Việt Nam, ngoại tệ và vàng
Các dịch vụ trung gian bao gồm thanh toán trong và ngoài nước, cung cấp dịch vụ ngân quỹ, chuyển tiền kiều hối, chuyển tiền nhanh và bảo hiểm nhân thọ thông qua ngân hàng.
Kinh doanh ngoại tệ và vàng.
Phát hành và thanh toán thẻ tín dụng, thẻ ghi nợ.
Nhân viên nghiệp vụ của Ngân hàng Á Châu chủ yếu là những người có trình độ đại học và trên đại học, chiếm 87%, và thường xuyên được đào tạo chuyên môn tại trung tâm đào tạo riêng của ACB Từ năm 1998 đến 1999, ACB đã nhận được sự hỗ trợ kỹ thuật từ Công ty Tài chính Quốc tế (IFC) để đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên, do Ngân hàng Far East Bank and Trust Company (FEBTC) thực hiện Ngoài ra, vào năm 2002 và 2003, các cấp điều hành của ngân hàng cũng đã tham gia các khóa học về quản trị ngân hàng tại Trung tâm Đào tạo Ngân hàng.
Các quy trình nghiệp vụ chính đƣợc chuẩn hoá theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000.
ACB đã bắt đầu quá trình trực tuyến hóa giao dịch ngân hàng từ tháng 10/2001 với hệ thống quản trị ngân hàng bán lẻ TCBS (The Complete Banking Solution), cho phép xử lý giao dịch theo thời gian thực với cơ sở dữ liệu tập trung Là thành viên của SWIFT, ACB đảm bảo cung cấp dịch vụ khách hàng toàn cầu 24/7 Ngoài ra, ngân hàng còn sử dụng dịch vụ tài chính Reuteurs, bao gồm Reuteurs Monitor để cung cấp thông tin tài chính và Reuteurs Dealing System cho việc mua bán ngoại tệ.
Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ - Cơ cấu tổ chức Ngân hàng Thương mại Cổ phần ACB
Chức danh Họ và Tên
Cố vấn Hội đồng Quản trị (HĐQT) Ông Trần Mộng Hùng
Chủ tịch HĐQT Ông Trần Hùng Huy
Phó Chủ tịch HĐQT Ông Julian Fong Loong Choon Ông Lương Văn Tự
Thành viên HĐQT Bà Đặng Thu Thủy Ông Huỳnh Quang Tuấn Ông Alain Cany Ông Stewart Hall
Tổng Giám Đốc Ông Đỗ Minh Toàn
Phó Tổng Giám Đốc Bà Nguyễn Thị
Hai Ông Bùi Tấn Tài Ông Đàm Văn Tuấn Ông Nguyễn Thanh Toại Ông Nguyễn Đức Thái Hân Ông Lê Bá Dũng
Các giai đoạn phát triển và thành tựu
Dựa trên nguyên tắc "quản lý sự phát triển của doanh nghiệp an toàn, hiệu quả", ACB tập trung vào khách hàng cá nhân và doanh nghiệp nhỏ và vừa trong khu vực tư nhân Ngân hàng áp dụng chính sách thận trọng trong việc cấp tín dụng và phát triển các sản phẩm dịch vụ mới chưa có trên thị trường, như cho vay tiêu dùng, dịch vụ chuyển tiền nhanh Western Union và thẻ tín dụng.
- ACB là ngân hàng thương mại cổ phần đầu tiên của Việt Nam phát hành thẻ tín dụng quốc tế MasterCard và Visa.
Năm 1999, ACB bắt đầu chương trình hiện đại hóa công nghệ thông tin ngân hàng, với mục tiêu xây dựng hệ thống mạng diện rộng để trực tuyến hóa và tin học hóa các hoạt động giao dịch.
Cuối năm 2001, ACB đã triển khai hệ thống công nghệ ngân hàng lõi TCBS, giúp tất cả các chi nhánh và phòng giao dịch kết nối với nhau, thực hiện giao dịch tức thời và sử dụng chung cơ sở dữ liệu tập trung.
- Năm 2003, ACB xây dựng hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000.
