Đem hồ sơ đi hạch toán

1.5 .2Mô tả chức năng của Phòng Thanh toán Quốc tế

2 CÁC CÔNG VIỆC ĐÃ THỰC HIỆN TRONG QUÁ TRÌNH THỰC TẬP TẠ

2.2 Công việc thực tập

2.2.1.4 Đem hồ sơ đi hạch toán

Khi đã qua lần kiểm tra thứ nhất của Thanh toán viên và lần kiểm tra thứ hai của Kiểm sốt viên thì tơi mang hồ sơ cho Giám đốc ký rồi đem qua quầy giao dịch để nhân viên giao dịch làm công việc của họ. Giao dịch viên sẽ lấy phiếu phí, giấy đề nghị ngân hàng bán ngoại tệ và giấy đề nghị chuyển tiền liên 1; ký tên lên liên 2 và gửi hồ sơ lại cho tôi.

Hạch tốn hồ sơ xong, tơi scan giấy chuyển tiền bằng điện đã có đầy đủ bốn chữ ký để Thanh toán viên “Up Level” lên Kiểm soát viên và cuối cùng Kiểm soát viên sẽ đẩy Job lên Hội sở để có điện chính thức.

Trên đây là quy trình thanh tốn chuyển tiền bằng điện mà tôi đã đƣợc hƣớng dẫn và có cơ hội để thực hành trên thực tế.

2.2.2Các cơng việc văn phịng: 2.2.2.1 Photo

 Mô tả:

Trƣớc khi photo chứng từ, tôi xác định chứng từ cần photo có mấy mặt, cần photo bao nhiêu bản. Có 2 cách để photo:

 Đặt chứng từ vào ngăn nằm trên nắp máy photo (lƣu ý phải gỡ hết kim bấm), chỉnh cho chứng từ ngay ngắn sau đó chọn trên màn hình khổ giấy cần photo (A4), chọn một mặt hay hai mặt. Sau đó nhấn nút “Start”.

 Mở nắp máy photo, đặt úp mặt chứng từ cần photo tiếp xúc với mặt kính, đóng nắp máy. Sau đó, chọn khổ giấy, chọn một mặt hay hai

Hình 10 – Máy Scan

(Nguồn: SV tự chụp)

mặt rồi nhấn “Start”. Nếu chọn hai mặt thì sau khi máy đã quét mặt trƣớc, mở nắp, úp mặt kia lại, nhấn “Start” lần hai.

 Kinh nghiệm:

Biết cách sử dụng máy photo.

Đôi khi máy cũng xảy ra trục trặc (kẹt giấy, làm nhàu nát chứng từ…) nên đối với những chứng từ là giấy mỏng thì khơng nên chọn cách photo thứ nhất mà nên chọn cách thứ hai để an toàn hơn.

Khi photo nhiều chứng từ sẽ dễ bị nhầm lẫn nên cần chú ý sắp xếp rõ ràng cẩn thận để tránh sai sót (có thể lật úp những chứng từ đã photo rồi).

2.2.2.2 Scan

 Mơ tả:

Mở chƣơng trình “Máy Scan” trên máy vi tính lên.

Quay ngƣợc và lật úp mặt chứng từ vào khay, sắp xếp cho ngay ngắn. Nhấn nút “Scan” trên màn hình vi tính, lƣu file đã scan.

 Kinh nghiệm: Biết sử dụng máy scan.

Lƣu ý cần để chứng từ thẳng (canh sát lề trái hoặc lề phải) để scan lên chứng từ sẽ đẹp hơn.

Đôi khi chứng từ bị máy scan cuốn vào làm nhàu nát thì phải tắt nguồn của máy ngay, nhẹ nhàng cẩn thận kéo chứng từ ra sau đó vuốt cho chứng từ thẳng hoặc photo lại trƣớc khi scan tiếp tục.

