cơ sở lý luận về quản lý hàng tồn kho trong quản lý tài sản lu động của doanh nghiệp
Hàng tồn kho của doanh nghiệp
1.1.1 Cơ cấu Bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp
Khi đánh giá về một doanh nghiệp, thông tin tài chính nội bộ - các báo cáo tài chính chính là nguồn thông tin cơ bản nhất Trong đó, Bảng cân đối kế toán là một báo cáo tài chính rất quan trọng đối với các đối tợng có quan hệ sở hữu, quan hệ kinh doanh và quan hệ quản lý với doanh nghiệp.
Bảng cân đối kế toán chính là một báo cáo tài chính mô tả tình trạng tài chính của một doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định nào đó Thông thờng, Bảng cân đối kế toán đợc trình bày dới dạng bảng cân đối số d các tài khoản kế toán: một bên phản ánh tài sản và một bên phản ánh nguồn vốn của doanh nghiệp Những đối tợng quan tâm hoặc có liên quan đến hoạt động quản lý tài sản của doanh nghiệp có thể xem xét Bảng cân đối kế toán nh nguồn t liệu đầu tiên để đánh giá chất lợng của hoạt động này tại doanh nghiệp đợc nghiên cứu. Cơ cấu tài sản đợc thể hiện rất rõ trên Bảng cân đối kế toán Vì thế, ngời quan tâm có thể có đợc cái nhìn tổng quan về tỉ trọng giữa tài sản lu động và tài sản cố định cũng nh biến động của các loại tài sản trong doanh nghiệp qua các thời kì kế tiếp nhau Trong một doanh nghiệp sản xuất, tài sản lu động mà đặc biệt là hàng tồn kho luôn chiếm một tỉ trọng nhất định trong cơ cấu tài sản Theo dõi Bảng cân đối kế toán qua nhiều năm tài chính có thể thấy rõ vị trí và giá trị của hàng tồn kho trong tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp Hàng tồn kho không chỉ liên quan đến các hoạt động đầu vào mà còn liên quan đến tình hình tiêu thụ và các chính sách quản lý khác nhau Nếu xét khía cạnh các năm tài chính, tỉ trọng và cơ cấu hàng tồn kho trên Bảng cân đối kế toán thay đổi đột biến qua các kì liên tiếp sẽ là một vấn đề đặt ra cho hoạt động quản lý hàng tồn kho nói riêng và quản lý tài sản lu động nói chung của doanh nghiệp Để có thể nghiên cứu nội dung quản lý hàng tồn kho, trớc hết ta cần nắm bắt những vấn đề chung về tài sản lu động và hàng tồn kho của doanh nghiệp. 1.1.2 Các vấn đề chung về tài sản lu động và hàng tồn kho của doanh nghiệp
Một trong những điều kiện thiết yếu nhất để tiến hành các hoạt động sản xuất – kinh doanh là đối tợng lao động Khác với t liệu lao động, đối tợng lao động chỉ tham gia và một chu kì sản xuất nhất định Khi tham gia vào quá trình sản xuất, dới tác động của lao động, chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm Chính vì vậy, đến chu kì sản xuất sau lại phải sử dụng các đối tợng lao động khác Những đặc điểm trên là xuất phát điểm quan trọng để nhận biết cũng nh tổ chức quản lý tài sản lu động Từ đây ta có khái niệm chung về tài sản lu động:
Tài sản lu động là những tài sản ngắn hạn và thờng xuyên luân chuyển trong quá trình sản xuất – kinh doanh 1
1 Giáo trình Tài chính Doanh nghiệp – Trờng Đại học Kinh tế Quốc dân
Mỗi một loại tài sản đều có vai trò, vị trí nhất định đối với các nhiệm vụ và mục tiêu mà doanh nghiệp đặt ra Đối với một doanh nghiệp, đặc biệt là một doanh nghiệp sản xuất công nghiệp, giá trị của tài sản lu động thờng chiếm một tỉ trọng khá cao và ổn định trong tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp Vì thế, yêu cầu đặt ra đối với bộ máy điều hành doanh nghiệp là nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng tài sản lu động để góp phần hoàn thành các mục tiêu và kế hoạch đã đề ra Để đạt đợc điều này, Doanh nghiệp cần phải quản lý tốt từng bộ phận của tài sản lu động bao gồm:
Chứng khoán có tính thanh khoản cao
Dự trữ/Hàng tồn kho
Trong những bộ phận trên của tài sản lu động, hàng tồn kho luôn đợc đánh giá là trung tâm của sự chú ý trong các lĩnh vực kế toán – tài chính, kiểm toán… cũng nh cũng nh trong các cuộc thảo luận của các chuyên gia tài chính
Có một số lí do chính khiến hàng tồn kho trở nên đặc biệt quan trọng:
Hàng tồn kho thờng chiếm tỉ trọng lớn nhất trong tổng số tài sản lu động của một doanh nghiệp và rất dễ bị xảy ra các sai sót hoặc gian lận lớn trong hoạt động quản lý;
Mỗi một doanh nghiệp sẽ lựa chọn các phơng pháp khác nhau để định giá hàng tồn kho cũng nh các mô hình dự trữ phù hợp với doanh nghiệp mình. Vì mỗi một phơng pháp, mô hình khác nhau sẽ đem lại những kết quả khác nhau nên yêu cầu đặt ra với các doanh nghiệp là phải đảm bảo tính thống nhất trong việc sử dụng các phơng pháp định giá cũng nh mô hình dự trữ giữa các kì, các năm tài chính;
Giá trị hàng tồn kho ảnh hởng trực tiếp tới giá vốn hàng bán và do vậy có ảnh hởng trọng yếu tới lợi nhuận thuần trong năm;
Công việc xác định chất lợng, tình trạng và giá trị hàng tồn kho luôn là công việc phức tạp và khó khăn hơn hầu hết các tài sản khác Hàng tồn kho là loại tài sản lu động kết chuyển hết giá trị vào một chu kì sản xuất – kinh doanh nên quản lý hàng tồn kho càng trở nên phức tạp và quan trọng;
Hàng tồn kho là một khái niệm rộng, bao gồm rất nhiều loại khác nhau.
Có rất nhiều khoản mục khó phân loại và định giá nh các linh kiện điện tử phức tạp, các công trình xây dựng cơ bản dở dang, các tác phẩm nghệ thuật, kim khí, đá quý… cũng nhĐồng thời, do tính đa dạng của mình, các loại hàng tồn kho đợc bảo quản và cất trữ ở nhiều nơi khác nhau, điều kiện đảm bảo khác nhau và do nhiều ngời quản lý Vì thế, công tác kiểm soát vật chất, kiểm kê, quản lý và sử dụng hàng tồn kho là một công việc phức tạp trong công tác quản lý tài sản nói chung và tài sản lu động nói riêng.
Từ những lí do trên ta thấy đợc sự cần thiết của việc nghiên cứu về hàng tồn kho trong một doanh nghiệp sản xuất.
Nội dung hàng tồn kho
Hàng tồn kho: Là những tài sản: a) Đợc giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thờng; b) Đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang; c) Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ 2
Tóm lại, tồn kho là bất kì nguồn nhàn rỗi nào đợc giữ để sử dụng trong t- ơng lai Bất kì lúc nào mà ở đầu vào hay đầu ra của một doanh nghiệp có các nguồn không sử dụng ngay khi nó sẵn sàng, tồn kho sẽ xuất hiện.
Tuỳ từng loại hình doanh nghiệp, các dạng hàng tồn kho sẽ khác nhau và nội dung hoạch định, kiểm soát hàng tồn kho cũng khác nhau. Đối với các doanh nghiệp làm công tác dịch vụ, sản phẩm của họ là vô hình nh dịch vụ của các công ty t vấn, các công ty giải trí… cũng nh thì hàng tồn kho chủ yếu là các dụng cụ, phụ tùng và phơng tiện vật chất – kĩ thuật dùng vào hoạt động của họ Đối với lĩnh vực này, nguyên vật liệu và sản phẩm tồn kho có tính chất tiềm tàng và có thể nằm trong kiến thức tích tụ, tích luỹ trong năng lực và kiến thức của nhân viên làm những công việc đó. Đối với lĩnh vực thơng mại, doanh nghiệp mua hàng để bán kiếm lời. Hàng tồn kho của họ chủ yếu là hàng mua về và hàng chuẩn bị đến tay ngời tiêu dùng Trong lĩnh vực này, doanh nghiệp hầu nh không có dự trữ là bán thành phẩm trên dây chuyền nh trong lĩnh vực sản xuất. Đối với lĩnh vực sản xuất chế tạo, sản phẩm của họ phải trải qua một quá trình chế biến lâu dài để biến đầu vào là nguyên liệu thành sản phẩm làm ra cuối cùng Vì thế hàng tồn kho bao gồm hầu hết các loại, từ nguyên vật liệu, đến bán thành phẩm trên dây chuyền và bán thành phẩm cuối cùng trớc khi đến tay ngời tiêu dùng.
1.1.3 Phân loại hàng tồn kho
Về cơ bản hàng tồn kho có thể bao gồm ba loại chính:
Nguyên vật liệu thô phục vụ cho quá trình sản xuất – kinh doanh.
Nguyên vật liệu là những đối tợng lao động đã đợc thể hiện dới dạng vật hoá nh: sắt, thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, sợi trong doanh nghiệp dệt, da trong doanh nghiệp đóng giày, vải trong doanh nghiệp may mặc… cũng nhĐây là một yếu tố không thể thiếu đợc của quá trình sản xuất, có vai trò rất lớn để quá trình này đợc tiến hành bình thờng dù nó không trực tiếp tạo ra lợi nhuận;
Sản phẩm dở dang bao gồm sản phẩm cha hoàn thành và sản phẩm hoàn thành cha làm thủ tục nhập kho thành phẩm Tồn kho trong quá trình sản xuất chủ yếu là sản phẩm cha hoàn thành Đó là các loại nguyên liệu nằm tại từng công đoạnh của dây chuyền sản xuất Trong nền kinh tế thị trờng, sản phẩm làm ra đòi hỏi trình độ công nghệ cao Vì thế quá trình sản xuất ngày càng có nhiều công đoạn, giữa những công đoạn này bao giờ cũng tồn tại những bán thành phẩm – những bớc đệm nhỏ để quá trình sản xuất đợc diễn ra liên tục Nếu dây chuyền sản xuất càng dài, càng phức tạp, có nhiều công đoạn nhỏ phân tách thì sản phẩm dở dang sẽ càng nhiÒu;
Thành phẩm bao gồm thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán Tồn kho thành phẩm luôn tồn tại trong một doanh nghiệp tại một thời kì nhất định Sau khi hoàn thành các công đoạn sản xuất, hầu nh tất cả các doanh nghiệp đều cha thể tiêu thụ hết ngay các sản phẩm của mình Có rất nhiều nguyên nhân gây ra hiện tợng này Để tiêu thụ sản phẩm có thể cần phải sản xuất đủ cả lô hàng mới đợc xuất kho, có “Giảiđộ trễ” nhất định giữa sản xuất và tiêu dùng, quy trình chế tạo nhiều công đoạn tốn nhiều thời gian hoặc doanh nghiệp sản xuất các mặt hàng mang tính thời vụ… cũng nh
Ngoài ra, hàng tồn kho có thể bao gồm một số loại khác nh:
Quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp
1.2.1 Sự cần thiết phải quản lý hàng tồn kho
Quản lý và sử dụng hợp lý các loại tài sản lu động có ảnh hởng rất quan trọng đến việc hoàn thành những nhiệm vụ, mục tiêu chung đặt ra cho doanh nghiệp Việc quản lý tài sản lu động thiếu hiệu quả cũng là một trong những nguyên nhân khiến cho các công ty gặp nhiều khó khăn trong hoạt động, thậm chí dẫn đến phá sản
Ba vấn đề cơ bản về quản lý tài chính doanh nghiệp bao gồm: dự toán vốn đầu t dài hạn, cơ cấu vốn và quản lý tài sản lu động Trong đó, quản lý tài sản lu động liên quan đến hoạt động tài chính hàng ngày cũng nh các quyết định tài chính ngắn hạn của doanh nghiệp Vì vậy, công tác quản lý tài sản lu động đóng một vai trò khá quan trọng trong công tác quản lý tài sản nói chung.