Năm 2005, ACB và Ngân hàng Standard Chartered (SCB) đã ký kết thỏa thuận hỗ trợ kỹ thuật toàn diện, với SCB trở thành cổ đông chiến lược của ACB Trong giai đoạn hai của chương trình hiện đại hóa công nghệ ngân hàng, ACB đã thực hiện nâng cấp máy chủ, thay thế phần mềm xử lý giao dịch thẻ ngân hàng bằng phần mềm mới tích hợp với công nghệ lõi hiện có, và lắp đặt hệ thống máy ATM.
Ngân hàng ACB được niêm yết tại Trung tâm Giao dịch Chứng khoán Hà Nội vào tháng 10/2006 Trong giai đoạn này, ACB đã nhanh chóng mở rộng mạng lưới hoạt động với tổng cộng 223 chi nhánh và phòng giao dịch, tăng từ 58 đơn vị vào cuối năm 2005 lên 281 đơn vị vào cuối năm 2010 Số lượng chi nhánh và phòng giao dịch tăng lần lượt là 19 (2006), 23 (2007), 75 (2008), 51 (2009) và 45 (2010).
Năm 2007, ACB tiếp tục thực hiện chiến lược đa dạng hóa hoạt động bằng cách thành lập Công ty Cho thuê tài chính ACB và tăng cường hợp tác với các đối tác như Công ty Open Solutions (OSI) – Thiên Nam để nâng cấp hệ ngân hàng cốt lõi với Microsoft, nhằm ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý Đồng thời, ACB đã hợp tác với Ngân hàng Standard Chartered để phát hành trái phiếu và vào năm 2008, ký kết với Tổ chức American Express về séc du lịch cũng như với Tổ chức JCB về dịch vụ chấp nhận thanh toán thẻ JCB.
Năm 2009, ACB đã hoàn thành chương trình tái cấu trúc nguồn nhân lực, xây dựng mô hình chi nhánh tập trung vào bán hàng, áp dụng hệ thống chấm điểm tín dụng cho khách hàng cá nhân và doanh nghiệp, đồng thời triển khai hệ thống bàn trợ giúp (help desk).
Năm 2010, ACB đã nâng cao công tác dự báo tình hình nhằm đưa ra quyết sách phù hợp, đảm bảo an toàn và hiệu quả hoạt động Trong giai đoạn này, ngân hàng đã được tặng hai huân chương lao động và vinh dự được nhiều tổ chức, tạp chí tài chính uy tín trong khu vực và trên thế giới bình chọn là ngân hàng tốt nhất Việt Nam trong nhiều năm.
2006 - Huân chương lao động hạng ba - Chủ tịch nước
- Ngân hàng bán lẻ xuất sắc nhất Việt
- Ngân hàng tốt nhất Việt Nam - Euromoney
- Thành tựu về lãnh đạo trong ngành ngân hàng Việt Nam năm 2006
- Doanh nghiệp ASEAN xuất sắc trong lĩnh vực đội ngũ lao động
- Hội đồng Tƣ vấn Doanh nghiệp ASEAN (BAC)
2008 - Huân chương lao động hạng nhì - Chủ tịch nước
- Ngân hàng tốt nhất Việt Nam - Euromoney
2009 - Ngân hàng tốt nhất Việt Nam -Finance Asia, Asiamoney,
Global Finance, Euromoney, The Banker, vàThe Asset(*)
2010 - Ngân hàng tốt nhất Việt Nam - Finance Asia, Global Finance,
- Ngân hàng vững mạnh nhất Việt
(*) Đây là sự kiện lần đầu tiên đối với ngành ngân hàng tại Việt Nam từ trước đến nay.
(**) Giải thưởng ba năm một lần.
Vào tháng Giêng năm 2011, ACB đã công bố Định hướng Chiến lược phát triển giai đoạn 2011-2015 và tầm nhìn đến năm 2020, nhấn mạnh việc chuyển đổi hệ thống quản trị điều hành theo quy định pháp luật Việt Nam và áp dụng các thông lệ quốc tế tốt nhất Chương trình này bao gồm nhiều nội dung quan trọng nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và đáp ứng nhu cầu phát triển bền vững của ngân hàng.
