H ÀNG TỒN KHO CỦA DOANH NGHIỆP
C Ơ CẤU B ẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN CỦA DOANH NGHIỆP
Khi đánh giá một doanh nghiệp, thông tin tài chính nội bộ, đặc biệt là báo cáo tài chính, là nguồn thông tin quan trọng nhất Trong số đó, Bảng cân đối kế toán đóng vai trò thiết yếu đối với các đối tượng liên quan như cổ đông, đối tác kinh doanh và quản lý doanh nghiệp.
Bảng cân đối kế toán là báo cáo tài chính phản ánh tình trạng tài chính của doanh nghiệp tại một thời điểm cụ thể, với hai bên thể hiện tài sản và nguồn vốn Đây là nguồn tài liệu quan trọng để đánh giá chất lượng quản lý tài sản, cho phép người quan tâm hiểu rõ về tỷ trọng giữa tài sản lưu động và tài sản cố định, cũng như sự biến động của các loại tài sản qua các kỳ Trong doanh nghiệp sản xuất, tài sản lưu động, đặc biệt là hàng tồn kho, chiếm tỷ trọng đáng kể, ảnh hưởng đến hoạt động đầu vào, tiêu thụ và các chính sách quản lý khác Việc theo dõi bảng cân đối kế toán qua các năm giúp nhận diện vị trí và giá trị hàng tồn kho trong tổng tài sản, đồng thời thay đổi đột biến về tỷ trọng hàng tồn kho có thể đặt ra thách thức cho quản lý hàng tồn kho và tài sản lưu động Do đó, để nghiên cứu quản lý hàng tồn kho, cần nắm bắt các vấn đề chung về tài sản lưu động và hàng tồn kho của doanh nghiệp.
C ÁC VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TÀI SẢN LƯU ĐỘNG VÀ HÀNG TỒN KHO CỦA DOANH NGHIỆP
Đối tượng lao động là yếu tố thiết yếu trong hoạt động sản xuất – kinh doanh, khác với tư liệu lao động, đối tượng lao động chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định Trong quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động, đối tượng lao động sẽ bị tiêu hao hoàn toàn hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra sản phẩm Do đó, ở chu kỳ sản xuất tiếp theo, cần sử dụng các đối tượng lao động khác Những đặc điểm này là cơ sở quan trọng để nhận biết và tổ chức quản lý tài sản lưu động, từ đó hình thành khái niệm chung về tài sản lưu động.
Tài sản lưu động là những tài sản ngắn hạn và thường xuyên luân chuyển trong quá trính sản xuất – kinh doanh 1
Mỗi loại tài sản đều có vai trò và vị trí quan trọng đối với các mục tiêu của doanh nghiệp Đặc biệt, trong các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp, tài sản lưu động thường chiếm tỷ trọng lớn và ổn định trong tổng giá trị tài sản Do đó, yêu cầu đặt ra cho bộ máy điều hành là nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng tài sản lưu động để đạt được các mục tiêu đã đề ra Để thực hiện điều này, doanh nghiệp cần quản lý tốt từng bộ phận của tài sản lưu động.
Chứng khoỏn củ tỡnh thanh khoản cao
Dự trữ/Hàng tồn kho
1 Giáo trính Tài chình Doanh nghiệp – Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Hàng tồn kho là một phần quan trọng trong tài sản lưu động, luôn thu hút sự chú ý trong các lĩnh vực kế toán, tài chính và kiểm toán, cũng như trong các cuộc thảo luận giữa các chuyên gia tài chính.
Củ một số lỡ do chỡnh khiến hàng tồn kho trở nờn đặc biệt quan trọng:
Hàng tồn kho là một phần quan trọng trong tài sản lưu động của doanh nghiệp, thường chiếm tỷ trọng lớn nhất Việc quản lý hàng tồn kho có thể gặp nhiều rủi ro, bao gồm sai sót và gian lận, do đó cần có các biện pháp kiểm soát hiệu quả để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong hoạt động này.
Mỗi doanh nghiệp sẽ áp dụng những phương pháp định giá hàng tồn kho khác nhau và lựa chọn các mô hình dự trữ phù hợp với đặc thù của mình.
Mỗi phương pháp và mô hình định giá khác nhau sẽ dẫn đến những kết quả khác nhau, vì vậy các doanh nghiệp cần đảm bảo sự thống nhất trong việc áp dụng các phương pháp định giá và mô hình dự trữ qua các kỳ và năm tài chính.
Giỏ trị hàng tồn kho ảnh hưởng trực tiếp tới giỏ vốn hàng bỏn và do vậy củ ảnh hưởng trọng yếu tới lợi nhuận thuần trong năm;
Xác định chất lượng, tình trạng và giá trị hàng tồn kho là một nhiệm vụ phức tạp hơn so với hầu hết các tài sản khác Hàng tồn kho, được coi là tài sản lưu động, có vai trò chuyển giao toàn bộ giá trị vào chu kỳ sản xuất – kinh doanh, do đó việc quản lý hàng tồn kho trở nên rất quan trọng và phức tạp.
Hàng tồn kho là khái niệm đa dạng, bao gồm nhiều loại sản phẩm như linh kiện điện tử, công trình xây dựng dở dang, tác phẩm nghệ thuật, kim khí và đá quý Với sự đa dạng này, hàng tồn kho được bảo quản và lưu trữ ở nhiều địa điểm khác nhau, với các điều kiện và người quản lý khác nhau Do đó, công tác kiểm soát vật chất, kiểm kê, quản lý và sử dụng hàng tồn kho trở nên phức tạp trong quản lý tài sản nói chung và tài sản lưu động nói riêng.
Từ những lì do trên ta thấy đƣợc sự cần thiết của việc nghiên cứu về hàng tồn kho trong một doanh nghiệp sản xuất.
Nội dung hàng tồn kho
Hàng tồn kho bao gồm các tài sản được giữ để bán trong quá trình sản xuất và kinh doanh thông thường, các sản phẩm đang trong quá trình sản xuất dở dang, cũng như nguyên liệu, vật liệu, công cụ và dụng cụ cần thiết cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.
Tồn kho là nguồn tài nguyên nhàn rỗi được lưu giữ để sử dụng trong tương lai Nó bao gồm bất kỳ hàng hóa nào có mặt ở đầu vào hoặc đầu ra của doanh nghiệp, và sẽ được sử dụng khi cần thiết Tồn kho đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự sẵn sàng của sản phẩm và dịch vụ trong kinh doanh.
Tùy thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp, hàng tồn kho sẽ có sự khác biệt và cách thức hoạch định, kiểm soát cũng khác nhau Đối với các doanh nghiệp dịch vụ như công ty tư vấn hay giải trí, hàng tồn kho chủ yếu là dụng cụ, phụ tùng và phương tiện vật chất phục vụ cho hoạt động Trong khi đó, lĩnh vực thương mại tập trung vào việc mua hàng để bán kiếm lời, với hàng tồn kho chủ yếu là hàng hóa đã mua và hàng chuẩn bị đến tay người tiêu dùng Ngược lại, trong lĩnh vực sản xuất chế tạo, hàng tồn kho bao gồm nguyên vật liệu, bán thành phẩm và sản phẩm cuối cùng, sau khi trải qua quá trình chế biến để biến đổi đầu vào thành sản phẩm hoàn thiện.
P HÂN LOẠI HÀNG TỒN KHO
Về cơ bản hàng tồn kho củ thể bao gồm ba loại chỡnh:
Nguyên vật liệu thô là yếu tố thiết yếu trong quá trình sản xuất và kinh doanh, bao gồm các đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật chất như sắt, thép trong ngành cơ khí chế tạo, sợi trong ngành dệt, da trong ngành sản xuất giày, và vải trong ngành may mặc Những nguyên vật liệu này đóng vai trò quan trọng, không thể thiếu trong việc đảm bảo hiệu quả và chất lượng của quy trình sản xuất.
2 Chuẩn mực kế toán số 02 theo Quyết định số 149/2001QĐ-BTC quỏ trớnh này được tiến hành bớnh thường dữ nủ khúng trực tiếp tạo ra lợi nhuận;
Sản phẩm dở dang bao gồm sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành nhưng chưa được nhập kho Trong quá trình sản xuất, tồn kho chủ yếu là sản phẩm chưa hoàn thành, cùng với các loại nguyên liệu tại từng công đoạn của dây chuyền sản xuất Trong nền kinh tế thị trường hiện đại, sản phẩm yêu cầu công nghệ cao, dẫn đến quá trình sản xuất ngày càng phức tạp với nhiều công đoạn Giữa các công đoạn này luôn tồn tại những bán thành phẩm, đóng vai trò là bước đệm để quá trình sản xuất diễn ra liên tục Do đó, nếu dây chuyền sản xuất càng dài và phức tạp, số lượng sản phẩm dở dang sẽ tăng lên.
