DỰ ÁN CUNG CẤP VÀ TRIỂN KHAI HỆ THỐNG QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP CHO CÔNG TY XĂNG DẦU QUỐC GIA LÀO (LSFC) TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHÂN HỆ TÀI SẢN

CÔNG TY CỔ PHẦN TIN HỌC VIỄN THÔNG PETROLIMEX DỰ ÁN CUNG CẤP VÀ TRIỂN KHAI HỆ THỐNG QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP CHO CÔNG TY XĂNG DẦU QUỐC GIA LÀO (LSFC) TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHÂN HỆ TÀI SẢN LSFC-ERP Ngày tạo tài liệu: 01/08/2017 Ngày chỉnh sửa gần nhất: 03/08/2017 Mã tài liệu: LSFC-ERP_UG_TSCĐ Phiên bản: 1.0 BẢN GHI NHẬN THAY ĐỔI Ngày thay đổi Tổng hợp thay đổi 01/08/2017 03/08/2017 Bổ sung tài liệu Lý Chi tiết Phiên Tạo tài liệu Tạo tài liệu theo yêu cầu khách hàng V0.01 Chuyển khách hàng Bổ sung chức chạy khấu hao V1.0 LSFC-ERP - HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHÂN HỆ TÀI SẢN Phiên 1.0 Nội dung MỤC ĐÍCH NỘI DUNG CHI TIẾT .4 2.1 Tạo mã tài sản cố định 2.2 Hạch toán nguyên giá thông qua công nợ nhà cung cấp 2.3 Hạch toán nghiệp vụ mua sắm tài sản toán tiền 2.4 Phân biệt lý có hóa đơn khơng có hóa đơn (Tcode 8111 8118) 11 2.5 Chạy khấu hao tự động 17 Lưu hành nội LSFC-ERP - HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHÂN HỆ TÀI SẢN Phiên 1.0 MỤC ĐÍCH Tài liệu tạo để hướng dẫn nội dung sau: - Hướng dẫn tạo mã tài sản cố định, công cụ dụng cụ - Hướng dẫn cách ghi nhận nguyên giá thông qua công nợ nhà cung cấp trả tiền trực tiếp mua sắm - Phân biệt khác lý tài sản có hóa đơn lý khơng có hóa đơn (Tcode 8111 8118) Lưu hành nội LSFC-ERP - HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHÂN HỆ TÀI SẢN NỘI DUNG CHI TIẾT 2.1 Tạo mã tài sản cố định Phiên 1.0 Đường dẫn: Costing/Fixed Assets/Fixed asset list  Kích vào nút Màn hình tạo tài sản hiển thị, người dùng điền thông tin tài sản vào trường liệu tương ứng (Lưu ý: Các trường liệu có dấu hoa thị đỏ bắt buộc điền) Giải thích trường thơng tin STT Trường thơng tin FA ID Diễn giải Mã tài sản Người dùng tự đặt mã tài Lưu hành nội Bắt buộc X LSFC-ERP - HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHÂN HỆ TÀI SẢN Phiên 1.0 sản theo quy định công ty Short name Tên viết tắt tài sản FA name Tên tài sản Foreign name Tên tài sản tiếng Anh Location Địa điểm đặt tài sản FA group Nhóm quản lý tài sản Supplier Tên nhà cung cấp tài sản FA code at supplier Mã tài sản nhà cung cấp theo dõi Relevant asset Mã tài sản liên quan 10 Origin Nguồn gốc xuất xứ 11 Status Trạng thái sử dụng tài sản Operational: Đang sử dụng Inprogress: Tài sản dở dang (chưa đưa vào sử dụng) Lưu hành nội X X LSFC-ERP - HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHÂN HỆ TÀI SẢN Giải thích trường thơng tin STT Trường thông tin Diễn giải Phiên 1.0 Bắt buộc Depreciation months Thời gian sử dụng hữu ích (tính theo tháng) X Depreciation start date Ngày bắt đầu tính khấu hao X Residual value Giá trị thu hồi dự kiến X Depreciation method Phương pháp khấu hao Status Trạng thái sử dụng tài sản Cost center Đối tượng tập hợp chi phí X Cummulative depr account Tài khoản theo dõi hao mòn lũy kế X Cost account Tài khoản chí phí khấu hao X Budget Số tiền dự kiến chi mua sắm tài sản 10 Budget source Nguồn ngân sách mua sắm X Hạch tốn ngun giá thơng qua cơng nợ nhà cung cấp Đường dẫn: Costing/Fixed assets/Fixed asset purchase (Tcode N8) 2.2 Giải thích trường thơng tin STT Trường thông tin Diễn giải Date - time Ngày, hạch toán Remarks (header) Diễn giải chung chứng từ Lưu hành nội Bắt buộc X LSFC-ERP - HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHÂN HỆ TÀI SẢN Phiên 1.0 Supplier Mã nhà cung cấp X Fixed asset account Tài khoản hạch toán nguyên giá X Fixed asset code Mã tài sản X Price w/o tax Giá trị trước thuế X VAT % Mức thuế suất X Price w/tax Giá trị sau thuế Giải thích trường thơng tin STT Trường thông tin Diễn giải VAT % Mức thuế suất Invoice date Ngày hóa đơn Lưu hành nội Mặc định Lấy theo mã nhà cung cấp Bắt buộc X X LSFC-ERP - HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHÂN HỆ TÀI SẢN Phiên 1.0 Credit period Số ngày công nợ cho phép Serial No Ký hiệu hóa đơn Invoice No Số hóa đơn Issued by company Tên nhà cung cấp Lấy theo mã nhà cung cấp X Tax code Mã số thuế nhà cung cấp Lấy theo mã nhà cung cấp X Address Địa khách hàng Lấy theo mã nhà cung cấp Tax amount Số tiền VAT 10 Subtotal w/tax Tổng tiền bao gồm VAT Lấy theo mã nhà cung cấp X X X Lưu lại chứng từ hạch toán nguyên giá tạo Để xem bút tốn hạch tốn, người dùng kích vào GL View 2.3 Hạch toán nghiệp vụ mua sắm tài sản toán tiền Đường dẫn: Accounting/Cash/Bills payment and petty cash (Tcode C1) Lưu hành nội LSFC-ERP - HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHÂN HỆ TÀI SẢN Phiên 1.0 Giải thích trường thơng tin STT Trường thơng tin Diễn giải Bắt buộc Payment date Ngày hạch toán Confirmed date Ngày chi tiền thực tế Remarks (header) Diễn giải chung cho chứng từ Credit account Tài khoản hạch toán tiền mặt/tiền gửi ngân hàng X Cashier/ Bank acct Mã nhân viên thủ quỹ/Mã ngân hàng X Payment to Tài khoản đối ứng X Ref entity Đối tượng gắn với tài khoản đối ứng (Nếu có) Remark Diễn giải dịng Subtotal Số tiền chi chưa có VAT Lưu hành nội X X LSFC-ERP - HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHÂN HỆ TÀI SẢN Lưu hành nội Phiên 1.0 10 LSFC-ERP - HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHÂN HỆ TÀI SẢN Phiên 1.0 Giải thích trường thông tin STT Trường thông tin Diễn giải Mặc định Bắt buộc Company Mã người bán – Nhập chọn danh sách Lấy theo mã khách hàng X VAT % Mức thuế suất Lấy theo mã khách hàng X Invoice Date Ngày hóa đơn Serial # Ký hiệu hóa đơn Invoice # Số hóa đơn Tax code Mã số thuế Lấy theo mã khách hàng Address Địa khách hàng Lấy theo mã khách hàng Remark Ghi Tax amount Số tiền VAT Subtotal w/tax Tổng tiền (bao gồm VAT) X Lấy theo mã khách hàng X X X X Sau điền đầy đủ thông tin, người dùng kích vào GL View để xem bút tốn hạch tốn: 2.4 Phân biệt lý có hóa đơn khơng có hóa đơn (Tcode 8111 8118) Tcode 8111 cho phép ghi nhận nghiệp vụ lý, nhượng bán tài sản, thu nhập, chi phí lý nhập thơng tin hóa đơn thánh lý tài sản cố định Nếu không nhập thông tin doanh thu, hóa đơn lý, phần mềm khơng cho phép lưu chứng từ Người dùng sử dụng Tcode 8111 nghiệp vụ lý tài sản, xuất hóa đơn thông thường Lưu hành nội 11 LSFC-ERP - HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHÂN HỆ TÀI SẢN Phiên 1.0 Tcode 8118 ghi nhận nhận giảm tài sản, chi phí lý, phần Tcode 8111 Do vậy, Tcode 8118 phù hợp với việc ghi nhận nghiệp vụ giảm tài sản điều chuyển đơn vị nghiệp vụ tài sản thiếu chờ xử lý 2.4.1 Tcode 8111: Fixed asset sale with VAT invoice Đường dẫn: Costing/Fixed Assets/FA sale with VAT invoice Giải thích trường thông tin STT Trường thông tin Diễn giải Mặc định Ngày Bắt buộc Date - time Ngày, hạch toán X Remarks (header) Diễn giải chung chứng từ Fixed asset account Tài khoản hạch toán nguyên giá tài sản X Fixed asset Mã tài sản X Fixed asset cost and cummulative depr account Tài khoản hạch tốn ngun Lấy thơng tin từ giá hao mòn lũy kế mã tài sản Amount Số tiền hạch tốn Lấy thơng tin từ mã tài sản Thu nhập từ lý tài sản Lưu hành nội 12 LSFC-ERP - HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHÂN HỆ TÀI SẢN Phiên 1.0 Giải thích trường thông tin STT Trường thông tin Diễn giải Sale debit account Tài khoản hạch toán Ref entity Đối tượng gắn với tài khoản (Nếu có) VAT % Mức thuế suất Subtotal w/o tax Doanh thu trước thuế Subtotal w/tax Số tiền