THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN 1 TRƯỜNG CAO ĐẲNG FPT POLYTECHNIC NGÀNH QUẢN TRỊ KHÁCH SẠN NHÀ HÀNG CHUYÊN NGÀNH QUẢN TRỊ KHÁCH SẠN ASSIGNMENT Môn học Thực hành phần mềm quản ký nhà hàng khách s.
Mục tiêu dự án nghiên cứu
- Nghiên cứu các phầm mềm thuộc lĩnh vực nhà hàng, khách sạn.
Phương pháp nghiên cứu
- Học bài online và thực hành tại lớp.
Ý nghĩ nghiên cứu
- Biết về các thuật ngữ máy tính trong ngành nhà hàng, khách sạn, biết được phần mềm quản lí nhà hàng, khách sạn
KẾ HOẠCH THỰC HIỆN DỰ ÁN
BÁO CÁO DỰ ÁN MÔN HỌC
QUY TRÌNH ĐẶT PHÒNG CHO KHÁCH
Tạo hồ sơ cho khách trên hệ thống
1.1.1 Tạo hồ sơ cho khách lẻ, nhóm khách lẻ
Kịch bản: Tạo phòng cho nhóm khách lẻ
- Khách sạn tiếp đón 1 nhóm khách lẻ gồm 6 người nữ:
Công ty TNHH 1 thành viên LNT chuyên cung cấp dịch vụ đặt phòng trực tiếp tại khách sạn, hiện đang hỗ trợ nhóm khách hàng đặt 3 phòng ngủ loại Deluxe cho 2 đêm.
- Khách gọi đến bộ phận đặt phòng của khách sạn và ngõ ý đặt phòng:
Lễ tân: Xin chào, lễ tân khách sạn Fpoly xin nghe, không biết em có thể giúp gì cho chị không ạ
Khách: Tôi muốn đặt 3 phòng ngủ, loại Deluxe
Lễ tân: dạ, em xin tiếp nhận yêu cầu ạ Dạ cho em hỏi chị lưu trú từ ngày nào đến ngày nào ạ
Khách: Tôi muốn ở từ ngày 28/6 đến 29/6
Lễ tân: Dạ, chị vui lòng đợi em trong giây lát để em có thể kiểm tra tìm trạng phòng ạ
To access the PMS module, navigate to PMS - Reception - Profile In the "Choose Profile Type" window, select "Individual" and click "OK." Then, in the "Profile - INDIVIDUAL" window, fill in all the required information fields.
Chọn “Save” để hoàn tất quá trình tạo Profile mới cho khách hàng trên hệ thống
THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN 8
1.1.2: Quy trình tạo hồ sơ cho khách đoàn
Truy cập phần mềm iHotel Mở Module PMS Theo đường dẫn PMS - Reception - Profile Trong cửa sổ “Choose Profile Type” chọn “Company” chọn
“ok” Trong cửa sổ “Profile -COMPANY” điền đầy đủ các trường thông tin theo yêu cầu
Chọn “Save” để hoàn tất quá trình tạo Profile mới là doanh nghiệp cho khách hàng trên hệ thống
In the "Profile - COMPANY" window, select the Option/relationship button to establish a connection between your personal profile and the Company Profile You can either create a new personal profile as a booker/employee or choose an existing profile from the system.
THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN 9
Tạo đặt phòng cho khách trên hệ thống
1.2.1 Tạo đặt phòng cho khách lẻ, nhóm khách lẻ Đăng nhập vào hệ thống iHotel, mở Module PMS Theo đường dẫn PMS
- Reservation - New Reservation để mở màn hình “New Reservation”
Trong màn hình “New Reservation”, bạn cần điền đầy đủ thông tin và chọn “OK” Tiếp theo, trong cửa sổ “New Reservation”, hãy hoàn thiện các yêu cầu về xuất hóa đơn, hình thức thanh toán, và yêu cầu đưa đón sân bay, sau đó nhấn “Save” để hoàn tất quá trình đặt chỗ.
THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN 10
1.2.2 Tạo đặt phòng cho khách đoàn
➢ Quy trình tạo block: Đăng nhập vào hệ thống iHotel, mở Module PMS Theo đường dẫn PMS
- Reservation - New Business Block để mở màn hình “New Business Block” Trong màn hình “New Business Block” điền đầy đủ các thông tin và chọn
“SAVE” Sử dụng tính năng “Rooming list” để tạo đặt phòng cho toàn bộ khách lưu trú trong block
Tạo danh sách phòng cho Block và đặt phòng cho danh sách
THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN 11
QUY TRÌNH CHECK IN CHO KHÁCH VÀ PHỤC VỤ KHÁCH
Quy trình check-in cho khách trên hệ thống
2.1.1 Quy trình thực hành check in cho khách lẻ
- Theo đường dẫn PMS - Reception - Arrival Search để cập nhật danh sách có trạng thái “DUE IN” trong ngày
- Theo đường dẫn PMS - Reception - để mở màn hình “Room Assignment” và chọn một phòng phù hợp để bố trí phòng cho khách
- Trong màn hình “Room Assignment” chọn phòng đã được phân phòng và chọn nút “Check In”
- Trong cửa sổ “Check In” chọn “Reg.” để khách xác nhận thông tin đăng ký trong phiếu Registration Card
- Chọn chức năng “Cut Key” để tạo thẻ khóa phòng
Chọn “OK” để hoàn tất quy trình check in
2.1.2 Quy trình check-in cho khách đoàn
- Mở cửa sổ “Business block search” theo đường dẫn PMS - Reservation - business block search
- Tìm Block cần check-in và chọn edit để xem thông tin chi tiết về danh sách
THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN 12 khách đã được tạo và các phòng đã được Assign trên hệ thống
- Chọn Option/ Check-in Group để thực hiện quy trình check in cho đoàn
Trong cửa sổ "Check-in Group", hãy chọn các tính năng tự động của hệ thống liên quan đến chìa khóa và in phiếu đăng ký, sau đó nhấn "OK" để hoàn tất quy trình check-in.
2.2 Quy trình phục vụ cho khách trong thời gian lưu trú
2.2.1 Thiết lập yêu cầu của khách hàng lên hệ thống
- Theo đường dẫn PMS – Reception – In House Guest Search mở màn hình
In – House Guest Search để hiển thị danh sách khách đang lưu trú tại khách sạn
- Tìm kiếm tên và khách hàng đã được đã được/ Check in trước đó Bấm Option
- Chọn lệnh “Messages” -> Xuất hiện hộp thoại “Reservation messages ”-> Điền tên người muốn chuyển lời nhắn, kèm nội dung theo yêu cầu -> Sau đó Save lại yêu cầu
- Theo đường dẫn PMS – Reception – In House Guest Search mở màn hình
In – House Guest Search để hiển thị danh sách khách đang lưu trú tại khách sạn
- Tìm kiếm tên và khách hàng đã được đã được/ Check in trước đó Bấm Option
THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN 13
Để cập nhật giờ báo thức cho khách, hãy chọn lệnh “Wake Up Call”, sau đó nhấn “New” để thiết lập thời gian và đặt lời nhắn Cuối cùng, nhấn “Save” để hoàn tất yêu cầu.
2.2.2 Đổi phòng (ghép phòng, chuyển chi phí, …)
- Theo đường dẫn PMS - Reception - In House Guest Search
- Nhấn Option chọn chức năng Room move
- Chọn phòng khách muốn chuyển và lí do khách muốn chuyển phòng
➢ Chuyển chi phí dịch vụ ăn uống, giặt là từ phòng này sang một phòng khác:
THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN 14
- Theo đường dẫn PMS - Cashiering - Transfer Transaction để mở màn hình Transfer Transaction
- Chọn phòng muốn chuyển các giao dịch đi tại ô Current Room
- Chọn phòng các giao dịch sẽ được chuyển đến tại ô Room List
- Lưu ý phải chọn vào nút “Transfer to another room” và WINDOW muốn chuyển đến
- Chọn các giao dịch muốn chuyển đi và chọn “Transfer” để hoàn tất
QUY TRÌNH CHECK OUT CHO KHÁCH VÀ NGHIỆP VỤ THU NGÂN
3.1 Quy trình check-out cho khách:
3.1.1 Check-out cho khách lẻ:
- Theo đường dẫn PMS – Reception – In House Guest Search mở màn hình
In – House Guest Search để hiển thị danh sách khách đang lưu trú tại khách sạn
- Tìm kiếm tên và khách hàng đã được đã được/ Check in trước đó Nhấn vào nút “Check-out”
THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN 15
3.2.1 Nhập chi phí vào phòng khách
- Theo đường dẫn PMS - Cashiering - Post It để mở cửa sổ “Post it”
