Hướng dẫn sử dụng nhanh phần mềm quản lý nhà hàng THSOFT BARCAFE

CƠNG TY TNHH THỊNH VIỆT Địa chỉ: Số 01 Hồng Hoa Thám - TP Hải Dương www.thinhviet.net ĐT: 0913 541 891 Hướng dẫn sử dụng nhanh phần mềm quản lý nhà hàng THSOFT BARCAFE Quản lý kho hàng : Đăng nhập vào chương trình : Trên hình nhấn đúp chuột vào biểu tượng có tên Quan ly nha hang  hình đăng nhập sau : I - Tại ô “Tên đăng nhập” nhập : admin Tại ô “Mật khẩu” nhập : 123 - Sau nhấn chuột vào nút Sau đăng nhập thành cơng hình sau : CƠNG TY TNHH THỊNH VIỆT Địa chỉ: Số 01 Hoàng Hoa Thám - TP Hải Dương www.thinhviet.net ĐT: 0913 541 891 - - Tại cửa sổ giao diện nhìn vào phía bên tay trái khu vực chọn điều kiện thống kê liệu (Điều kiện dùng chung cho tất cửa sổ thị liệu phiên làm việc) Tại cửa sổ điều kiện ta chọn điều kiện theo : + Khoảng thời gian : Từ ngày  đến ngày + Theo kho hàng +Theo nhóm hàng +Theo nhóm nhà cung cấp +Theo nhóm khách hàng +Theo mặt hàng +Theo nhân viên Tùy theo điều kiện ta chọn mà liệu thị tính thị theo Quản lý danh mục : a Danh mục hàng hóa : • Hàng hóa quản lý phần mềm theo nhóm Việc phân nhóm giúp cho quản lý danh mục hàng cách khoa học, thuận tiện cho theo dõi đánh giá hiệu kinh CÔNG TY TNHH THỊNH VIỆT Địa chỉ: Số 01 Hoàng Hoa Thám - TP Hải Dương www.thinhviet.net ĐT: 0913 541 891 doanh nhóm hàng Cửa sổ làm việc gồm danh sách nhóm hàng hóa, thể dạng hình phân cấp danh sách hàng hóa nhóm tương ứng chọn • Nhóm hàng hóa: o Khái niệm nhóm hàng hóa túy mang ý nghĩa quản lý, không ảnh hưởng đến hoạt động phần mềm Người sử dụng hoàn tồn sử dụng nhóm cho tất hàng hóa Tuy nhiên, để thuận tiện cho quản lý thống kê báo cáo, nên phân chia hàng hóa làm nhiều nhóm Nhóm hàng hóa tổ chức theo dạng hình phân cấp Số lượng nhóm khơng hạn chế người dùng xác định Ví dụ: nhóm thiết lập theo chủng loại hàng, theo nhà cung cấp, Với hệ thống vậy, danh mục hàng hóa nên cập nhật vào cấp cuối danh mục nhóm hàng  Ví dụ: có nhóm áo, có nhóm áo ngắn tay áo dài tay Khi đó, danh mục hàng áo ngắn tay cập nhật vào nhóm áo ngắn tay; áo dài tay – nhóm áo dài tay; khơng nên cập nhật vào nhóm áo (chung chung) o Việc xây dựng hệ thống nhóm hàng người sử dụng tự định Thơng thường, nhóm hàng hóa tổ chức theo chủng loại hàng, thuận tiện cho việc quản lý báo cáo thống kê doanh số, hiệu kinh doanh o Các thông tin nhóm hàng:  Nguồn cung cấp: thơng tin có ý nghĩa quan trọng cho thống kê báo cáo số nghiệp vụ phần mềm  Ví dụ minh họa: Nhóm hàng hóa tổ chức theo chủng loại hàng, chẳng hạn áo sơ mi nam dài tay Tuy nhiên, loại hàng có nhiều hàng hóa nhiều nhà cung cấp khác Trong trường hợp này, nên tạo nhóm cho nhà cung cấp, xác định nhà cung cấp nhóm tương ứng với nhà cung cấp danh mục đối tác Như