QT.HT.03_kiem_soat_su_khong_phu_hop,_KP,_PN

UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN ĐIỆN BÀN QUY TRÌNH KIỂM SỐT SỰ KHƠNG PHÙ HỢP, HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC VÀ PHÒNG NGỪA Mã hiệu : QT.HT.03 Lần ban hành : 01 Ngày ban hành : 01/11/2007 QUY TRÌNH KIỂM SỐT SỰ KHƠNG PHÙ HỢP, HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC VÀ PHỊNG NGỪA Stt Mã hiệu: QT.HT.03 Lần ban hành : 01 Ngày ban hành: 01/11/2007 Trang: 1/8 BẢNG THEO DÕI NHỮNG THAY ĐỔI Ngày sửa Trang sửa Nội dung sửa đổi Người soạn thảo Người xem xét Người kiểm tra Họ tên Phan Minh Dũng Phùng Quang Người phê duyệt Trần Minh An Thân Văn Lào Chức vụ Thư ký Tổ trưởng tổ thư ký QMR Chủ tịch Chữ ký Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký Ngày 15/9/2007 10/10/2007 15/10./2007 28/9/2007 QUY TRÌNH KIỂM SỐT SỰ KHƠNG PHÙ HỢP, HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC VÀ PHÒNG NGỪA Mã hiệu: QT.HT.03 Lần ban hành : 01 Ngày ban hành: 01/11/2007 Trang: 2/8 MỤC ĐÍCH: Quy trình quy định trách nhiệm, nội dung kiểm sốt khơng phù hợp trình tự tiến hành hành động khắc phục, phịng ngừa không phù hợp phát hệ thống quản lý chất lượng UBND huyện Điện Bàn PHẠM VI ÁP DỤNG: Quy trình áp dụng tất phòng, ban phận thuộc hệ thống quản lý chất lượng UBND huyện TÀI LIỆU LIÊN QUAN: - ISO 9001:2000 (mục 8.3, 8.5.2, 8.5.3) - Sổ tay chấy lượng: STCL ĐỊNH NGHĨA: - Sự không phù hợp: công việc kết cơng việc q trình thực chức năng, nhiệm vụ UBND huyện xác định không đáp ứng với yêu cầu (của khách hàng, pháp luật yêu cầu quy định hệ thống chất lượng UBND huyện), kể khơng phù hợp cịn phạm vi UBND huyện sau chuyển giao công việc, kết cho khách hàng bên liên quan - Hành động khắc phục: hành động thực để loại bỏ nguyên nhân gốc rễ không phù hợp xảy Hệ thống quản lý chất lượng - Hành động phòng ngừa: hành động thực để loại bỏ nguyên nhân gốc rễ không phù hợp tiềm ẩn, có khả xảy Hệ thống quản lý chất lượng NỘI DUNG: 5.1 Kiểm sốt cơng việc khơng phù hợp: 5.1.1 Lưu đồ q trình (xem trang sau): 5.1.2 Mô tả: 5.1.2.1 Phát không phù hợp: Mọi cán bộ, công chức UBND huyện thực cơng việc, phát có khơng phù hợp so với quy định hành, phát mâu thuẫn chồng chéo quy định không phù hợp lĩnh vực quản lý nhà nước có trách nhiệm xem xét khơng phù hợp 5.1.2.2 Xem xét: Việc phát không phù hợp quy định điểm 5.1.2.1 Quy trình này, thuộc phạm vi xử lý cán bộ, cơng chức cán bộ, cơng chức phải có hành động ngăn chặn kịp thời báo cáo lãnh đạo trực tiếp, lưu lại chứng hành động xử lý đơn vị QUY TRÌNH KIỂM SỐT SỰ KHƠNG PHÙ HỢP, HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC VÀ PHÒNG NGỪA Mã hiệu: QT.HT.03 Lần ban hành : 01 Ngày ban hành: 01/11/2007 Trang: 3/8 Cán bộ, công chức 5.1.2.1 Người phát hiện, Lãnh đạo phòng 5.1.2.2 Lãnh đạo phòng 5.1.2.3 (Báo cáo không phù hợp BM.HT.03.01 (hoặc CV đề xuất) Lãnh