Quản lý hàng tồn kho – một bộ phận của tài sản lu động – có ý nghĩa kinh tế quan trọng do hàng tồn kho là một trong những tài sản có giá trị lớn trong doanh nghiệp Bản thân vấn đề quản lý hàng tồn kho có hai mặt trái ngợc nhau là: để đảm bảo sản xuất liên tục, tránh đứt quãng trên dây chuyền sản xuất, đảm bảo sản xuất đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của ngời tiêu dùng trong bất cứ tình huống nào, doanh nghiệp có ý định tăng hàng tồn kho Ngợc lại, hàng tồn kho tăng lên, doanh nghiệp lại phải tốn thêm những chi phí khác có liên quan đến dự trữ chung Vì vậy, bản thân doanh nghiệp phải tìm cách xác định mức độ cân bằng giữa mức độ đầu t cho hàng tồn kho và lợi ích do thoả mãn nhu cầu của sản xuất và nhu cầu ngời tiêu dùng với chi phí tối thiểu nhất Đối với một doanh nghiệp sản xuất chế tạo, yêu cầu quản lý hàng tồn kho càng gắt gao Có thể minh họa điều này bằng một vài con số: Bình quân mức tồn kho trong hệ thống sản xuất chế tạo thờng đạt vào khoảng 1,6 doanh số bán/tháng hay khoảng 13% doanh số năm, công ty bán lẻ khoảng 1,4 doanh số bán/tháng hay 12% doanh số năm, công ty bán buôn khoảng 1,2 doanh số bán/tháng hay 10% doanh số năm Quản lý hàng tồn kho tốt cũng góp phần hoàn thành kế hoạch sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp trớc những yêu cầu đặt ra ngày càng cao của thị trờng nh:
Rút ngắn thời gian cần thiết để hệ thống sản xuất có thể đáp ứng nhu cầu;
Phân bổ chi phí cố định cho các đơn hàng hay lô sản xuất khối lợng lớn;
Đảm bảo ổn định sản xuất và số lợng công nhân khi nhu cầu biến đổi;
Bảo vệ doanh nghiệp trớc các sự kiện làm đình trệ sản xuất nh đình công, thiÕu hôt trong kh©u cung cÊp… còng nh
Bảo đảm sự mềm dẻo trong hệ thống sản xuất… cũng nh
1.2.2 Nội dung của quản lý hàng tồn kho
Luồng dịch chuyển vật chất trong hệ thống sản xuất chế tạo
Vì hàng tồn kho có thể xuất hiện trong mọi công đoạn sản xuất nên ta cần nghiên cứu luồng dịch chuyển vật chất trong một hệ thống sản xuất – kinh doanh bao gồm nhiều công đoạn khác nhau để thấy đợc sự hiện diện của hàng tồn kho cũng nh các loại kho trong từng công đoạn đó
Hệ thống sản xuất đợc diễn tả nh là sự chuyển hóa các đầu vào qua hộp đen kĩ thuật thành các đầu ra Xét trong hệ thống sản xuất chế tạo, các đầu vào là sản phẩm hữu hình, quá trình chuyển hoá có thể biểu hiện ra nh một quá trình dịch chuyển vật chất từ đầu vào qua suốt các quá trình chuyển hoá thành đầu ra.
Cụ thể nguyên vật liệu ở đầu vào, dịch chuyển từ nơi làm việc này đến nơi làm việc khác trở thành sản phẩm lan toả khắp các kênh phân phối đến khách hàng cuối cùng
Ta có thể hình dung dòng dịch chuyển này qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 1: Dòng dịch chuyển vật chất trong hệ thống chế tạo
Qua sơ đồ ta có thể thấy hàng tồn kho xuất hiện ở mọi công đoạn sản xuất, biểu hiện của nó chính là các kho nguyên vật liệu, kho thành phẩm và kho bán thành phẩm Vì vậy, nội dung của quản lý hàng tồn kho cũng liên quan đến dòng dịch chuyển vật chất trong hệ thống sản xuất – kinh doanh
Các giai đoạn sản xuất
Nội dung của quản lý hàng tồn kho
Quản lý hàng tồn kho là tính lợng tồn kho tối u sao cho chi phí tồn kho là nhỏ nhất Hoạt động quản lý hàng tồn kho đợc đặt trên cơ sở bốn câu hỏi lớn sau:
Lợng đặt hàng là bao nhiêu đơn vị vào thời điểm quy định;
Vào thời điểm nào thì bắt đầu đặt hàng;
Loại hàng tồn kho nào đợc chú ý;
Có thể thay đổi chi phí tồn kho hay không. Để trả lời những câu hỏi này, chúng ta cần phải tìm hiểu về các mô hình quản lý hàng tồn kho, nghiên cứu kĩ về đặc điểm của từng loại hàng tồn kho cũng nh chi phí tồn kho có thể có.
Khi doanh nghiệp tiến hành dự trữ, các loại chi phí tất yếu sẽ phát sinh nh chi phí bốc xếp nguyên vật liệu, hàng hoá… cũng nh, chi phí bảo quản, chi phí đặt hàng, chi phí bảo hiểm… cũng nh Chi phí tồn kho liên quan đến các mô hình dự trữ Vì thế, việc nghiên cứu về các loại chi phí tồn kho là cần thiết trớc khi đa ra các mô hình Chi phí tồn kho thờng bao gồm:
Chi phí lu kho (Chi phí tồn trữ)
Chi phí đặt hàng (Chi phí hợp đồng)
Chi phí khác Để có thể hình dung từng bộ phận của chi phí tồn kho ta có bảng minh hoạ sau với các số liệu giả định:
Chi phí tồn kho (năm) (% giá trị hàng tồn kho)
Chi phí đóng gói hàng 12%
Chi phí bốc xếp hàng vào kho 0.5%
Khấu hao thiết bị kho và thanh lý hàng cũ 12%
II Chi phí đặt hàng
Phí đặt hàng Thay đổi theo lô hàng
III Các chi phí khác
Giảm doanh thu (do mất hàng) Thay đổi
Mất uy tín với khách hàng Thay đổi
Gián đoạn sản xuất Thay đổi
Chi phí này tăng tỉ lệ thuận với lợng hàng tồn kho trung bình hiện có và đ- ợc phân ra làm hai loại:
Chi phí tài chính: bao gồm chi phí sử dụng vốn nh trả lãi tiền vay, chi phí vÒ thuÕ, khÊu hao… còng nh
Chi phí hoạt động: bao gồm chi phí bốc xếp hàng hoá, chi phí bảo hiểm hàng hoá, chi phí do giảm giá trị hàng hoá, chi phí hao hụt mất mát, chi phí bảo quản… cũng nh
Bảng dới đây sẽ thống kê những chi phí tồn trữ có thể có:
Nhóm chi phí Tỉ lệ so với giá trị dự trữ
1 Chi phí về nhà cửa và kho tàng
- Tiền thuê hoặc khấu hao nhà cửa
- Chi phí cho bảo hiểm nhà kho, kho tàng
- Chi phí cho thuê nhà đất
2 Chi phí sử dụng thiết bị phơng tiện
- Tiền thuê hoặc khấu hao dụng cụ, thiết bị
- Chi phí vận hành thiết bị
3 Chi phí về nhân lực cho hoạt động giám sát quản lý
4 Phí tồn kho việc đầu t vào hàng dự trữ
- Thuế đánh vào hàng dự trữ
- Chi phí cho việc vay mợn (vốn)
- Bảo hiểm cho hàng dự trữ
5 Thiệt hại của hàng dự trữ do mất mát, h hỏng hoặc không sử dụng đợc
Nếu doanh nghiệp có nhu cầu về hàng tồn kho là D đơn vị hàng hóa/năm, và N là số lần đặt hàng trong một năm thì lợng hàng đặt mỗi lần sẽ là Q = D/N
Lợng tồn kho trung bình A = D
2N Giả sử ta có giả thiết về hàng tồn kho của một doanh nghiệp nh sau:
Nh vậy, lợng hàng cung ứng mỗi lần Q=D/N0,000/40,000đv/1 lần đặt hàng
Lợng tồn kho trung bình A0,000/2,000đv
Nhận xét: Ngay sau khi tầu cập bến, lợng hàng tồn kho lớn nhất sẽ là
30,000 đơn vị và trớc khi lô hàng mới nhập kho, lợng hàng tồn kho ở mức thấp nhất và bằng 0 Lợng hàng tồn kho trung bình sẽ là 15,000 đơn vị.
Giả sử hàng tồn kho có giá p = $2/1đv
Giá trị hàng tồn kho trung bình = p x A=2 x 15,000 = $30,000
Chi phí lu kho = 10% giá trị hàng lu kho = 10% x 30,000 = $3,000/năm
Chi phí bốc dỡ, xếp hàng vào kho là $2,000/năm
Chi phí bảo hiểm kho là $500/năm
Khấu hao và thanh lý tài sản cũ không dùng đợc $1,000/năm
Tổng chi phí tồn kho = 3,000 + 2,000 + 500 + 1,000 = $ 6,500
Nh vậy tỉ lệ phí tổn tồn kho/năm = 6,500/30,000 = 0.217
Nếu gọi: t : Tỉ lệ chi phí lu kho
TCC (Total Carrying Cost) : Tổng chi phí tồn kho p : Đơn giá hàng lu kho
A : Giá trị tồn kho trung bình
C 1 : Chi phí lu kho một đơn vị hàng hoá
Chi phí đặt hàng (Chi phí hợp đồng) Đây là chi phí cho việc đặt một đợt hàng mới Chi phí này bao gồm chi phí quản lý, giao dịch và vận chuyển hàng hoá Chi phí này thờng cố định cho một lô hàng đặt cho dù lô hàng lớn hay nhỏ Do vậy, chi phí đặt hàng thờng thấp nếu lô đặt hàng lớn và ngợc lại chi phí này sẽ cao nếu lô hàng đặt nhỏ Tổng chi phí đặt hàng vì thế sẽ tăng lên nếu số lợng mỗi lần cung ứng giảm đi.