Thành phẩm trong doanh nghiệp bao gồm sản phẩm tồn kho và sản phẩm đã được gửi đi bán Tồn kho thành phẩm thường xuất hiện tại một thời điểm nhất định, vì sau khi hoàn tất quá trình sản xuất, hầu hết các doanh nghiệp không thể tiêu thụ ngay lập tức toàn bộ sản phẩm Nguyên nhân của hiện tượng này có thể do cần sản xuất đủ lô hàng mới có thể xuất kho, sự "độ trễ" giữa sản xuất và tiêu dùng, quy trình chế tạo nhiều công đoạn tốn thời gian, hoặc doanh nghiệp sản xuất các mặt hàng mang tính thời vụ.
Ngoài ra, hàng tồn kho củ thể bao gồm một số loại khỏc nhƣ:
Hàng hóa mua về để bán, thường thấy trong các doanh nghiệp thương mại, bao gồm hàng hóa tồn kho, hàng hóa đang vận chuyển, hàng hóa gửi đi bán, và hàng hóa gửi đi gia công chế biến.
Công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia cóng chế biến và đã mua đang đi trên đường 3
Hàng tồn kho có thể được phân loại theo các bộ phận cấu thành và thời gian tồn tại Trong các doanh nghiệp, hàng tồn kho được duy trì liên tục nhưng cũng có những loại chỉ tồn tại trong khoảng thời gian ngắn và khúng lặp lại Dựa trên thời gian tồn kho, chúng được chia thành hai loại chính.
3 Chuẩn mực kế toán số 02 theo Quyết định số 149/2001QĐ-BTC
Tồn kho một kớ là khái niệm chỉ những mặt hàng được dự trữ chỉ một lần, mà không có kế hoạch bổ sung sau khi chúng đã được tiêu thụ.
Tồn kho nhiều kí bao gồm các mặt hàng được duy trì trong thời gian dài, với việc bổ sung hàng hóa khi đã tiêu dùng Giá trị và thời hạn bổ sung sẽ được điều chỉnh để đáp ứng nhu cầu Hình thức tồn kho này thường phổ biến hơn so với tồn kho một kí.
ĐẶC ĐIỂM CỦA CÁC LOẠI HÀNG TỒN KHO
Nguyên vật liệu đóng vai trò thiết yếu trong quy trình sản xuất và kinh doanh của các doanh nghiệp Quản lý hàng tồn kho, đặc biệt là nguyên vật liệu, là yếu tố quan trọng hàng đầu Việc quản lý hiệu quả quá trình thu mua, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu không chỉ đảm bảo chất lượng sản phẩm mà còn giúp tiết kiệm chi phí, giảm giá thành và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp rất đa dạng và mỗi loại có vai trò riêng biệt Trong bối cảnh kinh tế thị trường, việc phân loại nguyên vật liệu một cách hợp lý là rất quan trọng để tối ưu hóa hạch toán và quản lý.
Trong quản lý và hạch toán tại các doanh nghiệp, việc phân loại nguyên vật liệu thường dựa trên vai trò và tác dụng của chúng trong quá trình sản xuất – kinh doanh Dựa vào tiêu chí này, nguyên vật liệu được chia thành các loại khác nhau.
Nguyên liệu và vật liệu chính (NVLC) là những thành phần cơ bản, được sử dụng trong quá trình gia công chế biến để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm Những nguyên liệu này chủ yếu là các đối tượng lao động chưa qua chế biến công nghiệp, đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành sản phẩm cuối cùng.
Vật liệu phụ là những thành phần hỗ trợ trong quá trình sản xuất và kinh doanh, được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để cải thiện và nâng cao tính năng, chất lượng sản phẩm Chúng cũng đảm bảo công cụ lao động hoạt động ổn định và đáp ứng nhu cầu kỹ thuật cũng như quản lý.
Nhiên liệu, bao gồm than đá, củi, xăng và dầu, là nguồn năng lượng thiết yếu để tạo nhiệt Trong các doanh nghiệp, nhiên liệu không chỉ là vật liệu phụ mà còn đóng vai trò quan trọng trong sản xuất và tiêu thụ, chiếm tỉ trọng lớn trong nền kinh tế quốc dân Quản lý nhiên liệu yêu cầu kỹ thuật và quy trình khác biệt so với các loại vật liệu phụ thông thường.
• Phụ t÷ng thay thế: Là loại vật tƣ đƣợc sử dụng cho hoạt động sửa chữa, bảo dƣỡng tài sản cố định;
• Thiết bị và vật liệu XDCB: Là các loại thiết bị, vật liệu phục vụ cho hoạt động xây lắp, xây dựng cơ bản;
Vật liệu khác bao gồm các loại vật liệu đặc chủng của từng doanh nghiệp hoặc phế liệu thu hồi Để thuận tiện cho việc quản lý và hạch toán, các doanh nghiệp cần phân loại nguyên vật liệu theo vai trò và công dụng, từ đó lập “Sổ danh điểm nguyên vật liệu” Sổ này sẽ xác định thống nhất tên gọi, mã hiệu, quy cách, số hiệu, đơn vị tính và giá hạch toán của từng loại nguyên vật liệu.
Kí hiệu Tên, nhãn hiệu, quy cách NVL Đơn vị tính Đơn giá hạch toán
Ghi Nhóm Danh điểm chú
Mẫu “Sổ danh điẹm nguyên vật liệu”
Nguyên vật liệu thường xuyên được nhập xuất kho, dẫn đến nhu cầu quản lý và kiểm soát chặt chẽ cho các doanh nghiệp Mỗi doanh nghiệp áp dụng các phương thức kiểm kê khác nhau để đảm bảo hiệu quả Dưới đây là hai phương pháp tổng hợp để kiểm kê nguyên vật liệu.
Phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX) là cách theo dõi, ghi chép liên tục và có hệ thống tình hình nhập, xuất, và tồn kho vật tư, hàng hóa trong sổ sách kế toán Phương pháp này cho phép phản ánh rõ ràng sự biến động tăng giảm của vật tư hàng hóa, giúp nắm bắt giá trị nguyên vật liệu tại bất kỳ thời điểm nào trong kỳ hạch toán Cuối kỳ, dựa vào số liệu kiểm kê thực tế, so sánh với số liệu trên sổ kế toán, doanh nghiệp có thể xác định số vật tư thừa, thiếu và tìm ra nguyên nhân để có giải pháp xử lý kịp thời Nhờ những ưu điểm này, phương pháp KKTX được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp sản xuất và các đơn vị thương mại kinh doanh mặt hàng có giá trị lớn.
Phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK) là phương pháp hạch toán dựa vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp Từ đó, giá trị nguyên vật liệu đã xuất trong kỳ được tính toán theo công thức cụ thể.
Theo phương pháp KKĐK, các biến động nguyên vật liệu không được ghi nhận trên tài khoản hàng tồn kho Giá trị của vật tư và hàng hóa mua vào sẽ được phản ánh trên tài khoản "mua hàng".
Phương pháp này thường được áp dụng cho các doanh nghiệp có nhiều loại nguyên vật liệu với quy cách, mẫu mã khác nhau, giá trị thấp và được xuất thường xuyên Ưu điểm của phương pháp này là giảm nhẹ công việc hạch toán, nhưng độ chính xác về nguyên vật liệu xuất dùng cho các mục đích khác nhau phụ thuộc vào chất lượng công tác quản lý tại kho, quầy, bến bãi.
Bán thành phẩm, hay chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, là một loại hàng tồn kho không thể thiếu trong các doanh nghiệp Đây là những sản phẩm đã hoàn thành các công đoạn sản xuất, ngoại trừ công đoạn cuối cùng, và có thể được lưu trữ hoặc tiếp tục chế biến, hoặc bán ra ngoài Tồn kho bán thành phẩm thường được phân loại thành ba loại: bán thành phẩm vận chuyển, bán thành phẩm quay vòng và bán thành phẩm an toàn, mỗi loại phục vụ cho những mục đích khác nhau và chịu ảnh hưởng từ nhiều nguyên nhân khác nhau.
Trong mô hình JIT, mục tiêu chính là tối ưu hóa lượng hàng tồn kho bán thành phẩm, thay vì chỉ tập trung vào việc rút ngắn chu kỳ sản xuất hay giảm chi phí Chu kỳ sản xuất bắt đầu từ khi nguyên vật liệu được đưa vào cho đến khi sản phẩm hoàn thiện, phản ánh thời gian mà nguyên vật liệu và linh kiện di chuyển qua hệ thống sản xuất.
Trị giá vật tƣ, Tổng trị giá vật Trị giá vật tƣ, Trị giá vật tƣ, hàng hoá xuất kho
= tƣ, hàng hoá mua vào trong kí
+ hàng hoá tồn đầu kí
- hàng hoá tồn cuối kí
Giữa thời gian nguyên vật liệu thông qua hệ thống, l-ợng hàng tồn kho bán thành phẩm và năng suất có mối quan hệ nh- sau:
Thêi gian thông qua bình qu©n
L-ợng tồn kho bình quân bán thành phẩm
Năng suất cða hệ thống
Định luật Little chứng minh rằng việc giảm lượng hàng tồn kho bán thành phẩm trong hệ thống có thể rút ngắn thời gian nguyên vật liệu lưu thông qua hệ thống sản xuất Khi tồn kho bán thành phẩm giảm, sẽ mang lại nhiều kết quả tích cực như tăng hiệu suất sản xuất và giảm chi phí lưu trữ.
