Thực hành phần mềm quản ký nhà hàng khách sạn

THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN 1 TRƯỜNG CAO ĐẲNG FPT POLYTECHNIC NGÀNH QUẢN TRỊ KHÁCH SẠN NHÀ HÀNG CHUYÊN NGÀNH QUẢN TRỊ KHÁCH SẠN ASSIGNMENT Môn học Thực hành phần mềm quản ký nhà hàng khách s.

TRƯỜNG CAO ĐẲNG FPT POLYTECHNIC NGÀNH: QUẢN TRỊ KHÁCH SẠN - NHÀ HÀNG CHUYÊN NGÀNH: QUẢN TRỊ KHÁCH SẠN ASSIGNMENT Môn học: Thực hành phần mềm quản ký nhà hàng khách sạn MÃ MÔN HỌC: COM1062 THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN Mục Lục LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN TỔNG QUAN DỰ ÁN Lý chọn đề tài: Mục tiêu dự án nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu: Phương pháp nghiên cứu: Ý nghĩ nghiên cứu: KẾ HOẠCH THỰC HIỆN DỰ ÁN BÁO CÁO DỰ ÁN MÔN HỌC PHẦN I: QUY TRÌNH ĐẶT PHỊNG CHO KHÁCH: 1.1 Tạo hồ sơ cho khách hệ thống: 1.1.1 Tạo hồ sơ cho khách lẻ, nhóm khách lẻ 1.1.2: Quy trình tạo hồ sơ cho khách đồn 1.2 Tạo đặt phòng cho khách hệ thống 1.2.1 Tạo đặt phịng cho khách lẻ, nhóm khách lẻ 1.2.2 Tạo đặt phịng cho khách đồn 10 PHẦN II QUY TRÌNH CHECK IN CHO KHÁCH VÀ PHỤC VỤ KHÁCH TRONG THỜI GIAN LƯU TRÚ 11 2.1 Quy trình check-in cho khách hệ thống 11 2.1.1 Quy trình thực hành check in cho khách lẻ 11 2.1.2 Quy trình check-in cho khách đồn 11 2.2.1 Thiết lập yêu cầu khách hàng lên hệ thống 12 2.2.2 Đổi phịng (ghép phịng, chuyển chi phí, …) 13 PHẦN 3: QUY TRÌNH CHECK OUT CHO KHÁCH VÀ NGHIỆP VỤ THU NGÂN 14 3.1 Quy trình check-out cho khách: 14 3.1.1 Check-out cho khách lẻ: 14 3.2 Nghiệp vụ thu ngân 15 3.2.1 Nhập chi phí vào phịng khách 15 3.2.2 Nhập chi phí vào nhiều phòng lúc 16 3.2.3 Đổi tiền cho khách lưu trú 16 PHẦN 4: QUẢN LÝ BUỒNG (HOUSEKEEPING MANAGEMENT) 18 THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN 4.1 Cập nhật thông tin yêu cầu dọn phòng phân lịch làm việc cho maid, room attendant, tìm kiếm kiểm tra thơng tin lịch sử dọn phòng 18 4.2 Quản lý thông tin Lost & Found 20 5.1 Tạo kiện hội nghị công ty 21 5.2 Tạo kiện tiệc cưới 23 THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên, chúng em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến Ban giám hiệu trường Cao đẳng FPT Đà Nẵng tận tình giúp đỡ nhóm qua trình học tập trường Đặc biệt chúng tơi xin bày tỏ lịng biết ơn chân thành sâu sắc đến cô Phan Thị Minh Anh trực tiếp giúp đỡ nhóm em hồn thành mơn học Chúng em xin chân thành cảm ơn THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng Các số liệu, kết nêu Báo cáo hoàn toàn trung thực chưa cơng bố cơng trình khác Đà Nẵng, ngày tháng năm 20 Nhóm cam đoan (Ký ghi rõ họ tên) THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN TỔNG QUAN DỰ ÁN Lý chọn đề tài: Nghiên cứu phần mềm quản lí khách sạn, học thuật ngữ máy tính giúp ích cho sau làm ngành hàng khách sạn Mục tiêu dự án nghiên cứu: - Nghiên cứu phầm mềm thuộc lĩnh vực nhà hàng, khách sạn Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu: - Đối tượng nghiên phần mềm quản lí nhà hàng, khách sạn - Phạm vi nghiên cứu quy trình phần mềm Phương pháp nghiên cứu: - Học online thực hành lớp Ý nghĩ nghiên cứu: - Biết thuật ngữ máy tính ngành nhà hàng, khách sạn, biết phần mềm quản lí nhà hàng, khách sạn KẾ HOẠCH THỰC HIỆN DỰ ÁN BÁO CÁO DỰ ÁN MƠN HỌC PHẦN I: QUY TRÌNH ĐẶT PHỊNG CHO KHÁCH: 1.1 Tạo hồ sơ cho khách hệ thống: 1.1.1 Tạo hồ sơ cho khách lẻ, nhóm khách lẻ Kịch bản: Tạo phịng cho nhóm khách lẻ - Khách sạn tiếp đón nhóm khách lẻ gồm người nữ: + Lê Thị Thúy Ngân + Nguyễn Thị Thanh Ngân + Nguyễn Thị Mỹ Linh + Nguyễn Thị Kim Nguyên + Võ Thạch Thảo + Nguyễn Thị Hoài Linh THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN Đến từ công ty TNHH thành viên LNT đặt phịng trực tiếp khách sạn Nhóm khách muốn đặt phòng ngủ, loại Deluxe đặt cho đêm - Khách gọi đến phận đặt phòng khách sạn ngõ ý đặt phịng: • Đoạn hội thoại: Lễ tân: Xin chào, lễ tân khách