CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TRONG QUẢN LÝ TÀI SẢN LƯU ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP
HÀNG TỒN KHO CỦA DOANH NGHIỆP
1.1.1 Cơ cấu Bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp
Khi đánh giá một doanh nghiệp, thông tin tài chính nội bộ, đặc biệt là các báo cáo tài chính, đóng vai trò quan trọng Trong số đó, Bảng cân đối kế toán là báo cáo thiết yếu cho các cổ đông, đối tác kinh doanh và nhà quản lý, giúp họ nắm bắt tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Bảng cân đối kế toán là báo cáo tài chính phản ánh tình trạng tài chính của doanh nghiệp tại một thời điểm cụ thể, bao gồm tài sản và nguồn vốn Đây là nguồn tư liệu quan trọng giúp đánh giá chất lượng quản lý tài sản của doanh nghiệp Cấu trúc tài sản được thể hiện rõ ràng, cho phép người đọc nắm bắt tỷ trọng giữa tài sản lưu động và tài sản cố định, cũng như biến động của các loại tài sản qua các thời kỳ Đặc biệt, trong doanh nghiệp sản xuất, tài sản lưu động, nhất là hàng tồn kho, luôn chiếm một tỷ trọng đáng kể trong cơ cấu tài sản.
Theo dõi Bảng cân đối kế toán qua nhiều năm tài chính cho thấy vị trí và giá trị của hàng tồn kho trong tổng tài sản của doanh nghiệp Hàng tồn kho liên quan đến hoạt động đầu vào, tình hình tiêu thụ và các chính sách quản lý khác nhau Sự thay đổi đột biến về tỉ trọng và cơ cấu hàng tồn kho qua các kỳ tài chính sẽ ảnh hưởng đến quản lý hàng tồn kho và tài sản lưu động của doanh nghiệp Do đó, để nghiên cứu quản lý hàng tồn kho, cần nắm bắt các vấn đề chung về tài sản lưu động và hàng tồn kho.
1.1.2 Các vấn đề chung về tài sản lưu động và hàng tồn kho của doanh nghiệp
Một trong những điều kiện thiết yếu để tiến hành hoạt động sản xuất – kinh doanh là đối tượng lao động Khác với tư liệu lao động, đối tượng lao động chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định Trong quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động, chúng bị tiêu hao hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra sản phẩm Do đó, ở chu kỳ sản xuất tiếp theo, cần phải sử dụng các đối tượng lao động khác.
Các đặc điểm nêu trên là cơ sở quan trọng để nhận diện và quản lý tài sản lưu động Từ đó, chúng ta có thể hình thành khái niệm tổng quát về tài sản lưu động.
Tài sản lưu động là những tài sản ngắn hạn và thường xuyên luân chuyển trong quá trình sản xuất – kinh doanh 1
Mỗi loại tài sản đều có vai trò quan trọng trong việc đạt được mục tiêu của doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực sản xuất công nghiệp, nơi tài sản lưu động chiếm tỉ trọng cao trong tổng giá trị tài sản Do đó, doanh nghiệp cần nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng tài sản lưu động để hoàn thành các kế hoạch đề ra Để làm được điều này, việc quản lý từng bộ phận của tài sản lưu động là rất cần thiết.
Chứng khoán có tính thanh khoản cao
Dự trữ/Hàng tồn kho
Hàng tồn kho là một trong những thành phần quan trọng nhất của tài sản lưu động, thu hút sự chú ý đặc biệt trong lĩnh vực kế toán, tài chính và kiểm toán, đồng thời thường xuyên được thảo luận bởi các chuyên gia tài chính.
Có một số lí do chính khiến hàng tồn kho trở nên đặc biệt quan trọng:
Hàng tồn kho là một phần quan trọng trong tài sản lưu động của doanh nghiệp, thường chiếm tỷ trọng lớn nhất Việc quản lý hàng tồn kho có thể gặp nhiều rủi ro, bao gồm sai sót và gian lận, do tính chất phức tạp và dễ bị ảnh hưởng của nó.
Mỗi doanh nghiệp cần chọn phương pháp định giá hàng tồn kho và mô hình dự trữ phù hợp, vì mỗi lựa chọn sẽ dẫn đến kết quả khác nhau Do đó, các doanh nghiệp phải đảm bảo tính thống nhất trong việc áp dụng các phương pháp định giá và mô hình dự trữ qua các kỳ và năm tài chính.
Giá trị hàng tồn kho ảnh hưởng trực tiếp tới giá vốn hàng bán và do vậy có ảnh hưởng trọng yếu tới lợi nhuận thuần trong năm;
Việc xác định chất lượng, tình trạng và giá trị hàng tồn kho là một nhiệm vụ phức tạp và khó khăn hơn so với các loại tài sản khác Hàng tồn kho, với tư cách là tài sản lưu động, chuyển giao toàn bộ giá trị vào chu kỳ sản xuất và kinh doanh, do đó, quản lý hàng tồn kho trở nên cực kỳ quan trọng và phức tạp.
Hàng tồn kho là một khái niệm rộng, bao gồm rất nhiều loại khác nhau.
Việc phân loại và định giá hàng tồn kho, đặc biệt là các linh kiện điện tử phức tạp, công trình xây dựng dở dang, tác phẩm nghệ thuật, kim khí và đá quý, gặp nhiều khó khăn Hàng tồn kho đa dạng được bảo quản ở nhiều địa điểm khác nhau với điều kiện và người quản lý khác nhau Do đó, công tác kiểm soát vật chất, kiểm kê, quản lý và sử dụng hàng tồn kho trở thành một nhiệm vụ phức tạp trong quản lý tài sản, đặc biệt là tài sản lưu động.
Từ những lí do trên ta thấy được sự cần thiết của việc nghiên cứu về hàng tồn kho trong một doanh nghiệp sản xuất.
Nội dung hàng tồn kho
Hàng tồn kho là các tài sản bao gồm: a) sản phẩm được giữ để bán trong quá trình sản xuất và kinh doanh thông thường; b) sản phẩm đang trong quá trình sản xuất dở dang; c) nguyên liệu, vật liệu, công cụ và dụng cụ dùng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.
Tồn kho là các nguồn lực nhàn rỗi được giữ lại để sử dụng trong tương lai Khi có các nguồn lực chưa được sử dụng ngay tại đầu vào hoặc đầu ra của doanh nghiệp, tồn kho sẽ xuất hiện.
Tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp, hàng tồn kho và quy trình hoạch định, kiểm soát sẽ khác nhau Đối với các doanh nghiệp dịch vụ, sản phẩm chủ yếu là vô hình, như các công ty tư vấn hay giải trí, hàng tồn kho bao gồm dụng cụ, phụ tùng và thiết bị phục vụ cho hoạt động Trong lĩnh vực này, nguyên vật liệu và sản phẩm tồn kho có thể tiềm ẩn trong kiến thức và kỹ năng của nhân viên Ngược lại, trong lĩnh vực thương mại, doanh nghiệp chủ yếu mua hàng để bán và kiếm lợi nhuận.