(1) Phân định rõ vai trò và trách nhiệm, cơ chế ra quyết định của các cơ quan lãnh đạo của ACB;
(2) Tăng cường năng lực chỉ đạo của Hội đồng quản trị;
(3) Tăng cường trách nhiệm và thẩm quyền điều hành hoạt động kinh doanh của Tổng giám đốc;
ACB đã tăng cường vai trò độc lập của Ban kiểm soát, nâng cao năng lực Ban kiểm toán nội bộ và xây dựng khung quản lý rủi ro tích hợp Cuối năm, ACB khánh thành Trung tâm Dữ liệu dạng mô-đun tại Tp HCM với tổng giá trị đầu tư gần 2 triệu USD, trở thành trung tâm dữ liệu đầu tiên tại Việt Nam đạt tiêu chuẩn quốc tế Đồng thời, Trung tâm Vàng ACB cũng là đơn vị đầu tiên trong ngành được Tổ chức QMS Australia chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 và được Tổ chức Công nhận Việt Nam công nhận năng lực thử nghiệm và hiệu chuẩn theo tiêu chuẩn ISO/IEC 17025:2005 Đây là bước đầu trong kế hoạch xây dựng Nhà máy tinh luyện vàng và Phòng thí nghiệm giám định tuổi vàng đạt chuẩn quốc tế trong tương lai Trong năm, ACB đã mở thêm 45 chi nhánh và phòng giao dịch mới.
Tầm nhìn và sứ mệnh
ACB cần nắm bắt cơ hội trong giai đoạn phát triển mới của Việt Nam để củng cố và nâng cao vị thế, hướng tới mục tiêu trở thành ngân hàng hàng đầu Ngân hàng sẽ thực hiện sứ mệnh phục vụ mọi nhà, là địa chỉ đầu tư hiệu quả cho cổ đông, cung cấp dịch vụ chất lượng hàng đầu cho khách hàng ACB cũng cam kết tạo điều kiện phát triển sự nghiệp cho nhân viên, là đối tác đáng tin cậy trong cộng đồng tài chính và đóng góp tích cực cho xã hội.
Giới thiệu về nơi thực tập - Ngân hàng TMCP ACB – CN Văn Lang
1.5.1 Giới thiệu chung về Ngân hàng TMCP ACB – Chi nhánh
Hình 2 – Ngân hàng Á Châu - Chi nhánh Văn Lang
Chi nhánh Văn Lang là một đơn vị hạch toán phụ thuộc và là kênh phân phối của ACB tại TP.HCM, tọa lạc tại số 01-05 Nguyễn Oanh, P.10, Q.Gò Vấp Chi nhánh chính thức hoạt động từ ngày 21/10/2005, với số lượng nhân sự ban đầu là 18 người, hiện tại đã tăng lên 46 nhân viên Đặc biệt, 90% nhân viên tại chi nhánh đều đã qua đào tạo và có trình độ đại học trở lên.
Hiện nay CN Văn Lang có 6 phòng giao dịch (PGD) trực thuộc là: PGD
Gò Vấp, PGD Nguyễn Thái Sơn, PGD Thống Nhất, PGD Phan Văn Trị, PGD Lê Đức Thọ và PGD Thạch Đà.
Văn Lang thực hiện các giao dịch huy động vốn, cung cấp dịch vụ cho vay và thanh toán, tương tự như các công ty ngân hàng khác.
Thị trường Gò Vấp có mật độ dân cư cao, chủ yếu là người nhập cư từ các tỉnh, dẫn đến nhu cầu sử dụng sản phẩm tiết kiệm, tài khoản và vay tiêu dùng ngày càng tăng Sự huy động vốn tại đây ghi nhận sự tăng trưởng tích cực, đồng thời số lượng tài khoản tiền gửi thanh toán và các dịch vụ thanh toán cũng có xu hướng tăng trưởng tương tự.
Lượng khách hàng giao dịch tại chi nhánh rất lớn, đặc biệt trong các giờ cao điểm, khiến chi nhánh luôn trong tình trạng đông đúc Hiện nay, số lượng khách hàng đến giao dịch ngày càng tăng.