Q UẢN LÝ HÀNG TỒN KHO CỦA DOANH NGHIỆP
C ÁC PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO
Khi nghiờn cứu cỏc phương phỏp quản lý hàng tồn kho, chửng ta cần giải quyết hai câu hỏi trọng tâm là:
• Lƣợng hàng cho mỗi đơn hàng là bao nhiêu thí chi phì sẽ thấp nhất
• Khi nào thí tiến hành đặt hàng
1.2.3.1 Quản lý dự trữ theo phương pháp cổ điển hay mô hình dự trữ hiệu quả nhất
Mó hính kiểm soát dự trữ cơ bản EOQ đƣợc đề xuất và ứng dụng từ năm
Từ năm 1915 đến nay, phương pháp kiểm soát dự trữ này vẫn được hầu hết các doanh nghiệp áp dụng Kỹ thuật này dễ dàng triển khai, nhưng để sử dụng hiệu quả, các doanh nghiệp cần dựa vào những giả thiết quan trọng.
• Nhu cầu phải biết trước và nhu cầu khóng đổi;
• Phải biết trước thời gian kể từ khi đặt hàng cho tới khi nhận được hàng và thời gian đủ khúng đổi;
• Lƣợng hàng của mỗi đơn hàng đƣợc thực hiện trong một chuyến hàng và được thực hiện ở một thời điểm đã định trước;
• Chỉ củ duy nhất 2 loại chi phỡ là chi phỡ tồn trữ và chi phỡ đặt hàng;
• Sự thiếu hụt trong kho hoàn toàn khóng xảy ra nếu nhƣ đơn đặt hàng đƣợc thực hiện đửng thời gian.
Lượng hàng cung ứng Sơ đồ 2: Mô hình hàng tồn kho cơ bản
Q* - Sản lƣợng của một đơn hàng (lƣợng hàng dự trữ tối đa)
O – Dự trữ tối thiểuQ*/2 – Lƣợng dự trữ trung bính
OA = AB = BC là khoảng cách kể từ khi nhận hàng đến khi sử dụng hết hàng của một đợt đặt hàng dự trữ
Mô hình EOQ cho thấy rằng lượng dự trữ sẽ giảm theo một tỷ lệ không đổi khi nhu cầu không thay đổi theo thời gian Để xác định các thông số cơ bản của mô hình EOQ, cần xem xét các yếu tố như chi phí đặt hàng, chi phí lưu kho và mức cầu hàng hóa.
Lượng đặt hàng tối ưu
Mục tiêu chính của các mô hình dự trữ là giảm thiểu tổng chi phí liên quan đến hàng tồn kho Khi nghiên cứu về chi phí hàng tồn kho, chúng ta cần áp dụng các phương trình phù hợp để phân tích và tối ưu hóa.
Xột phương trớnh (1), ta lấy vi phõn TIC theo Q Từ đủ ta củ thể tỡnh được lƣợng hàng cung ứng mỗi lần tối ƣu Q* nhƣ sau:
Lượng dự trữ tối ưu Q* được xác định để giảm thiểu tổng chi phí TIC Tại điểm này, chi phí đặt hàng và chi phí tồn trữ (chi phí cơ hội) sẽ bằng nhau, đảm bảo hiệu quả trong quản lý hàng tồn kho.
Cúng thức này cũng củ thể đƣợc thể hiện qua đồ thị sau:
Chi phí lưu kho C 1 xQ/2
Chi phí đặt hàng C 2 xD/Q
Trong một công ty sản xuất xe máy, số liệu về hàng tồn kho cho thấy rằng toàn bộ nhu cầu về thép trong năm là 1.600 tấm Chi phí cho mỗi lần nhập hàng là một yếu tố quan trọng cần xem xét để tối ưu hóa quy trình sản xuất và quản lý kho.
2 1600 1 0,5 đặt hàng là 1 triệu đồng, chi phì lưu kho một đơn vị hàng hoá là 0,5 triệu đồng Lƣợng hàng hoá mỗi lần cung ứng tối ƣu là:
Số lần đặt hàng trong năm là: 1600/80 = 20 lần
Chi phì đặt hàng trong năm là: 20 * 1 = 20 triệu
Chi phì lưu kho hàng hoá là: 0,5 * 80/2 = 20 triệu
Khoảng cách giữa hai lần đặt hàng
Kỡ hiệu T là khoảng cỏch giữa hai lần đặt hàng ta củ:
Số ngày làm việc trong năm
T = Số lƣợng đơn đặt hàng mong muốn (N)Giả sử trong năm cóng ty làm việc bính quân 320 ngày, khoảng cách giữa hai lần đặt hàng sẽ là T = 320/20 = 16 ngày
Tổng chi phì dự trữ 80 1600
2 80 b) Xác định thời điểm đặt hàng mới
Trong mô hình dự trữ EOQ, giả định rằng mỗi đơn đặt hàng được thực hiện trong một chuyến hàng, doanh nghiệp chỉ tiến hành đặt hàng khi hàng tồn kho gần cạn kiệt Tuy nhiên, thời gian giữa việc đặt hàng và nhận hàng có thể rất ngắn, chỉ trong vài giờ, hoặc kéo dài đến hàng tháng Hầu hết doanh nghiệp không chờ đến khi nguyên vật liệu hay hàng tồn kho hết mới đặt hàng, và cũng không đặt hàng quá sớm để tránh tăng chi phí tồn trữ.
Để quyết định thời điểm đặt hàng, chúng ta cần xác định thời điểm này dựa trên lượng hàng tồn kho sử dụng hàng ngày và thời gian giao hàng Sơ đồ điểm đặt hàng lại (ROP) sẽ giúp minh họa rõ ràng quy trình này.
L: thời gian vận chuyển đơn hàng d: nhu cầu hàng ngày về hàng tồn kho d =D
Số ngày sản xuất trong năm
Trong một công ty sản xuất xe máy, tổng số hàng tồn kho cần sử dụng trong năm là 1600 đơn vị, tương đương 5 đơn vị/ngày trong 320 ngày làm việc Với thời gian giao hàng là 4 ngày, doanh nghiệp sẽ đặt hàng khi lượng nguyên liệu trong kho còn lại 20 đơn vị Để đối phó với rủi ro kinh doanh không lường trước, đặc biệt là trong các ngành sản xuất theo mùa hoặc sản phẩm nhạy cảm, doanh nghiệp cần duy trì lượng hàng tồn kho dự trữ an toàn Hàng tồn kho, là tài sản lưu động biến đổi liên tục, đòi hỏi doanh nghiệp phải đảm bảo đủ dự trữ để sản xuất ổn định và tránh tình trạng thiếu hụt trước khi hàng bổ sung đến.
Trong cơ cấu tài sản của doanh nghiệp, tài sản được phân thành ba loại chính: tài sản cố định, tài sản lưu động thường xuyên và tài sản lưu động tạm thời Tài sản lưu động thường xuyên, hay còn gọi là tài sản lưu động ròng (NWC), là chênh lệch giữa tài sản lưu động và nợ ngắn hạn NWC bao gồm tiền mặt để ứng phó với chi tiêu không lường trước, các khoản phải thu có khả năng thu hồi cao và hàng tồn kho Do đó, lượng dự trữ an toàn chính là số hàng tồn kho trong tài sản lưu động ròng, được duy trì trong suốt quá trình sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp.
Lƣợng dự trữ an toàn đƣợc hiểu là lƣợng hàng tồn kho dự trữ thêm vào lƣợng dự trữ tại thời điểm đặt hàng.
Ban lãnh đạo của doanh nghiệp sản xuất xe máy đã quyết định mức dự trữ an toàn là 10 đơn vị hàng hóa, trong khi điểm đặt hàng mới được xác định là 20 đơn vị.
Trong thực tế, việc xác định lượng dự trữ an toàn thường dựa vào chi phí tổn thất do thiếu hàng Doanh nghiệp cần xem xét nhu cầu khách hàng cụ thể để đáp ứng bằng hàng tồn kho dự phòng trước khi nhận đơn hàng mới Mức phục vụ khách hàng càng cao thì yêu cầu về tồn kho cũng phải tăng theo Vì vậy, các doanh nghiệp cần cân nhắc hợp lý giữa chi phí do thiếu hàng tồn kho và chi phí cho hàng tồn kho dự phòng để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.
Mô hình EOQ giúp tối ưu hóa quy mô đặt hàng nhằm giảm thiểu chi phí đặt hàng và lưu kho Tuy nhiên, mô hình này có nhược điểm là yêu cầu nhiều giả thiết, làm giảm tính thực tiễn Để khắc phục điều này, mô hình sản lượng đơn hàng sản xuất (POQ) đã được phát triển, cho phép doanh nghiệp nhận hàng trong khoảng thời gian linh hoạt hơn và đánh giá chiết khấu cho các đơn hàng lớn, từ đó tăng cường tính thực tiễn cho mô hình EOQ.