Hàng tồn kho trong lĩnh vực thương mại chủ yếu bao gồm hàng hóa đã mua và hàng chuẩn bị giao đến tay người tiêu dùng, không có dự trữ bán thành phẩm như trong sản xuất Ngược lại, trong lĩnh vực sản xuất chế tạo, hàng tồn kho bao gồm nhiều loại, từ nguyên vật liệu, bán thành phẩm trên dây chuyền, đến sản phẩm hoàn thiện trước khi đến tay người tiêu dùng Việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả là rất quan trọng để đảm bảo quy trình sản xuất và cung ứng diễn ra suôn sẻ.
1.1.3 Phân loại hàng tồn kho
Về cơ bản hàng tồn kho có thể bao gồm ba loại chính:
QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO CỦA DOANH NGHIỆP
1.2.1 Sự cần thiết phải quản lý hàng tồn kho
Quản lý và sử dụng hiệu quả tài sản lưu động là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu và nhiệm vụ đề ra Việc quản lý kém tài sản lưu động có thể gây ra nhiều khó khăn trong hoạt động của công ty, thậm chí dẫn đến nguy cơ phá sản.
Quản lý tài chính doanh nghiệp bao gồm các vấn đề quan trọng như dự toán vốn dài hạn, cơ cấu vốn và quản lý tài sản lưu động Đặc biệt, quản lý tài sản lưu động liên quan đến các hoạt động tài chính hàng ngày và quyết định tài chính ngắn hạn của doanh nghiệp Do đó, việc quản lý tài sản lưu động đóng vai trò quan trọng trong tổng thể quản lý tài sản của doanh nghiệp.
Quản lý hàng tồn kho là một phần quan trọng của tài sản lưu động trong doanh nghiệp, đóng vai trò kinh tế lớn vì hàng tồn kho là tài sản có giá trị cao Doanh nghiệp cần cân bằng giữa việc tăng hàng tồn kho để đảm bảo sản xuất liên tục và chi phí liên quan đến dự trữ Đặc biệt, đối với doanh nghiệp sản xuất chế tạo, yêu cầu quản lý hàng tồn kho càng trở nên nghiêm ngặt Thống kê cho thấy mức tồn kho trung bình trong ngành chế tạo đạt khoảng 1,6 doanh số bán/tháng, trong khi các lĩnh vực bán lẻ và bán buôn lần lượt là 1,4 và 1,2 doanh số bán/tháng Quản lý hàng tồn kho hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu thị trường mà còn hoàn thành kế hoạch sản xuất – kinh doanh.
Rút ngắn thời gian cần thiết để hệ thống sản xuất có thể đáp ứng nhu cầu;
Phân bổ chi phí cố định cho các đơn hàng hay lô sản xuất khối lợng lớn;
Đảm bảo ổn định sản xuất và số lợng công nhân khi nhu cầu biến đổi;
Bảo vệ doanh nghiệp trớc các sự kiện làm đình trệ sản xuất nh đình công, thiếu hụt trong khâu cung cấp…
Bảo đảm sự mềm dẻo trong hệ thống sản xuất…
1.2.2 Nội dung của quản lý hàng tồn kho
Luồng dịch chuyển vật chất trong hệ thống sản xuất chế tạo
Hàng tồn kho có thể xuất hiện ở mọi giai đoạn trong quy trình sản xuất, do đó, việc nghiên cứu luồng dịch chuyển vật chất trong hệ thống sản xuất - kinh doanh là rất cần thiết Điều này giúp chúng ta nhận diện sự hiện diện của hàng tồn kho cũng như các loại kho khác nhau tại từng công đoạn.
Hệ thống sản xuất là quá trình chuyển hóa các đầu vào thành đầu ra thông qua một "hộp đen" kỹ thuật Trong sản xuất chế tạo, đầu vào chủ yếu là nguyên vật liệu hữu hình, và quá trình chuyển hóa này thể hiện sự dịch chuyển vật chất từ nơi làm việc này sang nơi làm việc khác Cuối cùng, sản phẩm được phân phối rộng rãi đến tay khách hàng cuối cùng thông qua các kênh phân phối khác nhau.
Ta có thể hình dung dòng dịch chuyển này qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 1: Dòng dịch chuyển vật chất trong hệ thống chế tạo
Hàng tồn kho hiện diện trong mọi giai đoạn sản xuất, bao gồm kho nguyên vật liệu, kho thành phẩm và kho bán thành phẩm Quản lý hàng tồn kho liên quan chặt chẽ đến việc theo dõi dòng chảy vật chất trong hệ thống sản xuất và kinh doanh.
Nội dung của quản lý hàng tồn kho
Các giai đoạn sản xuất
K ho n hà p hâ n ph ối
Quản lý hàng tồn kho là quá trình tối ưu hóa lượng tồn kho nhằm giảm thiểu chi phí liên quan Hoạt động này dựa trên bốn câu hỏi quan trọng để đảm bảo hiệu quả và tiết kiệm.
Lợng đặt hàng là bao nhiêu đơn vị vào thời điểm quy định;
Vào thời điểm nào thì bắt đầu đặt hàng;
Loại hàng tồn kho nào đợc chú ý;
Có thể thay đổi chi phí tồn kho hay không? Để trả lời câu hỏi này, cần nghiên cứu các mô hình quản lý hàng tồn kho và đặc điểm của từng loại hàng hóa, cũng như các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí tồn kho.
Khi doanh nghiệp tiến hành dự trữ, sẽ phát sinh nhiều loại chi phí như chi phí bốc xếp nguyên vật liệu, chi phí bảo quản, chi phí đặt hàng và chi phí bảo hiểm Việc nghiên cứu các loại chi phí tồn kho là cần thiết trước khi áp dụng các mô hình dự trữ, vì chi phí tồn kho thường liên quan chặt chẽ đến các mô hình này.
Chi phí lu kho (Chi phí tồn trữ)
Chi phí đặt hàng (Chi phí hợp đồng)
Chi phí khác Để có thể hình dung từng bộ phận của chi phí tồn kho ta có bảng minh hoạ sau với các số liệu giả định:
Chi phí tồn kho (năm) (% giá trị hàng tồn kho)
Chi phí đóng gói hàng 12%
Khấu hao thiết bị kho và thanh lý hàng cũ 12%
II Chi phí đặt hàng
Phí đặt hàng Thay đổi theo lô hàng
III Các chi phí khác
Giảm doanh thu (do mất hàng) Thay đổi
Mất uy tín với khách hàng Thay đổi
Gián đoạn sản xuất Thay đổi
Chi phí này tăng tỉ lệ thuận với lợng hàng tồn kho trung bình hiện có và đợc phân ra làm hai loại:
Chi phí tài chính: bao gồm chi phí sử dụng vốn nh trả lãi tiÒn vay, chi phÝ vÒ thuÕ, khÊu hao…
Chi phí hoạt động bao gồm các khoản như chi phí bốc xếp hàng hóa, chi phí bảo hiểm hàng hóa, chi phí do giảm giá trị hàng hóa, chi phí hao hụt mất mát và chi phí bảo quản.
