Thực hành phần mềm quản ký nhà hàng khách sạn

TRƯỜNG CAO ĐẲNG FPT POLYTECHNIC NGÀNH: QUẢN TRỊ KHÁCH SẠN - NHÀ HÀNG CHUYÊN NGÀNH: QUẢN TRỊ KHÁCH SẠN ASSIGNMENT Môn học: Thực hành phần mềm quản ký nhà hàng khách sạn THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN MỤC LỤC THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN TỔNG QUAN DỰ ÁN Lý chọn đề tài: Nghiên cứu phần mềm quản lí khách sạn, học thuật ngữ máy tính giúp ích cho sau làm ngành hàng khách sạn Mục tiêu dự án nghiên cứu: - Nghiên cứu phầm mềm thuộc lĩnh vực nhà hàng, khách sạn Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu: - Đối tượng nghiên phần mềm quản lí nhà hàng, khách sạn - Phạm vi nghiên cứu quy trình phần mềm Phương pháp nghiên cứu: - Học online thực hành lớp Ý nghĩ nghiên cứu: - Biết thuật ngữ máy tính ngành nhà hàng, khách sạn, biết phần mềm quản lí nhà hàng, khách sạn KẾ HOẠCH THỰC HIỆN DỰ ÁN BÁO CÁO DỰ ÁN MÔN HỌC PHẦN I: QUY TRÌNH ĐẶT PHỊNG CHO KHÁCH: 1.1 Tạo hồ sơ cho khách hệ thống: 1.1.1 Tạo hồ sơ cho khách lẻ, nhóm khách lẻ: * Kịch tạo phịng cho nhóm khách lẻ: - Khách sạn tiếp đón nhóm khách lẻ gồm người nữ: + Lê Thị Thúy Ngân + Nguyễn Thị Thanh Ngân + Nguyễn Thị Mỹ Linh + Nguyễn Thị Kim Nguyên + Võ Thạch Thảo THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN + Nguyễn Thị Hồi Linh Đến từ cơng ty TNHH thành viên LNT đặt phòng trực tiếp khách sạn Nhóm khách muốn đặt phịng ngủ, loại Deluxe đặt cho đêm - Khách gọi đến phận đặt phòng khách sạn ngõ ý đặt phịng: • Đoạn hội thoại: Lễ tân: Xin chào, lễ tân khách sạn Fpoly xin nghe, em giúp cho chị khơng Khách: Tơi muốn đặt phòng ngủ, loại Deluxe Lễ tân: dạ, em xin tiếp nhận yêu cầu Dạ cho em hỏi chị lưu trú từ ngày đến ngày Khách: Tôi muốn từ ngày 28/6 đến 29/6 Lễ tân: Dạ, chị vui lòng đợi em giây lát để em kiểm tra tìm trạng phịng Khách: Vâng *Quy trình:  Quy trình tạo hồ sơ khách lẻ: Mở Module PMS Theo đường dẫn PMS - Reception – Profile Trong cửa sổ “Choose Profile Type” chọn “Individual” chọn “ok” Trong cửa sổ “Profile -INDIVIDUAL” điền đầy đủ trường thông tin theo yêu cầu Chọn “Save” để hồn tất q trình tạo Profile cho khách hàng hệ thống THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN 1.1.2: Quy trình tạo hồ sơ cho khách đoàn: Truy cập phần mềm iHotel Mở Module PMS Theo đường dẫn PMS Reception - Profile Trong cửa sổ “Choose Profile Type” chọn “Company” chọn “ok” Trong cửa sổ “Profile -COMPANY” điền đầy đủ trường thông tin theo u cầu Chọn “Save” để hồn tất q trình tạo Profile doanh nghiệp cho khách hàng hệ thống Trong cửa sổ “Profile - COMPANY” chọn nút chức Option/ relationship để tạo mối liên hệ profile cá nhân với Profile Company (có thể tạo profile cá nhân booker/employee chọn profile có sẵn hệ thống) THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN 1.2 Tạo đặt phòng cho khách hệ thống: 1.2.1 Tạo đặt phịng cho khách lẻ, nhóm khách lẻ: Đăng nhập vào hệ thống iHotel, mở Module PMS Theo đường dẫn PMS - Reservation - New Reservation để mở hình “New Reservation” Trong hình “New Reservation” điền đầy đủ thông tin chọn “OK” Trong cửa sổ “New reservation” hoàn thiện yêu cầu xuất hóa đơn, hình thức tốn, u cầu đưa đón sân bay click “Save” để hồn tất THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN 1.2.2 Tạo đặt phịng cho khách đồn:  Quy trình tạo block: Đăng nhập vào hệ thống iHotel, mở Module PMS Theo đường dẫn PMS - Reservation - New Business Block để mở hình “New Business Block” Trong hình “New Business Block” điền đầy đủ thông tin chọn “SAVE” Sử dụng tính “Rooming list” để tạo đặt phịng cho tồn khách lưu trú block Tạo danh sách phòng cho Block đặt phòng cho danh sách THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN PHẦN II QUY TRÌNH CHECK IN CHO KHÁCH VÀ PHỤC VỤ KHÁCH