N : Số lần đặt hàng trong năm
TOC (Total ordering Cost) : Tổng chi phí đặt hàng
C 2 : Chi phí cố định cho một lần đặt hàng và C 2
Theo ví dụ trên ta sẽ có:
30,000 Các chi phí khác: bao gồm các chi phí thành lập kho, trả lơng cho công nhân viên ngoài giờ… cũng nh
Tổng phí tổn tồn kho (Total Inventory Cost) TIC
Tổng chi phí tồn kho đợc tính bằng công thức:
Phơng trình tổng quát tính tổng chi phí tồn kho sẽ là: min (1)
Phơng trình (1) sẽ đợc áp dụng vào các mô hình quản lý hàng tồn kho dới ®©y
1.2.3 Các phơng pháp quản lý hàng tồn kho
Khi nghiên cứu các phơng pháp quản lý hàng tồn kho, chúng ta cần giải quyết hai câu hỏi trọng tâm là:
Lợng hàng cho mỗi đơn hàng là bao nhiêu thì chi phí sẽ thấp nhất
Khi nào thì tiến hành đặt hàng
1.2.3.1 Quản lý dự trữ theo phơng pháp cổ điển hay mô hình dự trữ hiệu quả nhÊt EOQ (Economic ordering Quantity)
Mô hình kiểm soát dự trữ cơ bản EOQ đợc đề xuất và ứng dụng từ năm
1915, cho đến nay nó vẫn đợc hầu hết các doanh nghiệp sử dụng Kỹ thuật kiểm soát dự trữ theo mô hình này rất dễ áp dụng, nhng khi sử dụng nó, ngời ta đã phảI dựa vào những giả thiết quan trọng, đó là:
Nhu cầu phải biết trớc và nhu cầu không đổi;
Phải biết trớc thời gian kể từ khi đặt hàng cho tới khi nhận đợc hàng và thời gian đó không đổi;
Lợng hàng của mỗi đơn hàng đợc thực hiện trong một chuyến hàng và đợc thực hiện ở một thời điểm đã định trớc;
Chỉ có duy nhất 2 loại chi phí là chi phí tồn trữ và chi phí đặt hàng;
Sự thiếu hụt trong kho hoàn toàn không xảy ra nếu nh đơn đặt hàng đợc thực hiện đúng thời gian.
Lợng hàng cung ứng Sơ đồ 2: Mô hình hàng tồn kho cơ bản
Q* - Sản lợng của một đơn hàng (lợng hàng dự trữ tối đa)
Q*/2 – Lợng dự trữ trung bình
OA = AB = BC là khoảng cách kể từ khi nhận hàng đến khi sử dụng hết hàng của một đợt đặt hàng dự trữ
Với mô hình này, lợng dự trữ sẽ giảm theo một tỉ lệ không đổi vì nhu cầu không thay đổi theo thời gian. a) Xác định các thông số cơ bản của mô hình EOQ
Đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp
1.3.1 Một số chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho
1.3.1.1 Chu kì vận động của tiền mặt
Chu kì vận động của tiền mặt vừa là chỉ tiêu đánh giá hiệu quả của quá trình quản lý tài sản lu động vừa là căn cứ để phân loại tài sản lu động Hàng tồn kho là một bộ phận quan trọng của tài sản lu động Vì thế ta cũng có thể dựa vào chỉ tiêu này để đánh giá phần nào thực tiễn hoạt động quản lý hàng tồn kho tại doanh nghiệp
Chu kì vận động của tiền mặt đợc hiểu là độ dài thời gian từ khi thanh toán khoản mục nguyên vật liệu đến khi thu đợc tiền từ nhngx khoản phải thu do việc bán sản phẩm cuối cùng
Chu k× vËn động của tiền mặt
Thêi gian vËn động của nguyên vật liệu
Thêi gian thu hồi khoản phải thu
Thêi gian chậm trả khoản phải trả
Nếu ở đây chỉ bàn đến thời gian vận động của nguyên vật liệu ảnh hởng thế nào đến chu kì vận động của tiền mặt ta thấy rằng nếu thời gian vận động của nguyên vật liệu càng giảm (thông qua sản xuất và bán hàng nhanh hơn), chu kì vận động của tiền mặt cũng đợc rút ngắn.
Thời gian vận động của nguyên vật liệu là độ dài thời gian trung bình để chuyển nguyên vật liệu đó thành sản phẩm cuối cùng và thời gian bán những sản phẩm đó
Thời gian vận động của nguyên vật liệu = Hàng tồn kho
Mức bán mỗi ngày Giả thiết rằng một công ty xe máy có mức tồn kho trung bình là 2 triệu đơn vị, mức bán hàng trong năm là 10 triệu đơn vị thì thời gian vận động của nguyên vật liệu sẽ là:
Thời gian vận động của nguyên vật liệu = 2.000.000
Nh vậy, công ty này cần trung bình 72 ngày để chuyển nguyên vật liệu thành sản phẩm cuối cùng và bán nó.
Mục tiêu của các doanh nghiệp là rút ngắn chu kì vận động của tiền mặt càng nhiều càng tốt mà không có hại cho sản xuất Nếu doanh nghiệp duy trì chu kì vận động tiền mặt càng dài, có nghĩa là nhu cầu tài trợ từ bên ngoài sẽ càng lớn Nguồn tài trợ nào cũng phát sinh chi phí làm giảm lợi nhuận hoạt động sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp.
1.3.1.2 Các chỉ tiêu về tốc độ luân chuyển của hàng tồn kho Đây là nhóm chỉ tiêu khá quan trọng trong phân tích tài chính để đánh giá hoạt động sản xuất – kinh doanh của một doanh nghiệp cũng nh hiệu quả hoạt động quản lý hàng tồn kho tại doanh nghiệp đó
Vòng quay dự trữ = Doanh thu trong năm
Giá trị hàng tồn kho bình quân Vòng quay dự trữ có thể đợc dùng để so sánh hiệu quả hoạt động giữa các năm, kì tài chính của doanh nghiệp hoặc dùng để so sánh hoạt động của doanh nghiệp với tỉ số trung bình của ngành
Các doanh nghiệp luôn mong muốn tăng số vòng quay dự trữ Tỉ số này có thể giúp các nhà phân tích nhận định về hiệu quả quản lý hàng tồn kho ở doanh nghiệp đã tốt cha, có sự bất hợp lý nào không
Thời gian một vòng luân chuyển hàng tồn kho = 360
Tỉ số này cho biết để hàng tồn kho luân chuyển đợc một vòng cần bao nhiêu ngày
Hệ số đảm nhiệm hàng tồn kho = Hàng tồn kho bình quân
Hệ số này cho biết để tạo ra một đồng doanh thu thuần cần bao nhiêu đồng hàng tồn kho
1.3.1.3 Chỉ tiêu về khả năng sinh lợi của hàng tồn kho
Khả năng sinh lợi của hàng tồn kho = Lợi nhuận trớc thuế/sau thuế
Hàng tồn kho bình quân Chỉ tiêu này cho biết một đồng hàng tồn kho sẽ tạo ra đợc bao nhiêu đồng lợi nhuận trớc thuế hoặc lợi nhuận sau thuế
1.3.2 Đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho thông qua các mô hình và phơng pháp dự trữ
Nhiều doanh nghiệp cố gắng quản lý hàng tồn kho dựa trên cơ sở khoa học của việc cân bằng giữa những chi phí phát sinh do thiếu dự trữ và chi phí do dự trữ quá nhiều Sự quản lý hàng tồn kho một cách khoa học có thể đợc phân tích trên ba khía cạnh:
Mô hình dự trữ hiệu quả EOQ đợc sử dụng để quyết định lợng đặt hàng tối u để tối thiểu hoá chi phí đặt hàng cũng nh chi phí lu kho;
Nếu có thể thực hiện mua hàng với số lợng lớn để đợc chiết khấu, điều này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm đợc một lợng tiền nhất định cho việc mua các bộ phận của hàng tồn kho;
Dù sử dụng phơng pháp kiểm tra liên tục hay kiểm tra định kì nh đã trình bày ở trên, các doanh nghiệp cần phải xác định đợc lợng hàng tồn kho dự phòng (tất nhiên sẽ làm tăng đầu t của doanh nghiệp vào tài sản lu động) để giảm và loại trừ rủi ro của việc thiếu dự trữ Nguyên nhân thiết lập tồn kho dự phòng là tính không xác định của nhu cầu và tính không xác định của hệ thống sản xuất Quản lý hiệu quả hàng tồn kho không chỉ dựa trên việc nghiên cứu các phơng pháp, mô hình mà còn phải dựa trên những kinh nghiệm và chính sách loại trừ những nhân tố bất thờng trong hệ thống sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp.
Thực trạng hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại
Khái quát về Hioda Motors Việt Nam
2.1.1 Lịch sử hình thànhvà phát triển của Hioda Motors
Hioda Motors là công ty liên doanh đợc thành lập tại Việt Nam theo giấy phép đầu t số 1521/GP cấp bởi Bộ kế hoạch và đầu t vào ngày 22 tháng 3 năm
1997 và điều chỉnh theo giấy phép đầu t số 1521/GPĐC1 ngày 13 tháng 4 năm
2003 Hoạt động của Hioda Motors sẽ kéo dài trong 50 năm kể từ ngày cấp giấy phép đầu t đầu tiên.
Hoạt động chính của công ty là sản xuất và lắp ráp xe máy, sản xuất các phụ tùng để bán ở thị trờng Việt Nam và nớc ngoài, cung cấp các dịch vụ bảo hành, bảo dỡng và sửa chữa xe máy Tại phiên họp lần thứ 9 của Ban giám đốc công ty vào tháng 9 năm 2004, Ban giám đốc đã thông qua kế hoạch để phát triển hoạt động sản xuất xe máy của Hioda Motors với lợng vốn pháp định và l- ợng vốn đầu t ớc đạt tơng ứng là 10 triệu Đô la Mỹ và 90 triệu Đô la Mỹ Hioda Motors hi vọng các cơ quan quản lý có thẩm quyền của Việt Nam (nh Bộ kế hoạch và đầu t) sớm thông qua kế hoạch này của công ty.
Công ty bắt đầu thực hiện hoạt động sản xuất vào tháng 5 năm 1997. Hioda Motors có 2 dòng sản phẩm chính là Buddy và Karla Vào tháng 11 năm
2003, công ty tiếp tục cho ra mắt hai mẫu sản phẩm mới, kế thừa hai dòng xe truyền thống là Buddy-4U và Karla9.
Hioda Motors là công ty mới thành lập và hoạt động tại Việt Nam đợc 5 năm nên kết quả đạt đợc mới dừng lại ở những bớc ban đầu Trên thị trờng xe máy hiện nay đã tồn tại nhiều hãng sản xuất nổi tiếng nh Honda Việt Nam, Suzuki, Yamaha cũng nh sự bùng nổ của lợng xe máy sản xuất tại Trung Quốc nhập khẩu hoặc lắp ráp tại Việt Nam với chất lợng không cao và giá thành rất rẻ. Vì thế, Hioda Motors gặp rất nhiều khó khăn trong thời kì đầu tạo lập vị thế trên thị trờng Hioda Motors đang phấn đấu để giảm giá thành sản phẩm để tăng sức cạnh tranh, tăng doanh thu cho công ty Đứng trớc mục tiêu này, công ty vẫn không quên tôn chỉ là giữ vững chất lợng sản phẩm mang nhãn hiệu Hioda Motors Có nh vậy, thơng hiệu của Hioda Motors mới có thể đợc ngời tiêu dùng nhớ đến giữa một lợng lớn các hãng sản xuất xe máy nh hiện nay.