đạo UBND huyện Người phân công Người phân cơng Lãnh đạo phịng Lãnh đạo UBND huyện Phát không phù hợp Xem xét 5.1.2.4 Xử lý 5.1.2.6 BM.HT.03.01 Đề xuất phương án Lãnh đạo phòng Văn thư UBND huyện và/hoặc Thư ký ISO), Người giữ hồ sơ phòng 5.1.2.3 Đề xuất phương án: 5.1.2.5 5.1.2.7 BM.HT.03.03 Chỉ đạo thực 5.1.2.8 Thực 5.1.2.9 BM.HT.03.02 Báo cáo Kiểm tra Yêu cầu KP/PN khác Tổng báo - Sau phát hợp không phùcáohợp vướng mắc q trình giải cơng việc theo chức năng, cán có liên quan báo cáo Lãnh đạo phòng (báo cáo văn theo biểu mẫu BM.HT.03.01 báo cáo trực tiếp) đề xuất phương Lưu hồnhiệm sơ xem xét, vấn đề thuộc thẩm quyền giải án xử lý Lãnh đạo phịng có trách phịng phân cơng cán bộ, cơng chức thực Lãnh đạo phịng có trách nhiệm giám sát kiểm tra kết xử lý; - Trường hợp vượt chức nhiệm vụ phòng, Lãnh đạo phịng có trách nhiệm báo cáo không phù hợp với Lãnh đạo UBND huyện đạo xử lý công việc không phù hợp theo quy trình chun mơn nghiệp vụ tương ứng UBND huyện Nội dung trình bày khơng phù hợp mơ tả Báo cáo không phù hợp theo biểu mẫu BM.HT.03.01 kèm theo văn giải trình 5.1.2.4 Xem xét đạo thực hiện: QUY TRÌNH KIỂM SỐT SỰ KHƠNG PHÙ HỢP, HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC VÀ PHÒNG NGỪA Mã hiệu: QT.HT.03 Lần ban hành : 01 Ngày ban hành: 01/11/2007 Trang: 4/8 Tuỳ theo nội dung vấn đề không phù hợp, Lãnh đạo UBND huyện triệu tập họp phòng liên quan để giải giao phòng làm đầu mối Nội dung kết luận họp ý kiến đạo Lãnh đạo UBND huyện cần ghi cụ thể Báo cáo không phù hợp theo biểu mẫu BM.HT.03.01 ghi văn đề nghị 5.1.2.5 Thực hiện: Tùy theo phạm vi ảnh hưởng, chất, mức độ nguyên nhân vấn đề không phù hợp vướng mắc, Lãnh đạo phòng liên quan chịu trách nhiệm tổ chức thực biện pháp xử lý theo đạo Lãnh đạo UBND huyện theo một, số hướng sau: - Loại bỏ không phù hợp công việc kết công việc liên quan; - Chấp nhận có phê duyệt Lãnh đạo UBND huyện khách hàng, phải đảm bảo tuân thủ yêu cầu pháp luật liên quan; - Huỷ bỏ công việc, kết công việc khơng phù hợp 5.1.2.6 Báo cáo: Lãnh đạo phịng cán bộ, công chức phân công thực xử lý khơng phù hợp có trách nhiệm tiến hành thời hạn quy định 5.1.2.7 Kiểm tra: Lãnh đạo phịng thực việc xử lý khơng phù hợp có trách nhiệm kiểm tra phân cơng cán bộ, công chức kiểm tra kết xử lý sản phẩm không phù hợp Trường hợp không phù hợp nghiêm trọng, dẫn đến phàn nàn, khiếu nại khách hàng, xét thấy có khả tái diễn nguy tiềm ẩn cao, lãnh đạo phòng liên quan phải đồng thời yêu cầu thực hành động khắc phục, phòng ngừa theo mục 5.2 (theo biểu mẫu BM.HT.03.03) 5.1.2.8 Tổng hợp báo cáo: Lãnh đạo phịng có trách nhiệm tổng hợp báo cáo kết giải không phù hợp hành động cần thực khuyến nghị họp giao ban định kỳ UBND huyện họp xem xét định kỳ Lãnh đạo Hệ thống Quản lý chất lượng Nhằm tổng hợp, rút kinh nghiệm sai sót vướng mắc thường gặp, Lãnh đạo phịng chịu