vậy, cần số liệu hàng hóa liên quan đến chủng loại, phần mềm dựa vào cấu trúc nhóm; cần hàng hóa liên quan đến nguồn cung cấp - phần mềm dựa vào thông tin nhà cung cấp nhóm  Khi chọn liệu xuất hàng (lập phiếu xuất kho) theo nhà cung cấp, phần mềm dùng thông tin để xác định tất hàng hóa nhà cung cấp cụ thể Trường hợp xảy xuất hàng trả lại cho nhà cung cấp (hàng ký gửi chẳng hạn)  Nếu tổ chức nhóm hàng theo nguồn cung cấp (mỗi nhà cung cấp nhóm nhất) thông tin không cần thiết - Thao tác chức - Để làm việc với chức quản lý danh mục mặt hang bạn chọn Menu Danh mục  Chọn Menu Hàng hóa cửa sổ quản lý danh mục hang : CÔNG TY TNHH THỊNH VIỆT Địa chỉ: Số 01 Hoàng Hoa Thám - TP Hải Dương www.thinhviet.net ĐT: 0913 541 891 - Để tạo nhóm hàng bạn Click chuột phải vào cửa vùng trống bên phía tay phải cửa sổ quản lý danh mục mặt hang  Menu  Bạn chọn vào mục Thêm nhóm hang Menu  Cửa sổ nhập thơng tin nhóm hàng : - Bạn nhập tên nhóm hàng  Sau Enter(Hoặc nhấn chọn nút Cập nhập) để lưu thơng tin nhóm hang Để thêm mặt hàng bạn nhấn chọn nút hàng :  Cửa sổ thêm mặt CÔNG TY TNHH THỊNH VIỆT Địa chỉ: Số 01 Hoàng Hoa Thám - TP Hải Dương www.thinhviet.net ĐT: 0913 541 891 -  Bạn nhập thông tin mã hàng, tên hàng, chọn đơn vị tính, chọn nhóm hàng, giá - bán lẻ,…  Sau nhấn chọn nút Lưu ý : Trong trường hợp mặt hàng in sẵn mã vạch bao bì sản phẩm bạn nhập ln mã hàng bao bì vào ô mã hàng để sau bán hàng mã vạch ta dung mã vạch luôn, không cần phải in mã vạch cho sản phẩm Để tìm kiếm mặt hàng cửa sổ quản lý danh mục mặt hàng ta đặt trỏ vào ô -  Nhập thông tin mặt hàng cần tìm(Mã hàng tên hàng)  Nhấn Enter để thực tìm kiếm  Kết tìm kiếm cửa sổ bên Danh mục kho hàng : - Để thực chức ta giao diện phần quản lý ta chọn - sau chọn - Cửa sổ giao diện quản lý danh mục kho hàng sau: , CÔNG TY TNHH THỊNH VIỆT Địa chỉ: Số 01 Hoàng Hoa Thám - TP Hải Dương www.thinhviet.net ĐT: 0913 541 891 - Đê thêm kho hàng ta nhấn nút , dòng liệu trống thêm vào danh sách bên dưới, ta nhập đầy đủ thông tin : Mã kho, tên kho, vị trí - kho, sau nhấn nút để lưu lại thông tin Để thay đổi thông tin kho ta đặt trỏ vào ô thông tin kho tương ứng, sau - sửa lại liệu sau nhấn nút để lưu lại thơng tin thay đổi Để xóa liệu thơng tin kho ta chọn vào số thứ tự kho cần xóa - Sau nhấn nút để xóa thơng tin kho hàng Lưu ý : Khi xóa liệu thơng tin kho hàng đồng nghĩa với việc tất chứng từ nhập xuất, thu chi, liên qua đến kho bị xóa Vì kho phát sinh liệu liên quan đến ta khơng nên xóa đi, mà chọn vào mục “khóa” sau cập nhập để xác định kho khơng cịn sử dụng nữa, thơng tin liên quan tới kho giữ lại b Danh mục đơn vị tính bán hàng : - Để thực chức ta giao diện phần quản lý ta chọn sau chọn , CƠNG TY TNHH THỊNH