Bảng dới đây sẽ thống kê những chi phí tồn trữ có thể có:
Nhóm chi phí Tỉ lệ so với giá trị dự trữ
1 Chi phí về nhà cửa và kho tàng
- Tiền thuê hoặc khấu hao nhà cửa
- Chi phí cho bảo hiểm nhà kho, kho tàng
- Chi phí cho thuê nhà đất
2 Chi phí sử dụng thiết bị phương tiện
- Tiền thuê hoặc khấu hao dụng cụ, thiết bị
- Chi phí vận hành thiết bị
3 Chi phí về nhân lực cho hoạt động giám sát quản lý
4 Phí tồn kho việc đầu tư vào hàng dự trữ
- Thuế đánh vào hàng dự trữ
Nhóm chi phí Tỉ lệ so với giá trị dự trữ
- Chi phí cho việc vay mượn (vốn)
- Bảo hiểm cho hàng dự trữ
5 Thiệt hại của hàng dự trữ do mất mát, hư hỏng hoặc không sử dụng được
Nếu doanh nghiệp cần D đơn vị hàng hóa mỗi năm và thực hiện N lần đặt hàng trong năm, thì số lượng hàng hóa đặt mỗi lần sẽ được tính bằng công thức Q = D/N.
Lợng tồn kho trung bình
Giả sử ta có giả thiết về hàng tồn kho của một doanh nghiệp nh sau:
Nh vậy, lợng hàng cung ứng mỗi lần Q=D/N0,000/40,000đv/1 lần đặt hàng
Lợng tồn kho trung bình A0,000/2,000đv
Sau khi tàu cập bến, lượng hàng tồn kho lớn nhất đạt 30.000 đơn vị, trong khi trước khi nhập lô hàng mới, lượng hàng tồn kho có thể giảm xuống mức thấp nhất, thậm chí bằng 0 Lượng hàng tồn kho trung bình sẽ duy trì ở mức 15.000 đơn vị.
Giả sử hàng tồn kho có giá p = $2/1đv Giá trị hàng tồn kho trung bình = p x A=2 x 15,000 $30,000
Chi phí lu kho = 10% giá trị hàng lu kho = 10% x 30,000
Chi phí bốc dỡ, xếp hàng vào kho là $2,000/nămChi phí bảo hiểm kho là $500/năm
Khấu hao và thanh lý tài sản cũ không dùng đợc
Tổng chi phí tồn kho = 3,000 + 2,000 + 500 + 1,000 = $ 6,500
Nh vậy tỉ lệ phí tổn tồn kho/năm = 6,500/30,000 0.217
Nếu gọi: t : Tỉ lệ chi phí lu kho
TCC (Total Carrying Cost) : Tổng chi phí tồn kho p : Đơn giá hàng lưu kho
A : Giá trị tồn kho trung bình
C : Chi phí lưu kho một đơn vị hàng hoá
Chi phí đặt hàng, hay còn gọi là chi phí hợp đồng, là khoản chi cho việc đặt một đợt hàng mới, bao gồm chi phí quản lý, giao dịch và vận chuyển hàng hóa Chi phí này thường cố định cho mỗi lô hàng, bất kể kích thước lô hàng lớn hay nhỏ Do đó, chi phí đặt hàng sẽ thấp hơn khi đặt hàng với số lượng lớn, trong khi đó sẽ cao hơn nếu lô hàng đặt có kích thước nhỏ.
Tổng chi phí đặt hàng vì thế sẽ tăng lên nếu số lượng mỗi lần cung ứng giảm đi.
N : Số lần đặt hàng trong năm
TOC (Total Ordering Cost) : Tổng chi phí đặt hàng
C : Chi phí cố định cho một lần đặt hàng và C
Q Theo ví dụ trên ta sẽ có:
Các chi phí khác: bao gồm các chi phí thành lập kho, trả lương cho công nhân viên ngoài giờ…
Tổng phí tổn tồn kho (Total Inventory Cost) TIC Tổng chi phí tồn kho được tính bằng công thức:
Phương trình tổng quát tính tổng chi phí tồn kho sẽ là: min TIC = C x Q (1)
Phương trình (1) sẽ được áp dụng vào các mô hình quản lý hàng tồn kho dưới đây
1.2.3 Các phương pháp quản lý hàng tồn kho
Khi nghiên cứu các phương pháp quản lý hàng tồn kho, chúng ta cần giải quyết hai câu hỏi trọng tâm là:
Lượng hàng cho mỗi đơn hàng là bao nhiêu thì chi phí sẽ thấp nhất
Khi nào thì tiến hành đặt hàng
1.2.3.1 Quản lý dự trữ theo phương pháp cổ điển hay mô hình dự trữ hiệu quả nhất EOQ (Economic ordering Quantity)
Mô hình kiểm soát dự trữ cơ bản EOQ được đề xuất và ứng dụng từ năm
Từ năm 1915 cho đến nay, kỹ thuật kiểm soát dự trữ này vẫn được nhiều doanh nghiệp áp dụng rộng rãi Mặc dù phương pháp này dễ thực hiện, nhưng việc áp dụng nó yêu cầu phải dựa vào những giả thiết quan trọng.
Nhu cầu phải biết trước và nhu cầu không đổi;
Phải biết trước thời gian kể từ khi đặt hàng cho tới khi nhận được hàng và thời gian đó không đổi;
Lượng hàng của mỗi đơn hàng được thực hiện trong một chuyến hàng và được thực hiện ở một thời điểm đã định trước;
Chỉ có duy nhất 2 loại chi phí là chi phí tồn trữ và chi phí đặt hàng;
Sự thiếu hụt trong kho hoàn toàn không xảy ra nếu như đơn đặt hàng được thực hiện đúng thời gian.
Lượng hàng cung ứng Sơ đồ 2: Mô hình hàng tồn kho cơ bản
Q* - Sản lượng của một đơn hàng (lượng hàng dự trữ tối đa)
O – Dự trữ tối thiểu Q*/2 – Lượng dự trữ trung bình
OA = AB = BC là khoảng cách kể từ khi nhận hàng đến khi sử dụng hết hàng của một đợt đặt hàng dự trữ
Mô hình EOQ (Economic Order Quantity) cho thấy rằng lượng dự trữ sẽ giảm theo tỷ lệ không đổi khi nhu cầu không thay đổi theo thời gian Để áp dụng mô hình này, cần xác định các thông số cơ bản như chi phí đặt hàng, chi phí lưu kho và nhu cầu hàng hóa.
Lượng đặt hàng tối ưu
ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO CỦA DOANH NGHIỆP
1.3.1 Một số chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho
1.3.1.1 Chu kì vận động của tiền mặt
Chu kỳ vận động của tiền mặt là chỉ tiêu quan trọng để đánh giá hiệu quả quản lý tài sản lưu động và phân loại các tài sản này Hàng tồn kho đóng vai trò thiết yếu trong tài sản lưu động, do đó, chỉ tiêu này cũng giúp đánh giá thực trạng quản lý hàng tồn kho tại doanh nghiệp.