trách nhiệm phân công cán ghi lại vấn đề không phù hợp, vướng mắc vào Sổ theo dõi theo biểu mẫu BM.HT.03.02 5.2 Thực hành động khắc phục, phịng ngừa: 5.2.1 Lưu đồ q trình (xem trang sau): 5.2.2 Diễn giải: 5.2.2.1 Phát không phù hợp: * Sự không phù hợp xảy phát thơng qua nguồn sau: QUY TRÌNH KIỂM SỐT SỰ KHƠNG PHÙ HỢP, HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC VÀ PHÒNG NGỪA Mã hiệu: QT.HT.03 Lần ban hành : 01 Ngày ban hành: 01/11/2007 Trang: 5/8 - Không phù hợp đánh giá nội bộ, đánh giá bên ngoài; - Phàn nàn, khiếu nại khách hàng; - Không phù hợp công việc, sản phẩm hành chính; - Các trường hợp khơng phù hợp khác * Sự không phù hợp tiềm ẩn xác định thông qua nguồn thông tin sau: - Các khuyến nghị đánh giá nội bộ, đánh giá bên ngồi; - Thơng tin có dấu hiệu phàn nàn, phản hồi khách hàng (cá nhân, tổ chức) liên quan; - Kết theo dõi trình công việc, sản phẩm; - Kết xem xét lãnh đạo hiệu lực hiệu HTQLCL; - Kết thu thập, phân tích thơng tin liệu Trách nhiệm Tiến trình Diễn giải Cán bộ, cơng chức Người phát hiện, Lãnh đạo phịng Lãnh đạo phịng 5.2.2.1 Đề nghị có hành động KP/PN Xem xét, xử lý ban đầu Lãnh đạo phòng, Người phân cơng Phân tích vấn đề, xác định ngun nhân QMR/ Ban Lãnh đạo UBND huyện Đưa giải pháp KP/PN Người phân công Chỉ đạo thực Người phân cơng Trưởng nhóm đánh giá nội bộ/QMR/ người ủy quyền Lãnh đạo phòng Văn thư UBND huyện, Phòng Thực hành động phịng ngừa/khắc phục Thơng báo để phòng tránh Đơn giản 5.2.2.2 BM.HT.03.03 5.2.2.3 5.2.2.4 5.2.2.5 BM.HT.03.03 5.2.2.6 5.2.2.7 BM.HT.03.03 5.2.2.8 Báo cáo Kiểm tra Tổng hợp báo cáo Lưu hồ sơ 5.2.2.9 5.2.2.10 BM.HT.03.04 QUY TRÌNH KIỂM SỐT SỰ KHƠNG PHÙ HỢP, HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC VÀ PHÒNG NGỪA Mã hiệu: QT.HT.03 Lần ban hành : 01 Ngày ban hành: 01/11/2007 Trang: 6/8 5.2.2.2 Xem xét, xử lý ban đầu: Căn theo nhiệm vụ, quyền hạn giao trước thực hành động khắc phục, đơn vị phải xem xét xử lý ban đầu (sự khắc phục) không phù hợp xảy Đối với trường hợp đơn giản sau xử lý phải thơng báo cho phòng liên quan phòng tránh tái diễn Khi phát khơng phù hợp có tính phức tạp, Trưởng nhóm đánh giá, Đánh giá viên (nếu không phù hợp phát qua đánh giá nội bộ), Lãnh đạo phòng (đối với nguồn phát khơng phù hợp khác) có trách nhiệm lập Phiếu yêu cầu thực hành động khắc phục, phòng ngừa theo biểu mẫu BM.HT.03.03 5.2.2.3 Phân tích vấn đề, xác định nguyên nhân: Trong trường hợp, Lãnh đạo phòng, cá nhân liên quan đến khơng phù hợp có trách nhiệm điều tra nguyên nhân gốc rễ không phù hợp Phải cốt lõi vấn đề gì, trình xảy nào, tác động vấn đề, mức độ ảnh hưởng, hậu gây 5.2.2.4 Đưa giải pháp khắc phục/ phòng ngừa: Lãnh đạo phòng đề xuất giải pháp thực khắc phục, phòng ngừa 5.2.2.5 Chỉ dạo thực (phê duyệt): Tuỳ theo nội dung vấn đề khơng phù hợp, Lãnh đạo UBND huyện triệu tập họp phòng liên quan để giải