Công ty đón tiếp từ 200 đến 300 khách mỗi ngày, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện kế hoạch kinh doanh Đội ngũ nhân viên chủ yếu là những người trẻ tuổi, có kinh nghiệm làm việc từ một năm trở lên, sẵn sàng đáp ứng tốt các yêu cầu của hệ thống.
Một trong những nhược điểm lớn nhất của chi nhánh là không gian làm việc hạn chế, điều này khiến cho việc đạt được các chỉ tiêu kinh doanh trở nên khó khăn hơn Do đó, sự nỗ lực và hợp tác chặt chẽ của toàn thể nhân viên là rất cần thiết để vượt qua thách thức này.
Khách hàng doanh nghiệp tại địa bàn chủ yếu là các doanh nghiệp nhỏ Mặc dù có nhiều tài khoản doanh nghiệp được mở tại chi nhánh, nhưng số dư tiền gửi lại không đáng kể.
1.5.2Mô tả chức năng của Phòng Thanh toán Quốc tế
Ngân hàng ACB – CN Văn Lang, bộ phận Thanh toán Quốc tế, chuyên thực hiện các giao dịch liên quan đến thanh toán cho các hoạt động ngoại thương.
Các giao dịch thanh toán xuất khẩu đƣợc thực hiện theo đúng tập quán quốc tế: UCP 500, UCP 600, URC 522, URR 525, Incoterms 2000 và các quy định, luật định trong nước.
Mỗi dịch vụ đƣợc áp dụng thu phí theo những mức khác nhau theo quy định của ACB.
Hình 3 – Văn phòng làm việc CN Văn Lang
2 CÁC CÔNG VIỆC ĐÃ THỰC HIỆN TRONG QUÁ TRÌNH THỰC TẬP TẠI NGÂN HÀNG TMCP ACB – CHI NHÁNH VĂN LANG
Bộ phận thực tập
Thanh toán Quốc tế đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy hoạt động kinh doanh và quan hệ kinh tế giữa các doanh nghiệp xuất nhập khẩu Đây là điều kiện thiết yếu cho sự tồn tại và phát triển của kinh doanh quốc tế Trong những năm gần đây, các ngân hàng thương mại tại Việt Nam đã nỗ lực nâng cao chất lượng dịch vụ và đa dạng hóa các hình thức thanh toán, nhằm đảm bảo quy trình nhận và trả tiền, hàng hóa diễn ra một cách suôn sẻ và liên tục trong các nghiệp vụ ngoại thương Một số phương thức thanh toán cơ bản hiện nay được áp dụng trong giao dịch ngoại thương bao gồm
Chuyển tiền bằng điện (Telegraphic Transfer Remittance - viết tắt: TTR).
Thƣ tín dụng (Letter of Credit - viết tắt: L/C).
Nhờ thu trả chậm (Documents against Acceptance - viết tắt: D/A).
Nhờ thu trả ngay (Documents against Payment - viết tắt: D/P).
Tuy nhiên trong bảy tuần thực tập ngắn ngủi thì tôi đã đƣợc chị Thanh toán viên hướng dẫn kĩ về phương thức thanh toán chuyển tiền bằng điện
Chuyển tiền T/T là hình thức thanh toán mà lệnh chuyển tiền từ ngân hàng sẽ được gửi đến ngân hàng nhận qua điện tín, sử dụng các phương tiện như Telex hoặc SWIFT (Hiệp hội Viễn thông Tài chính Liên ngân hàng Toàn cầu) Bài viết này sẽ trình bày những hiểu biết và kinh nghiệm của tôi về phương thức thanh toán này.
Công việc thực tập
2.2.1 Các công việc liên quan đến nghiệp vụ:
2.2.1.1 Kiểm tra hồ sơ thanh toán bằng điện trả trước và trả sau:
Khi nhận một bộ hồ sơ T/T trả trước từ khách hàng thì cần phải có:
+ Hợp đồng: 1 bản chính, 1 bản sao y.