sạn Fpoly xin nghe, khơng biết em giúp cho chị khơng Khách: Tơi muốn đặt phịng ngủ, loại Deluxe Lễ tân: dạ, em xin tiếp nhận yêu cầu Dạ cho em hỏi chị lưu trú từ ngày đến ngày Khách: Tôi muốn từ ngày 28/6 đến 29/6 Lễ tân: Dạ, chị vui lòng đợi em giây lát để em kiểm tra tìm trạng phịng Khách: Vâng Quy trình: Mở Module PMS Theo đường dẫn PMS - Reception – Profile Trong cửa sổ “Choose Profile Type” chọn “Individual” chọn “ok” Trong cửa sổ “Profile INDIVIDUAL” điền đầy đủ trường thơng tin theo u cầu Chọn “Save” để hồn tất trình tạo Profile cho khách hàng hệ thống THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN 1.1.2: Quy trình tạo hồ sơ cho khách đồn Quy trình: Truy cập phần mềm iHotel Mở Module PMS Theo đường dẫn PMS Reception - Profile Trong cửa sổ “Choose Profile Type” chọn “Company” chọn “ok” Trong cửa sổ “Profile -COMPANY” điền đầy đủ trường thông tin theo yêu cầu Chọn “Save” để hồn tất q trình tạo Profile doanh nghiệp cho khách hàng hệ thống Trong cửa sổ “Profile - COMPANY” chọn nút chức Option/ relationship để tạo mối liên hệ profile cá nhân với Profile Company (có thể tạo profile cá nhân booker/employee chọn profile có sẵn hệ thống) THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN 1.2 Tạo đặt phòng cho khách hệ thống 1.2.1 Tạo đặt phịng cho khách lẻ, nhóm khách lẻ Đăng nhập vào hệ thống iHotel, mở Module PMS Theo đường dẫn PMS - Reservation - New Reservation để mở hình “New Reservation” Trong hình “New Reservation” điền đầy đủ thông tin chọn “OK” Trong cửa sổ “New reservation” hoàn thiện yêu cầu xuất hóa đơn, hình thức tốn, u cầu đưa đón sân bay click “Save” để hoàn tất THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN 1.2.2 Tạo đặt phịng cho khách đồn ➢ Quy trình tạo block: Đăng nhập vào hệ thống iHotel, mở Module PMS Theo đường dẫn PMS - Reservation - New Business Block để mở hình “New Business Block” Trong hình “New Business Block” điền đầy đủ thông tin chọn “SAVE” Sử dụng tính “Rooming list” để tạo đặt phịng cho toàn khách lưu trú block Tạo danh sách phòng cho Block đặt phòng cho danh sách THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN 10 - Xong nhấn Save PHẦN NGHIỆP VỤ BỘ PHẬN F&B ( SALE & CATERING) 5.1 Tạo kiện hội nghị cơng ty Quy trình: - Truy cập vào hệ thống ihotel theo đường dẫn SC – Business Management Business Block Search để thực việc tạo hồ sơ cho hội nghị - Sau click chọn “New: để tạo Block - Sau tiến hành điền đầy đủ thông tin theo yêu cầu Nhấp chọn “Save” để THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN 21 lưu thơng tin - Trong hình “Business block” chọn nút chức “Event” để mở cửa sổ “block event” - Chọn New để mở cửa sổ “Event Definite” hồn thiện thơng tin đặt kiện hội nghị hội thảo cho khách theo yêu cầu - Nhấn “Save để hồn tất - Sau chọn “Events Resource” - Item để thực yêu cầu trang thiết bị cho hội nghị - Sau thực việc cung cấp thực đơn cho kiện cách nhấp chọn F&B cửa sổ mở chọn thực đơn có sẵn để tiến hành cung cấp THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN 22 thực đơn cho hội nghị Xuất phiếu BEO cho hội nghị 5.2 Tạo kiện tiệc cưới Quy trình: - Đầu tiên truy cập vào hệ thống ihotel theo đường dẫn SC – Business Management - Business Block Search để thực việc tạo hồ sơ cho tiệc cưới - Sau click chọn “New: để tạo Block - Trong hình “Business block” chọn nút chức “Event” để mở cửa sổ “block event” THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN 23 - Chọn New để mở cửa sổ “Event Definite” hoàn thiện thông tin đặt kiện tiệc cưới cho khách theo yêu cầu - Nhấn “Save để hoàn tất - Sau chọn “Events Resource” - Item để thực yêu cầu trang thiết bị cho tiệc cưới nhấn “F&B” để chọn thực đơn có sẵn để tiến hành cung cấp thực đơn cho tiệc cưới Xuất phiếu BEO THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN 24 5.3 Case study Case Study: Thực hành phần mềm IHOTEL