TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG NHANH HỆ THỐNG THÔNG TIN ĐIỀU HÀNH-AIS

Công ty Cổ phần Viễn thông - Tin học Bưu điện (CTIN) Số 158/2 phố Hồng Mai, Hai Bà Trưng, Hà Nội Tel/Fax: +84-24-38634597/+84-24-38632061 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG NHANH HỆ THỐNG THÔNG TIN ĐIỀU HÀNH-AIS MỤC LỤC PHẦN I GIỚI THIỆU I GIỚI THIỆU HỆ THỐNG AIS II CẤU TRÚC TÀI LIỆU III CÁC KHUÔN DẠNG FONT VÀ KÝ HIỆU PHẦN II BẮT ĐẦU ĐĂNG NHẬP VÀO HỆ THỐNG .3 I Khởi động trình duyệt Nhập địa hệ thống AIS .3 Nhập thông tin người sử dụng .4 II GIAO DIỆN TRANG CHỦ HỆ THỐNG AIS III THOÁT KHỎI HỆ THỐNG PHẦN III THEO DÕI VĂN BẢN THEO DÕI VĂN BẢN ĐẾN I Văn đến chờ xử lý Văn đến Văn đến có hạn xử lý II THEO DÕI VĂN BẢN ĐI Văn (Văn phát hành) Văn chưa đọc 10 PHẦN IV CẬP NHẬT THÔNG TIN VĂN BẢN .11 THÔNG TIN CHI TIẾT VĂN BẢN .11 I Giới thiệu chung 11 Nhóm thơng tin chung .11 Nhóm thơng tin Lãnh đạo xử lý 14 Nhóm thơng tin Bộ phận xử lý 15 Nhóm thơng tin Hồ sơ 16 Nhóm thơng tin Theo dõi văn 16 Lưu đồ xử lý 18 II Các nguyên tắc phân quyền thay đổi thông tin văn 19 III Nhập văn 20 Nhập văn đến 20 PHẦN V Nhập văn (Văn phát hành) 20 MỘT SỐ THAY ĐỔI TRÊN PHIÊN BẢN MỚI .24 I ĐẢM BẢO ATTT THEO YÊU CẦU CỦA CÔNG TY 24 II MỘT SỐ THAY ĐỔI QUY TRÌNH MỚI 25 Đối với văn phát hành bên 25 Lưu ý số chức gửi văn 26 Quy định lấy số cho văn bản: 27 Cấp số văn với sổ văn phân quyền tới cá nhân .29 III XỬ LÝ VĂN BẢN/CÔNG VIỆC/NHẮC VIỆC QUA EMAIL .30 Email văn đến/đi 30 Email công việc mới/cập nhật công việc 30 Email nhắc việc định kỳ 31 Email thông báo Theo dõi văn chưa phát hành 32 Phần G IỚ I TH I ỆU I GIỚI THIỆU HỆ THỐNG AIS Hệ thống Thông tin điều hành - AIS hệ thống quản lý văn bản, tài liệu cách an toàn, thuận tiện điều hành, xử lý cơng việc cách tồn diện, nhanh chóng Hệ thống cung cấp hàng loạt công cụ hỗ trợ người sử dụng nắm bắt, xử lý chuyển giao thơng tin, cơng việc cách nhanh chóng Được xây dựng với mục đích tạo luồng xử lý thông tin chuẩn, AIS cung cấp tảng vững công tác lưu trữ khai thác thông tin lĩnh vực Tài liệu lập với mục đích hướng dẫn người dùng sử dụng Hệ thống điều hành AIS nhanh chóng sử dụng thao tác nhập văn hiểu ý nghĩa trường thơng tin văn bản, để tìm hiểu đầy đủ tính xin truy cập phần Trợ giúp hệ thống AIS truy cập tài liệu công bố hệ thống địa https://ais.ctin.vn/USERGUIDE/Index.html II CẤU TRÚC TÀI LIỆU Tài liệu thực cập nhật theo nội dung tài liệu online gắn trực tiếp hệ thống thông tin điều hành AIS chức TRỢ GIÚP trang chủ Tài liệu chia theo phần sau: Phần 1: “Giới thiệu” giới thiệu cho bạn hệ thống điều hành AIS, cấu trúc tài liệu khuôn dạng font chữ, ký hiệu sử