Dù cha có nhiều thành tựu nổi bật nhng công ty đã tồn tại đợc trên thị tr- ờng với những tín hiệu phát triển đáng mừng Trong năm 2004, với sự thay đổi vốn pháp định và vốn đầu t theo giấy phép đầu t điều chỉnh, vốn pháp định của công ty đã lên tới 10 triệu Đô la Mỹ bao gồm:
1 Tập đoàn máy cơ khí và nông nghiệp Việt Nam (30%)
1,900,000 Đô la Mỹ 1,100,000 Đô la Mỹ
2 Công ty trách nhiệm hữu hạn Hioda Motors (42%)
2,660,000 Đô la Mỹ 1,540,000 Đô la Mỹ
3 Công ty xe máy Đông Tây
1,773,000 Đô la Mỹ 1,026,000 Đô la Mỹ
Trong quý III của năm 2002, Hioda Motors đã thực hiện xây dựng dây chuyền sản xuất thuộc dự án nội địa hoá nhằm giảm chi phí sản xuất xe máy, tăng khả năng cạnh tranh trên thị trờng cho công ty Dây chuyền này đã đợc hoàn thành và đa vào hoạt động từ quý II của năm 2003 Từ đây, Hioda Motors không còn phải nhập khẩu một số linh kiện xe máy từ Công ty xe máy Đông Tây n÷a
Ngoài ra, cũng vào cuối năm 2003, đầu năm 2004, Hioda Motors đã đầu t thêm 1,5 triệu Đô la Mỹ tăng vốn cổ phần của mình lên 30% tại Công ty sản xuất phụ tùng tự động Việt Nam Đây là công ty mới đợc thành lập vào tháng 12 năm 2002 với hoạt động chủ yếu là cung cấp phụ tùng cho Hioda Motors Việt Nam Hioda Motors hi vọng sẽ tăng tỉ lệ nội địa hoá cho xe máy và phụ tùng xe máy từ 40% hiện nay lên 54% với nỗ lực giảm chi phí và giá thành sản phẩm 2.1.2 Đặc điểm sản xuất – kinh doanh của Hioda Motors
Hioda Motors đợc thành lập trong bối cảnh ngành công nghiệp sản xuất xe máy Việt Nam đã có sự phát triển ngày càng cao Vì thế, công ty phải không ngừng cải tiến quy trình sản xuất, tìm các biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý, giảm giá thành sản phẩm để có thể đứng vững trên thị trờng biến động và cạnh tranh không ngừng Hiện nay thị trờng, sản phẩm dịch vụ, khách hàng của Hioda Motors có một số đặc điểm cơ bản là:
Về thị tr ờng : Thị trờng hiện nay của Hioda Motors là ngời tiêu dùng có thu nhập trung bình và khá Công ty đang dần tạo lập thơng hiệu của mình, tuy nhiên để có thể trở thành một trong những công ty hàng đầu về sản xuất xe máy tại Việt Nam còn cần thêm nhiều thời gian Đồng thời, công ty cũng xuất khẩu các sản phẩm của mình ra một số nớc, đặc biệt là những nơi có nhu cầu cao nh khu vực Đông Nam á (nh Philipin, Myanma, Lào ) Lợng sản phẩm xuất khẩu trong năm 2004 theo kế hoạch là 7.500 chiếc tơng đơng với khoảng 4 triệu Đô la
Mỹ (năm 2003 là 5.200 chiếc tơng đơng với khoảng 2.8 triệu Đô la Mỹ)
Các sản phẩm và dịch vụ : Sản phẩm chủ đạo của công ty là xe máy với hai dòng xe hớng tới đối tợng thanh niên trẻ là Rubi và Karla và gần đây là hai dòng cải tiến Rubi4U và Karla9 Đồng thời, phụ tùng xe máy thơng hiệu Hioda Motors cũng đợc sản xuất và phân phối kèm hoặc độc lập với sản phẩm xe máy. Dịch vụ hậu mãi u đãi cho khách hàng bao gồm kiểm tra xe miễn phí (hai lần kiểm tra miễn phí cho 12.000 km đầu tiên hoặc cho một năm sử dụng) và bảo hành cho những hỏng hóc hoặc trục trặc về kĩ thuật (trong vòng hai năm kể từ khi mua)
Khách hàng : Khách hàng chủ yếu của Hioda Motors là các đại lý ủy quyền của Hioda Motors Các đại lý này phải trả tiền đầy đủ cho công ty trớc khi công ty bán sản phẩm cho họ Để có thể mua phụ tùng xe máy do Hioda Motors sản xuất, các đại lý phải đặt cọc một khoản tiền nhất định nh sự đảm bảo cho việc chi trả Điều này nhằm đảm bảo không có các khoản nợ nào có liên quan đến việc phân phối và tiêu thụ giữa hãng và các đại lý Cho đến nay, Hioda Motors đã có khoảng 50 đại lý trên cả nớc
Nhà cung cấp và các bên liên quan khác : Các nhà cung cấp chính bao gồm: Công ty xe máy Đông Tây (nhà đầu t và cung cấp nguyên vật liệu thô - thành phần nhập khẩu); Công ty xe máy Hioda Motors Trung Quốc (cung cấp nguyên vật liệu thô nhập khẩu); Tập đoàn Hioda Motors (nhà đầu t, hỗ trợ kĩ thuật); Các nhà cung cấp trong nớc (cung cấp đầu vào trong nớc, nguyên vật liệu và các dịch vụ có liên quan) Các ngân hàng giao dịch chủ yếu: ABN AMRO Bank (tiền gửi không kì hạn và mua Đô la Mỹ); Ngân hàng Tokyo Mitsubishi (hoạt động bán hàng và tiền gửi không kì hạn); Vietcombank (chi trả tiền mặt); Fuji Bank (mua Đô la Mỹ và Yên Nhật).
2.1.2.2 Chính sách kế toán áp dụng tại doanh nghiệp
Cơ sở lập các báo cáo tài chính
Các báo cáo tài chính đợc trình bày bằng Đô la Mỹ đợc lập theo luật pháp và các quy định về kế toán của Việt Nam Mục đích của các báo cáo tài chính này nhằm phản ánh tình hình tài chính, kết quả hoạt động kinh doanh và các luồng lu chuyển tiền tệ theo các nguyên tắc và thông lệ kế toán phổ biến tại Việt Nam Các báo cáo tài chính đợc lập trên cơ sở giá gốc Công ty áp dụng nhất quán các chính sách kế toán trong năm và nhất quán với các chính sách kế toán áp dụng trong năm trớc.
Năm tài chính của Hioda Motors bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 đến ngày 31 tháng 12 theo công văn phê duyệt số 643 TC/CĐKT ngày 17 tháng 1 năm 2003 của Bộ tài chính. Đơn vị tiền tệ dùng trong ghi sổ kế toán là Đô la Mỹ.
Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho
Công ty áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên để hạch toán hàng tồn kho Hàng tồn kho đợc phản ánh theo giá gốc trừ dự phòng giảm giá và dự phòng cho hàng lỗi thời Dự phòng giảm giá và dự phòng cho hàng lỗi thời đợc lập dựa vào đánh giá của Ban giám đốc về giá bán ớc tính của hàng tồn kho trừ đi các khoản chi phí liên quan ớc tính để hoàn thành sản phẩm và cả chi phí bán hàng - ớc tính Giá gốc đợc tính theo phơng pháp nhập trớc-xuất trớc (FIFO) và bao gồm tất cả các chi phí liên quan phát sinh để có đợc hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại Đối với thành phẩm và sản phẩm dở dang, giá gốc bao gồm chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công trực tiếp và các chi phí sản xuất chung đã đợc phân bổ.
2.1.3 Các quy trình sản xuất - kinh doanh chủ yếu
Các quy trình sản xuÊt kinh doanh chÝnh
Mô tả các quy trình và thành phần tơng ứng trong báo cáo tài chính
Hoạt động kinh doanh xe máy/marketing
Quy trình kinh doanh xe máy/marketing bao gồm các hoạt động để đạt và giữ lợng hàng bán đợc cũng nh bảo đảm giá bán sản phẩm tới ngời tiêu dùng cuối cùng đợc hoàn toàn kiểm soát.
Các thành phần của báo cáo tài chính bao gồm:
Chi phí bán hàng và marketing;
Doanh thu từ hoạt động bán hàng;
Tài khoản phải thu, bao gồm dự phòng các khoản phải thu khó đòi (nếu có), tạm ứng mua hàng từ các đại lý.
Các dịch vụ bảo hành (Các dịch vô ch¨m sãc khách hàng)
Tình hình quản lý hàng tồn kho tại công ty Hioda Motors
2.2.1 Hàng tồn kho tại công ty Hioda Motors
Hàng tồn kho là một thành phần khá quan trọng trong cơ cấu tổng tài sản của công ty Hioda Motors là doanh nghiệp sản xuất trong ngành công nghiệp xe máy nên cơ cấu hàng tồn kho bao gồm hầu hết những hạng mục quan trọng nhất của hàng tồn kho Sau đây là bảng tóm tắt tình hình hàng tồn kho tại doanh nghiệp qua ba năm tài chính kế tiếp nhau.
Tỉ lệ hàng tồn kho trên tổng tài sản 23,34% 15,60% 10,92%
Các thành phần của hàng tồn kho
Hàng mua đang đi trên đờng 2.006.075 2.015.023 1.989.950
Nguyên liệu vật liệu tồn kho 4.668.978 5.001.252 4.026.047
Công cụ dụng cụ tồn kho 321.301 314.389 537.829
Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang 328.386 270.376 606.464
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho (172.056) (272.457) (404.488)
Nhìn một cách tổng thể, hàng tồn kho của Hioda Motors có xu hớng chiếm tỉ trọng trên tổng tài sản nhỏ dần qua các năm Đây là một xu thế tất yếu kể từ khi Hioda Motors đóng góp thêm cổ phần vào Công ty sản xuất phụ tùng tự động Việt Nam để chủ động hơn trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Tuy nhiên, đối với từng thành phần hàng tồn kho ta cũng cần tìm hiểu thực tiễn tại công ty để có những đánh giá về hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại đây.
2.2.1.1 Nguyên vật liệu tồn kho
Nguyên vật liệu tồn kho của Công ty đợc chia ra làm ba loại chủ yếu:
Nguyên vật liệu nhập khẩu;
Nguyên vật liệu nội địa;
Sơn, nhựa, dầu động cơ, dầu phanh.
Nguyên vật liệu nhập khẩu
Giá trị nguyên vật liệu nhập khẩu sử dụng cho sản xuất đợc xác định theo phơng pháp nhập trớc xuất trớc (FIFO) và bao gồm giá mua và thuế nhập khẩu.
Thành phần nguyên vật liệu nhập khẩu chủ yếu thuộc về các bộ phận của động cơ xe máy (5 chi tiết động cơ cho dòng xe Buddy và 6 chi tiết động cơ cho dòng xe Karla), khung xe, xích líp thuộc bộ chuyền động, công tơ mét, màng lọc dầu, hệ thống bơm dẫn dầu, đĩa phanh, bộ phận khởi động, mạch tích phân (IC). Hầu hết, loại nguyên vật liệu này đợc nhập theo bộ (lô) và số lợng có xu hớng giảm dần qua các năm do chủ trơng nội địa hoá các loại nguyên vật liệu của công ty Ngoài ra, nguyên vật liệu nhập khẩu còn bao gồm một số nguyên vật liệu nhập riêng lẻ nh hộp R, hộp L, vỏ R, vỏ L, xi lanh, vỏ xi lanh, đầu bọc xi lanh, ống dây các loại, Tuy nhiên, nguyên vật liệu loại này không chiếm nhiều trong tỉ trọng nguyên vật liệu nhập khẩu
Trong năm, thông thờng công ty nhập hàng theo tháng Lợng nguyên vật liệu nhập khẩu có thể không bằng nhau giữa các lô hàng Nguyên nhân là do công ty nhập hàng dựa trên kế hoạch sản xuất của mình Nguyên vật liệu nhập khẩu sau khi đến cảng Hải Phòng có thể đợc vận chuyển về kho của nhà máy ngay hoặc để lại tại kho ở cảng tuỳ theo tình hình Công ty sẽ phải trả tiền lu kho tại đây.