1.2.3.2 Quản lý hàng tồn kho theo phương pháp cung cấp đúng lúc hay dự trữ bằng không a) Khỏi niệm về dự trữ đửng thời điểm
Mục tiêu của hàng tồn kho trong hệ thống sản xuất và cung ứng là dự phòng những sai lệch và biến cố trong quá trình sản xuất, phân phối và tiêu thụ Để tối ưu hóa hiệu quả, nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty Nhật Bản như TOYOTA, đã áp dụng phương pháp cung cấp đúng lực (Just in Time - JIT) JIT không chỉ là một phương pháp mà còn là tư tưởng quản lý hướng tới việc sản xuất chỉ những gì cần thiết và kịp thời Để thực hiện JIT, các doanh nghiệp cần xây dựng mối quan hệ gắn bó chặt chẽ giữa các ngành nghề liên quan Khi có đơn hàng, họ sẽ thu gom hàng hóa và sản phẩm dở dang từ các đơn vị khác, giảm thiểu chi phí quản lý hàng tồn kho Lượng dự trữ đúng thời điểm là tối thiểu cần thiết để duy trì hoạt động sản xuất và điều hành, đảm bảo hàng hóa được cung cấp kịp thời mà không bị thừa hay thiếu.
Phương pháp quản lý hàng tồn kho như JIT và EOQ chỉ phù hợp với một số loại hàng hóa và doanh nghiệp nhất định Chẳng hạn, trong ngành thực phẩm, JIT thường được áp dụng cho các sản phẩm tươi sống không thể lưu trữ lâu, trong khi EOQ được sử dụng cho thực phẩm có thời gian sử dụng dài Tương tự, trong ngành y tế, việc áp dụng JIT tại các bệnh viện có thể không hợp lý do những rủi ro tiềm ẩn từ việc thiếu hụt dụng cụ và thiết bị y tế.
Để áp dụng phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả, cần kết hợp với các phương pháp quản lý khác và yêu cầu khả năng liên kết giữa các đơn vị sản xuất Việc tìm hiểu nguyên nhân gây ra sự chậm trễ trong quá trình cung ứng là cần thiết để nhận diện tác động của các yếu tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp đối với phương pháp này.
Những nguyên nhân thường gặp là:
ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO CỦA DOANH NGHIỆP 26
M ỘT SỐ CHỈ TIÊU ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO
1.3.1.1 Chu kì vận động của tiền mặt
Chu kỳ vận động của tiền mặt không chỉ là chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản lý tài sản lưu động mà còn là căn cứ phân loại tài sản lưu động Hàng tồn kho, một phần quan trọng của tài sản lưu động, cho phép chúng ta đánh giá thực tiễn hoạt động quản lý hàng tồn kho tại doanh nghiệp.
Chu kỳ vận động của tiền mặt là khoảng thời gian từ khi thanh toán cho nguyên vật liệu đến khi thu hồi tiền từ các khoản phải thu liên quan đến việc bán sản phẩm cuối cùng.
Thời gian vận động của nguyên vật liệu có ảnh hưởng trực tiếp đến chu kỳ vận động của tiền mặt Cụ thể, nếu thời gian này được rút ngắn nhờ vào quy trình sản xuất và bán hàng nhanh hơn, chu kỳ vận động của tiền mặt sẽ trở nên ngắn gọn hơn.
Thời gian vận động của nguyên vật liệu là khoảng thời gian trung bình cần thiết để chuyển đổi nguyên vật liệu thành sản phẩm cuối cùng và thời gian để bán các sản phẩm hoàn chỉnh.
Thời gian vận động của nguyên vật liệu
Giả sử một công ty xe máy có mức tồn kho trung bình là 2 triệu đơn vị và tổng mức bán hàng trong năm đạt 10 triệu đơn vị, thì thời gian vận động của nguyên vật liệu sẽ được tính toán dựa trên các con số này.
Thời gian vận động của nguyên vật liệu
Nhƣ vậy, cóng ty này cần trung bính 72 ngày để chuyển nguyên vật liệu thành sản phẩm cuối cững và bỏn nủ.
Chu kí vận Thời gian vận Thời gian thu Thời gian chậm động của tiền mặt
= động của nguyên vật liệu
Mục tiêu của các doanh nghiệp là tối ưu hóa chu kỳ vận động của tiền mặt để tăng cường hiệu quả sản xuất mà không gây hại cho hoạt động kinh doanh Khi doanh nghiệp duy trì chu kỳ tiền mặt dài, nhu cầu tài trợ từ bên ngoài sẽ gia tăng, dẫn đến chi phí phát sinh và ảnh hưởng tiêu cực đến lợi nhuận.
1.3.1.2 Các chỉ tiêu về tốc độ luân chuyển của hàng tồn kho Đõy là nhủm chỉ tiờu khỏ quan trọng trong phõn tỡch tài chỡnh để đỏnh giỏ hoạt động sản xuất – kinh doanh của một doanh nghiệp cũng nhƣ hiệu quả hoạt động quản lý hàng tồn kho tại doanh nghiệp đủ.
Doanh thu trong năm là chỉ tiêu quan trọng để đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Vòng quay dự trữ phản ánh khả năng quản lý hàng tồn kho, giúp so sánh hiệu suất giữa các năm hoặc kỳ tài chính Giá trị hàng tồn kho bình quân cung cấp thông tin cần thiết để phân tích và so sánh hoạt động của doanh nghiệp với tỷ số trung bình của ngành.
Các doanh nghiệp luôn mong muốn gia tăng số vòng quay dự trữ, vì chỉ số này giúp các nhà phân tích đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp Việc nâng cao vòng quay dự trữ không chỉ phản ánh sự tối ưu trong quản lý mà còn chỉ ra những bất hợp lý cần khắc phục.
Thời gian một vòng luân chuyển hàng tồn kho
Tỉ số này cho biết để hàng tồn kho luân chuyển đƣợc một vòng cần bao nhiêu ngày.
Hệ số đảm nhiệm hàng tồn kho
Hàng tồn kho bính quân
Hệ số này cho biết để tạo ra một đồng doanh thu thuần cần bao nhiêu đồng hàng tồn kho.
1.3.1.3 Chỉ tiêu về khả năng sinh lợi của hàng tồn kho
Khả năng sinh lợi của hàng tồn kho
Lợi nhuận trước thuế/sau thuế
Hàng tồn kho bính quân
Chỉ tiêu này cho biết một đồng hàng tồn kho sẽ tạo ra đƣợc bao nhiêu đồng lợi nhuận trước thuế hoặc lợi nhuận sau thuế.
1.3.2 Đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho thóng qua các mó hính và phương pháp dự trữ
Nhiều doanh nghiệp hiện nay áp dụng phương pháp khoa học để quản lý hàng tồn kho, nhằm cân bằng chi phí giữa việc thiếu hụt dự trữ và chi phí do tồn kho quá nhiều Quản lý hàng tồn kho một cách khoa học được phân tích qua ba khía cạnh chính.
Mô hình dự trữ hiệu quả EOQ giúp xác định lượng đặt hàng tối ưu nhằm giảm thiểu chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho.
Mua hàng với số lượng lớn để nhận chiết khấu giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí cho việc mua các bộ phận của hàng tồn kho.
Để giảm thiểu rủi ro thiếu hụt hàng tồn kho, các doanh nghiệp cần xác định lượng hàng tồn kho dự phòng, điều này sẽ tăng cường đầu tư vào tài sản lưu động Nguyên nhân của việc thiết lập hàng tồn kho dự phòng là do sự không chắc chắn trong nhu cầu và trong hệ thống sản xuất Quản lý hiệu quả hàng tồn kho không chỉ dựa vào các phương pháp và mô hình mà còn cần dựa vào kinh nghiệm và chính sách loại trừ những yếu tố bất thường trong hoạt động sản xuất - kinh doanh.
ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO THÒNG QUA CÁC MÒ HÐNH VÀ PHƯƠNG PHÁP DỰ TRỮ
THỰC TRẠNG HIỆU QUẢ QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TẠI HIODA
K HÁI QUÁT VỀ HIODA MOTORS V IỆT NAM
ĐẶC ĐIỂM SẢN XUẤT – KINH DOANH CỦA HIODA MOTORS
Hioda Motors được thành lập trong bối cảnh ngành công nghiệp sản xuất xe máy Việt Nam đang phát triển mạnh mẽ Để đứng vững trên thị trường đầy biến động và cạnh tranh khốc liệt, công ty không ngừng cải tiến quy trình sản xuất, tìm kiếm các biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý và giảm giá thành sản phẩm Hiện nay, sản phẩm, dịch vụ và khách hàng của Hioda Motors có những đặc điểm cơ bản đáng chú ý.