- Chọn phòng muốn post chi phí minibar vào nhấn chọn, nhập số lượng và nhấn enter
- Sau khi nhập đủ số lượng hàng hóa khách đã sử dụng, nhấn “post” để hoàn tất
THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN 16
3.2.2 Nhập chi phí vào nhiều phòng cùng lúc
- Theo đường dẫn PMS - Cashiering - Batch Posting để mở cửa sổ Batch
- Chọn dịch vụ muốn chuyển vào phòng khách, nhập số tiền khách cần phải thanh toán
- Chọn các phòng muốn chuyển chi phí dịch vụ vào hồ sơ lưu trú, chọn “OK” để hoàn tất
3.2.3 Đổi tiền cho khách lưu trú
THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN 17
- Theo đường dẫn PMS - Cashiering - Exchange Management mở cửa sổ Currency Exchange List
- Điền đầy đủ thông số tiền và loại tiền muốn đổi và bấm Save
THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN 18
QUẢN LÝ BUỒNG (HOUSEKEEPING MANAGEMENT)
➢ Quick Change Room Status: Đổi nhanh tình trạng phòng
- Theo đường dẫn PMS - Housekeeping - Quick Change Room Status để mở cửa sổ “Quick Change Room Status”
- Chọn các phòng muốn thay đổi trạng thái và chọn trạng thái muốn thay đổi sang kiểu trạng thái mới và nhấn change để hoàn tất
Hoặc: Thay đổi trạng thái trên màn hình Housekeeping management: Quy trình:
- Theo đường dẫn PMS - Housekeeping - Housekeeping Management để mở Màn hình Housekeeping management
- Chọn phòng muốn thay đổi trạng thái tại ô status để chuyển đổi trạng thái phòng
- Chỉ thay đổi được trạng thái phòng các phòng ở FO Status là Vacant
THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN 19
➢ Room Attendant: Thực hiện phân công việc cho nhân viên
- Theo đường dẫn PMS - Housekeeping - Task Assignment để mở màn hình
- Chọn New để mở cửa sổ Task Sheet Details và chọn phòng và phân công công việc cho nhân viên room attendant
- Chọn “OK” để hoàn tất
THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN 20
➢ Maintenance: Tạo yêu cầu sửa chữa
- Theo đường dẫn PMS - Housekeeping - Maintenance để mở màn hình
- Chọn New để mở cửa sổ Maintenance, chọn phòng và yêu câu sửa chữa
- Chọn “OK” để hoàn tất
4.2 Quản lý thông tin Lost & Found
- Theo đường dẫn PMS - Housekeeping - Lost and found
- Chọn New và điền các thông tin đến tài sản thất lạc của khách
THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN 21
PHẦN 5 NGHIỆP VỤ BỘ PHẬN F&B ( SALE & CATERING)
5.1 Tạo sự kiện là hội nghị của một công ty
- Truy cập vào hệ thống ihotel theo đường dẫn SC – Business Management -
Business Block Search để thực hiện việc tạo hồ sơ cho hội nghị
- Sau đó click chọn “New: để tạo Block mới
- Sau đó tiến hành điền đầy đủ thông tin theo yêu cầu Nhấp chọn “Save” để
THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN 22 lưu thông tin
- Trong màn hình “Business block” chọn nút chức năng “Event” để mở cửa sổ “block event”
- Chọn New để mở cửa sổ “Event Definite” và hoàn thiện thông tin đặt sự kiện là hội nghị và hội thảo cho khách theo yêu cầu
- Nhấn “Save để hoàn tất
- Sau đó chúng ta chọn “Events Resource” - Item để thực hiện các yêu cầu trang thiết bị cho hội nghị
Để cung cấp thực đơn cho sự kiện, trước tiên bạn cần nhấp chọn mục F&B Sau đó, một cửa sổ sẽ mở ra cho phép bạn chọn thực đơn đã có sẵn để tiến hành cung cấp.
THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN 23 thực đơn cho hội nghị
Xuất phiếu BEO cho hội nghị
5.2 Tạo sự kiện là một tiệc cưới
- Đầu tiên truy cập vào hệ thống ihotel theo đường dẫn SC – Business Management - Business Block Search để thực hiện việc tạo hồ sơ cho tiệc cưới
- Sau đó click chọn “New: để tạo Block mới
- Trong màn hình “Business block” chọn nút chức năng “Event” để mở cửa sổ “block event”
THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN 24
- Chọn New để mở cửa sổ “Event Definite” và hoàn thiện thông tin đặt sự kiện là tiệc cưới cho khách theo yêu cầu
- Nhấn “Save để hoàn tất
Next, we select "Events Resource" - Item to fulfill the equipment requests for the wedding and click on "F&B" to choose from the available menu options for catering the wedding reception.
THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN 25
Case Study: Thực hành phần mềm IHOTEL
Bài 1: Tạo block và tạo đặt phòng cho đoàn khách, bao gồm 10 phòng deluxe, và hai phòng suite
Bước 1: Theo đường dẫn PMS - Profile điền đầy đủ thông tin rồi nhấn “ Save”
Bước 2: Chọn Option và chọn chức năng “Relationship” để tạo người đặt phòng cho công ty
THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN 26
Bước 3: Vào Reservation - New Bunnies Block để tạo phòng ảo
THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN 27
Bước 4: Chọn “Rooming list” tải danh sách khách và chia phòng
THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN 28
Bài 2: Tạo yêu cầu về hội nghị, tiệc của đoàn khách trên block
Khách tổ chức sự kiện: hội nghị 8:00 sáng đến 17:00 chiều (sự kiện tổ chức vào ngày thứ hai, hội nghị có 100 khách, set up theo kiểu lớp học
SC - Business Management - Business Block Search - New -Event
THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN 29
THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN 30
Trang thiết bị hội nghị bao gồm giấy note, bút chì, nước suối chai để trên bàn, sân khấu, màn chiếu và máy chiếu, hai micro không dây, một micro cổ cò, một bàn chủ tọa và một bàn lễ tân (miễn phí).
Trang thiết bị có tính phí: backdrop sân khấu: 2.000.000 đồng, 2 standee: 400.000 đồng/cái
Quy trình: SC - Business Management - Business Block Search - Resourc - Item
Hội nghị sẽ có hai lần phục vụ tea break cho 100 khách, mỗi suất giá 100.000 đồng, bao gồm bánh, hoa quả, trà và cà phê Lần phục vụ đầu tiên diễn ra từ 9:00 đến 10:00, và lần thứ hai từ 14:00 đến 15:00 Lưu ý rằng thực đơn buổi sáng sẽ khác với buổi chiều.
Hội nghị có phục vụ buffet trưa giá 400.000 đồng/ suất X 100 suất: thực đơn món ăn kiểu Âu với 50 món ăn các loại, thời gian phục vụ 11:30-13:00
Quy trình: SC - Business Management - Business Block Search - Resourc- F&B
THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN 31
Vào tối thứ Hai của block, sau hội nghị, khách hàng đã yêu cầu tổ chức tiệc Gala dinner với set menu giá 500.000 đồng cho mỗi suất, tổng cộng 100 suất Bên cạnh đó, thức uống bao gồm bia tươi, nước ngọt và nước suối sẽ được phục vụ miễn phí trong vòng 2 giờ với mức giá 100.000 đồng cho mỗi khách.
Quy trình: SC - Business Management - Business Block Search - New -Event
THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN 32
Quy trình: SC - Business Management - Business Block Search - Resourc- F&B
Bài 3: Check-in cho khách đoàn và chăm sóc khách khi khách lưu trú
➢ Check-in cho khách đoàn
- Mở cửa sổ “Business block search” theo đường dẫn PMS - Reservation - business block search
Để kiểm tra thông tin chi tiết về danh sách khách đã được tạo và các phòng đã được phân bổ trên hệ thống, bạn cần tìm Block cần check-in và chọn tùy chọn chỉnh sửa.
- Chọn Option/ Check-in Group để thực hiện quy trình check in cho đoàn
Trong cửa sổ "Check-in Group", hãy chọn các tính năng tự động của hệ thống liên quan đến chìa khóa và in phiếu đăng ký, sau đó nhấn "OK" để hoàn tất quy trình check-in.
THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN 33
➢ Chăm sóc khi khách đang lưu trú
THỰC HÀNH PHỀM MỀM NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN 34
Mỗi ngày trong suốt thời gian lưu trú, hệ thống sẽ tự động thực hiện báo thức cho tất cả các phòng vào lúc 7:00 sáng Quy trình thực hiện bao gồm: sử dụng hệ thống PMS, nhân viên lễ tân tìm kiếm thông tin khách đang lưu trú, chọn tùy chọn báo thức, cập nhật giờ báo thức mới và lưu lại thông tin.