+ Giấy đề nghị ngân hàng bán ngoại tệ (nếu cần mua): 1 bản.
+ Giấy đề nghị chuyển tiền bằng điện: 2 bản.
Trước hết tôi kiểm tra hợp đồng Trong hợp đồng cần phải có những chi tiết sau:
+ Tên và địa chỉ người mua, người bán.
+ Số tiền bằng chữ và số tiền bằng số phải khớp nhau và không sai chính tả.
+ Điều kiện giao hàng: CIF, FOB….
+ Phương thức thanh toán + Ngày giao hàng, cảng đi cảng đến.
Tôi đã kiểm tra kỹ lưỡng giữa hợp đồng, giấy đề nghị chuyển tiền điện tử và giấy đề nghị ngân hàng bán ngoại tệ, đảm bảo rằng tất cả các thông tin đều khớp và chính xác, đặc biệt là tên của người chuyển tiền và người thụ hưởng.
Trong một bộ hồ sơ T/T trả sau thì cần phải có:
+ Tờ khai hải quan: 1 bản.
+ Giấy đề nghị ngân hàng bán ngoại tệ (nếu cần mua): 1 bản.
+ Giấy đề nghị chuyển tiền bằng điện: 2 bản.
Trước tiên, tôi sẽ kiểm tra nội dung của hợp đồng để đảm bảo rằng nó có đầy đủ các chi tiết như đã nêu trong thông tin thanh toán trước Tiếp theo, tôi sẽ tiến hành xác minh các thông tin liên quan.
Trong quá trình làm thủ tục hải quan, cần đảm bảo rằng thông tin trên tờ khai hải quan khớp với hợp đồng và hóa đơn, bao gồm số và ngày hợp đồng, số và ngày hóa đơn, hình thức thanh toán, ngoại tệ thanh toán, số tiền và dấu mộc thông quan Việc này giúp tránh sai sót và đảm bảo tính hợp pháp của các giao dịch xuất nhập khẩu.
2.2.1.2 Bổ sung các giấy tờ cần thiết để hoàn tất bộ hồ sơ thanh toán:
Sau khi kiểm tra chứng từ nhận từ khách hàng, tôi tiến hành bổ sung các giấy tờ cần thiết như điện thanh toán và phiếu phí để hoàn thiện bộ hồ sơ thanh toán Công việc này được thực hiện thông qua phần mềm và hệ thống thông tin chuyên dụng của ngân hàng Các bước thực hiện cho T/T trả sau sẽ tương tự như T/T trả trước, nhưng sẽ bỏ qua một số bước nhất định.
1 Mở chương trình nghiệp vụ lên Nhìn trên thanh công cụ và chọn Create/MT103/Chứng từ thanh toán/Thanh toán.
2 Một khung cửa sổ mới sẽ hiện lên, yêu cầu nhập các thông tin như: Currency (ngoại tệ khách hàng chuyển), Mục đích (thanh toán dịch vụ hoặc hàng hóa), Hàng hóa, Mô tả (tên hàng)…
Hình 4 – Màn hình thao tác đánh điện MT 103 (bước 2)
3 Khi hoàn tất những thông tin trên sẽ đến mục Bộ chứng từ/Query Một khung cửa sổ mới hiện ra yêu cầu nhập Số tài khoản của khách hàng Sau khi nhập xong hệ thống sẽ đƣa ra mã tên của khách hàng Chọn OK.
4 Quay lại cửa sổ chính, chọn New HĐNT (hợp đồng ngoại thương) và nhập các thông tin dựa trên hợp đồng do khách hàng cung cấp như: Số hợp đồng, Ngày hợp đồng, Số tiền thanh toán, Số tiền đã thanh toán ở ngân hàng khác (nếu có)…Hoàn tất các thông tin này rồi chọn ADD và tắt cửa sổ của New HĐNT.
Hình 5 – Cửa sổ nhập dữ liệu của Hợp đồng ngoại thương (bước 4)
5 Tiếp tục quay lại cửa sổ chính, chọn New TKHQ (tờ khai hải quan) và nhập các thông tin trong tờ khai do khách hàng cung cấp như: Số tờ khai, Ngày tờ khai…Hoàn tất các thông tin này rồi chọn ADD và tắt cửa sổ của New TKHQ.