Tháng Giá trị các lần nhập khÈu NVL VND’000
Giá trị NVL nhập khẩu đa vào sản xuất
Bảng 1: Tình hình nhập khẩu nguyên vật liệu của Hioda Motors năm
Giá trị các lần nhập khẩu nguyên vật liệu đã tính đến cả nguyên vật liệu nhập khẩu theo lô và nguyên vật liệu nhập khẩu không theo lô Để thấy rõ đợc sự biến động, ta xem xét biểu đồ sau:
Biểu đồ trên đã thể hiện lợng nguyên vật liệu mà công ty nhập khẩu theo từng tháng và giá trị đă đa vào sản xuất trong tháng đó Có thể thấy rằng, gần nh toàn bộ các tháng trong năm, lợng giá trị đa vào sản xuất cao hơn lợng hàng đặt mua Có hai cách lý giải cho điều này: 1- Lợng nguyên vật liệu nhập khẩu tồn kho của năm ngoái sẽ bù đắp đợc phần nào nhu cầu gối đầu của năm nay nên công ty chỉ đặt hàng vừa đủ, không để tình trạng tồn kho quá lâu, ứ đọng vốn và làm giảm chất lợng của nguyên vật liệu; 2- Chi phí để mua loại nguyên vật liệu này không rẻ và bao gồm cả phí hải quan và các loại dịch vụ có liên quan Vì thế, xu hớng của công ty là giảm lợng nguyên vật liệu nhập khẩu và tăng cờng sử dụng đầu vào nội địa. Điều kiện thuận lợi ở đây là nhà cung cấp chính là công ty xe máy Đông Tây, thành viên góp vốn của công ty Mối quan hệ nhà sản xuất - nhà cung cấp vì thế càng gắn bó Tuy nhiên, chênh lệch giữa giá trị các lô hàng nhập khẩu
Biểu đồ 2: Nguyên vật liệu nhập khẩu năm 2004
Nguyên vật liệu nhập khẩu
Giá trị nguyên vật liệu đ a vào sản xuất
V N D ’ 0 0 0 hàng tháng và nhu cầu sản xuất thực tế không lớn, có nghĩa là lợng nguyên vật liệu tồn kho an toàn (dự phòng) luôn ở mức thấp Theo một khía cạnh nào đó, điều này có thể dẫn đến sự thiếu hụt nguyên vật liệu nhập khẩu tồn kho và ảnh h- ởng không tốt đến hoạt động sản xuất – kinh doanh khi Công ty xe máy Đông Tây không thể đảm bảo cung cấp đủ và kịp thời lợng hàng yêu cầu
Nguyên vật liệu mua trong nớc
Hioda Motors đã có mối quan hệ chặt chẽ với những nhà cung cấp chính nh Công ty sản xuất thiết bị Machiniri Việt Nam (cung cấp các loại khớp nối, ốc vít, đèn xe, gơng xe ), Công ty cao su Super (cung cấp bánh xe, đệm xe máy theo yêu cầu mẫu mã của Hioda Motors), Công ty TNHH Quảng Đông (cung cấp các bộ phận bằng plastic lớn nh yếm, vỏ máy ), Công ty Cella Break Việt Nam (các bộ phận về tay phanh, dây phanh, phanh đĩa ), Công ty TNHH TNC và rất nhiều nhà cung cấp lớn nhỏ khác Sau 7 năm hoạt động tại Việt Nam, công ty đã tạo lập đợc rất nhiều mối quan hệ với các nhà cung cấp Vì thế, hoạt động sản xuất luôn đợc đáp ứng đủ và kịp thời lợng nguyên vật liệu trong nớc Hiện nay, tỉ lệ nội địa hoá của Buddy và Karla đều đã đợc tăng lên Đây chính là điều kiện thuận lợi để giảm chi phí sản xuất
Dòng xe – kí hiệu Tỉ lệ nội địa hoá
Phơng pháp xác định giá trị nguyên vật liệu mua trong nớc
Giá trị của nguyên vật liệu mua trong nớc đợc xác định dựa trên những giá mua thực tế gần nhất Vì vậy, giá trị của nguyên vật liệu nội địa tồn kho thờng đ- ợc xác định cao hơn tổng giá trị thực tế Cứ 6 tháng một lần, sau khi kiểm kê hàng tồn kho, công ty lại điều chỉnh sự chênh lệch giữa giá trị thực tế tồn kho tính bằng lợng nguyên vật liệu tồn kho nhân với những giá mua gần nhất và giá trị trên sổ cái Chênh lệch này sẽ đợc tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
Lợng nguyên vật liệu nội địa yêu cầu trong tháng này sẽ đợc sử dụng hầu hết trong tháng tiếp theo (tỉ lệ xuất kho cao)
Tổng nguyên vật liệu nội địa biến động qua các tháng trong năm 2004 nh sau:
Tháng Giá trị các lần nhập
Giá trị NVL nội địa đa vào sản xuất VND’000
Tháng Giá trị các lần nhập
Giá trị NVL nội địa đa vào sản xuất VND’000
Bảng 2: Tình hình biến động nguyên vật liệu nội địa tồn kho của Hioda
Tình hình biến động của nguyên vật liệu nội địa đợc thể hiện qua biểu đồ sau:
Qua biểu đồ 3 và bảng 2 ta có cùng kết luận là giá trị của những đơn hàng các tháng đều không chênh lệch nhiều so với giá trị nguyên vật liệu nội địa tồn kho đa vào sản xuất Công ty cũng có chính sách quản lý đối với loại nguyên vật liệu này là hớng tới mô hình JIT Điều này là hoàn toàn có cơ sở Hầu nh những nhà cung cấp nguyên vật liệu nội địa cho công ty đều cùng nằm trong cùng khu công nghiệp nơi nhà máy sản xuất chính của công ty đang hoạt động Đây cũng là những nhà cung cấp có uy tín và đã hoạt động lâu năm tại Việt Nam Chính vì thế, họ có thể cung cấp kịp thời, đầy đủ và đúng chất lợng hàng hoá mà công ty
Biểu đồ 3: Nguyên vật liệu nội địa tồn kho năm 2004
Giá trị đơn hàng mỗi tháng nguyên vật liệu nội địa Giá trị nguyên vật liệu tồn kho đ a vào sản xuất yêu cầu Mô hình quản lý này thực sự đã giúp công ty trong việc giảm chi phí hàng tồn kho nh chi phí về thời gian vận chuyển, phơng tiện vận chuyển, kho tàng bến bãi, nhân viên quản lý kho
Hàng tháng, công ty vẫn xác định lợng nguyên vật liệu tồn kho cho tháng tới trong bảng kế hoạch chi tiết của mình:
NVL nội địa tồn kho tháng T = NVL nội địa ớc tính đa vào sản xuất theo kế hoạch tháng (T-1) - NVL nội địa tồn kho ớc tính tháng (T-1)
Tuy nhiên, thông thờng, lợng nguyên vật liệu nội địa tồn kho khi hàng về là lợng đáp ứng khoảng 2 đến 3 ngày sản xuất mà thôi Công ty sẽ yêu cầu đơn hàng tuỳ theo tình hình nhu cầu nguyên vật liệu của mình và nhà cung cấp sẽ có thể cung cấp ngay cho Hioda Motors đúng lợng hàng mà công ty đặt mua Vì vậy, gần nh không có lợng nguyên vật liệu nội địa tồn kho an toàn (dự phòng)
Sơn, plastic, dầu động cơ tồn kho
Sơn, plastic, dầu động cơ tồn kho đợc xác định dựa trên tỉ lệ tiêu chuẩn. Đơn vị: USD
Sản phẩm Sơn Plastic Dầu động cơ Dầu phanh
Bảng 4: Giá trị sơn, plastic, dầu trên từng loại sản phẩm 8 Những tỉ lệ tiêu chuẩn này đợc xem xét và sửa đổi lại (nếu cần thiết) 6 tháng một lần và đợc Ban giám đốc phê duyệt trớc khi áp dụng Đồng thời cũng
6 tháng một lần, sau khi kiểm kê hàng tồn kho, công ty cũng điều chỉnh chênh lệch giữa giá thực tế tính bằng lợng sơn, plastic, dầu động cơ nhân với những giá mua gần nhất và giá trên sổ cái.
Đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Hioda Motors
2.3.1 Đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho thông qua các chỉ số tài chính
Không thể phủ nhận tính u việt của những chỉ số tài chính trong việc đánh giá định tính và định lợng về một hoạt động nào đó của doanh nghiệp Để đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Hioda Motors ta cũng bắt đầu từ các chỉ số này.
Trong lịch sử, lợng hàng tồn kho tích trữ từng đợc biểu trng cho sự giàu có, là thớc đo tài sản của một thơng gia Tuy nhiên, khi khoa học quản lý phát triển, các nhà quản lý doanh nghiệp đã từ bỏ khái niệm tích trữ hàng hoá, coi trọng tính lu động của hàng tồn kho
Các chỉ số trên đều đa ra cùng một kết luận: hiệu quả quản lý hàng tồn kho của công ty ngày càng đợc cải thiện.
Vòng quay hàng tồn kho đã tăng lên trong ba năm liên tiếp Một đơn vị hàng tồn kho đã đem lại ngày càng nhiều đơn vị doanh thu Hệ quả của điều này là thời gian một vòng luân chuyển của hàng tồn kho cũng tăng lên giữa các năm.
Số ngày cần thiết cho hàng tồn kho luân chuyển đợc một vòng đã giảm từ hơn 1 tháng xuống khoảng 18 ngày Điều này cho thấy tốc độ luân chuyển vốn lu động tại công ty ngày càng tăng Tốc độ luân chuyển vốn cao giúp đẩy nhanh quá trình thu hồi vốn, tiếp tục tái đầu t cho kì sản xuất – kinh doanh tiếp theo, nắm bắt thêm những cơ hội kinh doanh mới Đồng thời, hệ số đảm nhiệm hàng tồn kho cũng giảm đi rõ rệt Hệ số này càng nhỏ, hiệu quả sử dụng vốn ngày càng cao, số vốn tiết kiệm đợc càng nhiều
Khả năng sinh lợi của hàng tồn kho cũng tăng lên Điều này đợc lí giải bởi lợi nhuận tăng lên và hàng tồn kho giảm đi qua các năm tài chính Tốc độ giảm của hàng tồn kho lại cao hơn tốc độ tăng của lợi nhuận trớc thuế Vì thế, khả năng sinh lợi của hàng tồn kho càng tăng.
Tuy nhiên, các chỉ số tài chính chỉ phản ánh đợc một phần nào đó tình hình quản lý hàng tồn kho thực tế tại doanh nghiệp Các số liệu cho thấy về mặt định lợng, hiệu quả quản lý và sử dụng hàng tồn kho qua ba năm của Hioda Motors đã tăng lên Điều này sẽ giúp công ty giảm đợc nhiều chi phí, tăng tốc độ luân chuyển vốn, tăng doanh thu và lợi nhuận.