dụng tài liệu Phần 2: “Bắt đầu” giới thiệu cho bạn cách thức đăng nhập vào Hệ thống điều hành AIS, giới thiệu giao diện trang chủ hệ thống cách khỏi hệ thống sau hồn thành công việc Phần 3: “Theo dõi văn bản” hướng dẫn bạn cách thức theo dõi văn đến, văn (văn phát hành) theo ngày, theo tháng xem tồn Phần 4: “Cập nhật thơng tin văn bản” mô tả cách đưa văn vào hệ thống cập nhật thông tin cho văn có sẵn hệ thống Phần 5: “Một số thay đổi nâng cấp với phiên bản” mơ tả q trình triển khai nâng cấp hệ thống AIS đảm bảo ATTT với tiêu chí Công ty, mô tả số chức cần ý q trình gửi nhận văn cơng việc Trang 1/32 III CÁC KHUÔN DẠNG FONT VÀ KÝ HIỆU Khuôn dạng font ký hiệu Ký hiệu Ý nghĩa Xác định nút mà người sử dụng phải bấm vào để thực chức Tên trường thông tin Tên trường thông tin hộp hội thoại liên kết Các kết nối đến chức khác chương trình Tên tab Thơng tin Các tab thơng tin hộp thoại Các biểu tượng danh sách văn Biểu tượng Ý nghĩa Văn có cơng việc giao Văn có tính chất: Khẩn Văn có tính chất: Thượng khẩn Văn có tính chất: Hoả tốc Thể văn có tính chất: Mật Thể văn có tính chất: Tối mật Thể văn có tính chất: Tuyệt mật Văn bị đánh lỗi chuyển nhận - Với văn thư công ty: Văn phát hành - Với tất user khác: Văn chuyển xử lý Có nghĩa văn gắn file đính kèm Bạn mở trực tiếp file gắn kèm từ danh sách file sổ xuống © Bản quyền Công ty Cổ phần Viễn thông Tin học Bưu điện (CTIN) Tài liệu biên soạn Trung tâm Phần mềm – Công ty Cổ phần Viễn thông Tin học Bưu điện (CTIN) Công ty Cổ phần Viễn thông Tin học Bưu điện (CTIN ) Ngõ 158/2 Phố Hồng Mai, Phường Quỳnh Lôi, Quận Hai Bà Trưng, Thành phố Hà Nội, Việt Nam Tel: +84-24-38634597 Fax: +84-24-38632061 Email: info@ctin.vn Web site: www.ctin.vn Trang 2/32 Phần BẮ T Đ ẦU Phần hướng dẫn cho bạn:  Cách thức đăng nhập vào hệ thống  Giao diện hệ thống  Cách thoát khỏi hệ thống ĐĂNG NHẬP VÀO HỆ THỐNG I Để đăng nhập vào hệ thống, bạn cần có Tên truy cập (username) Mật (password) Do hệ thống tích hợp với AD nên tài khoản email mật email bạn Nếu chưa có tài khoản, bạn liên hệ với người quản trị hệ thống Email Để truy cập vào hệ thống, bạn thực theo thao tác sau: Khởi động trình duyệt Hệ thống xây dựng web, bạn sử dụng trình duyệt Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, Safari, Opera … hoặc: - Bấm vào nút hệ thống Windows - Chọn mục Programs - Chọn trình duyệt mà bạn muốn sử dụng Nhập địa hệ thống AIS - Bấm chuột vào mục địa chỉ/Address cửa sổ trình duyệt - Gõ địa phần mềm: https://ais.ctin.vn - Bấm nút nhấp chuột vào nút - Hệ thống Phần mềm Thông tin Điều hành hiển thị trang đăng nhập Trang 3/32 Hình 2.1: Đăng nhập vào hệ thống Nhập thông tin người