VIỆT Địa chỉ: Số 01 Hoàng Hoa Thám - TP Hải Dương www.thinhviet.net ĐT: 0913 541 891 - Khi hình sau : - Các thao tác thêm, sửa, xóa ta thực thao tác giống phần quản lý kho hàng c Danh mục phân loại bảng giá bán hàng : - Để thực tính ta chọn - Khi cửa sổ sau : , sau chọn CƠNG TY TNHH THỊNH VIỆT Địa chỉ: Số 01 Hoàng Hoa Thám - TP Hải Dương www.thinhviet.net ĐT: 0913 541 891 - Các thao tác thêm, sửa, xóa ta thực thao tác giống phần quản lý kho hàng - Lưu ý : liệu thông tin bảng giá “Bán lẻ” thông tin mặc định bắt buộc nên ta sửa xóa loại bảng giá liệu d Danh mục hình thức tốn : - Để thực tính ta chọn - Khi cửa sổ sau : - Các thao tác thêm, sửa, xóa ta thực thao tác giống phần quản lý kho hàng , sau chọn e Quản lý danh mục khách hàng : - Để thực tính ta chọn Menu “Danh mục” Chọn mục “Khách hàng”  Cửa sổ sau : CÔNG TY TNHH THỊNH VIỆT Địa chỉ: Số 01 Hoàng Hoa Thám - TP Hải Dương www.thinhviet.net ĐT: 0913 541 891 - - Tại cửa sổ ta thấy bố cục sau : Phía bên tay trái danh mục nhóm khách hàng, phía bên tay phải danh mục khách hàng tương ứng với mối nhóm chọn Phía Menu thực chức : Tìm kiếm, thêm mới, xóa, chuyển khách hàng sang nhóm khác Để xem thông tin danh sách khách hàng nhóm ta chọn chuột vào nhóm tương ứng Bước để quản lý khách hàng ta phải tổ chức chia khách hàng thành nhóm, sau tương ứng với nhóm ta thêm thơng tin khách hàng vào Để thêm nhóm khách hàng cứa sổ bên phía tay trái mục “Nhóm khách hàng” ta nhấn chuột phải menu  ta nhấn chọn vào mục “Thêm nhóm khách hàng”  Cửa sổ thêm nhóm khách hàng : -  Nhập tên nhóm khách hàng sau nhấn nút  nhóm khách hàng xuất thêm danh mục nhóm khách hàng nằm phía bên tay trái Để thêm khách hàng : Phía bên tay phải ta chọn vào nhóm khách hàng tương ứng (ví dụ : hình chọn nhóm “Nem”)  bên phía tay phải xuất khách hàng nhóm “Nem” Để thêm khách hàng nhóm ta chọn nút “Thêm mới”  dịng thơng tin  ta nhập thông tin cần thiết vào chỗ trống  nhấn chọn nút “Cập nhập” để lưu lại thơng tin Để xóa thơng tin khách hàng  ta chọn vào số thứ tự khách hàng cần xóa  sau nhấn nút xóa để xóa thơng tin khách hàng CƠNG TY TNHH THỊNH VIỆT Địa chỉ: Số 01 Hoàng Hoa Thám - TP Hải Dương www.thinhviet.net ĐT: 0913 541 891 f Quản lý danh mục đối tác : Thao tác sử dụng giống quản lý khách hàng Quản lý bảng giá bán hàng: o o o o o    - Quản lý giá bán mặt hàng theo nhóm theo loại bảng giá - Giá bán lập cập nhật từ phiếu nhập kho Khi lập giá bán phiếu nhập kho, giá bán tính tốn tùy thuộc vào yếu tố: giá nhập, % thuế VAT, tỷ lệ lãi suất tính giá bán hay giá nhập, có làm trịn số hay khơng Người dùng nhập trực tiếp giá bán vào mặt hàng tương ứng phiếu nhập cửa sổ quản lý giá Dữ liệu lưu tự động có thay đổi - Các thơng tin bảng giá: Hàng