Đối với những chứng từ là giấy mỏng thì ta cũng nên photo ra trƣớc rồi mới scan để tránh làm rách chứng từ quan trọng.

Hình 11 - Mộc Ngân hàng và mộc tên Giám đốc

(Nguồn: SV tự chụp)

2.2.2.3 Fax

 Mô tả:

Đặt chứng nằm ngang, ngửa mặt chữ cần fax lên trên. Sau đó, nhấn số điện thoại của công ty cần fax rồi nhấn “Start”.

công.

Đợi đến khi nghe tín hiệu phát ra từ máy thì chứng từ đó đã fax thành

 Kinh nghiệm:

thẳng.

Cũng như photo và scan thì khi fax cũng cần chú ý để chứng từ ngay

bàn.

Nên kiểm tra số fax cẩn thận trƣớc khi fax để tránh nhầm với số điện thoại

Mỗi khi fax chứng từ cần phải in “Report” ra để dễ dàng trong việc theo dõi và quản lý những chứng từ đã đƣợc fax đi.

2.2.2.4 Đóng mộc dấu Ngân hàng và mộc tên Giám đốc

Sau khi đã xin chữ kí Giám đốc thì đối với một số chứng từ quan trọng (L/C, thơng báo L/C…) cần phải đóng thêm mộc dấu Ngân hàng và mộc tên của Giám đốc. Những mộc này đƣợc đặt ở phịng Hành chánh. Cách đóng dấu các mộc này như sau:

+ Mộc tên Giám đốc đƣợc đóng ở dƣới chữ ký, hơi lệch sang phải.

+ Mộc dấu của Ngân hàng thì đóng lệch qua trái 1/3 của chữ ký.

Và sau khi đóng dấu lên mỗi chứng từ thì phải ghi vào một cuốn sổ với các nội dung như: đã đóng dấu lên chứng từ nào, của bộ phận nào và của công ty nào. Làm như vậy để tránh việc các con dấu bị đóng lên những chứng từ khơng cần thiết.

3 ĐÁNH GIÁ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP TẠI NGÂN HÀNG THƢƠNG MẠI CỒ PHẦN ACB – CHI NHÁNH VĂN THƢƠNG MẠI CỒ PHẦN ACB – CHI NHÁNH VĂN LANG

3.1 Thuận lợi và khó khăn

Những thiếu sót, những bỡ ngỡ ban đầu là điều khơng thể tránh khỏi đối với bản thân tơi nói riêng và các bạn sinh viên thực tập nói chung. Tuy nhiên, nhờ có sự giúp đỡ từ phía nhà trường và cơ quan thực tập thì q trình thực tập của tơi đã diễn ra khá suôn sẻ. Tôi xin tổng kết lại một số thuận lợi và khó khăn mà tơi đã gặp phải trong thời gian qua.

3.1.1 Thuận lợi

Công việc thực tập đúng với chuyên ngành đƣợc đào tạo trong trường nên đây là cơ hội để tơi ứng dụng những gì đã học ở nhà trường vào công việc thực tế.

Môi trường làm việc năng động, chun nghiệp.

Do bộ phận ít ngƣời mà khối lƣợng cơng việc khá nhiều nên đã tạo điều kiện để phụ giúp các chị và tiếp xúc với công việc nhiều hơn.

Các Anh Chị đều là những nhân viên tận tụy và nhiệt tình nên đã truyền đạt cho tơi rất nhiều kinh nghiệm và kiến thức thực tế mà sách vở chƣa truyền tải đƣợc.

Quan sát các các Chị tiếp xúc với khách hàng giúp tôi học hỏi đƣợc nhiều kinh nghiệm trong cách giao tiếp và ứng xử.

3.1.2 Khó khăn

Do khối lƣợng cơng việc lớn nên đơi khi các Anh Chị khơng có nhiều thời gian để giải đáp những thắc mắc. Vì thế tôi luôn phải chú ý nhằm nắm bắt những cơ hội thuận lợi để trao đổi với họ.