Chu kỳ vận động của tiền mặt là khoảng thời gian từ khi thanh toán cho nguyên vật liệu đến khi nhận được tiền từ các khoản phải thu từ việc bán sản phẩm cuối cùng.
Chu kì vận động của tiền mặt
Thời gian vận động của nguyên vật liệu
Thời gian thu hồi khoản phải thu
Thời gian chậm trả khoản phải trả ảnh hưởng đến chu kỳ vận động của tiền mặt Khi thời gian vận động của nguyên vật liệu giảm, thông qua việc sản xuất và bán hàng nhanh hơn, chu kỳ vận động của tiền mặt cũng sẽ được rút ngắn.
Thời gian vận động của nguyên vật liệu là khoảng thời gian trung bình cần thiết để biến nguyên vật liệu thành sản phẩm hoàn chỉnh, bao gồm cả thời gian bán hàng của các sản phẩm đó.
Thời gian vận động của nguyên vật liệu = Hàng tồn kho
Một công ty xe máy có mức tồn kho trung bình 2 triệu đơn vị và doanh số bán hàng hàng năm đạt 10 triệu đơn vị, điều này cho thấy thời gian vận động của nguyên vật liệu là một yếu tố quan trọng trong quản lý chuỗi cung ứng.
Thời gian vận động của nguyên vật liệu = 2.000.000
Như vậy, công ty này cần trung bình 72 ngày để chuyển nguyên vật liệu thành sản phẩm cuối cùng và bán nó.
Mục tiêu của doanh nghiệp là tối ưu hóa chu kỳ vận động của tiền mặt để giảm thiểu nhu cầu tài trợ bên ngoài, từ đó hạn chế chi phí phát sinh và tăng cường lợi nhuận hoạt động Việc kéo dài chu kỳ vận động tiền mặt sẽ dẫn đến việc doanh nghiệp phải tìm kiếm nguồn tài trợ lớn hơn, điều này có thể ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả sản xuất và lợi nhuận.
1.3.1.2 Các chỉ tiêu về tốc độ luân chuyển của hàng tồn kho Đây là nhóm chỉ tiêu khá quan trọng trong phân tích tài chính để đánh giá hoạt động sản xuất – kinh doanh của một doanh nghiệp cũng như hiệu quả hoạt động quản lý hàng tồn kho tại doanh nghiệp đó
Vòng quay dự trữ = Doanh thu trong năm
Giá trị hàng tồn kho bình quân là một chỉ số quan trọng giúp đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Vòng quay dự trữ cho phép so sánh hiệu suất giữa các năm hoặc kỳ tài chính khác nhau, đồng thời có thể đối chiếu với tỷ số trung bình trong ngành để xác định vị thế cạnh tranh.
Doanh nghiệp luôn hướng tới việc nâng cao số vòng quay dự trữ, vì chỉ số này phản ánh hiệu quả quản lý hàng tồn kho Việc phân tích tỷ số này giúp các nhà phân tích đánh giá mức độ hiệu quả trong quản lý hàng hóa và phát hiện những bất hợp lý có thể tồn tại trong quy trình.
Thời gian một vòng luân chuyển hàng tồn kho = 360
Tỉ số này cho biết để hàng tồn kho luân chuyển được một vòng cần bao nhiêu ngày
Hệ số đảm nhiệm hàng tồn kho = Hàng tồn kho bình quân
Hệ số này cho biết để tạo ra một đồng doanh thu thuần cần bao nhiêu đồng hàng tồn kho
1.3.1.3 Chỉ tiêu về khả năng sinh lợi của hàng tồ n kho
Khả năng sinh lợi của hàng tồn kho = Lợi nhuận trước thuế/sau thuế
Hàng tồn kho bình quân là chỉ tiêu quan trọng, cho thấy mỗi đồng hàng tồn kho có khả năng tạo ra bao nhiêu đồng lợi nhuận trước thuế hoặc lợi nhuận sau thuế.
1.3.2 Đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho thông qua các mô hình và phương pháp dự trữ
Nhiều doanh nghiệp hiện nay đang áp dụng phương pháp quản lý hàng tồn kho dựa trên nguyên tắc khoa học, nhằm cân bằng giữa chi phí phát sinh từ việc thiếu hụt hàng hóa và chi phí do tồn kho dư thừa Quản lý hàng tồn kho hiệu quả có thể được phân tích qua ba khía cạnh chính.
Mô hình dự trữ EOQ (Economic Order Quantity) giúp xác định lượng hàng tối ưu để đặt, nhằm giảm thiểu chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho.
Mua hàng với số lượng lớn để nhận chiết khấu có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đáng kể cho việc mua sắm các bộ phận trong kho.
Các doanh nghiệp cần xác định lượng hàng tồn kho dự phòng để giảm thiểu rủi ro thiếu hụt, dù áp dụng phương pháp kiểm tra liên tục hay định kỳ Việc thiết lập tồn kho dự phòng xuất phát từ tính không chắc chắn của nhu cầu và hệ thống sản xuất Quản lý hiệu quả hàng tồn kho không chỉ dựa vào các phương pháp và mô hình, mà còn cần kinh nghiệm và chính sách loại trừ các yếu tố bất thường trong hệ thống sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp.
THỰC TRẠNG HIỆU QUẢ QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TẠI HIODA MOTORS
KHÁI QUÁT VỀ HIODA MOTORS VIỆT NAM
2.1.1 Lịch sử hình thànhvà phát triển của Hioda Motors
Hioda Motors là một công ty liên doanh được thành lập tại Việt Nam, hoạt động dưới giấy phép đầu tư số 1521/GP do Bộ Kế hoạch và Đầu tư cấp vào ngày 22 tháng 3 năm.
1997 và điều chỉnh theo giấy phép đầu tư số 1521/GPĐC1 ngày 13 tháng 4 năm
2003 Hoạt động của Hioda Motors sẽ kéo dài trong 50 năm kể từ ngày cấp giấy phép đầu tư đầu tiên.
Công ty Hioda Motors chuyên sản xuất và lắp ráp xe máy, cùng với việc sản xuất phụ tùng để phân phối tại thị trường Việt Nam và quốc tế Ngoài ra, công ty còn cung cấp dịch vụ bảo hành, bảo dưỡng và sửa chữa xe máy Vào tháng 9 năm 2004, tại phiên họp thứ 9 của Ban giám đốc, kế hoạch phát triển sản xuất xe máy đã được thông qua với vốn pháp định 10 triệu USD và tổng vốn đầu tư dự kiến lên tới 90 triệu USD.
Hioda Motors hi vọng các cơ quan quản lý có thẩm quyền của Việt Nam (như
Bộ kế hoạch và đầu tư) sớm thông qua kế hoạch này của công ty.
Công ty bắt đầu thực hiện hoạt động sản xuất vào tháng 5 năm 1997.