Thị trường của Hioda Motors hiện nay chủ yếu tập trung vào người tiêu dùng có thu nhập trung bình và khá Công ty đang nỗ lực xây dựng thương hiệu và hướng tới mục tiêu trở thành một trong những nhà sản xuất xe máy hàng đầu tại Việt Nam, mặc dù cần thêm thời gian để đạt được điều này Bên cạnh đó, Hioda Motors cũng xuất khẩu sản phẩm sang một số quốc gia, đặc biệt là khu vực Đông Nam Á như Philippines, Myanmar và Lào, với kế hoạch xuất khẩu 7.500 chiếc trong năm 2004, tương đương khoảng 4 triệu đô la Mỹ, so với 5.200 chiếc và 2.8 triệu đô la Mỹ trong năm 2003.
Công ty chuyên sản xuất xe máy, đặc biệt là hai dòng xe Rubi và Karla, nhắm đến đối tượng thanh niên Gần đây, công ty đã giới thiệu hai phiên bản cải tiến là Rubi4U và Karla9 Ngoài ra, phụ tùng xe máy mang thương hiệu Hioda Motors cũng được sản xuất và phân phối, có thể đi kèm hoặc độc lập với xe máy Dịch vụ hậu mãi bao gồm kiểm tra xe miễn phí hai lần cho 12.000 km đầu tiên hoặc trong vòng một năm sử dụng, cùng với chế độ bảo hành cho các hỏng hóc kỹ thuật trong vòng hai năm kể từ ngày mua.
Khách hàng chính của Hioda Motors là các đại lý ủy quyền, những người phải thanh toán đầy đủ trước khi nhận sản phẩm Để mua phụ tùng xe máy, các đại lý cần đặt cọc một khoản tiền nhất định nhằm đảm bảo việc thanh toán Điều này giúp Hioda Motors quản lý các khoản nợ liên quan đến phân phối và tiêu thụ sản phẩm giữa công ty và các đại lý.
50 đại lý trên cả nước.
Nhà cung cấp chính trong ngành bao gồm Công ty xe máy Đóng Tây, cung cấp nguyên vật liệu thô và các thành phần nhập khẩu, cùng với Công ty xe máy Hioda Motors Trung Quốc cũng cung cấp nguyên vật liệu thô nhập khẩu Tập đoàn Hioda Motors đóng vai trò là nhà đầu tư và hỗ trợ kỹ thuật, trong khi các nhà cung cấp trong nước đảm bảo nguồn đầu vào và dịch vụ liên quan Các ngân hàng giao dịch chủ yếu bao gồm ABN AMRO Bank, Ngân hàng Tokyo Mitsubishi, Vietcombank và Fuji Bank, cung cấp các dịch vụ như tiền gửi không kỳ hạn, mua Đô la Mỹ và Yên Nhật.
2.1.2.2 Chính sách kế toán áp dụng tại doanh nghiệp
Cơ sở lập các báo cáo tài chính
Các báo cáo tài chính được trình bày bằng Đô la Mỹ và lập theo luật pháp cùng quy định kế toán của Việt Nam Mục đích của các báo cáo này là phản ánh tình hình tài chính, kết quả hoạt động kinh doanh và luồng lưu chuyển tiền tệ dựa trên các nguyên tắc kế toán phổ biến tại Việt Nam Các báo cáo tài chính được lập trên cơ sở giá gốc và công ty áp dụng nhất quán các chính sách kế toán trong năm, đồng thời duy trì sự nhất quán với các chính sách kế toán của năm trước.
Năm tài chình của Hioda Motors bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 đến ngày 31 tháng 12 theo cóng văn phê duyệt số 643 TC/CĐKT ngày 17 tháng 1 năm 2003 của
Bộ tài chình. Đơn vị tiền tệ d÷ng trong ghi sổ kế toán là Đó la Mỹ.
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho
Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho, phản ánh theo giá gốc trừ dự phòng giảm giá và dự phòng cho hàng lỗi thời Dự phòng này được lập dựa trên đánh giá của Ban giám đốc về giá bán ước tính của hàng tồn kho, sau khi trừ đi các chi phí liên quan ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí bán hàng Giá gốc được tính theo phương pháp nhập trước-xuất trước (FIFO), bao gồm tất cả các chi phí phát sinh để có được hàng tồn kho ở trạng thái hiện tại Đối với thành phẩm và sản phẩm dở dang, giá gốc bao gồm chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công trực tiếp và các chi phí sản xuất chung đã được phân bổ.
2.1.3 Các quy trính sản xuất - kinh doanh chủ yếu
Các quy trình sản xuất kinh doanh chính
Mô tả các quy trình và thành phần tương ứng trong báo cáo tài chính
Hoạt động kinh doanh xe máy/marketing
Quy trình kinh doanh xe máy bao gồm các hoạt động nhằm đạt và duy trì lượng hàng bán, đồng thời đảm bảo giá bán sản phẩm đến tay người tiêu dùng cuối cùng được kiểm soát chặt chẽ.
Các thành phần của báo cáo tài chình bao gồm:
• Chi phì bán hàng và marketing;
• Doanh thu từ hoạt động bán hàng;
• Tài khoản phải thu, bao gồm dự phòng các khoản phải thu khủ đũi (nếu củ), tạm ứng mua hàng từ cỏc đại lý.
Các dịch vụ bảo hành (Các dịch vụ chăm sóc khách hàng)
Quy trình này bao gồm tất cả các hoạt động cần thiết để cung cấp dịch vụ kiểm tra miễn phí (bao gồm hai lần kiểm tra miễn phí cho 12.000 km đầu tiên hoặc trong vòng một năm sử dụng) và dịch vụ bảo hành cho các hư hỏng lớn trong thời gian hai năm kể từ ngày bán hàng.
Các thành phần của báo cáo tài chình bao gồm:
• Các chi phì bảo hành bao gồm kiểm tra miễn phì, bảo hành bỏn hàng và bảo đảm theo đường dõy nủng;
Mua/nhập khẩu nguyên vật liệu thô
Quy trình này bao gồm các hoạt động xác định nhu cầu hàng tồn kho thông qua kế hoạch và đơn đặt hàng, quản lý và theo dõi biến động hàng tồn kho, cũng như các khoản chi phí liên quan đến việc mua sắm hàng hóa.
Các thành phần của báo cáo tài chình bao gồm:
• Hàng tồn kho (chủ yếu là nguyên vật liệu thó);
• Thuế nhập khẩu phải trả.
Quy trình sản xuất xe máy bao gồm các hoạt động từ việc xác định nhu cầu hàng tồn kho cho sản xuất đến giai đoạn bán hàng Nó bao gồm lập kế hoạch sản xuất, quản lý biến động hàng tồn kho, bao gồm nguyên vật liệu thô và thành phẩm, cùng với việc kiểm soát chi phí sản xuất để tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh.
Các thành phần của báo cáo tài chình bao gồm:
• Hàng tồn kho (bao gồm thành phẩm, nguyên vật liệu thó);
Quy trình quản lý Mô tả các quy trình và thành phần tương ứng các nguồn lực trong báo cáo tài chính
Bảo hành máy móc thiết bị và trang bị cho văn phòng
Bảo hành máy móc thiết bị là yếu tố quan trọng nhằm đảm bảo khả năng sản xuất của động cơ và thiết bị trong khu sản xuất Việc này liên quan đến tất cả các hoạt động cần thiết để duy trì điều kiện làm việc tốt, đồng thời hỗ trợ các mục tiêu của kế hoạch chiến lược.
Các thành phần trong báo cáo tài chình bao gồm:
• Mỏy mủc và thiết bị, bao gồm cả khấu hao luỹ kế;
• Tài sản cố định vó hính, bao gồm cả khấu hao;
• Chi phì khấu hao TSCĐ hữu hính và vó hính;
• Chi phì sửa chữa và bảo hành;
• Tiền mặt và các khoản phải trả;
• Chênh lệch tăng giảm do thanh lý nhà máy và thiết bị.
Quy trình quản trị nhân lực
Quy trình này xác định nhu cầu về nguồn nhân lực và phân tích thị trường cung cấp, đồng thời xem xét các lợi ích bổ sung Nó bao gồm các bước tuyển dụng, đào tạo và hướng dẫn, và liên kết yêu cầu nguồn nhân lực với các hoạt động kế hoạch khác trong tổ chức.
Các thành phần của báo cáo tài chình bao gồm:
• Tiền cóng và tiền lương;
• Các loại thuế liên quan đến thu nhập của người lao động;
• Lợi ìch của người lao động;
• Các chi phì trả trước liên quan đến tiền lương (dự phòng trợ cấp mất việc làm).
Quy trình tài chính/kế toán Quy trính này liên quan đến hoạt động quản lý về kế toán, báo cáo tài chình và quản lý ngân quỹ.
• Các thành phần của báo cáo tài chình bao gồm:
• Các tài khoản tiết kiệm và đặt cọc cố định;
• Các số dƣ thuộc về nội bộ cóng ty;
• Các hợp đồng liên quan đến ngoại hối;
• Cỏc chờnh lệch do tỉ giỏ chuyển đổi củ thể nhận biết và khóng nhận biết đƣợc.