sử dụng - Nhập thông tin Tên truy cập Mật vào ô thông tin tương ứng (lưu ý: Sử dụng tài khoản mật email ctin để truy cập) - Nhấp chuột vào nút - Sau đăng nhập thành công, hệ thống hiển thị hình trang chủ: Hình 2.2: Trang chủ hệ thống AIS Lưu ý: Trường hợp đăng nhập thông tin sai phải Nhập thêm mã Captcha Hình 2.3: Nhập mã Captcha trường hợp nhập sai Username/Mật Trang 4/32 II GIAO DIỆN TRANG CHỦ HỆ THỐNG AIS - Giao diện trang chủ hệ thống AIS Hình 2.4: Trang chủ hệ thống AIS Giao diện trang chủ Hệ thống thông tin điều hành AIS gồm mục: - Menu Hệ thống thông tin điều hành AIS gồm mục: Hình 2.5: Menu hệ thống Tên mục Ý nghĩa TRANG CHỦ Kết nối đến trang chủ hệ thống VĂN BẢN Kết nối đến chức quản lý văn CÔNG VIỆC Kết nối đến chức công việc LỊCH HỌP Chức theo dõi lịch họp LỊCH CÔNG TÁC Chức theo dõi lịch công tác lãnh đạo công ty DANH BẠ Danh sách nhân viên Cơng ty TIỆN ÍCH Kết nối đến tiện ích hệ thống THƯ ĐIỆN TỬ Kết nối đến Email người dùng TRỢ GIÚP Kết nối đến chức hướng dẫn người sử dụng - Các danh sách văn (tab văn bản) trang chủ: Hình 2.5: Tab văn chờ xử lý Tab văn chờ xử lý: Hiển thị danh sách văn đến chưa mở Trang 5/32 - Các tab cơng việc Hình 2.6: Các tab cơng việc Tên mục Ý nghĩa Công việc Hiển thị danh sách công việc bao gồm việc cho đơn vị việc cho cá nhân liên quan đến người sử dụng mà người sử dụng chưa mở xem Công việc cần xử lý Hiển thị danh sách công việc cần xử lý cá nhân Công việc hạn Hiển thị danh sách công việc hạn xử lý gồm cá nhân đơn vị - Mục tìm kiếm thơng tin Hình 2.7: Tìm kiếm văn  Chức tìm kiếm thơng tin hệ thống đặt trang chủ giúp người sử dụng tìm kiếm văn bản, hồ sơ, cơng việc…  Để tìm kiếm chi tiết hơn, người sử dụng kích vào dịng chữ Tìm nâng cao - Mục Thơng báo Hình 2.8: Hiển thị thơng báo  Mục hiển thị thơng báo có hệ thống thời điểm thời người sử dụng thời  Để xem nhiều thơng báo khác, kích vào dịng chữ Danh sách III THỐT KHỎI HỆ THỐNG - Khi người sử dụng truy cập vào hệ thống, tên người sử dụng thời hiển thị góc trên, bên phải cửa sổ chương trình - Trường hợp tên người sử dụng không đúng, sau bạn truy cập xong thông tin hệ thống, bạn nên đóng hệ thống lại để tránh truy cập thông tin bất hợp pháp - Để kết thúc chương trình, bạn nhấp chuột vào mục bên cạnh tên người truy cập hệ thống Trang 6/32 Phần TH EO DÕ I VĂN BẢN Hệ thống thông tin điều hành AIS phân văn thành loại: Văn đến, văn (văn phát hành) Phần hướng dẫn bạn cách theo dõi, quản lý văn hệ thống THEO DÕI VĂN BẢN ĐẾN I Văn đến chờ xử lý - Văn đến chờ xử lý văn đến cá nhân mà cá nhân chưa mở xem Những văn hiển thị với font chữ in đậm Sau văn mở xem văn khơng cịn hiển thị danh mục - Để theo