Hình 6 - Cửa sổ nhập dữ liệu của Tờ khai hải quan (bước 5)
6 Đánh số Invoice vào mục Invoice ở màn hình chính.
7 Nhìn xuống cuối cửa sổ màn hình chính sẽ có mục để đánh phí chuyển tiền và đánh điện nháp.
Để đánh phí, bạn chọn Edit và xác định loại phí: phí OUR (khách hàng chịu cả phí trong nước và nước ngoài) hoặc phí SHA (phí do bên nhận chịu) Nhấn Create để phần mềm tính toán số tiền phí Lưu ý rằng phí phần mềm đưa ra là 0,2% cho T/T trả sau, trong khi T/T trả trước có phí 0,25% Do đó, bạn cần điều chỉnh phí cho chính xác và nhấn CAL để phần mềm ghi nhận phí mới Sau khi hoàn tất các bước, nhấn ADD và đóng cửa sổ đánh phí.
Để thực hiện việc đánh điện, bạn cần chọn mục Edit và điền thông tin vào cửa sổ đánh điện, bao gồm ngày xảy ra nghiệp vụ (Value Date) và loại phí (OUR, SHA, v.v.) Sau khi hoàn thành các thông tin cần thiết, hãy nhấn nút ADD và đóng cửa sổ đánh điện.
Như vậy là hoàn tất khâu bổ sung giấy tờ Tôi in phiếu phí và điện nháp ra Sau đó chuyển sang khâu xem lại hồ sơ.
Sau khi hoàn tất các giấy tờ, tôi sẽ sắp xếp chúng theo thứ tự sau:
+ Giấy đề nghị ngân hàng bán ngoại tệ.
+ Giấy đề nghị chuyển tiền bằng điện.
+ Phiếu kiểm tra hồ sơ chuyển tiền trước.
+ Danh mục hồ sơ (đƣa cho khách hàng kí sau khi kiểm tra hồ sơ của khách hàng).
Sắp xếp giấy tờ xong, tôi tiến hành đóng mộc tên, mộc dấu:
+ Đóng mộc tên của Thanh toán viên và Kiểm soát viên lên các giấy tờ cần thiết.
+ Đóng mộc “Ref” (Reference) lên góc phải của giấy đề nghị chuyển tiền bằng điện và ghi số Ref lên (số Ref coi trên phiếu phí).
+ Đóng mộc “T/T trước “ vào khoảng trống kế bên chữ ký của khách hàng và ghi số tiền thanh toán.
Sau khi hoàn tất các bước, tôi tổ chức chứng từ một cách ngăn nắp, kẹp lại thành bộ hồ sơ và gửi cho Thanh toán viên để kiểm tra Sau khi hoàn tất kiểm tra, tôi tiến hành đóng mộc.
Khách hàng cần thực hiện thanh toán tại Ngân hàng ACB - CN Văn Lang bằng cách ký hợp đồng bản chính, sau đó photo hợp đồng và trả lại bản gốc cho khách hàng Đồng thời, ngân hàng sẽ gửi cho khách hàng một bản điện nháp có chữ ký và mộc của Ngân hàng ACB - CN Văn Lang.
Sắp xếp giấy tờ theo thứ tự sau:
+ Giấy đề nghị ngân hàng bán ngoại tệ.
+ Giấy đề nghị chuyển tiền bằng điện.
+ Tờ khai hải quan + Hợp đồng.
Tiến hành đóng mộc tên và dấu như T/T trả trước nhưng không đóng mộc
Tương tự T/T trước, tôi cũng đưa Thanh toán viên kiểm tra và đóng mộc
Để hoàn tất thủ tục thanh toán tại Ngân hàng ACB – Chi nhánh Văn Lang, khách hàng cần điền tờ khai hải quan bản chính Sau đó, hãy photo mặt có mộc dấu thanh toán và trả lại tờ khai hải quan bản gốc cho khách hàng.