2.3.2 Đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho thông qua hệ thống kiểm soát hàng tồn kho tại Hioda Motors
Nhắc đến hoạt động quản lý là nhắc đến nguồn nhân lực Để có thể quản lý hiệu quả bất cứ một đối tợng nào, với hình thức nào cũng cần tổ chức khoa học, hợp lý các bộ phận có trách nhiệm, tách biệt các bộ phận đó với sự chuyên môn hoá rõ ràng Quản lý hàng tồn kho là hoạt động khá phức tạp, đòi hỏi doanh nghiệp phải biết tổ chức và phân công các phòng ban một cách hợp lý Tại Hioda Motors, có hai phòng ban thực hiện hoạt động này là phòng kế toán tài chính và phòng kinh doanh, cùng các bộ phận dới các kho, phân xởng và bộ phận chuyên trách kiểm tra
Về cơ bản, hệ thống tổ chức này đã thực hiện khá tốt nhiệm vụ của mình. Tuy nhiên, với nguyên tắc của một hệ thống quản lý hàng tồn kho (các bộ phận phải chuyên trách về một công việc nào đó trong toàn bộ chu trình và phải độc lập với nhau), hệ thống tổ chức quản lý hàng tồn kho của Hioda Motors còn có một số nhợc điểm cần đợc cải thiện.
Hiện nay, phòng kinh doanh vẫn kiêm nhiều nhiệm vụ là mua hàng hoá vật t, phê chuẩn xuất thành phẩm theo đơn đặt mua hàng Đối với một doanh nghiệp nhỏ có thể thực hiện nh vậy Tuy nhiên, Hioda Motors là một công ty có hoạt động sản xuất kinh doanh khá sôi động, lợng vốn đầu t tơng đối lớn Để có một hệ thống kiểm soát nội bộ thích đáng với các nghiệp vụ liên quan đến hàng tồn kho, mỗi phòng ban chỉ nên kiêm nhiệm một chức năng nhất định Ngoài ra, bộ phận nhận và kiểm tra hàng vẫn cha đợc thành lập thành phòng riêng biệt với các phòng mua hàng, lu hàng và vận chuyển Chức năng của phòng này rất quan trọng, bảo đảm hàng vào kho đáp ứng chất lợng và tiêu chuẩn kĩ thuật đề ra Tuy nhiên, tại Hioda Motors, hoạt động của bộ phận này vẫn cha đợc tăng cờng.
Hệ thống sổ sách kế toán hàng tồn kho về cơ bản đợc ghi chép cẩn thận, cụ thể Tuy nhiên, để quản lý đợc cả chất lợng và số lợng hàng tồn kho, hệ thống sổ sách này cần đợc hoàn thiện thêm, các mẫu phiếu nh Phiếu nhập kho, xuất kho cha nêu rõ nhu cầu nhập, xuất phát sinh dựa trên mục đích hay cơ sở nào (Đơn đặt hàng của khách hàng, kế hoạch mua hàng từ nhà cung cấp của kho nào, loại hàng gì ) Nếu công ty thiết kế các loại phiếu cần thiết trong chu trình quá đơn giản có thể dẫn đến việc sử dụng thiếu mục đích rõ ràng có thể gây lãng phí hoặc gian lận, chứng từ thiếu thống nhất gây khó khăn cho chính các nhà quản lý.
Công ty đã thực hiện kiểm kê thờng xuyên đối với hầu hết các loại hàng tồn kho Tuy nhiên, công cụ và dụng cụ, tuy là thành phần phụ, cha đợc chú ý kiểm kê thích hợp Cụ thể là các loại hàng tồn kho khác đều có biên bản kiểm kê từng tháng và cuối năm nhng công cụ dụng cụ lại không đợc kiểm kê lại vào cuối năm Nh vậy, hoạt động quản lý hàng tồn kho vẫn cha đều, cha thống nhất giữa các thành phần đòi hỏi doanh nghiệp cần xem xét thêm.
2.3.3 Đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Hioda Motors qua các mô h×nh dù tr÷
Mỗi một doanh nghiệp khi đi vào sản xuất kinh doanh cũng cố gắng tìm cho mình một mô hình quản lý hàng tồn kho phù hợp Với một doanh nghiệp sản xuất trong ngành công nghiệp xe máy nh Hioda Motors, điều này lại càng quan trọng vì nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm đều đóng những vai trò nhất định trong hoạt động sản xuất Tuy nhiên, không phải loại hàng tồn kho nào cũng áp dụng mô hình EOQ hay mô hình JIT một cách cứng nhắc mà tùy vào đặc điểm của loại hàng tồn kho đó, mối quan hệ của doanh nghiệp với bên ngoài, nhu cầu của thị trờng mà doanh nghiệp tìm những mô hình phù hợp cho riêng m×nh.
Dựa vào tỉ trọng của từng thành phần hàng tồn kho, công ty sẽ xác định lợng đặt mua thích hợp cho từng đơn hàng.
Chỉ tiêu Giá trị trong một đơn vị sản phẩm (USD) Tỉ trọng trong giá trị một đơn vị sản phẩm Nguyên vật liệu nhập khẩu bao gồm cả thuế 540 54%
Nguyên vật liệu nội địa 420 42%
Giá trị trung bình một đơn vị sản phẩm 1000 100%
Nguyên vật liệu nhập khẩu
Nguyên vật liệu nhập khẩu đợc đặt mua trung bình mỗi tháng một lần Giá trị đặt mua mỗi lần dựa trên giá trị nguyên vật liệu nhập khẩu ớc tính đa vào sản xuất tháng đó Giá trị nguyên vật liệu nhập khẩu và thuế nhập khẩu tính trên một đơn vị sản phẩm bình quân là 54% Dựa vào kế hoạch sản xuất trong tháng, công ty sẽ xác định lợng đặt mua mỗi lần Tuy nhiên, giữa kế hoạch và thực hiện luôn có một độ chênh lệch nhất định.
Công ty xác định lợng nguyên vật liệu nhập khẩu đặt mua mỗi đơn hàng theo kế hoạch sản xuất hàng tháng với cơ sở:
NVL nhập khẩu tháng (T) = Tổng giá trị sản xuất theo kế hoạch tháng (T) x
Trong đó, tỉ lệ 54% dựa trên giá trị nguyên vật liệu nhập khẩu trên một đơn vị sản phẩm hoàn thành
Tuy nhiên, thời gian để hàng về đến cảng Hải Phòng trung bình là 20 ngày (nơi sản xuất chính của Công ty Đông Tây – nhà cung cấp nguyên vật liệu nhập khẩu chính của Hioda Motors đợc đặt tại Inđônêxia) và về đến kho của công ty là 30 ngày Điều này có ảnh hởng quan trọng đến cách tính lợng nguyên vật liệu nhập theo mỗi đơn hàng
Trung bình một lần đặt hàng có giá trị: 1.623.000 USD
Giá trị trung bình một đơn vị nguyên vật liệu nhập khẩu: 540 USD
Lợng đặt hàng trung bình mỗi lần: 1.623.000/540 = 3000 (bộ)
Từ đây ta có nhu cầu hàng hoá trung bình một năm: 3000 x 12 = 36.000 (bé)
Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn
Định hớng hoạt động của Hioda Motors trong tơng lai
Trong những năm vừa qua, Hioda Motors đã đạt đợc nhiều thành tựu trong hoạt động sản xuất – kinh doanh Kế thừa những kết quả đã đạt đợc, Hioda Motors chủ trơng kiên trì theo đuổi những mục tiêu đã đặt ra để ngày càng tiến những bớc vững chắc để đi tới thành công
Trớc hết, Công ty vẫn xác định mục tiêu khuyếch trơng thơng hiệu, sản phẩm ngày càng đợc ngời tiêu dùng biết đến và đón nhận Trớc thị trờng xe máy sôi động và đầy cạnh tranh với nhiều hãng đã có uy tín và thành tựu tại Việt Nam, Hioda Motors vẫn mong muốn tăng thị phần, mở rộng phạm vi tiêu thụ, h- ớng tới đối tợng khách hàng là tầng lớp dân c có thu nhập trung bình và khá. Trong thời gian tới, công ty sẽ cố gắng giảm chi phí hơn nữa, tăng tỉ lệ nội địa hoá để giảm giá thành sản phẩm, tăng sức cạnh tranh trên thị trờng Việt Nam.
Ngoài ra, trong năm 2004, Công ty đã kí kết đợc một số hợp đồng xuất khẩu xe máy sang Philipines, Lào và Cămpuchia (nh hợp đồng xuất sang Philipines là 1000 chiếc xe máy Buddy) Đây cũng là những thị trờng tiềm năng mà Công ty muốn mở rộng tiêu thụ ngoài thị trờng Việt Nam Từ Việt Nam, Công ty có thể xâm nhập vào thị trờng Đông Dơng và các vùng lân cận Công ty đang xúc tiến quảng cáo thơng hiệu và gây dựng mối quan hệ với những khách hàng tiềm năng để đến năm 2006 có thể xây dựng thêm một nhà máy sản xuất xe máy tại Lào, từ đó càng đa thơng hiệu đến với ngời tiêu dùng và tăng doanh thu đồng thời thực hiện kế hoạch sản xuất dài hạn hiệu quả.
Cũng với mục tiêu đa sản phẩm đến với ngời tiêu dùng, Công ty sẽ tiếp tục tăng số lợng Đại lý uỷ quyền từ 50 lên 100 trong 2 năm tới và xâm nhập thị tr- ờng các khu vực khác nh miền Trung, miền Nam của Việt Nam.
Mục tiêu thứ hai không kém phần quan trọng và luôn đợc nhắc đến trong lĩnh vực tài chính doanh nghiệp là mục tiêu tối đa hoá giá trị tài sản cho các chủ sở hữu Để thực hiện mục tiêu này, mục tiêu thứ nhất trớc hết phải đạt đợc Có thực hiện thành công chiến lợc sản phẩm mới có thể tăng doanh thu, tăng lợi nhuận và đa mô hình sản xuất đạt hiệu quả tối u Đồng thời, chiến lợc sáp nhập dọc (thôn tính các nhà cung cấp) để giảm chi phí, tăng tỉ lệ nội địa hoá cũng đợcHioda Motors vạch rõ và thực hiện ngay từ những năm đầu hoạt động Trong năm 2003, Công ty đã tăng lợng vốn cổ phần tại Công ty sản xuất phụ tùng tự động Việt Nam lên 30% và nắm quyền kiểm soát công ty này Trong năm 2005,Công ty dự định sẽ tăng vốn cổ phần tại Công ty TNHH Quảng Đông – TrungQuốc để chủ động trong việc sản xuất các thành phần của xe máy Đây cũng là biện pháp nhằm giảm nhu cầu phụ thuộc (lợng xe máy sản xuất ra tỉ lệ với lợng nguyên vật liệu mà các nhà cung cấp phân phối cho doanh nghiệp) Từ đó, có thể tiết kiệm thời gian và chi phí, tăng khả năng tự chủ trong sản xuất cho công ty.
Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Hioda Motors
Để có thể nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho, Hioda Motors cần xác định tầm quan trọng của vấn đề này trong hoạt động quản lý tài sản của mình. Mục đích của quản lý hàng tồn kho là nhằm giảm vòng quay dự trữ, khống chế hàng tồn kho để giảm chi phí, tránh ứ đọng vốn, tăng khả năng sử dụng vốn, đồng thời giúp doanh nghiệp chủ động trong hoạt động tìm kiếm đầu vào cho sản xuất.
