1.5 .2Mô tả chức năng của Phòng Thanh toán Quốc tế
2 CÁC CÔNG VIỆC ĐÃ THỰC HIỆN TRONG QUÁ TRÌNH THỰC TẬP TẠ
2.2 Công việc thực tập
2.2.1.2 Bổ sung các giấy tờ cần thiết để hoàn tất bộ hồ sơ thanh toán: 15 2.2.1
2.2.1.2 Bổ sung các giấy tờ cần thiết để hoàn tất bộ hồ sơ thanh tốn: tốn:
Khi đã hồn thành bƣớc kiểm tra chứng từ nhận từ khách hàng, tôi chuyển sang bƣớc bổ sung các giấy tờ cần thiết (điện thanh tốn, phiếu phí) để hồn tất bộ hồ sơ thanh tốn. Cơng việc này đƣợc xử lý bằng phần mềm và hệ thống thông tin chuyên dụng của ngân hàng. Sau đây là các bƣớc thực hiện cho T/T trả sau còn đối với T/T trả trƣớc thì cũng làm theo quy trình này nhưng bỏ qua bƣớc 5 và 6.
1. Mở chƣơng trình nghiệp vụ lên. Nhìn trên thanh cơng cụ và chọn Create/MT103/Chứng từ thanh toán/Thanh toán.
2. Một khung cửa sổ mới sẽ hiện lên, yêu cầu nhập các thông tin như: Currency (ngoại tệ khách hàng chuyển), Mục đích (thanh tốn dịch vụ hoặc hàng hóa), Hàng hóa, Mơ tả (tên hàng)…
(Nguồn: SV tự chụp)
3. Khi hồn tất những thơng tin trên sẽ đến mục Bộ chứng từ/Query. Một khung cửa sổ mới hiện ra yêu cầu nhập Số tài khoản của khách hàng. Sau khi nhập xong hệ thống sẽ đƣa ra mã tên của khách hàng. Chọn OK.
4. Quay lại cửa sổ chính, chọn New HĐNT (hợp đồng ngoại thƣơng) và nhập các thông tin dựa trên hợp đồng do khách hàng cung cấp như: Số hợp đồng, Ngày hợp đồng, Số tiền thanh toán, Số tiền đã thanh toán ở ngân hàng khác (nếu
có)…Hồn tất các thơng tin này rồi chọn ADD và tắt cửa sổ của New HĐNT.
Hình 5 – Cửa sổ nhập dữ liệu của Hợp đồng ngoại thƣơng (bƣớc 4)
(Nguồn : SV tự chụp)
5. Tiếp tục quay lại cửa sổ chính, chọn New TKHQ (tờ khai hải quan) và nhập các thông tin trong tờ khai do khách hàng cung cấp như: Số tờ khai, Ngày tờ khai…Hồn tất các thơng tin này rồi chọn ADD và tắt cửa sổ của New TKHQ.
6. Đánh số Invoice vào mục Invoice ở màn hình chính.
7. Nhìn xuống cuối cửa sổ màn hình chính sẽ có mục để đánh phí chuyển tiền và đánh điện nháp.
Đánh phí: Chọn Edit. Sau đó thực hiện bƣớc chọn loại phí (phí OUR – khách hàng chịu vừa phí trong nƣớc vừa phí nƣớc ngồi, phí SHA – phí bên nào bên đó chịu). Nhấn Create để phần mềm đƣa ra số tiền phí. Lƣu ý cần phải tính bằng máy tính lại cho chính xác vì phí phần mềm đƣa ra là 0,2% chỉ áp dụng cho T/T trả sau. Còn đối với T/T trả trƣớc thì phí là 0,25% nên phải sửa phí mà phần mềm đƣa ra rồi nhấn CAL để phần mềm ghi nhận lại phí mới. Hồn thành các bƣớc trên rồi nhấn ADD và tắt cửa sổ đánh phí.
Đánh điện: Chọn Edit. Sau đó điển các thơng tin ờ cửa sổ đánh điện như: Value Date (ngày xảy ra nghiệp vụ), Loại phí (OUR, SHA..), .Hồn thành các bƣớc trên rồi nhấn ADD và tắt cửa sổ đánh điện. Như vậy là hồn tất khâu bổ sung giấy tờ. Tơi in phiếu phí và điện nháp ra. Sau đó chuyển sang khâu xem lại hồ sơ.
2.2.1.3 Xem lại hồ sơ
T/T trả trƣớc:
Sau khi hồn tất các giấy tờ, tơi sẽ sắp xếp chúng theo thứ tự sau: + Phiếu phí.
+ Giấy đề nghị ngân hàng bán ngoại tệ. + Giấy đề nghị chuyển tiền bằng điện. + Phiếu kiểm tra hồ sơ chuyển tiền trƣớc.
+ Điện nháp.
+ Danh mục hồ sơ (đƣa cho khách hàng kí sau khi kiểm tra hồ sơ của khách hàng).
Sắp xếp giấy tờ xong, tơi tiến hành đóng mộc tên, mộc dấu:
+ Đóng mộc tên của Thanh tốn viên và Kiểm soát viên lên các giấy tờ cần thiết.
+ Đóng mộc “Ref” (Reference) lên góc phải của giấy đề nghị chuyển tiền bằng điện và ghi số Ref lên (số Ref coi trên phiếu phí).
Hình 7 – Mộc Ref
(Nguồn: SV tự chụp)
+ Đóng mộc “T/T trƣớc “ vào khoảng trống kế bên chữ ký của khách hàng và ghi số tiền thanh tốn.
Hình 8 – Mộc T/T trƣớc
Sau khi hồn thành khâu này, tơi sắp xếp chứng từ ngay ngắn, kẹp bộ hồ sơ lại và đƣa cho Thanh toán viên kiểm tra. Khi kiểm tra xong, tơi đóng mộc “Thanh tốn tại Ngân hàng ACB – CN Văn Lang” lên Hợp đồng bản chính sau đó photo Hợp đồng lại và trả bản gốc cho khách hàng. Đồng thời gửi khách hàng một bản điện nháp có chữ ký và mộc “Ngân hàng ACB – CN Văn Lang”.
T/T trả sau:
Hình 9 – Mộc Thanh tốn
(Nguồn: SV tự chụp)
Sắp xếp giấy tờ theo thứ tự sau: + Phiếu phí.
+ Giấy đề nghị ngân hàng bán ngoại tệ. + Giấy đề nghị chuyển tiền bằng điện. + Tờ khai hải quan
+ Hợp đồng. + Điện nháp.
+ Danh mục giấy tờ.
Tiến hành đóng mộc tên và dấu như T/T trả trƣớc nhưng khơng đóng mộc “T/T trƣớc”.
Tƣơng tự T/T trƣớc, tôi cũng đƣa Thanh tốn viên kiểm tra và đóng mộc “Thanh tốn tại Ngân hàng ACB – CN Văn Lang” lên tờ khai hải quan bản chính sau đó photo mặt có mộc dấu thanh toán và trả tờ khai hải quan bản gốc cho khách hàng.