Bài 1: Tạo block tạo đặt phịng cho đồn khách, bao gồm 10 phịng deluxe, hai phòng suite Bước 1: Theo đường dẫn PMS - Profile điền đầy đủ thông tin nhấn “ Save” Bước 2: Chọn Option chọn chức “Relationship” để tạo người đặt phịng cho cơng ty THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN 25 Bước 3: Vào Reservation - New Bunnies Block để tạo phòng ảo THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN 26 Bước 4: Chọn “Rooming list” tải danh sách khách chia phòng THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN 27 Bài 2: Tạo yêu cầu hội nghị, tiệc đoàn khách block Khách tổ chức kiện: hội nghị 8:00 sáng đến 17:00 chiều (sự kiện tổ chức vào ngày thứ hai, hội nghị có 100 khách, set up theo kiểu lớp học Quy Trình: SC - Business Management - Business Block Search - New -Event THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN 28 THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN 29 Trang thiết bị hội nghị gồm: giấy note bút chì, nước suối chai đặt bàn, sân khấu, chiếu & máy chiếu, micro khơng dây, micro cổ cị, bàn chủ tọa, bàn lễ tân(khơng tính phí) Trang thiết bị có tính phí: backdrop sân khấu: 2.000.000 đồng, standee: 400.000 đồng/cái Quy trình: SC - Business Management - Business Block Search - Resourc - Item Hội nghị có lần phục vụ tea break cho 100 khách giá: 100.000 đồng/suất (gồm bánh, hoa quả, trà, cà phê): lần phục vụ lức 9:00-10:00, lần hai phục vụ lúc 14:00-15:00 (lưu ý thực đơn buổi sáng khác buổi chiều) Hội nghị có phục vụ buffet trưa giá 400.000 đồng/ suất X 100 suất: thực đơn ăn kiểu Âu với 50 ăn loại, thời gian phục vụ 11:30-13:00 Quy trình: SC - Business Management - Business Block Search - Resourc- F&B THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN 30 Buổi tối ngày thứ (của block) sau hội nghị khách yêu cầu tổ chức tiệc Gala dinner với set menu giá 500.000 đồng/ suất X 100 suất, thức uống free flow bia tươi, nước soft drink nước suối vòng với giá 100.000 đồng/ khách Quy trình: SC - Business Management - Business Block Search - New -Event THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN 31 Quy trình: SC - Business Management - Business Block Search - Resourc- F&B Bài 3: Check-in cho khách đồn chăm sóc khách khách lưu trú ➢ Check-in cho khách đồn Quy trình: - Mở cửa sổ “Business block search” theo đường dẫn PMS - Reservation business block search - Tìm Block cần check-in chọn edit để xem thông tin chi tiết danh sách khách tạo phòng Assign hệ thống - Chọn Option/ Check-in Group để thực quy trình check in cho đồn - Trong cửa sổ “Check-in Group” chọn tính tự động hệ thống chìa khóa, in phiếu đăng ký chọn “OK” để hồn tất quy trình check in THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN 32 ➢ Chăm sóc khách lưu trú THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN 33 Báo thức cho tất phịng 7:00 sáng ngày suốt q trình lưu trú Quy trình: PMS – Reception – In House Guest Search – Tìm kiếm tên khách lưu trú – Option – Chọn Wake up call - New – Cập nhật báo thức - Save THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN 34 THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN 35 ... ty THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN 25 Bước 3: Vào Reservation - New Bunnies Block để tạo phòng ảo THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN 26 Bước 4: Chọn “Rooming list” tải danh sách khách. .. có 100 khách, set up theo kiểu lớp học Quy Trình: SC - Business Management - Business Block Search - New -Event THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN 28 THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN 29... đăng ký chọn “OK” để hồn tất quy trình check in THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN 32 ➢ Chăm sóc khách lưu trú THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN 33 Báo thức cho tất phòng 7:00 sáng ngày suốt