TRONG THỜI GIAN LƯU TRÚ 2.1 Quy trình check-in cho khách hệ thống: 2.1.1 Quy trình thực hành check in cho khách lẻ: - Theo đường dẫn PMS - Reception - Arrival Search để cập nhật danh sách có trạng thái “DUE IN” ngày - Theo đường dẫn PMS - Reception - để mở hình “Room Assignment” chọn phịng phù hợp để bố trí phịng cho khách - Trong hình “Room Assignment” chọn phòng phân phòng chọn nút “Check In” - Trong cửa sổ “Check In” chọn “Reg.” để khách xác nhận thông tin đăng ký phiếu Registration Card - Chọn chức “Cut Key” để tạo thẻ khóa phịng Chọn “OK” để hồn tất quy trình check in THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN 2.1.2 Quy trình check-in cho khách đồn: - Mở cửa sổ “Business block search” theo đường dẫn PMS - Reservation business block search - Tìm Block cần check-in chọn edit để xem thông tin chi tiết danh sách khách tạo phòng Assign hệ thống - Chọn Option/ Check-in Group để thực quy trình check in cho đồn - Trong cửa sổ “Check-in Group” chọn tính tự động hệ thống chìa khóa, in phiếu đăng ký chọn “OK” để hồn tất quy trình check in 2.2 Quy trình phục vụ cho khách thời gian lưu trú: 2.2.1 Thiết lập yêu cầu khách hàng lên hệ thống:  Tạo lời nhắn - Theo đường dẫn PMS – Reception – In House Guest Search mở hình In – House Guest Search để hiển thị danh sách khách lưu trú khách sạn - Tìm kiếm tên khách hàng được/ Check in trước Bấm Option - Chọn lệnh “Messages” -> Xuất hộp thoại “Reservation messages ”-> Điền tên người muốn chuyển lời nhắn, kèm nội dung theo yêu cầu -> Sau Save lại yêu cầu THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN 10 - Theo đường dẫn PMS - Reception - In House Guest Search - Nhấn Option chọn chức Room move - Chọn phòng khách muốn chuyển lí khách muốn chuyển phịng  Chuyển chi phí dịch vụ ăn uống, giặt từ phòng sang phòng khác: - Theo đường dẫn PMS - Cashiering - Transfer Transaction để mở hình Transfer Transaction - Chọn phịng muốn chuyển giao dịch Current Room - Chọn phịng giao dịch chuyển đến ô Room List - Lưu ý phải chọn vào nút “Transfer to another room” WINDOW muốn chuyển đến - Chọn giao dịch muốn chuyển chọn “Transfer” để hoàn tất THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN 12 PHẦN 3: QUY TRÌNH CHECK OUT CHO KHÁCH VÀ NGHIỆP VỤ THU NGÂN 3.1 Quy trình check-out cho khách: 3.1.1 Check-out cho khách lẻ: - Theo đường dẫn PMS – Reception – In House Guest Search mở hình In – House Guest Search để hiển thị danh sách khách lưu trú khách sạn - Tìm kiếm tên khách hàng được/ Check in trước Nhấn vào nút “Check-out” THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN 13 3.1.2 Check-out cho khách đoàn: 3.2 Nghiệp vụ thu ngân: 3.2.1 Nhập chi phí vào phịng khách Post it: - Theo đường dẫn PMS - Cashiering - Post It để mở cửa sổ “Post it” - Chọn phịng muốn post chi phí minibar vào nhấn chọn, nhập số lượng nhấn enter - Sau nhập đủ số lượng hàng hóa khách sử dụng, nhấn “post” để hoàn tất THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN 14 3.2.2 Nhập chi phí vào nhiều phịng lúc Batch Posting: - Theo đường dẫn PMS - Cashiering - Batch Posting để mở cửa sổ Batch Posting - Chọn dịch vụ muốn chuyển vào phòng khách, nhập số tiền khách cần phải tốn - Chọn phịng muốn chuyển chi phí dịch vụ vào hồ sơ lưu trú, chọn “OK” để hoàn tất 3.2.3 Đổi tiền cho khách lưu trú - Theo đường dẫn PMS - Cashiering - Exchange Management mở cửa sổ Currency Exchange List THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN 15 - Điền đầy đủ thông số tiền loại tiền muốn đổi bấm Save THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN 16 PHẦN 4: QUẢN LÝ BUỒNG (HOUSEKEEPING MANAGEMENT) 4.1 Thống kê & cập nhật tình trạng phịng 4.2 Cập nhật thơng tin u cầu dọn phịng phân lịch làm việc cho maid, room attendant, tìm kiếm kiểm tra