dõi, thực bước:  Bước 1: Chọn mục Văn | Văn đến Menu chương trình  Bước 2: Nhấp chuột vào Tab Văn đến menu trái chương trình chọn Văn đến chưa đọc Trang 7/32 Hình 4.12: Log theo dõi gửi mail - Theo dõi trình chuyển văn bản: Để xem theo dõi trình chuyển văn Hình 4.13: Log theo dõi trình chuyển văn - Lịch sử cập nhật thông tin: Phần lưu lại tồn q trình cập nhật thơng tin văn từ lúc bắt đầu tạo văn Hình 4.14: Lịch sử cập nhật thông tin Lưu đồ xử lý - Hệ thống cung cấp cho người dùng chức theo dõi tồn q trình xử lý văn bản: Người giao việc cho chuyên viên hay giao cho phòng ban thủ trưởng đơn vị chuyển giao xử lý tiếp giao việc cho chuyên viên cấp thể rõ - Để sử dụng chức người dùng nhập chuột vào tab ”Lưu đồ xử lý” Hình 4.15: Lưu đồ xử lý - Tất thông tin xử lý hệ thống liệt kê phần Trang 18/32 Hình 4.16: Theo dõi q trình xử lý - Ngồi ra, hệ thống cung cấp thêm cho người dùng cách xem tổng quan tồn q trình xử lý cách nhấp chuốt vào Hình 4.17: Xem dạng sơ đồ trực quan - Người dùng lựa chọn nhiều kiểu xem thơng tin hình thức xử lý khác cách chọn II Các nguyên tắc phân quyền thay đổi thông tin văn - Người soạn thảo có quyền thay đổi thơng tin phần Thơng tin chung Ngồi tất người sử dụng khác xem (không thay đổi thông tin) nhận văn phép ký nhận vào sổ đơn vị - Lãnh đạo Cơ quan, thư ký Lãnh đạo Cơ quan, lãnh đạo Văn phịng có quyền phê duyệt văn bản, phê chuyển đến Lãnh đạo khác, ghi ý kiến đạo phân công công việc cho đơn vị, chuyển đến đơn vị để xử lý văn phần Lãnh đạo xử lý - Các Trưởng, Phó đơn vị có nhiệm vụ báo cáo cơng việc Lãnh đạo giao phần Lãnh đạo xử lý, giao việc cho nhân viên theo dõi tiến độ cơng việc đơn vị phần Đơn vị xử lý, lưu văn vào hồ sơ đơn vị phần Hồ sơ - Quản trị hệ thống có quyền xem tồn văn file đính kèm văn bản, có quyền xóa văn khỏi hệ thống Trang 19/32 Nhập văn III Nhập văn đến - Để nhập văn đến bạn mở phần thông tin văn đến nhấp chuột nút - Chỉ Văn thư quan có quyền nhập văn - Hệ thống hiển thị trường thơng tin cho phép người sử dụng nhập thơng tin văn Hình 4.23: Nhập văn đến Nhập văn (Văn phát hành) - Để tạo văn bạn mở phần thông tin “Văn phát hành”, bấm nút - Chỉ văn thư quan cá nhân đơn vị đăng ký quyền tạo văn - Hệ thống hiển thị cửa sô văn cho phép người sử dụng nhập thơng tin văn Trang 20/32 Hình 4.24: Văn phát hành * Hướng dẫn cách chọn danh sách đơn vị/cá nhân AIS nhận văn - Để văn tạo chuyển tới Đơn vị liên quan, bạn nhấp chuột vào nút bên cạnh trường thông tin Đơn vị xử lý(*) (Với văn đến), Đơn vị nhận VB(Với văn phát hành) Hệ thống hiển thị hộp hội thoại chứa danh sách Đơn vị Cơ quan - Để chọn Đơn vị, bạn nhấp chuột vào ô lựa chọn (check box) bên