2.1.4 Cơ cấu tổ chức bộ máy Để đảm bảo cho việc sản xuất đƣợc thực hiện một cách hiệu quả, HiodaMotors chủ trương thực hiện bộ máy quản lý gọn nhẹ và tổ chức theo kiểu trực tuyến Đứng đầu là Giỏm đốc cúng ty, giửp việc cho giỏm đốc là hai Phủ giỏm đốc, một Phủ giỏm đốc phụ trỏch kỹ thuật, một Phủ giỏm đốc phụ trỏch kinh doanh và hệ thống các phòng ban chức năng Ban giám đốc lãnh đạo và lãnh đạo trực tiếp đến các phòng ban, các phân xưởng sản xuất Các phòng ban chức năng củ nhiệm vụ theo dừi, đún đốc, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch, tiến độ sản xuất, các quy trính sản xuất với các tiêu chuẩn cụ thể và các định mức kinh tế kỹ thuật, các chế độ quản lý Cụ thể :
Phòng tổ chức hành chính có nhiệm vụ nghiên cứu và quản lý nguồn nhân lực của công ty, bao gồm việc lập định mức lao động và theo dõi quá trình thực hiện các định mức cũng như quỹ tiền lương của cán bộ công nhân viên Ngoài ra, phòng còn hỗ trợ giám đốc trong công tác quản lý hành chính, quản trị hồ sơ, văn thư, bảo vệ, tiếp khách và tổ chức hội nghị Phòng được chia thành hai bộ phận: bộ phận quản lý nhân sự, tổ chức tuyển dụng và đào tạo, và bộ phận chuyên trách các nhiệm vụ khác.
C Ơ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY
Để đảm bảo hiệu quả trong sản xuất, Hioda Motors áp dụng mô hình quản lý gọn nhẹ và tổ chức theo kiểu trực tuyến Lãnh đạo công ty bao gồm Giám đốc và hai Phó giám đốc, trong đó một Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật và một Phó giám đốc phụ trách kinh doanh Ban giám đốc trực tiếp lãnh đạo các phòng ban và phân xưởng sản xuất, trong khi các phòng ban chức năng có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch, tiến độ sản xuất, cũng như các quy trình sản xuất theo tiêu chuẩn và định mức kinh tế kỹ thuật đã đề ra.
Phòng tổ chức hành chính có nhiệm vụ nghiên cứu và quản lý nguồn nhân lực của công ty, lập định mức lao động và theo dõi quá trình thực hiện cùng quỹ tiền lương của cán bộ công nhân viên Đồng thời, phòng này hỗ trợ giám đốc trong công tác hành chính và quản trị, bao gồm quản lý hồ sơ, văn thư, bảo vệ, tiếp khách và tổ chức hội nghị Phòng tổ chức hành chính được chia thành hai bộ phận: bộ phận quản lý nhân sự, tổ chức tuyển dụng và đào tạo, và bộ phận chuyên trách các nhiệm vụ khác.
Phòng kinh doanh có nhiệm vụ theo dõi và đốc thúc thực hiện kế hoạch sản xuất, chuẩn bị cho Giám đốc ký các hợp đồng kinh tế Đồng thời, phòng này giúp Giám đốc đề ra nhiệm vụ sản xuất cho từng phân xưởng, theo dõi việc thực hiện các hợp đồng sản xuất và quản lý kế hoạch vật tư cũng như phương tiện vận tải của công ty Ngoài ra, phòng kinh doanh còn hỗ trợ Giám đốc trong việc lập ra các phương án sản xuất kinh doanh và vạch ra hướng đi đúng đắn cho sản xuất.
Phòng kỹ thuật có nhiệm vụ giải quyết các vấn đề liên quan đến kỹ thuật và công nghệ, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, thiết kế và chế tạo các loại máy móc, thiết bị và phụ tùng Ngoài ra, phòng còn đảm nhận việc kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi xuất xưởng và quản lý mẫu mã các sản phẩm, thiết bị, phụ tùng do công ty sản xuất.
Phòng tài chính - kế toán có nhiệm vụ tư vấn và hỗ trợ Giám đốc công ty trong lĩnh vực kế toán và tài chính Ngoài ra, phòng còn có trách nhiệm phân tích, tổng hợp và lập quyết toán tài chính, báo cáo cho Giám đốc và các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền như Cục thuế, Công ty kiểm toán Nhà nước, theo đúng chế độ quy định.
Phó giám đốc kinh doanh Phó giám đốc kỹ thuật
Phòng tổ chức- hành chínhPhòng kinh doanh Phòng kỹ thuật Phòng tài chính - kế toán
Nợ Vốn chủ sở hữu
S ơ đồ 4 : Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Hioda Motors
K ẾT QUẢ SẢN XUẤT KINH DOANH
Khi mới hoạt động, Hioda Motors gặp nhiều khó khăn và chưa đạt được kết quả đáng kể trong những năm đầu Tuy nhiên, với thị trường Việt Nam tiềm năng, có hơn 80 triệu dân và nhu cầu di chuyển cao, công ty đã từng bước phát triển mạnh mẽ.
Nguồn vốn của công ty đã tăng trưởng ổn định qua các năm, cụ thể năm 2002 đạt 40,716 triệu Đô la Mỹ, năm 2003 là 58,711 triệu Đô la Mỹ, và năm 2004 là 67,684 triệu Đô la Mỹ, với tỷ lệ tăng trưởng tương ứng là 44,2% và 12,8% Cơ cấu nợ và vốn chủ sở hữu được thể hiện rõ qua biểu đồ.
Biểu đồ: Cơ cấu nợ/vốn chủ sở hữu của Hioda Motors 4
Biểu đồ cho thấy nợ và vốn chủ sở hữu đều tăng qua các năm, nhưng vốn chủ sở hữu có tốc độ tăng nhanh hơn nợ Do đó, tỷ trọng vốn chủ sở hữu trong tổng nguồn vốn ngày càng lớn hơn.
Các chỉ tiêu tài chính cho thấy khả năng tự bảo đảm và mức độ độc lập tài chính của công ty ngày càng được củng cố Sự giảm sút của hệ số nợ cho thấy phần lớn tài sản hiện có của doanh nghiệp được đầu tư bằng vốn tự có Điều này chứng tỏ rằng chính sách huy động vốn của công ty chủ yếu tập trung vào việc tìm kiếm nguồn lực nội bộ, nhằm giảm thiểu rủi ro liên quan đến việc sử dụng quá nhiều nợ trong giai đoạn đầu hoạt động.
Kết quả hoạt động sản xuất – kinh doanh
Kết quả hoạt động sản xuất – kinh doanh của Hioda Motors trong ba năm 2002, 2003, 2004 cho thấy công ty ngày càng phát triển mạnh mẽ Vốn chủ sở hữu của công ty tăng nhanh hơn so với nợ, điều này cho thấy sức khỏe tài chính của Hioda Motors được cải thiện Lợi nhuận giữ lại của Hioda Motors cũng tăng đều qua các năm, khẳng định sự tăng trưởng bền vững của doanh nghiệp.
2004 Đó la Mỹ Lợi nhuận giữ lại 15.859.492 29.146.778 32.342.803
Tỉ lệ lợi nhuận giữ lại/Vốn chủ sở hữu
Trong 5 năm đầu hoạt động, công ty được miễn thuế thu nhập doanh nghiệp, và từ năm 2003 chỉ phải nộp thuế với tỷ lệ 5% Điều này đã tạo điều kiện thuận lợi cho công ty tăng cường vốn chủ sở hữu, đồng thời đảm bảo an toàn trong kinh doanh.
4 Nguồn: Báo cáo tài chình cóng ty Hioda Motors năm 2002, 2003, 2004
Hệ số nợ (nợ/tổng tài sản) 34% 29,8% 26,7%
Tỉ suất tài trợ (VCSH/tổng nguồn vốn)
Tỉ số nợ/vốn chủ sở hữu
Bảng báo cáo kết quả kinh doanh của Hioda Motors trong ba năm liên tiếp cho thấy lợi nhuận của công ty tăng đều qua các năm Tuy nhiên, tốc độ tăng trưởng doanh thu vẫn thấp hơn tốc độ tăng của giá vốn hàng bán Do đó, doanh nghiệp cần nắm bắt xu hướng này, tìm hiểu nguyên nhân và áp dụng biện pháp cải thiện, vì đây là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến lợi nhuận lâu dài của công ty.
Mục tiêu đặt ra Thành tựu đạt đƣợc
Từng bước đưa sản phẩm và thương hiệu đến người tiêu d÷ng và các đại lý
Tối đa hoá giá trị tài sản cho chủ sở hữu
Chúng tôi giới thiệu đa dạng các sản phẩm với nhiều mẫu mã phong phú, nhằm phục vụ nhu cầu của các đối tượng khách hàng khác nhau, chủ yếu tập trung vào nhóm khách hàng có thu nhập trung bình và thấp.