Vì tính chất bảo mật và phân quyền trong hệ thống thông tin trong ngân hàng nên tơi chƣa có cơ hội làm việc nhiều trên các phần mềm chuyên dụng. Các bƣớc liên quan đến phần mềm chuyển hồ sơ lên cấp cao hơn (KSV, Hội sở), tôi chỉ đƣợc quan sát mà không trực tiếp xử lý.

3.2 Đánh giá bản thân

3.2.1 Ƣu điểm

Tơi đã thích nghi khá tốt trong mơi trường làm việc mới này và có đƣợc sự quan tâm cũng như cảm tình của một số anh chị làm chung.

Đi làm đầy đủ và đúng giờ như một nhân viên thực thụ. Tác phong ăn mặc nghiêm túc, lịch sự.

Chịu khó quan sát, chú ý lắng nghe để học hỏi kinh nghiệm.

Năng động và nhiệt tình nên hồn thành tƣơng đối tốt cơng việc đƣợc Vui vẻ, hịa đồng với mọi ngƣời nên tạo đƣợc nhiều mối quan hệ mới và biết đƣợc cách làm việc trong một tập thể.

3.2.2 Khuyết điểm

Nhiều lúc do không tập trung chú ý nên làm việc cịn sai sót, q vội vàng dẫn đến thiếu cẩn thận.

Chƣa biết cách quản lý thời gian nên sắp xếp cơng việc khơng hợp lý. Vẫn cịn thiếu tự tin, lúng túng trong giao tiếp khi gặp phải một số khách hàng khó tính.

Trong một số trường hợp khơng có tính dứt khốt, chƣa biết cách từ chối. Kiến thức cịn hạn hẹp nên gặp nhiều khó khăn trong việc hiểu và xử lý các công việc chuyên mơn.

Vốn từ chun ngành bằng tiếng Anh cịn hạn chế.

3.3 Kinh nghiệm tự đúc kết

Khoảng thời gian bảy tuần thực tập tại bộ phận Thanh toán Quốc tế – Ngân hàng ACB quả là một trải nghiệm vơ cùng q báu đối với tơi. Đó là cơ hội để tơi học hỏi, trau dồi nhiều điều bổ ích cho bản thân về nghiệp vụ thanh tốn quốc tế nói riêng và các giao dịch khác của ngân hàng nói chung. Đồng thời mơi trường công sở cũng là một “lớp học” đã bồi dƣỡng cho tôi những kĩ năng mềm mà khơng lý thuyết hay sách vở nào có thể điễn đạt hết đƣợc. Cụ thể như sau:

 Tác phong làm việ c

Giờ giấc là một trong những yếu tố quan trọng thể hiện tính chun nghiệp trong cơng việc của ngƣời lao động. Tuy chỉ là sinh viên thực tập nhưng tôi luôn đề cao và tuân thủ giờ làm việc cũng như những quy định khác của doanh nghiệp như trang phục, thái độ…

Tôn trọng nội quy nơi làm việc cũng là cách để tơi hịa nhập nhanh chóng vào văn hóa cơng sở tại ngân hàng và để lại ấn tƣợng tốt đẹp về sinh viên Đại học Hoa Sen trong mắt doanh nghiệp.

 Giao ti ếp n ội bộ

Hòa đồng, lịch sự trong giao tiếp với các anh chị ở ngân hàng là một cách để giữ mối quan hệ tốt đẹp. Có như vậy thì mới tạo đƣợc khơng khí làm việc cởi mở, hợp tác và hiệu quả.

Tinh thần cầu tiến, thái độ khiêm tốn giúp tôi nhận đƣợc sự chỉ dạy tận tình của những nhân viên đi trƣớc giàu kinh nghiệm.

Hơn hết, việc tạo lập và duy trì cho bản thân những mối quan hệ xã hội tốt đẹp, bền vững sẽ là một “tài sản” quý giá trong tƣơng lai.