cạnh tên Đơn vị muốn chọn - Để loại bỏ lựa chọn Đơn vị có cách:  Cách 1: Nhấp chuột vào ô lựa chọn bên cạnh tên Đơn vị tương ứng  Cách 2: Nhấp chuột vào tên Đơn vị muốn loại bỏ danh sách chọn - Hệ thống hỗ trợ chức tìm đơn vị, nhập tên đơn vị muốn tìm vào Tìm Nếu tìm thấy, tên Đơn vị hiển thị danh sách bên - Hệ thống hỗ trợ thêm tùy chọn: Thực hiện, Phối hợp, Báo cáo Việc chọn dựa vai trò Đơn vị xử lý văn - Để chọn đích danh lãnh đạo đơn vị, bạn kích chuột vào tên đơn vị muốn chọn Hệ thống hiển thị danh sách lãnh đạo thuộc đơn vị cho bạn chọn - Với user Lãnh đạo cơng ty có trường “Chỉ đạo”, “Phối hợp” “Báo cáo” Với user Trưởng, Phó ban có trường “Thực hiện” “Phối hợp” Trang 21/32 Hình 4.25: Chọn Lãnh đạo để chuyển văn tới Hình 4.26: Chọn cá nhân AIS - Để chọn đơn vị cá nhân, bạn nhấp chuột vào nút lựa chọn ngồi bên trái - Bạn tạo danh sách đơn vị hay gửi văn bản, gọi danh bạ tôi, chọn người sử dụng chọn danh bạ tơi Hình 4.27: Chọn nơi nhận danh bạ * Hướng dẫn cách chọn danh sách đơn vị AIS nhận văn - Để văn tạo chuyển tới Đơn vị liên quan, bạn nhấp chuột vào bên cạnh trường thơng tin Nơi nhận ngồi CTIN Trang 22/32 Hình 4.28: Chọn nơi nhận ngồi AIS để chuyển văn tới - Để chọn Đơn vị, bạn nhấp chuột vào ô lựa chọn (check box) bên cạnh tên Đơn vị muốn chọn - Để loại bỏ lựa chọn Đơn vị có cách:  Cách 1: nhấp chuột vào ô lựa chọn bên cạnh tên Đơn vị tương ứng  Cách 2: nhấp chuột vào tên đơn vị muốn loại bỏ danh sách chọn Hệ thống hỗ trợ chức tìm đơn vị, nhập tên đơn vị muốn tìm vào Tìm Nếu tìm thấy, tên Đơn vị hiển thị danh sách bên - Sau chọn Đơn vị, bạn nhấp chuột vào nút để hoàn tất việc chọn, cập nhật tên Đơn vị chọn vào trường thông tin đóng hộp hội thoại chọn Đơn vị - Nếu bạn muốn thêm tên quan mà khơng có danh sách: Nhập tên quan vào trường “Cơ quan mới” sau nhấp chuột vào nút - Nếu bạn muốn thêm tên quan mà khơng có danh sách: Nhập tên quan vào trường “Cơ quan mới” sau nhấp chuột vào nút Sau nhập đầy đủ nội dung văn bản, để gửi văn nhấp chuột vào nút “Phát hành” Trang 23/32 Phần MỘ T SỐ THAY Đ ỔI TR ÊN PH IÊN B ẢN M ỚI I ĐẢM BẢO ATTT THEO YÊU CẦU CỦA CÔNG TY - Hệ thống AIS xây dựng mơ hình Web-based, triển khai tập trung hệ thống máy chủ Công ty quy hoạch - Hệ thống AIS cho phép sử dụng từ Internet triển khai theo mơ hình tối thiểu 02 lớp, máy chủ bảo vệ tách biệt, giới hạn cho phép truy cập từ máy chủ định, cổng (port) cần thiết, bảo vệ tường lửa hệ thống bảo mật khác Công ty - Các thông tin nhạy cảm tài khoản, mật khẩu, thông tin cá nhân người dùng sử dụng kênh/giao thức kết nối an toàn sử dụng chứng thư số hợp pháp theo quy định ATTT Cơng ty mã hóa từ 2048 bit trở lên - Hệ thống AIS lưu đồng thời 02 máy chủ khả phục hồi liệu nhanh chóng - Các tệp liệu lưu máy chủ nằm CSDL mã hóa, trừ các thơng tin liệu công bố (như tài liệu hướng dẫn sử dụng) - Hệ thống AIS xác thực tập trung, sử dụng tài khoản mật email CTIN để đăng nhập hệ thống - Hệ thống AIS có khả khóa tài khoản đăng nhập sai nhiều lần thời gian ngắn, chế bảo vệ khác capcha sau số lần đăng nhập quy định - Phiên làm việc giới hạn 720 phút, để ngắt phiên làm việc người sử dụng sử dụng nút “Thốt” chương trình Trang 24/32 II MỘT SỐ THAY ĐỔI QUY TRÌNH MỚI Đối với văn phát hành bên Mặc định nhập văn văn nội Nếu văn gửi tới đơn vị ngồi Cơng ty cần sửa “Đơn vị ban hành” thành Công ty Cổ phần Viễn thông Tin học Bưu điện “Bộ phận soạn thảo”: Đơn vị gửi văn Phần “Người ký”: Nhập lãnh đạo Công ty ký văn trường “Người ký” Chọn Sổ “Công ty Cổ phần Viễn thông Tin học Bưu điện” mục Cấp số để chọn số gửi ngồi Cơng ty Lưu ý: Một số sổ phân quyền đơn vị chức sử dụng, số sổ có quyền lãnh đạo đơn vị văn thư/tổng hợp đơn vị có quyền cấp số Các đơn vị/cá nhân để lấy số văn công ty, gửi email tới to:huyenpt@ctin.vn cc:hungnx@ctin.vn lãnh đạo đơn vị để cấp Trang 25/32 Lưu ý số chức gửi văn Các nút “Lưu”, “Phát hành”, “Gửi email” thực mở để phù hợp với cơng ty q trình gửi văn “Lưu”: Chỉ lưu văn tạm thời chưa gửi văn bản, cho phép lưu tạm chỉnh sửa nội dung văn số lượng văn nhiều “Phát hành”: Mặc định văn nhập lưu, kể lấy số văn dự kiến phát hành Để gửi tới đơn vị cá nhân nhận văn (Lưu ý: Hệ thống gửi email cá nhân đơn vị nhận văn phát hành văn có tệp đình kèm) phải nhấp chuột vào nút “Phát hành” Trang 26/32 Để kiểm tra văn chưa phát hành: Nhấp chuột vào “Văn chưa phát hành” “Email”: Sau văn phát hành, hệ thống hiển thị nút gửi email cho phép cá nhân nhìn thấy văn gửi email tới người dùng không đăng ký hệ thống AIS (lưu ý: gửi nhiều người tương tự gửi email ví dụ: abc@ctin.vn;def@gmail.com.vn) Quy định lấy số cho văn bản: Theo quy định mẫu số văn ISO công ty, lấy số văn hệ thống AIS LOẠI VĂN BẢN YÊU CẦU BẮT BUỘC LẤY SỐ GẮN FILE TT Tên biểu mẫu/phụ lục Mã hiệu Số văn đơn vị Mẫu định HĐQT PL.CTIN.01 Số: ./QĐ/HĐQT Mẫu định TGĐ PL.CTIN.01 Số: ./QĐ/TGĐ Mẫu Cơng văn gửi ngồi PL.CTIN.02 Mẫu báo cáo gửi nội PL.CTIN.03 Mẫu báo cáo gửi ngồi PL.CTIN.03 Mẫu tờ trình nội PL.CTIN.04 Mẫu tờ trình gửi ngồi PL.CTIN.04 Mẫu thông báo nội PL.CTIN.05 Mẫu thông báo gửi ngồi PL.CTIN.05 10 Mẫu thơng báo nội PL.CTIN.05 Số văn Công ty Số:… /CTIN/TÊN ĐƠN VỊ Số:… /BC/TÊN ĐƠN VỊ Số: /BC/CTIN/TÊN ĐƠN VỊ Số: ./TT/TÊN ĐƠN VỊ Số: /TT/CTIN/TÊN ĐƠN VỊ Số: ./TB/TÊN ĐƠN VỊ Số: /TB/CTIN/TÊN ĐƠN VỊ Số: ./TB/TÊN ĐƠN VỊ Trang 27/32 11 12 Mẫu thơng