2.2.1.4 Đem hồ sơ đi hạch toán
Sau khi hoàn thành kiểm tra đầu tiên của Thanh toán viên và kiểm tra thứ hai của Kiểm soát viên, tôi sẽ đưa hồ sơ cho Giám đốc ký Sau đó, tôi chuyển hồ sơ đến quầy giao dịch để nhân viên thực hiện công việc của họ Giao dịch viên sẽ lấy phiếu phí, giấy đề nghị ngân hàng bán ngoại tệ và giấy đề nghị chuyển tiền, ký tên lên liên 2 và gửi hồ sơ lại cho tôi.
Sau khi hoàn tất hạch toán hồ sơ, tôi tiến hành quét giấy chuyển tiền điện đã được ký đầy đủ bốn chữ ký Tiếp theo, tôi gửi tài liệu này cho Thanh toán viên để "Up Level" lên Kiểm soát viên Cuối cùng, Kiểm soát viên sẽ chuyển Job lên Hội sở để nhận được điện chính thức.
Trên đây là quy trình thanh toán chuyển tiền bằng điện mà tôi đã đƣợc hướng dẫn và có cơ hội để thực hành trên thực tế.
2.2.2Các công việc văn phòng:
Trước khi photo chứng từ, tôi xác định chứng từ cần photo có mấy mặt, cần photo bao nhiêu bản Có 2 cách để photo:
Thuận lợi và khó khăn
Trong quá trình thực tập, tôi và nhiều bạn sinh viên khác không thể tránh khỏi những thiếu sót và bỡ ngỡ ban đầu Tuy nhiên, nhờ sự hỗ trợ từ nhà trường và cơ quan thực tập, trải nghiệm của tôi diễn ra khá suôn sẻ Dưới đây là một số thuận lợi và khó khăn mà tôi đã gặp phải trong thời gian qua.
Công việc thực tập liên quan trực tiếp đến chuyên ngành học tại trường, tạo điều kiện cho tôi áp dụng kiến thức đã tiếp thu vào thực tiễn.
Môi trường làm việc năng động, chuyên nghiệp.
Do số lượng nhân sự ít nhưng khối lượng công việc lớn, chúng tôi đã tạo điều kiện để hỗ trợ các chị em và giúp họ tiếp xúc với nhiều nhiệm vụ hơn trong công việc.
Các nhân viên tận tụy và nhiệt tình đã chia sẻ với tôi nhiều kinh nghiệm và kiến thức thực tế quý giá mà sách vở không thể truyền đạt.
Quan sát các các Chị tiếp xúc với khách hàng giúp tôi học hỏi đƣợc nhiều kinh nghiệm trong cách giao tiếp và ứng xử.
Với khối lượng công việc lớn, các Anh Chị thường không có nhiều thời gian để trả lời thắc mắc Vì vậy, tôi luôn chú ý để nắm bắt những cơ hội thuận lợi nhằm trao đổi với họ.
Do tính chất bảo mật và phân quyền trong hệ thống thông tin ngân hàng, tôi chưa có cơ hội làm việc nhiều với các phần mềm chuyên dụng Tôi chỉ được quan sát các bước chuyển hồ sơ lên cấp cao hơn như KSV và Hội sở mà không trực tiếp tham gia xử lý.
Thời gian thực tập ngắn nên chƣa tiếp xúc với nhiều loại hồ sơ.
Đánh giá bản thân
Tôi đã nhanh chóng thích nghi với môi trường làm việc mới và nhận được sự quan tâm, cảm tình từ một số đồng nghiệp Tôi luôn đi làm đầy đủ và đúng giờ, thể hiện tinh thần trách nhiệm của một nhân viên thực thụ Ngoài ra, tôi cũng chú trọng đến tác phong ăn mặc nghiêm túc và lịch sự.
Chịu khó quan sát, chú ý lắng nghe để học hỏi kinh nghiệm.
Năng động và nhiệt tình nên hoàn thành tương đối tốt công việc được
Vui vẻ, hòa đồng với mọi người nên tạo được nhiều mối quan hệ mới và biết đƣợc cách làm việc trong một tập thể.