hóa: mã – tên – đơn vị tính Giá nhập ngày nhập cuối gần Giá bán Số lượng tem mã vạch cần in cho mã hàng cụ thể bảng giá Thông thường, tem hàng in từ phiếu nhập kho Chức in sử dụng cần in số mã hàng (do hư hỏng, khơng đọc được) Các cột nhập số liệu được: giá bán, số lượng tem in, tỷ lệ giảm giá Khi cập nhật giá bán, giá bán tự động lưu lại Cột số lượng in sử dụng để nhập số lượng tem in cần thiết lúc làm việc, không lưu lại Tỷ lệ giảm giá: lưu lại sau cập nhật giá trị cho Giá trị này, tính %, sử dụng trường hợp cần khuyến mại số mặt hàng vào thời điểm (khai trương, lễ hội, …) Nếu giảm giá tồn mặt hàng nên tạo bảng giá Để nhập giá cho mặt hàng ta chọn vào menu “Chứng từ” –> “Bảng giá” Cửa sổ bảng giá bán hàng 10 CÔNG TY TNHH THỊNH VIỆT Địa chỉ: Số 01 Hoàng Hoa Thám - TP Hải Dương www.thinhviet.net ĐT: 0913 541 891 e Bước : - Khi cửa sổ sau : - Đưa cọn trỏ chuột vào mã hàng vị trí khoanh trịn hình Sau đưa hàng vào đầu đọc mã vạch để quét mã vạch • Trường hợp : Nếu sau quét mã vạch mà ô mã hàng có thơng tin tên hànghiện (ví dụ hình vẽ): - - - 14 Thì dùng phím Enter bàn phím để di chuyển đến “Số lượng” (nhập số lượng vào đây)  sau nhấn Enter di chuyển đến ô “Giá nhập”(nhập giá nhập vào đây)  sau nhấn Enter di chuyển đến ô “Giá bán”(Nhập giá nhập vào đây)  sau nhấn enter di chuyển đến ô cuối ô “Hạn dùng” nhấn phím mũi tên trỏ xuống bàn phím để bổ sung thêm dịng tiếp tục thực bước • Trường hợp 2: Nếu sau quét mã vạch mà không thơng tin tên hàng tên hàng(có nghĩa mặt hàng chưa có danh mục mặt hàng) ta nhập tên hàng vào “Tên hàng” sau dùng phím Enter di chuyển đến “Số lượng” ,”Giá nhập”, “Giá bán” để nhập thông tin vào f Bước : CƠNG TY TNHH THỊNH VIỆT Địa chỉ: Số 01 Hoàng Hoa Thám - TP Hải Dương www.thinhviet.net ĐT: 0913 541 891 - Khi hồn tất việc nhập hàng nhấn nút “Xong” - Sau quay trở lại hình sau : g Bước : - Nhấn nút “Cập nhập” Xuất bán hàng : a Bước : 15 để lưu lại chứng từ CÔNG TY TNHH THỊNH VIỆT Địa chỉ: Số 01 Hoàng Hoa Thám - TP Hải Dương www.thinhviet.net ĐT: 0913 541 891 - Để nhập hàng vào kho cửa sổ chương trình nhấn vào mục “Chứng từ” (Xem hình) b Bước : - Sau nhấn vào mục “Nhập” - c Bước : Màn hình sau : - Nhấn chọn nút “Thêm mới” d Bước : - Khi hình sau : 16 (Xem hình dưới) (nút khoanh trịn hình ) CƠNG TY TNHH THỊNH VIỆT Địa chỉ: Số 01 Hồng Hoa Thám - TP Hải Dương www.thinhviet.net ĐT: 0913 541 891 - Nhấn chuột vào nút “Chọn hàng” e Bước : - Khi cửa sổ sau : - Ta tìm kiếm mặt hàng xuất sau nhập thơng tin số lượng xuất, giá bán sau nhấn nút “Chọn hàng” để đưa vào danh sách chứng từ f Bước : - Khi hoàn tất việc nhập hàng nhấn nút “Xong” g Bước : 17 (Nút khoanh trịn hình) CƠNG TY TNHH THỊNH VIỆT Địa chỉ: Số 01 Hoàng Hoa Thám - TP Hải Dương www.thinhviet.net ĐT: 0913 541 891 - - Nhấn nút “Cập nhập” để lưu lại chứng từ Xem báo cáo tồn kho : Để xem báo cáo tồn kho cửa sổ giao diện quản lý kho hàng ta nhấn chọn nút , sau chọn nút - - Cửa sổ sau : Ta nhấn nút “Xem” để thị báo cáo xuất , nhập, tồn cửa hàng Xem báo cáo doanh số bán hàng: - Để xem báo cáo tồn kho cửa sổ giao diện quản lý kho hàng ta nhấn chọn nút - , sau chọn nút Cửa sổ sau : 18 CÔNG TY TNHH THỊNH VIỆT Địa chỉ: Số 01 Hoàng Hoa Thám - TP Hải Dương www.thinhviet.net ĐT: 0913 541 891 - - Sau nhấn nút để hiển thị báo cáo doanh số Quản lý thu, chi, quỹ tiền mặt : a Thu tiền mặt : Để lập phiếu thu tiền mặt ta vào :  Chọn 19  Chọn  cửa sổ danh sách chứng từ thu  Cửa sổ nhập chứng từ thu : CÔNG TY TNHH THỊNH VIỆT Địa chỉ: Số 01 Hoàng Hoa Thám - TP Hải Dương www.thinhviet.net ĐT: 0913 541 891 - Tại ta nhập thông tin cần thiết (Khách hàng, chọn loại thu tương ứng,Kho, số tiền,nội dung có, ) sau nhấn nút -  Hiện thông báo “Đã cập nhập”  Chọn để đóng cửa sổ lập chứng từ thu  Khi danh sách chứng từ thu xuất thêm chứng từ thu ta vừa nhập vào Chi tiền mặt : - Để lập phiếu thu tiền mặt ta vào từ thu :  Chọn 20  Chọn  cửa sổ danh sách chứng  Cửa sổ nhập chứng từ chi : CÔNG TY TNHH THỊNH VIỆT Địa chỉ: Số 01 Hoàng Hoa Thám - TP Hải Dương www.thinhviet.net ĐT: 0913 541 891 - Tại ta nhập thông tin cần thiết (Khách hàng, chọn loại thu tương ứng,Kho, số tiền,nội dung có, ) sau nhấn nút  Hiện thông báo “Đã cập - nhập”  Chọn để đóng cửa sổ lập chứng từ chi  Khi danh sách chứng từ chi xuất thêm chứng từ chi ta vừa nhập vào b Sổ quỹ tiền mặt : Sổ quỹ tiền mặt dùng để theo dõi tình hình thu,chi,tồn quỹ tiền mặt cửa hàng - Ta vào 21   Cửa sổ theo dõi quỹ tiền mặt : CƠNG TY TNHH THỊNH VIỆT Địa chỉ: Số 01 Hồng Hoa Thám - TP Hải Dương www.thinhviet.net ĐT: 0913 541 891  chọn II - để xem báo cáo tình hình thu chi quỹ tiền mặt Bán hàng quầy : Bán hàng : a Bước : Đăng nhập vào chương trình : Trên hình nhấn đúp chuột vào biểu tượng có tên Quay thu ngan  hình đăng nhập sau : Tại ô “Tên đăng nhập” nhập : admin Tại ô “Mật khẩu” nhập : 123 Sau nhấn chuột vào nút Sau đăng nhập thành cơng hình sau : 22 CÔNG TY TNHH THỊNH VIỆT Địa chỉ: Số 01 Hoàng Hoa Thám - TP Hải Dương www.thinhviet.net ĐT: 0913 541 891 b Bước : Xếp khách vào bàn : - Chọn vào bàn trống danh mục bàn bên tay phải(Bàn có biểu tượng mục xếp bàn )  Chọn  Thông báo “Đã xếp bàn”  lúc bàn vừa chọn - chuyển sang trạng thái bàn có khách c Bước 3: Gọi cho khách Cách : Nếu trỏ chưa nhấp nháy “Món” - dùng chuột(hoặc nhấn tổ hợp phím Alt+1 bàn phím) để đặt trỏ nhấp nhấy vào ô “Món”  Nhập mã ăn khách gọi vào  Enter Cách : Tìm danh sách bên tay trái : - Muốn gọi nháy đúp chuột vào Cách : Gọi cửa sổ tim kiếm  Nhấn phím F11 để thị cửa sổ tìm  Nhập tên vào tìm kiếm  Chọn tìm thấy để gọi d Bước : Thanh toán Trước khách thực toán tiền ta chọn vào bàn mà khách vừa ngồi danh sách bàn  Màn hình hiển thị hóa đơn mà khách phải tốn  nhấn phím F4  Con trỏ đặt ô “Khách đưa” 23 CÔNG TY TNHH THỊNH VIỆT Địa chỉ: Số 01 Hoàng Hoa Thám - TP Hải Dương www.thinhviet.net ĐT: 0913 541 891 với số tiền số tiền mà khách phải trả (Nếu muốn tính số tiền phải trả lại cho khách nhập số tiền khách đưa vào đây, tiền phải trả lại thị ô )Sau nhấn phím Enter để chấp nhận tốn in hóa đơn bán hàng máy in Khi phí thị thơng tin tình trạng phiếu “Đã toán” Lưu ý : Trong trường hợp muốn giảm giá cho khách hàng trước nhấn F4 ta nhấn phím F6 để mở cửa sổ giảm giá : Nhập số tiền cần giảm sau nhấn phím Enter (Trong trường hợp muốn giảm giá theo % nhấn phím F1 để bỏ đánh dấu mục e Bước : Thức bán hàng cho khách hàng : - 24 Nhấn phím F1 bàn phím nhấn vào nút để thực bán hàng cho khách (Quy trình lại lặp lại từ Bước 1) Thực nghiệp vụ chuyển bàn,ghép bàn : Khi khách có yêu cầu chuyển bàn ta vào “Danh sách hóa đơn”  hình sau CÔNG TY TNHH THỊNH VIỆT Địa chỉ: Số 01 Hoàng Hoa Thám - TP Hải Dương www.thinhviet.net ĐT: 0913 541 891 - Để chuyển bàn ta chọn vào số thứ tự bàn cần chuyển sau chọn  Chọn bàn cần chuyển đến  Nhấn “Cập nhập” Để ghép bàn : danh sách bàn ta đánh dấu chọn vào bàn cần ghép cách nhấn chuột vào ô “Chọn” bàn tương ứng  Chọn mục “Ghép bàn”  Chọn bàn sau ghép  Nhấn nút cập nhập Xem nhanh doanh số bán hàng : Để xem doanh số bán lẻ cửa sổ giao diện “Bán lẻ” ta nhấn chuột vào nút nhấn phím F9 Cửa sổ hiển thị danh sách phiếu bán lẻ : 25 CÔNG TY TNHH THỊNH VIỆT Địa chỉ: Số 01 Hoàng Hoa Thám - TP Hải Dương www.thinhviet.net ĐT: 0913 541 891 Khi cửa sổ mặc định thị phiếu bán lẻ ngày tại, muốn xem khoảng thời gian khác nhập khoảng thời gian muốn xem sau nhấn nút Muốn in bảng kê phiếu bán lẻ xem doanh số tổng ta nhấn nút cửa sổ xem in : 26 ta CƠNG TY TNHH THỊNH VIỆT Địa chỉ: Số 01 Hồng Hoa Thám - TP Hải Dương www.thinhviet.net ĐT: 0913 541 891 Trong trường hợp danh sách dài mà ta muốn xem doanh số tổng ta nhấn chuột vào nút vào nút để di chuyển tới trang cuối Muốn in bảng kê máy in ta nhấn , sau chọn máy in “Name” để in nhấn nút Để đóng cửa sổ xem in ta nhấn nút Để đóng cửa sổ danh sách phiếu bán lẻ ta nhấn nút Thoát khỏi chương trình bán lẻ : Trong cửa sổ bán lẻ ta nhấn chuột vào , menu , nhấn chọn vào nút “Thốt” , chương trình hỏi bạn có chắn muốn đọng khơng nhấn nút “OK” để động ý đóng, sau cửa sổ yêu cầu khóa sổ ca bán hàng : 27 CÔNG TY TNHH THỊNH VIỆT Địa chỉ: Số 01 Hoàng Hoa Thám - TP Hải Dương www.thinhviet.net ĐT: 0913 541 891 bạn nhấn nút “Khóa sổ” 28