báo gửi ngồi Mẫu biên xác nhận thiết bị Số: /TB/CTIN/TÊN ĐƠN PL.CTIN.05 PL.CTIN.06 VỊ Số: ./BB/TÊN ĐƠN VỊ LOẠI VĂN BẢN YÊU CẦU LẤY SỐ Tên đơn vị STT Viết tắt Số AIS Giấy Ủy quyền Hợp đồng kinh tế HĐKT Số: /HĐKT/CTIN Thanh lý hợp đồng TLHĐ Số: /TLHĐ/CTIN Đề nghị toán ĐNTT Biên bàn giao BBBG Đề nghị xuất kho PXK Đề nghị nhập kho PNK Phiếu giao khoán PGK Đề nghị mua hàng ĐNMH 10 Đơn đặt hàng 11 Đề nghị đầu tư mua sắm ĐNĐT 12 Mẫu văn Cơng đồn CĐ-CTIN 13 Mẫu văn Đồn niên GUQ ĐĐH ĐTN-CTIN Số: /GUQ/CTIN Số: /GUQ/CTIN Số: /ĐNTT/TÊN Số: /ĐNTT/CTIN/TÊN ĐƠN VỊ ĐƠN VỊ Số: /BBBG/TÊN ĐƠN VỊ Số: /PXK/TÊN ĐƠN VỊ Số: /PNK/TÊN ĐƠN VỊ Số: /PGK/TÊN ĐƠN VỊ Số: /ĐNMH/TÊN ĐƠN VỊ Số: /ĐĐH/TÊN ĐƠN VỊ Số: /ĐNĐT/TÊN ĐƠN VỊ Số: /TT/CĐ-CTIN Số: /TT/ĐTN-CTIN Chú ý: Sổ văn nội đơn vị nằm vùng đơn vị (Ví dụ văn nội Trung tâm Phần mềm lấy số Trung tâm Phần mềm) Trang 28/32 Cấp số văn với sổ văn phân quyền tới cá nhân Ví dụ Sổ văn nội Phịng HCQT: ngồi lãnh đạo đơn vị, cá nhân có quyền tổng hợp hay văn thư để bổ sung cá nhân khác có quyền cấp số sổ văn mục “Người cấp số bổ sung” Trang 29/32 III XỬ LÝ VĂN BẢN/CÔNG VIỆC/NHẮC VIỆC QUA EMAIL Email văn đến/đi - Sẽ tự động nhận văn (có tệp đính kèm) qua email giao văn giao việc kèm theo văn bao gồm nội dung chi tiết văn bản, luồng xử lý, ý kiến đạo (nếu có) gốc (file gắn kèm) Để xem chi tiết xử lý online văn bản, nhấn vào biểu tượng “Xem” bên cạnh Số đến Hình Email văn đến Email cơng việc mới/cập nhật công việc - Tương tự, bạn tự động nhận mail giao việc/thông báo cập nhật công việc kèm nội dung chi tiết công việc, hạn xử lý, ý kiến đạo (nếu có) gốc (file gắn kèm) Để xem chi tiết cập nhật công việc, nhấn vào link “Xem nội dung chi tiết công việc (Bấm vào đường link)” Trong trường hợp công việc gắn kèm văn bạn muốn xem văn gốc, nhấn vào link “Xem nội dung văn gốc (Bấm vào đường link)” Trang 30/32 Hình Email công việc mới/Cập nhật công việc Email nhắc việc định kỳ - Hệ thống tự động gửi email nhắc việc đến hạn xử lý bạn có cơng việc săp đến hạn xử lý (trước hạn ngày) Bạn nhấn vào nút “Link” để mở trực tiếp công việc để xem chi tiết/cập nhật thông tin Hình 3.20: Email nhắc cơng việc đến hạn xử lý - Nếu Lãnh đạo cấp quản lý, hệ thống tự động gửi mail báo cáo toàn cơng việc q hạn xử lý đơn vị cho nhân viên tuần trước Bạn nhấn vào nút “Link” để mở trực tiếp công việc để xem chi tiết nội dung công việc Trang 31/32 Hình Email báo cáo danh sách cơng việc q hạn xử lý đơn vị Email thông báo Theo dõi văn chưa phát hành - Mỗi thứ hàng tuần vào 8h sáng, hệ thống tổng hợp văn lấy số tuần mà chưa phát hành đơn vị gửi tự động báo cáo tới lãnh đạo đơn vị văn chưa phát hành Trang 32/32