Nhiều lúc do không tập trung chú ý nên làm việc còn sai sót, quá vội vàng dẫn đến thiếu cẩn thận.
Chƣa biết cách quản lý thời gian nên sắp xếp công việc không hợp lý.
Vẫn còn thiếu tự tin, lúng túng trong giao tiếp khi gặp phải một số khách hàng khó tính.
Trong một số trường hợp không có tính dứt khoát, chƣa biết cách từ chối.
Kiến thức còn hạn hẹp nên gặp nhiều khó khăn trong việc hiểu và xử lý các công việc chuyên môn.
Vốn từ chuyên ngành bằng tiếng Anh còn hạn chế.
Kinh nghiệm tự đúc kết
Thời gian bảy tuần thực tập tại bộ phận Thanh toán Quốc tế của Ngân hàng ACB đã mang lại cho tôi những trải nghiệm quý giá, giúp tôi học hỏi và nâng cao kiến thức về nghiệp vụ thanh toán quốc tế và các giao dịch ngân hàng khác Môi trường làm việc tại đây không chỉ giúp tôi phát triển kỹ năng chuyên môn mà còn rèn luyện những kỹ năng mềm cần thiết, điều mà lý thuyết hay sách vở không thể truyền đạt đầy đủ.
Giờ giấc là yếu tố quan trọng thể hiện tính chuyên nghiệp của người lao động Dù chỉ là sinh viên thực tập, tôi luôn tuân thủ giờ làm việc và các quy định khác của doanh nghiệp như trang phục và thái độ.
Tôn trọng nội quy nơi làm việc không chỉ giúp tôi hòa nhập nhanh chóng vào văn hóa công sở tại ngân hàng mà còn tạo ấn tượng tích cực về sinh viên Đại học Hoa Sen trong mắt các doanh nghiệp.
Giao ti ếp n ội bộ
Hòa đồng và lịch sự trong giao tiếp với nhân viên ngân hàng là cách hiệu quả để duy trì mối quan hệ tốt đẹp Điều này giúp tạo ra một không khí làm việc cởi mở, hợp tác và nâng cao hiệu quả công việc.
Tinh thần cầu tiến, thái độ khiêm tốn giúp tôi nhận đƣợc sự chỉ dạy tận tình của những nhân viên đi trước giàu kinh nghiệm.
Việc xây dựng và duy trì những mối quan hệ xã hội tích cực và bền vững sẽ trở thành một tài sản quý giá cho tương lai của bạn.
Giao dịch viên đóng vai trò quan trọng trong việc tạo dựng hình ảnh của ngân hàng, vì vậy thái độ niềm nở, nhiệt tình và tác phong chuyên nghiệp là yếu tố thiết yếu khi làm việc với khách hàng Đặc biệt, đối với những khách hàng khó tính, việc ý thức rõ vai trò của mình càng giúp tạo ấn tượng tốt và nâng cao trải nghiệm của họ.
Để nâng cao hiệu quả phục vụ, nhân viên nên ghi nhớ tên khách hàng, tên công ty và các loại giao dịch họ thường thực hiện Việc này không chỉ giúp quy trình giao dịch diễn ra nhanh chóng mà còn tạo cảm giác được chăm sóc tận tình, từ đó mang lại sự hài lòng lớn cho khách hàng.
Việc nắm vững kiến thức chuyên ngành là rất quan trọng đối với một Thanh toán viên, giúp giải quyết công việc hiệu quả Do đó, tôi luôn nhắc nhở bản thân tập trung và quan sát để học hỏi, trau dồi kiến thức, tạo nền tảng vững chắc cho sự nghiệp tương lai.
Yếu tố ngoại ngữ là một lợi thế quan trọng trong mọi công việc, không chỉ riêng ở bộ phận Thanh toán Quốc tế Trình độ ngoại ngữ cao giúp nâng cao khả năng hiểu biết và xử lý công việc một cách nhanh chóng, đồng thời giảm thiểu sai sót.
Luôn giữ tinh thần trách nhiệm cao và thực hiện công việc một cách cẩn thận, đồng thời cần nhanh nhẹn để không làm chậm tiến độ.