bao gồm thuế Lưu hành nội Bắt buộc X X 13 LSFC-ERP - HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHÂN HỆ TÀI SẢN Phiên 1.0 Nhập thơng tin hóa đơn bán lý Giải thích trường thơng tin STT Trường thơng tin Diễn giải Bắt buộc Sale credit account Tài khoản hạch toán Ref entity Đối tượng gắn với tài khoản (Nếu có) Invoce date Ngày hóa đơn Credit period Thời hạn toán Serial No Ký hiệu hóa đơn X Invoice No Số hóa đơn X Customer name Tên khách hàng X Tax code Mã số thuế X Address Địa khách hàng Lưu hành nội X 14 LSFC-ERP - HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHÂN HỆ TÀI SẢN Phiên 1.0 Giải thích trường thơng tin STT Trường thơng tin Diễn giải Debit other expenses on Ghi nợ tài khoản chi phí sale of FA Credit account Tài khoản ghi Có Ref entity Đối tượng gắn với tài khoản (Nếu có) Amount Số tiền hạch tốn Bắt buộc X X Sau lưu chứng từ, người dùng kích vào GL View để xem bút tốn hạch toán: Bút toán 1: Ghi giảm tài sản Nợ tài khoản 281: Hao mòn lũy kế Nợ tài khoản 675: Giá trị cịn lại Có tài khoản 210: Ngun giá Bút toán 2: Thu nhập từ lý tài sản Lưu hành nội 15 LSFC-ERP - HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHÂN HỆ TÀI SẢN Phiên 1.0 Nợ tài khoản 415: Phải thu từ lý tài sản Có tài khoản 752: Thu nhập thừ lý, nhượng bán TSCĐ Có tài khoản 464: VAT đầu Bút tốn 3: Chi phí lý Nợ tài khoản 674: Chi phí lý tài sản Có tài khoản 403: Phải trả khác 2.4.2 Tcode 8118 – Fixed asset liquidition or transfer Đường dẫn: Costing/Fixed Assets/FA liquidation/transfer Giải thích trường thông tin STT Trường thông tin Diễn giải Mặc định Date - time Ngày, hạch toán Remarks (header) Diễn giải chung chứng từ Fixed asset account Tài khoản hạch toán nguyên giá tài sản X Fixed asset Mã tài sản X Fixed asset cost and cummulative depr account Tài khoản hạch toán Lấy thơng tin từ ngun giá hao mịn lũy mã tài sản kế Amount Số tiền hạch toán Lưu hành nội Ngày Bắt buộc X Lấy thông tin từ mã tài sản 16 LSFC-ERP - HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHÂN HỆ TÀI SẢN Phiên 1.0 Sau lưu chứng từ, người dùng kích vào GL View để xem chứng từ hạch toán Chạy khấu hao tự động Đường dẫn: Costing/Month end tasks/Posting asset and prepaids 2.5 Tham số đầu vào STT Trường thông tin Diễn giải Mặc định Bắt buộc Year Năm chạy khấu hao Năm máy tính X Month Thánh chạy khấu hao Tháng máy tính X Post Hạch tốn khấu hao Nếu có điều chỉnh sau chạy khấu hao, người dùng chọn Post để hạch toán bổ sung phần khấu hao điều chỉnh Reversal Hủy chứng từ khấu hao hạch tốn tháng Tích chọn lựa chọn Kiểm tra báo cáo sau chạy khấu hao Đường dẫn: Lưu hành nội 17 LSFC-ERP - HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHÂN HỆ TÀI SẢN - Phiên 1.0 Xem báo cáo tổng hợp theo nhóm tài sản: Costing/Fixed Assets/FA balance report/by FA group Xem số liệu chi tiết theo địa điểm (kho): Costing/Fixed Assets/FA details report/by location By FA groups: Báo cáo tổng hợp By locations: Báo cáo chi tiết Lưu hành nội 18 LSFC-ERP - HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHÂN HỆ TÀI SẢN Phiên 1.0 Kích chuột trái để xem chi tiết khấu hao mã tài sản Lưu hành nội 19 ... Issued by company Tên nhà cung cấp Lấy theo mã nhà cung cấp X Tax code Mã số thuế nhà cung cấp Lấy theo mã nhà cung cấp X Address Địa khách hàng Lấy theo mã nhà cung cấp Tax amount Số tiền VAT... danh sách Lấy theo mã khách hàng X VAT % Mức thuế suất Lấy theo mã khách hàng X Invoice Date Ngày hóa đơn Serial # Ký hiệu hóa đơn Invoice # Số hóa đơn Tax code Mã số thuế Lấy theo mã khách hàng... Phiên 1.0 Xem báo cáo tổng hợp theo nhóm tài sản: Costing/Fixed Assets/FA balance report/by FA group Xem số liệu chi tiết theo địa điểm (kho): Costing/Fixed Assets/FA details report/by location By