 Giao tiếp bên ngoài

Giao dịch viên là đại diện cho hình ảnh của ngân hàng. Do vậy, thái độ niềm nở, nhiệt tình, tác phong chuyên nghiệp là những điều bắt buộc phải có trong q trình làm việc với khách hàng. Đặc biệt, đối với những khách hàng khó tính, tơi càng phải cố gắng ý thức vai trị của mình nhằm để lại ấn tƣợng tốt nhất trong tâm trí khách hàng.

Các khách hàng đến giao dịch thƣờng xuyên thì nên ghi nhớ tên của họ, tên cơng ty, các loại giao dịch họ thƣờng sử dụng để quy trình phục vụ diễn ra nhanh chóng và hiệu quả. Hơn nữa, điều này tuy nhỏ nhưng mang đến sự hài lịng rất lớn cho khách hàng vì họ cảm thấy đƣợc quan tâm và chăm sóc tận tình.

 Nghi ệp vụ

Nắm vững các kiến thức chuyên ngành là điều vô cùng quan trọng đối với một Thanh tốn viên để có thể giải quyết cơng việc sn sẻ. Chính vì thế, tơi ln nhắc nhở bản thân phải tập trung, chú ý quan sát nhằm học hỏi, trau dồi thật nhiều kiến thức làm nền tảng cho công việc tƣơng lai.

Yếu tố ngoại ngữ cũng là một thế mạnh đối với bất kì cơng việc nào khơng riêng gì cơng việc ở bộ phận Thanh tốn Quốc tế. Trình độ càng đƣợc nâng cao thì khả năng hiểu và giải quyết cơng việc càng nhanh nhạy,

ít sai sót.

Ln đặt mình trong tinh thần trách nhiệm cao, cẩn thận trong thao tác nhưng phải đảm bảo nhanh nhẹn, không làm chậm trễ q trình thực hiện cơng việc.

KẾT LUẬN

Kỳ thực tập nhận thức đã trôi qua với nhiều gặt hái về kiến thức, kinh nghiệm cũng như những kĩ năng và các mối quan hệ xã hội. Tơi cảm thấy bản thân mình thật may mắn vì đƣợc trải nghiệm ở môi trường làm việc chuyên nghiệp tại một trong những ngân hàng hàng đầu Việt Nam. Đây cũng là một bƣớc đệm cần thiết để mỗi sinh viên chuẩn bị cho mình hành trang trên con đƣờng sự nghiệp. So với các mục tiêu đã đề ra, tôi nhận thấy thời gian hai tháng tuy không dài nhưng đủ để tơi đã hồn thành các mục tiêu mà mình đề ra:

 Đã thực hiện nghiêm túc những quy định tại nơi làm việc.

 Hịa nhập với mơi trường công sở, học hỏi và làm quen với công việc chuyên ngành .

 Vận dụng đƣợc những kiến thức đã học vào thực tiễn.

 Nâng cao khả năng giao tiếp và nhạy bén trong cách ứng xử.

 Hoàn thành đúng chuẩn, đúng hạn báo cáo thực tập, kết thúc tốt đẹp kỳ thực tập nhận thức.

Nhìn lại thời gian vừa qua, tơi đã nhận thức đƣợc nhiều điều mình cần phải học, phải trau dồi thêm trong tƣơng lai để trở thành một ứng viên tiềm năng trong môi trường đầy cạnh tranh của lĩnh vực ngân hàng.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

 Sách

PGS.TS Trần Hoàng Ngân – TS. Nguyễn Minh Kiều, Thanh Toán Quốc Tế, NXB Lao động – Xã hội, năm 2012.

 Web

1. http://www.acb.com.vn 2. http://www.acbjobs.com.vn 3. http://www.fpts.com.vn

PHỤ LỤC

Hồ sơ chuyển tiền bằng điện trả sau của cơng ty Hóa chất Thiên Việt đã thanh toán tại ACB.