3.2.1 áp dụng các mô hình quản lý hàng tồn kho một cách phù hợp cho các thành phần hàng tồn kho khác nhau á p dụng mô hình EOQ để quản lý nguyên vật liệu nhập khẩu tồn kho
Với các bớc tính toán nh đã trình bày trong phần 2.3.3., Công ty nên xác định lợng đặt hàng tối u cho doanh nghiệp mình trớc khi bớc vào một năm tài chính mới Điều này rất quan trọng vì hiện nay lợng đặt hàng của Công ty cha đạt mức tối u nên cha tối thiểu hoá đợc chi phí đặt hàng và chi phí lu kho Thay vì đặt mỗi lô 3000 bộ mỗi tháng một lần, áp dụng cách đặt hàng mỗi đơn đặt hàng 2400 bộ và một năm đặt hàng 15 lần sẽ giúp công ty cải thiện đợc vấn đề này Tơng tự nh nguyên vật liệu nhập khẩu, đối với các thành phần hàng tồn kho phải nhập từ bên ngoài về hoặc nhà cung cấp cha đủ gắn bó để thực hiện mô hình JIT, Hioda Motors cũng nên tính toán cụ thể để tìm đợc cho mỗi loại hàng tồn kho một lợng đặt hàng tối u Có nh vậy, chi phí sản xuất cũng nh giá thành sản phẩm mới có thể giảm để có thể cạnh tranh với các hãng sản xuất xe máy khác.
Cũng với nguyên vật liệu nhập khẩu, do điểm đặt hàng lại là khoảng 800 bộ nên Công ty cha có chính sách về lợng dự trữ an toàn Tuy nhiên, dựa trên những biến động của lợng nguyên vật liệu nhập khẩu tồn kho đa vào sản xuất thực tế trong năm, đặt ra một lợng dự trữ an toàn là rất cần thiết Thực tế cho thấy trong năm 2004, lợng nguyên vật liệu đa vào sản xuất thực tế hầu hết đều lớn hơn lợng đặt mua mỗi lần Vì thế, Công ty có thể đặt ra một tỉ lệ nhất định cho lợng dự trữ an toàn Tỉ lệ tham khảo có thể là 20% của điểm đặt hàng mới tức là 850 x 20% = 170 (bộ) tơng ứng với hai ngày sản xuất bình quân. á p dụng mô hình JIT để quản lý nguyên vật liệu nội địa tồn kho
Mô hình JIT là sự lựa chọn rất hợp lý cho loại hình hàng tồn kho này L- ợng nguyên vật liệu nội địa tồn kho đợc giảm thiểu Để nâng cao hiệu quả mô hình JIT trong trờng hợp này, Công ty nên kí kết những hợp đồng thơng mại lâu dài với các nhà cung cấp để tránh trờng hợp vì giá mua của công ty khác cao hơn mà nhà cung cấp bỏ dở việc phân phối giữa chừng gây khó khăn rất lớn khiến Công ty rơi vào tình trạng bị động, hoạt động sản xuất bị ngừng trệ Một giải pháp khác đã đợc nhắc đến là tăng cờng sáp nhập, hợp nhất và thâu tóm các nhà cung cấp tạo thành một tập đoàn sản xuất – kinh doanh có hệ thống và quan hệ khăng khít Đây chính là giải pháp mang tính chiến lợc cho sự tồn tại lâu dài của Hioda Motors tại thị trờng Việt Nam.
Liên tục giảm chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Để thực hiện đợc điều này, Công ty phải thực hiện đồng bộ hoá quá trình sản xuất Với một dây chuyền lắp ráp xe máy khá hiện đại và tự động hoá, để tăng năng suất lao động, giảm bán thành phẩm, Công ty cần chú trọng vào các khâu đợc thực hiện bởi ngời lao động Đây chính là những khâu gây ứ đọng nguyên vật liệu và các loại hàng tồn kho khác đa vào sản xuất, làm tăng chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
Triết lý sản xuất JIT là đem phơng thức sản xuất dây chuyền số lợng lớn kết hợp với phơng thức sản xuất luân phiên theo lô Từ đó sẽ giúp ngắn thời gian chuyển đổi công việc và đồng bộ hoá quá trình sản xuất.
Nếu có thể lập kế hoạch sản xuất theo ngày, xác định lợng hàng tồn kho cần sử dụng trong một ngày làm việc sẽ hỗ trợ rất nhiều cho việc quản lý hàng tồn kho theo mô hình JIT Tuy nhiên, đây chỉ là một giải pháp mang tính lý thuyết mà rất ít công ty có khả năng và đã thực hiện trên thực tế.
3.2.2 Kết hợp quản lý hàng tồn kho theo các mô hình đã đề ra và mô hình chiết khấu giảm giá
Nếu Công ty đặt hàng chiết khấu với số lợng lớn, mô hình EOQ cơ bản sẽ có thể đợc thay đổi đôi chút Để quyết định có nên yêu cầu lô hàng với số lợng lớn để đợc chiết khấu hay không, doanh nghiệp cần tối thiểu hoá tổng chi phí mua hàng, đặt hàng và chi phí lu kho.
Tổng chi phí cần phải đợc tối thiểu hoá: tại lợng đặt hàng tối u EOQ trớc chiết khấu – tại đó chiết khấu sẽ không có lợi, hoặc tại lợng đặt hàng tối thiểu để chiết khấu là có lợi.
Ví dụ: Công ty sử dụng một loại hàng tồn kho với các thông tin sau:
Giá mua: 96$/1 đơn vị sản phẩm
Nhu cầu năm: 4000 đơn vị
Chi phí 1 lần đặt hàng: 300$
Chi phí lu kho hàng năm: bằng 10% giá mua
Lợng đặt mua tối u: 500 đơn vị
Nếu công ty đặt mua mỗi lần 1000 đơn vị sẽ đợc chiết khấu 8%
Nếu đặt mua mỗi đơn hàng 500 đơn vị sản phẩm thì chi phí một năm cho hàng tồn kho sẽ là:
Nếu đặt mua mỗi đơn hàng 1.000 đơn vị sản phẩm với giá chiết khấu 8% thì chi phí một năm cho hàng tồn kho sẽ là:
Kết luận: Công ty nên đặt hàng với lợng 1.000 đơn vị sản phẩm mỗi đơn hàng Nh vậy, Công ty sẽ tiết kiệm đợc 1 số tiền là 388.000 – 358.896 29.904$ mét n¨m.
Qua ví dụ trên có thể thấy rằng mô hình đặt hàng chiết khấu cũng có thể đợc áp dụng tại Hioda Motors vì u điểm của nó là Công ty có thể giảm chi phí hàng tồn kho một năm nếu đặt hàng đủ lớn để hởng tỉ lệ chiết khấu hợp lý Tuy nhiên, Công ty phải cân nhắc xem có thể áp dụng mô hình này cho những loại hàng tồn kho nào, so sánh xem chi phí nào tăng lên (nh chi phí lu kho), chi phí nào giảm đi (nh chi phí mua hàng) Có những loại hàng tồn kho nếu để lâu sẽ làm giảm giá trị, kết quả là dự phòng giảm giá hàng tồn kho lại tăng lên, gây khó khăn cho doanh nghiệp
3.2.3 Hoàn thiện tổ chức và hệ thống sổ sách quản lý hàng tồn kho
Trớc hết, dù áp dụng mô hình nào, đặc biệt là mô hình JIT, vấn đề đặt ra là nhà quản lý làm thế nào để quản lý con ngời, phát huy đợc đầy đủ tính tích cực của nhân viên và tính sáng tạo của họ, khiến họ có tinh thần trách nhiệm cao
Hệ thống sổ sách kế toán hàng tồn kho cần đợc hoàn thiện hơn, đặc biệt là các phiếu xuất, nhập kho cần đợc thiết kế sao cho có thể chuyển tải đợc những có thể xảy ra trong mọi hoạt động liên quan đến hàng tồn kho
Các phòng ban chịu trách nhiệm quản lý hàng tồn kho cần đợc phân công nhiệm vụ rõ ràng và độc lập để nâng cao khả năng chủ động và trách nhiệm trong công việc Phòng kinh doanh cần đợc phân tách nhiệm vụ và giao bớt một số nhiệm vụ quản lý hàng tồn kho cho các bộ phận khác Để đạt đợc hiệu quả trong quản lý, Công ty cần thành lập các phòng chức năng liên quan đến việc quản lý hàng tồn kho của mình Cơ cấu có thể nh sau:
Phòng mua hàng Tơng tác lÉn nhau
Phòng nhận hàng kiÓm tra
Phòng lu hàng Phòng vận chuyển
Kho NVL nhËp khÈu Kho NVL mua trong nớc Kho công cụ, dụng cụ Kho thành phẩm Kho phụ tùng
Việc phân công trách nhiệm cụ thể trong cơ cấu các phòng ban sẽ giúp Công ty đạt hiệu quả cao hơn trong việc quản lý hàng tồn kho Đối với những doanh nghiệp có qui mô nhỏ, điều này sẽ khó thực hiện vì hạn chế về nhân lực. Tuy nhiên, tại một công ty sản xuất trong ngành công nghiệp xe máy mà nguyên vật liệu chiếm một ý nghĩa quan trọng thì rất cần thực hiện chuyên môn hoá hoạt động của các phòng ban có liên quan Cùng với những phòng ban độc lập quản lý, các kho cũng cần tuyển chọn những thủ kho có kinh nghiệm và hiểu biết để cùng phối hợp quản lý.
Một số kiến nghị đối với Công ty Hioda Motors và với các cơ quan quản lý Nhà nớc
3.3.1 Kiến nghị đối với Công ty Hioda Motors
Về phơng pháp quản lý hàng tồn kho
Công ty đã có nhiều nỗ lực nhằm nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho.
Về cơ bản, hàng tồn kho của Hioda Motors đợc giữ ở mức vừa phải và có xu h- ớng tỉ trọng thấp dần trong tổng tài sản Để có thể đạt đợc hiệu quả cao hơn, Công ty cần có những kế hoạch mua sắm hàng tồn kho và kế hoạch sản xuất đồng bộ, thống nhất Công ty nên xem xét lại lợng đặt hàng và số lần đặt hàng đối với nguyên vật liệu nhập khẩu vì thành phần này vẫn chiếm tới 54% tổng giá trị một đơn vị sản phẩm Cụ thể là giảm lợng đặt hàng mỗi lần và tăng số lần đặt hàng một năm lên trung bình 15 lÇn/n¨m.