Hioda Motors có 2 dòng sản phẩm chính là Buddy và Karla Vào tháng 11 năm
2003, công ty tiếp tục cho ra mắt hai mẫu sản phẩm mới, kế thừa hai dòng xe truyền thống là Buddy-4U và Karla9.
Hioda Motors, công ty mới thành lập tại Việt Nam, đã hoạt động được 5 năm nhưng vẫn đang trong giai đoạn đầu phát triển Trên thị trường xe máy hiện nay, Hioda Motors phải cạnh tranh với nhiều thương hiệu lớn như Honda, Suzuki, Yamaha và các sản phẩm giá rẻ từ Trung Quốc Để tạo dựng vị thế, công ty đang nỗ lực giảm giá thành sản phẩm nhằm tăng sức cạnh tranh và doanh thu, đồng thời cam kết giữ vững chất lượng sản phẩm mang thương hiệu Hioda Motors Điều này sẽ giúp thương hiệu Hioda Motors ghi dấu ấn trong lòng người tiêu dùng giữa sự đa dạng của các hãng xe máy hiện có.
Mặc dù công ty chưa đạt được nhiều thành tựu nổi bật, nhưng đã có những dấu hiệu phát triển tích cực trên thị trường Năm 2004, công ty thực hiện điều chỉnh vốn pháp định và vốn đầu tư theo giấy phép, nâng tổng vốn pháp định lên 10 triệu Đô la Mỹ.
1 Tập đoàn máy cơ khí và nông nghiệp Việt Nam (30%)
1,900,000 Đô la Mỹ 1,100,000 Đô la Mỹ
2 Công ty trách nhiệm hữu hạn Hioda Motors (42%)
2,660,000 Đô la Mỹ 1,540,000 Đô la Mỹ
3 Công ty xe máy Đông Tây (28%)
Trong quý III năm 2002, Hioda Motors đã đầu tư 1,773,000 Đô la Mỹ để xây dựng dây chuyền sản xuất trong khuôn khổ dự án nội địa hóa, nhằm giảm chi phí sản xuất xe máy và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường Dây chuyền này đã hoàn thành và đi vào hoạt động từ quý II năm 2003, giúp công ty không còn phải nhập khẩu một số linh kiện xe máy từ Công ty xe máy Đông Tây.
Cuối năm 2003 và đầu năm 2004, Hioda Motors đã đầu tư 1,5 triệu Đô la Mỹ, nâng tỷ lệ cổ phần của mình lên 30% tại Công ty sản xuất phụ tùng tự động Việt Nam, một công ty mới được thành lập vào tháng trước đó.
Vào năm 2002, Hioda Motors Việt Nam bắt đầu hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực cung cấp phụ tùng xe máy Công ty đặt mục tiêu tăng tỷ lệ nội địa hóa cho xe máy và phụ tùng từ 40% lên 54%, nhằm giảm chi phí và giá thành sản phẩm.
2.1.2 Đặc điểm sản xuất – kinh doanh của Hioda Motors
Hioda Motors được thành lập trong bối cảnh ngành công nghiệp xe máy Việt Nam phát triển mạnh mẽ, buộc công ty phải liên tục cải tiến quy trình sản xuất và nâng cao hiệu quả quản lý Để tồn tại trong thị trường cạnh tranh khốc liệt, Hioda Motors tập trung vào việc giảm giá thành sản phẩm Hiện tại, công ty sở hữu những đặc điểm cơ bản về thị trường, sản phẩm dịch vụ và khách hàng.
Thị trường mục tiêu của Hioda Motors hiện nay là người tiêu dùng có thu nhập trung bình và khá Công ty đang nỗ lực xây dựng thương hiệu và hướng tới mục tiêu trở thành một trong những nhà sản xuất xe máy hàng đầu tại Việt Nam, mặc dù vẫn cần thêm thời gian để đạt được điều này Hioda Motors cũng chú trọng đến việc xuất khẩu sản phẩm sang các nước có nhu cầu cao, đặc biệt là khu vực Đông Nam Á như Philippines, Myanmar và Lào Dự kiến trong năm 2004, công ty sẽ xuất khẩu khoảng 7.500 chiếc xe máy.
4 triệu Đô la Mỹ (năm 2003 là 5.200 chiếc tương đương với khoảng 2.8 triệu Đô la Mỹ)
Công ty chuyên sản xuất và phân phối xe máy với hai dòng sản phẩm chính là Rubi và Karla, cùng với các phiên bản cải tiến Rubi4U và Karla9, nhắm đến đối tượng thanh niên Ngoài ra, phụ tùng xe máy mang thương hiệu Hioda Motors cũng được cung cấp độc lập hoặc kèm theo sản phẩm Để nâng cao trải nghiệm khách hàng, công ty cung cấp dịch vụ hậu mãi hấp dẫn, bao gồm hai lần kiểm tra xe miễn phí trong 12.000 km đầu tiên hoặc trong vòng một năm sử dụng, cùng với chế độ bảo hành cho các hỏng hóc kỹ thuật trong hai năm kể từ ngày mua.
Khách hàng chính của Hioda Motors là các đại lý ủy quyền, những người phải thanh toán đầy đủ trước khi nhận sản phẩm Để mua phụ tùng xe máy, các đại lý cần đặt cọc một khoản tiền nhất định như bảo đảm thanh toán, giúp ngăn chặn nợ nần trong quá trình phân phối Hiện tại, Hioda Motors đã phát triển mạng lưới với khoảng 50 đại lý trên toàn quốc.
Các nhà cung cấp chính bao gồm Công ty xe máy Đông Tây, Công ty xe máy Hioda Motors Trung Quốc, và Tập đoàn Hioda Motors, cùng với các nhà cung cấp trong nước cung cấp nguyên vật liệu và dịch vụ liên quan Các ngân hàng giao dịch chủ yếu là ABN AMRO Bank, Ngân hàng Tokyo Mitsubishi, Vietcombank và Fuji Bank, phục vụ các hoạt động tiền gửi, mua Đô la Mỹ và Yên Nhật.
2.1.2.2 Chính sách kế toán áp dụng tại doanh nghiệp
Cơ sở lập các báo cáo tài chính
Các báo cáo tài chính bằng Đô la Mỹ được lập theo quy định pháp luật và kế toán tại Việt Nam, nhằm phản ánh tình hình tài chính, kết quả hoạt động kinh doanh và luồng lưu chuyển tiền tệ theo các nguyên tắc kế toán phổ biến Các báo cáo này được xây dựng trên cơ sở giá gốc và công ty cam kết áp dụng nhất quán các chính sách kế toán trong năm và với các năm trước.
Năm tài chính của Hioda Motors kéo dài từ ngày 1 tháng 1 đến ngày 31 tháng 12, theo công văn phê duyệt số 643 TC/CĐKT của Bộ Tài chính vào ngày 17 tháng 1 năm 2003 Đơn vị tiền tệ được sử dụng trong ghi sổ kế toán là Đô la Mỹ.