giao phòng làm đầu mối để giải Nội dung kết luận họp ý kiến đạo Lãnh đạo UBND huyện cần ghi cụ thể Phiếu yêu cầu khắc phục, phòng ngừa theo biểu mẫu BM.HT.03.03 5.2.2.6 Thực hành động khắc phục, phòng ngừa: Trên sở đạo Lãnh đạo UBND huyện kết phân tích, xác định nguyên nhân giải pháp, Lãnh đạo phịng người phân cơng thực hành động khắc phục/ phòng ngừa theo thời gian định, ý giải pháp khơng gây kết không mong muốn khác 5.2.2.7 Báo cáo: Khi hết thời hạn hồn thành khắc phục, phịng ngừa, Lãnh đạo phịng, cá nhân có liên quan có trách nhiệm báo cáo cho cấp có thẩm quyền (Lãnh đạo UBND huyện Lãnh đạo phịng) theo biểu mẫu BM.HT.03.03, có kèm theo chứng hành động thực 5.2.2.8 Kiểm tra: Trưởng nhóm đánh giá nội bộ, QMR người ủy quyền kiểm tra xác nhận kết việc thực hành động khắc phục, phịng ngừa, thẩm xét phù QUY TRÌNH KIỂM SỐT SỰ KHƠNG PHÙ HỢP, HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC VÀ PHỊNG NGỪA Mã hiệu: QT.HT.03 Lần ban hành : 01 Ngày ban hành: 01/11/2007 Trang: 7/8 hợp tính hiệu hành động thực Nếu không phù hợp cịn xảy phải làm lại từ bước xác định nguyên nhân 5.2.2.3 5.2.2.9 Tổng hợp báo cáo Tình hình thực hành động khắc phục, phòng ngừa Lãnh đạo phòng báo cáo họp giao ban định kỳ họp xem xét Lãnh đạo UBND huyện Tổ thư ký (đối với trường hợp khắc phục, phịng ngừa khơng phù hợp phát qua đánh giá nội bộ) Lãnh đạo phòng liên quan (đối với nguồn phát khơng phù hợp khác) có trách nhiệm lập theo dõi tiến độ khắc phục, phòng ngừa vào Sổ theo dõi hành động khắc phục, phòng ngừa theo mẫu BM.HT.03.04 Q trình khắc phục, phịng ngừa thực kết thúc có đủ chứng kết khắc phục, phòng ngừa đạt yêu cầu hành động thực có hiệu lực việc ngăn ngừa tái diễn loại trừ khả xảy vấn đề không phù hợp tiềm ẩn 5.2.2.10 Lưu hồ sơ: Khi kết thực hoạt động khắc phục, phòng ngừa theo BM.HT.03.03 xác nhận có hiệu quả, hồ sơ việc thực hoạt động khắc phục, phòng ngừa phải chuyển cho QMR (01 chính, đầy đủ) để lưu theo dõi HỒ SƠ: Stt Tên hồ sơ Mã hiệu Nơi lưu Báo cáo Thư ký ISO/các BM.HT.03.01 không phù hợp phịng, Văn phịng Sổ theo dõi cơng việc Các phịng chun BM.HT.03.02 khơng phù hợp mơn, Văn phịng Phiếu yêu cầu hành động Thư ký ISO/các BM.HT.03.03 khắc phục, phòng ngừa phòng, văn phòng Sổ theo dõi thực hành động khắc phục, Thư ký ISO/các phịng ngừa (tồn BM.HT.03.04 phòng, văn phòng UBND huyện Phòng) Các loại hồ sơ phát sinh trình thực T.gian lưu P.P Hủy 02 năm 02 năm 02 năm Lưu kho 02 năm QUY TRÌNH KIỂM SỐT SỰ KHƠNG PHÙ HỢP, HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC VÀ PHỊNG NGỪA Mã hiệu: QT.HT.03 Lần ban hành : 01 Ngày ban hành: 01/11/2007 Trang: 8/8 PHỤ LỤC Stt Tên tài liệu Báo cáo không phù hợp Sổ theo dõi công việc không phù hợp Phiếu yêu cầu hành động khắc phục, phòng ngừa Sổ theo dõi thực hành động khắc phục, phòng ngừa Mã hiệu BM.HT.03.01 BM.HT.03.02 BM.HT.03.03 BM.HT.03.04