• Khu vực tiêu thụ: lập đƣợc hơn 50 đại lý uỷ quyền bán hàng (chủ yếu ở khu vực miền Trung và miền Nam).
• Giỏ cả: Củ thể cạnh tranh bởi sản xuất hướng tới mú hớnh tối ƣu hủa và tăng tỉ lệ nội địa hoỏ.
• Thực hiện thành cóng chiến lƣợc sản phẩm và bán hàng, tăng doanh thu, lợi nhuận cho cóng ty.
Chiến lược quảng bá và khuyếch trương thương hiệu bao gồm việc xây dựng một hệ thống đại lý trải dài trên toàn quốc, nhằm tăng cường nhận diện thương hiệu tại các địa phương Đồng thời, hệ thống này cũng sẽ cung cấp các dịch vụ sau bán hàng, bao gồm bảo hành và sửa chữa miễn phí, nhằm nâng cao trải nghiệm khách hàng.
• Tăng tỉ lệ nội địa hoá: Làm giảm chi phì sản xuất bằng
Việc tăng cường sử dụng nguyên vật liệu nội địa và thực hiện sáp nhập dọc, như là hợp tác chặt chẽ với nhà cung cấp, đang gặp nhiều hạn chế trong việc sản xuất các thành phần tự động hóa quan trọng tại Việt Nam.
Mặc dù đạt được nhiều thành tựu, hoạt động sản xuất – kinh doanh của công ty vẫn gặp không ít khó khăn Những hạn chế đến từ bản thân công ty như quy mô nhỏ, sức cạnh tranh thấp, địa bàn hoạt động hạn chế và giá cả chưa hợp lý so với thị trường mục tiêu Thêm vào đó, yếu tố khách quan cũng ảnh hưởng, khi chính phủ Việt Nam không còn ưu tiên phát triển ngành công nghiệp xe máy từ cuộc họp Quốc hội khóa X năm 2002 Hiện nay, việc cấm đăng ký xe máy trong nội thành các thành phố lớn, đặc biệt là Hà Nội và TP Hồ Chí Minh, đã làm thu hẹp phạm vi bán hàng của công ty, buộc họ phải tìm kiếm thị trường ở các quận, huyện ngoại thành Hioda Motors còn đối mặt với thách thức từ sự phát triển mạnh mẽ của các công ty sản xuất xe máy hàng đầu và sự gia tăng của các doanh nghiệp sản xuất xe máy Trung Quốc và Việt Nam.
Nhu cầu về xe máy tại Việt Nam vẫn rất cao, nhờ vào sự phù hợp của xe máy với điều kiện giao thông, thu nhập của người dân và thói quen tiêu dùng Do đó, Hioda Motors có khả năng tồn tại và phát triển mạnh mẽ trong những năm tới.
T ÌNH HÌNH QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY HIODA
CHU TRÐNH HÀNG TỒN KHO TẠI HIODA MOTORS
Người đủng hàng Người nhận hàng
Mẫu biểu số 2.5: Phiếu vận chuyển hàng kiêm biên bản bàn giao cóng ty Hioda Motors
Hệ thống sổ sách kế toán hàng tồn kho
Hệ thống sổ sách kế toán hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong kiểm soát nội bộ của công ty Nhận thức được điều này, phòng kế toán tài chính và các phòng ban liên quan đã cẩn thận lập và ghi chép các nghiệp vụ liên quan đến hàng tồn kho Hệ thống này phản ánh thông tin về lượng hàng tồn kho hiện có, tính hình mua, bán hàng tồn kho, cũng như việc sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, giá trị sản phẩm dở dang và giá thành phẩm nhập kho Chứng từ bao gồm sổ chi tiết, sổ phụ, sổ cái và các báo biểu liên quan.
Hệ thống sổ sách và tổ chức liên kết giữa các phòng ban trong quản lý hàng tồn kho của Hioda Motors đã được thực hiện hiệu quả trong những năm qua Để đánh giá chính xác hiệu quả quản lý hàng tồn kho, cần xem xét các khía cạnh quan trọng như phân tích tài chính, so sánh mô hình dự trữ hiệu quả và tham khảo ý kiến từ kiểm toán độc lập về hệ thống kiểm soát hàng tồn kho của công ty.
ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TẠI HIODA
ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TẠI HIODA
Mỗi doanh nghiệp cần xây dựng một mô hình quản lý hàng tồn kho phù hợp, đặc biệt trong ngành sản xuất xe máy như Hioda Motors Nguyên vật liệu, dụng cụ và thành phẩm đều có vai trò quan trọng trong quy trình sản xuất Tuy nhiên, không phải loại hàng tồn kho nào cũng áp dụng cứng nhắc các phương pháp như EOQ hay JIT Doanh nghiệp cần xem xét đặc điểm của từng loại hàng tồn kho, mối quan hệ với bên ngoài, và nhu cầu thị trường để tìm ra mô hình quản lý phù hợp nhất cho mình.
Dựa vào tỉ trọng của từng thành phần hàng tồn kho, cóng ty sẽ xác định lƣợng đặt mua thìch hợp cho từng đơn hàng.
Giá trị của nguyên vật liệu nhập khẩu, bao gồm cả thuế, trong một đơn vị sản phẩm là 540 USD, chiếm 54% tổng giá trị của sản phẩm đó.
Nguyên vật liệu nội địa 420 42%
Giá trị trung bính một đơn vị sản phẩm 1000 100%
Nguyên vật liệu nhập khẩu
Nguyên vật liệu nhập khẩu được đặt mua hàng tháng với giá trị dựa trên ước tính nhu cầu sản xuất Tỷ lệ nguyên vật liệu và thuế nhập khẩu trên mỗi sản phẩm trung bình là 54% Công ty sẽ xác định lượng đặt mua dựa trên kế hoạch sản xuất, tuy nhiên, luôn có một độ chênh lệch giữa kế hoạch và thực tế.
Cóng ty xác định lƣợng nguyên vật liệu nhập khẩu đặt mua mỗi đơn hàng theo kế hoạch sản xuất hàng tháng với cơ sở:
NVL nhập khẩu tháng (T) = Tổng giá trị sản xuất theo kế hoạch tháng (T) x 54%
Trong đủ, tỉ lệ 54% dựa trờn giỏ trị nguyờn vật liệu nhập khẩu trờn một đơn vị sản phẩm hoàn thành.
Thời gian hàng hóa từ nhà sản xuất Cóng ty Đóng Tây tại Inđônêxia về đến cảng Hải Phòng trung bình là 20 ngày, trước khi được chuyển đến kho của công ty Hioda Motors.
30 ngày Điều này củ ảnh hưởng quan trọng đến cỏch tỡnh lượng nguyờn vật liệu nhập theo mỗi đơn hàng.
Trung bớnh một lần đặt hàng củ giỏ trị: 1.623.000 USD
Giá trị trung bính một đơn vị nguyên vật liệu nhập khẩu: 540 USD
Lƣợng đặt hàng trung bính mỗi lần: 1.623.000/540 = 3000 (bộ)
Nhu cầu hàng hóa trung bình hàng năm là 36.000 bộ, tính từ 3.000 bộ mỗi tháng Chi phí cho một lần đặt hàng là 4.000 USD, bao gồm chi phí quản lý giao dịch như đàm phán, hội họp và vận chuyển hàng hóa từ cảng Hải Phòng về nhà máy tại Hà Nội Ngoài ra, chi phí lưu kho cho một bộ nguyên vật liệu nhập khẩu trung bình là 50 USD, trong đó có 15 USD cho bảo quản, 30 USD cho thuế và 5 USD cho bảo hiểm.
Xột theo mú hớnh EOQ ta củ lƣợng đặt hàng tối ƣu là:
Số lần đặt hàng trong năm là: 36.000/2.400 = 15 lần
Thời gian giữa mỗi lần đặt hàng là: 360/15 = 24 ngày
Lượng đặt hàng tối ưu của công ty thấp hơn lượng đặt hàng trung bình, với số lần đặt hàng trong năm là 15 lần, cho thấy sự chênh lệch không lớn Kế hoạch sản xuất và thực tiễn sản xuất diễn ra đồng bộ, vì vậy nhu cầu chỉ được xem xét dưới khía cạnh bình quân hóa Công ty đang áp dụng mô hình EOQ để quản lý hàng tồn kho nguyên vật liệu nhập khẩu, nhưng với tỷ lệ nhập khẩu giảm dần, mô hình này sẽ được thu hẹp trong dài hạn Chỉ những nguyên vật liệu thực sự cần thiết mới được áp dụng mô hình này để xác định lượng đặt hàng tối ưu.
Thời gian giao hàng từ cảng Hải Phòng đến nhà máy của công ty Trung Bính là 10 ngày Mỗi ngày, công ty sử dụng một lượng nguyên vật liệu nhập khẩu từ Trung Bính.