thơng tin lịch sử dọn phịng  Quick Change Room Status: Đổi nhanh tình trạng phịng - Theo đường dẫn PMS - Housekeeping - Quick Change Room Status để mở cửa sổ “Quick Change Room Status” - Chọn phòng muốn thay đổi trạng thái chọn trạng thái muốn thay đổi sang kiểu trạng thái nhấn change để hoàn tất Hoặc: Thay đổi trạng thái hình Housekeeping management: - Theo đường dẫn PMS - Housekeeping - Housekeeping Management để mở Màn hình Housekeeping management - Chọn phòng muốn thay đổi trạng thái ô status để chuyển đổi trạng thái phòng - Chỉ thay đổi trạng thái phòng phòng FO Status Vacant THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN 17  Room Attendant: Thực phân công việc cho nhân viên - Theo đường dẫn PMS - Housekeeping - Task Assignment để mở hình Task Assignment - Chọn New để mở cửa sổ Task Sheet Details chọn phịng phân cơng cơng việc cho nhân viên room attendant - Chọn “OK” để hoàn tất THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN 18  Maintenance: Tạo yêu cầu sửa chữa - Theo đường dẫn PMS - Housekeeping - Maintenance để mở hình Maintenance - Chọn New để mở cửa sổ Maintenance, chọn phòng yêu câu sửa chữa - Chọn “OK” để hoàn tất THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN 19 4.3 Quản lý thông tin Lost & Found: - Theo đường dẫn PMS - Housekeeping - Lost and found - Chọn New điền thông tin đến tài sản thất lạc khách - Xong nhấn Save THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN 20 PHẦN NGHIỆP VỤ BỘ PHẬN F&B ( SALE & CATERING) 5.1 Tạo kiện hội nghị công ty: - Truy cập vào hệ thống ihotel theo đường dẫn SC – Business Management Business Block Search để thực việc tạo hồ sơ cho hội nghị - Sau click chọn “New: để tạo Block - Sau tiến hành điền đầy đủ thông tin theo yêu cầu Nhấp chọn “Save” để lưu thơng tin - Trong hình “Business block” chọn nút chức “Event” để mở cửa sổ “block event” - Chọn New để mở cửa sổ “Event Definite” hồn thiện thơng tin đặt kiện hội nghị hội thảo cho khách theo yêu cầu - Nhấn “Save để hoàn tất THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN 21 - Sau chọn “Events Resource” - Item để thực yêu cầu trang thiết bị cho hội nghị - Sau thực việc cung cấp thực đơn cho kiện cách nhấp chọn F&B cửa sổ mở chọn thực đơn có sẵn để tiến hành cung cấp thực đơn cho hội nghị THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN 22 Xuất phiếu BEO cho hội nghị 5.2 Tạo kiện tiệc cưới: - Đầu tiên truy cập vào hệ thống ihotel theo đường dẫn SC – Business Management - Business Block Search để thực việc tạo hồ sơ cho tiệc cưới - Sau click chọn “New: để tạo Block - Trong hình “Business block” chọn nút chức “Event” để mở cửa sổ “block event” - Chọn New để mở cửa sổ “Event Definite” hồn thiện thơng tin đặt kiện tiệc cưới cho khách theo yêu cầu THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN 23 - Nhấn “Save để hồn tất - Sau chọn “Events Resource” - Item để thực yêu cầu trang thiết bị cho tiệc cưới nhấn “F&B” để chọn thực đơn có sẵn để tiến hành cung cấp thực đơn cho tiệc cưới Xuất phiếu BEO THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN 24 THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN 25 ...MỤC LỤC THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN TỔNG QUAN DỰ ÁN Lý chọn đề tài: Nghiên cứu phần mềm quản lí khách sạn, học thuật ngữ máy tính... Currency Exchange List THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN 15 - Điền đầy đủ thông số tiền loại tiền muốn đổi bấm Save THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN 16 PHẦN 4: QUẢN LÝ BUỒNG (HOUSEKEEPING... để chọn thực đơn có sẵn để tiến hành cung cấp thực đơn cho tiệc cưới Xuất phiếu BEO THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN 24 THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN 25