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho
Công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho, với hàng tồn kho được ghi nhận theo giá gốc trừ đi dự phòng giảm giá và dự phòng cho hàng lỗi thời Các dự phòng này được xác định dựa trên đánh giá của Ban giám đốc về giá bán ước tính của hàng tồn kho, sau khi trừ đi các chi phí hoàn thiện sản phẩm và chi phí bán hàng ước tính Giá gốc hàng tồn kho được tính theo phương pháp nhập trước-xuất trước (FIFO) và bao gồm tất cả chi phí phát sinh để có được hàng tồn kho ở trạng thái hiện tại Đối với thành phẩm và sản phẩm dở dang, giá gốc bao gồm chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công trực tiếp và các chi phí sản xuất chung đã được phân bổ.
2.1.3 Các quy trình sản xuất - kinh doanh chủ yếu
Các quy trình sản xuất kinh doanh chính
Mô tả các quy trình và thành phần tương ứng trong báo cáo tài chính
Hoạt động kinh doanh xe máy/marketing
ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TẠI HIODA MOTORS
2.3.1 Đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho thông qua các chỉ số tài chính
Các chỉ số tài chính đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá cả định tính và định lượng hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Đối với Hioda Motors, việc sử dụng các chỉ số này là cần thiết để phân tích hiệu quả quản lý hàng tồn kho.
Trong lịch sử, hàng tồn kho từng được xem như biểu tượng của sự giàu có và tài sản của thương gia Tuy nhiên, với sự phát triển của khoa học quản lý, các nhà quản lý doanh nghiệp đã thay đổi quan điểm, chuyển từ việc tích trữ hàng hoá sang việc ưu tiên tính lưu động của hàng tồn kho.
Các chỉ số trên đều đưa ra cùng một kết luận: hiệu quả quản lý hàng tồn kho của công ty ngày càng được cải thiện.
Vòng quay hàng tồn kho đã liên tục tăng trong ba năm qua, cho thấy mỗi đơn vị hàng tồn kho mang lại ngày càng nhiều doanh thu Điều này dẫn đến việc thời gian luân chuyển hàng tồn kho cũng gia tăng qua các năm.
Số ngày cần thiết cho hàng tồn kho luân chuyển được một vòng đã giảm từ hơn
Trong vòng một tháng, thời gian luân chuyển vốn lưu động của công ty đã giảm xuống còn khoảng 18 ngày, cho thấy tốc độ luân chuyển vốn đang gia tăng Tốc độ này không chỉ giúp nhanh chóng thu hồi vốn mà còn tạo điều kiện cho việc tái đầu tư vào các kỳ sản xuất – kinh doanh tiếp theo và nắm bắt thêm cơ hội kinh doanh mới Bên cạnh đó, hệ số đảm nhiệm hàng tồn kho cũng giảm rõ rệt, cho thấy hiệu quả sử dụng vốn ngày càng cao và số vốn tiết kiệm được ngày càng nhiều.
Khả năng sinh lợi của hàng tồn kho đã gia tăng nhờ vào lợi nhuận tăng và hàng tồn kho giảm qua các năm tài chính Tốc độ giảm của hàng tồn kho nhanh hơn tốc độ tăng của lợi nhuận trước thuế, dẫn đến việc khả năng sinh lợi của hàng tồn kho càng được cải thiện.
Mặc dù các chỉ số tài chính chỉ phản ánh một phần tình hình quản lý hàng tồn kho tại doanh nghiệp, nhưng số liệu cho thấy hiệu quả quản lý và sử dụng hàng tồn kho của Hioda Motors đã tăng lên trong ba năm qua Sự cải thiện này giúp công ty giảm chi phí, tăng tốc độ luân chuyển vốn, từ đó nâng cao doanh thu và lợi nhuận.
2.3.2 Đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho thông qua hệ thống kiểm soát hàng tồn kho tại Hioda Motors
Quản lý hiệu quả nguồn nhân lực là yếu tố then chốt trong hoạt động quản lý Để đạt được điều này, cần tổ chức các bộ phận một cách khoa học và hợp lý, với sự chuyên môn hóa rõ ràng Quản lý hàng tồn kho là một nhiệm vụ phức tạp, yêu cầu doanh nghiệp phân công các phòng ban một cách hợp lý Tại Hioda Motors, hoạt động này được thực hiện bởi phòng kế toán tài chính và phòng kinh doanh, cùng với các bộ phận kho, phân xưởng và bộ phận kiểm tra chuyên trách.
Về cơ bản, hệ thống tổ chức này đã thực hiện khá tốt nhiệm vụ của mình.
Hệ thống quản lý hàng tồn kho của Hioda Motors tuân theo nguyên tắc phân công chuyên trách, tuy nhiên vẫn còn một số nhược điểm cần cải thiện để nâng cao hiệu quả hoạt động.
Hiện nay, phòng kinh doanh thường kiêm nhiệm nhiều vai trò như mua hàng hóa và phê duyệt xuất thành phẩm Trong khi điều này có thể phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, Hioda Motors, với quy mô sản xuất lớn và vốn đầu tư đáng kể, cần một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả Để đảm bảo quản lý hàng tồn kho tốt hơn, mỗi phòng ban nên tập trung vào một chức năng cụ thể.
Bộ phận nhận và kiểm tra hàng tại Hioda Motors chưa được tách thành phòng riêng biệt, vẫn hoạt động chung với các phòng mua hàng, lưu hàng và vận chuyển Chức năng của bộ phận này rất quan trọng để đảm bảo hàng hóa vào kho đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng và kỹ thuật Tuy nhiên, hoạt động của bộ phận này vẫn chưa được tăng cường, điều này có thể ảnh hưởng đến quy trình quản lý hàng hóa.
Hệ thống sổ sách kế toán hàng tồn kho cần được cải thiện để quản lý hiệu quả cả chất lượng lẫn số lượng hàng hóa Các mẫu phiếu như Phiếu nhập kho và xuất kho hiện chưa rõ ràng về nhu cầu nhập, xuất, dẫn đến việc thiếu thông tin về mục đích hoặc cơ sở phát sinh Việc thiết kế phiếu quá đơn giản có thể gây ra lãng phí hoặc gian lận, đồng thời tạo khó khăn cho các nhà quản lý trong việc theo dõi và kiểm soát hàng tồn kho.
Công ty thực hiện kiểm kê thường xuyên cho hầu hết các loại hàng tồn kho, nhưng công cụ và dụng cụ, mặc dù là thành phần phụ, chưa được chú trọng kiểm kê đúng mức Các loại hàng tồn kho khác có biên bản kiểm kê hàng tháng và cuối năm, trong khi công cụ dụng cụ lại không được kiểm kê vào cuối năm Điều này cho thấy hoạt động quản lý hàng tồn kho chưa đồng nhất và cần được doanh nghiệp xem xét cải thiện.