Công ty cần thực hiện nghiêm ngặt kiểm tra, kiểm kê hàng tồn kho thờng xuyên, định kì có biên bản kiểm kê gửi lên ban lãnh đạo công ty, đặc biệt là công cụ dụng cụ phải thực hiện kiểm kê nh các thành phần hàng tồn kho khác
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần đợc lập nhiều hơn để bù đắp những thiệt hại trong nhiều trờng hợp nh hàng tồn kho bị giảm chất lợng, số lợng Trong những năm vừa qua, Công ty luôn có một lợng hàng tồn kho tồn tại trong thời gian dài mà không đợc sử dụng Công ty cũng cần lập thêm dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho những loại này hoặc phải tìm cách thanh lý, vừa giảm đợc chi phí lu kho, lại giảm đợc lợng dự phòng có thể phải lập
Về hệ thống quản lý và hệ thống sản xuất Đối với hệ thống chứng từ trong chu trình hàng tồn kho, Công ty cần lập chi tiết hơn các loại phiếu nh phiếu xuất kho, phiếu lu kho, phiếu vận chuyển hàng với nội dung thể hiện rõ mục đích sử dụng, cách thức vận chuyển và thanh toán, nơi đến, nơi đi
Các phòng ban cần đợc phân tách nhiệm vụ Phòng kinh doanh chỉ nên thực hiện chức năng mua hàng và lựa chọn khách hàng tiêu thụ Phòng kiểm tra chất lợng và số lợng hàng tồn kho nhập, xuất và theo dõi biến động trong kì cần đợc thành lập Các cán bộ liên quan phải đợc đào tạo để có thể nắm vững chu trình hàng tồn kho của công ty mình, từ đó hiểu rõ trách nhiệm và công việc của mình hơn.
Dây chuyền sản xuất cần đồng bộ hoá Bên cạnh các khâu tự động hoá, những khâu có công nhân tham gia, Công ty nên thực hiện phơng thức sản xuất luân phiên theo lô Sự kết hợp của phơng thức sản xuất dây chuyền số lợng lớn và phơng thức sản xuất luân phiên theo lô sẽ đem đến hiệu quả cao, là nọi dung chính của mô hình JIT.
3.3.2 Kiến nghị đối với các cơ quan quản lý Nhà nớc
Môi trờng bên ngoài có tác động lớn đến hiệu quả sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp Chính vì thế, với mỗi một hoạt động quản lý tại doanh nghiệp đều chịu ảnh hởng dù ít dù nhiều của những tác nhân bên ngoài này. Để giúp doanh nghiệp tăng hiệu quả quản lý hàng tồn kho, Nhà nớc cũng có thể tác động dới một số góc độ nh:
Giảm thuế nhập khẩu đối với các nguyên vật liệu mà doanh nghiệp phải nhập khẩu từ nớc ngoài về Tại Hioda Motors, đó là nguyên vật liệu nhập khẩu(chiếm 54% chi phí một đơn vị sản phẩm) Nếu đợc giảm thuế, doanh nghiệp có doanh thu bán hàng Đối với ngành công nghiệp xe máy, từ sau Đại hội X năm 2002, Nhà nớc không còn chủ trơng coi đây là ngành công nghiệp u tiên Việc cấm các quận huyện nội thành đăng kí mua xe máy đã khiến các doanh nghiệp trong ngành này chịu nhiều tổn thất Với doanh nghiệp còn cha có chỗ đứng vững chắc trên thị trờng nh Hioda Motors, điều này càng là khó khăn lớn Khi giảm lợng hàng bán, tồn kho sẽ tăng lên, thời gian lu kho lâu hơn gây tăng chi phí cho doanh nghiệp và có thể giảm chất lợng nguyên vật liệu đầu vào cũng nh giảm chất lợng sản phẩm đầu ra Vì thế, bên cạnh những chính sách thắt chặt đối với hoạt động đăng kí xe máy, Nhà nớc cần cải thiện cơ sở hạ tầng, mở rộng đờng xá, đa dạng hoá các phơng thức vận chuyển để giảm ách tắc, tạo điều kiện cho các doanh nghiệp sản xuất xe máy tồn tại và phát triển
Thực tập cần thiết cho sinh viên nh một cầu nối giữa lý luận và thực tiễn. Trong thời gian thực tập tại Công ty kiểm toán KPMG, em đã tìm hiểu và học hỏi đợc nhiều điều mới mẻ bổ ích, lý thú về tài chính doanh nghiệp nói chung và quản lý hàng tồn kho nói riêng Qua đợt thực tập này, em đã đợc tìm hiểu một cách sâu sắc và thực tế những kiến thức đã đợc học trong bốn năm tại trờng đại học, đồng thời cũng giúp em hiểu thêm rằng muốn trở thành một nhà tài chính giỏi thì không chỉ cần am hiểu những vấn đề lý luận mà còn phải biết vận dụng những lý luận đó một cách sáng tạo vào thực tiễn để giải quyết những vấn đề thực tế phát sinh Giai đoạn thực tập đã kết thúc với kết quả cụ thể là chuyên đề với đề tài "Giải pháp nâng cao hiệu quả hàng tồn kho tại Công ty Hioda Motors". Hioda Motors là một trong những khách hàng của KPMG mà em có dịp đợc tìm hiểu sâu trong quá trình thực tập tại Công ty Em thấy rằng quản lý hàng tồn kho là một trong những hoạt động quản lý khá phức tạp, đòi hỏi các nhà quản lý doanh nghiệp phải vận dụng sáng tạo các phơng pháp, mô hình trong thực tiễn cũng nh phải lập đợc hệ thống cơ cấu quản lý hiệu quả Để có đợc thành công trong quản lý hàng tồn kho, ngời quản lý phải thực sự bỏ công sức và thời gian để tìm cho doanh nghiệp mình những giải pháp phù hợp Trong quá trình nghiên cứu đề tài do sự hiểu biết còn hạn chế nên chuyên đề của em không thể tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận đợc ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo để bài viết này đợc hoàn thiện hơn
Qua đây em cũng xin bầy tỏ lòng cảm ơn chân thành tới cô giáo hớng dẫnPGS.TS.Nguyễn Thị Bất và các anh chị phòng Kiểm toán Công ty KPMG đã tạo mọi điều kiện giúp em hoàn thành chuyên đề này.
1 Giáo trình Tài chính Doanh nghiệp – Chủ biên: TS Lu Thị Hơng – Nhà Xuất bản Giáo dục – 2002
2 Giáo trình Quản trị Tài chính căn bản – Tác giả: PTS Nguyễn Quang Thu – Nhà Xuất bản Giáo dục – 1999
3 Giáo trình Quản trị Sản xuất và tác nghiệp – Chủ biên: Th.S.Trơng Đoàn Thể – Nhà Xuất bản Giáo dục – 1999
4 Quản trị Sản xuất và tác nghiệp – Tác giả: Nguyễn Thanh Liêm, Nguyễn Hữu Hiển – Nhà Xuất bản Giáo dục – 2001
5 Giáo trình Kiểm toán tài chính – Chủ biên: GS.TS Nguyễn Quang
Quynh – Nhà Xuất bản Tài chính – 2001
6 Giáo trình Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp – Chủ biên: TS Đặng Thị Loan - Nhà Xuất bản Giáo dục - 2001
7 Tổ chức và quản lý sản xuất – Tác giả: Lê Anh Cờng, Bùi Minh Nguyệt – Nhà Xuất bản Lao động – 2004
8 Quản lý sản xuất – Trung tâm Pháp Việt đào tạo về quản lý – Tác giả: Gerard Chevalier, Nguyễn Văn Nghiến – Nhà Xuất bản Thống kê – 1998
9 Tài liệu về quản lý tài sản – Biên soạn: Công ty KPMG
10 Luận văn các khóa trớc
Chơng 1: cơ sở lý luận về quản lý hàng tồn kho trong quản lý tài sản lu động của doanh nghiệp 2
1.1 Hàng tồn kho của doanh nghiệp 2
1.1.1 Cơ cấu Bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp 2
1.1.2 Các vấn đề chung về tài sản lu động và hàng tồn kho của doanh nghiệp 3
1.1.3 Phân loại hàng tồn kho 6
1.1.4 Đặc điểm của các loại hàng tồn kho 7
1.2 Quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp 12
1.2.1 Sự cần thiết phải quản lý hàng tồn kho 12
1.2.2 Nội dung của quản lý hàng tồn kho 13
1.2.3 Các phơng pháp quản lý hàng tồn kho 19
1.3 Đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp 27
1.3.1 Một số chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho 27
1.3.2 Đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho thông qua các mô hình và phơng pháp dự trữ 30
Chơng 2: Thực trạng hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại
2.1 Khái quát về Hioda Motors Việt Nam 31
2.1.1 Lịch sử hình thànhvà phát triển của Hioda Motors 31
2.1.2 Đặc điểm sản xuất – kinh doanh của Hioda Motors 33
2.1.3 Các quy trình sản xuất - kinh doanh chủ yếu 35
2.1.4 Cơ cấu tổ chức bộ máy 37
2.1.5 Kết quả sản xuất kinh doanh 38
2.2 Tình hình quản lý hàng tồn kho tại công ty Hioda Motors 42
2.2.1 Hàng tồn kho tại công ty Hioda Motors 42
2.2.2 Chu trình hàng tồn kho tại Hioda Motors 53
2.3 Đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Hioda Motors 58
2.3.1 Đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho thông qua các chỉ số tài chính 58
2.3.2 Đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho thông qua hệ thống kiểm soát hàng tồn kho tại Hioda Motors 59
2.3.3 Đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Hioda Motors qua các mô h×nh dù tr÷ 60
Chơng 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại công ty Hioda Motors 65
3.1 Định hớng hoạt động của Hioda Motors trong tơng lai 65
3.2 Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Hioda Motors 66
3.2.1 áp dụng các mô hình quản lý hàng tồn kho một cách phù hợp cho các thành phần hàng tồn kho khác nhau 66
3.2.2 Kết hợp quản lý hàng tồn kho theo các mô hình đã đề ra và mô hình chiết khấu giảm giá 68
3.2.3 Hoàn thiện tổ chức và hệ thống sổ sách quản lý hàng tồn kho 69
3.3 Một số kiến nghị đối với Công ty Hioda Motors và với các cơ quan quản lý Nhà nớc 70
3.3.1 Kiến nghị đối với Công ty Hioda Motors 70
3.3.2 Kiến nghị đối với các cơ quan quản lý Nhà nớc 72
Hàng tồn kho bình quân năm (3) = (Hàng tồn kho bình quân 4 quý) / 4
Vòng quay hàng tồn kho (4) = (1)/(3) (lần)
Thời gian một vòng luân chuyển hàng tồn kho (5) = 360 ngày / (4) (ngày/vòng)
Hệ số đảm nhiệm hàng tồn kho (6) = (3)/(1) (USD)
Khả năng sinh lợi của hàng tồn kho (7) = (2)/(3) (USD)
Chỉ tiêu 2002 Đô la Mỹ
Tổng doanh thu 88.683.848 114.929.821 145.851.478 26.245.97329.6% 30.921.65726.9% Giá vốn hàng bán (71.957.925) (93.779.377) (120.760.509) 21.821.45330.3% 26.981.13128.8%
Doanh thu hoạt động tài chính 950.255 1.136.168 1.994.790 185.913 19.6% 858.622 75.6% Chi phí hoạt động tài chính (2.092.925) (706.043) (572.721) 1.386.882-66.3% 133.323 -18.9% Chi phí bán hàng (2.560.510) (3.994.602) (5.641.134) 1.434.09256.0% 1.646.53141.2% Chi phí quản lý doanh nghiệp (1.445.537) (6.414.474) (6.824.481) 4.968.937343.7% 410.006 6.4%
Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 9.676.696 11.171.492 14.047.424 1.494.79615.4% 2.875.93225.7%
Kết quả từ các hoạt động khác 153.468 19.146 112.397 -134.322 -87.5% 93.251487.0%
Thuế thu nhập doanh nghiệp - (557.131) (707.991) 557.131 - 150.860 27.1%