Tổng nguyên vật liệu nhập khẩu đưa vào sản xuất trong năm được tính bằng cách chia cho 360 ngày, đạt 85 bộ Do đó, điểm đặt hàng mới được xác định là 850 bộ (85 x 10) Tuy nhiên, công ty vẫn chưa xác định cụ thể ngày đặt hàng, mà ước lượng dựa trên khả năng sản xuất, thường thực hiện vào những ngày cuối tháng.
Công ty chưa xác định lượng dự trữ an toàn cho nguyên vật liệu nhập khẩu, dẫn đến rủi ro khi hàng hóa không kịp về do sự cố trên đường vận chuyển Điều này có thể gây ra tình trạng hết nguyên vật liệu trong kho trong khi hàng chưa đến nơi Ngoài ra, việc hàng nhập về không đạt tiêu chuẩn kỹ thuật theo hợp đồng cũng đã từng xảy ra Vì vậy, cần thiết phải có một lượng dự trữ an toàn để phòng ngừa các tình huống bất ngờ.
Nguyên vật liệu nội địa
Nguyên vật liệu nội địa tồn kho tại Hioda Motors được quản lý theo mô hình JIT, phù hợp với hoạt động của công ty Nhờ vào mối quan hệ chặt chẽ với các công ty sản xuất khác, Hioda Motors đã xây dựng được mạng lưới nhà cung cấp chuyên nghiệp, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất.
CT sản xuất phụ t÷ng tự động
CT sản xuất thiết bị Machiniri NVL nội địa
Cóng ty cao su Super Hioda Motors
CT TNHH Quảng Đóng (Sunny)
Công ty Cella Break và Công ty TNHH THC cung cấp nguyên vật liệu cho Hioda Motors hàng tháng, đảm bảo số lượng và chất lượng phù hợp với yêu cầu Dù áp dụng quản lý theo mô hình JIT, công ty vẫn xác định lượng nguyên vật liệu tồn kho cho tháng tới trong bảng kế hoạch chi tiết của mình.
NVL nội địa tồn kho tháng T = NVL nội địa ƣớc tình đƣa vào sản xuất theo kế hoạch tháng (T-1) - NVL nội địa tồn kho ƣớc tình tháng (T-1)
Lượng nguyên vật liệu nội địa tồn kho khi hàng về thường chỉ đủ cho khoảng 2 đến 3 ngày sản xuất Công ty sẽ đặt hàng dựa trên nhu cầu nguyên vật liệu của mình, và nhà cung cấp sẽ cung cấp ngay cho Hioda Motors đúng số lượng mà công ty yêu cầu Do đó, lượng nguyên vật liệu nội địa tồn kho an toàn được dự phỏng rất hạn chế.
Bán thành phẩm tồn kho
Bán thành phẩm tồn kho của công ty có sự biến động đáng kể giữa các tháng và các kỳ Trong quá trình chế tạo, bán thành phẩm được vận chuyển ngang hàng, nghĩa là sản phẩm sẽ được chuyển đến địa điểm khác để thực hiện giai đoạn tiếp theo ngay sau khi hoàn thành Các khâu thực hiện này thường sử dụng máy móc như hàn và nộn ộp.
Việc lắp ráp và vận chuyển bán thành phẩm trong sản xuất dây chuyền là rất quan trọng để giảm lượng tồn kho Tuy nhiên, một số khâu kiểm tra kỹ thuật vẫn áp dụng phương pháp vận chuyển theo lô, dẫn đến tăng thời gian nghỉ giữa các công đoạn và chi phí không cần thiết cho doanh nghiệp Để khắc phục nhược điểm này, công ty cần xác định lượng sản phẩm vận chuyển hợp lý trong một lần, nhằm giảm chi phí sản xuất Hơn nữa, tự động hóa quy trình sản xuất một cách đồng bộ sẽ giúp cải thiện hiệu quả quản lý hàng tồn kho.
GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO
ĐỊNH HƯỚNG HOẠT ĐỘNG CỦA HIODA MOTORS TRONG TƯƠNG
Trong những năm gần đây, Hioda Motors đã ghi nhận nhiều thành tựu đáng kể trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh Dựa trên những kết quả đã đạt được, công ty cam kết kiên định theo đuổi các mục tiêu đã đề ra, nhằm từng bước vững chắc tiến tới thành công hơn nữa.
Công ty Hioda Motors xác định mục tiêu khuyếch trương thương hiệu và nâng cao nhận thức về sản phẩm trong bối cảnh thị trường xe máy đầy cạnh tranh tại Việt Nam Để tăng thị phần và mở rộng phạm vi tiêu thụ, công ty hướng tới đối tượng khách hàng là tầng lớp dân cư có thu nhập trung bình và khá Trong thời gian tới, Hioda Motors sẽ nỗ lực giảm chi phí, tăng tỷ lệ nội địa hóa nhằm hạ giá thành sản phẩm và nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường.
Năm 2004, Công ty đã ký kết một số hợp đồng xuất khẩu xe máy sang Philippines, Lào và Campuchia, trong đó nổi bật là hợp đồng xuất khẩu 1000 chiếc xe máy Buddy sang Philippines Đây là những thị trường tiềm năng mà Công ty muốn mở rộng tiêu thụ ngoài Việt Nam Công ty đang tích cực quảng cáo thương hiệu và xây dựng mối quan hệ với khách hàng tiềm năng nhằm mở rộng thị trường Đông Dương Đến năm 2006, Công ty dự kiến xây dựng thêm một nhà máy sản xuất xe máy tại Lào, qua đó đưa thương hiệu đến gần hơn với người tiêu dùng và tăng doanh thu, đồng thời thực hiện kế hoạch sản xuất dài hạn hiệu quả.
Công ty đặt mục tiêu mở rộng mạng lưới phân phối bằng cách tăng số lượng đại lý ủy quyền từ 50 lên 100 trong vòng 2 năm tới, đồng thời mở rộng thị trường sang các khu vực miền Trung và miền Nam Việt Nam.
Mục tiêu tối đa hoá giá trị tài sản cho các chủ sở hữu là một trong những yếu tố quan trọng trong lĩnh vực tài chính doanh nghiệp Để đạt được mục tiêu này, cần thực hiện thành công mục tiêu tăng doanh thu và lợi nhuận thông qua chiến lược sản phẩm mới và tối ưu hóa quy trình sản xuất Hioda Motors đã triển khai chiến lược sáp nhập dọc, kết hợp với các nhà cung cấp để giảm chi phí và tăng tỷ lệ nội địa hóa Năm 2003, công ty đã nâng tỷ lệ cổ phần tại Công ty sản xuất phụ tùng tự động Việt Nam lên 30% để kiểm soát tốt hơn hoạt động sản xuất Đến năm 2005, Hioda dự định tăng vốn cổ phần tại Công ty TNHH Quảng Đóng – Trung Quốc nhằm chủ động hơn trong sản xuất các thành phần xe máy, từ đó giảm sự phụ thuộc vào nguyên vật liệu từ các nhà cung cấp và tiết kiệm thời gian, chi phí.
G IẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TẠI HIODA
H OÀN THIỆN TỔ CHỨC VÀ HỆ THỐNG SỔ SÁCH QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO
Để áp dụng các mô hình quản lý hiệu quả, đặc biệt là mô hình JIT, nhà quản lý cần tìm ra cách tối ưu để quản lý nhân sự, khuyến khích tinh thần trách nhiệm và phát huy tối đa khả năng sáng tạo của nhân viên.
Hệ thống sổ sách kế toán hàng tồn kho cần được cải tiến để đảm bảo tính chính xác và minh bạch Đặc biệt, các phiếu xuất, nhập kho cần được thiết kế chi tiết nhằm cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết cho nhà quản lý Việc này sẽ giúp hạn chế sai sót, gian lận và nhầm lẫn trong tất cả các hoạt động liên quan đến hàng tồn kho.
Để nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho, các phòng ban cần được phân công nhiệm vụ rõ ràng và độc lập, giúp tăng cường tính chủ động và trách nhiệm trong công việc Phòng kinh doanh nên tách bạch nhiệm vụ, giao một phần quản lý hàng tồn kho cho các bộ phận khác Công ty cần thành lập các phòng chức năng liên quan đến quản lý hàng tồn kho, với cơ cấu cụ thể nhằm tối ưu hóa quy trình này.
Phòng mua hàng Tương tác Phòng nhận hàng kiểm tra
Phòng lưu hàng lẫn nhau Phòng vận chuyển
Kho NVL nhập khẩu Kho NVL mua trong nước Kho công cụ, dụng cụ Kho thành phẩm Kho phụ tùng
Việc phân công trách nhiệm rõ ràng trong các phòng ban sẽ giúp công ty nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho Đối với doanh nghiệp nhỏ, điều này có thể gặp khó khăn do hạn chế về nhân lực Tuy nhiên, trong ngành sản xuất xe máy, nơi nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng, việc chuyên môn hóa các hoạt động của các phòng ban liên quan là rất cần thiết Các kho cần tuyển chọn những nhân viên có kinh nghiệm và hiểu biết để phối hợp quản lý hiệu quả.