2.3.3 Đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Hioda Motors qua các mô hình dự trữ
Mỗi doanh nghiệp, đặc biệt là trong ngành sản xuất xe máy như Hioda Motors, cần xác định mô hình quản lý hàng tồn kho phù hợp để tối ưu hóa hoạt động sản xuất Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và thành phẩm đều có vai trò quan trọng, tuy nhiên, không phải tất cả hàng tồn kho đều có thể áp dụng cứng nhắc các mô hình như EOQ hay JIT Thay vào đó, doanh nghiệp cần linh hoạt điều chỉnh mô hình dựa trên đặc điểm của từng loại hàng tồn kho, mối quan hệ với đối tác bên ngoài và nhu cầu thị trường để tìm ra giải pháp tối ưu nhất cho mình.
Dựa vào tỉ trọng của từng thành phần hàng tồn kho, công ty sẽ xác định lượng đặt mua thích hợp cho từng đơn hàng.
Chỉ tiêu Giá trị trong một đơn vị sản phẩm (USD)
Tỉ trọng trong giá trị một đơn vị sản phẩm Nguyên vật liệu nhập khẩu bao gồm cả thuế 540 54%
Nguyên vật liệu nội địa 420 42%
Giá trị trung bình một đơn vị sản phẩm 1000 100%
Nguyên vật liệu nhập khẩu
Nguyên vật liệu nhập khẩu được đặt mua trung bình mỗi tháng một lần.
Giá trị đặt mua nguyên vật liệu mỗi lần được xác định dựa trên giá trị ước tính của nguyên vật liệu nhập khẩu cho tháng đó Trung bình, giá trị nguyên vật liệu nhập khẩu và thuế nhập khẩu chiếm khoảng 54% trên mỗi đơn vị sản phẩm Công ty sẽ căn cứ vào kế hoạch sản xuất hàng tháng để xác định lượng đặt mua cần thiết.
Công ty xác định lượng nguyên vật liệu nhập khẩu đặt mua mỗi đơn hàng theo kế hoạch sản xuất hàng tháng với cơ sở:
NVL nhập khẩu tháng (T) = Tổng giá trị sản xuất theo kế hoạch tháng (T) x
Trong đó, tỉ lệ 54% dựa trên giá trị nguyên vật liệu nhập khẩu trên một đơn vị sản phẩm hoàn thành
Thời gian trung bình để hàng hóa từ Indonesia, nơi sản xuất chính của Công ty Đông Tây - nhà cung cấp nguyên vật liệu nhập khẩu chính của Hioda Motors, về đến cảng Hải Phòng là 20 ngày và về đến kho của công ty là 30 ngày Thời gian này có ảnh hưởng đáng kể đến việc tính toán lượng nguyên vật liệu nhập cho mỗi đơn hàng.
GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY HIODA MOTORS
ĐỊNH HƯỚNG HOẠT ĐỘNG CỦA HIODA MOTORS TRONG TƯƠNG LAI
Trong những năm qua, Hioda Motors đã gặt hái nhiều thành công trong sản xuất và kinh doanh Dựa trên những thành tựu đã đạt được, công ty quyết tâm kiên trì theo đuổi các mục tiêu đã đề ra, từng bước vững chắc tiến tới thành công.
Công ty Hioda Motors đặt mục tiêu khuyếch trương thương hiệu và gia tăng nhận diện sản phẩm trong bối cảnh thị trường xe máy cạnh tranh tại Việt Nam Hioda Motors hướng đến việc mở rộng thị phần và tiêu thụ, tập trung vào khách hàng có thu nhập trung bình và khá Để nâng cao sức cạnh tranh, công ty sẽ nỗ lực giảm chi phí và tăng tỉ lệ nội địa hoá, từ đó giảm giá thành sản phẩm.
Năm 2004, Công ty đã ký kết hợp đồng xuất khẩu 1.000 chiếc xe máy Buddy sang Philippines, Lào và Campuchia, đánh dấu bước tiến quan trọng trong việc mở rộng thị trường tiêu thụ ngoài Việt Nam Đây là những thị trường tiềm năng mà Công ty hướng tới, tạo cơ hội xâm nhập vào khu vực Đông Dương và các vùng lân cận.
Công ty đang nỗ lực quảng bá thương hiệu và thiết lập mối quan hệ với khách hàng tiềm năng, nhằm xây dựng một nhà máy sản xuất xe máy tại Lào vào năm 2006 Điều này không chỉ giúp thương hiệu tiếp cận gần hơn với người tiêu dùng mà còn tăng doanh thu và thực hiện hiệu quả kế hoạch sản xuất dài hạn.
Công ty đặt mục tiêu mở rộng sự hiện diện của mình bằng cách tăng số lượng Đại lý uỷ quyền từ 50 lên 100 trong vòng 2 năm tới, đồng thời mở rộng thị trường sang các khu vực miền Trung và miền Nam Việt Nam.
Mục tiêu tối đa hoá giá trị tài sản cho các chủ sở hữu là một trong những mục tiêu quan trọng trong lĩnh vực tài chính doanh nghiệp Để đạt được mục tiêu này, trước tiên cần hoàn thành mục tiêu đầu tiên.
Chiến lược sản phẩm mới của Hioda Motors không chỉ giúp tăng doanh thu và lợi nhuận mà còn tối ưu hóa mô hình sản xuất Bên cạnh đó, công ty đã triển khai chiến lược sáp nhập dọc, thôn tính các nhà cung cấp để giảm chi phí và nâng cao tỷ lệ nội địa hóa Đặc biệt, vào năm 2003, Hioda Motors đã tăng vốn cổ phần tại Công ty sản xuất phụ tùng tự động Việt Nam lên 30%, qua đó nắm quyền kiểm soát công ty này.
Vào năm 2005, Công ty đã lên kế hoạch tăng vốn cổ phần tại Công ty TNHH Quảng Đông – Trung Quốc để chủ động hơn trong sản xuất các linh kiện xe máy Biện pháp này nhằm giảm sự phụ thuộc vào nguồn cung nguyên vật liệu từ các nhà cung cấp, từ đó tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời nâng cao khả năng tự chủ trong sản xuất cho công ty.
GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TẠI HIODA MOTORS
Để nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho, Hioda Motors cần nhận thức rõ tầm quan trọng của việc này trong quản lý tài sản.
Mục tiêu của quản lý hàng tồn kho là giảm vòng quay dự trữ và kiểm soát hàng tồn kho để giảm chi phí, ngăn ngừa ứ đọng vốn, tối ưu hóa khả năng sử dụng vốn Điều này giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc tìm kiếm nguồn nguyên liệu cho sản xuất.
3.2.1 Áp dụng các mô hình quản lý hàng tồn kho một cách phù hợp cho các thành phần hàng tồn kho khác nhau Áp dụng mô hình EOQ để quản lý nguyên vật liệu nhập khẩu tồn kho
Công ty cần xác định lượng đặt hàng tối ưu trước khi bước vào giai đoạn sản xuất để giảm thiểu chi phí đặt hàng và lưu kho Thay vì đặt 3000 bộ mỗi tháng, việc đặt 2400 bộ và thực hiện 15 đơn hàng trong năm sẽ giúp cải thiện hiệu quả Đối với các thành phần hàng tồn kho nhập khẩu hoặc từ nhà cung cấp chưa đủ gắn bó, Hioda Motors cần tính toán cụ thể để xác định lượng đặt hàng tối ưu cho từng loại hàng hóa Điều này sẽ giúp giảm chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh với các hãng xe máy khác.
Công ty chưa có chính sách về lượng dự trữ an toàn do điểm đặt hàng lại chỉ khoảng 800 bộ Tuy nhiên, việc thiết lập một lượng dự trữ an toàn là cần thiết dựa trên biến động của nguyên vật liệu nhập khẩu trong năm Thực tế năm 2004 cho thấy lượng nguyên vật liệu sản xuất thường lớn hơn lượng đặt mua, từ đó Công ty có thể áp dụng tỷ lệ dự trữ an toàn khoảng 20% của điểm đặt hàng mới, tương đương 170 bộ, tương ứng với hai ngày sản xuất bình quân Việc áp dụng mô hình JIT để quản lý nguyên vật liệu nội địa tồn kho sẽ giúp tối ưu hóa quy trình sản xuất.
Mô hình JIT là sự lựa chọn rất hợp lý cho loại hình hàng tồn kho này.
Để nâng cao hiệu quả mô hình JIT, Hioda Motors cần giảm thiểu lượng nguyên vật liệu nội địa tồn kho và ký kết hợp đồng thương mại lâu dài với các nhà cung cấp Điều này giúp tránh tình trạng gián đoạn phân phối do giá mua cao hơn từ công ty khác, gây khó khăn cho hoạt động sản xuất Ngoài ra, việc tăng cường sáp nhập, hợp nhất và thâu tóm các nhà cung cấp để hình thành một tập đoàn sản xuất – kinh doanh có hệ thống và quan hệ khăng khít là giải pháp chiến lược cho sự tồn tại lâu dài của Hioda Motors tại thị trường Việt Nam.
Để giảm chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, Công ty cần đồng bộ hóa quá trình sản xuất Với dây chuyền lắp ráp xe máy hiện đại và tự động hóa, việc tăng năng suất lao động và giảm lượng bán thành phẩm là rất quan trọng Công ty cần tập trung vào các khâu do người lao động thực hiện, vì đây là những điểm gây ứ đọng nguyên vật liệu và hàng tồn kho, dẫn đến tăng chi phí sản xuất kinh doanh dở dang.
Triết lý sản xuất JIT kết hợp giữa sản xuất hàng loạt và sản xuất theo lô, nhằm rút ngắn thời gian chuyển đổi công việc và đồng bộ hóa quy trình sản xuất.
Lập kế hoạch sản xuất hàng ngày và xác định lượng hàng tồn kho cần sử dụng trong mỗi ngày làm việc có thể hỗ trợ hiệu quả cho việc quản lý hàng tồn kho theo mô hình JIT Tuy nhiên, đây vẫn chỉ là một giải pháp lý thuyết mà ít công ty thực hiện được trong thực tế.
3.2.2 Kết hợp quản lý hàng tồn kho theo các mô hình đã đề ra và mô hình chiết khấu giảm giá
Khi doanh nghiệp đặt hàng với số lượng lớn để được chiết khấu, mô hình EOQ cơ bản có thể cần điều chỉnh Để đưa ra quyết định về việc yêu cầu lô hàng lớn, doanh nghiệp cần tối ưu hóa tổng chi phí bao gồm chi phí mua hàng, chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho.
Tối ưu hóa tổng chi phí là điều cần thiết trong quản lý đặt hàng, đặc biệt là khi xác định lượng đặt hàng tối ưu (EOQ) trước khi áp dụng chiết khấu Tại điểm này, việc áp dụng chiết khấu có thể không mang lại lợi ích, hoặc cần xác định lượng đặt hàng tối thiểu để chiết khấu trở nên có lợi.
Ví dụ: Công ty sử dụng một loại hàng tồn kho với các thông tin sau:
Giá mua: 96$/1 đơn vị sản phẩm Nhu cầu năm: 4000 đơn vị
Chi phí 1 lần đặt hàng: 300$
Chi phí lưu kho hàng năm: bằng 10% giá muaLượng đặt mua tối ưu: 500 đơn vị
Nếu công ty đặt mua mỗi lần 1000 đơn vị sẽ được chiết khấu 8%
Nếu đặt mua mỗi đơn hàng 500 đơn vị sản phẩm thì chi phí một năm cho hàng tồn kho sẽ là:
Chi phí đặt hàng cho mỗi đơn vị sản phẩm là 300 đô la, với tổng chi phí đặt hàng là 2.400 đô la khi đặt 4.000 sản phẩm Chi phí lưu kho được tính là 96 đô la nhân với 10% và tỷ lệ 500/2, cũng đạt 2.400 đô la Tổng chi phí hàng năm là 388.800 đô la, bao gồm chi phí cố định và chi phí đặt hàng và lưu kho Nếu đặt mua mỗi đơn hàng 1.000 sản phẩm với mức chiết khấu 8%, chi phí hàng tồn kho hàng năm sẽ được điều chỉnh tương ứng.
Chi phí mua hàng: 384.000 x 92% = 353.280 Chi phí đặt hàng: 300$ x (4.000/1.000) = 1.200 Chi phí lưu kho: 96$ x 92% x 10% x (1.000/2) = 4.416 Tổng chi phí: 353.280 + 1.200 + 4.416 = 358.896
Kết luận: Công ty nên đặt hàng với lượng 1.000 đơn vị sản phẩm mỗi đơn hàng Như vậy, Công ty sẽ tiết kiệm được 1 số tiền là 388.000 – 358.896 29.904$ một năm.
Mô hình đặt hàng chiết khấu có thể được áp dụng tại Hioda Motors nhằm giảm chi phí hàng tồn kho nếu đặt hàng với số lượng lớn để nhận tỉ lệ chiết khấu hợp lý Tuy nhiên, công ty cần xem xét loại hàng tồn kho nào phù hợp với mô hình này, đồng thời so sánh các chi phí phát sinh, như chi phí lưu kho có thể tăng lên trong khi chi phí mua hàng có thể giảm Đặc biệt, một số loại hàng tồn kho nếu để lâu sẽ mất giá trị, dẫn đến việc tăng dự phòng giảm giá hàng tồn kho, gây khó khăn cho doanh nghiệp.
3.2.3 Hoàn thiện tổ chức và hệ thống sổ sách quản lý hàng tồn kho
Để quản lý hiệu quả nhân viên trong mô hình JIT, nhà quản lý cần phát huy tính tích cực và sáng tạo của họ, đồng thời khuyến khích tinh thần trách nhiệm cao trong công việc.
Hệ thống sổ sách kế toán hàng tồn kho cần được cải thiện, đặc biệt là thiết kế phiếu xuất, nhập kho sao cho truyền tải đầy đủ thông tin cần thiết cho nhà quản lý Việc này giúp giảm thiểu sai sót, gian lận và nhầm lẫn trong các hoạt động liên quan đến hàng tồn kho.
